Delegationsordning för Handelshögskolan vid Umeå universitet

Transkript

1 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Regel Rektor tills vidare Organisation Planeringsenheten Delegationsordning för Handelshögskolan vid Umeå universitet Fastställd av rektor Denna delegationsordning ersätter tidigare delegationsordning fastställd av rektor Dnr: UmU FS

2 Innehållsförteckning 1. Allmänna principer 3 2. Ekonomi och avtal Rektors delegation till Handelshögskolans styrelse Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Utbildning Rektors delegation till Handelshögskolans styrelse Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Organisation och förvaltning m.m Rektors delegation till styrelsen för Handelshögskolan Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Personal Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Förkortningar

3 1. Allmänna principer Vid Umeå universitet ska beslutsprocessen på alla nivåer vara genomskinlig och lättillgänglig. Beslutsordningen ska vara väl definierad och tydlig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens. Ansvar och befogenheter ska följas åt. En utgångspunkt för delegationsordningen är att den ska följa universitetets linjeorganisation men också vara förenlig med vår processorganisation. Rektors delegation och Handelshögskolan Denna delegationsordning utgår från rektors delegationsordning fastställd av rektor den 23 december 2014 (Dnr: FS ) Handelshögskolan vid Umeå universitet bildades Vid universitetsstyrelsens sammanträde den 2 maj 2011 beslutade universitetsstyrelsen att institutionen Handelshögskolan, Institutionen för nationalekonomi och Statistiska institutionen går samman och bildar en ny, gemensam, institution fr.o.m. den 1 januari Institutionen handelshögskolan ska ledas av en styrelse som rektor utser. Under styrelsen leds institutionen av en prefekt med titeln rektor. Vidare beslutade universitetsstyrelsen att en särskild delegationsordning för Handelshögskolan ska fastställas av universitetets rektor (Dnr: UmU ). Handelshögskolans styrelse initierade ett uppdrag till rektor för Handelshögskolan våren 2014, att se över och sammanföra Handelshögskolans delegationsordning och den Samhällsvetenskapliga fakultetens delegationsordning. Den nya delegationsordningen skal förtydliga styrelsens och rektorns uppdrag och mandat och anpassa verksamheten och organisationen vid Handelshögskolan så att den kan uppfylla kriterierna för en s.k. AACSB-ackreditering (The Association to Advance Collegiate Schools of Business). En ackreditering som bland annat ställer krav på enhetens autonomi inom strategisk planering, personalplanering, ekonomi och marknadsföring. Handelshögskolans rektor inkom därför i maj 2014 med en skrivelse till rektor för Umeå universitet med förslag på förändringar i delegationen till rektor och styrelse för Handelshögskolan. Universitetsstyrelsen beslutade vid sammanträdet den 4 november 2014, med anledning av detta, att delegera till rektor att besluta om organisation och uppdrag för Handelshögskolan vid Umeå universitet (FS ). Rektor vid Umeå universitet fastställde därför den 27 januari 2015 Instruktion för Handelshögskolan vid Umeå universitet samt beslutade vid samma datum om föreliggande delegationsordning. Beslut som regleras i Högskolelag, Högskoleförordning samt av universitetsstyrelsen beslutad Arbetsordning för Umeå universitet (Dnr: FS ) upprepas inte i denna delegationsordning. Givande av delegation Delegation kan avse en grupp av ärenden eller ett enskilt ärende. Delegation kan ges till ett beslutande organ eller till en enskild funktion/rollinnehavare. Delegering till namngiven person ska inte ske. Det är inte tillåtet att delegera till en organisatorisk enhet såsom institution, centrumbildning eller enhet. Beslutanderätt kan delegeras vidare om inte den rätten uttryckligen undantagits i författning eller om inte rektor beslutat annat. Beslut som inte får vidaredelegeras är särskilt markerade i delegationsordningen. Delegation av beslutanderätt ska alltid ske så att god förvaltningsrättslig standard upprätthålls. De beslut som fattas med stöd av delegation är alla beslut av myndigheten oberoende av om de fattas av styrelse, rektor eller någon annan tjänsteman vid universitetet. Utöver regleringen i Högskolelag och högskoleförordning regleras vad ett beslut ska utvisa i 21 Myndighetsförordningen. Ansvarsfördelning Den som mottar delegation beslutar under eget ansvar. Den chef/nivå som delegerar har dock alltid ansvar för att ärendet/ärendena blir avgjorda utan oskäliga dröjsmål och på ett enhetligt sätt. Det förutsätts också att den delegerande chefen/nivån håller sig underrättad om viktigare avgöranden och om den praxis som tillämpas inom verksamhetens olika 3

