Beslutad 27 april 2016 WORLD S CHILDREN S PRIZE FOUNDATION. Personalpolicy

Transkript

1 Policydokument: Personalpolicy Beslutad 27 april 2016 World s Children s Prize Foundation WORLD S CHILDREN S PRIZE FOUNDATION Personalpolicy Innehåll: Sida: 1. Arbetstider 2 2. Mertid 2 3. Övertid och övertidskompensation 2 4. Övertid vid tjänsteresa 2 5. Permission 3 6. Semester 3 7. Arbetsfria dagar 3 8. Sjukdom, sjukvård och VAB 3 9. Friskvård Potentiella jävsituationer Utvecklingssamtal Riktlinjer lönesättning Kompetensutveckling Utdrag ur polisens belastningsregister Försäkringar 5 1

2 PERSONALPOLICY Denna personalpolicy gäller för fast och visstidsanställd personal på World s Children s Prize Foundation om inte annat är överenskommet och reglerat i anställningsavtalet. Personalpolicyn utvärderas regelbundet och uppdateras vid behov. 1. Arbetstider Arbetstiden skall normalt förläggas mellan kontorstid 8.00 och WCPF tillämpar flextid där grundflexperioden är och Normal arbetstid är 38,5 timmar per helgfri vecka eller 7,7 timmar per dag (7 timmar och 42 minuter). I denna inkluderas inte lunch, men däremot två kaffepauser om 15 minuter. Arbetstiden rapporteras varje månad på särskild blankett som undertecknas av VD. Blanketten ska inkomma senast 5:e arbetsdagen efter månadsslut. 2. Mertid Den extratid en deltidsanställd arbetar upp till omfattningen av en heltid kallas för mertid. Du ansvarar som anställd för att den totala arbetstiden ligger inom tjänstens omfattning. Tidsredovisningsblanketten som fylls i av varje anställd är en hjälp. Inarbetad mertid skall tas ut i ledighet, timme för timme, när arbetsuppgifterna så medger och i första hand i anslutning till sommarsemester (juli). Den anställde skall planera arbetet så att kompensationsledigheten kan tas ut på detta sätt. Omfattande mertid ska i förtid godkännas av VD. Kompensationsledighet överstigande en dag beviljas av VD. 3. Övertid och övertidskompensation Hos WCPF gäller att all övertid ska vara planerad och beordrad i förväg av VD, och ska följa gällande arbetstidslagstiftning. Vid beräkning av övertid tas endast fulla halvtimmar med. Vid beräkning av övertid ska också den anställdes flextidssaldo beaktas, d.v.s. om den anställde har ett minus på sitt flexsaldo skall övertid stämmas av mot detta. Generellt gäller att medarbetaren under eget ansvar ser till att genom flextid balansera arbetstiden så att tid finns kvar vid arbetstoppar (såsom under WCPveckan). Övertid som ej kan regleras med mindre arbetstid innan, eller efter arbetstoppar, kompenseras med ledig tid (kompensationsledighet), som tas ut efter överenskommelse med VD. Övertid kompenseras endast i undantagsfall i pengar. Inarbetad tid skall tas ut före den 31 december. Övertid/mertid kan inte sparas till nästa år. Inarbetad övertid/mertid ska tas ut när arbetsuppgifterna så medger och i första hand i anslutning till sommarsemester (juli). I anställningsavtal/ tjänstebeskrivning anges om tjänsteinnehavaren är övertidsberättigad eller ej. 4. Riktlinjer övertid vid tjänsteresa Beslut om tjänsteresa fattas av verksamhetschef som godkänner resplanen. 2

3 För resor i tjänsten som betalas av arbetsgivaren skall billigaste färdmedel och ekonomiklass användas. Resor i tjänsten skall om möjligt planeras och förläggas till ordinarie arbetstid måndag fredag. Säkerhetsanvisningarna för tjänsteresa skall följas. Reseräkning med reserapport skall lämnas senast 1 månad efter resan till ekonomihandläggare och VD. För mer detaljeras information kring regler vid tjänsteresa (säkerhetsanvisningar, försäkringar, bokningar, arbetstider etc.) hänvisas till relaterade styrande WCPF dokument: Anvisningar och rutiner för tjänsteresor. Säkerhetsanvisningar vid tjänsteresa. 5. Permission Permission är ledighet med lön. För del av dag får anställda hos WCPF permission utan ansökan för läkarbesök efter avstämning med VD. För en dag eller flera ges permission efter ansökan till verksamhetschef för begravning, flyttning (byte av bostad) samt plötsligt, svårt sjukdomsfall hos nära anhörig. 6. Semester Anställd har rätt till semesteruttag efter individuellt anställningsavtal, dock minst lagstadgade 5 veckor. Till följd av verksamhetens natur skall minst fyra av semesterveckorna tas ut under perioden midsommar till 10 augusti. Ansökan för längre sommarledighet lämnas för godkännande till VD senast 2 månader innan planerad semesterstart. Antalet betalda semesterdagar beror på om den anställde varit anställd hela eller delar av året. Intjänandeår och semesterår utgörs av innevarande år, dvs. betald semester kan tas ut redan under första anställningsåret. Den anställde har rätt att spara 5 semesterdagar till kommande år, men normalt ska anställd planera så att semestern tas ut under det år semestern tjänats in. Vid uttag av betalda semesterdagar betalas ett semestertillägg per uttagen dag på 0,8 % av månadslönen. Semestertillägget utbetalas under den månad semesterdagar har uttagits. 7. Arbetsfria dagar Röda dagar/helgdagar är arbetsfria. För övrigt är även midsommar-, jul- och nyårsafton arbetsfria dagar. WCPF har ej längre arbetstid per dag på årsbasis för att medge lediga halvdagar innan röda dagar eller lediga klämdagar. Däremot kan intjänad över/mertid tas ut i form av ledig halvdag och/eller klämdag. Sådan ledighet ska godkännas av VD. Under år då nationaldagen 6 juni infaller på en lördag eller söndag har den anställde rätt till en extra fridag, som tas ut efter överenskommelse med VD. 3

