Tekniska förvaltningen i Lund. Förfrågningsunderlag. Särskoleskjutsar Dnr: 11/408. Huvudtext

Transkript

1 Huvudtext daterad Sidan 1 av 9 Tekniska förvaltningen i Lund Förfrågningsunderlag avseende Särskoleskjutsar Dnr: 11/408 Huvudtext

2 Huvudtext daterad Sidan 2 av 9 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING OCH BAKGRUND DEFINITIONER KOMMUNEN TRAFIKFÖRETAGET FÖRTECKNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET UPPHANDLINGSFORM OCH KOMMANDE AVTAL TILLHANDAHÅLLANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG ANBUDSADRESS OCH ANBUDSMÄRKNING ANBUD SENAST OCH ANBUDS GILTIGHET UPPHANDLINGSTIDER AVTALSTID OCH OPTION SAMT TRAFIKERINGSPERIOD OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS SÄRSKILT OM AVTALSÖVERLÅTELSER OCH UNDERENTREPRENÖRER UPPSTÄLLNING AV ANBUD UPPFYLLDA KRAV, AVVIKELSER OCH RESERVATIONER INTYG INTYG REGISTRERINGSBEVIS ORGANISATION, ERFARENHET OCH KOMPETENS EKONOMI OCH RISKKLASS TRAFIKPLANERINGSSYSTEM KVALITETS OCH MILJÖ PROJEKTSTART OCH UPPSTARTSPLAN UTBILDNING AV FÖRARE OCH BEMANNING AV TRAFIKPLANERINGSCENTRALEN, TPC GÄLLANDE TRAFIKTILLSTÅND OCH ANSVARSFÖRSÄKRING UNDERENTREPRENÖRER OFFERERADE PRISER SKA INFÖRAS I ANBUDSFORMULÄR PRIS CHECKLISTA ANBUDSPRÖVNING PRÖVNING STEG 1 KVALIFICERING PRÖVNING STEG 2 - ANBUDSUTVÄRDERING SKV FÖRFRÅGNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN... 9

3 Huvudtext daterad Sidan 3 av 9 1 Inledning och bakgrund Elever vid Särskolan ska enligt skollagen kostnadsfritt erhålla för utbildningen erforderliga resor. Särskoleskjutsar avser dagliga samordnade resor under Läsåret från antingen bostad eller korttidsboende till antingen skola, fritidshem eller bad. Efter skolan transporteras särskoleelever till antingen bostad, korttidsboende eller den kommunala omsorgsform som tar vid efter skolan. Kommunen eller Trafikföretaget har inget ytterligare ansvar att från denna kommunala omsorgsform transportera eleven till bostaden. Eleven har endast rätt till en (1) transport i vardera riktningen per dag. Lunds kommun har genom samverkansavtal med kommunerna Burlöv, Kävlinge, Staffanstorp och Lomma ansvar för undervisning av särskoleelever från dessa kommuner. Genom samverkansavtalet har Lunds kommun även ansvar för särskoletransporter avseende särskoleelever i Burlöv, Kävlinge och Staffanstorp. I enstaka fall gäller samarbetet avseende särskoleskjutsar även andra närliggande kommuner. I Lunds kommun bedrivs särskoleverksamhet vid grund-och gymnasiesärskola, för närvarande vid 9 skolor, och dessa redovisas i bilaga 4. Eleverna kommer dels från Lunds kommun, dels från ovan nämnda kommuner. Det förekommer även att elever går i särskola i sin hemkommun. Under läsåret fanns 165 elever med särskoleskjuts varav 18 elever var rullstolsburna och 10 elever hade personlig assistent som medföljde. Kommunen har med denna upphandling för avsikt att upphandla särskoleskjutsar i Lunds kommun med ovan aktuella samverkanskommuner, Burlöv, Kävlinge och Staffanstorp, i enlighet med de villkor och förutsättningar som anges i denna förfrågan med tillhörande bilagor, förtecknade i punkt 3 nedan. Trafikföretaget ansvarar för, såväl bemanning av Trafikplaneringscentralen, TPC, som genomförandet av de fysiska särskoleskjutsarna. Trafikföretaget ansvarar även för all planeringen av särskoleskjutsarna inklusive samordnade fasta turer inför varje nytt läsår samt för kontakterna. med skola och elever/föräldrar. Föreliggande upphandling baseras på särskoleskjutsarnas volym som utförts under Läsåret 2010/2011 och så som den beskrivs i Trafikbeskrivningen, bilaga 3. Prövning av anbuden kommer att baseras på denna trafik. Under avtalstiden kommer antalet särskoleelever och därmed transportvolymerna att förändras och Kommunen kan därför inte garantera omfattningen av särskoleskjutsarna under avtalstiden. Upphandlingen administreras av Tekniska förvaltningen, men ett kommande avtal kommer att tecknas mellan Kommunen genom Barn- och skolförvaltning Lunds Stad och Trafikföretaget. 2 Definitioner Definitionerna nedan används i förfrågningsunderlaget. I förfrågningsunderlagets bilaga 1, Modellavtal och i övriga handlingar i förfrågningsunderlaget återfinns fler definitioner. 2.1 Kommunen Med Kommunen i denna upphandling avses Lunds kommun, org. nr och de samverkande kommunerna Burlöv, Kävlinge Staffanstorp samt i enstaka fall andra närliggande kommuner enligt punkt Trafikföretaget Med Trafikföretaget avses anbudsgivare i denna upphandling och Kommunens part i kommande avtal.

