Polismyndighetens handbok för offentlighet och sekretess

Transkript

1 Polismyndighetens handbok för offentlighet och sekretess Utlämnande av allmän handling och uppgift i allmän handling PM 2016:03 Saknr 187 Publicerades den 16 februari 2016

2 Handbok 2 (69) Avser område/ämne Offentlighet och sekretess Beslutad av Johan Östensson, t.f avdelningschef Gäller för följande organisatoriska enheter (adressater) Polismyndigheten Föredragande Karl Holm, rättsavdelningen Beslutsdatum Gäller från och med Giltighetstid Ersätter dokument som upphävs -

3 Handbok 3 (69) Innehåll 1 INLEDNING Ändamål Målgrupp Styrdokument ALLMÄNNA HANDLINGAR Vad är en handling? Är handlingen allmän? Närmare beskrivning av förvaringsbegreppet Närmare om direktåtkomst och register Vad är en potentiell handling? Exempel på handlingar som ibland inte är allmänna Är den allmänna handlingen offentlig? Vem kan begära att få ta del av allmän handling Meddelarfrihet UTLÄMNING AV ALLMÄN HANDLING STEGET INITIERA ta emot begäran om allmän handling Hur kommer en begäran in? Serviceskyldighet Ska en begäran alltid diarieföras? Ta del av handlingen på plats Den som begär handlingen har rätt att vara anonym Begäran om uppgifter ur allmänna handlingar från en enskild Begäran om uppgift ur allmänna handlingar från en myndighet STEGET FÖRBEREDA fördela till rätt handläggare Vem ska handlägga begäran? Omfattande förfrågningar När ska pressansvariga informeras? STEGET HANDLÄGGA - sekretessprövning Vad menas med skyndsam handläggning? Är begäran tillräckligt preciserad? Stående begäran Är handlingen allmän? Innehåller handlingen sekretessbelagda uppgifter? Är handlingen stämplad med Sekretess? Har handlingen en hemligbeteckning? Tjänstemannaprövning Myndighetsbeslut Överklagat myndighetsbeslut Utlämnande av digitala handlingar Särskilt om digitalt utlämnande av förundersökningsprotokoll Film och ljud Kopior med överstrykningar Lämna ut med förbehåll till enskild Fullmakt Brott mot tystnadsplikt Olika former av utlämnande Uttagande av avgift Beslut om avgift Hur avgift ska tas ut STEGET AVSLUTA - avsluta ärendet och arkivera När ska ärendet avslutas i A-diariet? Hantera akt vid avslut av ärende BILAGA FLÖDESSCHEMA FÖR UTLÄMNANDE BILAGA SEKRETESS Bilagans innehåll... 44

4 Handbok 4 (69) 5.2 Skadeprövning Förundersökningssekretess och sekretess i den brottsförebyggande verksamheten Sekretess till förmån för enskild 35 kap Begränsningar i sekretessen Sekretess mellan myndigheter Utlämnande till annan myndighet på eget initiativ Vägledning i den praktiska tillämpningen Tillämpliga bestämmelser vid en begäran om att få ta del av uppgift eller handling i en nedlagd förundersökning Förundersökningssekretess under pågående förundersökning enligt 18 kap. 1 första stycket OSL Förundersökningssekretess i nedlagd förundersökning med stöd av 18 kap. 1 OSL Sekretess för uppgifter om polisens verksamhet i övrigt enligt 18 kap. 1 andra stycket andra punkten OSL Övriga sekretessbestämmelser av vikt för polisens verksamhet BILAGA CHECKLISTA VID BEGÄRAN Vilka uppgifter bör finnas dokumenterade vid en begäran? Vilken information behövs vid sekretessprövning? BILAGA AVSLAGSBESLUT Vad ska beslutet innehålla? Exempel på text till avslagsbeslut BILAGA FÖRBEHÅLL Vad ska beslutet innehålla? Exempel på text till förbehåll BILAGA BESVÄRSHÄNVISNING Vad ska en besvärshänvisning innehålla Exempel Besvärshänvisning Kammarrätten... 69

5 Handbok 5 (69) Förkortningslista AvgF Avgiftsförordningen (1992:191) BrB Brottsbalken (1962:700) DIFS Datainspektionens föreskrifter FL Förvaltningslagen (1986:223) JK Justitiekanslern JO Justitieombudsmannen OSF Offentlighets- och sekretessförordning (2009:641) OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) PDF Polisdataförordningen (2010:1155) PDL Polisdatalagen (2010:361) PUL Personuppgiftslagen (1998:204) RB Rättegångsbalken (1942:740) SPAR Statens personadressregister TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) YGL Yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469)

6 Handbok 6 (69) 1 Inledning Av 2 kap. 1 tryckfrihetsförordningen framgår att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Bestämmelsen är ett uttryck för offentlighetsprincipen. Den lag som begränsar allmänna handlingars offentlighet är offentlighets- och sekretesslagen. 1.1 Ändamål Denna handbok ska vara ett stöd för de som ska handlägga en begäran om att få ta del av allmänna handlingar hos Polismyndigheten. Handboken visar steg för steg hur ett utlämnande ska hanteras från det att begäran kommer in till Polismyndigheten, till dess att utlämnandet är avslutat. Syftet med handboken är att sprida kunskap om hanteringen av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar och eftersträva rättsäkerhet samt väl grundade och motiverade beslut vid Polismyndigheten. 1.2 Målgrupp Handboken vänder sig främst till anställda som enligt arbetsordningen och interna föreskrifter ska hantera utlämnanden. Samtliga anställda inom Polismyndigheten kan dock använda handboken som ett stöd vid en begäran om utlämnande av handlingar. 1.3 Styrdokument Polismyndigheten har ett antal interna styrdokument som antingen direkt eller indirekt har betydelse för hur en begäran om utlämnande av allmän handling hanteras: - Arbetsordning för Polismyndigheten - Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2). - Polismyndighetens interna föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring, FAP Polismyndighetens interna föreskrifter och allmänna råd om arkivbildning och arkivvård, FAP Polismyndighetens handbok för diarieföring - Allmänna diariet

7 Handbok 7 (69) 2 Allmänna handlingar 2.1 Vad är en handling? En handling är en skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Exempelvis dokument, brev, e-postmeddelanden, fotografier och videofilmer. Läs mer - 2 kap. 3 TF 2.2 Är handlingen allmän? En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och om den har inkommit dit eller har upprättats där. Allmän handling = förvarad + inkommen Allmän handling = förvarad + upprättad Med upprättad innebär enligt huvudregeln att den har expedierats eller att ärendet till vilken handlingen tillhör är avslutat. En handling har expedierats när den har avsänts eller hålls tillgänglig för avhämtning. Hör handlingen inte till något bestämt ärende, är den upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt. För vissa typer av handlingar gäller speciella regler om när de är upprättade. T.ex. är ett diarium, en journal eller en liknande handling som förs fortlöpande upprättad när handlingen är färdig för användning. Domar och beslut med tillhörande protokoll är upprättade när de avkunnas eller expedieras. Vidare är en handling allmän om den inkommit till Polismyndigheten eller på annat sätt kommit behörig befattningshavare tillhanda. En handling anses inkommen till myndigheten när den har anlänt dit. En upptagning som endast går att avlyssnas eller på annat sätt uppfattas anses inkommen till myndigheten när någon annan än myndigheten har gjort upptagningen tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Det kan t.ex. vara ett meddelande som talats in på en telefonsvarare tillhörande myndigheten. När meddelandet finns inspelat anses det inkommet till myndigheten. Offentlighetsprincipen innefattar enbart en rätt att få ta del av allmänna handlingar, vilket innebär att handlingar som inte är allmänna aldrig behöver lämnas ut. Läs mer 2 kap. 6-7 TF och JO 1998/99 s. 508.

8 Handbok 8 (69) 2.3 Närmare beskrivning av förvaringsbegreppet Det är ofta lätt att konstatera om en handling som består av ett papper med skrift förvaras hos en myndighet eller inte. I andra fall är det svårare att säga var en handling förvaras. Det gäller t.ex. information som är lagrad i en dator. En upptagning för automatiserad behandling anses förvarad hos Polismyndigheten om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Detta innebär bl.a. att själva datorn med upptagningen för automatiserad behandling kan finnas hos en myndighet, medan en annan myndighet har möjligheter att se informationen på sina egna bildskärmar eller få utskrifter av upptagningen direkt på sina egna maskiner, dvs. myndigheten har s.k. direktåtkomst till uppgiften (se vidare avsnitt 2.3.1). Upptagningen anses i ett sådant fall förvarad både hos den myndighet där själva upptagningen finns och hos den myndighet som har direktåtkomst till den. Dessutom anses en upptagning för automatiserad behandling förvarad hos en myndighet, om myndigheten kan få utskrifter av upptagningen från någon annan som har hand om upptagningen för myndighetens räkning, t.ex. en annan myndighet som ansvarar för databehandling som är gemensam för ett antal myndigheter. En myndighet behöver alltså inte ha direktåtkomst till en upptagning hos ett annat organ för att den ska anses förvarad hos myndigheten i den mening som avses i tryckfrihetsförordningen. Det finns två undantag från förvaringsbegreppet. Båda dessa undantag avser sådana sammanställningar av uppgifter som kan göras ur en upptagning för automatiserad behandling. I dessa fall anses sammanställningen förvarad hos myndigheten bara om denna kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder (se vidare avsnitt 2.3.2). Vidare anses en sådan sammanställning inte vara förvarad hos myndigheten, om upptagningen innehåller personuppgifter och myndigheten enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig. Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person, även om den personen är avliden. Läs mer 2 kap. 3 TF Närmare om direktåtkomst och register Om en myndighet har direktåtkomst till en annan myndighets upptagning för automatiserad behandling och upptagningen är sekretessreglerad blir bestämmelsen även tilllämplig vid mottagande myndigheten. Upptagningen ska vara tillgänglig för myndigheten på sådant sätt att den med tekniskt hjälpmedel vid myndigheten kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Vid Polismyndigheten finns olika register som regleras av särskilda registerförfattningar såsom misstankeregistret och belastningsregistret m.fl. Om en begäran om utlämnande av handlingar eller uppgifter ur handlingar avser ett register ska en kontroll ske om det i registerlagstiftningen särskilt regleras vem som ska pröva utlämnandet. Utlämnande från till exempel misstankeregistret ska prövas av Polismyndigheten. Detsamma gäller vid utlämnande av uppgifter från belastningsregistret.

9 Handbok 9 (69) Myndigheten har bland annat direktåtkomst till Statens personadressregister (SPAR), det s.k. folkbokföringsregistret. Utlämnande till enskilda ska prövas av SPAR om inte annat följer av lag eller förordning, vilket medför att om en begäran om utlämnande av uppgifter från folkbokföringsregistret inkommer ska den enskilde i första hand hänvisas till SPAR. För det fall sökanden inte nöjer sig med detta kan avslagsbeslut meddelas med motiveringen att Polismyndigheten inte är behörig att pröva utlämnandefrågan. För det fall ett utdrag ur SPAR finns i ett ärende hos myndigheten prövas en begäran om utlämnande i sedvanlig ordning. Om myndigheten har tillhandahållit en handling som ett led i en teknisk bearbetning eller teknisk lagring är handlingen inte att anse som inkommen till den myndigheten, vilket medför att handlingen inte är att anse som allmän. Läs mer 4 FL, 11 kap. 4 OSL, 2 kap. 3 och 6 och 14 kap 5 TF, lag (1998:621) om misstankeregister, lag (1998:620) om belastningsregister, lag (1998:527) om det statliga personadressregistret samt förordning (1998:1234) om det statliga personadressregistret Vad är en potentiell handling? En potentiell handling är en sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling. En potentiell handling anses förvarad hos myndigheten om myndigheten kan ta fram den med rutinbetonade åtgärder. En sådan handling är allmän. Rätten att få ut allmänna handlingar gäller däremot inte sammanställningar av mer komplicerat slag, utan sammanställningen anses endast förvarad hos myndigheten om den kan göras tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. Rutinbetonade åtgärder tar sikte på såväl nödvändiga arbetsinsatser och kostnader för en myndighet vid en prövning om utlämnande av handlingar. Med rutinbetonade åtgärder menas en enkel arbetsinsats utan nämnvärda kostnader eller andra komplikationer. Bedömningen av om en åtgärd är rutinbetonad får göras med hänsyn till såväl den allmänna tekniska utvecklingen som den tekniska kompetensen och den tekniska utvecklingen på myndigheten. En myndighet är således inte skyldig att sammanställa uppgifter som finns i dess databaser annat än om detta kan ske med en begränsad arbetsinsats och till en ringa kostnad. För sammanställningar av personuppgifter gäller särskilda begränsningar (se avsnitt ). Kammarrätten i Stockholm har exempelvis prövat frågan om begärda uppgifter kan tas fram genom rutinbetonade åtgärder i mål nr där sökanden bland annat ville veta hur många ärenden som lämnats vidare till åklagare. Polismyndigheten anförde att den inte fanns färdig statistik över dessa uppgifter och att sökning av sådan uppgift sker genom att man går in manuellt i varje ärende och kontrollerar dess status. Polismyndigheten ansåg att detta gick utöver vad som kan anses utgöra rutinbetonade åtgärder vilket också Kammarrätten höll med om. I Högsta förvaltningsdomstolens dom, mål nr , begärde en journalist en sammanställning av uppgifter som skulle kräva både programmering och kvalitetskontroller av myndigheten. Den beräknade arbetstiden för detta uppgick till 4-6 timmar. Högsta förvaltningsdomstolen fann att det inte var att anse som rutinbetonade åtgärder. Vidare är myndigheten enligt praxis skyldig att med hjälp av befintliga datorsystem ta fram en begärd sammanställning av uppgifter även om framtagningen av de efterfrågade

10 Handbok 10 (69) uppgifterna innefattar en bearbetning eller särskild sammanställning av informationen. Sökanden har rätt att kräva att myndigheten framställer ett nytt datorprogram om detta kan ske genom en enkel arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader eller andra komplikationer. Läs mer - 2 kap. 3 TF, prop. 2001/02:70 s. 22 och 37 samt RÅ 1988 ref Exempel på handlingar som ibland inte är allmänna - Personliga brev/meddelanden är till exempel ett e-postmeddelande eller ett sms som skickas till en person på myndigheten i dennes privata ställning. Det som är avgörande är innehållet och inte till vilken adress handlingen har skickats. Ett personligt brev eller meddelande blir en allmän handling endast om handlingen gäller ett ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och inte är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning. - Tävlingsskrift, anbud eller annan sådan handling som enligt tillkännagivande skall lämnas i förseglat omslag anses ej inkommen före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. - Teknisk bearbetning eller lagring m.m. En handling blir inte allmän, om den sänds till en myndighet för teknisk lagring eller bearbetning och därefter sänds tillbaka till den uppdragsgivande myndigheten. - Ej upprättade handlingar t.ex. e-postmeddelanden som endast skickats internt inom Polismyndigheten. Sådana e-postmeddelanden blir allmänna handlingar först då de expedieras utanför myndigheten, tagits om hand för arkivering, när ärendet till vilket det tillhör har slutbehandlats hos myndigheten eller på annat sätt färdigställts. - Utkast och minnesanteckningar. Med minnesanteckningar menas promemorior, rättsutredningar och liknande handlingar som har tillkommit endast för att underlätta föredragingen eller beredningen av ett ärende. Med utkast menas handlingar som befinner sig på ett tidigare stadium än den slutliga produkten. Dessa handlingar blir dock allmänna när de tagits om hand för arkivering. - Bibliotek och tidskrifter m.m. Sådana handlingar som ingår i en myndighets bibliotek till exempel olika fackböcker, författningstexter och tidsskrifter räknas inte som allmänna handlingar hos myndigheten. Läs mer - 2 kap. 3-4, 6-7 och 9-11 TF samt Kammarrätten i Göteborg mål nr gällande om e-postmeddelande vid polismyndighet var att anse som en allmän handling. 2.4 Är den allmänna handlingen offentlig? En allmän handling anses som offentlig när den inte innehåller några uppgifter som omfattas av sekretess. Det är alltså uppgifterna i handlingen som kan omfattas av sekretess inte handlingen i sig. 2.5 Vem kan begära att få ta del av allmän handling En allmän handling kan begäras ut av alla svenska och utländska medborgare samt av juridiska personer. Undantag från rätten för utlänska medborgare att ta del av allmänna

11 Handbok 11 (69) handlingar beslutas av regeringen. Några bestämmelser som begränsar utländska medborgares rätt att få ut allmän handling finns inte idag. Begäran om att få se en offentlig handling görs hos den berörda myndigheten, och ska åtgärdas omedelbart av behörig tjänsteman. 2.6 Meddelarfrihet Huvudregeln är att det står var och en fritt att lämna uppgifter och meddelanden i vilket ämne som helst till en författare eller annan upphovsman eller till en utgivare, redaktion eller nyhetsbyrå om syftet är att uppgifterna ska publiceras i tryckt skrift. I huvudsak liknande regler när det gäller radio och TV finns i YGL. Meddelarfriheten kan inte avtalas bort och offentliganställdas rätt att använda meddelarfriheten får inte heller begränsas genom att anställda tillskrivs vissa skyldigheter i till exempel en arbetsordning. Det skulle innebära ett försök att begränsa den grundlagsfästa yttrandefriheten. Meddelarfriheten är endast en rättighet, inte en skyldighet. Var och en avgör själv om man vill förmedla uppgifter för offentliggörande. Meddelarfriheten är endast muntlig, man kan aldrig med stöd av denna lämna ut hemliga handlingar. Däremot kan det ibland vara tillåtet att berätta om uppgifter som finns i hemliga handlingar. Meddelarfriheten är inte absolut, det finns undantag. Dessa är stadgade i OSL i slutet av varje kapitel. I exempelvis 18 kap. 19 andra stycket stadgas att sekretessen enligt 18 kap. 1 3 vad gäller hemlig teleavlyssning, hemlig teleövervakning, hemlig kameraövervakning eller hemlig rumsavlyssning på grund av beslut av domstol, undersökningsledare eller åklagare, begränsas rätten enligt tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen att meddela och offentliggöra uppgifter. Ytterligare ett exempel är 15 kap. 6 tredje stycket OSL som begränsar meddelerfriheten avseende uppgifter som omfattas av 15 kap. 2 OSL, dvs. uppgift som rör bl.a. verksamhet för att försvara landet eller i övrigt rör totalförsvaret. Efterforskningsförbud gäller, dvs. myndigheten får inte efterforska vem som använt sig av sin meddelarfrihet. Detta innebär att exempelvis en chef inte får efterforska om någon av de anställda meddelat uppgifter. Anställda får inte heller skrämmas till tystnad eller kritiseras för att ha använt sig av sin meddelarfrihet. Läs mer - 1 kap. 1 tredje stycket och 7 kap. 3 TF samt JK 1987 A.12.

12 Handbok 12 (69) 3 Utlämning av allmän handling Ett utlämnande av en allmän handling följer Polisens generella ärendeprocess: Initiera Förbereda Handlägga Avsluta Besluta Expediera 3.1 STEGET INITIERA ta emot begäran om allmän handling Initiera Förbereda Handlägga Avsluta Hur kommer en begäran in? Alla medarbetare på Polismyndigheten är skyldiga att ta emot en begäran om att få ta del av allmän handling eller uppgift från allmän handling. En begäran om att få ta del av allmän handling kan komma in via e-post, fax, vanligt brev eller sms. Den som vill ta del av allmänna handlingar har också rätt att lämna sin begäran muntligt, exempelvis via telefon eller personligt besök. Det ställs inte krav på att begäran om allmän handling ska göras skriftligt. Om begäran kommer in muntligt gör du en tjänsteanteckning om detta. Tänk på att du är noggrann när du beskriver handlingarna eller uppgifterna som personen efterfrågar. Detta underlättar eftersökningen av handlingen och du hjälper till att uppfylla skyndsamhetskraven som finns i dessa ärenden. Vilken information som ska finnas med finner du i checklistan i bilaga Serviceskyldighet Alla myndigheter har en lagstadgad skyldighet att lämna upplysningar, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhet, den s.k. serviceskyldigheten. Det kan t.ex. gälla upplysningar kring hur en ansökan kan göras och hjälp att fylla i ansökan samt råd om vilka handlingar som ska bifogas. Även om serviceskyldigheten är vidsträckt är den inte obegränsad. Myndigheten har att göra en allmän lämplighetsbedömning från fall till fall av hur långt den ska sträcka sin service. Om någon vänder sig till fel myndighet bör personen ges hjälp att komma i kontakt med rätt myndighet. Skyldigheten att hjälpa allmänheten gäller i den utsträckning det anses lämpligt med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens ansvar. Om en enskild begär att få ta del av en handling som inte förvaras hos Polis-

13 Handbok 13 (69) myndigheten och handlingen istället förvaras hos en annan myndighet, ska denne omgående informeras om detta. Om den enskilde trots information om att den begärda handlingen inte finns, vidhåller sin begäran och det rör sig om en handling som typiskt sett kan förekomma hos Polismyndigheten, ska ett avslagsbeslut meddelas och en överklagandehänvisning lämnas. Vidare kan det som en serviceåtgärd i beslutet hänvisas till rätt myndighet. Läs mer 4 FL, 6 kap. OSL, JO , JO och JO Ska en begäran alltid diarieföras? En begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska diarieföras i A-diariet på saknummer 187 om det inte är uppenbart obehövligt. Med uppenbart obehövligt menas framställningar över allmänna handlingar som inte innehåller någon sekretess och som omedelbart kan efterkommas. Innehåller handlingarna sekretessbelagda uppgifter ska begäran alltid diarieföras. Om begäran inkommit till annan än den som enligt Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2) ska göra sekretessprövningen ska begäran vidarebefordras till rätt tjänsteman. Om begäran ska skickas vidare i organisationen ska den diarieföras för att underlätta återsökning, om det inte är uppenbart obehövligt. Tanken är att man genom diariet lätt ska hitta vem som handlägger ärendet om utlämnande om den sökande eller någon annan ringer och frågar. Om en begäran gäller handlingar vid avdelningen för särskilda utredningar, ska den diarieföras i denna avdelnings A-diarium. Läs mer FAP och Polismyndighetens handbok för diarieföring om diarieföring samt Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2) Ta del av handlingen på plats Den som vill ta del av en allmän handling har enligt TF rätt att läsa handlingen på stället, förutsatt att den inte är belagd med sekretess. Det innebär att den som begär att få ta del av en handling kan göra det på plats hos Polismyndigheten. När en sådan begäran inkommer kan det uppstå problem i form av att en person begär att få ta del av en handling på plats i en polisregion, ex. Skåne, men att handlingen i själva verket förvaras i en annan polisregion, ex. Nord. Oavsett om en begäran om att ta del av en allmän handling är preciserad är det inte alltid möjligt för myndigheten att genast tillmötesgå begäran. Det kan finnas olika typer av hinder som kan medföra dröjsmål med handlingens utlämnande. I TF regleras att myndigheten inte är skyldig att tillhandahålla en handling på stället, om det föreligger betydande hinder. Denna reglering av betydande hinder är till för att möta praktiska problem som är oöverstigliga. Betydande hinder kan t.ex. utgöras av att handlingen förvaras långt borta och inte kan hämtas in omgående, att en handling är särskilt värdefull och man misstänker att den kan komma att förstöras eller att en handling är ömtålig. Vidare

14 Handbok 14 (69) kan myndigheten också behöva använda handlingen själv i den egna verksamheten så att sökanden inte kan få ta del av den på plats. Om betydande hinder möter kan personen istället, efter sekretessprövning, erbjudas att ta del av en avskrift eller kopia av handlingen. Avgift utgår inte om en person tar del av en handling på plats hos Polismyndigheten, endast om de önskar kopia eller avskrift ska avgift tas ut. För med information om avgifter, se avsnitt Läs mer 2 kap. 12 TF, RÅ 1945 s. 147, JO 1966 s. 373 och JO 1968 s Den som begär handlingen har rätt att vara anonym Den som begär att få ta del av en allmän handling har rätt att vara anonym. Polismyndigheten får därför som huvudregel inte efterforska vem som begär att få ta del av allmän handling eller vilket syfte denne har med sin begäran. Denna rätt till anonymitet gäller även vid begäran om att få uppgifter ur en allmän handling. Det finns dock undantagsfall där det kan vara motiverat att efterfråga identiteten, ofta kan utlämnande ske i större utstäckning om myndigheten känner till identiteten på den som begärt att få ta del av handlingen eller uppgifterna. En myndighet får inte kräva att den som vill ta del av en allmän handling talar om vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till. Sökanden har alltså rätt att vara anonym. Ibland är det dock en förutsättning för att en myndighet ska få lämna ut en handling, som faller under någon bestämmelse i OSL, att myndigheten kan bedöma vad utlämnandet kan leda till. I så fall får den som begär att få ut handlingen välja mellan att berätta vem han eller hon är och vad handlingen ska användas till och att avstå från att få del av handlingen. Rätten att vara anonym gäller även om sökanden begär ett skriftligt avslagsbeslut. I de fall ett utlämnande förutsätter att sökanden är den person som denne utgett sig för att vara, exempelvis när någon har rätt att få ut uppgifter om sig själv, kan det vid ett utlämnande på plats krävas att personen legitimerar sig. Om handlingar ska skickas till sökanden bör det räcka med att handlingarna skickas till sökandens folkbokföringsadress. Att sökanden vill vara anonym kräver särskilda rutiner vid uttagande av avgift. Läs mer i avsnitt Läs mer 2 kap. 14 TF om anonymitet och 12 kap. 1 OSL samt HFD 2014 ref Begäran om uppgifter ur allmänna handlingar från en enskild Myndighet ska på begäran av enskild lämna ut uppgift ur allmän handling i den mån det inte möter hinder på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Myndigheterna har en lagstadgad uppgiftsskyldighet till allmänheten. En förutsättning för denna skyldighet är dock att de begärda uppgifterna finns i en allmän handling och att uppgifterna inte omfattas av sekretess.

15 Handbok 15 (69) Lagstiftningen ställer krav på skyndsamhet vid begäran om utlämnande av allmän handling. Samma krav på skyndsamhet finns inte när det gäller utlämnande av uppgift ur allmän handling, istället kan en begäran om utlämnande av uppgift ur allmän handling hanteras med hänsyn till arbetets behöriga gång. Det bör inte ta längre tid att lämna ut en muntlig uppgift än det skulle göra att lämna ut handlingen. Om en begäran om utlämnande av uppgift ur allmänna handlingar anses hindra arbetets behöriga gång kan avslag meddelas. Exempel på hinder av kan vara att en tjänsteman hos myndigheten håller på att arbeta med handlingen eller att den enskildes begäran är så omfattande att myndigheten rimligen inte kan klara av den på en gång utan allvarliga störningar av det egna arbetet. I fråga om vem som ska fullgöra uppgiftsskyldigheten gäller samma ordning som vid utlämnande av allmän handling, läs mer under avsnitt samt Det finns inget krav på hur uppgiften ska lämnas ut. Detta får avgöras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet och om det är lämpligt i samråd med sökanden. Sättet för utlämnandet borde dock kunna ha viss betydelse för hur snabbt uppgiftsskyldigheten ska fullgöras. Skriftlig uppgift kan på samma sätt som handlingar endast lämnas ut mot avgift. För mer information om uttagande av avgift hänvisas till avsnitt i handboken. Det kan ibland vara svårt att avgöra om begäran avser utlämnande av handling eller endast uppgift ur en allmän handling. Då kan det krävas att myndigheten tar kontakt med sökanden för att få detta förtydligat. Vad som faktiskt avsågs med begäran har betydelse framförallt för överklaganderätten eftersom beslut om att inte få uppgift ur allmän handling inte kan överklagas. Beslut om att inte få ta del av allmän handling kan däremot överklagas. Sökanden bör också få information om detta när denne framställer sin begäran. En situation som kan uppkomma vid Polismyndigheten är att en enskild kontaktar myndigheten och önskar få information om brottsanmälningar eller handlingar gällande en annan person genom att uppge personnummer på den personen. En sådan begäran avser uppgifter ur en allmän handling och den omständigheten att en person t.ex. är misstänkt i en förundersökning hos polisen omfattas av sekretess enligt OSL. Det medför att en sådan begäran ska avslås med hänvisning till att uppgiften omfattas av sekretess. För med information om tillämpliga bestämmelser i OSL se avsnitt 5. Läs mer 6 kap. 4 OSL om skyldighet att lämna ut uppgift och JO 1989/90 s. 371 om hur snabbt uppgiftsskyldigheten bör fullgöras och Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2).

16 Handbok 16 (69) Begäran om uppgift ur allmänna handlingar från en myndighet Polismyndigheten ska på begäran av en annan myndighet lämna uppgift som den förfogar över, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller om det skulle hindra arbetets behöriga gång. Detta innebär att det finns en informationsskyldighet mellan myndigheter. Informationsskyldigheten är dock inte undantagslös, sekretessen gäller enligt OSL även i förhållande till andra myndigheter. Däremot är skyldigheten att lämna information till andra myndigheter mera omfattande än skyldigheten gentemot enskilda. Skyldigheten omfattar varje uppgift som myndigheten förfogar över, alltså inte bara uppgifter ur allmänna handlingar. Det finns även särskilda sekretessbrytande regler i förhållande till andra myndigheter, se avsnitt 5.6. Läs mer 6 kap. 5 OSL

17 Handbok 17 (69) 3.2 STEGET FÖRBEREDA fördela till rätt handläggare Initiera Förbereda Handlägga Avsluta Vem ska handlägga begäran? En begäran om utlämnande av allmän handling ska handläggas av den anställde som anses ansvara för vården av handlingen. Då ett myndighetsbeslut ska fattas ska det hanteras av rättsavdelningen. För handling som ingår i pågående (papper eller digitalt) ärende anses ansvarig handläggare för ärendet ansvara för vården. Om ansvarig handläggare inte har utsetts eller inte finns tillgänglig ansvarar chefen för den organisatoriska enhet som ska handlägga ärendet för vården. För vården av ett avslutat ärende som arkivlagts i närarkiv ansvarar chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ärendet. Ett avslutat ärende som innehåller handlingar i ett it-system som inte är överförda till e-arkivet ska chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ärendet anses ha vården om dessa. Organisatoriska enheter som arkivlägger avslutade ärenden i mellan- och centralarkiv hos informationsförvaltningen, anses chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ärendet ansvara för vården av dessa under en tid av tre kalenderår räknat från den dag då ärendet registrerades. För övriga ärenden som levererats till mellan- (ibland kallat områdesarkiv), centralarkiv eller e-arkivet ansvarar rättsavdelningen. Den som förfogar över en handling som inte ingår i ett ärende ska i första hand ansvara för vården av den handlingen. Om han eller hon inte finns tillgänglig eller det inte kan avgöras vem som ansvarar för vården av en handling som inte ingår i ett ärende ska chefen för den organisatoriska enhet där handlingen fysiskt finns eller som ansvarar för den informationen i ett it-system. För vården av handlingar som inte ingår i ett ärende och som har levererats till mellan- (ibland kallat områdesarkiv), centralarkiv och e-arkivet ansvarar rättsavdelningen. För det fall handlingen inte kan hänföras till en polisregion eller avdelning ansvarar rättsavdelningen för vården av handlingen. Om begäran omfattar handling vid avdelningen för särskilda utredningar, handläggs begäran helt vid denna avdelning. Det gäller hela vägen från tjänstemannaprövning, myndighetsbeslut och överklagande. Detta gäller oavsett om handling ingår i pågående eller avslutat ärende och oavsett var akten förvaras. Om en begäran omfattar ett ärende som handlagts med digitalt arbetssätt men där det till den digitala akten även finns pappershandlingar, bör den som anses ha vården av den digitala akten hantera begäran i sin helhet samt även pröva ett utlämnande av pappershandlingarna. Motsvarande gäller vid pappersbaserad ärendehantering där det till en pappersakt finns tillhörande enstaka digitala handlingar, den som ansvarar för prövningen av pappersakten ska även pröva ett utlämnande av de digitala handlingarna.

18 Handbok 18 (69) Om det inte kan avgöras vilken polisregion eller avdelning som förvarar en handling ska den anses förvarad vid rättsavdelningen. Läs mer Arbetsordning för Polismyndigheten och Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2) Omfattande förfrågningar En omfattande förfrågan är en begäran som - berör flera polisregioner eller avdelningar, - en begäran som ställts till olika polisregioner eller avdelningar där begäran har samma syfte och innehåll men geografisk uppdelning, - en begäran som berör en polisregion eller avdelning men har stor omfattning eller - är en återkommande begäran. En sådan begäran ska diarieföras där den inkommer. Endast ett diarienummer ska upprättas, oavsett om begäran avser flera olika regioner eller avdelningar. Samordning ska ske av en omfattande förfrågan. För det fall en begäran berör fler polisregioner eller avdelningar ska samordning ske vid rättsavdelningen. Vilken polisregion eller avdelning som ska handlägga ärendet beslutas av rättsavdelningen. Om en begäran avser få ärenden men berör flera polisregioner eller avdelningar behöver samordning inte ske, om berörda organisatoriska enheter är överens om det. I sådana fall krävs att kontakt tas med berörda polisregioner eller avdelningar och att det i sådana ärenden är tydligt hos vem eller vilka ansvaret ligger för att besvara begäran. Övriga omfattande förfrågningar ska handläggas vid den polisregion eller avdelning som förfrågan avser. Delning av ett ärende bör ske när avdelningen för särskilda utredningar (SU) är berörda av begäran, detta för att SU ska hantera sin del av begäran. Vid samordning är huvudregeln att endast ett beslut avseende utlämnandet ska fattas och att ärenden inte ska delas upp. Det är viktigt att skyndsamhetskravet bibehålls även i ärenden som avser omfattande förfrågningar. It-avdelningen är ansvarig att på begäran från rättsavdelningen sammanställa och tillhandahålla uppgifter från it-system som underlag för bedömning i ett ärende som avser en omfattande förfrågan. Detta beror på att det kan uppstå problem med behörigheter och åtkomst till de handlingar som begärs ut, exempelvis om en begäran avser brottsanmälningar från olika polisregioner. Läs mer Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2) När ska pressansvariga informeras? I vissa fall kan Polismyndigheten få flera frågor om allmänna handlingar som handlar om samma sak, exempelvis från massmedia. Tänk då på att informera pressekreterarna så att berörda chefer och ansvariga kan förbereda sig inför eventuella framträdanden i media.

19 Handbok 19 (69) 3.3 STEGET HANDLÄGGA - sekretessprövning Initiera Förbereda Handlägga Avsluta Vad menas med skyndsam handläggning? En allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Kan det ske på stället sker det utan avgift. Den som begär att ta del av en allmän handling har också rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Detta innebär att besked i en utlämnandefråga normalt bör kunna lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Myndigheter behöver inte genast tillhandahålla en handling på stället om det finns praktiska hinder mot det, t.ex. att berörd personal är upptagen av andra viktiga arbetsuppgifter eller att det råder utrymmesbrist hos myndigheten. Myndighetens verksamhet och tillgängliga resurser tillåts alltså i viss utsträckning påverka möjligheten att omedelbart och på plats få del av handlingar. Detta innebär t.ex. att en myndighet som inte genast och på plats kan efterkomma en framställning om att få del av ett omfattande material i sin helhet, på grund av utrymmesbrist eller liknande, måste kunna begära ett förtydligande av vilka handlingar eller ärenden som sökanden först vill ta del av och anpassa arbetet med att ta fram handlingarna efter detta. Myndigheten måste även kunna bedöma hur omfattande material sökanden kan ta del av under den tid han eller hon har tillgång till handlingarna, och utifrån den bedömningen begränsa framtagandet av handlingar till det tillfället. När en begäran om utlämnande av allmänna handlingar rör ett stort antal handlingar som är av skilda slag och som har olika omfattning och betydelse, måste myndigheten kunna be sökanden att ange vilka handlingar eller ärenden han eller hon först vill ta del av och sedan ta fram handlingarna utifrån dessa prioriteringar. Detta gäller oavsett om det rör sig om att ta del av handlingar på plats eller att få kopior. I de fall sökanden inte gör några preciseringar får myndigheten själv avgöra hur begäran ska delas upp, detta med utgångspunkt i skyndsamhetskravet och offentlighetsprincipens vikt. Vid en begäran som rör ett stor antal handlingar är det viktigt att tänka på risken för pusselläggning vid skadebedömningen. Om uppgifterna till stor del omfattas av sekretess kan det i vissa fall innebära en risk att endast maska sekretessbelagda uppgifter. Detta då det kan finnas en risk att ett utlämnande av ett stort antal uppgifter om likartade förhållanden sammantaget kan medföra skada även om uppgifterna var för sig är harmlösa. Med anledning av detta bör en omfattande begäran vid sekretessprövningen hanteras som en helhet. Om en enskild ständigt återkommer med nya framställningar om handlingsutlämnande måste myndigheten i stor utsträckning ha rätt att hantera en framställning i taget. Om en begäran har avsett ett stort antal handlingar eller om sekretessprövningen är tidskrävande, kan sökanden således få finna sig i att en senare framställd begäran behandlas först när handläggningen av den förra är avslutad.

20 Handbok 20 (69) Läs mer 2 kap 12 TF och JO dnr om skyndsamhetskravet, 2 kap 13 TF om rätt att mot avgift få en kopia av allmän handling samt RÅ 1989 ref Är begäran tillräckligt preciserad? Den som begär att få ta del av allmän handling måste också kunna precisera vad han eller hon vill ha. En begäran som är helt eller i någon del öppen för tolkning är inte tillräckligt preciserad. Om myndigheten inte får direkt klart för sig vilka handlingar som avses, ska sökanden så snart som möjligt ges tillfälle att komplettera eller precisera sin begäran. Detta följer av den serviceskyldighet som åligger myndighetspersonal enligt förvaltningslagen. Myndigheten är också skyldig att bistå sökanden genom att exempelvis med hjälp av sina register leta fram sådana handlingar som sökanden begär. Denna efterforskningsskyldighet är långtgående. Undantag gäller i de enstaka fall det inte är rimligt med hänsyn till hur materialet är disponerat och hur pass mycket material som måste gås igenom. Detta gäller oavsett om begäran avser en allmän handling eller uppgift ur sådan handling. Beslut om avslag av begäran att få ut handlingar, som har motiverats med att begäran inte var tillräckligt preciserad, får överklagas. Läs mer Efterforskningsskyldigheten framgår bl.a. av praxis. Se exempelvis NJA 1985 s. 537 samt NJA 1998 s Stående begäran Rätten att få tillgång till allmänna handlingar tar sikte på handlingar som redan finns hos myndigheter. Detta innebär att enskilda inte har någon rätt att göra stående beställningar med avseende på handlingar som kan komma att ges in till eller upprättas hos myndigheter. Exempelvis kan inte en journalist kräva att dagligen få ett utdrag av myndighetens diarielista. För att en myndighet ska vara skyldig att på begäran tillhandahålla en allmän handling som får lämnas ut krävs att journalisten kommer in med en begäran varje dag. Polismyndigheten ska därför inte godta stående begäran eller annan form av prenumerationer på handlingar. Om en begäran inkommer som avser utlämnande av t.ex. dygnslistor och som även avser morgondagens dygnslista, ska sådan begäran avseende morgondagens dygnslista avslås på den grunden att den inte förvaras vid myndigheten Är handlingen allmän? Om handlingen inte är allmän, t.ex. ett utkast, föreligger ingen skyldighet för myndigheten ett lämna ut den efter en begäran. Då ska den som efterfrågat handlingen meddelas skyndsamt. Det föreligger dock inte något hinder att lämna ut sådan handling för de fall myndigheten bedömer det lämpligt och den inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess.

21 Handbok 21 (69) Innehåller handlingen sekretessbelagda uppgifter? Innan allmänna handlingar lämnas ut ska det ske en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Enligt denna lag omfattas samtliga som arbetar eller deltar i myndighetens verksamhet av förbudet att röja sekretessbelagd information. Den som röjer sekretessbelagd uppgift kan enligt lag dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år. Av bilagan till offentlighets- och sekretesslagen följer exempel på de vanligaste bestämmelserna som kan bli aktuella att tillämpa för handlingar hos Polismyndigheten: Förundersökningssekretess Sekretess till förmån för enskild Begränsningar i sekretessen Sekretess mellan myndigheter Sammanställning av övriga lagrum som berör polisens verksamhet De regler som nämns i denna handbok utgör endast ett urval av de sekretessregler som kan komma att bli tillämpliga på handlingar hos myndigheten. Vid tveksamhet kring uppgifter som är föremål för sekretessprövning kontakta rättsavdelningen. Läs mer Brott mot tystnadsplikten regleras i 20 kap. 3 BrB Är handlingen stämplad med Sekretess? Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av en bestämmelse om sekretess, får myndigheten markera detta genom att en särskild anteckning (sekretessmarkering) görs på handlingen eller, om handlingen är elektronisk, införs i handlingen eller i det it-system där den elektroniska handlingen hanteras. Anteckningen ska ange tillämplig sekretessbestämmelse, datum då anteckningen gjordes, och den myndighet som har gjort anteckningen. Om handling innehåller uppgift som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet och som enligt förordning ska prövas av en viss myndighet, ska en särskild sekretessmarkering göras. Se kvalificerad hemlig SEKRETESS enl kap. offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) POLISMYNDIGHETEN handling nedan. På pappershandlingar innebär sekretessmarkering att handlingen har stämplats med en röd stämpel med enkel ram. Vissa it-system innehåller också fält för att ange sekretess på ett ärende eller uppgifter. Denna digitala märkning motsvarar stämplarna på papper. Att en handling (papper eller digital) är hemligstämplad är bara en signal om att man ska vara uppmärksam om någon begär ut handlingen. Om en hemligstämplad handling efterfrågas måste en sekretessprövning ändå göras. Det kan då visa sig att handlingen bara innehåller offentliga uppgifter. Att en handling saknar hemligstämpel är ingen garanti för att den inte innehåller sekretessbelagda uppgifter. Läs mer 5 kap. 5 OSL och 3 kap. 1-4 PMFS 2015:3.

22 Handbok 22 (69) Har handlingen en hemligbeteckning? Handlingar som har en hemligbeteckning registreras i det allmänna diariet, men därefter sker direkt en hänvisning till H-diariet, där handlingarna fortsatt hanteras. Dessa handlingar brukar kallas hemliga handlingar och avser följande: Hemlig handling = handling som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess och som rör rikets säkerhet. Kvalificerat hemlig handling = handling som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess och som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet. Med hemlig eller kvalificerat hemlig handling avses både handlingar som är allmänna och handlingar som inte är allmänna enligt tryckfrihetsförordningen. Hemliga handlingar ska stämplas med en hemligbeteckning med enkel eller dubbel ram. Den dubbla ramen används för kvalificerat hemlig handling. HEMLIG enl kap. offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) POLISMYNDIGHETEN KVALIFICERAT HEMLIG enl.kap offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) AV SYNNERLIG BETYDELSE FÖR RIKETS SÄ- KERHET Frågan om denna handlings utlämnande skall prövas av chefen för departementet POLISMYNDIGHETEN Om någon begär att få ta del av en hemlig eller kvalificerat hemlig handling, måste bestämmelserna för hantering av hemliga handlingar följas. Alla myndighetens hemliga handlingar och hur de hanteras dokumenteras antingen i en förteckning över hemliga handlingar eller direkt på själva handlingen. Under handläggningen av en begäran om utlämnande av en sådan handling, måste alla händelser föras in i denna förteckning (eller på själva handlingen) - utlån till handläggaren som ska göra sekretessprövningen, kopiering och återlämning. Den som tar emot kopior eller lånar handlingen måste också kvittera det med sin namnteckning, och kvittot ska sparas tillsammans med handlingarna. Observera att kvalificerat hemliga handlingar inte får hanteras utanför Polismyndighetens lokaler utan särskilt beslut. Stöd i bedömningar i sekretessfrågor kan inhämtas från verksamhetsskyddet vid Rikspolischefens kansli. Läs mer 1 OSF, säkerhetsskyddsförordningen (1986:633), FAP och 3 kap. 1-4 PMFS 2015:3.

23 Handbok 23 (69) Initiera Förbereda Handlägga Avsluta Besluta Expediera Tjänstemannaprövning Den som ansvarar för vården av handlingarna är den som i första hand ska pröva om handlingen eller uppgiften kan lämnas ut helt eller delvis. Om handlingen inte kan lämnas ut p.g.a. sekretess eller lämnas ut endast med förbehåll måste frågeställaren informeras om att han/hon kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att denne kan få ett formellt, skriftligt myndighetsbeslut med en s.k. besvärshänvisning. I Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2) framgår det vem som har vårdansvaret över handlingar och därmed ska göra en tjänstemannaprövning. Exempel på utformning av ett tjänstemannabesked: Du har begärt att få ta del av handlingen X. Jag bedömer att den innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt 35 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, då det inte kan anses stå klart att ett utlämnande av uppgifterna inte medför skada eller men för någon enskild eller någons närstående till den enskilde. Är du inte nöjd med detta tjänstemannabesked kan du begära att få ett myndighetsbeslut i frågan. Du får då ett skriftligt beslut som kan överklagas till domstol. Om en enskilds begäran inte är tillräckligt preciserad ska en precisering begäras av den enskilde, om sådan precisering inte inkommer kan begäran avslås på grunden att handlingen som efterfrågas inte förvaras av myndigheten. Det finns inga krav på att ett tjänstemannabesked ska vara skriftligt utan beskedet kan vara muntligt. Dock underlättar det eventuell myndighetsprövning om det finns ett skriftligt tjänstemannabesked. Har ett tjänstemannabesked lämnats muntligt bör en tjänsteanteckning upprättas av det som lämnat besked. Av tjänsteanteckningen bör det framgå vilket besked som lämnats och när det lämnats. Ett sådant besked om att inte lämna ut handlingen kan hänskjutas till myndigheten och den enskilde kan då få ett myndighetsbeslut som går att överklaga. En begäran som helt eller i någon del är öppen för tolkning är inte så specificerad som TF förutsätter. Exempelvis har Kammarrätten ansett att en begäran om att få ut en åklagarkammares samtliga utfärdade stämningar en viss dag inte uppfyllde nödvändiga krav på specifikation av de efterfrågade handlingarna för att begäran skulle kunna prövas. När någon som begär ut handlingar begär ett myndighetsbeslut ska ärendet överlämnas till rättsavdelningen för vidare handläggning. Jurist eller gruppchef rättstillämpning vid rättsavdelningen hanterar myndighetsbeslut. Inför överlämningen av ärendet bör handläggaren som gjort en tjänstemannaprövning t.ex. upprätta en tjänsteanteckning med information om vilka handlingar som har lämnats ut och vilka handlingar/uppgifter i

24 Handbok 24 (69) handlingar som har sekretessbelagts samt med vilket lagstöd det skett. Vidare bör det tydligt framgå om överstrykningar gjorts och i så fall i vilken omfattning. Om stöd eller råd behövs vid en tjänstemannaprövning ska det i första hand ske genom kontakt med närmsta chef. Behövs ytterligare rådgivning avseende en begäran om utlämnande av handlingar eller uppgifter kan jurist vid rättsavdelningen kontaktas. För mer information se intrapolis. För det fall uppgifter i en handling hänför sig till en annan myndighet än Polismyndigheten ska den som gör en tjänstemannaprövning samråda med berörd myndighet. Detta för att kontrollera om sekretess avseende uppgifterna har upphört eller inte. Vidare ska det även kontrolleras om sekretessen från en annan myndighet har överförts till Polismyndigheten innan en handling lämnas ut. Den som gör en tjänstemannaprövning: Bör ha kunskap kring gällande regler för de handlingar och uppgifter han eller hon är ansvarig för. Bör självständigt kunna pröva en normal begäran om att få ut handlingar eller uppgifter inom vederbörandes ansvarsområde. Bör kunna göra en preliminär bedömning av hur olika frågeställningar ska behandlas ur sekretessynpunkt. Läs mer FL och Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2) Myndighetsbeslut Myndighetsbeslut ska handläggas av rättsavdelningen. När ett myndighetsbeslut ska fattas ska det kontrolleras om ett tjänstemannabesked finns avseende begäran. Om utlämnandefrågan inte prövats tidigare ska det ske och begärda handlingar eller uppgifter ska lämnas ut i den utsträckning de inte omfattas av sekretess. Är bedömningen att uppgifterna i handlingarna omfattas av sekretess och därför inte kan lämnas ut ska ett skriftligt beslut om avslag upprättas. Även gynnande myndighetsbeslut bör i regel vara skriftliga. I samband med myndighetsprövningen ska det även prövas om ett förbehåll kan ställas upp till förmån för den som begär ut handlingar. Rätten att få ett överklagbart beslut tillkommer sökanden oavsett om avslaget grundar sig på en sekretessbestämmelse, på att den begärda handlingen inte är allmän eller på att handlingen överhuvudtaget inte finns eller kan påträffas. Den sökande som fått skriftligt avslag på sin begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska i beslutet upplysas om att överklagande kan ske. Upplysningen ska vidare innehålla en beskrivning av hur sökanden ska gå tillväga för att begära ett sådant överklagande. Ett myndighetsbeslut avseende begäran om utlämnande av allmänna handlingar kan överklagas. Ett myndighetsbeslut gällande utlämnande av uppgifter ur allmänna handlingar är dock inte överklagbart. Överklagande kan t.ex. ske då begäran avslås därför att uppgifterna är hemliga, handlingen inte är allmän, handlingen inte finns vid myndigheten eller då det inte går att avgöra om handlingen finns vid myndigheten eftersom det är oklart vad sökanden begär. Om myndigheten avslår en begäran från en annan statlig

25 Handbok 25 (69) myndighet kan sådan överklagas av den myndighet som begär ut en handling eller på annat sätt få del av en uppgift till regeringen. Ett beslut av Polismyndigheten att avslå en begäran från t.ex. en socialnämnd (kommun dvs. kommunal myndighet) överklagas däremot till Kammarrätten i Stockholm. Besvärshänvisningen beskriver hur frågeställaren ska göra för att överklaga myndighetsbeslutet, se avsnitt 7. Läs mer Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar (PM 2016:2)om vem som handlägger myndighetsbeslut, 21 FL om upplysning kring överklagande, 6 kap. 7-8 OSL om överklagande av myndighetsbeslut och Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr Överklagat myndighetsbeslut Ett överklagande ska hanteras vid rättsavdelningen. När myndigheten slutligt beslutat att avslå en begäran och ett överklagande inkommit till Polismyndigheten gällande avslagsbeslutet har myndigheten en skyldighet att ompröva beslutet. Polismyndigheten är skyldig att ändra tidigare beslut om följande förutsättningar är uppfyllda: Polismyndigheten bedömer att beslutet är uppenbart oriktigt. Beslutet ska kunna ändras snabbt och enkelt. Ändringen ska kunna ske utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Om myndigheten ändrar sitt beslut så som klaganden begär, dvs. klaganden får helt bifall till sitt yrkande förfaller överklagandet. Om myndigheten inte ändrar sitt beslut, måste myndigheten utan dröjsmål överlämna skrivelsen och övriga handlingar i ärendet till kammarrätten. Gör kammarrätten samma bedömning kan beslutet överklagas i Högsta Förvaltningsdomstolen. Polismyndigheten är dock inte part i dessa ärenden och har därför inte någon rätt att överklaga beslut som går myndigheten emot. Myndighetens avslagsbeslut gällande frågor som rör utlämnande av allmänna handlingar kan överklagas till Kammarrätten i Stockholm, detta gäller dock inte om klaganden är en statlig myndighet. Sökandes överklagande måste vara skriftligt och inkomma till myndigheten inom tre veckor efter den dag den sökande fick del av beslutet att inte lämna ut handlingen. När överklagandet inkommer till myndigheten ska en rättstidsprövning ske, dvs. myndigheten ska pröva om överklagandet inkommit i rätt tid. När ett överlämnande av ärendet ska ske till kammarrätten bör följande handlingar skickas: Kopior av originalhandlingarna i omaskerat skick och de maskerade handlingarna, för det fall maskering skett Kopia av tidigare tjänstemannaprövning Myndighetsbeslut Handling som utvisar beslutsfattarens behörighet och befogenhet att fatta myndighetsbeslut (t.ex. relevant avsnitt ut arbetsordning, handläggningsordning och delegationsordning) Missiv

26 Handbok 26 (69) Av ett missiv bör det framgå att ärendet gäller ett överklagande i ett offentlighets- och sekretessärende, vad överklagandet gäller, att överklagandet anses ha inkommit i tid (dvs. rättstidsprövningen) och att Polismyndigheten vid en omprövning inte funnit anledning att ändra sitt beslut. De bilagor som Polismyndigheten avser att bifoga missivet bör anges som bilagor. Om överklagandet inte har inkommit i tid ska det avvisas genom ett särskilt beslut. Då ska överklagandet inte skickas vidare till överinstansen. Läs mer 27 FL om ändring av beslut, 28 om förfall av överklagande, 6 kap. 7-8 OSL om överklagande av beslut till kammarrätten och FL om rättstidsprövning.

27 Handbok 27 (69) Initiera Förbereda Handlägga Avsluta Besluta Expediera Utlämnande av digitala handlingar Det finns inte någon skyldighet för Polismyndigheten att lämna ut elektroniskt lagrad information i annan form än fysisk utskrift. Det är därför möjligt att neka en begäran om digitalt utlämnande och istället skicka handlingarna per post. Med hänsyn till att digitala utlämnanden anses medföra särskilda risker från integritetssynpunkt bör sådana utlämnanden ske med försiktighet. För det fall man trots det överväger ett digitalt utlämnande, t.ex. genom dvd, usb eller via e-post, måste man först göra flera viktiga avvägningar. Finns det personuppgifter i materialet som ska lämnas ut? Är materialet eller delar av materialet skyddat av sekretess? Är utlämnandet lagligt enligt PUL och/eller PDL? Innehåller materialet enstaka eller fler än enstaka personuppgifter? Om materialet ska e-postas, finns det möjlighet att sända över det krypterat? Beroende på vem mottagaren är och vilka handlingar som har begärts ut får man lägga mer eller mindre tid på respektive fråga. Är man osäker på om alla förutsättningar föreligger för att få lämna ut handlingar digitalt kan man istället välja att lämna ut dem i fysisk form. Handlingar som inte innehåller personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Finns det inga personuppgifter i det material som ska lämnas ut behöver man ta ställning till om materialet omfattas av sekretess enligt OSL innan det lämnas ut digitalt. Finns det uppgifter som omfattas av sekretess och materialet ska e-postas måste det finnas möjlighet att skicka materialet krypterat för att få e-posta det. Saknas det krypteringsmöjligheter kan man istället lämna ut materialet genom t.ex. dvd. Finns det uppgifter som omfattas av sekretess men som har maskerats, dvs. det finns bara offentliga uppgifter kvar i dokumentet, behöver man inte ta hänsyn till krypteringsmöjligheterna vid e-post. Handlingar som innehåller personuppgifter Finns det personuppgifter i handlingarna som ska lämnas ut behöver man, vid sidan om sekretessbestämmelser i OSL, beakta polisdatalagen (PDL) och personuppgiftslagen (PUL). PDL och PUL reglerar all behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad. PDL är tillämplig när det gäller behandling av personuppgifter i den brottsbekämpande verksamheten vid Polismyndigheten. PUL är tillämplig på övrig behandling av personuppgifter vid myndigheten. Flera av bestämmelserna i PUL är också tillämpliga vid behandling av personuppgifter i den brottsbekämpande verksamheten

28 Handbok 28 (69) eftersom PDL hänvisar till PUL i vissa delar. I vilken utsträckning bestämmelserna i PUL ska tillämpas beror på beror på om personuppgifterna finns i ett material som är strukturerat eller inte. Strukturerat material är ett material där personuppgifter finns samlade och strukturerade på ett sätt som påtagligt underlättar sökning eller sammanställning av personuppgifterna, t.ex. register, vissa Excel dokument och olika listor. Ostrukturerat material är tvärtom material där personuppgifter inte finns samlade och strukturerade på ett sätt att det enkelt går att söka eller sammanställa dem, t.ex. löpande text, ljud- och bildupptagningar och korrespondens per e-post. Är det ett ostrukturerat material är det flera bestämmelser i PUL som faller bort. En behandling av personuppgifter, så som ett utlämnande, styrs då istället av den s.k. missbruksregeln som innebär att en behandling inte får ske om det medför en kränkning av den registrerades personliga integritet. Vid ett utlämnande begränsas bestämmelserna i PUL och PDL vidare av om handlingen ska lämnas ut med stöd av 2 kap. TF eller inte. Bestämmelser i PUL eller PDL får nämligen inte inskränka offentlighetsprincipen som följer av 2 kap. TF. Flera bestämmelser ska därmed inte tillämpas om det är fråga om ett utlämnande med stöd av 2 kap. TF. Utlämnanden som inte sker med stöd av offentlighetsprincipen När Polismyndigheten ska göra ett utlämnande av personuppgifter t.ex. p.g.a. underrättelseskyldighet eller efter begäran från annan myndighet och det inte handlar om ett utlämnande enligt bestämmelserna om offentlighetsprincipen i 2 kap. TF måste bestämmelserna i PDL och PUL tillämpas på den behandling som utlämnandet utgör. För att veta om det är PDL eller PUL som gäller kan man något förenklat säga att den lag som ger stöd för ursprungsbehandlingen även styr utlämnandet. Så trots att ett utlämnande i sig kanske inte utgör brottsbekämpande verksamhet så kan PDL ändå tillämpas om personuppgifterna behandlas hos Polismyndigheten med stöd av den lagen. När man ska lämna ut personuppgifter digitalt finns det en grundläggande bestämmelse i PUL, som det även hänvisas till i PDL, som säger att personuppgifter bara får behandlas om det är lagligt. Det innebär inte bara att Polismyndigheten måste behandla personuppgifter på ett lagenligt sätt inom myndigheten utan det innebär också att Polismyndigheten ansvarar för att inte lämna ut personuppgifter till någon om det kan antas att denne kommer att behandla personuppgifterna på ett sätt som inte är tillåtet enligt PUL. Ett utlämnande i strid mot detta är alltså inte tillåtet. Härvid ska man dock komma ihåg att behandling av personuppgifter som en fysisk person utför som ett led i en verksamhet av rent privat natur inte omfattas av PUL. Det är därför tillåtet med ett digitalt utlämnande till en privatperson så länge handlingarna inte omfattas av sekretess och så länge de andra förutsättningarna för digitalt utlämnande föreligger. Personuppgifter om lagöverträdelser som finns i strukturerat material För att, i elektronisk form, få lämna ut strukturerat material som innehåller personuppgifter om lagöverträdelser (som innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel eller administrativa frihetsberövanden) finns det en bestämmelse i PUL som innebär ett förbud för andra än myndigheter att behandla sådana uppgifter. Ska man lämna ut sådana uppgifter är det alltså viktigt att veta vem mottagaren är. Bestämmelsen är tillämplig även om de personuppgifter som ska lämnas ut behandlas med stöd av PDL eftersom mottagarens behandling kommer att ske med stöd av PUL. Det finns

29 Handbok 29 (69) dock undantag från detta förbud. Om behandlingen avser enstaka uppgift som är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall, så får den behandlas, dvs. bl.a. lämnas ut, trots förbudet. Vidare har även journalister rätt att behandla personuppgifter om lagöverträdelser som finns i strukturerat material om uppgifterna ska användas uteslutande för journalistiskt ändamål. Ett digitalt utlämnande till dessa mottagare kan dock begränsas av bestämmelser i PDL samt möjligheten till kryptering, om det digitala utlämnandet ska ske via e-post. Se vidare nedan. Vid ett utlämnande av personuppgifter om lagöverträdelser som ingår i ett ostrukturerat material finns inget förbud att ta hänsyn till. Då ska man istället överväga om mottagarens behandling av uppgifterna kommer att innebära en kränkning av den personliga integritetet för den som avses med personuppgifterna. Däremot kommer bestämmelser i PDL även i dessa fall begränsa möjligheten att lämna ut uppgifterna digitalt. Utlämnanden som sker med stöd av offentlighetsprincipen Som nämndes ovan får bestämmelser i PDL och PUL inte inskränka offentlighetsprincipen. Man kan vid ett utlämnande med stöd av offentlighetsprincipen därför inte säga att utlämnandet inte är tillåtet med hänvisning till olika bestämmelser PDL och PUL. Hur mottagaren kommer att behandla personuppgifterna är dock minst lika relevant vid ett utlämnande med stöd av 2 kap. TF. Enligt 21 kap. 7 OSL omfattas nämligen en personuppgift av sekretess om det kan antas att uppgifterna efter utlämnandet kommer att behandlas i strid med personuppgiftslagen hos mottagaren. Det är inte fråga om en bedömning av om de enskilda uppgifterna i sig skulle omfattas av sekretess (vilket de också skulle kunna vara enligt andra bestämmelser i OSL). Ett utlämnande i enlighet med offentlighetsprincipen kan alltså inte begränsas med direkt stöd av en bestämmelse i PUL eller PDL men däremot med hänvisning till sekretessen enligt 21 kap. 7 OSL. Skulle då ett sådant utlämnande stå i strid med t.ex. förbudet för andra än myndigheter att behandla personuppgifter om lagöverträdelser kan man inte hänvisa direkt till förbudet utan till sekretess. Sekretessbestämmelsen är i och för sig tillämplig även vid utlämnande till en annan myndighet, men det torde tillhöra undantagen att det finns anledning att anta att en annan myndighets tilltänkta behandling skulle strida mot personuppgiftslagen. Som också har nämnts ovan kan en privatperson som behandlar en personuppgift enbart i privat syfte inte behandla uppgifter i strid med PUL eftersom PUL inte är tillämplig på sådan behandling. Sekretessen enligt 21 kap. 7 OSL kan därför aldrig komma i fråga om utlämnandet sker till person som ska behandla uppgifterna privat. Begränsningar i PDL för digitala utlämnanden Oavsett om det rör sig om ett utlämnande av ett strukturerat eller ostrukturerat material eller om utlämnandet sker med stöd av 2 kap. TF eller inte så finns en bestämmelse i PDL som begränsar ett digitalt utlämnande av personuppgifter. Bestämmelsen är tilllämplig om de personuppgifter som ska lämnas ut behandlas med stöd av PDL. Regeln innebär att Polismyndigheten som huvudregel endast får göra digitala utlämnanden avpersonuppgifter om det rör sig om enstaka personuppgifter. Bestämmelsen är inte begränsad till någon viss mottagare. I förarbetena till PDL förtydligas vad som menas med enstaka personuppgifter. Där framgår bl.a. att en större mängd personuppgifter, t.ex. ett helt register eller delar av ett register, inte får lämnas ut digitalt. När personuppgifter däremot förekommer i en eller ett fåtal handlingar utgör bestämmelsen inte något hin-

30 Handbok 30 (69) der mot att lämna ut handlingarna genom t.ex. e-post, även om handlingen eller handlingarna i och för sig innehåller något fler personuppgifter än vad som i vanligt språkbruk avses med enstaka. Bestämmelsen är också avsedd att ge stöd för utlämnande av t.ex. ett ärende eller delar av ett ärende där personuppgifter förekommer. Säkerhetspolisen, Ekobrottsmyndigheten, Åklagarmyndigheten, Tullverket, Kustbevakningen och Skatteverket är undantagna de begränsningar som gäller i normalfallet. Dessa myndigheter får, förutsatt att det rör sig om uppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga, ta del av fler än enstaka uppgifter digitalt. Enligt polisdataförordningen (PDF) får fler än enstaka personuppgifter lämnas ut digitalt, med reservationen om det inte är olämpligt även till konkursförvaltare, Justitiekanslern, Brottsförebyggande rådet, Europol, Interpol och en utländsk myndighet som ansvarar för att bekämpning av penningtvätt eller finansiering av särskilt allvarlig brottslighet samt en offentlig försvarare eller ett målsägandebiträde eller den som kan jämställas med en sådan. Kryptering vid e-post av handlingar Polismyndigheten är enligt PUL skyldig att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter som behandlas vid myndigheten. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av de tekniska möjligheter som finns, vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna, de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna och hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är. Skyldigheten att ha en lämplig säkerhetsnivå gäller vid alla digitala utlämnanden av personuppgifter som behandlas med stöd av PDL eller PUL. Enligt Polismyndighetens egna föreskrifter, FAP 174-1, ställs också höga krav på informationssäkerhet när det rör sig om vad som i föreskrifterna definieras som särskilt skyddsvärda uppgifter (uppgifter som omfattas av sekretess, är personuppgifter om lagöverträdelser eller är personuppgifter som är känsliga). När dessa uppgifter överförs med datakommunikation utanför myndighetens kontroll ska kryptering användas. Det innebär att även handlingar som inte innehåller personuppgifter men som omfattas av sekretessbestämmelser inte får e-postas o krypterat. Föreskrifterna medför vidare att trots att förutsättningar föreligger för att få lämna ut handlingar digitalt till en försvarare kan de ändå inte e-postas om det inte finns möjlighet att skicka handlingarna krypterat. Märk väl att frågan om möjlighet till kryptering inte hindrar utlämnande av fysiskt medium för automatiserad behandling, dvs. dvd, cd-skiva, usb etc. Även då är dock viktigt att i så stor utsträckning som möjligt tänka på tekniska skyddsåtgärder så som att ha ett lämpligt format på de filer som lämnas ut, t.ex. pdf eller skrivskyddat. Mellan Polismyndigheten och flera myndigheter sker all e-posttrafik via ett säkert kommunikationsnätverk, SGSI. De myndigheter som avses är Åklagarmyndigheten, Domstolsverket, Kriminalvården, Tullverket, Kustbevakningen, Migrationsverket, Skatteverket, Regeringskansliet, transportstyrelsen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen och till Ekobrottsmyndigheten via Åklagarmyndigheten samt Kronofogdemyndigheten via Skatteverket. Vid Polismyndigheten finns därutöver möjlighet att använda andra krypteringssätt. Kontakta IT-avdelningen för vidare information om vilka möjligheter till kryptering som finns.

31 Handbok 31 (69) Läs mer Prop. 2009/10:85, 2 kap 20 PDL om utlämnande av enstaka personuppgifter, 17 och 18 PDF om undantag från 2 kap. 20 PDL, 7 PUL om utlämnande för journalistiska ändamål, 9 a PUL om att personuppgifter bara får behandlas om lagligt, 20 PUL om förbud för andra än myndigheter att behandla uppgifter om lagöverträdelser, 1 Datainspektionens föreskrift om undantag från förbudet för andra än myndigheter att behandla personuppgifter om lagöverträdelser m.m. (DIFS1998:3), 21 kap 7 OSL om sekretess samt FAP174-1, 8 PUL och 2 kap 2 PDL om förhållandet till offentlighetsprincipen, 31 PUL om säkerhetsåtgärder Särskilt om digitalt utlämnande av förundersökningsprotokoll Förundersökningsprotokoll innehåller alltid personuppgifter om lagöverträdelser. Det är därför viktigt att kunna konstatera att mottagaren har rätt att hantera sådana uppgifter. Beroende på omfattning, uppbyggnad och förekomst, kan förundersökningsprotokoll ses både som strukturerat och ostrukturerat material. Mycket omfattande förundersökningsprotokoll där det finns personuppgifter som är strukturerade på ett sätt att det skulle vara lätt att söka efter eller sammanställa dem får anses ingå i strukturerat material. Då måste hänsyn tas till vad som ovan sagts om förbudet för andra än myndigheter att behandla sådana uppgifter samt de undantag som finns i förhållande till förbudet. Om det är fråga om att lämna ut ett separat förundersökningsprotokoll eller en del av protokollet torde det dock oftast vara fråga om ostrukturerat material. Man får då fråga sig om ett utlämnande kan medföra att mottagarens behandling av personuppgifterna kommer att innebära en kränkning av den registrerades personliga integritet. Angående sekretess omfattas oftast hela förundersökningsprotokollet av sekretess innan åtal har väckts. I det skedet har dock den misstänkte och försvararen rätt att i den mån det kan ske utan men för utredningen, ta del av vad som har förekommit vid förundersökningen. Efter att åtal har väckts är förundersökningsprotokollet i de flesta fall offentligt men vissa uppgifter kan fortfarande omfattas av sekretess, även i förhållande till den tilltalade, trots att denne är part. Eftersom behandling av personuppgifter i ett förundersökningsprotokoll sker med stöd av PDL måste man, när det kommer till frågan om protokollet kan lämnas ut digitalt, ta ställning till om protokollet omfattar enstaka personuppgifter eller fler än enstaka uppgifter. Detta får bedömas från fall till fall. Som utgångspunkt torde de flesta förundersökningsprotokoll inte omfatta fler än enstaka personuppgifter och kan därför lämnas ut digitalt, givet att övriga förutsättningar för ett utlämnande är uppfyllda. Mycket omfattande förundersökningsprotokoll kan dock inbegripa fler än enstaka personuppgifter. Gör man bedömningen att förundersökningsprotokollet innehåller fler än enstaka personuppgifter är Polismyndigheten förhindrad att lämna ut förundersökningsprotokollet i elektronisk form till andra än Säkerhetspolisen, Ekobrottsmyndigheten, Åklagarmyndigheten, Tullverket, Kustbevakningen och Skatteverket, konkursförvaltare, Justitiekanslern, Brottsförebyggande rådet, Europol, Interpol och en utländsk myndighet som ansvarar för att bekämpning av penningtvätt eller finansiering av särskilt allvarlig brottslighet samt en offentlig försvarare eller ett målsägandebiträde eller den som kan jämställas med en sådan. Eftersom personuppgifter om lagöverträdelser är att betrakta som känsliga personuppgifter och därmed även som särskilt skyddsvärda måste det vara möjligt att e-posta förundersökningsprotokoll krypterat. Finns det ingen möjlighet att skicka protokollet kryp-

32 Handbok 32 (69) terat men alla förutsättningar i övrigt föreligger för att lämna ut förundersökningsprotokollet digitalt kan man istället lämna ut det på cd-skiva, dvd eller usb. Nedan följer ett flödesschema för hanteringen av en förfrågan att lämna ut ett förundersökningsprotokoll digitalt. Schemat kan även vara till hjälp vid begäran om digitalt utlämnande av andra handlingar.

33 Handbok 33 (69)

34 Handbok 34 (69) Film och ljud I förundersökningar hos Polismyndigheten ingår ofta material såsom ljudbandsförhör och det kan även finnas filmer av olika slag såsom övervakningsfilmer eller videorekonstruktioner. I vissa fall är det material som upprättas hos Polismyndigheten under en förundersökning och i andra fall är det material som begärts in till Polismyndigheten för att det ska ingå i en förundersökning. Det kan t.ex. vara en övervakningsfilm som är viktig för en brottsutredning. När en begäran om utlämnande av t.ex. en dvd-skiva i ett K-ärende inkommer till Polismyndigheten ska en kontroll ske, vilken syftar till att ta reda på om skivan har lämnats in från en annan myndighet, ett företag eller har upprättats av Polismyndigheten. Denna information är viktig för bedömningen om sekretess föreligger på dvd-skivan. För mer information om när sekretess kan upphöra, se avsnitt 5. Om t.ex. en videorekonstruktion upprättad av Polismyndigheten begärs ut ska kontroll ske om den överlämnats till domstol i samband med åtal eller om den förevisats i samband med huvudförhandling. För det fall att en videorekonstruktion endast i vissa delar har visats i samband med huvudförhandling, har sekretessen endast upphört avseende den del som förevisats. Övrig information som finns på filmen kan då fortfarande omfattas av sekretess. En bedömning måste då ske om det är möjligt att särskilja det material som eventuellt omfattas av sekretess från det material som sekretessen upphört på. Ljudförhör genomförs ofta under förundersökningar och det är då vanligt att en dialogutskrift eller en sammanfattning av förhöret ingår i ett förundersökningsprotokoll som har överlämnats till domstol. Trots att en utskrift av ett ljudbandsförhör finns i ett offentligt förundersökningsprotokoll har Kammarrätten i Stockholm bedömt att ljudupptagningen ska omfattas av sekretess. Av TF framgår att Polismyndigheten inte är skyldig att framställa kopia av en sådan upptagning enligt 2 kap. 3 första stycket TF som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel om svårighet möter och handlingen kan tillhandahållas på stället. Den som begär ut en digital handling bör erbjudas att komma till Polismyndigheten och titta på handlingen, förutsatt att handlingen inte omfattas av sekretess. Någon lagbestämmelse som medför att Polismyndigheten är skyldig att lämna ut begärda handlingar i elektronisk form finns inte. När en begäran om utlämnande av allmänna handlingar omfattar ljudupptagningar eller videoupptagningar och huvudförhandling ägt rum är det viktigt att kontakta berörd åklagare eller berörd domstol. Detta för att kontrollera om den begärda handlingen överlämnats till domstol eller förevisats i samband med huvudförhandling. Det är viktigt inför bedömningen om sekretess föreligger på den begärda handlingen. Läs mer Kammarrätten i Stockholm mål nr om ljudbandsupptagningar på vilka det ansågs föreligga sekretess trots att det fanns offentlig utskrift av förhören, RÅ 1989 not. 329 om videoupptagning på vilken det ansågs föreligga sekretess trots att offentlig utskrift fanns och RÅ 1989 ref. 56 om att sekretess inte ansågs föreligga på videoupptagning eftersom upptagningen visats vid huvudförhandling och sekretessen därmed upphört samt 2 kap. 3 och 13 TF.

35 Handbok 35 (69) Kopior med överstrykningar Om handlingar innehåller sekretessbelagda uppgifter måste Polismyndigheten kunna lämna ut handlingarna men dölja de sekretessbelagda uppgifterna. I vissa fall är det dock olämpligt att tillämpa överstrykningar, t.ex. om det i en handling efter överstrykning endast framgår ord som om, men, och m.fl. Om en handling som innehåller personuppgifter som omfattas av sekretess lämnas ut med överstrykning över dessa uppgifter ska försiktighet iakttas. Detta på grund av att det ibland kan vara möjligt att utläsa även av andra uppgifter i texten vilken person som berörs, trots att personuppgifterna har styrkits över. Överstrykning innebär att man tar kopior på originalhandlingarna (eller pappersutskrifter på digitala uppgifter) och sedan stryker över de sekretessbelagda uppgifterna med en lämplig överstrykningspenna. Av det beslut som bifogas kopiorna måste det framgå varför överstrykning har tillämpats på uppgifterna, alltså med vilken sekretessbestämmelse uppgifterna anses vara belagda med sekretess. När alla överstrykningar är gjorda, kopieras de överstrukna handlingarna i sin tur. Originalet med överstrykningar får inte lämnas ut, eftersom det då är lätt att läsa de överstrukna uppgifterna. Vid kopiering ska man vara noga med att uppgifterna inte lyser igenom överstrykningen, den som ska lämna ut kopian ansvarar för att detta sker. Om kopior med överstrykningar lämnats ut måste det i ärendets akt tydligt framgå vad som har lämnats ut och vad som har sekretessbelagts och därmed inte lämnats ut. Fram tills det att överklagandetiden passerat bör kopior med överstrykningar finnas i akten.

36 Handbok 36 (69) Lämna ut med förbehåll till enskild Ibland kan det vara lämpligt att lämna ut en handling med ett så kallat förbehåll, vilket regleras i OSL. Det innebär att Polismyndigheten lämnar ut handlingar med sekretessbelagda uppgifter men att rätten att utnyttja uppgifterna inskränks på ett visst sätt genom villkor, exempelvis genom villkoret att den som uppgiften lämnas ut till inte får lämna uppgiften vidare eller utnyttja den. Den som tar del av uppgifterna (vilket kan ske både på plats eller i form av kopior) beläggs alltså med tystnadsplikt. Förbehållet ställs av Polismyndigheten, och för att det ska få rättslig verkan gentemot den tagit emot handlingen ska förbehållet dokumenteras som ett beslut där det framgår bl.a. vem som berörs av förbehållet och vad förbehållet har för innebörd (t.ex. att uppgifterna i handlingen inte får publiceras på ett sätt som gör det möjligt att identifiera de berörda personerna eller att uppgifterna inte får kopieras och spridas vidare). Exempel på förbehåll finns i avsnitt 8 i denna handbok. Förbehåll kan också användas i samband med partsinsyn. Mer information om partsinsyn finns i avsnitt 5.4. Observera att förbehåll bara kan bli aktuellt i de fall då sekretessen har ett rakt eller omvänt skaderekvisit, inte i fall med absolut sekretess. Dessutom får ett förbehåll endast ställas upp i förhållande till en enskild. Det är därför inte möjligt att besluta om förbehåll om det är en annan myndighet som begär att få uppgift. Den som får ut uppgifter med förbehåll enligt OSL omfattas av straffansvar för brott mot tystnadsplikt. Läs mer 10 kap. 14 OSL om förbehåll, 10 kap. 3-4 OSL om partsinsyn och 20 kap. 3 BrB om straffansvar Fullmakt Genom utfärdande av en fullmakt ger fullmaktsgivaren fullmaktshavaren behörighet att ta del av handlingar åt dennes vägnar. Av en fullmakt bör det framgå vem som är fullmaktsgivare och fullmaktshavare, vad fullmakten omfattar och vilken giltighetstid fullmakten har. I avtalslagen finns bestämmelser som rör fullmakter. Fullmakter som åberopas av enskilda bör som huvudregel företes i original. Vid minsta tveksamhet bör fullmaktens giltighet kontrolleras med fullmaktsgivaren. Om ett försäkringsbolag inkommer med en begäran till Polismyndigheten om utlämnande av handlingar ska de kunna uppvisa fullmakt, vanligtvis utgörs detta av en kopia av ett försäkringsavtal, som visar att de har rätt att ta del av uppgifter som rör försäkringstagare hos dem. För det fall ett försäkringsbolag, i ett sådant ärende, inte bifogar en fullmakt ska en fullmakt efterfrågas av Polismyndigheten. Endast om den skadelidande överlåtit sin rätt att ta del av handlingar på försärkringsbolaget, kan de ta del av handlingar.

37 Handbok 37 (69) Brott mot tystnadsplikt Den som röjer sekretessbelagd uppgift kan enligt lag dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst ett år. Ringa fall är dock inte straffbart. Brottet kan begås antingen genom att en uppgift röjs muntligen eller genom att en handling där sekretessbelagda uppgifter finns lämnas ut. I detta inkluderas också utlämnande av ljudband, videokassetter, datalagrad information etc. För brottet krävs inte uppsåt utan även den som av oaktsamhet röjer sekretessbelagda uppgifter begår brott. Detta innebär att den som inte avsett att röja sekretessbelagd uppgift kan straffas, om denne handlat slarvigt när uppgiften lämnades ut. Läs mer 20 kap. 3 BrB om brott mot tystnadsplikt Olika former av utlämnande Det finns olika sätt för den som begärt att få ta del av allmän handling att ta del av dem: Det ska vara möjligt att ta del av handlingarna på plats i Polismyndighetens lokaler. Det bör finnas en lämplig plats för utomstående att sitta och läsa handlingarna. Samtidigt måste det vara lämpligt ur ett säkerhets- och arbetsmiljöperspektiv. Det kan vara bra att tänka på följande: 1. Låt den sökande i första hand ta del av kopior om det finns minsta risk för att originalhandlingarna skulle kunna förstöras eller manipuleras. Vid ett sådant förfarande utgår ingen avgift för den som önskar ta del av handlingarna, då det är ett val som personal vid myndigheten gör. 2. Den sökande ska t.ex. inte tas ned i arkivlokaler eller kontorslokaler där det finns risk att han/hon får ta del av annan sekretessbelagd information. 3. Om det inte är möjligt att ordna en säker plats, bör personal från myndigheten ha uppsikt över den sökande under hela tiden. Om den sökande begärt att få ta del av digitala upptagningar som inte kan visas genom en pappersutskrift, måste Polismyndigheten tillhandahålla teknisk utrustning för att t.ex. spela upp en ljudfil eller videofil. Om uppgifterna däremot kan visas genom utskrift på papper, är myndigheten inte skyldiga att visa den sökande uppgifterna på skärm. Handlingarna får avbildas, dvs. den sökande får fota av dem med t.ex. mobilkamera eller skriva av uppgifterna i handlingarna. Detta gäller dock endast för det fall sekretessförbehåll inte ställer upp krav på att handlingarna inte får avbildas. Den sökande kan också hämta kopior i Polismyndighetens lokaler, lämpligen i receptionen. Om den sökande vill vara anonym, kan utlämnandet lösas genom att handläggaren och den sökande i förväg kommit överens om en kod (t.ex. ett ord eller sifferkombination) som sätts på handlingarna och som den sökande uppger för receptionspersonalen vid uthämtandet. När den sökande önskar vara anonym och avgifts ska tas ut bör denne kunna erbjudas att betala kontant för kopiorna i särskilt utpekade pass- och betalkassor vid Polismyndigheten.

38 Handbok 38 (69) Om den sökande önskar, kan papperskopior skickas med vanlig post. Det görs i första hand till den sökandes folkbokföringsadress, eller officiella adress om det är frågan om en organisation eller myndighet. När det gäller handlingar som innehåller sekretess för utomstående men inte för personen som har begärt att få ta del av handlingarna bör man förvissa sig om att handlingarna når denne personligen. I vissa fall kan det vara lämpligt att skicka kopiorna med rekommenderad post och med mottagningsbevis. I vissa fall kan det vara lämpligt att skicka de begärda digitala kopiorna via e-post. Det gäller i första hand om handlingarna redan finns i digital form och om de är offentliga. Som exempel kan nämnas utlämnande av Polismyndighetens arbetsordning, interna föreskrifter eller arkivförteckning. När handlingarna skickas ut är det lämpligt att använda någon av Polismyndighetens officiella e-postadresser i Outlook (Polismyndigheten registrator kansli, Polismyndigheten registrator Nord o.s.v.) och inte personliga adresser. Att använda e-post är inte lämpligt om handlingarna omfattas av sekretess eller om det skulle innebära att stora mängder pappershandlingar måste skannas. Se också i avsnittet Utlämnande av digitala handlingar Uttagande av avgift Misstänkta och deras försvarare samt målsäganden och målsägandebiträden är fria från avgift för ett exemplar av kopia eller avskrift av protokoll eller anteckning vid förundersökning eller annan motsvarande utredning av bl.a. Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten. Även utlämnande av allmänna handlingar till andra myndigheter ska ske utan avgift. Om det finns särskilda skäl får myndigheten besluta om undantag från uttagande av avgift för kopior av allmänna handlingar eller för utskrifter av upptagningar för automatisk databehandling enligt 15 första och andra styckena avgiftsförordningen. I övrigt gäller följande vid utlämnande från myndigheten: 1. Papperskopior är gratis upp till nionde kopian, tio sidor kostar 50 kronor, därutöver kostar varje sida 2 kronor. Motsvarande avgift ska även tas ut för kopior som skickas som bifogade filer i e-post, beräkningen av denna avgift beror på om handlingarna finns digitalt eller inte (se under femte punkten). 2. Kopia av videoband kostar 600 kronor per band/överföring till cd/dvd. 3. Kopia av ljudbandsupptagning kostar 120 kronor per band/överföring till cd/dvd. 4. Utskrift av ljudbandsupptagning kostar 125 kronor per påbörjad fjärdedels timme. Digital uppgift av ljudförhör eller videorekonstruktion kan inte skrivas ut, utan att det sker genom en avskrift. Avgiften för avskrift av sådan handling beräknas enligt 17 avgiftsförordningen. Vilket innebär debitering ska ske av varje påbörjad fjärdedels timme det tar att skriva en avskrift. 5. Mot bakgrund av att rättsläget inte är helt klart avseende hur en avgift ska beräknas vid digitalt utlämnande av digitala handlingar, med stöd av 4 första stycket p.8 avgiftsförordningen (1992:191) lämnas följande rekommendationer (angående möjligheten att lämna ut handlingar i digital form se avsnitt observera att viss information inte får lämnas ut digitalt): - För handlingar som redan finns i digital form bör ingen avgift tas ut.

39 Handbok 39 (69) - För handlingar som digitaliseras genom inskanning bör en avgift tas ut om inte begäran är av mindre omfattning, exempelvis om det är mindre än tio sidor som ska lämnas ut. - För handlingar som digitaliseras genom inskanning och detta omfattar fler än tio sidor bör avgiftsberäkningen ske som ovan är angivet för kopior av pappershandlingar. - För det fall det är flera sökande som begär ut samma handlingar och kostnad ska tas ut för digitalt utlämnande ska kostnaden delas lika mellan dem. - Till kostnaden bör också avgift tas för det medium som materialet lämnas ut på, exempelvis cd-skiva 10 kronor, så att full kostnadstäckning uppnås. 6. Om någon anser att den avgift som myndigheten tagit ut är oriktig finns möjlighet att begära ett särskilt skriftligt beslut om avgiften. Avser beslutet uttagande av avgift för digitalt utlämnande (beslutet fattas enligt 4-5 avgiftsförordningen) kan detta beslut överklagas till förvaltningsrätten (jmf 22 a förvaltningslagen). Ett beslut om avgift för exempelvis papperskopior eller videoförhör (enligt 15 avgiftsförordningen) kan överklagas till Skatteverket. Respektive avdelning ansvarar för att delegera beslutsfattandet enligt avgiftsförordningen avseende myndighetsbeslut enligt 5 samt 23. Ekonomiavdelningen ansvarar för att samråd med Ekonomistyrningsverket i enlighet med avgiftsförordningen sker. Läs mer 21 AvgF om avgiftsfria kopior för parterna i målet, 15 AvgF om uttagande av avgift, 17 AvgF om beräkning av avgift för avskrift, 23 AvgF om skriftligt beslut om avgift och 24 AvgF om överklagande till Skatteverket Beslut om avgift Skriftligt beslut om avgift krävs inte om inte sökanden begär det. Den enskilde ska dock informeras om att avgift kommer tas ut och ställas frågan om denne är intresserad av kopiorna trots avgiften. Om handläggaren beslutar att avgift ska tas ut bör detta antecknas, av anteckningarna bör också framgå hur avgiften har beräknats Hur avgift ska tas ut Polismyndighetens möjlighet att ta betalt är under ständig utveckling. Någon fullständig uppräkning av betalningssätt låter sig därför inte göras. Nedan följer två exempel på hur avgift kan tas ut. Avgift kan tas ut genom kontant betalning eller genom faktura. Kontant betalning sker genom att sökanden, i samband med att denne hämtar ut handlingarna i receptionen, betalar där. I sådant fall behövs endast artikelnummer, inget ytterligare underlag. Kontant betalning ska alltid kunna erbjudas för de fall sökanden vill vara anonym. Om sökanden vill betala genom faktura ska ett kundfakturaunderlag fyllas i. Sådant återfinns på Intrapolis genom att söka på kundfakturaunderlag. 1. Fyll i samtliga uppgifter beroende på vad begäran avser. Personnummer behöver inte anges.

40 Handbok 40 (69) I nedre delen av fakturaunderlaget ska konteringsuppgifter fyllas i enligt följande. Kontonummer: (fordranskonto för kopior av allmänna handlingar) Kostnadsställe: Din avdelnings/enhets nummer för organisationsenhet. Insats-/projektkod: Anläggning/aktivitet - hoppa över Verksamhetskod: SV (Stödverkssamhet) Specifikation - Hoppa över Fikod: 301 Moms - Hoppa över 2. Skriv ut det ifyllda kundfakturaunderlaget och få det beslutsatteterat. 3. Skicka det underskrivna underlaget i ett exemplar med vanlig post till PAC i Linköping.

41 Handbok 41 (69) Exempel på ifyllt kundfakturaunderlag

42 Handbok 42 (69) 3.4 STEGET AVSLUTA - avsluta ärendet och arkivera Initiera Förbereda Handlägga Avsluta När ska ärendet avslutas i A-diariet? När ett ärende ska avslutas i A-diariet beror på om handlingarna omfattas av sekretess eller inte. Om handlingarna som lämnats ut inte omfattas av sekretess kan ärendet avslutas direkt efter utlämnandet. Vid ett tjänstemannabesked där handlingarna omfattas helt eller delvis av sekretess, avslutas ärendet direkt efter att handläggaren försäkrat sig om att ingivaren inte önskar myndighetsbeslut. Vid ett myndighetsbeslut ska ärendet stå öppet till dess att överklagandetiden gått ut. När ett myndighetsbeslut har överklagats till kammarrätten ska ärendet avslutas först när domen vunnit laga kraft. Har beslutet fattats av regeringen avslutas ärendet omedelbart därefter. Ärenden som är avslutade ska stängas i diariet, det är handläggaren som har ansvaret för att så sker Hantera akt vid avslut av ärende När ärendet är avslutat ska akten arkivläggas enligt gängse rutinerna för allmänna ärenden. Vid tjänstemannaprövning ska tjänstemannabeskedet dokumenteras i ärendets akt. Om kopior med överstrykningar lämnats ut måste det i ärendets akt tydligt framgå vad som har lämnats ut och vad som har sekretessbelagts och därmed inte lämnats ut. I de fall myndighetsbeslut fattats ska det föras till akten. Vid avslut av ärende och arkivläggning ska akten inte innehålla kopior av de handlingar som begäran omfattade och som lämnats ut. Dessa kopior ska rensas av handläggare. Om det vid utlämnande av t.ex. större utredningar av massmedialt intresse finns behov av att spara kopior med överstrykningar hanteras ett sådant referensmaterial av verksamheten utanför ärendets akt.

43 Handbok 43 (69) 4 Bilaga Flödesschema för utlämnande Följande flödesschema visar normalflödet för ett utlämnande av en allmän handling. För varje steg i flödet finns hänvisningar till avsnitt i denna handbok. Ta emot begäran. (se 3.1.1, 3.1.3) Gör tjänsteanteckning om muntlig begäran. (se 3.1.1) Diarieför begäran. (se 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2) Är handlingen allmän? (se , ) JA Omfattas handlingen av sekretess? (se , ) NEJ NEJ Ej allmän handling behöver inte lämnas ut. Om den omfattas av sekretess får den inte lämnas ut. (se ) Lämna ut handlingen. (se , ) JA Finns sekretessbrytande regler? (se 5.5) JA Om kopia eller digitalt utlämnande, ta betalt. (se ) NEJ Kan handlingen lämnas ut maskad? (se ) NEJ Kan förbehåll ställas upp? (se , , ) NEJ Meddela avslag - tjänstemannaprövning. Vill sökande ha myndighetsbeslut? (se 3.3.7) NEJ Avsluta ärendet. (se 3.4) JA JA JA Maska och lämna ut handlingen. Vill sökande ha myndighetsbeslut? (se 3.3.8) JA Överlämna ärendet till rättsavdelningen. (se 3.2.1, 3.3.8, , , ) Rättsavdelningen hanterar myndighetsbeslut och ev. överklagande. (se 3.3.9, , )

44 Handbok 44 (69) 5 Bilaga Sekretess 5.1 Bilagans innehåll Uppgifter som förekommer i Polismyndighetens verksamhet kan komma att omfattas av sekretess med stöd av flera olika sekretessbestämmelser. Nedan följer inledningsvis en kort redogörelse om vad en skadeprövning innebär (5.2). Därefter en redogörelse för de sekretessbestämmelser som ofta är tillämpliga för uppgifter i handlingar som begärs ut av Polismyndigheten. Det rör sig bl.a. som den s.k. förundersökningssekretessen, sekretess för uppgift om enskildas personliga och ekonomiska förhållande, begränsningar i sekretessen samt sekretess i förhållande till andra myndigheter ( ). Därefter följer ett avsnitt som syftar till att ge tydligare exempel och vägledning till hur bestämmelserna ska tillämpas i praktiken. Detta sker framförallt genom hänvisning till relevanta rättsfall. Avslutningsvis finns en lista som kortfattat berör ytterligare sekretessbestämmelser som kan komma att bli tillämpliga för uppgifter som finns inom Polismyndigheten. Finns det osäkerhet om en handling bör anses omfattas av sekretess eller inte kan stöd i första hand sökas hos närmsta chef. Berörd chef kan i sin tur ta kontakt med rättsavdelningen för juridisk rågivning. 5.2 Skadeprövning Sekretessreglerna i OSL innehåller normalt ett skaderekvisit, dvs. att någon form av villkor ska vara uppfyllt för att uppgiften ska vara sekretessbelagda och detta villkor är knutet till en skadebedömning. En bedömning ska göras med hänsyn till den risk för skada eller men som ett utlämnande av uppgiften kan medföra i det enskilda fallet. Skaderekvisiten är utformade på olika sätt och anger sekretessens styrka. Dessa skaderekvisit kan vara antingen raka eller omvända. Det finns även absolut sekretess som innebär att någon skadeprövning inte ska göras utan i sådana fall genomförs sekretessprövningen enbart med hänsyn till uppgiftens art. Rakt skaderekvisit innebär att den uppgift som regleras av lagrummet som huvudregel är offentlig. Endast om det kan antas att viss skada uppkommer om uppgiften röjs gäller sekretess för uppgiften. I lagtext kan det formuleras på följande sätt, om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider skada eller men om uppgiften röjs. Omvänt skaderekvisit ställer som huvudregel upp sekretess och formuleras i lagtext t.ex. som om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Med skada innebär ekonomisk skada och men är i första hand en integritetskränkning, men ekonomiska konsekvenser kan också vara ett men. Enskilda personer kan lida både skada och men medan däremot juridiska personer bolag, föreningar etc. enbart kan åsamkas skada. Det krävs att uppgifter kan hänföras till en viss person för att en enskild ska lida skada eller men. Om en person skulle bli utsatt för indrivningsåtgärder, blir straffad eller omhändertagen till följd av att en uppgift lämnats ut från myndigheten anses det enligt OSL mening vara skada eller men. Däremot kan det finnas sekretessbrytande bestämmelser som trots detta möjliggör ett utlämnande både till enskilda och andra myndigheter.

45 Handbok 45 (69) 5.3 Förundersökningssekretess och sekretess i den brottsförebyggande verksamheten Av 18 kap. 1 OSL följer att sekretess gäller för uppgifter som hänför sig till förundersökning i brottmål, angelägenhet som avser användning av tvångsmedel i sådant mål eller i annan verksamhet för att förebygga brott och polismyndighets verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott (andra stycket punkt 2), om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgifterna röjs. Bestämmelsen har ett allmänt skyddsintresse då den syftar till att skydda intresset av att förebygga och beivra brott. Den som vid en prövning enligt denna bestämmelse har att ta ställning till en enskild begäran får som huvudregel inte efterforska vem sökanden är eller vilket syfte denne har med sin begäran, se avsnitt (2 kap. 14 tredje stycket TF). Detta följer av det faktum att bestämmelsen presumerar offentlighet för uppgifterna. Enligt bestämmelsen är huvudregeln offentlighet och sekretess får endast föreskrivas om det vid prövningen i det enskilda fallet kan antas att skada kan uppkomma. Rekvisitet åtgärder innefattar främst beslut och ingripanden som hänför sig till ett särskilt ärende och den framtida verksamheten tar sikte på uppgifter som har generell betydelse för brottsspaning och brottsutredning. Stöd i bedömningar i sekretessfrågor kan inhämtas från verksamhetsskyddet vid Rikspolischefens kansli. Enligt 18 kap. 2 OSL följer att uppgifter som hänför sig till underrättelseverksamhet skyddas av sekretess. Med sådan underrättelseverksamhet förstås en verksamhet som består i att samla, bearbeta och analysera information för att klarlägga om brottslig verksamhet har utövats eller kan komma att utövas och som inte utgör förundersökning enligt 23 kap. rättegångsbalken (1942:740), RB. Sekretess gäller primärt i alla verksamheter där uppgiften finns och bestämmelsen har ett omvänt skaderekvisit vilket innebär att det är presumtion för sekretess. 5.4 Sekretess till förmån för enskild 35 kap. 1 Av 35 kap. 1 första stycket OSL framgår att sekretess gäller för uppgifter om enskilds personliga och ekonomiska förhållanden i bl.a. utredning enligt bestämmelserna om förundersökning i brottmål (punkt 1) och polismyndighets verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott (punkt 4), om det inte står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider skada eller men. Sekretessen i bestämmelsen har således ett enskilt skyddsintresse och kan tillämpas på både privatpersoner och företag. Juridiska personer kan dock inte lida men eftersom de inte kan ha några personliga förhållanden. I bestämmelsen stadgas att huvudregeln är sekretess och handlingar får endast lämnas ut om det vid prövningen i det enskilda fallet kan konstateras att sekretessen kan brytas.

46 Handbok 46 (69) Det föreligger inte någon rätt att efterforska vem den sökande är och vilket syfte denne har med en begäran. Det kan dock vara lämpligt att den sökande informeras om möjligheten, efter det att man konstaterat att det föreligger sekretess på de efterfrågade uppgifterna, att självmant uppge vem han eller hon är och vad uppgifterna ska användas till. Vidare att detta kan medföra att uppgifterna kan komma att lämnas ut när det är känt vem som efterfrågar dem och vad han eller hon ska använda dem till. Vad som innefattas i rekvisitet personliga förhållanden ska avgöras utifrån vanligt språkbruk och avser vitt skilda förhållanden som exempelvis enskildas bostadsadresser eller ett konstaterat psykiskt sjukdomstillstånd. 35 kap. 2 OSL - Enligt bestämmelsen gäller sekretess för uppgift om enskildas personliga och ekonomiska förhållanden som följer av 35 kap. 1 OSL för uppgift i en anmälan eller utsaga av en enskild, i förhållande till den som anmälan eller utsagan avser, endast om det kan antas att fara uppkommer för att någon utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs. Denna bestämmelse är endast tillämplig i förhållande till den som är misstänkt i ett ärende, detta har förtydligats bl.a. av Kammarrätten i Stockholms dom, mål nr samt mål nr kap. 21 OSL Enligt bestämmelsen gäller sekretess även för uppgift som finns hos Polismyndigheten i ärende om omhändertagande eller handräckning enligt lagstiftningen om psykiatrisk tvångsvård eller rättspsykiatrisk vård eller om vård av missbrukare utan samtycke inom socialtjänsten, för uppgift i en anmälan eller utsaga, i förhållande till den omhändertagne, endast om det kan antas att fara uppkommer för att den enskilde eller någon närstående till honom eller henne utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs. 35 kap. 4 OSL Bestämmelsen reglerar sekretess för uppgifter som förekommer i olika register. I annat fall än som avses i 35 kap. 1 första stycket 6 och 7 och 3 (register som förs av Polismyndigheten enligt 4 kap. polisdatalagen (2010:361), misstankeregistret eller belastningsregistret), gäller sekretess i verksamhet som avser förande av eller uttag ur register 1. för uppgift som har tillförts ett särskilt register som förs över strafföreläggande och föreläggande av ordningsbot, 2. för annan uppgift hos Polismyndigheten, som rör brott eller den som har misstänkts, åtalats eller dömts för brott, om uppgiften har lämnats dit för databehandling inom rättsväsendets informationssystem i ett annat register än som avses i 1, 3. för belastningsuppgift som har tillförts vägtrafikregistret, och 4. för uppgift som har tillförts ett särskilt register som författningsenligt förs hos myndighet angående brott eller tjänsteförseelser begångna av personer som är eller har varit verksamma hos myndigheten. Sekretessen enligt första stycket 1 gäller inte i ärende om strafföreläggande eller föreläggande av ordningsbot. I 35 kap. 6-7 OSL föreskrivs i vilka fall sekretessen enligt 35 kap. 1 inte gäller. Av 6 första stycket punkt 1 följer att beslut; huruvida åtal ska väckas, om att förundersökning inte ska inledas eller läggas ned, inte omfattas av sekretess enligt 1. I 6

47 Handbok 47 (69) punkt 3 föreskrivs detsamma för uppgift som avser omhändertagande enligt 13 andra stycket polislagen. Av 35 kap. 7 OSL följer att handlingarna i de flesta fall blir offentliga om de lämnats till domstol med anledning av åtal. Bestämmelsen innebär att sekretessen enligt 35 kap. 1 första stycket upphör att gälla hos Polismyndigheten om uppgifterna lämnas till domstol med anledning av ett åtal, utom i tre undantagsfall. Det tre undantagsfallen är följande; 1. sekretess för uppgiften ska gälla hos domstolen enligt 12 eller 36 kap. 2, 2. uppgiften uppenbarligen saknar betydelse i målet, eller 3. uppgiften finns i en handling som har kommit från en annan myndighet där uppgiften är sekretessreglerad. I enlighet med 35 kap. 7 3 punkten OSL upphör inte sekretessen i samband med att förundersökningen lämnats till domstol med anledning av åtal för exempelvis en övervakningsfilm som inlämnats från Kriminalvården och som ingått i en förundersökning. Detta då övervakningsfilmen kommit från Kriminalvården där uppgiften är sekretessbelagd enligt 35 kap. 15 OSL. Att uppgifter lämnas till domstol innebär även att uppgifter som lämnats vid förhandling som inte sker inom stängda dörrar anses vara lämnade till domstol, t.ex. genom att en vittneskonfrontation uppvisas vid en förhandling även om uppgifterna inte överlämnats till domstolen med anledning av åtalet. Om huvudförhandling vid domstol sker inom stängda dörrar enligt 5 kap. 1 rättegångsbalken medför det att sekretessen även gäller hos domstolen. Domstolen kan besluta om stängda dörrar bl.a. när den åtalade i ett brottmål är under 21 år, i mål om sexualbrott eller när uppgifter som rör den åtalades personliga eller ekonomiska förhållanden kommer fram. Förhör med den som är under femton år eller som lider av en psykisk störning får hållas inom stängda dörrar. Enligt 35 kap. 8 OSL hindrar inte sekretessen enligt 35 kap. 1 att Polismyndigheten på begäran av den som lidit person- eller sakskada vid en trafikolycka lämnar uppgift om identiteten hos en trafikant som haft del i olyckan. Vidare framgår det av andra stycket i 8 att sekretessen enligt 1 inte heller hindrar att en skadelidande eller den som den skadelidande överlåtit sin rätt till tar del av en uppgift, om den skadelidande behöver uppgiften för att kunna få ett anspråk på skadestånd eller på bättre rätt till viss egendom tillgodosett och det inte bedöms vara av synnerlig vikt för den som uppgiften rör eller någon närstående till denne att uppgiften inte lämnas ut. Detta blir främst aktuellt då den enskilde behöver uppgiften för att tillgodose sin rätt till t.ex. skadestånd eller ersättning från ett försäkringsbolag, då försäkringsbolag ofta behöver uppgifter från en händelse för att kunna ta ställning gällande utbetalning av ersättning. Försäkringsbolag som begär ut uppgifter ska komma in med en fullmakt eller på annat sätt visa att rätten har överlåtits. Det bör poängteras att 35 kap. 8 OSL endast bryter sekretessen som följer av 35 kap. 1 OSL. För de fall uppgifterna bedöms omfattas av sekretess med stöd av andra sekretessbestämmelser, exempelvis 18 kap. OSL, gäller inte denna sekretessbrytande bestämmelse för uppgiften.

48 Handbok 48 (69) 5.5 Begränsningar i sekretessen Sekretess till skydd för enskild gäller inte gentemot den enskilde själv, se 12 kap. 1 OSL. Den enskilde kan även efterge sin sekretess till förmån för annan (lämpligen genom fullmakt), se 12 kap. 2. Detta gäller exempelvis sekretess enligt 35 kap. 1 OSL. Även om den enskilde samtycker till att uppgifter gällande denne lämnas ut viktigt att tänka på skyddet som avser eventuella närstående. Nödvändigt utlämnande kan enligt 10 kap. 2 OSL ske till enskild eller annan myndighet när det är nödvändigt för att den utlämnande myndigheten ska kunna fullgöra sin verksamhet. Bestämmelsen ska tillämpas restriktivt och avsikten är inte att man av rena effektivitetsskäl ska tillämpa en sekretessbrytande bestämmelse. Partsinsyn gäller enligt 10 kap. 3 OSL. Här gäller dock att det kan konstateras att den enskilde har partsställning. Partsinsynen innebär att den som är part i ett ärende har rätt till insyn i handläggningen i det ärende som rör denne. Av bestämmelsen framgår dock att om det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att en uppgift hålls hemlig också för den som är part gäller inte rätten. En part ska i sådant fall på annat sätt få information om vad uppgifterna avser för att denne ska kunna ta tillvara sin rätt. Viktigt är att dom eller beslut aldrig kan undanhållas den som är part. Denna bestämmelse ger inte någon rätt till partsinsyn utan reglerar endast krocken mellan rätt till partsinsyn och sekretessreglerna i OSL. Vid en nedlagd förundersökning krävs enligt praxis beaktansvärda skäl för att partsinsyn ska finnas. Bestämmelsen begränsar sekretess enligt både 18 kap. 1 och 35 kap. 1 OSL. Beaktansvärda skäl till partsinsyn vid en nedlagd förundersökning har t.ex. ansetts finnas för en läkare som överklagat Ansvarsnämndens beslut om legitimationsåterkallelse (RÅ 1995 ref. 28). Se vidare avsnitt Sekretess mellan myndigheter Reglerna om sekretess för uppgifter gäller även gentemot andra myndigheter, se 8 kap. 1 OSL. Vid en begäran från annan myndighet ska Polismyndigheten därmed pröva ett utlämnande på samma sätt som om begäran gjorts av enskild. Förutom de bestämmelser som nämnts tidigare gällande undantag från sekretessen finns det även ytterligare sekretessbrytande bestämmelser mellan myndigheter. Av 10 kap. 28 OSL följer att sekretess inte hindrar att uppgifter lämnas till annan myndighet om det föreligger en uppgiftsskyldighet enligt lag eller förordning (exempelvis föreligger en uppgiftsskyldighet enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen barn som riskerar att utsättas för fara). Ytterligare en möjlighet att kunna lämna uppgifter mellan myndigheter finns genom stadgandet i 10 kap. 27 OSL. Där sägs att uppgifter som är sekretessbelagda får lämnas till annan myndighet om det är uppenbart att intresset att lämna uppgiften har företräde framför det intresse som sekretessen ska skydda. Av andra stycket framgår i vilka fall sekretessen aldrig kan brytas av denna bestämmelse. Gällande den sistnämnda bestämmelsen är det en svår gränsdragning att avgöra om uppgifter kan lämnas ut med stöd av denna generalklausul. En intresseavvägning i varje enskilt fall ska göras där uppenbarhetsrekvisitet måste vara uppfyllt om ett utlämnande ska kunna ske, detta utvecklas i avsnittet nedan

49 Handbok 49 (69) Utlämnande till annan myndighet på eget initiativ Ovan nämnda bestämmelse, 10 kap. 27 OSL, innebär även att myndighet kan lämna ut uppgifter till andra myndigheter, utan en uttrycklig begäran från en annan myndighet. Om förutsättningarna är uppfyllda, dvs. att det vid en intresseavvägning framstår uppenbart att intresset av att en uppgift lämnas ut till en annan myndighet, överväger det intresse som sekretessen har att skydda, kan denna uppgift lämnas ut även på myndighetens eget initiativ. Det är svårt att generellt ange vilka situationer detta skulle kunna röra sig om. Det måste bestämmas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Ett utlämnande på eget initiativ skulle eventuellt kunna bli aktuellt om polisen får uppgift om att någon som missbrukar narkotika i större utsträckning arbetar som förskolelärare. De intressen som står mot varandra i detta fall är förskoleverksamhetens intresse att ha lämpliga lärare för barnens trygghet samt den enskildes integritetsintresse. Beroende på omständigheterna i övrigt skulle det kunna anses uppenbart att intresset av att uppgifterna lämnas ut till ansvarig hos förskoleverksamheten överväger den enskildes integritetsintresse och uppgifterna kan då lämnas ut. Viktigt att komma ihåg är dock att denna bestämmelse endast kan bryta sekretessen i förhållande till andra myndigheter, den ger således inte stöd att lämna ut uppgifter till exempelvis en privat arbetsgivare. JO har i beslut (dnr ) gjort bedömningen att sekretessbelagd uppgift om egendom som polisen påträffar i sin verksamhet, efter en intresseavvägning kan lämnas ut med stöd av 10 kap. 27 OSL. I detta fall hade Polismyndigheten i samband med att en person medtogs för kroppsbesiktning, omhändertagit dennes klocka. När det sedan framkom att den misstänkte hade skulder hos Kronofogdemyndigheten lämnade polisen ut uppgiften och klockan blev föremål för utmätning. JO menade att de omständigheter som är av betydelse vid intresseavvägningen är bl.a. egendomens värde, Kronofogdemyndighetens möjligheter att säkerställa utmätning och skuldbeloppets storlek. Vidare har JO i ett annat ärende (dnr ) gjort bedömningen att en större summa kontanter som påträffats vid en husrannsakan kan lämnas ut till Kronofogdemyndigheten med stöd av 10 kap. 27 OSL med hänvisning till ovan nämnda beslut. Dock kritiserades Polismyndigheten för bristfällig dokumentation. JO menade att från kontroll- och rättssäkerhetssynpunkt bör sekretessbelagd information som lämnas ut till annan myndighet meddelas skriftligen och diarieföras i myndighetens A-diarium. Av denna skriftliga dokumentation bör framgå att uppgiften lämnats ut, vilka uppgifter som lämnats ut, vem som beslutat om utlämnandet samt omständigheter som beaktats vid den intresseavvägning som ska göras. Utlämnande med stöd av 10 kap. 27 OSL får inte ske slentrianmässigt utan måste föregås av en noggrann intresseavvägning. Om ett utlämnande sker bör de överväganden som gjorts samt vilken åtgärd som valts antecknas och diarieföras som ett sekretessärende, dvs. med saknummer 187.

50 Handbok 50 (69) 5.7 Vägledning i den praktiska tillämpningen Tillämpliga bestämmelser vid en begäran om att få ta del av uppgift eller handling i en nedlagd förundersökning Målsägande begär att få ta del av handlingar Målsägande är inte att beakta som part i något skede i en förundersökning. 10 kap. 3 OSL om partsinsyn kan därför inte tillämpas. Detta fastlås bl.a. i RÅ 2001 not. 84. Presumtionen för sekretess för den enskildes personliga förhållanden innebär att de flesta uppgifter som kan härledas till den misstänkte normalt omfattas av sekretess. Detta kan innebära att de flesta uppgifter i handling som förhör med misstänkt, protokoll över frihetsberövande eller kroppsbesiktning inte kan lämnas ut. Se exempelvis Kammarrätten i Göteborgs mål nr Målsägande har dock en större rätt att ta del av handlingar med stöd av 35 kap. 8 OSL, om målsäganden (skadelidande) behöver handlingarna för att få ett anspråk på skadestånd eller bättre rätt till viss egendom tillgodosett. Kammarrätten i Stockholm, anförde i dom i mål nr , att bestämmelsen enligt förarbetena ska tolkas så att i de fall det är rimligt att avsikten hos den som begär att få ut uppgifterna antingen är att få vetskap om vem ett anspråk ska riktas mot eller att få bevis i sin sak, ska i normalfallet tilltro sättas till påståendet att han eller hon behöver uppgifterna för det syftet (prop. 2000/01:109 s. 19). Denna bestämmelse ger däremot inte rätt att ta del av uppgifterna i syfte att kunna ta ställning till eventuell överprövning av åklagares beslut att lägga ner förundersökning. Detta råder stor enighet kring i praxis, se exempelvis Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr kap. 8 OSL ger dock inte absolut rätt till samtliga handlingar, en förutsättning är att det inte bedöms vara av synnerlig vikt att uppgifterna inte lämnas ut. Det finns därmed möjlighet för en myndighet att vägra lämna ut en uppgift om det bedöms vara av synnerlig vikt att så inte sker. Det kan t.ex. vara fråga om adressuppgifter för en person som känner sig allvarligt hotad av den som begär uppgiften. Även uppgifter om sjukdomar och andra personliga förhållanden som finns intagna i läkarintyg, förhörsutsagor m.m. kan myndigheten vägra att lämna ut (se prop. 2000/01:109 s. 20). Exempelvis har Kammarrätten i Stockholm i mål nr 40-15, anfört att det för den tidigare misstänkte i en nedlagd förundersökning kan vara av synnerlig vikt att hans eller hennes identitet inte röjs, om så inte redan skett i samband med att brottsutredningen avslutas. Detta kan bero på beskaffenheten av det misstänkta brottet eller på omständigheter hänförliga till den misstänktes person. Hänsyn bör också kunna tas till närståendes intressen av att uppgifterna inte röjs. Kammarrätten i Göteborg har dock i mål nr anfört att det inte förelåg synnerliga skäl mot att den tidigare misstänktes beskrivning av hur en påstådd våldtäkt ska ha gått till i en nedlagd förundersökning, lämnas ut. Om den som begär ut uppgifter eller handlingar som avser samtliga nedlagda förundersökningar avseende en specifik person kan det vara frågan om en så kallad fiskeri-

51 Handbok 51 (69) begäran. En begäran för att försöka få uppgifter om en viss person finns i ett ärende eller om en specifik person har varit misstänkt för brott. En sådan begäran kan inte efterkommas, utan handlingarna omfattas med största sannolikhet av sekretess enligt 35 kap. 1 OSL. En bedömning måste dock göras i varje enskilt fall. Om en förundersökning har lagts ned kan det fortfarande finnas uppgifter i ärendet som omfattas av sekretess enligt 18 kap. 2 OSL, om det finns uppgifter i ärendet som hänför sig till underrättelseverksamhet. Det kan även finnas uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd i en nedlagd förundersökning som omfattas av sekretess enligt 18 kap. 8 OSL. Detta avser även avsnitt nedan. Misstänkt begär att få ta del av handlingar Partsinsyn med stöd av 10 kap. 3 OSL - Misstänkt är part i en brottsutredning när den misstänkte delges skälig misstanke eller vid den tidpunkt tidigare i utredningen då han av polis eller åklagare behandlas som part. Detta klargör regeringsrätten i RÅ 2001 ref. 27. Mot bakgrund av ovan anförda konstaterade Regeringsrätten i ovan nämnda fall att misstänkt även kan vara part i en s.k. förutredning, även om förundersökning inte inletts och därmed är bestämmelserna i RB tillämpliga. I det aktuella fallet var förutredningen väldigt omfattande, det hade även förekommit en aktiv medverkan av den misstänkte samt att beslutet att inte inleda förundersökning motiverades mycket utförligt och också delgavs den misstänktes advokat. Den misstänkte var därför att betrakta som part i ärendet. Rättsfallet klargör att bestämmelsen om partsinsyn i 10 kap. 3 OSL är att anse som en s.k. kollisionsnorm. Stöd för partsinsyn kan inte hämtas direkt i denna bestämmelse. Bestämmelsen innebär istället att bestämmelser om sekretess för viss uppgift i hög grad får vika för en sådan rätt till insyn i ett mål eller ärende som en part kan ha och som följer av föreskrifter i annan författning än OSL, praxis, eller allmänna rättsgrundsatser. När någon är skäligen misstänkt för brott har denne med stöd av RB rätt till fortlöpande insyn i förundersökningen, då det finns stöd för rätt till insyn i förundersökningen i annan författning, ska således eventuella sekretessbestämmelser inte gälla. Det är dock alltid viktigt att göra en bedömning om ett utlämnande av uppgifter kan vara till men för utredningen. Men vad gäller då för en nedlagd förundersökning? Regeringsrätten har vidare i RÅ 1995 ref. 28 slagit fast att även om 10 kap. 3 OSL primärt tar sikte på pågående ärenden hindrar det inte att en rätt till partsinsyn kan föreligga även sedan ett ärende avslutats. Den enskilda bör ges rätt till partsinsyn även i avslutade ärenden om den enskilde har beaktansvärda motiv för sin begäran. Beaktansvärda motiv har bl.a. ansetts föreligga vid pågående vårdnadstvister där exempelvis uppgifter ur barnförhör behövts för att motbevisa anklagelser mot någon av föräldrarna, eller för att i övrigt kunna ta till vara på sin rätt. Se exempelvis Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr och mål nr Beaktansvärda motiv har också ansetts föreligga när en tidigare misstänkt som även blivit anmäld hos sin arbetsgivare behövde uppgifterna för att kunna redovisa en hel-

52 Handbok 52 (69) hetsbild av förundersökningen, t.ex. vid fråga om disciplinåtgärder. Se Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr Vidare har beaktansvärda skäl ansetts föreligga då en tidigare misstänkt velat ta del av utredningen för att kunna granska polisens och Åklagarmyndighetens handläggning för att därefter kunna vidta åtgärder i form av exempelvis JO-anmälan eller skadeståndstalan mot staten. Se Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr Beaktanvärda motiv har dock inte ansetts föreligga för syftet att kunna göra en bedömning om en överprövning ska göras. Bl.a. har Kammarrätten i Sundsvall i mål nr anfört att en överprövning av ett beslut om att lägga ned en förundersökning kan göras av Åklagarmyndigheten efter begäran av part. Det föreligger således inget behov för den som vill begära sådan överprövning att ta del av förundersökningen. Av 10 kap. 3 första stycket andra meningen OSL följer dock att en parts rätt att få ta del av handlingar med stöd av bestämmelsen begränsas på så sätt att handling eller material inte får lämnas ut till parten i den utsträckning det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs. I sådana fall ska myndigheten enligt första styckets tredje mening på annat sätt lämna parten upplysning om vad materialet innehåller i den utsträckning det behövs för att parten ska kunna ta till vara sin rätt och det kan ske utan allvarlig skada för det intresse som sekretessen ska skydda. Kammarrätten i Sundsvall har i mål nr anfört att uttrycket "synnerlig vikt" i 10 kap. 3 OSL markerar att det ska vara fråga om undantagssituationer, i vilka det syfte som bär upp sekretessregeln framstår som särdeles tungt vägande i förhållande till partens intresse av full insyn i materialet i ärendet. Utgångspunkten är att partens intresse i det stora flertalet situationer ska tillmätas större betydelse och sekretessen vika. Detta innebär att det måste göras en avvägning mellan partens intresse av att få del av en begärd uppgift och sekretessintresset. Avvägningen måste såsom lagtexten utformats göras individuellt från fall till fall. Den misstänktes rätt att ta del av brottsanmälan och utsaga Av 35 kap. 2 OSL följer att sekretess gäller i verksamhet som avses i 35 kap. 1 första stycket OSL för uppgift i en anmälan eller utsaga av en enskild, i förhållande till den som anmälan eller utsagan avser, endast om det kan antas att fara uppkommer för att någon utsätts för våld eller lider annat allvarligt men om uppgiften röjs. Enligt Kammarrätten i Sundsvalls dom, mål nr , avser denna bestämmelse i huvudsak den misstänktes rätt att få del av uppgifter i anmälan. Den eventuella skadan måste således antas bli mer allvarlig för att sekretess ska gälla för dessa uppgifter i förhålande till den misstänkte. Sekretessen enligt denna paragraf kan emellertid bara i begränsad omfattning göras gällande gentemot en misstänkt. Den som delgivits misstanke i en förundersökning har nämligen en rätt enligt 23 kap. 18 RB att ta del av vad som har förekommit vid förundersökningen. Vidare kan han eller hon givetvis inte i en rättegång undanhållas någon omständighet som åberopas som bevisning i målet (jfr 10 kap. 3 OSL).

53 Handbok 53 (69) Vad menas med utsagor av enskild? I Kammarrätten i Stockholms dom, mål nr , begärde en tidigare misstänkt i en nedlagd förundersökning att få ta del av samtliga handlingar i utredningen. Rikspolisstyrelsen nekade till detta mot bakgrund av att den misstänkte inte bedömdes ha förmått visa att han hade sådana beaktansvärda motiv för sin begäran som enligt praxis krävs för rätt till partsinsyn enligt 10 kap. 3 OSL. Däremot kunde den misstänkte ha rätt att ta del av vittnesförhör med stöd av 35 kap. 2 första stycket OSL då det ansågs kunna utgöra utsaga av enskild.

54 Handbok 54 (69) Förundersökningssekretess under pågående förundersökning enligt 18 kap. 1 första stycket OSL Enligt 18 kap. 1 första stycket OSL gäller sekretess för uppgift som hänför sig till förundersökning i brottmål eller till angelägenhet som avser användning av tvångsmedel i sådant mål eller i annan verksamhet för att förebygga brott, om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs. Med förundersökning menas förundersökning enligt RB. Av 2 kap. 7 TF följer att handlingar som framställts av polisen i en förundersökning och som fortfarande finns hos polisen inte ska anses utgöra allmänna handlingar förrän förundersökningen avslutats eller, om handlingarna ingår i förundersökningsprotokollet, detta har färdigställts eller när handlingarna har expedierats. Handlingar som läggs in i Durtvå och expedieras till Åklagarmyndigheten blir allmänna handlingar i samband med expedieringen, förutsatt att de inte redan var att anse som allmänna handlingar sedan tidigare. I RÅ 1987 not. 273 ansåg Regeringsrätten att utredningsmaterial i en pågående förundersökning som en åklagare i egenskap av förundersökningsledare erhållit från polisen var att anses som inkommet till åklagaren och därmed allmänna handlingar; frågan om utlämnande av handlingarna skulle ha prövats av åklagaren enligt sekretesslagens bestämmelser(se även RÅ 1991 not. 420 och 421 samt RÅ 1994 not. 201). Detta på grund av att begäran att få ta del av materialet hade gjorts hos åklagaren. Sekretess kan med stöd av denna bestämmelse gälla för brottsanmälan hos Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten. I RÅ 1987 not. 808 konstaterade Regeringsrätten att sekretess gällde för tre nyligen upprättade brottsanmälningar med hänsyn till att polisoch åklagarmyndigheterna nyligen påbörjat utredningen i det aktuella ärendet och det därför kunde antas att deras arbete skulle försvåras, om uppgifterna i polisanmälningarna lämnades ut. Uppgifterna ansågs dock också utgöra personliga förhållanden som var sådana till sin art att det kan antas att enskilda skulle lida skada eller men om de röjdes. De skyddades således även av sekretess med stöd av 35 kap. 1 första stycket OSL. Enligt förundersökningskungörelsen (1947:948) är förundersökningsledaren ansvarig för en förundersökning i dess helhet. Den som har att göra tjänstemannaprövningen eller fatta myndighetsbeslut ska samråda med förundersökningsledaren vid prövning av utlämnande av uppgifter eller handlingar som förekommer i en pågående förundersökning.

55 Handbok 55 (69) Förundersökningssekretess i nedlagd förundersökning med stöd av 18 kap. 1 OSL I RÅ 2003 not. 174, anförde regeringsrätten att sekretess enligt 18 kap. 1 OSL (tidigare 5 kap. 1 sekretesslagen) är tänkbar även beträffande en nedlagd förundersökning, om de i lagrummet angivna förutsättningarna är för handen (se RÅ 1992 ref. 15). Såsom skaderekvisitet i detta lagrum är utformat sekretess gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgifterna röjs torde emellertid, sedan en förundersökning lagts ned, sekretess inte annat än undantagsvis komma i fråga för andra uppgifter än sådana som har generell betydelse för brottsutredning och brottsspaning (jfr prop. 1979/80:2 del A s. 140 f. se även RÅ 1989 ref. 56). Enbart det förhållandet att en förundersökning, som lagts ned med motiveringen att den inte gett spaningsresultat, skulle kunna komma att återupptas om nya uppgifter kommer fram och att ett återupptagande av utredningen i sådant fall skulle kunna försvåras av ett utlämnande av uppgifterna utgör inte tillräcklig grund för hemlighållande av uppgifterna med stöd av nu aktuell bestämmelse. Uppgifter i en nedlagd förundersökning som har generell betydelse för brottsspaning och kan således sekretessbeläggas med stöd av 18 kap. 1 OSL. Kammarrätten i Stockholm har i dom, mål nr och mål nr , ansett att det föreligger sekretess för filmer från demonstrationerna i Kärrtorp 2013, mot bakgrund av att filmerna fått ansetts innehålla uppgifter som har generell betydelse för brottsspaning och brottsutredning. I aktuella fall ingick filmerna även i pågående förundersökningar och enligt kammarrättens mening kunde det antas att ett utlämnande skulle kunna skada dessa utredningar. Det bör tilläggas att kammarrätten gjorde bedömningen att sekretess gällde för dessa filmer trots att de förevisats vid en offentlig huvudförhandling samt att flera av filmerna fanns tillgängliga på internet. För närmare redogörelse kring detta, se ovan nämnda rättsfall. Även vid prövning av utlämnande av uppgifter eller handlingar som förekommer i en nedlagd förundersökning ska samråd ske med berörd förundersökningsledare (se även avsnitt 5.7.2).

56 Handbok 56 (69) Sekretess för uppgifter om polisens verksamhet i övrigt enligt 18 kap. 1 andra stycket andra punkten OSL. Enligt 18 kap. 1 andra stycket andra punkten OSL gäller sekretess för uppgift som hänför sig till Polismyndighets verksamhet i övrigt för att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott, om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs. Denna punkt syftar på brottsförebyggande och brottsbeivrande verksamhet i allmänhet utan anknytning till något konkret fall. Uppgifter hänförliga till sådan verksamhet kan gälla resurs- och organisationsfrågor av vital betydelse, arbetsrutiner, spaningsmetoder, program för trafikkontroller, patrulleringsvägar, utnyttjande av lokaler, fordon eller viss utrustning, personskydd, personuppgifter rörande personal och tjänstgöringslistor. Även uppgifter om namn på personer som biträder polisen vid spaningsarbete, med tolkning eller genom att lämna förtrolig information (s.k. informatörer eller källor) kan falla under bestämmelsen. Uppgifter av nu nämnt slag kan ibland också omfattas av sekretess till skydd för rikets säkerhet enligt 15 kap. 2 OSL. Kammarrätten i Sundsvall har i dom, mål nr , ansett att det förelåg sekretess för uppgift om antalet poliser i var och en av länets kommuner samt uppgift om hur många av dåvarande Polismyndigheten i Västerbottens läns poliser som arbetade som utredare eller i yttre tjänst vid viss angiven tid. Kammarrätten anförde att detta hör till sådana uppgifter om resurs- och organisationsfrågor av vital betydelse och därför kan anses hänföras till sådan verksamhet som myndigheten bedriver och som syftar till att förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott och ka således omfattas av sekretess om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller att den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs. I Kammarrätten i Stockholms dom, mål nr , ansågs en begäran om en sammanställning med uppgifter om de polismän som tilldelats OC-spray inom polismyndigheten Gotland, omfattas av sekretess med stöd av 15 kap. 2 och 18 kap. 1 OSL. I fråga om sekretess med stöd av 18 kap. 1 OSL anfördes att en sådan förteckning skulle omfatta en övervägande del av myndighetens personal och att ett utlämnande av en sådan lista antogs kunna skada den framtida polisverksamheten. Kammarrätten i Göteborg har i dom, mål nr , nekat utlämnande av protokoll om kroppsvisitation i sin helhet mot bakgrund av att Polismyndigheten i Västra Götaland hävdats att uppgifterna begärts ut i vad som kan antas vara en samordnad aktion, dvs. att sökanden agerade för föreningen Payback Sverige vilket är en förening som tydligt uttryckt att de ska påverka polisens dagliga arbete, bland annat genom att begära ut handlingar i större omfattning. Det fanns därför en risk att flertalet uppgifter om polismän samlas på få händer. Kammarrätten anförde att utlämnande av personuppgifter för ett större antal polismän enligt praxis kan antas medföra skada för landets försvar eller på annat sätt vålla fara för landets säkerhet (15 kap. 2 OSL). Ett utlämnande skulle också kunna antas skada framtida verksamhet (18 kap. 1 OSL). Även uppgifter för systematisk kartläggning av polismyndighetens verksamhet som kan komma att användas som underlag för planering av framtida allvarlig brottslighet kan anses skada eller försvåra framtida polisverksamhet, se RÅ 1993 not. 472.

57 Handbok 57 (69) Utifrån omständigheterna gjorde kammarrätten bedömningen att det inte kunde uteslutas att de begärda uppgifterna skulle kunna användas för att motverka polisens arbete på sådant sätt att det skulle kunna skada polisens framtida verksamhet och även kunna komma att hota landets totalförsvar. Uppgifterna bedömdes därför omfattas av sekretess med stöd av 18 kap. 1 OSL samt 15 kap. 2 OSL. På liknande grunder har även: - Utlämnande av polisanställdas e-postadresser (flertalet) nekats av Kammarrätten i Jönköping, mål nr Utlämnande av samtliga utredares namn och mejladresser nekats av Kammarrätten i Sundsvall, mål Andra uppgifter som faller under 18 kap 1 andra stycket andra punkten OSL är sådana som finns i de register som används i polisiär verksamhet, exempelvis misstankeregistret. Det övergripande syftet med misstankeregistret är att underlätta tillgången till sådana uppgifter om skälig misstanke om brott som behövs för att verksamheten hos bl.a. Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten ska kunna bedrivas på ett korrekt sätt. Registret innehåller i allt väsentligt uppgifter om personer som är skäligen misstänkta för brott där fängelse ingår i straffskalan. Sekretess enligt andra stycket andra punkten kan gälla även för uppgifter i polisens DNA-, fingeravtrycks- respektive signalementsregister. För uppgifter i polisens verksamhet för att förebygga brott etc. som hänför sig till underrättelseverksamhet eller SÄPO:s verksamhet ska dock 18 kap. 2 OSL, som är försedd med ett omvänt skaderekvisit, tillämpas.

58 Handbok 58 (69) 5.8 Övriga sekretessbestämmelser av vikt för polisens verksamhet 15 kap. 1 - Sekretess gäller för uppgift som rör Sveriges förbindelser med en annan stat eller i övrigt rör annan stat, mellanfolklig organisation, myndighet, medborgare eller juridisk person i annan stat eller statslös, om det kan antas att det stör Sveriges mellanfolkliga förbindelser eller på annat sätt skadar landet om uppgiften röjs. 15 kap. 1 a - Sekretess gäller för uppgift som en myndighet har fått från ett utländskt organ på grund av en bindande EU-rättsakt eller ett av EU ingånget eller av riksdagen godkänt avtal med en annan stat eller med en mellanfolklig organisation, om det kan antas att Sveriges möjlighet att delta i det internationella samarbete som avses i rättsakten eller avtalet försämras om uppgiften röjs. Motsvarande sekretess gäller för uppgift som en myndighet har inhämtat i syfte att överlämna den till ett utländskt organ i enlighet med en sådan rättsakt eller ett sådant avtal som avses i första stycket. Om sekretess gäller enligt första eller andra stycket, får de sekretessbrytande bestämmelserna i 10 kap och 28 första stycket inte tillämpas. 15 kap. 1 b - Sekretess gäller för uppgift som en myndighet har elektronisk tillgång till i en upptagning för automatiserad behandling hos en annan stat eller mellanfolklig organisation, om myndigheten inte får behandla uppgiften enligt en bindande EUrättsakt eller ett av Sverige eller EU ingånget avtal med en annan stat eller mellanfolklig organisation. 15 kap. 2 - Sekretess gäller för uppgifter som rör verksamhet för att försvara landet, om det kan antas att det skadar landets försvar eller på annat sätt vållar fara för rikets säkerhet om uppgiften röjs. Detta lagrum innebär bl.a. att uppgift om polisens beredskapsplanläggning, tjänstgöringsjournaler, personuppgifter och fotografier på anställda inom Polismyndigheten i vissa fall inte får lämnas ut. Stöd i bedömningar i sekretessfrågor kan inhämtas från verksamhetsskyddet vid Rikspolischefens kansli. 17 kap. 4 - Sekretess gäller för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under en myndighets överinseende, om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs. Sådana prov kan finnas inom kriminalteknikerutbildningen, forensikerutbildningen eller chefsutbildningen m.fl. 18 kap 2 - Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till bl.a. sådan personuppgiftsbehandling som sker i syfte att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet, utreda eller beivra brott, eller fullgöra förpliktelser som följer av internationella åtaganden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten skadas. Sekretess gäller under motsvarande förutsättningar för uppgift som hänför sig till sådan underrättelseverksamhet som avses i 2 lagen (1999:90) om behandling av personuppgifter vid Skatteverkets medverkan i brottsutredningar, sådan verksamhet som avses i 7 1 lagen (2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet, eller sådan verksamhet som avses i 3 kap. 2 1 kustbevakningsdatalagen (2012:145).

59 Handbok 59 (69) 18 kap Sekretess gäller för uppgift om åtgärd som har till syfte att hindra rymning eller fritagning. Sekretessen gäller endast om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om uppgiften röjs. Huvudregeln är att handlingarna är offentliga. Exempel som omfattas av denna sekretess är lås och larmritningar, arrestlokaler m.m. Av 18 kap. 8 följer att sekretess gäller för uppgift som lämnas eller kan bidra med upplysning om säkerhets- och bevakningsåtgärd, om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om uppgifterna röjs och åtgärden avser t.ex. byggnader, lokaler, transport av vapen eller förvaring av vapen, ammunition m.m. 18 kap. 16 och 16 a - Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till vapenregister enligt vapenlagen (1996:67), om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan fara för att vapen eller ammunition kommer till brottslig användning. Sekretessen gäller dock inte för uppgift i vapenregister om namn och adress för den som har tillstånd att bedriva handel med skjutvapen eller att ta emot skjutvapen för översyn eller reparation eller för uppgifter i registret över auktoriserade sammanslutningar för jakt- eller målskytte. Sekretess gäller inte heller för uppgift i vapenregister om vilka typer av vapen som omfattas av ett tillstånd att bedriva handel med skjutvapen eller att ta emot skjutvapen för översyn eller reparation. Vidare gäller sekretess hos Polismyndigheten för uppgift i ärende enligt vapenlagen (1996:67), om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan fara för att vapen eller ammunition kommer till brottslig användning. Huvudregeln är således att sekretess föreligger för uppgifter i handlingarna Även i 35 kap. 23 finns sekretessregler gällande uppgift om en enskilds personliga förhållanden i ett ärende enligt vapenlagen. 19 kap. 3 - Sekretess vid upphandling, s.k. upphandlingssekretess. Absolut sekretess gäller för samtliga anbudshandlingar med bilagor fram till tilldelningsbeslut fattats. Sekretessen kan upphöra tidigare om myndigheten använt sig av offentlig anbudsöppning. Anbudshandlingar med bilagor kan omfattas av sekretess även efter att tilldelningsbeslut har fattats, se t.ex. 19 kap. 1 och 31 kap. 16 OSL. Anbudssökande kan skriftligt meddela myndigheten att anbudsansökan ska omfattas av sekretess och bör då precisera vilka uppgifter som avses och vilken risk för skada som finns om uppgifterna offentliggörs. När en myndighet avser att begära in anbud eller träffa avtal om upphandling där det förekommer uppgifter som med hänsyn till rikets säkerhet omfattas av sekretess ska säkerhetsskyddslag (1996:627) tillämpas. Detta innebär vanligtvis att anbudsgivaren genom ett särskilt säkerhetsskyddsavtal förbinder sig att hemlighålla vissa uppgifter. Upphandlingssekretess omfattas även av 31 kap. 16 OSL och det framgår av bestämmelsen att sekretess gäller till skydd för enskild som ingått affärsförbindelse med en myndighet, för uppgifter om den enskildes affärs- och driftförhållanden. Denna bestämmelse avser driftförhållanden först när tilldelningsbeslut är fattat. 21 kap. Sekretess gäller till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer och gäller vid alla myndigheter. Bestämmelsen i 1 är generell och ska tillämpas av alla myndigheter och inom alla verksamhetsgrenar. Enligt bestämmelsen gäller ett rakt kvalificerat skaderekvisit, dvs. det krävs att det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Notera att i de fall en uppgift även omfattas av

60 Handbok 60 (69) någon annan bestämmelse i OSL så ska den bestämmelse som ger starkast skydd gälla (7 kap. 3 OSL). Sekretess enligt 1 avser uppgift som rör enskilds hälsa och sexualliv såsom sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift. Av 21 kap. 3 följer att sekretess i vissa fall gäller t.ex. uppgifter såsom adress och telefon m.m. avseende förföljda personer m.m. Denna bestämmelse kan bl.a. bli tillämplig om det blir känt att personen har en sekretessmarkering i folkbokföringsregistret. En begäran om sekretess bör kunna styrkas genom någon form av utredning som visar att den enskilde är förföljd och att det är fråga om ett konkret hot. Vidare följer av 5 utlänningars säkerhet i vissa fall om det kan antas att uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller lider annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och en utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar. Enligt 7 regleras behandling i strid med personuppgiftslagen om inte någon annan sekretessregel är tillämplig. En myndighet kan inte med stöd av den här bestämmelsen vägra att lämna ut personuppgifter därför att utlämnandet eller den efterföljande användningen av uppgiften skulle vara oförenlig med de ändamål för vilka myndigheten har samlat in uppgiften. Det avgörande är i stället om den som begär ut uppgifterna kan antas komma att behandla personuppgifterna i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204). Behandlingen hos mottagaren måste uppfylla de grundläggande kraven i 9 personuppgiftslagen och, om samtycke saknas, vara nödvändig för något av de syften som anges i 10 personuppgiftslagen. Det är även en fråga om en avvägning mellan det intresse som den som begär att få ut uppgifterna har och den enskildes integritetsintresse. Huvudregeln i 21 kap. 1, 3-5 och 7 är att uppgifterna är offentliga. 22 kap. 1 - Sekretess gäller i verksamhet som avser folkbokföringen eller annan liknande registrering av befolkningen om ett röjande av uppgiften kan antas innebära att personen eller någon närstående till denne lider men. Med annan liknande registrering av befolkningen avses t.ex. RES (jfr 6 OSF). Huvudregeln är att folkbokföringsuppgifter är offentliga. Se även 35 kap. 22 OSL gällande passärenden. 30 kap Uppgifter om enskilds personliga förhållanden gällande ordningsvakter och väktare skyddas av sekretess enligt denna bestämmelse om uppgifterna förekommer i t.ex. ett ärende eller en förteckning. Det gäller uppgifter såsom enskilds personnummer, bostadsadress, hemtelefonnummer och andra jämförbara uppgifter. 31 kap Sekretess gäller för uppgift som avser provning, bestämning av egenskaper eller myckenhet, värdering, vetenskaplig, teknisk, ekonomisk eller statistisk undersökning eller annat sådant uppdrag som myndigheten utför för en enskilds räkning, om det måste antas att uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs. Enligt 11 förordning (2014:1102) med instruktion för Polismyndigheten framgår att forensiska undersökningar på uppdrag av enskilda får utföras inom NFC (uppdragsverksamheten). Eftersom beställningsbekräftelsen på uppdraget innehåller information om att NFC utgår från att uppdraget lämnats under förutsättning av sekretess, kan uppdragsgivaren besluta om handlingarna är offentliga eller inte.

61 Handbok 61 (69) 32 kap. 3 - Sekretess gäller för enskilds förhållande som inhämtats genom kameraövervakning, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Samtliga myndigheter som använder sig av kameraövervakning måste beakta denna paragraf innan den ger ut bandad information. Detta får endast göras i det fall det är visat att enskild person inte skadas eller lider men av att informationen lämnas ut. Huvudregeln är att handlingarna är sekretessbelagda. 35 kap. 3 - Sekretess gäller förande av eller utdrag ur belastningsregister. Denna sekretess är absolut, enskilda får dock alltid hämta ut information om sig själv i ett sådant register. Enskilda får även hämta information om andra enskilda om det rör en fråga om anställning i verksamhet som avser vård eller förebyggelse eller beivrande av brott (se 9-10 lagen om belastningsregister (1998:620)). I 35 kap. 1 första stycket punkt 6-7 och punkt 11 följer att sekretess gäller för register som förs av Polismyndigheten enligt polisdatalagen (2010:631), register som förs enligt lagen (1998:621) om misstankeregister och register som förs enligt lagen (2010:362) om polisens allmänna spaningsregister. Register som förs enligt polisdatalagen är t.ex. fingertrycks- eller signalementsregistret, penningtvätt register och DNA-registret. Vidare regleras sekretess för verksamhet som avser förande eller uttag ur register i 35 kap. 4 OSL. Dessa uppgifter är som huvudregel sekretessbelagda. En begäran om utdrag ur detta register ska ställas till Polismyndigheten, då det enligt lag om belastningsregister är Polismyndigheten som hanterar utlämnandefrågan (se avsnitt 2.4). 35 kap. 5 - Sekretess gäller i vissa fall för uppgift om enskilds personliga förhållanden i ärenden enligt lagen (1988:688) om kontaktförbud. Sekretessbestämmelsen innehåller ett rakt skaderekvisit vilket innebär presumtion för offentlighet. Därmed gäller sekretess om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider skada eller men om uppgiften röjs. Huvudregeln är att part har rätt att ta del av det som tillförts ärendet. Skulle någon sekretessbestämmelse krocka med partsinsynsrätten löses detta med 10 kap. 3-4 OSL. Vanligtvis harmlösa uppgifter såsom adress kan i ärenden om kontaktförbud omfattas av sekretess på grund av ärendets karaktär. Sekretess gäller inte för uppgifter i ett beslut om i ärende om kontaktförbud. 35 kap Sekretess gäller i vissa fall för uppgifter om enskilds personliga förhållanden i bl.a. verksamhet som enbart innefattar hjälp eller annat bistånd till enskild, handräckning eller omhändertagandeärenden i vissa fall och ärenden om verkställighet enligt 21 kap i föräldrabalken. Verksamhet som enbart innefattar hjälp eller bistånd består exempelvis i att polisen hjälper allmänheten genom att skjutsa någon till sjukhuset, eller öppna en låst dörr. Även ärenden av hjälpande karaktär inom myndighetsutövningen innefattas, exempelvis handräckningar, eller att hjälpa någon som omhändertagits med stöd av lagen om omhändertagande av berusade personer. Även i denna paragraf gäller sekretessen endast om enskilda personer kan anses riskera skada eller men av att handlingarna lämnas ut. Huvudregeln är därför att uppgifterna är offentliga. 35 kap Sekretess gäller i ärende enligt passlagen (1978:302) för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte beslut i ärende.

62 Handbok 62 (69) 37 kap. 1 - Avser sekretess i verksamhet för kontroll över utlänningar och ärenden om medborgarskap. Med verksamhet för kontroll av utlänningar avses t.ex. visering, uppehållstillstånd, avvisning, utvisning och kontrollåtgärder samt annan löpande tillsyn. Uppgifter som skyddas av bestämmelsen är exempelvis hälsotillstånd, religiös eller politisk uppfattning samt ekonomiska omständigheter som är av personlig natur. Det finns även ett grundläggande skydd i 21 kap. 5 OSL avseende utlänningars säkerhet i vissa fall. 39 kap Avser sekretess för uppgifter om enskilda i myndighetens personaladministrativa verksamhet. Här finns bestämmelser om sekretess som kan gälla i bl.a. ärenden om omplaceringar, för uppgifter om anställdas hällsotillstånd, pensionering m.m. Enligt 3 första stycket gäller sekretess för uppgifter om t.ex. anställdas hemadresser och telefonnummer till bostaden, om det kan befaras att den anställde riskerar att utsättas för hot eller andra trakasserier t.ex. på grund av beslut eller andra åtgärder som denne vidtagit i tjänsten. Sekretessen enligt första stycket är tänkt att tillämpas endast i undantagssituationer. Sådana uppgifter om en anställds personliga förhållanden (bostadsadresser, personnummer, privata telefonnummer, etc.) omfattas dock som huvudregel av sekretessen enligt 3 andra stycket och 10 OSF. Sekretessen, som även omfattar närstående till den anställde, gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretessen enligt denna bestämmelse omfattar dock inte uppgift om den anställdes namn. 40 kap. 4 - För personal i myndighetens telefonväxel gäller sekretess för uppgift som inhämtats under tjänstgöringen och som avser telefonsamtal till eller från befattningshavare vid myndigheten. Bestämmelsen innebär absolut sekretess och inskränkt meddelarfrihet för uppgifterna. Denna bestämmelse är i viss omfattning även tillämplig vid kommunikationscentraler när de upprätthåller funktion som telefonväxel.

63 Handbok 63 (69) 6 Bilaga Checklista vid begäran 6.1 Vilka uppgifter bör finnas dokumenterade vid en begäran? I samband med att en begäran om utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter ur allmänna handlingar inkommer till Polismyndigheten är det en stor fördel om det tydligt framgår vad som begärs ut. Detta bidrar till en effektivare handläggning av ärendet. Följande uppgifter bör framgå av begäran: 1. Datum när begäran inkom Är viktigt på grund av att en begäran om utlämnande av eller uppgift ur allmän handling ska hanteras skyndsamt. 2. Information om vem som begär ut uppgift/handling Den informationen är viktig för hanteringen av begäran, dock har alla möjlighet att vara anonyma vid en begäran. Om den som begär ut uppgifter/handlingar önskar vara anonym ska detta dokumenteras. Vidare bör det även framgå om den som begär ut uppgifter/handlingar är juridiskt ombud för en part i ett ärende, vilket kan påverka bedömningen. Det är dock viktigt att beakta efterforskningsförbudet/ frågeförbudet för att inte rutinmässigt be om ingivarens identitet (se sista stycket i avsnitt 2.6). 3. Kontaktuppgifter till den som begär ut uppgift/handling Det är dock frivilligt för den som begär ut uppgift/handling, men är till hjälp om kontakt behöver tas för t.ex. precisering av begäran. 4. Information om vad begäran omfattar Begäran kan t.ex. omfatta ett ärende med k-nummer eller en specifik person. Det är viktigt att begäran är tillräckligt preciserad, dvs. det ska framgå vilka handlingar eller uppgifter som sökanden vill ta del av. Se avsnitt I vissa fall finns inte uppgifter såsom ärendenummer och i sådana fall är det viktigt att en begäran specificeras så att det är möjligt att finna uppgifter/handlingar. 5. Information om vart uppgifterna/handlingar ska skickas Det bör framgå på vilket sätt som ingivaren önskar svar, om det t.ex. är via brev.

64 Handbok 64 (69) 6.2 Vilken information behövs vid sekretessprövning? Inför en sekretessprövning är det viktigt att den som handlägger en begäran har kontrollerat en rad olika saker avseende de uppgifter eller den handling begäran avser. Följande bör kontrolleras i samband med en sekretessprövning: 1. Förvaras handlingen begäran avser hos Polismyndigheten? Om handlingen inte förvaras hos Polismyndigheten ska begäran avslås. 2. Är handlingen som begäran avser en allmän handling? Om handlingen inte är en allmän handling finns ingen skyldighet att lämna ut handlingen. 3. Är den som begär ut uppgift/handling berörd i ärendet? Det kan påverka bedömningen om en uppgift/handling ska lämnas ut eller inte. 4. Status på begärd uppgift/handling? Om uppgifterna/handlingen som begäran avser ingår i en förundersökning ska det kontrolleras om förundersökning pågår, om förundersökningen är nedlagd eller om ärendet har slutredovisats till åklagare. Vidare är det av stor vikt att kontrollera om åtal har väckts och om det finns en dom i ärendet. 5. Omfattas uppgifterna/handlingen av sekretess? Se avsnitt 5 i denna handbok. 6. Har handlingarna överlämnats till domstol eller förevisats i samband med huvudförhandling? Det är av stor betydelse för sekretessbedömningen om handlingarna som begäran avser har överlämnats till domstol eller visats i samband med huvudförhandling. Detta då sekretessen kan upphöra i ett sådant skede, se vidare avsnitt 5.3. Om en begäran avser ljudinspelning/film/kassettband/digitalt material ska det kontrolleras med berörd åklagare om de överlämnats till domstol eller spelats upp i sin helhet i samband med huvudförhandling. När kontakt har skett med åklagare bör en tjänsteanteckning upprättas och en redogörelse för vad åklagaren uppgett bör dokumenteras i ärendet. 7. Kan ett förbehåll ställas upp? Rättsavdelningen hanterar beslut med förbehåll. 8. På vilket sätt kan ett eventuellt utlämnande ske? Om ett utlämnande av uppgifter eller handlingar kan ske, har handläggaren att ta ställning till hur utlämnande ska ske t.ex. via post eller e-post.

65 Handbok 65 (69) 7 Bilaga Avslagsbeslut 7.1 Vad ska beslutet innehålla? Ett avslagsbeslut ska innehålla uppgift om vad som efterfrågas, vad uppgifterna eller handlingarna avser, vad beslutet innebär, åberopat lagstöd för Polismyndighetens vägran att lämna ut uppgifterna, skäl för beslutet och en överklagandehänvisning. 7.2 Exempel på text till avslagsbeslut Beslut Polismyndigheten avslår Er begäran om att få ta del av allmänna handlingar i ärende X, då materialet innehåller uppgifter som skyddas av sekretess enligt 35 kap. 1 första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Bakgrund Ni har för tidningen X hos Polismyndigheten begärt att få ta del av samtliga handlingar i ärende X. Vidare har Ni begärt att få ta del av handlingarna per post. Motivering Ni är inte part i det ärende som begäran avser. Av 35 kap. 1 första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, framgår att sekretess gäller för uppgift om en enskilds personliga och ekonomiska förhållande, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men och uppgiften förekommer i utredning enligt bestämmelserna om förundersökning i brottmål. Enligt Polismyndighetens bedömning omfattas handlingarna i sin helhet av sekretess enligt 35 kap. 1 första stycket OSL, då det inte anses stå klart att ett utlämnande av uppgifterna inte medför skada eller men för någon enskild eller någons närstående till den enskilde. Bestämmelsen om sekretess i 35 kap. 1 OSL är utformad med ett omvänt skaderekvisit vilket innebär presumtion för sekretess. Polismyndigheten bedömer att risken för skada eller men för den enskilde eller närstående till denne som följer av 35 kap. 1 OSL inte kan undanröjas med ett förbehåll enligt 10 kap. 14 OSL. Detta beslut expedieras till Er per post. Besvär Är Ni inte nöjd med detta beslut kan det överklagas. Hur Ni går till väga framgår av bilagan till detta beslut.