Uppföljning Olir AB

Transkript

1 SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning Granskare: Metod: Webbenkät, verksamhetsbesök, intervju med verksamhetschef, granskning av rutiner, genomförandeplaner och dokumentation. Företagets representanter: Irina Tchebotareva Sammanfattande bedömning: Olir har 3 kunder i Solna. Olir är verksamma i Vaxholm, Haninge och Vallentuna och de har totalt 9 kunder. Kontor och lokal ligger i Täby. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal Kontinuiteten hos kunderna är god. Det finns ett ledningssytem enligt SOSFS 2011:9. Verksamheten har inkommit med en kvalitetsberättelse för 2014 som väl beskriver verksamhetens kvalitetsarbete och en utvecklingsplan kopplad till detta. Olir uppger att 5069% har adekvat utbildning. Det finns en generell kompetensutvecklingsplan och all personal har en individuell kompetensutvecklingsplan. De som saknar adekvat utbildning har mer än 3 års erfarenhet. Kunderna har upprättade genomförandeplaner och det finns social dokumentation som är respektfullt skriven. Dokumentationen behöver utvecklas. Man ska kunna följa ett ärende från start tills ärendet slutar. Händelser av vikt och avvikelser från genomförandeplanen ska dokumenteras. Om inget händer kan man skriva att allt utförs enligt genomförandeplan, detta bör man göra med en regelbundenhet kopplad till ärendets omfattning. Åtgärd: Olir ska inkomma med en uppdaterad utvecklingsplan för 2015 senast den 31 juli. Det som behöver uppdateras i utvecklingsplanen är den sociala dokumentationen. Den sociala dokumentationen ska utvecklas så att det går att följa ett ärende från start datum, därefter i kronologisk ordning, händelser av vikt och avvikelser tills ärendet är avslutat. Att vid nyanställning ska verksamheten alltid begära utdrag från belastningsregister.

2 Sida 1/12 Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Allmän information Svarsdatum Enkäten besvarad av Irina Tchebotareva Antal kunder i Solna 3 Om verksamheten Var har verksamheten sin lokal Åkerbyvägen TÄBY Namn på enhetschef/verksamhetschef Irina Tchebotareva Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten. Beskriv kortfattat hur personalen har tillgång till arbetsledning under all arbetstid. Dag, kväll och helg. Personalen har tillgång till arbetsledning dygnet runt per telefon, epost, SMS, fax samt fysiska träffar. Granskarens bedömning av sektionen "Om verksamheten" Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltningen har uppgift om. Kommentarer från granskaren Inga kommentarer. Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast omvårdnadspersonal som arbetar med kunder i Solna. Begärs utdrag ur belastningsregister vid nyanställning? Antal omvårdnadspersonal i Solna (alla anställningsformer) Hur många av omvårdnadspersonalen i Solna är tillsvidareanställd? Ja Nej 5 2 Solna stad Telefon:

3 Sida 2/12 Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunderna? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. 100% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 7099% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) 5069% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng) Färre än 50% har adekvat utbildning Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? Om nej, vilka åtgärder har vidtagits? Beskriv kortfattat. Personal som utför insatser till egen anhörig/närstående. Om ja, beskriv hur verksamheten säkerställer att insatserna utförs enligt beställning och upprättad genomförandeplan. (egenkontroll), det finns ingen personal som utför insatser till egen anhörig/närstående, det finns personal som utför insatser till egen anhörig/närstående Genom uppföljning av genomförandeplan, APT möte, brukarundersökning, synpunkter och klagomål. Om ja, beskriv hur personalen får stöd i sitt arbete samt hur de får ta del av information från verksamheten. Genom introduktion av nyanställda, intern och extern utbildningar, tydliga rutiner, APT möte, arbetsledning. Solna stad Telefon:

4 Sida 3/12 Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Kommentarer från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Omvårdnadspersonal" Verksamheten ska alltid begära utdrag ur belastningsregister vid nyanställning. Den omvårdnadspersonal som saknar adekvat utbildning har mer än tre års erfarenhet. Det finns en personal som utför insatser hos en anhörig, även den personalen har mer än 3 års erfarenhet och arbetar även hos andra kunder. Två av dem som saknar adekvat utbildning kommer att påbörja utbildning till undersköterska under hösten 2015 och Finns det en skriftlig rutin för introduktion för nyanställd omvårdnadspersonal? Vem ansvarar för introduktionen och hur genomförs den? Finns det en checklista vid introduktionen? Finns det skriftligt introduktionsmaterial att lämna till nyanställd omvårdnadspersonal? Får alla nyanställda gå "dubbelt"? Följer verksamheten upp introduktionen av nyanställd omvårdnadspersonal? Om ja, beskriv kortfattat hur verksamheten följer upp introduktionen. Introduktion Verksamhetsansvarig. Den nyanställde har introduktion innan man börjar hos kunden. Efter ca. en vecka kontaktas den nyanställde återigen för synpunkter om hur starten på det nya arbetet har fungerat. Den nyanställde kan få hjälp vid behov. Genom möte med den nyanställde för uppföljning och återkoppling. Här besvaras eventuella frågor eller eventuella åtgärder planeras samt uppföljningsdatum sätts upp. Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Introduktion" Inga kommentarer Solna stad Telefon:

5 Sida 4/12 Finns det en generell kompetensutvecklingsplan? Om ja, vad innehåller den generella kompetensutvecklingsplanen nuvarande år. Har all personal en individuell kompetensutvecklingsplan? Vilka utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som Solna anordnat har verksamheten deltagit/deltar i? Fortbildning Kompetensutvecklingsplanen år 2015 innehåller intern och extern utbildningar för medarbetare och verksamhetsansvarig samt möte (praktiskt arbete) "förflyttningshjälpmedel och hygienhjälpmedel". Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Miljöutbildning. Utbildning för hemtjänstpersonal i Solna stad den 4 mars Andra utvecklingsprojekt/utbildningar/ föreläsningar som verksamheten deltagit/deltar i. Kurs i systematiskt kvalitets arbete enligt SOFT 2011:9 Nationella värdegrund inom äldreomsorg Människor vid livets slut Entreprenörskap inom vård och omsorg Utbildning i arbetsmiljöarbete för hälso och sjukvårdssektorn, ergonomi utbildning, utbildning i arbetsanpassning och rehabilitering Anhörigambassadör Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "Fortbildning" Inga kommentarer. Finns lokal skriftlig rutin för kontaktmannaskap Framgår kontaktmannens ansvarsområde tydligt i rutinen? Har alla kunder en utsedd kontaktman? Beskriv kortfattat hur verksamheten arbetar med ersättare för kontaktmannen vid sjukdom eller annan frånvaro. mannaskap Varje brukare erbjuds en kontaktman ur personalen samt ersättare för denne. Solna stad Telefon:

6 Sida 5/12 Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Hur ofta går personalen till de kunder som de är kontaktman för? Kotinuerligt Blir kunder informerade vid byte av personal och vid förseningar? Beskriv kortfattat på vilket sätt. Ja, förändring av personal meddelas kunden genom besök tillsammans med den nya medarbetare. Förseningar meddelas kunden per telefon. Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektionen "mannaskap" Inga kommentarer Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Vid nej, beskriv kortfattat varför. Genomförandeplan När upprättas genomförandeplanen? 14 dagar efter mottagandet av beställning. Vem/vilka deltar vid upprättande av genomförandeplan? Kunden, kontaktpersonen, eventuella anhöriga/närstående. Hur ofta sker uppföljning av genomförandeplanen? Finns det datum för när genomförandeplanen ska följas upp? Minst två gånger per år samt vid behov. Solna stad Telefon:

7 Sida 6/12 Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Kommentarer från granskaren Granskarens bedömning av sektioenen "Genomförandeplan" Alla kunder har upprättade genomförandeplaner. Vem dokumentera i den sociala dokumentationen? Social dokumentation Medarbetare samt verksamhetsansvarig. Vem ansvarar för att den sociala dokumentationen genomförs enligt gällande regelverk och lagstiftning? Verksamhetsansvarig I vilken form dokumenterar man? Har verksamheten en strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Om ja, beskriv kortfattat hur egenkontrollen görs. þ I phoniro Care Annat datasystem Papper och penna (inte Mobipen) 1. Verksamhetsansvarig gör egen kontroll av dokumentation fyra gånger per år för att säkerställa tillgänglighet. Allt dokumenteras. 2. Verksamhetsansvarig/arbetsledare gör brukarundersökning två gånger per år. 3. Verksamhetsansvarig/arbetsledare gör egen kontroll av synpunkter och klagomål 4. Verksamhetsansvarig/arbetsledare gör analys av APT möte, individuella samtal Kommentar från granskaren. Granskarens bedömning av sektionen "Social dokumentation" Det finns social dokumentation som är respektfullt skriven men den behöver utvecklas. Man ska kunna följa ett ärende via dokumentationen från starten till ärendet avslutas. Avvikelser och händelser av vikt ska dokumenteras. Om inget händer kan man i dokumentationen göra en notering att allt utförs enligt genomförandeplanen. Detta görs regelbunden en gång i månaden eller en gång i kvartalet beroende ärendets omfattning. Solna stad Telefon:

8 Sida 7/12 Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv kortfattat verksamhetens egna mål. Vårt huvudmål med verksamheten är att alla brukare ska känna sig delaktiga och ha inflytande över utformandet av stödet, få ett gott bemötande, uppleva en hög kontinuitet av personal och kunna leva ett så självständigt liv som möjligt utifrån sina egna förutsättningar. Är målen förankrade hos omvårdnadspersonalen? Finns skriftlig lokal rutin för hantering av privata medel? Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka? Finns skriftlig lokal rutin för nyckelhantering? Enligt SOSFS 2011:9 ska hemtjänstföretag ha ett ledningssystem. Ett ledningssystem är ett verktyg, en struktur, som används för att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. En av de viktigaste delarna i en verksamhets förbättringsarbete är att lära av sina misstag. Avvikelser inträffar i alla verksamheter och blir en del av det systematiska förbättringsarbetet. Utarbeta ett ledningssystem 1. Identifiera de processer som har betydelse för en god kvalitet i din verksamhet (en process är en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller evsett resultat). Obeservera att antalet processer ska begränsas. 2. Identifiera de aktiviteter som ingår i respektive process. 3. Utarbeta och fastställ rutiner för varje aktivitet. Rutinerna ska beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras samt hur ansvaret är fördelat i verksamheten. 4. Ta fram rutiner för hur personal som ska följa dem, få kunskap om dem. 5. Ta fram rutiner för hur synpunkter, klagomål och rapport om missförhållanden/risk för missförhållanden ska samlas in och behandlas. 6. Ta fram rutiner för hur ni ska arbeta med och bedöma om det finns risk för att kvaliteten inte kan säkras (riskanalys) 7. Ta fram rutiner för hur ni ska kontrollera att ovan nämnda rutiner följs (egenkontroll) Följa ledningssystemet = utveckla verksamheten 1. kontrollera med jämna mellanrum att rutinerna följs. 2. Vidta åtgärder vid rapporter, klagomål och synpunkter eller när personal inte arbetar enligt framtagna rutiner. Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvalitén i verksamheten? (SOSFS 2011:9) Har verksamheten identifierat vilka processer som är viktiga för att kunder ska få en vård och omsorg av god kvalitet? Delvis Solna stad Telefon:

9 Sida 8/12 Vilka är de viktigaste processer som ni har identifierat? Ange max 5 processer. Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst 1. Huvudprocess stöd och service (utförandet av insatser) till den enskilda Processens delprocesser per enskilt ärende är: Beställning kommer från och bekräftas till kommun Planering beställda insatser planeras tillsammans med kund (eventuell legal företrädare, anhörig) och berörd personal Genomförande planerade insatser genomförs hos och tillsammans med kund och i samverkan med andra aktuella aktörer Uppföljning genomförda insatser följs upp och stäms av med kund samt återrapporteras i ITbaserade system. 2. Stödprocesser Som stödprocesser räknas de som inte är riktade mot brukarna. använder tre stödprocesser: IT Media, Personal och Ekonomi. 3. Ledningsprocesser Ledningsprocesser är processer som behövs för att styra och koordinera huvud och stödprocesserna: Planera och styra verksamheten Utveckla vision och strategi Följa upp, analysera och förbättra verksamheten Riskanalys Egenkontroll Avvikelsehantering (Lex Sarah ingår) Synpunkter och klagomål Solna stad Telefon:

10 Sida 9/12 Vilka aktiviteter är viktigast inom de ovan angivna processerna? Ange max 2 aktiviteter per process. Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Process indelas i olika aktiviteter. T.ex. process Beställning (delprocess av huvudprocess) består av följande aktiviteter: Överlämnande överlämnande av uppgifter från den som fattar beslut (kommun) till den som ska utföra insatsen (hemtjänst Olir AB) sker i samband med beslut via datasystem samt vid behov via fax, brevlådor eller telefonsamtal. Överlämningen av uppgifter följer sekretessbestämmelserna. Utredning Återkoppling De olika aktiviteterna sorteras tidsmässigt och det anges vem som ska göra vad. Det anges också hur aktiviteten ska gå till, hur ansvaret för utförandet är fördelat, rutinbeskrivning. Nödvändiga rutiner rutin för överlämnande av beslut från kommun till hemtjänst, rutin för utredning och återkoppling. Andra rutiner för Huvudprocess: rutin för planering av insatsen rutin för upprättande och uppföljning av genomförandeplan rutin för kontaktmanskap rutin för hantering av privata medel rutin för nyckelhantering rutin vid dödsfall mm Solna stad Telefon:

11 Sida 10/12 Hur arbetar verksamheten med avvikelser/ klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden? Beskriv kortfattat. Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Hemtjänst hanterar olika typer av avvikelser: synpunkter och klagomål, tillbudsrapporter, Lex Sarah rapporter, mm. Hur arbetar ni med att identifiera förbättrings/utvecklingsområden i verksamheten? Beskriv kortfattat. (Riskanalyser, egenkontroll mm) Beskriv hur omvårdnadspersonalen är involverad i kvalitetsutvecklingsarbetet. Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål från den enskilde, närstående, anhöriga och andra är en vikigt del av det systematiska kvalitetsarbetet. De kan vara generella synpunkter om verksamheten eller handla om en enskild persons situation. När synpunkter eller klagomål inkommer handläggs dessa enligt :s rutiner. Det diarieförs och utreds. Utredningens resultat återkopplas till den som har skickat in klagomålet. Tillbudsrapport Alla tillbud ska anmälas internt och därefter utredas. Syftet med att anmäla tillbud är att förebygga risker i arbetsmiljön. Det är viktigt att alla medarbetare får information om inträffade tillbud, vilka åtgärder som vidtagits i förebyggande syfte och om vilka risker som kvarstår, en kopia på tillbudsanmälan ska finnas i Arbetsmiljöpärmen. Lex Sarah Om den som fullgör uppgifter enligt SoL för :s räkning får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande ska denne genast rapportera detta till verksamhetschef. Rapportering sker på särskild blankett (rapport enligt Lex Sarah). Rapport kan lämnas muntligt men ska dokumenteras av verksamhetschef. En Lex Sarah rapport kan inte lämnas anonymt. Rapporterna hanteras och utreds av verksamhetschefen. Om utredningen konstaterar att det rör sig om ett allvarligt missförhållande eller påtagliga risker för allvarliga missförhållanden ansvarar verksamhetschefen för att göra en anmälan till Inspektionen får vård och omsorg (IVO). Verksamheten ska årligen upprätta en utvecklingsplan. Utvecklingsplan ska omfatta olika områden som måste förbättras. Vi gör det genom erfarenheter från riskanalyser, egenkontroll, utredning av synpunkter och klagomål samt rapporter som ligger till grund för verksamhetens förbättring. Genom introduktion av nyanställda, intern och extern utbildningar, tydliga rutiner, APT möte, utvecklingssamtal, arbetsledning. Solna stad Telefon:

12 Sida 11/12 Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Granskarens bedömning av sektionen "Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Kommentar från granskaren. Det finns ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Verksamheten har inkommit med en kvalitetsberättelse för 2014 och en utvecklingsplan för Innehållet i de månatliga APT träffarna är planerat för hela året. Har verksamheten en skriftlig rutin för samverkan med primärvården? (Kan vara rutiner för olika områden) Om ja, vilken/vilka rutiner finns. Samverkan, tillgänglighet och information Rutin för delegering från primärvården Har verksamheten rutiner för samverkan med andra aktörer runt kunderna? Beskriv kortfattat. samverkar med olika aktörer utifrån den enskildes behov av insatser. Syfte skapa bästa möjliga förutsättningar för tjänstens genomförande och rätt stöd och service för den enskilde. Samverkan med Kommun, t.ex. vid ansökan om utökade insatser, bostadsanpassning, hjälpmedelsanpassning, färdtjänst. Samverkan med Socialstyrelsen för att få information, råd och stöd vid systematiskt kvalitetsarbete, Lex Sarah mm. Samverkan med Arbetsmiljöverket vid behov, beställa nödvändig litteratur/ få informationer. Samverkan med hälso och sjukvården, t.ex. att utarbeta tekniska hjälpmedel och medicinskt stöd med arbetsterapeut och distriktssköterska. Om ska utföra hälso och sjukvårdsuppgifter (t.ex. läkemedelshantering), kan detta endast ske efter delegering från ansvarig, legitimerad sjuksköterska inom primärvården. Samverkan med andra hemtjänst. Samverkan med anhöriga. Samverkan med andra för kunden viktiga personer och organisationer i syfte att tillgodose den enskildes sociala, kulturella och existentiella behov i den utsträckning kunden medger detta. Samverkan med nationella myndigheter och organisationer för att lämna statistik och uppgifter som efterfrågas. Samverkan kan ske genom exempelvis samrådsmöten eller möten för informationsutbyte, antingen i grupp eller enskilt. Grundförutsättningen för samverkan med olika aktörer är kundens behov av densamma. Solna stad Telefon:

13 Sida 12/12 Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? (ex tillgänglighet via telefon) Beskriv kortfattat. Vad får kunden för information när ärendet startar? Beskriv kortfattat. Får kunderna löpande information från verksamheten? Beskriv kortfattat. Hur informerar verksamheten kunder om Solna stads kvalitetsdeklaration för hemtjänst? Beskriv kortfattat. Åkerbyvägen 114 ÄO Hemtjänst Kunden och anhöriga kan alltid kontakta verksamhetschef på kontorstid mellan Telefonnummer och epost ges alltid vid nybeställning. Det finns även möjlighet att nå verksamhetschef dygnet runt på mobil vid akuta ärende. I samband med första träffen presenterar vi personal som ska arbeta hos kunden. information till företaget lämnas ut. Kunden informeras om sitt beslut och deltar i planeringen av insatser. Sedan i samband med genomförandeplans möte får kunden en kundpärm med genomförandeplan, rutiner för hantering av synpunkter och klagomål, Lex Sarah rutiner, nyckelhantering, hantering av privata medel, signaturlista, arbetsscheman, mm. Kunderna har allmän information om verksamheten från början och får löpande information alltid när det är något aktuellt av vikt eller något som rör kundens personliga hemtjänsthjälp. Solna stads kvalitetsdeklaration för hemtjänst ingår i kundpärmen. Vi informerar kunden om detta vid första besöket. Känner omvårdnadspersonalen till Solna stads kvalitetsdeklarationer? Gransakrens bedömning av sektionen "Samverkan, tillgänglighet och information" Kommentar från granskaren. Verksamheten är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal. Verksamheten arbetar för en god samverkan med de aktörer som är viktiga för respektive kund och för verksamheten. Solna stad Telefon: