Demohandledning från Scandinavian PC Systems

Transkript

1 från Scandinavian PC Systems gör det enkelt för dig att sköta administrationen för ditt företag på egen hand. Du slipper betala för att någon annan ska sköta din bokföring samtidigt som du själv får en bättre kontroll på företagets ekonomiska ställning. SPCS Avendo Bokföring innehåller funktioner för bokföring, leverantörsreskontra och utbetalningar. Du kan använda programmet för flera företag och varje företag har obegränsat antal registerposter. Demoprogrammet innehåller följande: Alla delar som finns i ett skarpt program. Vi har på vår demo för, ett övningsföretag, Övningsbolag bf. Övningarna visas med konton enligt BAS Mer information finns att läsa i texten Senaste nytt som installeras tillsammans med programmet. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du kan inte lägga upp nytt företag eller räkenskapsår. Du kan inte heller ändra företagsuppgifter eller göra import av textfil. Systemkrav: Dator med Pentium II-processor eller bättre. Operativsystem Windows 2000 eller Windows XP. Minst 256 MB arbetsminne. 130 MB ledigt utrymme på hårddisken för installation, ytterligare utrymme behövs under användandet. Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen. Välj SPCSA Data. Skriv in SPCS som användare och lämna lösenord tomt. Klicka på knappen OK. Hur programmet är uppbyggt Längst till höger i skärmbilden finns Avendos huvudmeny. Här finns genvägar till programmets huvudfunktioner. Genom att klicka på dem kommer du till respektive funktions startsida. Från startsidan kan du börja arbetet med de vanligaste rutinerna för funktionen. På startsidan visas också varningar från varje huvudfunktion. På startsidan för bokföring kan du starta arbetet med att registrera verifikationer, titta på/ söka efter tidigare verifikationer, ta fram en huvudbok för ett eller flera konton samt skriva ut momsrapporten. Exempel på en varning som kan visas på startsidan för bokföring är om man inte har skrivit ut och godkänt momsrapporten för en månad som har passerat. Programmets huvudfunktioner kan också startas under menyn Arbeta med. Här kan det finnas fler val än på startsidorna eftersom det är de vanligaste rutinerna som finns på startsidorna. Om man enbart använder Arbeta med-menyn riskerar man att missa de varningar som kan finnas på startsidorna. Ett bra sätt att arbeta med programmet är att utföra vardagsrutinerna från startsidorna och använda Arbeta med-menyn när man ska göra de lite mer speciella sakerna.

2 Under huvudmenyn Register lägger du in alla registeruppgifter för företaget, så som leverantörsregister och kontoplan. Under Arkiv-menyn hittar du olika inställningar som du kan göra för programmet eller för företaget. Det är också här du hittar utskriftscentralen där du kan skriva ut alla rapporter i programmet Om du föredrar att arbeta med tangentbordet istället för att använda musen är dessa tangenter bra att känna till: F1-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab Alt- F7 F12 aktiverar direkthjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. Har du skrivit i ett fält får du en varningsruta om du vill spara det eller inte när du använder Esc. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta, Enter-tangenten. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att öppna listor för fält som har listknapp. öppnar arbetsfönstret för det register som är kopplat till ett sökfält. öppnar tabellen för det register som är kopplat till ett sökfält. För att se vilka tangenter du kan använda för olika kommandon i programmet väljer du den elektroniska handboken. Du hittar den under Hjälp Innehållsförteckning handbok. Här väljer du Gemensamma funktioner och Lite om tangenter. Exempel Här följer ett antal exempel som ska hjälpa dig att få en inblick i programmet. Exemplen är fristående från varandra, så du kan titta på dem i den ordningen du själv vill. I det här exemplet visas hur du arbetar med de register som finns i programmet. Välj Register Registerträd. Du får nu upp en trädstruktur över de register som finns i programmet. Vill du se de underliggande register till varje huvudgren klickar du på +. Klicka på + vid leverantörer. Du får nu upp alla register som har med leverantörer och utbetalningar att göra. Markera Leverantörer. Nu visas arbetsbilden för leverantörsregistret. För att lägga upp en ny leverantör klickar du på knappen Ny. Vill du leta upp en befintlig leverantör kan du antingen skriva de första siffrorna i leverantörsnumret eller de första bokstäverna i leverantörens namn i fältet Namn. Skriv 10 i fältet för levnr. Nu visas en lista med samtliga leverantörer som har ett leverantörsnummer som börjar med 10. Välj en leverantör, exempelvis 102 3M Sverige. Uppgifterna för den valda leverantören visas nu. Du hittar fler uppgifter på flikarna Fler uppgifter och Utlandsbetalningar. Om du vill se en lista med samtliga leverantörer klickar du på knappen Byt till tabell. Du får nu se samtliga leverantörer i en tabell. Tabellen är sorterad efter den kolumn som har en pilmarkering. Du kan själv välja kolumn genom att klicka på den kolumnrubrik som du vill att tabellen ska sorteras efter. 2

3 Den turkosa raden överst i tabellen kan du använda för att göra urval. Skriv till exempel Bil i den turkosa raden i kolumnen Namn och tryck på -tangenten. Nu visas enbart de leverantörer som har ordet Bil i sitt namn Utskrifter från registerna hittar du i utskriftscentralen. Välj Arkiv Utskriftscentralen. Under mappen Leverantörer hittar du utskrifter från leverantörsregister. Om du inte tycker att registerutskrifterna innehåller precis det som du har tänkt dig kan du skapa egna tabellrapporter. Välj Arkiv Tabellrapporter. Nu öppnas ett arbetsfönster I fältet Register väljer du vilket register du vill skapa en rapport från. Välj till exempel Leverantörer. Till vänster visas nu samtliga fält som finns för leverantörer. Du väljer vilka fält du vill ha med i din rapport genom att markera rutan framför fältet. När du är klar klickar du på Spara och namnger rapporter. Du skriver ut egna rapporter från utskriftscentralen. De ligger under mappen Egna rapporter. Registrera leverantörsfaktura I det här exemplet visas hur du registrerar leverantörsfakturor i programmet. Välj Lev.fakturor i huvudmenyn och på startsidan väljer du Ny faktura. Nu visas registreringsbilden för Leverantörsfaktura. Du kommer automatiskt till en tom leverantörsfaktura. Varje leverantörsfaktura får automatiskt ett löpnummer när du registrerar den. I rutan Faktura väljer du om fakturatypen är Faktura eller Kreditfaktura. I det här exemplet låter vi fakturatypen vara Faktura. Insättningspunkten finns vid Levnr. Om du kommer ihåg leverarantörsnumret eller leverantörsnamnet kan du skriva in det direkt. Om du inte kommer ihåg det gör du så här: Klicka på listknappen bredvid Levnr eller Alt- och du får en lista över de leverantörer som du har upplagda. Markera 113 Bensinbolaget och tryck på -tangenten. Tryck på -tangenten för att gå vidare. Insättningspunkten placeras vid Levfaktnr. Här skriver du in leverantörens fakturanummer. Skriv: Tryck på -tangenten. Nu placeras insättningspunkten vid Mall. Du kan antingen skapa leverantörsfakturan från en konteringsmall (du får då hjälp med att kontera fakturan), eller ange Total och Moms som står på leverantörsfakturan. I det här exemplet väljer vi att använda mallen för bensinräkning. Det gör du genom att klicka på listsymbolen i fältet Mall och sedan välja Bensinräkning i listan som kommer upp. Tryck på -tangenten. Nu placeras insättningspunkten vid Belopp i rutan Mallvärde. Skriv: 6340 och tryck på -tangenten. 3

4 Nu lägger programmet automatiskt upp en kontering för fakturan i tabellen. Konteringsförslaget skapas med hjälp av den konteringsmall som vi valde innan. Med programmet följer flera olika konteringsmallar och du kan även komplettera med egna konteringsmallar genom att välja Register Bokföring Konteringsmallar. Registrera fakturadatum och förfallodatum enligt leverantörsfakturan du fått. Finns det ett OCR-nummer på leverantörsfakturan anger du det i fältet OCR. Annars trycker du på -tangenten tills insättningspunkten hamnar i kolumnen Konto. Nu har du konterat färdigt leverantörsfakturan och klickar på Spara. Leverantörsfakturorna är ännu inte överförda till bokföringen. Vill du göra ändringar eller kontrollera din leverantörsfaktura kan du plocka upp den i listan Registrerade fakturor nu. För att överföra till bokföringen klickar du på Registrering klar. Du får upp en dialogruta där du klickar Ja för att spara och uppdatera registrerade leverantörsfakturor. Beloppen på leverantörsfakturan kommer nu att påverka bokföringen och finns med på balans- och resultaträkningar samt i huvudbok. Om du vill titta på den verifikation som skapats gör du så här. Välj Bokföring i huvudmenyn. Välj Verifikationshistorik på startsidan för Bokföring. Alla leverantörsfakturor har en egen verifikationsserie, L. Det innebär att alla verifikationer som skapas från leverantörsreskontran har en egen serie. Detta gör det lätt att hitta just de verifikationerna. Varje leverantörsfaktura blir ett verifikat. Om du registrerar flera leverantörsfakturor samtidigt till bokföringen kommer de ändå att skapa varsin verifikation. Även detta gör att det lättare att söka efter verifikationer. Verifikationstexten för verifikationer från leverantörsreskontran är leverantörens namn. På startsidan för leverantörsfakturor finns även valen Leverantörsfakturahistorik och Fråga leverantör. I leverantörsfakturahistoriken kan du titta på alla registrerade leverantörsfakturor. Du kan göra urval på leverantörsnummer, verifikationsserie, bokföringsår, period och verifikationsnummer. Fråga leverantör använder du när du vill se transaktioner och statistik för en speciell leverantör. Fråga leverantör består av två flikar. På första fliken visas transaktioner för vald leverantör. Du kan göra urval på bokföringsår, period samt betalningsstatus på fakturorna. Du kan även expandera den eller de transaktioner du är intresserad av genom att klicka på +. På fliken Saldo summeras beloppen för den valda leverantören per månad och du får då snabbt en överblick över dina inköp hos en leverantör. Utskrifter från leverantörsreskontran hittar du i utskriftscentralen. För att skriva ut en leverantörsreskontra lista gör du så här: Välj Arkiv Utskriftscentral. Klicka på mappen Leverantörsreskontra. Dubbelklicka på Leverantörsreskontralista. Till höger gör du urval på brytdatum för listan i fältet Reskontradatum. Du kan även göra urval på leverantör samt på om även slutbetalda fakturor ska skrivas ut. 4

