Internkontrollplan 2015

Transkript

1 Landstingsdirektörens stab Ekonienheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum Landstingsstyrelsen Sida 1(2) Referens Diarienummer Internkontrollplan 2015 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner Internkontrollplan Bakgrund Riktlinjerna för internkontroll behandlar landstingsstyrelsens, landstingsdirektörens och förvaltningschefernas ansvar, rapporteringsskyldighet samt styrning och uppföljning. Riktlinjerna syftar till att säkerställa att landstingsstyrelsen och förvaltningarna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information verksamheten. Att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, regler m.m. följs. Enligt riktlinjen för intern kontroll har landstingsstyrelsen det övergripande ansvaret att säkerställa en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att arbetet med intern kontroll fortgår och utvecklas utifrån landstingets kontrollmiljö. miljön är den givning s den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelningen av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Alla dessa faktorer utgör tillsammans kontrollmiljön. Landstingsdirektören har i förvaltningsorganisationen ansvaret för den interna kontrollen och ska rapportera till landstingsstyrelsen hur den interna kontrollen fungerar. Respektive förvaltningschef har ansvaret för att utforma en god intern kontroll in varje förvaltning. Detta förutsätter dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning samt dokumenterade rutinbeskrivningar. Förvaltnings- Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr Postadress Landstinget i Kalmar län Box Kalmar Besöksadress Strömgatan Kalmar Telefon vx Bankgiro

2 Landstinget i Kalmar län Datum Referens Sida 2(2) chefen svarar för att minst en gång året skriftligen rapportera till landstingsdirektören och ge en samlad bedömning hur den interna kontrollen fungerar. Arbetet med intern kontroll har under 2014 fortsatt enligt i stort samma rutiner s tidigare år. Löpande rapportering av arbete kring intern kontroll sker bl.a. i ekonichefsgruppen. Avrapportering av den fullständiga kontrollplanen för 2014 görs i samband med Landstingets årsredovisning. Granskning av rutinerna in kurser, konferenser och representation har lyfts in i ordinarie verksamhetsrutiner och kmer löpande att fortsätta. Förslag till internkontrollplan för 2015 fattar två landstingsgemensamma ment samt två förvaltningsspecifika ment per förvaltning. Dessa är framtagna utifrån och väsentlighet. Den enskilt största kostnadsposten in landstinget är personalkostnader, varför det bedöms s väsentligt att granska huruvida enskilda rutiner i denna process följs. De rutiner s kmer att granskas i all landstingsverksamhet är: Rutin kring läkarnas jour/kp. Rutin kring semesterlöneskuld och löneskuld. Rutin kring personliga utlägg. Den andra landstingsgemensamma kontrollen s påbörjades redan 2011 innebär en fortsatt inventering av anläggningsregistret. Detta för att säkerställa ett rättvisande anläggningsregister. Denna kontroll är fattande på vissa förvaltningar varför den fortlöper över flera år. Därefter ska kontrollen ske utifrån fastställda rutiner i ordinarie kring anläggningsredovisning. De förvaltningsspecifika menten fattar bl.a. utökad kontroll av rutiner kring personalkostnader, kontroll av intäktsredovisning, behörighets- och attestkontroll i ekonisystemet Raindance, kontroll kring rutin gällande den köpta vården, samt licens. I bilaga redovisas Internkontrollplan 2015 för landstingets verksamhetsråden. I anslutning till årsredovisningen lämnas en rapport över utförd granskning. Rapporten fattar noterade avvikelser och er samt slutsats inför fortsatt arbete. Ingeborg Eriksson Gunnarsson Ekonidirektör Cecilia Bergvall Ekonicontroller Bilaga Internkontrollplan 2015

3 Internkontrollplan (Landstinget i Kalmar Län) Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Inventering av inventarier i ekonisystemets anläggningsregister Processen kring löner Landstinget i Kalmar Län Granska att de inventarier s finns i ekonisystemets anläggningsregister stämmer med verkliga inventarier på respektive enhet Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring läkarnas jourkp (Regel: Intjänad jourkpensation för läkare) Landstinget i Kalmar Län Rutinen kring semesterlöneskuld (Riktlinje: Semester, flex och årsarbetstid) Lista på samtliga inventarier på två basenheter per förvaltning tas fram s underlag till inventeringen. era uttag av ledighet kontra lön enligt gällande rutin (70/30). era även förändring av skuld per basenhet konto 2913 och 2916 och att gällande regel följs. Gå igen och kontrollera vilka basenheter där det är vanligt förekmande med utbetalning av de semesterdagar s överstiger 40 i antal i pengar. Löneart 1907 semers>40 konto Samt löneart: 1914 Semesterdagstill spar. Landstinget i Kalmar Län Rutin kring löneskuld Uppföljning av löneskuld per basenhet

4 Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Landstinget i Kalmar Län Rutin kring personliga utlägg (Regel: personliga utlägg i tjänsten samt regeln: Upphandling och inköp) Köpt vård Centrala verksamheter era att verksamhetsansvarig utfört fakturakontroll. Behörighet att lägga upp attest i Raindance Centrala verksamheter behörighet att lägga upp attest i Raindance Stickprov för att säkerställa fungerande rutiner. Löneart 6990 Löneskuld, konto Granska personliga utlägg s betalas ut via lön gällande KG 46:övriga personalkostnader, 57 :material och varor, 64:förbrukningsinv, 68:resekostnader, 70:representation och 76:övriga kostnader. era att gällande riktlinjer följs och att de underlag s krävs finns. era att verksamhetsansvarig har gått igen vårdhändelser över 30 tkr och granskat att patient är remitterad från deras klinik samt rätt vård utförd och slutligen signerat. Granskning görs 1 ggr på vår och 1 ggr på höst. Granska att de s har behörighet att lägga upp attesträtter i Raindance inte själva har attesterat några leverantörsfakturor. Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig av kontering av Hälso- och era att fakturorna Stickprov era 5 st. Förvaltningschef 4. Sannolik 2. Lindrig 4-8.

5 Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering bolagsfakturor sjukvårdsförvaltningen är konterade med rätt kostnadsställe, konto, underkonto och statistikkod DRG-kodning sjukvårdande behandling Korrekt/konkurrensneutral bokföring av kostnader i Hälsoval. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen era att vårdkontakter avseende sjukvårdande behandling DRG-kodas i enlighet med landstingsbeslut. Primärvårdsförvaltningen Korrekt/konkurrensneutral bokföring av personalkostnader i Hälsoval Primärvårdsförvaltningen Styrning av hyrläkarkostnader Primärvårdsförvaltningen Investering enligt nya regler kst 400xx bolagsfakturor, konto 5532 och 5542, per månad och förvaltningsråde (exkl. DC) att de är konterade på rätt kostnadsställe, att det är rätt konto, att det finns underkonto (vid konto 5542) och att statistikkod 9601 finns med i kodsträngen. Gengång av framtagna listor över okodade vårdtillfällen avseende sjukvårdande behandling, avstämning och uppföljning mot verksamheten. Att gällande riktlinje angående bokföring av kostnader för lön och arbetsgivaravgift in 400xx-420xx kostnadsställen följs. "Att gällande riktlinje angående bokning av hyrläkare efterlevs - upphandlade bemanningsföretag, kostander ska bokas alltid på 400xx." Investeringsfakturor bokas även på drift 64xx 400xx och Under uppsikt Förvaltningschef 4. Sannolik 2. Lindrig 4-8. Under uppsikt Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt

6 Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Bokföring av vissa lönekostnader Primärvårdsförvaltningen Bemanningsföretag/Köp av tjänster Primärvårdsförvaltningen Analys av icke löneverifikationer in KT1 - löner och arbetsgivareavgift Revidering av riktlinjer Psykiatriförvaltningen era att riktlinjer har blivit reviderade Kvalitetssäkring, måluppfyllelse Psykiatriförvaltningen era att kvalitetsbokslut för Psykiatriförvaltningens verksamhet har upprättats Tjänstgöringsgrad Bildningsförvaltningen av att förändring i tjänstgöringsgrad genererar förändrad utbetald lön. Stickprov motbokas på xx. Kst 420xx eventuellt boka från konto 5011 till 5532/43 4 ggr/år kontrolleras innehållet i samtliga icke löneverifikationer in kontotillhörighet 1 - löner och arbetsgivareavgift Riktlinjerna skall finnas samlade och ansvarig person utsedd Styrkort samt Kvalitetsoch Patientsäkerhetsplan utgör Psykiatriförvaltningens ledningssystem. Kvalitetsbokslutet ska ge en samlad bild av hur väl uppställda mål har uppfyllts. Upprättande av kvalitetsbokslut är en del i det systematiska arbetet med långsiktigt hållbar kvalitetshöjning in psykiatrin. Säkerställa via stickprov att utbetalda löner är korrekta. 5 stickprov per skola under augusti och december månad. Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig 16. Direkt Personalchef 3. Möjlig 3. Kännbar 16. Direkt Chefläkare 4. Sannolik 4. Allvarlig 16. Direkt Förvaltningschef 3. Möjlig 2. Lindrig 4-8. Under uppsikt

7 Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering Personliga utlägg Bildningsförvaltningen Granska lönekonsultens underlag för utbetalda kostnader utöver månadslön. av uppföljning och utvärdering av ftandvården av att riksgemensamma riktlinjer för registrering av specialisttandvårdens aktiviteter och tidsanvändning följs för att möjliggöra jämförelser mellan de olika organisationerna och bidra till en förbättrad transperens av specialist/och sjukhustandvårdens finansiering. Tandvårdsförvaltningen Tandvårdsförvaltningen Flöde leverantörsfakturor Landstingsservice av att registeruppgifter avtal är korrekta. Utveckling och anpassning av registeringen av STVaktiviteter i Kalmar län. Fakturor s har förfallit till betalning Stickprov Säkerställa att underlagen är attesterade av behörig och att utläggen avser/tillhör verksamheten. 20 stickprov för Högalid och Öland vardera under året. Värdering av tider för respektive yrkeskategori och intäkter per grupp. Fortsätta utveckla tidsredovisningen i specialist och sjukhustandvården i enlighet med beslut i Sveriges folktandvårdsförening. Mäta antalet obetalda leverantörsfakturor s har förfallit till betalning. Mätningen görs en gång i veckan. Gen att kontrollera detta vill vi hitta bristande i leverantörsfakturaflödet och samtidigt förhindra Förvaltningschef 4. Sannolik 4. Allvarlig 16. Direkt Ekonichef 3. Möjlig 3. Kännbar 9-12.

8 Process/ rutin/ system Enhet ment metod Beskrivning Rapportering framtida fel/brister. Landstingsservice Dröjsmålsränta Mäta hur mycket dröjsmålsränta s Landstinget betalar via Raindance. Behörighet Raindance Landstingsservice av de s har behörighet att lägga upp attest i Raindance Licens, användning och innehav av användar- och systemlicenser in IT IT-förvaltningen Inpassering till ITs lokaler IT-förvaltningen Entreprenadersättning linjetrafik Vidarefakturering av kostnader för underhåll, driftstörningar mm Kalmar Länstrafik Kalmar Länstrafik av innehav och nyttjande av licenser på flera nivåer av rutinen för inpassering. av entreprenadersättning och trafik era att kostnader vidarefaktureras enligt avtal Granska att de s har behörighet att lägga upp attester i Raindance inte själva har attesterat några leverantörsfakturor. i april och oktobermånads utgång era inpasseringsförsök mellan kl 18:00 och 07:00. era att ersättningsnivån och antalet fordon i trafik överensstämmer med trafikplanneringens uppgifter. Avstämmning sker efter tidtabellskifte samt i samband med skolornas terminsslut och start. era att rutinen följs. Granskning ska ske kvartalsvis. Ekonichef 3. Möjlig 3. Kännbar Förvaltningschef 3. Möjlig 4. Allvarlig Ekonichef 3. Möjlig 3. Kännbar Ekonichef, Basenhetschef 3. Möjlig 2. Lindrig 4-8. Under uppsikt