4 ärendegrupper. 1 Den som delegerat sin beslutanderätt ansvarar således för att följa upp att mottagaren av delegationen har utövat beslutanderätten på ett riktigt sätt. Det är därför viktigt att tänka på återrapportering till den som gett delegationen. Uppföljning och återrapportering ska av vidaredelegering ske minst årligen. Den som gett delegationen svarar för att ta initiativ till uppföljning och uppföljning kan gärna ske i medarbetarsamtal. Samtliga chefer har, förutom vad som anges i detta dokument, skyldighet att i tillämpliga delar utföra de uppgifter som anges i övriga regeldokument som fastställts att gälla för universitetet. Regeldokument som är fastställda av universitetsstyrelsen eller rektor finns under adress Motsvarande sida för Samhällsvetenskapliga fakulteten finns under adress Återkallande av delegation samt hänskjutning uppåt Delegationer kan återkallas eller omdelegeras av den som givit delegationen. Återkallandet kan vara generellt, för en grupp av ärenden eller gälla ett visst ärende. Den som mottagit en delegation kan också, när det är motiverat, hänskjuta ett ärende uppåt. Internkontroll Universitetsstyrelsen, universitets- och fakultetsledning har ansvar för den interna kontrollen. En årlig uppföljning av bland annat delegationsordningen sker inom ramen för intern styrning och kontroll. Internrevisionens uppgift är att säkerställa att den interna kontrollen avseende beslut och verkställighet är ändamålsenlig och uppfyller grundläggande krav. 1 Wennergren, B., Offentlig förvaltning i arbete, 2 uppl.,

5 2. Ekonomi och avtal 2.1 Rektors delegation till Handelshögskolans styrelse Allmänt Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för Handelshögskolan gemensamt Fastställa budget för gemensamma kostnader, och budgetramar inom Handelshögskolan Förtydligande: Med gemensamma kostnader avses kostnader för stödverksamheten inom Handelshögskolan samt kostnader som anses vara gemensamma och därmed (tillsammans med stödverksamhetens kostnader) ska ingå i det påslag som sker på kärnverksamhetens kostnader. Finansieringen av de gemensamma kostnaderna sker alltså via påslag, därför nämns inte intäkter i skrivningen Fastställa bokslut för Handelshögskolan Besluta om åtgärder vid över- eller underskott för Handelshögskolan Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Externfinansierad verksamhet Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Bidragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierad verksamhet Teckna avtal inom Handelshögskolan om bidrag från externa finansiärer utan begränsning av beloppets storlek Uppdragsfinansierad verksamhet exklusive EU-finansierade uppdrag Teckna avtal inom Handelshögskolan om uppdragsverksamhet understigande 1,2 mnkr, likaså avge bindande anbud understigande detta belopp (se även Rektor för Umeå universitets delegationsordning p ) - - EU-finansierade uppdrag och bidrag Teckna dokument och överenskommelser från den tidpunkt då bindande avtal träffats mellan Umeå universitet och EU-kommissionen samt från den tidpunkt konsortialavtal mellan parterna har ingåtts Förtydligande: Endast rektor/universitetsdirektör får teckna kontrakt, avtal och avsiktsförklaringar (inbegriper konsortialavtalet) som binder UmU till att bedriva EU- 5

