Utbildning Hjälpmedelsdatabasen

Transkript

1 1 Utbildning Hjälpmedelsdatabasen Inom ramen för Nationell hjälpmedelsdatabastjänst vecka Uppdaterat

2 2 Innehållsförteckning Om hjälpmedelsdatabasen Om Hjälpmedelsdatabasen sidan 4 Skillnader mellan HINFO och Hjälpmedelsdatabasen sidan 11 Hjälpmedelsdatabasens sammanhang sidan 15 Huvudsakliga processer sidan 17 Roller i Hjälpmedelsdatabasen sidan 19 Arbetsflöden och roller sidan 25 Begrepp sidan 30

3 3 Innehållsförteckning för utbildningsdel Utbildning hjälpmedelsdatabasen sidan 33 Roll och aktörsunderhåll sidan 34 Exportfiler sidan 42 Drift och förvaltning sidan 46 Sök produkt sidan 51 Avtal sidan 61 Utbud sidan 71 Kontoinställningar sidan 81 Rapporter sidan 84 Användarstöd och support sidan 87 Sammanfattning sidan 92

4 4 OM HJÄLPMEDELSDATABASEN

5 5 Om Hjälpmedelsdatabasen Heter Hjälpmedelsdatabasen IT-systemet som bygger upp tjänsten Nationell Hjälpmedelsdatabastjänst Hjälpmedelsdatabasen är en del av Produktkatalogen inom Västra Götalandsregionen en egen del i datastrukturen Har initialt laddats med information från Hinfo med samma kvalitet! från leverantörer som så har önskat

6 6 Hjälpmedelsdatabasen ska nyttjas av Sjukvårdshuvudmän som bedriver hjälpmedelsverksamhet Leverantörer av hjälpmedel som kan klassificeras enligt ISO 9999 Hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning Invånartjänsten Tema Hjälpmedel på sedan 4 jun! E-handelsplattformen Marknadsplatsen och andra system inom Västra Götalandsregionen sedan många år!

7 7 Styrning En nationell förvaltningsgrupp kommer att bildas med representanter från sjukvårdshuvudmän, hjälpmedelsleverantörer, Tema hjälpmedel, Inera och eventuellt flera För att optimera den gemensamma driften och tekniska förvaltningen samt stämma av vidareutveckling kommer strukturerad kontakt mellan förvaltningsgruppen och motsvarande för produktkatalogen (som Hjälpmedelsdatabasen är en del av) att ske

8 8 FÖR SJUKVÅRDSHUVUDMÄN

9 9 Utbildningens syfte Att få kunskap om Hjälpmedelsdatabasen och alla aktiviteter och moment som utförs samt praktiskt få prova att arbeta i denna

10 10 Målet med utbildningen Att förstå arbetsflöden och aktiviteter i Hjälpmedelsdatabasen och kunna hantera de olika arbetsmomenten för att sedan kunna utbilda och/eller vägleda sina kollegor i verksamheten Att förstå arbetsflöden och aktiviteter i Hjälpmedelsdatabasen och kunna hantera de olika arbetsmoment som rör egna arbetsuppgifter

11 11 SKILLNADER MELLAN HINFO OCH HJÄLPMEDELSDATABASEN

12 12 Generella skillnader Hinfo ägs av en privat aktör, medan Hjälpmedelsdatabasen ägs av landsting och regioner tillsammans (projektets syfte) Hinfo nyttjas av enbart användargrupperna sjukvårdshuvudmän och hjälpmedelsleverantörer, medan Hjälpmedelsdatabasen även används för invånartjänsten Tema Hjälpmedel på 1177.se Olika begrepp/uttryck

13 13 Skillnader struktur Hinfo Information uppdelad i flikar Uppdelning på produkter och artiklar Artikel Produkt paraply över artiklar Egenskaper är enbart faktaegenskaper och ligger enbart i faktamallar Validatorn separat funktionalitet Hjälpmedelsdatabasen på en sida scrolla produktkategorier som i princip är 6-siffrig ISO-koder och sökord = produkt Mallprodukt är en produkt med egenskapen är mall, ingen hierarkisk skillnad mellan mallprodukt och produkt... är även flera saker, exempelvis är mall, är reservdel till och separata faktamallar finns inte Funktionen är inbyggd, hantering av Excelark

14 14 Skillnader arbetssätt Hinfo Produkter skapas från neutralt läge (1) Leverantören skapar avtal och knyter produkter och kunder (2) kunden godkänner Hjälpmedelsdatabasen i rätt produktkategori i strukturen (mallprodukter och produkter) (1) Kunden skapar avtalshuvud (2) leverantören lägger till avtalsrader/produkter (3) kunden godkänner och eventuellt speglar avtalen mot andra kunder som ingår i samma avtal Vid speglat avtal; i systemet utsedd saknas finns en huvudägare köpande part

15 15 HJÄLPMEDELSDATABASENS SAMMANHANG

16 Sjukvårdshuvudmän 16 Förvaltare Produktkatalogen Hjälpmedelsleverantörer Hjälpmedelsaktör, anhöriga System inom VGR exempelvis Marknadsplatsen HJÄLP- MEDELS- DATA- BASEN Förskrivare Förskrivningssystem Avtalshandläggare Hjälpmedelskonsulenter, servicetekniker med flera

17 17 HUVUDSAKLIGA PROCESSER

18 18 Huvudsakliga processer Tillsätta roll Sjukvårdshuvudman och hjälpmedelsleverantör Skapa avtal Sjukvårdshuvudman och hjälpmedelsleverantör Underhåll produkt Hjälpmedelsleverantör Planera utbud för Tema Hjälpmedel Sjukvårdshuvudman

19 19 ROLLER I HJÄLPMEDELSDATABASEN

20 20 Beskrivning av kapitel I detta kapitel beskrivs hur behörigheter styrs utifrån vilken roll man har. Rollerna har begränsningarna att Titta, Godkänna och Redigera. Alla roller kan Söka. I den egna organisationen är det Rolltillsättaren som delar ut rollerna till aktörerna. Rolltillsättaren skapas av förvaltaren (VGR). I detta avsnitt agerar följande roller Rolltillsättare

21 21 Behörighetsstyrning Behörighetsstyrning: Produkt/Avtal/Utbud kopplade till organisation Roll ger behörighet till ett begrepp Rollförordnande anger vilken organisation rollen gäller för

22 22 Roller hos sjukvårdshuvudmän I Hinfo Administratör I HjmDB 1. Rolltillsättare 2. Avtalsägare samtliga avtal 3. Avtalsägare vissa avtal 4. Utbudsägare samtliga utbud 5. Utbudsägare vissa utbud Normalaktör 6. Hjälpmedelskonsulent Förskrivare 7. Produktsökning

23 23 Roller i hjälpmedelsdatabas Sjukvårdshuvudmän (köpande part) Roll Rolltillsättare köpande part Avtalsägare köpande part (samtliga) Avtalsägare köpande part (vissa) Utbudsägare (samtliga) Utbudsägare (vissa) Leverantör (säljande part) Roll Rolltillsättare säljande part Avtalsägare säljande part (samtliga) Avtalsägare säljande part (vissa) Produktägare Produktsökning Hjälpmedelskonsulent Produktsökning

24 24 Beskrivning av rollerna - Sjukvårdshuvudmän (köpande part) Roll Rolltillsättare köpande part Avtalsägare köpande part (samtliga) Avtalsägare köpande part (vissa) Utbudsägare (samtliga) Utbudsägare (vissa) Hjälpmedelskonsulent Produktsökning Beskrivning Kan registrera/redigera aktörer samt tillsätta dessa i personroll Kan skapa-redigera avtal. Med avtal avses avtalshuvud Kan se och redigera avtalshuvud samt skaparedigera och godkänna avtalsrader inom avtal Kan skapa-redigera-ta bort utbud samt godkänna (publicera) utbud. Kan redigera och godkänna (publicera) utbud Rättigheten begränsas till utbud listade på rollförekomst Kan söka produkt och se prisinformation Kan söka produkt med filtrering via utbud

25 25 ARBETSFLÖDEN OCH ROLLER

26 26 Ny aktör Aktivitet Part Roll Notering Registrera ny aktör Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Aktör = Ny användare Tilldela aktören befintlig roll eller skapa ny roll Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Ny aktör är skapad och tilldelad de roller den ska ha. Underhåll aktör Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Löpande vid förändring

27 27 Ny roll och rolltillsättning Aktivitet Part Roll Notering Registrera ny roll Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Om rollen inte redan finns skapas en ny roll Tilldela rollen till aktör Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Kan tilldelas till fler aktörer Lägg vid behov till förekomster till rollen Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Om rollen är av typen vissa ska man koppla vilka avtal eller utbud rollen ska äga, vilket ger rollen rätt att redigera/godkänna dessa. Ny roll är skapad och tilldelad till aktör. Rollen är vid behov kopplad till de förekomster där rollen får redigera/godkänna Underhåll roll Sjukvårdshuvudman/ Leverantör Rolltillsättare Löpande vid förändring

28 28 Nytt inköpsavtal (Upphandling avslutad och avtal tecknat) Aktivitet Part Roll Notering Skapa avtalshuvud (Inköpsavtal) Koppla nytt avtalshuvud till avtalsägare Lägg vid behov upp nya produkter Koppla avtalade produkter/avtalsrader till avtalshuvud Sjukvårdshuvudman Avtalsägare köpande part (samtliga) Meddela säljande part att det är gjort Sjukvårdshuvudman Rolltillsättare köpande part Avtalsägare meddelar rolltillsättare vilket avtalsnummer och avtalsägarroll som ska kopplas samman Leverantör Produktägare Registrera och skicka för autogodkännande Leverantör Avtalsägare säljande part Registrera avtalade produkter i det avtal som avtalsägare köpande part tidigare meddelat och skicka för godkännande Granska och godkänn/avvisa nya avtalsrader Sjukvårdshuvudman Avtalsägare köpande part (vissa) Nytt inköpsavtal med godkända avtalsrader/avtalade produkter skapat och ett informationsmeddelande finns hos säljande part. Underhåll produkter Leverantör Produktägare Löpande vid förändring Underhåll avtalsrader Leverantör Avtalsägare säljande part Löpande vid förändring Granska och godkänn/avvisa uppdaterade avtalsrader Sjukvårdshuvudman Avtalsägare köpande part (vissa) Löpande vid förändring

29 29 Ny Generell prislista (GP) Aktivitet Part Roll Notering Skapa avtalshuvud (GP) Leverantör Avtalsägare säljande part Koppla nytt avtalshuvud till avtalsägare Lägg vid behov upp nya produkter Leverantör Rolltillsättare köpande part Avtalsägare meddelar rolltillsättare vilket avtalsnummer och avtalsägarroll som ska kopplas samman Leverantör Produktägare Registrera och skicka för autogodkännande Koppla avtalade produkter/avtalsrader till avtalshuvud Leverantör Avtalsägare säljande part Nytt GP med avtalsrader/avtalade produkter skapat Underhåll produkter Leverantör Produktägare Löpande vid förändring Underhåll avtalsrader Leverantör Avtalsägare säljande part Löpande vid förändring

30 BEGREPP 30

31 31 Begrepp Aktör Något eller någon som agerar i en roll och utför de aktiviteter som rollen specificerar. Roll Definieras av ett antal aktiviteter arbetsuppgifter eller funktioner. Aktiviteterna utförs av rollens aktörer. Avtal Klassificering Ett e-register som innefattar egenskaper som beskriver en överenskommelse mellan säljande och köpande part. Avtal innefattar underkategorier som specialiserar typ av avtal. E-register som innefattar underkategorier. Underkategorier utgör en uppräkning av klassificeringsmetoder (ISO-kod).

32 32 forts. Begrepp Produktkategori Mallprodukt Produkt Leverantörs produktnummer Leverantörs benämning Definierar egenskaper som är gemensamma för produkter i en kategori. En produktförekomst som definierar egenskapsvärden. Egenskapsvärdena kan ärvas av produkter som baseras på mallprodukten. Produkt i Hinfo Ett e-register som lagrar information om varor och tjänster som beskrivs av sina egenskaper för den produktkategori produkten ingår i. Artikel i Hinfo Artikelnummer i Hinfo Artikelbenämning i Hinfo

33 33 UTBILDNING HJÄLPMEDELSDATABAS

34 34 ROLL- OCH AKTÖRSUNDERHÅLL

35 35 Beskrivning av kapitel I detta kapitel beskrivs hur behörigheter styrs utifrån vilken roll aktören har. I detta avsnitt agerar följande roller Rolltillsättare

36 36 Skillnad begreppen roll och aktör Aktören är personen som är tilldelad rollen får göra det som rollen tillåter Rollen talar om vad man får göra begränsas med behörigheter

37 37 Rolltillsättarens ansvar är att Skapa egna organisationens aktörer (användare) de roller som organisationen behöver Tilldela aktörer de roller som behövs Begränsa rollens behörigheter i den egna organisationen Underhålla befintliga aktörer roller rollers behörigheter i den egna organisationen

38 38 Rolltillsättning - kort instruktion Sjukvårdshuvudmän (köpande part) 1. Logga in som Användar-id: olle Lösenord: uat Välj Underhåll aktör i Meny och därefter Skapa ny i denna kategori 3. Skapa en aktör (användare): Fyll i uppgifter om aktören i alla fält även de som inte är obligatoriska. Not: ange gärna aktörens unika e-postadress som användarnamn. Detta minskar risken för dubbletter. Notera användarnamn och lösenord för att kunna logga in med aktören senare. Spara. Dessa uppgifter ska också distribueras till den aktör ni skapat. Välj Underhåll roll i menyn. Välj den roll som du vill att aktören du skapade ska få. Not: I fältet Namn rekommenderar vi att ni utifrån personligt avtalsansvar, geografisk indelning eller liknande, anger detta för enklare särskiljning. Lägg till aktören ni nyss skapade och spara. 4. Testa att det fungerar att logga in med aktörens inloggningsuppgifter 5. Fortsätt och skapa nästa aktör Länk:

39 39 Rolltillsättning Sjukvårdshuvudmän (köpande part) Uppgift Skapa fyra olika aktörer (användare) som får olika behörigheter i din organisation En aktör som får rollen Produktsökning (motsvarar den roll en förskrivare kommer att ha) En aktör som får rollen Hjälpmedelskonsulent En aktör som får rollen Avtalsägare (köpande part samtliga) (motsvarar en avtalshanterare som kan skapa nya avtal hos sjukvårdshuvudman. Med avtal menas skapa och redigera avtalshuvud.) En aktör som får rollen Avtalsägare (köpande part vissa) (motsvarar en avtalshanterare som kan redigera ett avtals övergripande egenskaper och t ex förlänga avtalet, rollen kan också godkänna ev. avtalsförändringar som kommer från leverantör, t ex ersättningar för produkter.) Länk:

40 40 Rolltillsättning sök i adressbok Sök kontaktuppgifter Användar-id: olle Lösenord: uat2014 Logga in med Användar-id och Lösenord. Välj Sök i adressboken i menyn. Testa att söka fram de aktörer (användare) som ni skapade vid rolltillsättningen genom att välja Sök aktörer. Länk:

41 41 Adressbok Logga in som: Användar-id köpande part: olle Lösenord: uat2014 I adressboken finns alla Roller Aktörer Organisationer Här kan alla söka till exempel vilka aktörer som tillhör en viss organisation eller vilka roller en aktör har. Sökresultatet kan exporteras till Excel. Länk:

42 EXPORTFILER 42

43 43 Beskrivning kapitel I detta kapitel beskrivs övergripande hur produkt- och avtalsinformation ur Hjälpmedelsdatabasen exporteras till sjukvårdshuvudmännens förskrivningssystem. I detta avsnitt agerar följande roller Rolltillsättare

44 44 Syfte För att sjukvårdshuvudmannens förskrivningssystem ska få produkt- och avtalsinformation från Hjälpmedelsdatabasen ska en exportfil genereras och exporteras till förskrivningssystemet. Menyval Under menyval Hantera jobb visas och redigeras befintliga jobb/exportfiler

45 45 Innehåll (urval) Alla avtal eller innehåll i Utbud Komplett eller bara ändringar Konfigurering Varje sjukvårdshuvudman som har ett förskrivningssystem anger vilka system dom har och vilket urval dom vill ha och Systemleverantören konfigurerar nya exportfiler. Generering Genereras automatiskt men kan också genereras manuellt Det är sjukvårdshuvudmannens Rolltillsättare som manuellt kan generera en exportfil

46 DRIFT OCH FÖRVALTNING 46

47 47 Beskrivning kapitel I detta kapitel beskrivs kort hur Hjälpmedelsdatabasens grundläggande regelverk används och vilka möjligheter till produktstyrning som finns.

48 48 Produktstyrning Via utbudsplanering kan köpande part styra var alla eller ett urval av produkterna ska visas, användas eller beställas.

49 49 Regelverk Regler och riktlinjer hantering produktinformation Produktens kategorisering, numrering och namnsättning Kategoriseringen är funktionsbaserad

50 50 Utveckling Utveckling pågår Efter driftstart, kontakta Nationell Kundservice (NKS) om ni har förbättringsförslag

51 SÖK PRODUKT 51

52 52 Beskrivning kapitel Här beskriver vi hur man kan söka produkter I detta avsnitt agerar följande roller Alla roller

53 53 Flera sätt att söka Sök produkt Fritextsökning Avancerad sökning Kategorisökning ISO-kodat hjälpmedel Exportera resultat från produktsökning Exempel Sök produkt (benämning och produktnummer) Sök reservdel Sök tillbehör Sök produkter från en leverantör Kombinera sökning Mallprodukt

54 54 Sök med fritextsökning Logga in som: Användar-id: oliver Lösenord: uat2014 Välj Sök produkt i Meny. Prova att i fältet för fritextsökning söka efter en produkt utifrån t ex: produktens benämning produktnummer namn på leverantör ev. sökord eller prova att formulera sökning på annat sätt Länk:

55 55 Grundläggande inställningar Logga in som: Användar-id: oliver Lösenord: uat2014 Anpassa vilka kolumner (information) som visas i träfflistor: Med hjälp av valet Välj kolumner i anslutning till träfflistan. Ändringar som görs här gäller endast för denna sökning. Genom att gå in via Meny - Kontoinställningar Mina presentationsinställningar kan man välja de kolumner som alltid ska visas i träfflistor. Se vidare under kapitlet Kontoinställningar. Länk:

56 56 Ange kriterier under avancerad sökning Logga in som: Användar-id: oliver Lösenord: uat2014 Sök efter produkten t ex utifrån: produktens benämning produktnummer namn på leverantör Länk:

57 57 Sök reservdelar/tillbehör (avancerad sökning) Logga in som: Användar-id: oliver Lösenord: uat2014 Sökning Reservdel till och Tillbehör till ger träff i kategorin ISO-kodat hjälpmedel (ger ingen träff i underkategori till ISO-kodat hjälpmedel) Klicka på Avancerad sökning. Vid Reservdel till, klicka på Välj och sök efter (i det fönster som öppnas) en produkt som ni vill se reservdelar till. Klicka på sök och kontrollera träfflistan. Välj den produkt du vill se reservdel till. Klicka sedan på sökknappen. Gör motsvarande sökning för att hitta Tillbehör till en produkt. Länk:

58 58 Sök reservdelar/tillbehör (via relaterad information) Logga in som: Användar-id: oliver Lösenord: uat2014 Sök fram en specifik produkt. Klicka på produkten i träfflistan. Längst ner på sidan finns Relaterad information. Därunder kan du se produktens reservdelar och tillbehör. Länk:

59 59 Sök produkter till en mallprodukt (avancerad sökning) Logga in som: Användar-id: oliver Lösenord: uat2014 Välj kategorin ISO-kodat hjälpmedel och klicka på Avancerad sökning. Vid Baseras på klicka på Välj och sök efter (i det fönster som öppnas) en mallprodukt som ni vill se produkter för. Klicka på sök och kontrollera träfflistan. Länk:

60 60 Exportera sökresultat till Excel Informationen i alla träfflistor är möjlig att exportera. Sök fram ett antal produkter och klicka på Excel-ikonen ovanför träfflistan.

61 AVTAL 61

62 62 Beskrivning av kapitel I detta kapitel beskrivs hur man arbetar med avtal och avtalsrader. Nya avtal Avtal kommer in enligt befintliga rutiner hos respektive sjukvårdshuvudman Avtalshuvud och avtalsrader skapas direkt i Hjälpmedelsdatabasen Aktuella avtalskategorier för Hjälpmedelsdatabas Inköpsavtal de avtal som respektive sjukvårdshuvudman tecknat GP-avtal leverantörernas generella prislistor Speglade avtal I detta avsnitt agerar följande roller Avtalsägare samtliga och vissa (köpande part)

63 63 Sjukvårdshuvudman Avtalsägare samtliga (köpande part) Uppdatera katalogen med nya avtalshuvuden efter upphandling. Resultat av upphandling Leverantör Avtalsägare (säljande) Uppdatera katalogen med nya produkter och koppla avtalsrader till avtal efter upphandling. 3 Automatiskt godkännande på nya och förändrade produkter. Avtalsägare (vissa) köpande part 3 - Granska och godkänna/avvisa förslag till avtalsradsförändring. Produkt och avtalsunderhåll i Hjälpmedelsdatabasen Produktägare 1 - Gör förslag till produktförändring eller ny produkt. 2 Skickas till Hjälpmedelsdatabasen. 4 - Informationsmeddelande med resultat av förslag. Avtalsägare säljande part 1 Göra förslag till avtalsförändring. 2 Skicka förslag till avtalsförändring. Informationsmeddelande med resultat av förslag.

64 64 Skapa nytt avtal Logga in som: Användar-id: oskar Lösenord: uat2014 Välj Underhåll avtal, Underhåll avtal (med webb) i Meny. Välj Inköpsavtal och klicka sedan på Skapa ny i denna kategori. Fyll i uppgifter och lägg till en säljande part. (välj Invacare som det finns en inloggning för i testmiljön). Klicka på Spara. Länk:

65 65 Skapa avtal (fortsättning) Logga in som: Användar-id: olle Lösenord: uat2014 Ett avtal behöver knytas till en roll, i de flesta fall Avtalsägare vissa (köpande part). Detta utförs av rolltillsättare i den egna organisationen. Välj Underhåll roll i Meny. Välj rollen Avtalsägare vissa (köpande part). I träfflistan visas de Avtalsägare vissa som finns i er organisation. Välj aktören omar som ska knytas till aktuellt avtal och klicka sedan på Redigera. Klicka på Lägg till vid rubriken Äger avtal, och lägg till avtalet som ni skapade. De aktörer (användare) som har rollen Avtalsägare vissa i den egna organisationen, och som fått det nya avtalet knutet till sig, kan i och med detta se avtalet ni skapade samt godkänna förändringar som rör avtalet, t ex att en leverantör lagt till produkter eller ersätter en produkt med en annan. Kontakta leverantören och tala om att det finns ett nytt avtal upplagt där produkter kan läggas till. Leverantören lägger till sina produkter på avtalet. Länk:

66 66 Skapa avtal (fortsättning) Logga in som: Användar-id: omar Lösenord: uat2014 Efter inloggning står du i Inkorg. Där finns ett meddelande om att ett avtal har skapats/redigerats. Klicka på det meddelandet. Godkänn produkterna som har lagts till på avtalet. Välj Underhåll avtal i menyn. Öppna avtalet där produkterna lagts till. Öppna de avtalsrader som hör till avtalet för att se de produkter som leverantören lagt till. Länk:

67 67 Förändringar i avtal Leverantören eller Avtalsägare gör förändringar i avtalet/avtalsrader. Dessa förändringar skapar meddelande i Inkorg. Förändringarna behöver godkännas. Godkänn förändringar som rör avtal t ex: att en produkt läggs till att en produkt ersatts av en annan produkt att en produkt utgått justerade priser

68 68 Se information om avtal Logga in med någon av de olika inloggningarna för Avtalsägare samtliga (köpande part) respektive Avtalsägare vissa (köpande part) som finns angivna under kapitlet Användarstöd och Support. Välj Underhåll avtal Underhåll avtal (med webb) i Meny, och kontrollera så träfflistan visar avtal för en organisation. Öppna ett avtal och träfflistan visar tillhörande avtalsrader. Exportera avtalsraderna till Excel. Länk:

69 69 Administrera avtal Logga in som: Användar-id: anders Lösenord: uat2014 Förläng ett avtal: testa att justera tiden avtalet gäller för Välj Underhåll avtal och Underhåll avtal (med webb) i Meny. Klicka på kategori Inköpsavtal, och välj ett avtal i träfflistan. Klicka på Redigera, och gör ändringar i avtalstiden. Kopiera ett avtal: testa att skapa ett nytt avtal genom att kopiera ett befintligt avtal Välj Underhåll avtal och Underhåll avtal (med webb i Meny. Klicka på kategori Inköpsavtal, och välj ett avtal i träfflistan. Klicka på Kopiera, och ange ny avtalstitel och säljande part. Spegla avtal (ge övriga huvudmän i gemensam upphandling tillgång till avtalet) Välj Underhåll avtal och Underhåll avtal (med webb i Meny. Klicka på Inköpsavtal, och välj ett avtal i träfflistan. Klicka på Redigera, och ange en annan köpande part tillgång till avtalet under rubriken Läsåtkomst medges för. Klicka på Spara. Länk:

70 70 Sök avtal för en organisation Logga in som: Användar-id: anders Lösenord: uat2014 Sök via Underhåll avtal Underhåll avtal med webb i Meny, och exportera träfflistan till Excel Man kan också skapa en rapport som visar detaljerad information om ett avtal, se kapitlet Rapporter. Länk:

71 UTBUD 71

72 72 Beskrivning kapitel I detta kapitel beskrivs hur man styr vilka produkter som ska synas på TEMA Hjälpmedel 1177.se Vårdguiden via Utbudsplanering. I detta avsnitt agerar följande roller Utbudsägare

73 73 Utbud Tema Hjälpmedel Vårdguiden

74 74 Förslagsutbud och utbud Vad är ett utbud? Befintliga utbud är skapade utifrån produkter i gällande avtal överförda från H-Info. I Hjälpmedelsdatabasen under menyvalet Underhåll utbud, kan man söka utbud, skapa nya, redigera och ta bort både hela utbud och produkter ur utbuden. De utbud som ligger i databasen just nu, är produkter som ska visas på Invånartjänsten 1177.se Vårdguiden. Hantera befintliga utbud, och lägg till fler produkter. Gå igenom det för att ta bort/lägga till produkter. Klicka på Underhåll utbud, Planera utbud. Välj sedan filtrering I valt utbud, och då visas de produkter som idag ingår i utbudet. Genom att klicka på Ta bort kan du ta bort produkten ur utbudet, och den produkten visas då inte på 1177.se Om nya produkter tillkommit under sommaren, kan man antingen lägga till dessa i det tidigare utbudet, eller skapa ett nytt tomt utbud. Sök då upp produkter genom att söka antingen i Fritextfältet eller via Avancerad sökning, och klicka på knappen Lägg till. Produkterna blir sedan synliga på 1177.se med ca en timmes fördröjning.

75 Underhåll utbud 75

76 76 Underhåll utbud Utbuden innehåller de produkter som fanns i gällande avtal i HInfo. Då produkterna är utbudade för att ge invånare en samlad bild av vad jag sannolikt kan få förskrivet där jag bor, kan man knyta dessa utbud antingen på ett helt län, eller ned på kommunnivå. Detta beroende på om samma produkter kan förskrivas i hela länet, eller enbart i specifika kommuner.

77 77 Tema Hjälpmedel På 1177.se visas kategorier för varje hjälpmedel baserat på hjälpmedlets ISO-kod. Det är redaktionen för 1177 Vårdguiden som bestämt under vilka kategorier en viss produkt placeras, (styrs alltså inte av den som utbudsplanerar). Kategorierna och var produkterna läggs, baseras utifrån användningsområde, och inte utifrån sin funktion. Tema hjälpmedel 1177.se

78 78 Utbud - regionalisering Som Utbudsägare skapar man sitt utbud, och lägger till produkter i det. Om man har olika produktområden, geografisk spridning / fördelning eller om produkter som baseras på olika avtal ska särskiljas, kanske man väljer att skapa flera utbud. Man kan sedan välja om man vill att samma produkter ska visas för alla invånare i hela länet, eller om man vill ha olika produktutbud för olika kommuner om förskrivningen skiljer sig åt.

79 79 Underhåll utbud - regionalisering Ett län kan ha olika utbud av produkter för sina invånare, och dessa produkter kanske skiljer sig åt mellan kommunerna, och då vill man lägga produkterna i olika utbud. Flertalet utbud kan därför vara kopplade på olika sätt inom länet i exemplet nedan är flera olika utbud kopplade till Upplands- Väsby. För en annan kommun kanske inte samma utbud är kopplade om de produkterna inte ska visas på samma sätt i den kommunen på 1177.se

80 80 Utbud på 1177 Vårdguiden Utbud knyts till huvudman (län och eventuellt till kommuner) som det ska gälla för Om samma utbud gäller för hela länet, inklusive alla kommuner i länet gör så här: Knyt utbud till län kommunfilter visas inte på 1177 Vårdguiden Om det ska vara olika utbud i olika kommuner gör så här: Knyt olika utbud till olika kommuner kommunfilter visas på 1177 Vårdguiden Utbud 1177.Se Uppsala läns utbud Utbud X Utbud Y Utbud Z Älvkarlebys utbud Utbud A Utbud Y Utbud Z Länsoch kommun träd + Uppsala län + Älvkarleby + Knivsta + Heby

81 KONTOINSTÄLLNINGAR 81

82 82 Beskrivning kapitel I detta kapitel visas hur du som aktör kan göra inställningar som underlättar ditt vardagliga arbete och hur du underhåller dina kontaktuppgifter som andra aktör i Hjälpmedelsdatabasen kan se. I detta avsnitt agerar följande roller Alla roller

83 83 Meny kontoinställningar Mina kontouppgifter Här kan du ändra och lägga till personliga användaruppgifter Mina presentationsinställningar Anpassa vilka kolumner (information) som visas i träfflistor. Anpassning kan göras för flera begrepp, tex roll, avtal, produkt osv. Anpassningen som görs här blir din standardinställning. Mina genvägar Här kan du skapa genvägar för snabbare navigering till olika kategorier i ISOgrenen. Genvägen/vägarna visas under Sök produkt i Menyträdet.

84 RAPPORTER 84

85 85 Beskrivning kapitel I detta kapitel visas de rapporter som finns som stöd i ditt arbete. I detta avsnitt agerar följande roller Avtalsägare (samtliga) köpande part Avtalsägare (vissa) köpande part

86 86 Rapporter finns tillgängliga under Meny, Rapporter Avtalsägare köpande part (samtliga och vissa) har tillgång till rapporterna Visa avtal och Produkter i flera avtal Utbudsägare köpande part (samtliga) har tillgång till rapporterna Visa organisation-utbud, Visa utbud-organisation och Produkter i flera avtal

87 87 ANVÄNDARSTÖD OCH SUPPORT

88 88 Beskrivning kapitel I detta kapitel sammanfattas det användarstöd som kan användas på hemmaplan i det fortsatta arbetet i Hjälpmedelsdatabasen. Här anges också de kontaktvägar Sjukvårdshuvudmän och Leverantörer har vid behov av support. I detta avsnitt agerar följande roller Alla roller

89 89 Användarstöd Support utbildningsärenden E-post: Information på webbsida Inera.se Här kommer också diverse dokument att publiceras. Användarmanual* Beskrivning hur en aktör skall använda Hjälpmedelsdatabasen Rollbeskrivning (utförlig) I utbildningsmaterial Använda begrepp (urval) Rollbeskrivning (kortfattad) Största förändringar /skillnader Hjälpmedelsdatabasen och Hinfo Övningsuppgifter i utbildningsmaterial Tillgång till testmiljö för övningsuppgifter *Användarmanual är under arbete, vid produktionsstart kommer slutversion.

90 Landstinget Örebro Stockholms läns landsting Alvesta kommun Sodexo AB 90 Roller Köpande part (en huvudman) I tabellen anges användarnamn på aktörer. De har alla användarnamnet enligt tabell nedan och lösenord uat2014 Aktörerna tillhör organisation enligt tabell och har rollförordnande på samma organisation som man tillhör. Roll Rolltillsättare köpande part olle sune adde per Avtalsägare köpande part oskar sam anders peter (samtliga) Avtalsägare köpande part (vissa) omar samuel anton patrik Utbudsägare (samtliga) ola sebastian adam putte Utbudsägare (vissa) olof stefan albert paul Hjälpmedelskonsulent oliver sven albin pontus Produktsökning otto svante axel pekka

91 Invacare AB Dav Partner AB (ej hinfo) Arjo Scandinavia AB Etac Sverige Ab 91 Roller Säljande part (en huvudman) I tabellen anges användarnamn på aktörer. De har alla användarnamnet enligt tabell nedan och lösenord uat2014 Aktörerna tillhör organisation enligt tabell och har rollförordnande på samma organisation som man tillhör. Roll Rolltillsättare säljande part iris dagmar agnes ella Avtalsägare säljande part ingrid doris anna elsa (samtliga) Avtalsägare säljande part (vissa) ines dorotea anita eva Produktägare ida dina arja elisabet Avtalsägare säljande part (samtliga) & Produktägare inger dagny anette emma