Handlingar m.m. till kommunfullmäktiges sammanträde den 17 december 2012

Transkript

1 Kommunfullmäktige Kallelse/föredragningslista 1 (2) Handlingar m.m. till kommunfullmäktiges sammanträde den 17 december 2012 Föredragningslista Budget, investeringar m.m. Avtal 12. Stiftelsen Parken - utökat driftbidrag. OBS! Uppgift i föredragningslistan till kallelsen, om att ärendet varit minoritetsåterremitterat, är felaktig. 15. Revidering av investeringsbudget 2013 i anledning av att kommunhuset ska flytta från Rissne till Hallonbergen, Fröfjärden 3, Östra Madenvägen Hyreskontrakt för lokal med Råsten KB avseende Föreningarnas hus, Sturegatan 10-12, Centrala Sundbyberg Minoritetsåterremitterat på kommunfullmäktige den 22 oktober Hyreskontrakt för lokal och garage/garageplats i gemensamt garage med AMF Fastigheter avseende nytt kommunhus, Östra Madenvägen 4, Hallonbergen 29. Kommunstyrelsen får i uppdrag att försälja fastigheten Hjulmakaren i Rissne, Kavallerivägen 4-6 (det nuvarande kommunhuset) Dnr KS- 0452/2012 KS- 0498/2012 KS- 0368/2012 KS- 0494/2012 KS- 0516/2012 Sida 3-5 KS protokoll 17/12 delas 6-10 KS protokoll 17/12 delas KS protokoll 17/12 delas KS protokoll 17/12 delas KS protokoll 17/12 delas Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: Organisationsnummer:

2 Kommunfullmäktige Kallelse/föredragningslista 2 (2) Anmälan av inkomna medborgarförslag med presidiets förslag till beredning Tillkommande valärenden Svar på interpellationer 77. Svar på interpellation - Försenas sopsugen i Ursvik? Ställd till kommunstyrelsens ordförande av Fredrik Söderholm (M) 78. Svar på interpellation - Accepteras ofullständiga betyg? Ställd till grundskole- och gymnasienämdens ordförande av Morgan Lindqvist (M) KS- 0470/2012 KS- 0471/

3 Kommunkontoret (2) Dnr KS-0452/2012 Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott Stiftelsen Parken - utökat driftbidrag Beslutsunderlag Stiftelsen Parkens ansökan om stöd den 3 september 2012 Kommunkontorets skrivelse den 13 november 2012 Sammanfattning Stiftelsen Parken sätter Sundbyberg på kartan. Konsthallen och den unika konstsamlingen drar publik från när och fjärran. Satsningar på barn och ungdomar är ett annat exempel på stiftelsens betydelse för stadens ungdomar. Den pedagogiska verksamhet som de erbjuder förskolan, grundskolan och gymnasiet är visningar, workshops, Skapande Skola-projekt och experimentella pedagogiska Marabouparken Lab.-projekt. För alla skolbarn som går grundskolan i Sundbyberg är den pedagogiska verksamheten på Marabouparken kostnadsfri. Den populära parken och den nya restaurangen bidrar också till att sundbybergare och andra gärna besöker anläggningen. Sundbybergs stad bidrar årligen till Stiftelsen Parken med drygt 4 miljoner kronor (mnkr). Det sker dels genom ett verksamhetsbidrag från kultur- och fritidsnämnden på drygt 1 mnkr och dels ett driftbidrag från kommunstyrelsen på 3 mnkr. Det senare bidraget betalas ut om det krävs för att undvika underskott i stiftelsens ekonomi. Stiftelsen har redovisat ekonomiska underskott i verksamheterna 2010 och Stiftelsens styrelse ansöker om ett engångsbelopp om 2,9 mnkr. Syftet är att täcka en brist i stiftelsens eget kapital enligt årsredovisningen för För stadens vidkommande måste ett sådant bidrag hanteras som en del av kommunstyrelsens ekonomi och verksamhet Stiftelsens ekonomi baseras på, förutom intäkter från staden, försäljningar (inträden, visningar, uthyrningar), sponsring och samarbeten samt till mindre del stöd från staten och landstinget. Det bidrag som nu aktualiserats avser således ett engångsbelopp för att eliminera en obalans i balansräkningen för Ett mindre underskott bedöms för Den största sponsorn försvinner, en annan väntas tillkomma. Den samlade bilden är att staden och stiftelsen behöver en strategi för den fortsatta verksamheten och ekonomin. En sådan bör inledas i januari när bokslutssiffrorna är definitiva. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: Organisationsnummer: kommunstyrelsen@sundbyberg.se 3

4 Kommunkontoret (2) Dnr KS-0452/2012 Mot bakgrund av Stiftelsen Parkens stora betydelse för staden och den ekonomiska situationen föreslås att driftbidraget för 2012 utökas med 2,9 mnkr. Förslag till beslut Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar 1. Driftbidraget till Stiftelsen Parken utökas med 2,9 mnkr för Finansiering sker med egna medel. Göran Langer tf kommundirektör 4

5 5

6 Kommunkontoret Ann-Chatrine Olsson (3) Dnr KS-0498/2012 Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott Revidering av investeringsbudget 2013 i anledning av att kommunhuset ska flytta från Rissne till Hallonbergen, Fröfjärden 3, Östra Madenvägen 4 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll den 12 september , finns i diariet Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskotts protokoll den 31 oktober , finns i diariet Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskotts protokoll den 23 januari , finns i diariet Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskotts protokoll den 27 februari , finns i diariet Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskotts protokoll den 20 november , finns i diariet Stadsbyggnads- och miljönämnds protokoll den 10 december Kommunkontorets skrivelse den 11 december 2012 Sammanfattning Kommunkontoret fick den 12 september 2011 i uppdrag av kommunstyrelsen att utreda förutsättningarna för alternativa lösningar för Sundbybergs stads kommunhus, det vill säga ombyggnation eller flytt. Kommunkontoret har informerat kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott om utredningsarbetet. Information har lämnats den 31 oktober 2011, den 23 januari 2012 och den 27 februari Kommunkontoret har fått i uppdrag att gå vidare med alternativet Fröfjädern 3 i Hallonbergen. Föreslaget objekt bedöms vara fördelaktigt för staden ur flera perspektiv och innebär möjlighet till organisatorisk utveckling. Hallonbergen är ett utvecklingsområde som stärks av kommunens närvaro. Dessutom möjliggörs en försäljning/exploatering av befintligt kommunhus. Inflyttning kan ske cirka nio-tio månader efter kontraktskrivning. Investeringsutgiften för flytt, inventarier, IT, säkerhet, brandskydd, gemensamma ytor och installationer har beräknats till 21,5 mnkr. Investeringen hanteras genom att staden fattar beslut om tillägg till budgeterade investeringar Medel för ökade driftkostnader för 2014 och framåt ingår inte i budget 2013 med plan och hanteras därför i samband med budget 2014 (budgeterat idag är 11,2 mnkr). Förslag till beslut Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar 1. Stadsbyggnads- och miljönämndens investeringsbudget utökas med 21,5 mnkr för att genomföra investeringen under Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: Organisationsnummer: kommunstyrelsen@sundbyberg.se 6

7 Kommunkontoret Ann-Chatrine Olsson (3) Dnr KS-0498/ Investeringen finansieras genom egna medel. 3. Ökning av driftkostnaden hanteras i budget 2014 med plan

8 Kommunkontoret Ann-Chatrine Olsson (3) Dnr KS-0498/2012 Ekonomiska konsekvenser En flytt med investeringar eller en ombyggnation innebär ökad hyreskostnad för staden. Denna ökning går inte att undvika eftersom lokalerna måste moderniseras och göras mer ändamålsenliga än de är idag. Det föreslagna objektet har ställts mot alternativet att upprusta och anpassa det befintliga kommunhuset. Lokalkostnad 1. Fröfjärden 3 2. Hjulmakaren 1 Bashyra kr/år Investeringstillägg kr/år Hyrestillägg kr/år Fastighetsskatt kr/år Lokalhyra kr/år Hyra KF-sak kr/år Hyra externa lokaler Garageplats kr/år (30 st) Hyresrabatt år Total lokalhyra kr/år Hyra år Hyresrabatt år Total lokalhyra kr/år Total lokalhyra kr/år Avskrivning 8 år Ränta 2,9 % Kapitaltjänstkostnad investering år Total kostnad år Investeringstillägg alternativ 2 avser anpassningar och renovering. Annuitet 15 år. Hyrestillägg alternativ 1 avser värme och kyla. Hyrestillägg alternativ 2 avser befintliga investeringar. Hyra externa lokaler avser lokaler som kan avvecklas vid en flytt. För att öka jämförbarheten antas avskrivningstiden vara åtta år för utgifterna i samband med alternativ 1 och alternativ 2. Göran Langer tf kommundirektör 8

9 Stadsbyggnads- och miljönämnden Protokoll 14 (26) Sammanträdesdatum: Dnr: SMN-1563/2012 Remiss - Hyreskontrakt avseende nytt kommunhus Beslutsunderlag Förslag till hyreskontrakt avseende kontorslokaler med bilaga 1-6 mellan Sundbybergs stad och AMF Pensionsförsäkring AB avseende fastigheten Fröfjärden 3, Östra Madenvägen 4. Förslag till hyreskontrakt avseende garage mellan Sundbybergs stad och AMF Pensionsförsäkring AB avseende fastigheten Fröfjärden 3, Östra Madenvägen 4. Stadsbyggnads- och miljöförvaltningens skrivelse den 4 december Tillkommande beslutsunderlag Folkpartiets underlag 10 december Moderaternas underlag 10 december Sammanfattning Styrnings- och ägarutskottet behandlade på sitt sammanträde den 20 november en utredning om förslag till nytt kommunhus. Därefter har kommunkontoret utarbetat förslag till hyreskontrakt. Eftersom stadsbyggnads- och miljönämnden har i sitt uppdrag att tillhandahålla lokaler till stadens verksamheter ska förslaget till hyreskontrakt remitteras till nämnden innan det kan beslutas av kommunfullmäktige. Ett förslag till hyreskontrakt avseende kontorslokalerna samt ett förslag till kontrakt gällande garage finns nu framtagna. Dessa har remitterats till nämnden från kommunstyrelsen. Staden har anlitat NIRAS i arbetet med att ta fram och förhandla ett hyresavtal mellan staden och AMF. Stadsbyggnads- och miljöförvaltningen har också deltagit i arbetet att ta fram förslaget till hyreskontrakt. Stadsbyggnads- och miljönämndens överläggning Yrkanden Lars Callemo (M) yrkar att nämnden ska besluta enligt följande formulering; Stadsbyggnads- och miljönämnden har beträffande avtalskonstruktionen, dess principer och nivåer, inget att erinra mot förslagen till hyresavtal för kontorslokaler och garage mellan Sundbybergs stad och AMF pensionsförsäkring AB avseende fastigheten Fröfjärden 3. Ordföranden, Anders Lingsten (KD) och Bert Jagerby (V) yrkar bifall till Lars Callemos yrkande. Henrik Persson (FP) yrkar att förslaget till hyresavtalet ska avslås. Proposition Ordföranden ställer först bifall till det utsända förslaget till beslut mot Lars Callemos yrkande, och finner att nämnden bifallit Lars Callemos yrkande. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 9

10 Stadsbyggnads- och miljönämnden Protokoll 15 (26) Sammanträdesdatum: (forts.) Vidare ställer ordföranden Lars Callemos yrkande mot Henrik Perssons avslagsyrkande och finner att nämnden bifallit Lars Callemos yrkande även denna gång. Stadsbyggnads- och miljönämndens beslut 1. Stadsbyggnads- och miljönämnden har beträffande avtalskonstruktionen, dess principer och nivåer, inget att erinra mot förslagen till hyresavtal för kontorslokaler och garage mellan Sundbybergs stad och AMF pensionsförsäkring AB avseende fastigheten Fröfjärden 3. Reservation Henrik Persson (FP) reserverar sig mot beslutet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 10

11 Kommunkontoret (6) Dnr KS-0368/2012 Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott Hyreskontrakt för lokal med Råsten KB avseende Allaktivitetshus, Sturegatan 10-12, Centrala Sundbyberg, minoritetsåterremitterat på kommunfullmäktiges sammanträde den 22 oktober 2012 Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens protokoll den 27 september Stadsbyggnads- och miljönämndens protokoll den 27 september Kommunfullmäktiges protokoll den 22 oktober Kommunkontorets skrivelse den 3 december 2012 Förslag till hyreskontrakt för lokal med Råsten KB avseende Allaktivitetshus, Sturegatan 10-12, Centrala Sundbyberg Sammanfattning Kommunfullmäktige gav 2011 kommunstyrelsen i uppdrag att skapa ett Föreningarnas hus. Ett förslag till hyreskontrakt har tagits fram. Hyrestiden gäller från och med den 1 januari 2013 till och med den 31 december Bashyran är 4,3 mnkr/år. Kostnader som tillkommer utöver bashyran är värme (preliminärt 216 tkr/år), kyla (preliminärt 108 tkr/år), fastighetsskatt (för närvarande 350 kr/år) samt avfall/restprodukter (preliminärt 27 tkr/år). Avtalet anger att hyresgästen, det vill säga staden, ska stå för ytterligare kostnader, vars storlek för närvarande inte är kända; bl.a. inre underhåll, installation av inpasseringssystem, inbrottslarm samt eventuella kompletteringar av lokalernas befintliga brandlarm. Kultur- och fritidsnämnden yttrade sig den 27 september 2012; ambitionen bör vara att föreningslivets behov är styrande och att det är föreningslivet som ska svara för driften av Föreningarnas hus. Staden bör påbörja utredning av olika driftsalternativ, där ett alternativ är att staden driver huset. Utredningen bör särskilt belysa vilken nämnd som ska ansvara för vidareuthyrningen av lokaler i Föreningarnas hus. För det fall kultur- och fritidsnämnden avses ansvara för driften av Föreningarnas hus förutsätts att budgetmedel för full lokalkompensation och drift tillförs nämndens budget för 2013 med plan 2014 och Stadsbyggnads- och miljönämnden föreslog den 27 september 2012 kommunfullmäktige att godkänna avtalet om Föreningarnas hus med Råsten KB. Stadens nämnders reglementen anger att dessa ska träffa och häva avtal inom nämndens verksamhetsområde inom av kommunfullmäktige fastställd ekonomisk ram. Avtalstiden får dock totalt inte överstiga fyra år. Kommunfullmäktige ska Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: Organisationsnummer: kommunstyrelsen@sundbyberg.se 11

12 Kommunkontoret (6) Dnr KS-0368/2012 således besluta i ärendet. Kommunfullmäktige beslutade den 22 oktober 2012 minoritetsåterremittera ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar 1. Hyreskontrakt för lokal med Råsten KB avseende Allaktivitetshus, Sturegatan 10-12, Centrala Sundbyberg godkänns att gälla från och med den 1 mars Kommunstyrelsen får i uppdrag att skyndsamt, tillsammans med kompetens- och arbetsmarknadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och stadsbyggnads- och miljönämnden, utreda driftformen för Allaktivitetshus och sedan genomföra resultatet av denna utredning. 12

13 Kommunkontoret (6) Dnr KS-0368/2012 Bakgrund Uppdraget gavs 2011 Kommunstyrelsen fick i budget 2011 uppdraget att skapa ett Föreningarnas hus. I budget 2011 avsattes 0,5 mnkr i investeringsbudgeten för en förstudie/program. Årsredovisningen för 2011 anger att antalet samlingsplatser ska öka bl.a. genom att skapa ett Föreningarnas hus, att arbetet med att skapa ett Föreningarnas hus har påbörjats och fortgår i samverkan med Fastighets AB Förvaltaren, privata aktörer och stadsbyggnads- och miljöförvaltningen samt att uppdraget inte är klart; förstudie Föreningarnas hus fortsätter under Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott På kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskotts sammanträde den 19 mars 2012 var en av diskussionspunkterna Föreningarnas hus. Föredragande var chefen för stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. Av protokollet framgår att föredragande redogjorde för utredningen om ett Föreningarnas hus i staden. Underlaget som presenterades för utskottet hade arbetats fram av föredragande samt den dåvarande chefen för kultur- och fritidsförvaltningen. Presentationen innehöll en översiktlig behovsbedömning samt redogörelse för frågor om lokal och ekonomi. Den 23 april 2012 behandlade kommunfullmäktiga ärendet om ombudgetering av investeringsmedel från 2011 till Av ärendet framgår att hela beloppet om 0,5 mnkr fördes över till Det innebär att inga investeringsmedel användes under Den 17 september 2012 informerades styrnings- och ägarutskottet. Föredragande var chefen för stadsbyggnads- och miljöförvaltningen. Den 20 september 2012 remitterades förslag till hyresavtal till kultur- och fritidsnämnden och stadsbyggnads- och miljönämnden. Den 27 september 2012 behandlade de båda nämnderna ärendet. Den 8 oktober 2012 behandlades ärendet i styrnings- och ägarutskottet och kommunstyrelsen. Den 22 oktober 2012 beslutade fullmäktige minoritetsåterremittera ärendet. Ekonomi Förslag till budget 2013 innehåller pengar för hyran (kultur- och fritidsnämndens budget). Beloppet, som var en preliminär bedömning av stadsbyggnads- och miljönämnden innan förslag till avtal var på plats, uppgår till 5,3 mnkr och avsågs täcka bashyra 13

14 Kommunkontoret (6) Dnr KS-0368/2012 kostnader för värme, kyla, fastighetsskatt samt avfall/restprodukter, samt stadsbyggnads- och miljönämndens påslag om 1,5 procent, på den totala hyran, för administration Stadsbyggnads- och miljönämnden gör nu, efter att förslag till avtal är på plats, bedömningen att det korrekta beloppet, under förutsättning att förbrukning enligt avtal inte frångår det normala, ska vara 5,1 mnkr. Bashyran är 4,3 mnkr/år. Kostnader som tillkommer utöver bashyran är värme (preliminärt 216 tkr/år), kyla (preliminärt 108 tkr/år), fastighetsskatt (för närvarande 350 kr/år) samt avfall/restprodukter (preliminärt 27 tkr/år). Därtill tillkommer således påslaget om 1,5 procent för stadsbyggnads- och miljönämndens administration. Avtalet anger att hyresgästen, det vill säga staden, ska stå för ytterligare kostnader, vars storlek för närvarande inte är kända; bl.a. inre underhåll, installation av inpasseringssystem, inbrottslarm samt eventuella kompletteringar av lokalernas befintliga brandlarm. I kultur- och fritidsnämndens budget 2013 finns, som ovan angetts, 5,3 mnkr. Det innebär ett utrymme om 0,2 mnkr för de ytterligare kostnader vars storlek ännu inte är kända. Mot bakgrund av att avtalet föreslås gälla från och med den 1 mars 2013, och således inte får en helårseffekt, kan de ökade kostnaderna som nämns ovan hanteras inom budgetram. Det finns 0,3 mnkr för inventarier i kultur- och fritidsnämndens budget för Det finns i övrigt inga driftpengar i budget Allaktivitetshus Begreppet Föreningarnas hus kan med fördel ändras till att istället benämnas Allaktivitetshus. Detta innebär en utvidgning som har till syfte att omfatta alla sundbybergare, även de som inte är föreningsanslutna vilket är angeläget; alla ska vara välkomna. Den fortsatta hanteringen Det är kommunstyrelsen som fått fullmäktiges uppdrag och chefen för stadsbyggnads- och miljöförvaltningen har hittills arbetat på kommunstyrelsens uppdrag i den här frågan. Arbetet har bedrivits tillsammans med den dåvarande chefen för kultur- och fritidsförvaltningen. Stadsbyggnads- och miljönämndens ansvar Reglemente för stadsbyggnads- och miljönämnden anger att nämnden ska ha hand om förvaltningen av kommunens inhyrda lokaler i den mån förvaltningen inte 14

15 Kommunkontoret (6) Dnr KS-0368/2012 uppdragits åt någon annan samt att nämnden ska tillhandahålla kommunens övriga nämnder lokaler och anläggningar som behövs för deras verksamhet. Kultur- och fritidsnämndens ansvar Reglemente för kultur- och fritidsnämnden anger att nämnden ska svara för uthyrning av lokaler och anläggningar som kultur- och fritidsnämnden disponerar samt även svara för uthyrning av kommunens övriga verksamhetslokaler. Kultur- och fritidsnämnden utgår i sitt yttrande över hyresavtalet att föreningarna ska vara prioriterad grupp i huset och utifrån detta lyfter inte kultur- och fritidsnämnden sina egna verksamheters behov och möjligheter att bedriva verksamhet i allaktivitetshuset. Utifrån den kommande utredningen bör även kulturoch fritidsnämndens verksamhet beaktas. Det ska i sammanhanget framhållas kultur- och fritidsnämndens kunskap om föreningars verksamhet. Det är angeläget att denna kunskap tas tillvara i det kommande. Kommande utredning Frågan om hur en uthyrning ska hanteras ingår i kommande utredning om driftform. Det ska noteras att kommunkontoret varit i kontakt med Råsten KB efter att kommunfullmäktige minoritetsåterremitterade ärendet och parterna är nu överens om att hyreskontraktet ska gälla från och med den 1 mars Med hyresavtalet som grund ska arbetet fortsätta med att finna den bästa driftformen. Eftersom driftformen ännu inte slutligen är bestämd behöver detta arbete påbörjas skyndsamt och genomföras gemensamt av berörda nämnder. Det kan finnas ytterligare driftsformer än de som kultur- och fritidsnämnden lyfter i sitt yttrande. Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden har tidigare framfört önskemål om att bedriva olika arbetsmarknadsprojekt. Därför bör förutsättningarna för att driva detta som ett arbetsmarknadsprojekt också utredas. Kompetens- och arbetsmarknadsförvaltningen kan således vara en lämplig aktör vad det gäller driften av allaktivitetshuset. I dagsläget finns en praktisk verksamhet, Jobbcenter, på enheten vägledning- och arbete med följande verksamhetsinriktningar, tvätteri, kök/catering, snickeri samt lokalvård. Verksamheten behöver utvecklas och det kan finnas möjligheter att delar av den skulle kunna bedrivas i allaktivitetshuset. Det kan t.ex. handla om yrkesroller såsom vaktmästare, receptionist och cafépersonal vilket är yrkesroller som bör gå att matcha fram bland de deltagare som finns tillgängliga i kompetens- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamhet. Möjligheterna och formerna för detta alternativ behöver således studeras ytterligare. 15

16 Kommunkontoret (6) Dnr KS-0368/2012 Om detta är en framkomlig väg skulle de utan arbete få möjlighet att bidra med sina resurser med sikte på självförsörjning i en miljö som skapar plats för mänskliga möten. I detta sammanhang kommer det också att utkristalliseras vem som ska hyra ut lokalen. Nämnderna har i sina beslutsunderlag olika beskrivningar kring denna fråga. Stadsbyggnads- och miljönämnden utgår ifrån att kultur- och fritidsnämnden hyr ut lokalen men det är inget som är tydligt i kultur- och fritidsnämndens yttrande. När fullmäktige tagit ställning till hyresavtalet övergår det till så kallad verkställighet. Det innebär att det är stadsbyggnads- och miljönämnden som initialt ansvarar för att hyra ut lokaler. Att redan nu slå fast att det är kultur- och fritidsnämnden som ska hyra ut lokalen i andra hand är att gå händelserna i förväg. Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt stadsbyggnads- och miljönämnden får därför i uppdrag att utreda lämplig driftform samt hanteringen av uthyrningen av lokalen och kommunstyrelsen har den samordnande rollen i utredningsarbetet. Göran Langer tf kommundirektör 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 S i d a 1 B i l a g a 1 HYRA OCH TILLÄGG TILL HYRA Hyresvärd: Råsten KB Org.nr: Hyresgäst: Sundbybergs Stad Org.nr: Fastighet: Råsten 4 Kommun: Sundbyberg Kontraktsnr: INDEX- OCH HYRESOMRÄKNINGSKLAUSUL Det i hyreskontraktet angivna hyresbeloppet kronor skall utgöra bashyra. Bashyran skall uppräknas varje kalenderkvartal per den 1 januari, 1 april, 1 juli och 1 oktober med förändringen mot föregående kvartals konsumentprisindex, i enlighet med Statistiska Centralbyråns (SCB) konsumentprisindex (KPI) (totalindex med år 1980 = 100). För att räkna ut förändringen mot föregående kvartals KPI vid första indexuppräkningen av hyran används indextalet för oktober månad år 2011 (313,42= bastal). Detta indextal jämförs med indextalet för tredje kalendermånaden före det månadsskifte fr.o.m. vilket den uppräknade hyran skall gälla. Om indextalet understiger föregående kvartals index skall ingen hyresreglering ske. 2. FASTIGHETSSKATT Hyresgästen skall som tillägg till hyran samtidigt med hyran till hyresvärden erlägga på lokalen belöpande andel av vid varje tillfälle gällande fastighetsskatt, eller annan skatt eller avgift, som riksdag, regering, kommun eller annan myndighet har bestämt eller kan komma att bestämma. Skulle eventuella kostnadsökningar enligt ovan uppkomma p.g.a. högre taxeringsvärde eller av annan anledning skall hyresgästen också stå för lokalens andel av dessa. Hyresgästens andel skall anses vara 100 procent. Enligt de regler som gäller vid avtalets tecknande utgör ersättningen vid hyrestidens början kronor per år. hg: hv: 21

22 S i d a 2 B i l a g a 1 Om inte annat anges har andelen bestämts efter lokalens area i förhållande till total uthyrningsbar area i fastigheten. 3. EL För elförbrukningen till fastigheten samt de elanläggningar i övrigt som hyresgästen nyttjar tecknar hyresgästen eget abonnemang. 4. VÄRME 5. KYLA 6. VA Värme som förbrukas av hyresgästen bekostas av denne efter av hyresvärden upprättad fördelningsplan. Hyresvärden har rätt att i förskott, samtidigt med hyran, debitera en preliminär kostnad uppgående till kronor per år. Avräkning mot verklig kostnad (förbrukning) sker årsvis i efterskott. Hyresgästens andel skall anses vara 100 procent av fastighetens totala förbrukning. Om inte annat anges har andelen bestämts efter lokalens area i förhållande till total uthyrningsbar area i fastigheten. Kyla som förbrukas av hyresgästen bekostas av denne efter av hyresvärden upprättad fördelningsplan. Hyresvärden har rätt att i förskott, samtidigt med hyran, debitera en preliminär kostnad uppgående till kronor per år. Avräkning mot verklig kostnad (förbrukning) sker årsvis i efterskott. Hyresgästens andel skall i sådant fall anses vara 100 procent av fastighetens totala förbrukning. Om inte annat anges har andelen bestämts efter lokalens area i förhållande till total uthyrningsbar area i fastigheten. I hyran ingår kostnad för VA avseende normal förbrukning för denna typ av lokal. Hyresgästen skall erlägga kostnaden för vattenförbrukning, med tillägg för eventuella administrativa kostnader, utöver den för denna typ av lokal normala, såsom exempelvis för kylmaskiner, maskiner tillhörande driften eller andra speciella apparater. Innan inkoppling sker av dylika maskiner/apparater skall hyresgästen dels inhämta särskilt skriftligt tillstånd till detta av hyresvärden, dels anskaffa, bekosta och installera vattenmätare för uppmätning av vattenförbrukningen 7. GENERELLT BETRÄFFANDE ÅTGÄRDER FÖR ATT MINSKA FASTIGHETENS MILJÖBELASTNING Hyresvärden genomför löpande ett omfattande miljöarbete i syfte att minska fastighetens mediaförbrukning och därmed miljöbelastning. Det kan avse åtgärder för lokalens uppvärmning, ventilationsanläggningar, kylanläggningar, övrig elförbrukning och vattenförbrukning mm. Eventuell kostnadsbesparing som en följd av lägre mediaförbrukning tillfaller hyresvärden. Hyresvärdens åtgärder skall inte leda till någon förändring av hyresgästens hyrestillägg avseende mediaförbrukning. hg: hv: 22

23 S i d a 3 B i l a g a 1 Hyresgästens kostnader för mediaförbrukning skall dock aldrig överstiga den faktiska förbrukningen. 8. RESTPRODUKTSHANTERING, MILJÖFRÅGOR M.M. Samtliga kostnader för restproduktshantering, emballage- och sophämtning skall fördelas mellan hyresgästerna utifrån den andel som belöper på lokalens area i förhållande till total förhyrd area i fastigheten. Hyresgästens andel uppgår till 100 procent, för närvarande kronor per år. Ersättningen debiteras à conto samtidigt med hyran och avräknas mot verklig kostnad årsvis i efterskott. 9. BILPLATSER I hyreskontraktet ingår 2 st utomhusparkeringar på baksidan. För ytterligare bilplats(-er) tecknas separat(-a) avtal. Kostnaden är förnärvarande 800 kr/plats och månad exkl. moms. 10. MERVÄRDESSKATT Hyresgästen är medveten om att hyresvärden är skattskyldig för mervärdesskatt för uthyrning av lokalen. Hyresgästen är skyldig att bedriva mervärdesskattepliktig verksamhet i lokalen och skall utöver hyran erlägga vid varje tillfälle gällande mervärdesskatt. Hyresgästen förbinder sig att inte vidta någon åtgärd (såsom andrahandsuthyrning eller överlåtelse av hyresrätten) som kan medföra att hyresvärdens frivilliga skattskyldighet för mervärdesskatt avseende lokalen upphör att gälla helt eller delvis. Detta medför bland annat att det åligger hyresgästen att tillse att eventuell andrahandsuthyrning blir föremål för erforderligt beslut om frivillig skattskyldighet för mervärdesskatt. Det sagda gäller såväl total som partiell andrahandsuthyrning och även om hyresvärden eller hyresnämnden lämnat tillstånd till andrahandsuthyrningen eller överlåtelsen. Om hyresgästen inte iakttar vad nyss sagts och vidtar åtgärd eller underlåter att vidta åtgärd, som medför att hyresvärdens frivilliga skattskyldighet upphör att gälla helt eller delvis, skall hyresgästen utge ersättning till hyresvärden, så att hyresvärden försätts i samma ekonomiska situation som skulle ha blivit fallet om den frivilliga skattskyldigheten hade fortsatt att gälla. Ersättning skall därvid utges till hyresvärden för bland annat belopp som måste återbetalas till staten enligt reglerna om jämkning av mervärdesskatt samt för försämrat löpande ekonomiskt utfall till följd av förlorad avdragsrätt för ingående mervärdesskatt. Om hyresvärden så begär skall hyresgästen utan dröjsmål ställa godtagbar säkerhet för nu nämnda betalningsskyldighet. hg: hv: 23

24 S i d a 4 B i l a g a TILLÄGG Samtliga tillägg till hyran i hyresavtalet, så som t.ex. indextillägg, värme-, kyl-, fastighetsskattetillägg, är att betrakta som hyra. hg: hv: 24

25 S i d a 1 B i l a g a 2 SÄRSKILDA BESTÄMMELSER Hyresvärd: Råsten KB Org.nr: Hyresgäst: Sundbybergs Stad Org.nr: Fastighet: Råsten 4 Kommun: Sundbyberg Kontraktsnr: TILLTRÄDESDAGEN OCH INFLYTTNING Hyrestiden räknas och hyra utgår fr.o.m. tillträdesdagen. Den i hyreskontraktets huvudformulär angivna tillträdesdagen utgör preliminär tillträdesdag. Detta på grund av att hyresgästens användning av lokalen kräver bygglov för ändrad verksamhet samt att beslut om hyresgästens verksamhet ska tas i kommunfullmäktige. I det fall bygglovet fördröjs alternativt beslut inte tas i nästkommande kommun fullmäktige, och därmed hyresgästanpassningen fördröjs, kan tillträdesdagensdagen komma att flyttas fram. Hyrestiden förskjuts då i motsvarande mån. Det definitiva tillträdesdatumet skall dokumenteras som tillägg till detta hyreskontrakt. Hyresgästen förbinder sig att godtaga de eventuella provisoriska anordningar, injusteringsarbeten, målningskompletteringar etc., som kan anses normala i samband med inflyttningen och även sedan lokalen tagits i bruk. Lokalen är alltså att anse som inflyttningsklar trots att nu angivna arbeten återstår. Hyresgästen är införstådd med att avvikelser från den angivna tillträdesdagen kan förekomma och detta skall icke medföra annan påföljd än att tillträdesdagen och därmed hyresbetalningen flyttas till tid efter sagda dag. Inflyttning får ske vid den på kontraktets sida 1 angivna hyrestidens början. Överenskommelse om tidigare inflyttningsdatum skall vara skriftlig för att vara gällande. Hyresgästen är medveten om att, i den mån överenskommelse träffas om tidigare tillträde till lokalen, eller om tillträde till lokalen annars skulle ske före kontraktstidens början, att hyresförhållandet startar vid det tidigarelagda inflyttningsdatumet som då utgör tillträdesdag och att hyresgästen således skall erlägga hyra från det tidigarelagda inflyttningsdatumet. Hyresgästen skall vid sådant tidigare tillträde till lokalen ansvara för att lokalen är försäkrad och skall således också ta över allt ansvar för lokalen. Hyresgästen skall vidare vid tidigare tillträde till lokalen tillse att eventuella arbeten som hyresvärden utför i lokalen inte störs. 2. LOKALENS UTFORMNING OCH SKICK Lokalen med tillhörande utrymmen uthyres, med beaktande av vad som framgår nedan, hg: hv: 25

26 S i d a 2 B i l a g a 2 i befintligt skick. Planskiss finns i bilaga 4 a. Teknisk beskrivning över hyresvärdens och/eller hyresgästens åtaganden vad gäller iordningställande av lokalen till tillträdesdagen finns i bilaga 4 b. Parterna är överens om att sådan egendom som inför lokalens iordningställande installeras i fastigheten och som till sin natur kan vara fastighets-, byggnads- eller industritillbehör, skall vara hyresvärdens egendom och sålunda kvarstanna i fastigheten då hyresförhållandet upphör. Innan hyresgästen vidtar några installationsåtgärder i fastigheten skall dock särskilt skriftligt godkännande inhämtas från hyresvärden. Oavsett lokalens utformning på ritningarna, äger hyresvärden rätt att utföra sådana ändringar av planlösningen som kan betingas av konstruktionsmässiga eller liknande skäl eller påkallas av vederbörande myndigheter, bland annat i bygglovärenden. Därvid skall i möjligaste mån hänsyn tagas till hyresgästens önskemål. Sedan planlösning med rumsbeskrivning blivit bestämd och projekteringsarbetet för ifrågavarande lokal är avslutat, äger hyresgästen icke påkalla andra ändringar än sådana som kan utföras utan nämnvärd olägenhet för hyresvärden. Sker ändringar därefter skall hyresgästen svara för härigenom uppkomna merkostnader. Överenskommelse om dessa kostnader skall träffas innan ändringsarbetena påbörjas. Sedan byggnadsarbete påbörjats må ändringar i tidigare godkänt program ske endast under förutsättning att parterna är ense om hur ändringen skall genomföras, varvid uppkommande merkostnader skall erläggas kontant av hyresgästen såvida ej annat överenskommes. 3. LOKALENS STORLEK, OMFATTNING OCH ANVÄNDNING Genom detta hyresavtal uthyres: BTA ca m² att användas till kontor och samlingslokal. Hyresgästen är väl medveten om bestämmelserna i kontraktsformuläret samt i bilaga 1 punkt 8 avseende hyresgästens skyldighet att ersätta hyresvärden för det fall hyresvärdens frivilliga skattskyldighet upphör att gälla. Omfattningen av de förhyrda lokalerna har markerats på bifogad(e) ritning(ar), bil UNDERHÅLL Hyresvärden ansvarar för utvändigt underhåll av byggnaden(fasader, tak och fönster) samt för underhåll av fastighetens grundinstallationer avseende värme, kyla, ventilation och sanitet. Hyresgästen äger inte rätt till nedsättning i hyran när hyresvärden utför arbeten för att sätta lokalen i avtalat skick eller utför sedvanliga underhållsåtgärder i hg: hv: 26

27 S i d a 3 B i l a g a 2 fastigheten. Hyresvärden ansvarar för underhåll och eventuellt utbyte av vitvaror som fanns i lokalen vid kontraktstecknandet (exempelvis kyl, frys, spis, mikro). Hyresvärden ansvarar även för underhåll på samtliga utvändiga dörrar och portar och tillhörande dörrstängare. Hyresgästen svarar för allt inre underhåll(exkl ovanstående gällande vitvaror) förutom vad som anges i föregående stycke. Hyresgästen svarar således för underhåll av samtliga ytskikt, egna installationer och lås- och larmanordningar samt för underhåll av egen och av hyresvärden tillhandahållen inredning och utrustning tillhörande lokalen. Som exempel på hyresgästens underhållsplikt kan vidare nämnas ytskiktsunderhåll vad gäller golv, väggar med tillhörande dörrar, portar, mekaniska installationer till dörrar och portar, innertak/ undertak, belysningsarmaturer, fönster, persienner, markiser, svagströmsinstallationer etc. Hyresgästen ansvarar för underhåll och utbyte av all specifik utrustning i caféet. Beträffande fönster omfattar hyresgästens ansvar såväl utvändig som invändig fönsterputsning. Underhåll av väggar och tak omfattar lagning av uppkomna skador, målning och i förekommande fall tapetsering. Ytskikt på trägolv, linoleum, stengolv eller betonggolv skall fortlöpande lagas, slipas och i förekommande fall permanentbehandlas. Utbyte av glödlampor, lysrör och tändare inom lokalen ombesörjes av hyresgästen på egen bekostnad. 5. SKADOR Hyresgästen ansvarar för samtliga skador som uppkommer i lokalen under hyrestiden. Detta gäller oavsett vem som är skyldig till skadan, d.v.s. även om den orsakats av utomstående. Det åligger hyresgästen att teckna och vidmakthålla försäkring som täcker hyresgästens ansvar. Om fastigheten i övrigt skadas under hyrestiden och skadan uppkommit på grund av vållande av någon som hyresgästen svarar för enligt detta hyreskontrakt eller 12 kap jordabalken, skall hyresgästen hålla hyresvärden skadeslös. 6. DRIFT Fastighetens grundinstallationer avseende ventilation och kyla kan driftsättas enligt hyresgästens specifika önskemål kring drifttider då hyresgästen själv bekostar förbrukningen genom egna abonnemang. Fastighetens ventilationsanläggning är inte dimensionerad för mer än normal kontorsverksamhet. Ersättning och/eller nedsättning av hyran skall ej utgå på grund av tillfälliga avbrott i försörjningen med vatten, avlopp, värme, kylning av luft, ventilation, elenergi, telekommunikation, hissar eller annat dylikt. Vid underhålls- och ombyggnadsarbete som kräver stopp under ordinarie kontorstid skall hyresvärden informera hyresgästen i god tid. hg: hv: 27

28 S i d a 4 B i l a g a 2 7. ÄNDRINGS- OCH INREDNINGSARBETEN UNDER HYRESTIDEN Hyresgästen har rätt att, sedan skriftlig överenskommelse om detta träffats med hyresvärden, på egen bekostnad utföra inrednings- och eller installations- eller ändringsarbeten i lokalen [eller annars inom fastigheten]. Hyresgästen skall, innan överenskommelse kan träffas, till hyresvärden överlämna ritningar och beskrivningar för granskning samt anlita av hyresvärden godkänd entreprenör. Hyresgästen svarar för att arbetet utförs på ett fackmannamässigt sätt samt för att dylika arbeten inte skadar byggnaden eller föranleder ökade kostnader för hyresvärden. Parterna är överens om att, om inte annat särskilt skriftligen avtalats, sådan egendom som hyresgästen med hyresvärdens godkännande låter installera i fastigheten och som till sin natur kan vara fastighets-, byggnads- eller industritillbehör, skall vara hyresvärdens egendom och sålunda kvarstanna i fastigheten då hyresförhållandet upphör. För hyresgästen gäller att radiatorer eller andra uppvärmningsanordningar, sprinklerhuvuden, eller anordning för ventilation inte får byggas in i inredning, så att effekten av sådana anordningar försämras. Utrymmen av sådan art, att fastighetsskötare och personal från exempelvis energi- VA- och teleleverantör måste ha tillgång till dessa, skall hållas lätt tillgängliga. Utrymningsvägar får inte blockeras. 8. FRAMDRAGNING AV LEDNINGAR M.M. Hyresvärden äger rätt att genom lokalen framdraga ledningar för värme, ventilation, kyla, vatten, avlopp och elenergi. Vid sådan ledningsdragning åligger det hyresvärden att i god tid underrätta hyresgästen om arbetets art och omfattning samt när och under vilken tid arbetet skall utföras. Arbetet skall utföras med största möjliga skyndsamhet och på ett sätt som minimerar olägenheterna för hyresgästen. Förutsatt att hyresvärden iakttager vad som föreskrivs i föregående stycke skall hyresgästen inte vara berättigad till nedsättning av hyran för det intrång som arbetet medför. 9. BRANDSYN OCH REVISIONSBESIKTNINGAR 10. BRAND Kostnader för brandsyn av förhyrd lokal, revisions- el- och andra verksamhetsanknutna besiktningar och därav betingade åtgärder bekostas av hyresgästen. Hyresvärden ansvarar för och bekostar de syner och besiktningar som fastighetens tekniska installationer kräver. Hyresgästen ansvarar för installation samt drift och underhåll av samtliga egna larminstallationer och inpasseringssystem. Som exempel på larminstallationer kan nämnas branddörr- brandlarm- dörrkontroll- inbrottslarm- utrymningslarm- och signalanläggningar. hg: hv: 28

29 S i d a 5 B i l a g a RESTPRODUKTSHANTERING, MILJÖFRÅGOR M.M. Hyresvärden tillhandahåller inom ramen för hyresvärdens miljöpolicy utrymme för uppsamling av restprodukter enligt följande. I den omfattning det åligger hyresvärden att dels tillhandahålla utrymme för lagring av sopor/emballage, dels ordna borttransport av sådant avfall, åligger det hyresgästen att sortera och placera avfall i avsett kärl på avsedd plats liksom att utan kompensation medverka till den ytterligare källsortering som hyresvärden kan komma att besluta. Miljöfarligt avfall eller riskavfall får ej lämnas i fastighetens soputrymme eller på annan plats på fastigheten. Hyresvärd och hyresgäst är medvetna det ansvar som enligt miljöbalken i vissa situationer kan åligga verksamhetsutövare och fastighetsägare. Med hänsyn till det ansvar som kan komma att åligga någon av eller båda parterna avtalas härmed att regeln om preskription i jordabalken 12:61 inte skall tillämpas i hyresförhållandet såvitt avser ansvar enligt miljöbalken. Parterna är vidare medvetna om att preskriptionslagen inte är tillämplig på efterbehandlingsansvar enligt miljöbalken. Utvändigt upplag får inte förekomma utan hyresvärdens skriftliga medgivande. 12. SKYLTAR Efter särskild överenskommelse med hyresvärden har hyresgästen rätt att nyttja fasadeller annan yta för ljusreklam eller annan skyltning. Skyltförslaget skall godkännas av hyresvärden före ansökan om bygglov för skylten inges. Hyresgästen är skyldig att följa av hyresvärden anvisad placering av skylten. Drift och underhåll, reparationer samt ev. byten av ljusreklam eller annan skyltning skall bekostas av hyresgästen. I det fall skylten är störande eller annars inverkar menligt på annan hyresgästs verksamhet skall den avskärmas på ett tillfredsställande sätt eller nedmonteras. Hyresgästen ansvarar för skada på egendom eller person som skylten (istappar/ bristande snöröjning) kan orsaka hyresvärden eller tredje man. Vid mera omfattande fastighetsunderhåll, såsom fasadrenoveringar etc., åligger det hyresgästen att på egen bekostnad och utan ersättning nedmontera och åter uppmontera skylt. Vid avflyttning åligger det hyresgästen att återställa husfasad etc. i godtagbart skick. 13. SNÖRÖJNING Snöröjning av mark och tak samt sandning och upptagning av sand på fastigheten ombesörjs av hyresvärden. Hyresgästen är medveten om, och accepterar, att vissa problem med framkomligheten kan förekomma vid extrema vädersituationer. hg: hv: 29

30 S i d a 6 B i l a g a ÖVERLÅTELSE OCH ANDRAHANDSUPPLÅTELSE Hyresgästen äger rätt att, med hyresvärdens skriftliga samtycke, överlåta hyresrätten eller göra andrahandsupplåtelse av lokalen. 15. AVFLYTTNING Vid hyresförhållandets upphörande skall hyresgästen återlämna lokalen i godtagbart skick. Hyresgästen skall tillsammans med hyresvärden genomföra en avflyttningsbesiktning av lokalen. Besiktningen skall protokollföras och brister noteras. I det fall hyresgästen erlagt en säkerhet ges denna tillbaka efter godkänd besiktning. Hyresvärden äger dock rätt att från säkerheten avräkna eventuella ersättningskrav som konstateras vid besiktningen. Om lokalen vid återlämnandet brister i återställande, underhåll eller städning, så äger hyresvärden rätt att låta reparera och städa lokalen på hyresgästens bekostnad. Senast den sista dagen av hyrestiden eller om hyresförhållandet dessförinnan upphör, vid tidpunkten vid sådant upphörande, skall hyresgästen på egen bekostnad avlägsna honom tillhörande egendom såsom lös inredning, affärsinventarier, skyltar och varor m.m. Egendom som ej avlägsnats senast på avflyttningsdagen skall anses som övergiven och tillfaller hyresvärden. Hyresvärden äger dock rätt att på hyresgästens bekostnad bortforsla övergiven egendom, sopor, miljöfarligt avfall och dylikt. Hyresgästen är medveten om att om lokalen vid återlämnandet brister i återställande, kan detta leda till ekonomisk skada för hyresvärden till följd av exempelvis att lokalen inte omgående kan visas för presumtiva hyresgäster eller hyras ut, och att hyresgästen i sådant fall är skyldig att ersätta sådan skada. Hyresgästen skall på avflyttningsdagen till hyresvärden överlämna samtliga port- och dörrnycklar, eller motsvarande, även om de anskaffats av hyresgästen. Hyresvärden äger rätt att på hyresgästens bekostnad omlägga samtliga lås som ingår i huvudnyckelsystemet i den förhyrda lokalen, om ej samtliga utkvitterade nycklar och nycklar som hyresgästen låtit tillverka återlämnas till hyresvärden senast på avflyttningsdagen. 16. VILLKOR FÖR HYRESKONTRAKT, BYGGLOV Lokalens användning och verksamhet kräver installation av ett nödutrymningstrapphus. För denna förändring av fastigheten samt ändring av verksamhet krävs bygglov. Detta hyreskontrakt är därför för sin giltighet beroende av att bygglovet för nödtrapphus och ändra verksamhet godkänns av stadsbyggnadskontoret. hg: hv: 30

31 S i d a 7 B i l a g a REGISTRERINGSBEVIS OCH ADRESS Hyresgästen skall vid undertecknande av hyreskontraktet till hyresvärden överlämna ett aktuellt registreringsbevis. Hyresgästen är skyldig att omgående meddela hyresvärden alla förändringar i bolaget vad beträffar: - ändring av styrelseledamot eller styrelsesuppleant - ändring av firmabeteckning - ändring av firmatecknare. Meddelandet skall ske skriftligen genom att hyresgästen till hyresvärden översänder nytt bolagsbevis/registreringsbevis alternativt ändringsbevis där förändringarna framgår. Om hyresgästen är enskild näringsidkare äger hyresvärden rätt att på anmodan erhålla kopia av bokslutshandlingar. hg: hv: 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 Stadsbyggnads- och miljönämnden Protokoll 3 (4) Sammanträdesdatum: Dnr: SMN-1194/2012 Hyresavtal avseende lokaler för ett Föreningarnas hus i centrala Sundbyberg Beslutsunderlag Förslag till hyresavtal mellan Sundbybergs stad och Råsten KB, nr med tillhörande bilagor 1-4 Stadsbyggnads- och miljöförvaltningens skrivelse den 20 september Tillkommande beslutsunderlag Folkpartiets underlag den 27 september Sammanfattning Kommunstyrelsen har skickat förslaget på hyresavtal till stadsbyggnads- och miljönämnden samt kultur- och fritidsnämnden på remiss. Hyresavtalet avser inhyrning av fastighet för staden att etablera ett Föreningarnas hus. Stadsbyggnadsoch miljöförvaltningen samt kultur- och fritidsförvaltningen har varit med i arbetet att ta fram ett förslag till hyresavtal. Den aktuella fastigheten Råsten 4 ligger på adressen Sturegatan 10-12, och byggdes en gång i tiden som Folkets hus i Sundbyberg. Verksamheten i Föreningarnas hus ska drivas av kultur- och fritidsnämnden. Avtalet är på 10 år, med preliminär inflyttning , avtalet ska därför beslutas i kommunfullmäktige. Kontraktet avser momsad verksamhet. Det innebär att om kultur- och fritidsnämnden hyr ut till omomsad verksamhet i andra hand måste avtalet kompletteras med information om detta, och så kommer fastighetsägaren att ta ut momsersättning för drift, underhåll och investeringskostnader, preliminärt minst 300 tkr/år. Kultur- och fritidsnämnden står för det inre underhållet. Kostnader för värme och kyla mot verklig kostnad. Avräkning sker årsvis i efterskott. Preliminär debitering tkr/år. Kostnad för fastighetsskatt mot verklig kostnad. För närvarande 350 tkr/år. Kostnad för avfall/restprodukter mot verklig kostnad. Avräkning årsvis i efterskott. Preliminär debitering 27 tkr/år. Utrymme för avfallet finns i intilliggande fastighet. Kostnader tillkommer för inpasseringssystem, inbrottslarm och eventuella kompletteringar av brandlarm Kostnader tillkommer för ytterligare anpassningar än vad som anges i kontraktet 2 stycken p-platser ingår. Det går att hyra till fler p-platser på fastigheten och även garageplatser i närheten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 49

50 Stadsbyggnads- och miljönämnden Protokoll 4 (4) Sammanträdesdatum: (forts.) Stadsbyggnads- och miljönämndens överläggning Yrkande Henrik Persson (FP) yrkar att stadsbyggnads- och miljönämnden föreslår kommunfullmäktige att inte godkänna avtalet om Föreningarnas hus med Råsten KB. Bert Jagerby (V) yrkar bifall till utsänt förslag. Ordföranden yrkar också bifall till det utsända förslaget. Magdalena Schröder (M) instämmer i Henrik Perssons yrkande. Proposition Ordföranden ställer Henrik Perssons yrkande mot bifall till utsänt förslag, och finner att nämnden bifallit utsänt förslag till beslut. Stadsbyggnads- och miljönämndens beslut 1. Stadsbyggnads- och miljönämnden föreslår kommunfullmäktige att godkänna avtalet om Föreningarnas hus med Råsten KB. Reservation Henrik Persson (FP), Magdalena Schröder (M), Hans Beausang (M), Tryggve Gannholm (M) och Marcus Bertilsson (-) reserverar sig mot beslutet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 50

51 Kommunfullmäktige Protokoll 24 (66) Sammanträdesdatum: Dnr: KS-0368/2012 Hyreskontrakt för lokal med Råsten KB avseende Föreningarnas hus, Sturegatan 10-12, Centrala Sundbyberg Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens protokoll den 27 september Stadsbyggnads- och miljönämndens protokoll den 27 september Kommunkontorets skrivelse den 28 september 2012 Förslag till hyreskontrakt för lokal med Råsten KB avseende Föreningarnas hus, Sturegatan 10-12, Centrala Sundbyberg Moderaternas och Folkpartiet liberalernas gemensamma skrivelse den 8 oktober 2012 Kommunstyrelsens styrnings och ägarutskotts protokoll den 8 oktober 2012, 76 Moderaternas och Folkpartiet liberalernas gemensamma skrivelse den 8 oktober 2012 Kommunstyrelsens protokoll den 8 oktober 2012, 234 Sammanfattning Kommunfullmäktige gav 2011 kommunstyrelsen i uppdrag att skapa ett Föreningarnas hus. Ett förslag till hyreskontrakt har tagits fram. Hyrestiden gäller från och med den 1 januari 2013 till och med den 31 december Bashyran är 4,3 mnkr/år. Kostnader som tillkommer utöver bashyran är värme (preliminärt 216 tkr/år), kyla (preliminärt 108 tkr/år), fastighetsskatt (för närvarande 350 kr/år) samt avfall/restprodukter (preliminärt 27 tkr/år). Avtalet anger att hyresgästen, det vill säga staden, ska stå för ytterligare kostnader, vars storlek för närvarande inte är kända; bl.a. inre underhåll, installation av inpasseringssystem, inbrottslarm samt eventuella kompletteringar av lokalernas befintliga brandlarm. Kultur- och fritidsnämnden yttrade sig den 27 september 2012; ambitionen bör vara att föreningslivets behov är styrande och att det är föreningslivet som ska svara för driften av Föreningarnas hus. Staden bör påbörja utredning av olika driftsalternativ, där ett alternativ är att staden driver huset. Utredningen bör särskilt belysa vilken nämnd som ska ansvara för vidareuthyrningen av lokaler i Föreningarnas hus. För det fall kultur- och fritidsnämnden avses ansvara för driften av Föreningarnas hus förutsätts att budgetmedel för full lokalkompensation och drift tillförs nämndens budget för 2013 med plan 2014 och Stadsbyggnads- och miljönämnden föreslog den 27 september 2012 kommunfullmäktige att godkänna avtalet om Föreningarnas hus med Råsten KB. Stadens nämnders reglementen anger att dessa ska träffa och häva avtal inom nämndens verksamhetsområde inom av kommunfullmäktige fastställd ekonomisk ram. Avtalstiden får dock totalt inte överstiga fyra år. Kommunfullmäktige ska således besluta i ärendet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 51