6 finansierade uppdrag och ta emot EU-bidrag samt reglerar villkoren för deltagandet. Därav bestämmelserna i och (Rektors delegationsordning). När UmU har trätt in i ett EU-finansierat projekt och konsortialavtal ingåtts och arbete ska påbörjats så delegeras rätten att underteckna de (redovisnings- )dokument och vidare överenskommelser som träffas inom projektets ramar till nästa nivå. Detta gäller även för ekonomisk redovisning i projektet p Teckna ekonomisk redovisning i förening med universitetsdirektör eller den till vilken universitetsdirektör delegerat denna rätt Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Teckna utbetalnings-/bokföringsorder inom Handelshögskolan gemensamt Förtydligande: Gemensamt avser även här gemensamma kostnader och som ska täckas av det påslag som sker på Handelshögskolans kärnverksamhet, d.v.s. utbetalnings- /bokföringsorder för Handelshögskolans stödverksamhet och övriga gemensamma kostnader Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för Handelshögskolan (ej gemensamt) Biträdande prefekt för respektive enhet Besluta om medfinansiering på institutionsgemensam nivå - Upphandling/inköp Besluta om direktupphandling av varor och tjänster under förutsättning att Biträdande prefekt för respektive enhet. direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls (I samråd med upphandlingsansvarig) Besluta om att genomföra upphandling med kontraktsvärde understigande Biträdande prefekt för respektive enhet kr (i samråd med upphandlingsansvarig) Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokalt ramavtal Biträdande prefekt för respektive enhet. 6

7 3. Utbildning 3.1. Rektors delegation till Handelshögskolans styrelse Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Besluta om särskild behörighet för program som leder till generell examen Utbildning på forskarnivå Fastställa särskilda behörighetsvillkor för forskarutbildningsämnen Rektor Inrättande av utbildning Inrätta, revidera och avveckla kurs samt fastställa kursplan Rektor i beslutsmöte efter beredning i utbildningsutskott (beslut av Handelshögskolans styrelse ) Fastställa och revidera utbildningsplan för utbildningsprogram inom Handelshögskolans ansvarsområde och som rör huvudområdena företagsekonomi, nationalekonomi och statistik (förutom ändringar av redaktionell karaktär som får delegeras) Se även rektors delegationsordning p Fastställa programutbud Fastställa kursutbud Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet Platsantal och platsfördelning Fastställa antal platser på program Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet. Kommentar: Ramarna för detta fastställs i Samhällsvetenskapliga fakultetens budget. Riktlinjerna ges av styrelsen i samband med budgetmötet Fastställa antal platser på kurs Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet. Ärendet har delegerats vidare till studierektor. Beslutet tas utifrån övergripande riktlinjer i budget Besluta om antalet studenter som antas på program Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet. Beslutet tas efter hörande av 7

8 Inom högskoleförordningens minimigränser besluta om den exakta fördelningen av platser mellan betygs- och provgruppen vid urval till program som vänder sig till nybörjare Besluta om vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fyllas Prov, examination och betyg studierektor och programsamordnare. Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet. Ärendet har vidaredelegerats till studierektor för respektive enhet. Beslutet tas efter diskussioner i utbildningsutskottet. Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet. Vidaredelegerat till studierektor för respektive enhet. Om vakanserna är omfattande ska detta föregås av strategisk diskussion med berörda biträdande prefekter Besluta om riktlinjer för anordnande av undervisning och prov Rektor, som vidaredelegerat ärendet till biträdande prefekt för respektive enhet. Vidaredelegerat till studierektor för respektive enhet. 3.2 Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Antagning, anstånd och studieuppehåll Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Besluta om särskild behörighet för kurser efter förslag från institutionen Besluta om studieuppehåll Biträdande prefekt för respektive enhet, vidaredelegerat till studierektor för respektive enhet Besluta att antagen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå får fortsätta med studier efter studieuppehåll Biträdande prefekt för respektive enhet, vidaredelegerat till studierektor för respektive enhet Medge tillstånd till parallelläsning Biträdande prefekt för respektive enhet, vidaredelegerat till studierektor för respektive ämne Examina och tillgodoräknande Besluta om tillgodoräknande under studierna på forskarnivå Biträdande prefekt för respektive enhet, vidaredelegerat till respektive forskarutbildningsansvarig Avge yttrande i överklagandeärenden som rör tillgodoräknande inom forskarnivå Besluta om tillgodoräknande av andra året från masterexamen till 8