4 Huvudtext daterad Sidan 4 av 9 3 Förteckning av förfrågningsunderlaget Nedan förtecknade handlingar som tillsammans bildar förfrågningsunderlaget. Handling Bilaga Denna huvudtext Modellavtal 1 Kravspecifikation Krav på Trafikföretagets datoriserade planeringssystem 2 2a Trafikbeskrivning inklusive transportvolymer läsåret Summa trafikvolymer Exemplifiering av samordnad tur och debiteringsfördelning 3 3a 3b Särskoleenheter Lund 4 Miljözoner för tung trafik 5 Anbudsformulär Pris 6 Checklista anbud 7 4 Upphandlingsform och kommande avtal Upphandlingen genomföres som öppen upphandling enligt Lag om offentlig upphandling (LOU) SFS 2007:1091. Efter genomförd upphandling kommer en överenskommelse, Avtalet, att tecknas mellan Trafikföretaget och Kommunen. Ett kommande Avtal baseras i huvudsak på förfrågningsunderlaget med Modellavtalet med tillhörande bilagor. Därtill kommer eventuella kompletteringar under anbudstiden och uppgifter i Trafikföretagets anbud. Avtalet kommer att upprättas på svenska och vara baserat på svensk lag. 5 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget kommer att finnas tillgängligt via Kommunens hemsida samma dag som annonser publiceras i TED och hur intresserande anbudsgivare får del av förfrågningsunderlaget framgår av annonsen. 6 Anbudsadress och anbudsmärkning Anbud inlämnas skriftligt på papper och korrekt undertecknat i ett original och två likalydande kopior i slutet neutralt kuvert och ska sändas per post och/eller överlämnas till följande adress: Lunds kommun, Tekniska förvaltningen Byggmästaregatan LUND På omslag anges: Anbud Särskoleskjutsar, Dnr 11/408. Anbud på fax eller e-post kommer inte att prövas, då sekretessen vid dessa förfaranden ej kan garanteras. 7 Anbud senast och anbuds giltighet Anbud skall vara Lunds kommun, Tekniska förvaltningen tillhanda senast Kontorstid vardagar är kl Anbud skall vara giltiga i sex (6) månader räknat från sista anbudsdag. Anbudets giltighet upphör således inte i och med att Kommunen fattar Tilldelningsbeslut.

5 Huvudtext daterad Sidan 5 av 9 8 Upphandlingstider Tider för upphandlingen från sista dag för anbud tills att ett kommande avtal är beräknat att träda i kraft framgår av nedanstående preliminära upphandlingstider. Aktivitet Datum Sista dag för frågor Enligt punkt 14 nedan Sista dag för anbud Enligt punkt 7 ovan Anbudsöppning på Tekniska Förvaltningen Anbudsprövning till Tilldelningsbeslut preliminärt Överprövningstid (Avtalsspärr) till Avtalet träder i kraft Trafikstart Avtalstid och option samt trafikeringsperiod Se Modellavtalet, bilaga Offentlighet och sekretess Under upphandlingen råder upphandlingssekretess enligt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Efter genomförd upphandling kommer anbud och upphandlingsdokument att hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen och offentlighets- och sekretesslagen. Envar kan då begära att få ta del av inkomna anbud och upphandlingsdokument. Vid sådan begäran gör Kommunen en sekretessprövning bl. a. med hänsyn till offentlighets- och sekretesslagens skydd för företagshemligheter, varefter beslut fattas om en handling kan utlämnas eller ej. Sådant beslut kan överprövas av förvaltningsdomstol. Anbudsgivare kan i sitt anbud ange exakt vilka uppgifter i anbudet som Anbudsgivaren önskar sekretessbeläggning på samt på vilket sätt Anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifter röjs. Anges ingen begäran om sekretess tolkas detta som att Anbudsgivaren ej har några krav på sekretessbeläggning. Kommunen saknar dock legal möjlighet att garantera, att information som anbudsgivaren anger som skyddsvärd, kommer att erhålla skydd vid en eventuell sekretessprövning. 11 Särskilt om avtalsöverlåtelser och Underentreprenörer Kommunen eftersträvar långsiktigt samarbete och har en mycket restriktiv inställning till att avtal överlåts under avtalstiden. Trafikföretaget skall utföra uppdraget i enlighet med lämnat anbud. Ett upphandlingskontrakt kan, enligt en dom i EG-domstolen, endast byta ägare om det inte innebär någon väsentlig förändring av kontraktsvillkoren. Partsbyte är, enligt domstolen, en sådan väsentlig förändring vilket innebär att handel med kontrakt inte är tillåtet. En anbudsgivare som blir antagen kan således, i princip, inte överlåta kontraktet på någon annan. Trafikföretaget får inte heller anlita Underentreprenörer som inte på förhand själva har godkänt att vara just Underentreprenör. Underentreprenören ska dessutom godkännas av Kommunen. För att kunna använda sig av Underentreprenörer krävs att anbudsgivaren, redan i anbudet, anger dessa med namn, organisationsnummer, kontaktuppgifter samt ett intyg från Underentreprenören, där denne godkänner Underentreprenörskapet och förbinder sig att genomföra uppdraget. Det skall klart och tydligt framgå av anbudet hur Underentreprenörer är tänkta att användas i Uppdraget. Anbudsgivaren måste således ha en väl genomarbetad plan, för hur offererat uppdrag skall utföras, redan vid tiden för anbudets lämnande.

6 Huvudtext daterad Sidan 6 av 9 Det ställs samma krav på en Underentreprenör som på Trafikföretaget själv och det är Trafikföretaget som ansvarar för att Underentreprenören uppfyller ställda krav. Det innebär till exempel att det ställs samma krav på ekonomisk och finansiell ställning samt teknisk förmåga och kapacitet på en Underentreprenör som på Trafikföretaget och att det är Trafikföretaget som ansvarar för att Underentreprenören lever upp till kraven. Alla sanktioner som kan utlösas av avtalet kommer att riktas mot Trafikföretaget och inte mot Underentreprenören. Att byta ut en godkänd Underentreprenör eller anlita en ny Underentreprenör efter avtalsstart, kommer bara att godkännas i undantagsfall. Kravet innebär dock inte att olika typer av sammanslutningar utestängs eller begränsas från anbudsgivning. Till exempel anses inte en anbudsgivares delägare som utför trafik inom ramen för anbudsgivarens verksamhet, som Underentreprenör. 12 Uppställning av anbud Anbudsgivare skall redovisa följande handlingar i samband med inlämnande av anbud: 12.1 Uppfyllda krav, avvikelser och reservationer Anbudsgivare ska uppfylla de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och i Kommunens kompletteringar under anbudstiden. Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare Anbud får inte innehålla avvikelser eller reservationer i förhållande till villkoren och kraven i förfrågningsunderlaget eller i Kommunens kompletteringar under anbudstiden. Anbudsgivaren ska skriftligt bekräfta att ställda krav kommer att uppfyllas och att anbudet är lämnat på de villkor och förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget och Kommunens kompletteringar under anbudstiden samt att anbudet inte innehåller avvikelser eller reservationer i förhållande till dessa handlingar Intyg 1 Anbudsgivare ska inlämna ett särskilt intyg som skall vara undertecknat av behörig firmatecknare (Intyg 1) där anbudsgivaren intygar att anbudsgivaren och dennes företrädare inte är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt 10 kap 1 LOU Intyg 2 Anbudsgivare ska inlämna ett särskilt intyg som skall vara undertecknat av behörig firmatecknare (Intyg 2), som intygar att anbudsgivaren eller dess företrädare inte är föremål för någon av de omständigheter som anges under punkt a) till d) nedan. a) anbudsgivaren är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. b) anbudsgivaren är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. c) anbudsgivaren är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. d) anbudsgivaren har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. e) I intyg 2 skall anbudsgivaren särskilt bekräfta att företaget är fri från skulder avseende skatter och sociala avgifter Registreringsbevis Anbudsgivaren ska inlämna kopia på Registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvaras i Sverige av Bolagsverket) Registreringsbeviset får högst vara två månader gammalt i förhållande till sista anbudsdag.

7 Huvudtext daterad Sidan 7 av Organisation, erfarenhet och kompetens Anbudsgivare ska i anbudet beskriva sin organisation för att utföra Uppdraget. Av beskrivningen ska framgå ägarförhållanden, ledning och organisation med nyckelbefattningar och om möjligt namngivna nyckelpersoner samt viktiga kontaktvägar mellan den utförande organisationen och Kommunen. Anbudsgivaren ska ha aktuell erfarenhet och kompetens av särskoleskjutsverksamhet och Trafikföretaget ska i anbudet ange vilka särskoleuppdrag man medverkat i de senaste 3 åren. Anbudsgivare ska också redovisa sin drogpolicy och sin policy för förare, som är äldre än gällande pensionsålder 67 år Ekonomi och riskklass Anbudsgivare ska ha en stabil ekonomisk bas och ha en årsomsättning på minst 10 miljoner kronor. De två senaste årsredovisningarna eller annan motsvarande redovisning som kan styrka företagets finansiella ställning bifogas ansökan. Anbudsgivare ska styrka att man uppfyller riskklass 3 eller högre enligt riskklassbedömning upprättad av Upplysningscentralen AB (UC) eller motsvarande kreditupplysningsinstitut. Riskklassbevis, som är högst två månader gammalt i förhållande till sista dag för inlämnande av anbud, skall biläggas. Om Anbudsgivare inte uppfyller kravet på minst riskklass 3 äger Anbudsgivare i sin ansökan på annat sätt visa att företaget har en ekonomisk och finansiell ställning motsvarande minst riskklass Trafikplaneringssystem Anbudsgivare ska beskriva det datorbaserade trafikplaneringssystem, som anbudsgivaren planerar att använda i Trafikplaneringscentralen TPC. Se Kravspecifikation bilaga 2a. Anbudsgivare ska ange sin erfarenhet av sitt föreslagna system och på vilka uppdrag det i så fall använts Kvalitets och miljö Anbudsgivare ska redovisa sitt arbetssätt med kvalitet och miljö och redovisa sin kvalitets- och miljöpolicy. Trafikföretaget ska redogöra för hur kvalitetsuppföljningen praktiskt kommer att utföras och vilka rutiner företaget har för denna hantering Projektstart och uppstartsplan Anbudsgivare ska redogöra för projektets uppstart från det att avtalet träder ikraft tills trafiken startar. Redogörelsen ska utformas som en tidsatt projektplan med aktivitetslista. I Modellavtalet bilaga 1, punkt 4.2 finns ett antal tidpunkter och aktiviteter rörande trafikplaneringssystemet som ska inarbetas i anbudsgivarens projektplan Utbildning av förare och bemanning av Trafikplaneringscentralen, TPC Anbudsgivaren ska redogöra för sina utbildningsprogram av förare inför trafikstarten och löpande under avtalstiden samt hur man avser att organisera och bemanna TPC samt vilka krav man har för personalen i TPC Gällande trafiktillstånd och ansvarsförsäkring Trafikföretagets trafiktillstånd och ansvarsförsäkring ska biläggas anbudet Underentreprenörer Anbudsgivare ska i anbudet ange och redovisa vilka Underentreprenör, som Anbudsgivare avser att använda för Trafikuppdraget och i anbudet beskriva vilka uppgifter respektive Underentreprenör är tänkt att ha ansvar för. För varje Underentreprenör ska minst följande handlingar bifogas anbudet: Registreringsbevis från Bolagsverket, som inte får vara äldre än 2 månader räknat från sista anbudsdag.

8 Huvudtext daterad Sidan 8 av 9 Ett intyg som ska vara undertecknat av Underentreprenören där denne intygar att underentreprenören och dennes företrädare inte är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt 10 kap 1 LOU. SKV-blankett 4820, som inte får vara äldre än 2 månader räknat från sista anbudsdag. F-skattesedel för De två senaste fastställda årsredovisningarna. Riskklassintyg lägst riskklass 3 från UC eller annat kreditvärderingsinstitut. Beskrivning av Underentreprenörens organisation och tekniska förmåga. Intyg från Underentreprenören där denne godkänner underentreprenörskapet och förbinder sig att genomföra uppdraget Offererade priser ska införas i Anbudsformulär Pris Anvisningar i anbudsformuläret och anvisningar nedan ska följas och anbudsformuläret ska vara komplett i fyllt och signerat av behörig firmatecknare. Anbudsgivare ska ange offererade à-priser per kilometer, offererade à-priser för Startavgifter och offererade à-priser för Hämtavgifter för olika fordonstyper samt ett offererat pris för TPC för ett kalenderår. De angivna volymuppgifterna som är införda i anbudsformuläret, bilaga 6, är endast framtagna i syfte att ha ett objektivt underlag för prövning av anbudspriser. De ska således inte ses som någon utfästelse från Kommunens sida om framtida volymer. Med dessa offererade priser ska anbudsgivare räkna ut Summa Jämförelsepris baserat på de volymer som finns införda i anbudsformuläret och som är uträknade baserade på förfrågningsunderlagets bilaga 3. Anbudsformulärets Summa Jämförelsepris kommer att användas av Kommunen vid anbudsprövningen Checklista Trafikföretaget ska lämna in företagsuppgifter samt fylla i samtliga begärda uppgifter i enlighet med bilaga 7. Det är av yttersta vikt att e-postadressen ifylls då Kommunen kommer att skicka ut Tilldelningsbeslut till anbudsgivare via e-post. 13 Anbudsprövning 13.1 Prövning steg 1 Kvalificering Anbudsgivare ska redovisa begärd information på ett komplett, logiskt, överskådligt och trovärdigt sätt, som det begärts i punkt 12. Informationen ska vara tillräckligt klar och tydlig för att Kommunen ska kunna bilda sig en uppfattning om Trafikföretagets tänkta genomförande. I det fall att begärd information, som den beskrivs i punkt 12, saknas eller är så ofullständig så att Kommunen ej kan bedöma anbudet, kan Kommunen komma att besluta att anbudet inte ska prövas vidare. För att ett anbud ska prövas måste Trafikföretaget också särskilt bekräfta att samtliga ställda krav för Trafikuppdraget kommer att uppfyllas och dessutom får anbudet inte innehålla avvikelser eller reservationer i förhållande till villkoren och kraven i förfrågningsunderlaget Prövning steg 2 - Anbudsutvärdering Anbud som uppfyller kraven i prövning steg 1 och som har lägst Summa Jämförelsepris uträknat enligt anbudsformuläret, bilaga 6, punkt 5.5 kommer att vara det mest fördelaktiga och därmed antas av Kommunen.

9 Huvudtext daterad Sidan 9 av SKV 4820 Som en del av anbudsprövningen kommer Kommunen att begäras in upplysningar från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten enligt gällande rutiner från Skatteverket. Den anbudsgivare som kommer att tilldelas ett kontrakt måste ha fullgjort sina åligganden avseende skatt och socialförsäkringsavgifter mm enligt SKV Förfrågningar under anbudstiden Frågor under anbudstiden ska göras skriftligt med e-post eller brev, dock senast vara Kommunen tillhanda , kl Frågor ska ställas till: Lunds kommun, Tekniska förvaltningen Kollektivtrafikchef Ronnie Kalén Byggmästaregatan LUND E-post: ronnie.kalen@lund.se Skriftliga frågor via e-post eller brev ska märkas: Fråga Upphandling Särskoleskjutsar, Dnr: 11/408 Frågor kommer att besvaras skriftligt och avidentifierade av Kommunen med frågor och svaren kommer att redovisas till företag som erhållit förfrågningsunderlaget.