5 Registrera utbetalning I den här övningen ska du arbeta med utbetalningar. Det gör du genom att välja Utbetalningar - Betala leverantörsfakturor. Du kan göra utbetalningar både till Postgirot och Bankgirot, men även manuella betalningar och Autogiro. När du skickar betalningar via fil bevakar Postgirot och Bankgirot dina fakturor och betalar dem på förfallodatumet. Därefter skickar de en återrapporteringsfil som du läser in i programmet. För att du ska kunna betala via fil måste du ha ett avtal med postgirot eller bankgirot. Övningsbolaget har inte ett sådant avtal och därför kan du inte använda den funktionen i det är demoexemplet. Nu får du upp ett betalförslag med dagens datum som förfallodatum. Om du vill skapa ett annat betalförslag kan du ändra förutsättningarna under Bet typ, Förfallodatum och Betala tidigast. Om du vill visa alla obetalda fakturor klickar du på Visa alla betalningar. Alla betalningar är markerade för betalning. Genom att använda Markera/Avmarkera alla och sedan klicka på respektive rad i kolumnen Betalas kan du välja vilka du vill betala, beroende på om det är många eller ett fåtal. I detta fall är vi nöjda och du klickar på Utför betalning. Nu startas en utbetalningsguide som leder dig genom betalningen. Eftersom du i det här exemplet inte skickar betalning via fil klickar du på knappen Nästa. I denna dialogruta markerar du Skapa enbart utskrift. Klicka på Nästa. I Kontroll av betalningar kontrolleras att alla uppgifter är korrekta. Finns det några fel får du meddelande om detta i kolumnen Information. Klicka på Nästa för att komma vidare. Här väljer du Skriv ut direkt som är ifyllt. Klicka på Nästa. Nu kommer du till guidens sista steg, Avslutning. Här är en sammanställning över de betalningar som ska göras. Om du vill ändra något kan du antingen välja Föregående för att komma till föregående steg i guiden, eller Avbryt för att avbryta. Nu klickar du på Slutför. Du svarar ja för att få samtliga betalningar markerade som ivägskickade. För att slutbehandla leverantörsfakturorna måste du även markera dem som betalda. Välj Arbeta med Leverantörsreskontra Markera faktura som betald. I fältet Utbetalningar väljer du Välj alla med hjälp av listpilen eller Alt-. Markera de fakturor som är betalda i kolumnen Välj. Om det är många fakturor kan du klicka på Markera alla. När du har markerat de fakturor som är betalda klickar du på Uppdatera alla markerade. 5