4 8. Sjukdom, sjukvård och VAB Vid sjukfrånvaro och VAB (= Vård av Barn) ersätter försäkringskassan enligt aktuella bestämmelser. Vid sjukfrånvaro betalar WCPF sjuklön de första två veckorna. Därefter övergår ansvaret till försäkringskassan. Den första sjukdagen är karensdag, d.v.s. ingen ersättning utgår. (För ledningsgruppen kan sjukdagen dock i särskilda fall, och under vissa arbetsperioder, kompenseras med extra arbetstid eller uttag av komptid enligt överenskommelse med VD.) Övriga dagar är ersättningen 80 procent av lönen. Om den anställde blir frisk och insjuknar på nytt inom fem kalenderdagar räknas den nya sjukperioden som en fortsättning på den tidigare, d.v.s. ingen ny karensdag. Sjukanmälan görs första sjukdagen till WCPF-kansliet (per mejl till VD). WCPF anmäler sedan när det blir aktuellt (efter 2 veckor) till Försäkringskassan. Vid vård av sjukt barn finns ingen karensdag. Försäkringskassan ersätter motsvarande sjukpenning. Anmälan om vård av sjukt barn görs av den anställde själv direkt till Försäkringskassan. Den anställde underrättar samtidigt WCPF-kansliet (per mejl till VD) att så skett. Nödvändiga läkarbesök kan göras på arbetstid utan kompensationstidsuttag. WCPFs anställda omfattas av en av WCPF betald gruppförsäkring genom Fora ( Försäkringen omfattar trygghetsförsäkring vid arbetsskada, olycksfall eller arbetssjukdom (TFA) samt Tjänstegrupplivförsäkring (TGL) innebärande ekonomisk trygghet för familjen om den anställde avlider före pensionen. Vid behov bekostar WCPF terminalglasögon, särskilda hjälpmedel eller ergonomiska lösningar för fast anställda. 9. Friskvård WCPF uppmuntrar anställd till friskvård. Anställd får använda upp till en timme på arbetstid per vecka till valfri friskvårdsaktivitet. 10. Potentiella jävsituationer Anställd hos WCPF är skyldig att självmant uppmärksamma och till VD anmäla situationer där fråga om jäv kan uppkomma. 11. Utvecklingssamtal Fast anställda hos WCPF har rätt till ett utvecklingssamtal per år med VD. Utvecklingssamtalet förbereds med grund i WCPFs styrande dokument Riktlinjer för Utvecklingssamtal och förbereds i god tid av båda parter. Vid utvecklingssamtalet diskuteras bl.a. prestation, uppställda mål, kompetensutveckling och lön (se avsnitt 14 om lönesättning nedan). 12. Riktlinjer för lönesättning WCPF tillämpar individuell lönesättning. Vid lönesättning premieras måluppfyllelse, effektivitet, kompetens, tjänstgöringstid, ålder och engagemang. Lönesamtal genomförs årligen och föregås alltid av ett utvecklingssamtal. WCPF tillämpar inte provisionsbaserad lönesättning. 4

5 13. Kompetensutveckling Fast anställda har rätt till kompetensutveckling och förväntas delta i årlig kompetensutveckling. All kompetensutveckling planeras i samråd med VD och grundas främst i diskussion kring kompetensutveckling under det årliga utvecklingssamtalet. 14. Utdrag ur polisens belastningsregister WCPF anställer inte personer som är dömda eller misstänkta för övergrepp mot barn. Samtliga anställda uppmanas att vid anställningens början begära utdrag ur polisens belastningsregister samt att överlämna detta i ett obrutet kuvert till VD. WCPF anställer inte som ekonomiansvarig/ekonomihandläggare person som har betalningsanmärkningar och/eller förfallna och obetalda skatteskulder. Ekonomiansvarig uppmanas att vid anställningens början begära en kreditupplysning samt överlämna denna till VD. 15. Försäkringar WCPF har tjänstereseförsäkring för alla anställda hos Europeiska ERV försäkringsnummer På eller finns en uppdaterad lista över vilka länder som räknas till riskområden och krigsområden. I riskområden gäller försäkringen som för övriga länder, men inte för skador som uppstår på grund av att riskläget förvärras under tiden man är i landet. För att också vara försäkrad för exempelvis kostnader för evakuering måste och tilläggsförsäkring tecknas (ca 35 kr/dygn 1250 minimum per tillägg). I krigsområden gäller inte försäkringen. Resan måste anmälas till Europeiska ERV och särskild försäkring tecknas. (Krigspremien är ca 250 kr/dygn.) För information om vad tjänstereseförsäkringen omfattar, se faktablad från Europeiska ERV och 5