9 forskarutbildning Utbytesavtal Teckna övergripande utbytesavtal för Handelshögskolan Prov, examination och betyg Utse examinator vid utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå Biträdande prefekt för respektive enhet Utbildning på forskarnivå Besluta om antagning till utbildning på forskarnivå med doktorsexamen som slutmål Medge undantag från elektronisk publicering av doktorsavhandling då upphovsrättsliga skäl föreligger Rektor beslutar efter samråd med biträdande prefekt och behandling i berört utskott. I detta sammanhang ska även fakultetens beslutsordning för antagning till forskarstudier beaktas. Biträdande prefekt för respektive enhet Utseende av huvudhandledare och biträdande handledare Biträdande prefekt för respektive enhet Besluta om byte av handledare efter doktorands begäran Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller studentorganisationer på institutionsnivå Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret och föräldraledighet Besluta om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av vård av sjukt barn Besluta om riktlinjer för fastställande och uppföljning av individuell studieplan Fastställa och följa upp individuell studieplan Upprätta avtal med andra lärosäten och aktörer när extern handledning anlitas Upprätta avtal med annan arbetsgivare kring frågor om rättigheter och finansiering i de fall doktorand inom ramen för extern anställning bedriver utbildning på forskarnivå Biträdande prefekt för respektive enhet. Biträdande prefekt för respektive enhet. 9

10 3. A. Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Ärenden ej reglerade i Rektor för Umeå universitets delegationsordning Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras* Vidaredelegation och kommentarer Utbildning Fastställa tid (inom terminstid) och plats för försvar av licentiatuppsats Efter beredning vid fakultetens anställningskommitté 4. Organisation och förvaltning m.m. 4.1 Rektors delegation till styrelsen för Handelshögskolan Organisation Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Besluta om organisationen vid Handelshögskolan efter förslag från rektor för Handelshögskolan (utöver vad som anges i dokumentet Instruktion för Handelshögskolan vid Umeå universitet) Lokaler Besluta om riktlinjer för dispositionen av lokaler som hyrs av institution eller enhet inom ramen för internhyressystemet Rektor. 4.2 Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Anmälningar/tillstånd vid forskning Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer För forskningshuvudmannens (Umeå universitet) räkning underteckna Biträdande prefekt för respektive enhet. ansökan till den regionala etikprövningsnämnden i Umeå om etikprövning av forskning som avser människor För personuppgiftsansvariges räkning underteckna sådan anmälan för förhandskontroll enligt 41 personuppgiftslagen samt 10 personuppgiftsförordningen till Datainspektionen samt ändring av sådan Biträdande prefekt för respektive enhet. 10

11 5. Personal 5.1 Rektors delegation till styrelsen för Handelshögskolan Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Anställning Utse rektor för Handelshögskolan Beslut om utseende i särskild ordning i enligt med Instruktion för Handelshögskolan vid Umeå universitet 5.2 Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras Vidaredelegation och kommentarer Anställning Besluta om utlysning av HF, AO befattningar i enlighet med anställningsordning Besluta om att anställa lärare RF, LOA, HF, AO Undantaget de anställningar som rektor beslutar om Adjunkter och forskare anställs efter samråd med personalchef Besluta om anställning som doktorand HF Besluta om anställning av administrativ chef Efter samråd med dekan 11

12 Besluta om anställning av teknisk och administrativ personal RF, LOA, AF, LAS, rektorsbeslut Biträdande prefekt i samråd med rektor vad gäller amanuenser och forskningsassistenter. Rektor i samråd med administrativ chef vad gäller övrig TApersonal Besluta att avbryta en rekrytering AF Utse biträdande prefekt samt ställföreträdande prefekt/rektor vid Handelshögskolan I samråd med dekan och styrelsen Utse studierektor vid Handelshögskolan Rektor i samråd med biträdande prefekt Utse handläggare för lika villkor vid Handelshögskolan Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för professor, adjungerad professor och gästprofessor RALS, RALS-T Villkorsavtal och Villkorsavtal -T Efter samråd med dekan Besluta om ny lön vid lönerevision för lärare RALS, RALS-T Villkorsavtal, Villkorsavtal-T, AO Efter samråd med dekan Besluta om lön för doktorander enligt doktorandavtalet Lokalt kollektivavtal Biträdande prefekt för respektive enhet Besluta om ny lön vid lönerevision för övrig teknisk och administrativ personal RALS, RALS-T Villkorsavtal, Villkorsavtal-T Efter samråd med personalsekreterare vid fakultetskansli Besluta om närvaroskyldighet på arbetsplatsen för lärare, doktorander samt teknisk/administrativ personal RALS, RALS-T Villkorsavtal, Villkorsavtal-T I enlighet med lokala arbetstidsavtal Biträdande prefekt för respektive enhet och administrativ chef för T/A personal 12

13 Besluta om annan stationeringsort för lärare, doktorander och teknisk/administrativ personal Besluta om arvoden (får endast vidaredelegeras vid beslut om arvoden upp till 2 månader och som understiger två basbelopp/år) Villkorsavtal, Villkorsavtal-T Besluta om lönetillägg Villkorsavtal, Villkorsavtal-T Undantaget professor, adjungerad professor och gästprofessor Biträdande prefekt för respektive enhet och administrativ chef för T/A personal Biträdande prefekt för respektive enhet (se dock begränsning till vänster). Förtydligande: Avser alla arvoden förutom arvoden för ledningsuppdrag som rektor fastställer Ledigheter Se handläggnings-ordning ledigheter Besluta om rätt till ledighet i enlighet med lag och avtal Besluta om skälighetsledigheter kortare än 6 månader Villkorsavtalet Villkoravtalet-T, Tjänstledighetsförordningen, m.fl. Villkorsavtalet, Villkoravtalet-T, Tjänstledighetsförordningen, m.fl. Undantaget de anställningar som rektor beslutar om Undantaget professor, adjungerad professor och gästprofessor Biträdande prefekt för respektive enhet. Och administrativ chef för T/A personal Biträdande prefekt för respektive enhet och administrativ chef för T/A personal Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Se handläggnings-ordning tidsbegränsad anställning upphör, och delprocess omställning Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång LAS, LOA, HF Undantaget de anställningar rektor vid Umeå universitet beslutar om Besluta om besked och varsel med anledning av att tidsbegränsad anställning LAS, HF 13

14 enligt LAS och HF upphör Besluta om anställds egen begäran om uppsägning LOA, Villkorsavtal, Villkorsavtal-T Undantaget de anställningar rektor beslutar om Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område rektorsbeslut (FS ), AML Leda Handelshögskolans arbetsmiljöarbete samt ansvara för att handlingsplan tas fram. Rektor i samråd med HH personalsamordnare Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i det systematiska miljöledningsarbetet Rektorsbeslut Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har ansvar för yttre och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808 delegerats direkt från rektor till prefekt/motsvarande enligt beslut Dnr: UmU Administrativ chef 14

15 5. A. Rektors delegation till rektor för Handelshögskolan Ärenden ej reglerade i Rektor vid Umeå universitets delegationsordning Bestämmelse Kommentar Får ej delegeras* Vidaredelegation och kommentarer Anställning Besluta om befordran av universitetsadjunkt till universitetslektor Beslut om uppdragstillägg och övriga villkor för biträdande prefekt och ställföreträdande prefekt Fastställa anställningsprofil för universitetslektor, biträdande universitetslektor och universitetsadjunkt Utse sakkunniga för tillsättning av anställningar som professor, adjungerad professor, universitetslektor, adjungerad lektor, biträdande lektor Utse sakkunniga vid befordran av universitetslektor till professor respektive vid befordran av universitetsadjunkt till universitetslektor Efter beredning vid fakultetens anställningskommitté 15

16 *Får ej delegeras längre än till biträdande prefekt 6. Förkortningar AF Anställningsförordningen (1994:373) ALFA Allmänt löne- och förmånsavtal ALFA-T Allmänt löne- och förmånsavtal (tillsvidareavtal) ATL Arbetstidslag (1982:673) AO Umeå universitets anställningsordning FML HF Högskoleförordningen (1993:100) HL Högskolelag (1992:1434) LAS Lagen (1982:80) om anställningsskydd LOA Lagen (1994:260) om offentlig anställning LOU Lag (2007:1091) om offentlig upphandling MBL Lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet RALS Ramavtal om löner m.m. för arbetstagare inom det statliga avtalsområdet mellan Arbetsgivarverket och OFR/S respektive SACO-S respektive SEKO RF Regeringsformen (1975:152) 16