6 Nu skriver du ut en Utbetalningsjournal. När du godkänner denna journal går bokföringsunderlaget automatiskt till bokföringen. Vill du se verifikationen som skapades gör du så här: Välj Bokföring i huvudmenyn och på startsidan väljer du Verifikationshistorik. Längst ned i tabellen finns verifikation U1. Det är verifikationen som skapades för utbetalningen. Alla verifikationer som kommer från utbetalningsrutinen i programmet hamnar i en egen verifikationsserie, U. På så vis blir det lätt för dig att hitta just de verifikationerna. Programmet har även skapat en länk mellan betalningen och den/de aktuella leverantörsfakturorna. Den ser du genom att göra så här: Välj Lev fakturor i huvudmenyn och på startsidan väljer du Fråga leverantör. I fältet Leverantör skriver du in 113, och markerar sedan Alla fakturor. Nu visas samtliga leverantörsfakturor för leverantör 113 Bensinbolaget. På vissa fakturor finns en symbol i tredje kolumnen. Den ser ut som länkar i en kedja och symboliserar att det finns en länkning från den leverantörsfakturan. Klickar du på länkningssymbolen får du upp en dialog där du kan se vad länkningen består av. Programmet skapar automatiskt sådana länkar mellan en leverantörsfaktura och en utbetalning samt mellan en leverantörsfaktura och en kreditfaktura (förutsatt att man anger på kreditfakturan vilken leverantörsfaktura det är som krediteras). Registrera verifikation Det här exemplet visar hur du registrerar verifikationer och arbetar med din bokföring. Välj Bokföring i huvudmenyn och sedan Ny verifikation. Du kommer till en tom verifikation. Du kan registrera verifikationen med hjälp av konteringsmallar. Då får du hjälp att välja vilka kontonummer som ska användas. Du kan även registrera verifikationen rad för rad. I detta exempel gör vi en verifikation med hjälp av konteringsmall. Insättningspunken finns vid Kont mall. Tryck på F12-tangenten, klicka på listknappen bredvid Kont mall eller tryck på Alt-. Du får nu upp en lista över de konteringsmallar som finns i programmet. Välj Kontant inköp av kontorsmaterial. Kontrollera datumet och tryck på -tangenten. Verifikationstexten är redan ifylld så du trycker på -tangenten igen. Nu är insättningspunkten vid Mallvärde: Belopp. Skriv: 758 När du trycker på -tangenten ser du att inköpet konteras automatiskt på rätt inköpskonto, momskonto och kassakonto. Vilka konton som ska användas anges i konteringsmallen. Med programmet följer flera färdiga konteringsmallar. Du kan komplettera med egna konteringsmallar under Register Bokföring Konteringsmallar. Klicka på Spara. 6

7 Verifikationen är nu sparad men ännu inte överförd till bokföringen. Det innebär att du fortfarande kan ändra på den om du upptäcker att något är fel. Verifikationer som är sparade men ännu inte överförda till bokföringen kan du se genom att klicka på knappen Registrerade verifikationer. När du vill överföra de sparade verifikationerna klickar du på Bokför verifikationerna. Då kommer samtliga registrerade verifikationer att överföras till bokföringen. De kommer nu att påverka balansrapporter, resultatrapporter samt finnas med i huvudboken. Vill du titta på bokförda verifikationer går du tillbaka till startsidan genom att klicka på Bokföring i huvudmenyn. På startsidan väljer du Verifikationshistorik. Du kommer nu till en tabell med samtliga verifikationer. Du kan göra urval på period, bokföringsår, verifikationsserie, verifikationsnummer eller datum. Vill du titta närmare på en verifikation klickar du på +. Då visas samtliga rader för den verifikationen. För att titta på balans- och resultatrapporter kan du använda Dynamisk rapportering. Den funktionen hittar du på startsidan för utskrifter. Välj Utskrifter Dynamisk rapportering. I Rapport väljer du vilken balans- eller resultat rapport du vill titta på. Välj till exempel Resultatrapport AB I Kolumner väljer du vilka kolumner du vill ha med på rapporten. Välj till exempel Jmf föreg år. Klicka sedan på Uppdatera rapport. Tabellen fylls nu med siffror. Om det är någon rad på rapporten som du vill titta närmare på klickar du på + vid den raden. Du får då se vilka konton som har summerat till den aktuella raden, samt beloppen för kontonas ingående balans, periodpåverkan och utgående balans. Övriga rapporter och utskrifter från bokföringen hittar du i utskriftscentralen. Välj Arkiv Utskriftscentral. Klicka på mappen för bokföring. Här ser du vilka bokföringsrapporter som det finns att välja på. Om vill registrera flera verifikationer på en gång utan att spara mellan varje kan du arbeta med snabbinmatningen. Välj Arbeta med Bokföring Snabbinmatning. Varje verifikation får en huvudrad som är svagt grön. Här anges verifikationsnummer, datum och verifikationstext På raderna under skriver du in själva konteringen. När verifikationen är klar och du ska börja på nästa trycker du + på tangentbordet eller klickar på knappen Ny verifikation. Nu skapas en ny huvudrad för nästa verifikation. Alla verifikationer du har i arbetsfönstret kan du ändra fram tills dess att du har klickat på Uppdatera verifikationerna. När du gör det töms fönstret och verifikationerna är överförda till bokföringen och kommer att påverka bl a balans- och resultatrapporter. 7

8 SPCS på internet Internetsupporten hittar du på SPCS webbplats Här finner du t ex arbetsgångar, information och tips. Du kan också kontakta vår kundsupport på följande sätt: E-post: support@spcs.se Fax: Telefon: