Kommunens arbete med personalfrågor Revisionsrapport

Transkript

1 Kommunens arbete med personalfrågor Revisionsrapport KPMG Antal sidor: 8

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning Uppdrag Bakgrund Revisionsmål Genomförande 3 3. Resultat av granskningen Personalarbete i Grästorps kommun Styrprocess Policydokument Organisation Ansvarsfördelning Stödprocess Planerings- och strategiarbete. Kompetensutveckling Uppföljning Sammanfattande slutsats 6 4. Utvecklingsområden 6

3 1. Sammanfattning Det finns mycket gott att ta tillvara i Grästorps kommun. Det finns också bitar att utveckla. Ett ansvarstagande förhållningssätt. Kommunstorleken gynnar en personlig hantering av personalfrågor. Mycket bygger på personkännedom och rutiner som är utarbetade i respektive förvaltning. I personalarbetet finns ett förhållningssätt i form av ansvarstagande, goda tankar och idéer. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete inom flera områden bl.a. Socialförvaltningen och Barn- och utbildningsförvaltningen. Kommunen betraktas, enligt de intervjuade, som en bra arbetsgivare, som är lyhörd och satsar på personalvård. Lyhördheten består i en förmåga att fånga upp signaler på ohälsa. Det saknas en samlad övergripande personalpolicy. Det finns inget övergripande, samlat dokument som tydligt deklarerar var kommunen står som arbetsgivare. Effekten blir: Styrningen är otydlig. Intern kontroll av personalarbete försvåras. Otydlig delegation. Otydligheten ligger i frågor kring grunden för hela kommunens personalarbete, förvaltningarnas egentliga ansvar, ansvar för övergripande utvecklingsområden och uppföljning. Ett arbetsgivaransvar kan inte delegeras. Grästorps kommun är en jur idisk person och har därmed ett övergripande arbetsgivaransvar för kommunens anställda. Inför t.ex. arbetsmiljölagstiftningen och anställningslagstiftningen är kommunen i alla lägen som juridisk person ansvarig. Kommunfullmäktige fattar beslut om delegation men ansvaret i dessa arbetsgivarfrågor faller i alla lägen tillbaka på kommunfullmäktige. Kommunförvaltningen ger ett gott stöd, men har en otydlig roll i styrprocessen. Vår granskning visar att Grästorps kommun genom kommunförvaltningen har ett väl fungerande stöd i den personaladministrativa processen. Frågan är möjligtvis: Vilken styrfunktion har kommunförvaltningen i personalfrågor? Ansvarsfullt personalarbete i förvaltningarna. Personalarbete bedrivs i förvaltningarna på ett ansvarsfullt sätt med stöd av kommunförvaltningen. Intresse för personalarbete finns oavsett storlek på förvaltningen. Förvaltningschefen är tillika personalansvarig. Det ställs högre krav på en större förvaltnings personalarbete och kompetensen som utvecklas är därmed också olika. Därmed finns det risker i en stark decentralisering av personalfrågor om det inte finns en tydlig linje i personalpolitiken att genomföra. 1 (8)

4 Löneassistent- och personalredogörarrollen behöver utvecklas. Såväl strategi- som stödfunktionen kan stödjas genom en kompetensmässig komplettering av löneassistent- och personalredogörarfunktionerna. Förändringen av denna roll är en effekt av samhälls- och arbetsmarknadsutvecklingen och en förändrad arbetsorganisation. Utvecklingen kan eventuellt stödjas av ESF, Europeiska Socialfonden, i form av ett mål 3 projekt. Det saknas strategier, rutiner och riktlinjer risk i en liten kommun. Det finns även risker med den lilla kommunen med väl utvecklad personkännedom. Det ställs inte lika höga krav på strategier, rutiner och riktlinjer. En kvalitetssäkring av personalprocessen är angelägen. Med anledning av prognoser på kommande personalunderskott i svenska kommuner i kombination med kommunens roll som huvudutförare av tjänster åt kommuninnevånare är kvalitetssäkring av personalprocessen angelägen. Kvalitetssäkringsprocessen av personalfunktionen har ännu inte påbörjats. Utrymme och kompetens för personalstrategiskt arbete bör diskuteras och sättas i relation till antalet anställda. Ca. 80 % av en kommuns budget är personalkostnader. Den kommunala servicen står och faller i nuläget med personalen. En realistisk dialog bör föras kring faktorer i Grästorp och omvärlden som styr omfång och behov av specialkompetens inom personalarbete. Det finns ännu ingen öve rgripande strategi för kompetensutveckling och personalförsörjning. 2. Inledning 2.1 Uppdrag Revisorerna i Grästorps kommun har givit KPMG i uppdrag att granska kommunens arbete med personalfrågor. Granskningen syftar bl.a. till att kartlägga och belysa personalsituationen ur olika perspektiv. 2.2 Bakgrund Arbetsgivaransvar. En kommun är en juridisk person och har därmed ett övergripande arbetsgivaransvar för kommunens anställda. I en kommun är det ytterst kommunfullmäktige som har ett totalansvar som arbetsgivare. Personalkostnaderna är kommunernas största kostnad och personalen dess största och viktigaste tillgång. Personalintensiv verksamhet kräver tydlig personalpolitik. 2 (8)

5 För en kommun är en tydlig arbetsgivarpolitik viktig på grund av den speciella struktur kommunens verksamheter har med en hög personalintensitet och där verksamheterna i stor utsträckning präglas av de kommunanställdas möte med kommuninvånarna/kunderna. Kraven från kommuninvånarna och kunderna på inflytande, service och kvalitet ökar ocksåhela tiden samtidigt som det ekonomiska utrymmet blivit mindre. I denna situation är det av stor vikt för kommunen som arbetsgivare att man har en personal som är engagerad och kompetent för att klara de ökade kraven från medborgarna parallellt med kraven på effektivitet och produktivitet. Detta ställer stora krav på att alla delar i processen fungerar ändamålsenligt. Personalintensiv verksamhet kräver effektiv och kompetent personalorganisation. Inom områden såsom organisationsfrågor, personalförsörjnin g, ledarskap, styrning/ledning, lönepolicy, lönehantering och kompetensutveckling krävs också att kommunen har en effektiv och kompetent organisation för att man ska kunna utveckla en helhetssyn inom arbetsgivarområdet. 2.3 Revisionsmål Undersöka om kommunens organisation för personalfrågor är utformad på ett ändamålsenligt och effektivt sätt för att ge förvaltningarna ett tillräckligt stöd. Klarlägga om ansvarsfördelning och roller är tydliga. Konstatera om kommunens personalfunktioner arbetar på ett sätt som bidrar till en helhetssyn inom viktiga områden för kommunen som arbetsgivare. Redogöra för vilken planering och strategi kommunen har för nutida och framtida personalbehov. Undersöka processerna kring kompetensutveckling och uppföljning av kompetensutveckling. 2.4 Genomförande Projektet har genomförts med hjälp av: Studier och analys av befintliga styrande dokument för kommunens arbetsgivarpolitik. Intervjuer med politiker, tjänstemän och personal. Projektet har introducerats hos och rapportutkast kommunicerats med personalchefen. 3 (8)

6 3. Resultat av granskningen 3.1 Personalarbete i Grästorps kommun Styrprocess I delegationsordningen framgår inte någon tydlig styrprocess där det framgår vilken funktion som är övergripande ansvarig/a för personalarbetet. Detta intryck stärks i dokument som talar om kommunförvaltningens roll, där personalfunktionen uttrycks ha en kommunövergripande stödfunktion inom det personalstrategiska området. Det uttrycks en del i Allmänna förutsättningar för Kommunförvaltningens specialistfunktioner, där kommunförvaltningen ses som utförare åt beställaren d v s förvaltningen. Arbetssättet som betonas är ett konsultativt arbetssätt med en rådgivande och stödjande inriktning. Kommunledningens specialister skall ha framförhållning i sitt agerande så att det finns tid att förbereda, planera, förankra och genomföra åtgärder i förvaltningar. Samtidigt uttrycks också i detta dokument: Specialistfunktionerna har ett övergripande funktions- och processansvar med ett särskilt ansvar för helheten och är dessutom tvärfunktionella språkrör. Ansvaret omfattar att utarbeta kommunövergripande regelverk, rutiner, kompetensbehov såväl inom kommunförvaltningen som i övriga förvaltningar. Personalchefsrollen är otydlig och otillräcklig. Innehåll och omfattning av uppdraget ger en otydlighet. Kombination med övriga uppdrag ger en otydlighet. Utrymmet för analyser och strategiskt arbete är litet. Löneassistenter och personalredogörare är en traditionell roll med behov av kompletterande kompetens och annorlunda uppdragsbeskrivning för att utgöra ett stöd för att uppfylla målsättningarna som uttrycks Policydokument Det finns inte en övergripande, samlad personalpolicy för Grästorps kommun i betydelsen ett dokument som tydligt deklarerar var kommunen står som arbetsgivare. Det finns dock ett antal beskrivande dokument som beskriver delområden, t ex. Samverkan arbetsgivare och arbetstagare, Lönepolicy, Kommunens arbetsgivaransvar för arbetsmiljön, Nämndernas arbetsmiljöarbete, Introduktion och Drogpolicy m.fl Organisation 4 (8)

7 Personalchefen ansvarar för och utvecklar kommunens personaladministrativa process avseende lagar och avtal, regler, rutiner, riktlinjer, kompetensutveckling, resurssamordning, ansvar och roller. Personalchefen har ett för stödprocessen tydligt uttalat ansvar och tydligt uttalade befogenheter. Utöver ansvaret för den personalpolitiska processen ansvarar personalchefen för kommunens näringslivsfrågor, EU-frågor och arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Personalchefen ingår i respektive förvaltnings ledningsgrupp som expert i PA-frågor som informerande, operativ och rådgivande resurs avseende personalplanerings- och rekryteringsfrågor, lönerevisioner, arbetsmiljöfrågor, personalutveckling (kompetens, motivation och engagemang, ledarskap, medarbetarskap) och PA-utredningar Ansvarsfördelning. Delegationsordningen ger delegation gällande förflyttning/omplacering, anställningsbevis, ersättning från 3:e man, samordning, tjänstebostad, tjänstedräkt, trygghetsförsäkringar, övriga frågor och disciplinpåföljd till personalchefen. Beslut om bisysslor, löneinplacering kommunchef och förvaltningschefer, beslut om samtliga övriga personalfrågor och uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Deltagande i kurser och konferenser är en punkt som ligger utanför området personalärenden. Den hanteras av kommunchefen. Förvaltningschef beslutar om eget deltagande i kurs och konferens. Vi finner att delegationsordningen är otydlig gällande förvaltningarnas övergripande ansvar för personalfrågor. I kommunförvaltningens uppgifter anges att specialistfunktionen, i detta fallet personalchefen, har ett samlat ansvar för sitt specialistområde inom samtliga förvaltningar samt har ett kommunövergripande funktionsansvar med ett särskilt ansvar för helheten Stödprocess Kommunförvaltningens roll som stödfunktion med att övervägande konsultativt arbetssätt inom det personalstrategiska området är tydligt beskriven. Vi kan dock inte i alla sammanhang tydligt se vad som är styrning och vad som är stöd. Detta beror på att styrfunktionen inte är klargjord. Se Förvaltningarna uttrycker både muntligt och i kommunchefens utvärderingar att de får gott stöd i personalarbetet. Dock uttrycks det att det av olika skäl ligger en tyngdpunkt på framför allt socialförvaltningen, vilket vi tolkar som att det å ena sidan finns solidaritet och övergripande ansvarskänsla för kommunen, å andra sidan att det finns behov av mer stöd som nuvarande organisation inte täcker. 5 (8)

8 3.1.6 Planerings- och strategiarbete. Kompetensutveckling. Planerings- och strategiarbete bedrivs utifrån behov till behov. Kompetensutveckling och lärande är en strategisk fråga för såväl kommunens som förvaltningarnas förmåga att tillförsäkra kvalitet i verksamheten och tillförsäkra en trygg rekrytering. Såväl planerings- och strategiarbete som frågor kring kompetensutveckling har både ett långsiktigt och ett kortsiktigt perspektiv. Risken är att det kan bli den kortsiktiga som tar överhanden genom att ett sammanhållande ansvar för dessa områden ligger på kommunförvaltningen och specialistfunktionerna, där det saknas utrymme för genomgående långsiktighet Uppföljning Kommunchefen utför regelbundet en enkät gällande kommunförvaltningens stöd i processen Sammanfattande slutsats Det finns en risk med den lilla kommunen. Litenhet och närhet ger lätt intrycket, att kravet på strategier rutiner och riktlinjer inte är så stort. Detta är förmodligen förklaring till varför det råder otydlighet i både delegationsplan och intern kontroll gällande personalarbete. Effekten blir, att grunden för Grästorps kommuns personalarbete, förvaltningarnas egentliga ansvar, ansvar för övergripande utvecklingsområden och uppföljning är otydlig. 4. Utvecklingsområden Målet för den goda arbetsgivarpolitiken är en god kommunal verksamhet, där kommuninnevånaren garanteras överenskomna tjänster. Personal- och rekryteringsfrågor är en av de största utmaningarna Sveriges kommuner står inför. En kommuns personalstrategiska arbete är viktigt genom att det tydliggör dels värdegrunden, dels kommunens ambitionsnivå samt tydliggör Grästorps kommun som arbetsgivare. Det personalstrategiska arbetet skall skapa grund för såväl det goda arbetsgivarskapet som det goda medarbetarskapet. Utrymme för strategisk planering bör skapas för att kunna arbeta med kommunövergripande långsiktighet. Det är viktigt att en kvalitetssäkringsprocess startas genom att gemensamt utarbetade kvalitetsmål för kommunens personalarbete formuleras. 6 (8)

9 En god och tydlig personalpolitik är ett gott sätt att säkra rekrytering genom att Grästorps kommun är en attraktiv arbetsgivare. En tydlig policy, en tydlig styrprocess, tydlig delegation och intern kontroll är nödvändiga delar. En policy ger helhetssyn och framtidssyn genom att utgöra grunden för genomtänkta strategiska val och samsyn i verksamheten. Områden som organisationsfrågor, personalförsörjning, ledarskap, styrning, kompetensutveckling kräver övergripande policy som sätter gemensamma mål och binder samman en effektiv organisation Ledarskapssyn och chefsutveckling är viktiga delar av en aktiv personalpolitik. Chefer företräder den kommunala personalpolitiken och skall därmed äga dess innehåll. Kompetensutveckling och lärande är en strategisk fråga för såväl kommun som individ som kräver helhet och långsiktighet. Personalpolitiken kräver genomtänkta planer från övergripande kommunala mål till individuella karriärplaner Löneassistent- och personalredogörarrollen behöver utvecklas. Såväl strategi- som stödfunktionen kan stödjas genom en kompetensmässig komplettering av löneassistent- och personalredogörarfunktionerna. Det bör finnas en tydlig arena för arbetsgivarfrågor, där chefer och andra aktörer informerar och informeras, kommunicerar och planerar. Kommentarer: Det finns ett behov att kvalitetssäkra Grästorps kommuns övergripande arbetsgivaransvar. Detta kan ske genom att säkra den personaladministrativa processen med en tydlig och dokumenterad styrning i form av en tydlig policy och en tydlig styrprocess i form av tydlig delegation. En tydlig styrprocess och delegation inom kommunens personalpolitik följs sedan av en planerad uppföljning och intern kontroll. Kommunfullmäktige kan därigenom försäkra sig om att ansvar tas för kommunens personalfrågor. Den goda tydliga personalpolitiken är i sig ett gott sätt att säkra rekrytering. Förutsättningarna för att individ och organisation skall må bra skapas av gemensamma målsättningar, tydliga styrfunktioner och väl fungerande ledarskap, struktur, delaktighet, tydliga och väl kommunicerade uppdrag, tydligt mandat, tydligt ansvar, arbetsklimat, möjligheter till utveckling och att människor och företeelser blir sedda. Därför kräver områden som organisationsfrågor, personalförsörjning, ledarskap, styrning/ledning, lönepolicy, lönehantering, lärande, kompetensutveckling m.fl. också att kommunen har en övergripande policy som sätter mål och binder samman en effektiv och kompetent organisation för att man ska kunna utveckla såväl en helhetssyn som en framtidssyn inom arbetsgivarområdet. 7 (8)

10 Stödfunktionen i Grästorp behöver stärkas genom att löneassistent- och personalhanterarfunktionerna ses över och eventuellt kompetensmässigt kompletteras för att stödja personalchefens och därmed förvaltningarnas arbete med strategiskt övergripande planeringsarbete, mätningar och analyser. Kompetensutveckling och lärande är en strategisk fråga för såväl kommunens som förvaltningarnas förmåga att tillförsäkra kvalitet i verksamheten och skapar en god grund för rekrytering. Området är viktigt att skapa en helhetssyn kring och bör utgöra en del av den kommunala personalstrategin. Kompetensutveckling och lärande är en strategisk fråga även för individen. På många områden i arbetslivet arbetas mer och mer intensifierat med partnerskap mellan organisation och fack som syftar till att skapa såväl individuell som organisatorisk utveckling genom olika avtal. De lokala utvecklingsavtalen är en del av detta. Ett sätt att vidareutveckla detta är att även arbeta med individuella utvecklingsavtal dvs. en form av karriärplanering. Kvaliteten i en väl planerad, genomförd, uppföljd och säkrad personalpolitik är grunden för rekryteringsstrategiskt arbete. Kvalitetssäkringsprocessens kärna finns i överenskomna kvalitetsmål. Dessa mål kan sättas upp efter en dialog mellan beslutsfattare, utförare och arbetstagare kring vilka förväntningar de olika parterna har. Ett konkret förslag är att skapa en tydlig arena för arbetsgivarfrågor, ett arbetsgivarforum, under ledning av personalchefen. I nuläget informeras och diskuteras dessa frågor i förvaltningschefsgruppen. Lämpligt är att komplettera denna grupp vid sådana tillfällen med annan personalstrategisk personal. Göteborg som ovan Lis Petersen Bell Konsult 8 (8)