BESLUT GÄVLE. Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen, Gävle

Transkript

1 BESLUT y/k^ 0(" Ogi 1/1 Y1 Inspektionen förvårdochomsorg Dnr / (8) Avdelning mitt Ylva Grahn ylva.grahngivo.se Region Gävleborg GÄVLE Vårdgivare Region Gävleborg Ärendet Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen, Gävle Beslut Region Gävleborg ska till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) redovisa följande: Vårdgivarens riskanalys där bemanningen vid psykiatriska akutmottagningen utifrån yrkeskompetens beaktats. Hur vårdgivaren säkerställt att det av dokumentationen framgår vem som utfört triageringen. Redovisningen ska vara IVO tillhanda senast den 23 december Bakgrund IVO har efter myndighetens genomförda riskanalys öppnat egeninitierade verksamhetstillsyner för att granska de psykiatriska akutmottagningarna inom Uppsala - Örebro sjukvårdsregion. Bakgrunden är de klagomål och lex Maria-anmälningar som inkommit till IVO och där IVO bedömt att det finns ett samband mellan de bedömningar och prioriteringar som skett vid psykiatriska akutmottagningar och anmäld händelse. 1verksamhetstillsynerna har IVO granskat bedömning, ansvar, kommunikation och prioritering vid de psykiatriska akutmottagningarna. Resultatet av verksamhetstillsynerna kommer att sammanställas i en rapport. Underlag Faktauppgifter gällande bemanning, antal sökande/dygn och antal sökande fördelat över veckodagar. ro g Inspektionen för vård och omsorg Telefon Fax Box 423 registrator.orebro@ivo.se Org nr cr) Örebro

2 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) Vårdgivarens dokument: Vårdgivarens instruktion för primärjour och bakjour inom vuxenpsykiatrin Vårdgivarens instruktion för telefonrådgivning Vårdgivarens instruktion för akut omhändertagande av patienter inom vuxenpsykiatrin RETTS-PSY Kopior av 18 patientjournaler avseende mottagningsbesök och fem journalkopior avseende telefonuppföljning av jourläkare efter besök. Inspektion den 3 och 4 juni Vårdgivarens i övrigt bifogade material: Rutin för säkerhetskontroll, rutin för psykiatrisk bedömning jourtid barn- och ungdom, BUP Gävle, Inläggningskriterier slutenvård, Vuxenpsykiatri Gävleborg. Redovisning av tillsyn I verksamhetstillsynen har IVO inhämtat faktauppgifter, patientjournaler och dokument från vårdgivaren. Patientjournaler har granskats gällande psykiatriska akutbesök. Granskning av dokument avseende telefonrådgivning har inte skett på grund av vårdgivarnas svårigheter att i journalsystemet söka fram uppgifter via datum vilket IVO begärt. En inspektion har genomförts den 3 och 4 juni 2015 där intervjuer har genomförts. Intervjuade personalkategorier var primärjour, bakjour, dagoch nattsjuksköterska samt dag- och nattskötare. Vid intervjuerna ställdes frågor i systematisk frågeform kring dokumentation, bedömningar, samverkan och kommunikation, prioritering, anmälningsskyldighet avseende minderåriga barn samt avvikelserapportering. En återföring och dialog har skett med ledningen för psykiatrin utifrån iakttagelser som IVO gjort efter intervjuer med personal. Begärda dokument Faktauppgifter Av faktauppgifterna framgår att den psykiatriska jourmottagningen alltid bemannas dag som natt av en sjuksköterska och en skötare. Det finns alltid en primärjoursläkare som gör sin AT eller ST-tjänstgöring att nå via telefon. Denna skall alltid kunna vara på plats inom 30 minuter på jourmottagningen. Detsamma gäller den överläkare som är bakjour på kliniken.

3 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) Vårdgivarens dokument I vårdgivarens dokument för bakjouren framgår att bakjouren ska ge råd/konsultation till underläkare/primärjour. Vidare anges att primärjouren kontaktar bakjouren i de flesta patientärenden, i synnerhet vid inläggningar och suicidriskbedömningar. Bakjouren ansvarar för alla konsultationsförfrågningar från andra kliniker eller primärvård. Vid hög arbetsbelastning på jourmottagningen ska bakjouren bistå primärjour för att hjälpa till med bedömningar och jourbesök. Bakjouren ska dock prioritera akuta konsultationer. Av vårdgivarens dokument beskrivs en arbetsmetod, triagering, för att snabbt och säkert kunna bedöma vårdbehov, vårdnivå och prioriteringsgrad av den vårdsökande. Omvårdnadspersonalen börjar med att samla in uppgifter från patienten, såsom blodtryck, puls och temp samt skattning av självmordsbenägenhet och farlighetsbedömning. Uppgifterna dokumenteras på en triageblankett. När patienten senare träffar läkare för bedömning fortsätter denne att fylla i blanketten. Patienten prioriteras därefter beroende på hur akut man bedömt att ärendet är. Journalgranskning Journalgranskning av mottagningsbesök gjordes utifrån följande: Vilken/ vilka yrkesfunktioner som bedömde patienten, om kontaktorsak, bedömning och åtgärd framgår av dokumentationen samt om uppgifter tagits om hemmavarande barn. Av den begärda dokumentationen från mottagningsbesök går det tydligt att utläsa vilka personalkategorier som haft kontakt med patienterna. Kontaktorsakerna framgår av samtliga granskade journaler. Bedömningarna är gjorda av AT-läkare och ST-läkare. I de fall bakjouren involverats framgår även detta. Självmordsriskbedömningar finns journalförda. I samtliga journalanteckningar framgår vilka åtgärder man vidtog. Även planerad uppföljning framgick. Frågor om minderåriga barn ställdes alltid när det var aktuellt. På blanketten där triagebedömningen dokumenterats gick det inte alltid att utläsa vem och/eller vilken yrkeskategori som utfört triageringen. Självmordsriskbedömning anges alltid på den blanketten. Telefonrådgivning Telefonsamtal till omvårdnadspersonal på akutmottagningen dokumenteras i journaldatasystemet "Melior" och går inte att söka fram på datum och klockslag enligt vårdgivaren.

4 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) Verksamheten har en arbetsbeskrivning för telefonrådgivning. Där framgår riktlinjer för hur man ska ta hand om de personer som ringer bl.a. utifrån olika psykiska sjukdomar. Intervjuer Bedämningar och prioriteringar Sjuksköterskor och skötare som bemannar telefonen anser att de har tillräcklig kompetens för att ställa rätt typ av frågor. Det framkom att det finns direktiv för hur telefonrådgivning ska dokumenteras. De intervjuade angav att prioriteringsordningen av de vårdsökande skedde enligt triage. Utöver det angavs att vid de tillfållen som en patient kommer med polis eller är i behov av en akut bedömning fördes en diskussion i personalgruppen, utöver triage bedömningen, om vem som ska prioriteras. Personalen angav att kval iteten på vård och bedömning kunde försämras under sommarperioderna på grund av att van personal har semester och ersätts med vikarier. Samtliga av de intervjuade uppgav att det finns skriftliga rutiner/ instruktioner gällande det akuta omhändertagandet av patienter vid akutmottagningen. Vidare uppgavs att instruktionerna tillämpas i ganska hög eller i hög utsträckning. Personalen angav att de alltid ställer frågan om patienten har hemmavarande minderåriga barn. Personalen var också medveten om skyldigheten att anmäla om man fick kännedom om barn som far illa. Kommunikation Den interna samverkan uppgavs vara mycket god men överrapporteringen kunde ibland bli bristfållig när det var hög arbetsbelastning vid mottagningen. Det framgår att det finns direktiv för hur dokumentationen ska ske av de undersökningar som genomförs och det finns goda förutsättningar att följa dem ansåg personalen. Avvikelsehantering Nästan all personal som intervjuades uppgav att de skrivit avvikelserapporter. Återkoppling sker på arbetsplatsträffar. Någon uppgav att man själv får efterfråga resultatet av avvikelsen. Någon menade att processen går att följa i systemet men att meddelandet som kommer tillbaka är svårt att förstå.

5 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) Aterföring och dialog med ledningen för psykiatrin Bedömning och prioritering Ledningen framförde fördelar med triagering. Patienterna får likartade bedömningar och ibland upptäcks somatisk problematik hos patienterna vilket man inte alltid gjort tidigare. Hela sjukhuset använder samma system. IVO frågade om någon riskanalys kring bemanningen hade genomförts inför sommaren. Detta utifrån att personalen vid intervjuerna har redogjort för att kvaliteten på vård och bedömningar kan försämras under sommarmånaderna. Ledningen angav att de inte hade genomfört någon riskanalys. Personal anges ha erbjudits ekonomisk ersättning mot förkortad semester i syfte att upprätthålla kvalitcn. Kommunikation IVO framförde att vid IVO:s granskning av de ifyllda triageblanketterna noterades att det inte alltid framgår vem som utfört triageringen. Ibland var signaturen oläsbar. IVO hade synpunkter angående hur spårbarheten till utförda hälso- och sjukvårdsaktiviteter kan säkras mot bakgrund av detta. Ledningen uppgav att den som utfört triageringen ska signera med sitt namn på blanketten som sedan scannas in i journalsystemet Melior. Av uppgifterna som förs in framgår dock inte namnet på den som utfört triageringen. Vårdgivaren angav att de skulle se över detta då det framgick att det är en enkel åtgärd att utföra. Vidare angav ledningen att hela blanketten ska fyllas i och att man granskar blanketten som en form av egenkontroll. Om det upptäcks att triageblanketten inte är helt ifylld så har man möten kring detta. Avvikelser Under intervjuerna berättade personalen att återkoppling av avvikelseanmälningar sker på olika sätt och att svaren ibland var svåra att förstå. IVO bad ledningen att redogöra för hur de arbetar med avvikelser. Ledningen angav att de har fört fram vikten av att skriva avvikelserapporter och menar att varje avvikelserapport medför en förbättringsåtgärd. Avvikelser tas upp på arbetsplatsträffar. Man uppgav också att avvikelseanmälningarna är en offentlig handling och att detta kan medföra att man känner obehag inför att skriva dem. Av samma skäl skrivs uppgiften om vad utredningen ledde fram till på ett kortfattat sätt vilket kan göra det svårt för anmälaren att förstå vad resultatet av anmälan blev.

6 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) Övrigt Enligt vårdgivarens dokument bemannas alltid akutmottagningen och telefonrådgivningen med sjuksköterska och skötare dag som natt. Personalen beskrev vid intervjuen att bemanningen inte alltid motsvarade detta. Bemanningen kunde ibland utgöras av två skötare. Vårdgivaren angav att intentionen är att akutmottagningen ska bemannas av en sjuksköterska och en skötare och att det vanligtvis är så. Är sjuksköterskan sjuk eller ledig bemannas akutmottagningen av två skötare. Verksamheten uppgav att man hellre tar två vana skötare än en ovan sjuksköterska och en skötare som ska bemanna akutmottagningen om det blir aktuellt. Avseende triagering angav vårdgivaren att de borde göra en utvärdering av bedömningsmetoden men att de ännu inte har gjort det. En uppföljning av om triageblanketten använts har dock genomförts. Uppföljningen visade att den har använts i 100 % av slumpmässigt utvalda ärenden. Vårdgivaren angav att de har genomfört egenkontroll genom journalgranskning och hur personalen har registrerat i kvalitetsregister. En återkoppling till personalen planeras till hösten Återföring av egenkontroller kan även ske på arbetsplatsträffar genom möten samt genom e-post. Nattpersonalen har gemensamma möten några gånger per år. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser 2 e hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL 3 kap. 6 patientdatalagen (2008:355), PDL 3 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659), PSL 4 kap. 2, 5 kap. 1, 3 och 7 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Bedömning IVO har vid sin tillsyn funnit brister gällande det systematiska förbättringsarbetet och dokumentation vid psykiatriska akutmottagningen. I tillsynen framkom att bemanningen inte alltid bestod av de yrkeskompetenser som angivits i vårdgivarens dokumenterade faktauppgifter. Enligt dokumentationen arbetar alltid en sjuksköterska och en skötare tillsammanas. Vid inspektionen framkom att två skötare kunde arbeta tillsammans vid mottagningen istället.

7 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) Enligt 2 e HSL ska det, där det bedrivs hälso- och sjukvård, finnas den personal som behövs för att god vård ska kunna ges. Utifrån bestämmelsen framhåller IVO vårdgivarens ansvar för att tillräcklig kompetens finns för de arbetsuppgifter som personalen åläggs att utföra. Vårdgivaren ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar, och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden. Tillsynen visar inte om vårdgivaren gjort någon riskanalys där bemanningen vid psykiatriska akutmottagningen utifrån yrkeskompetens beaktats. IVO har vid journalgranskning tagit del av verksamhetens blankett för triagering och funnit att det saknas tydlig dokumentation beträffande vem som har gjort vad i samband med att patienter sökt vid den akutpsykiatriska mottagningen. Enligt uppgift från vårdgivaren scannas triageblanketten efter läkarbedömning in i patientens journal. IVO vill i sammanhanget påtala att triageblanketten är att betrakta som en journalhandling. Enligt PDL ska det framgå vem som gjort en viss anteckning i journalen. Att detta inte framgår är en brist. Vårdgivaren har vid återföringen uppgett att åtgärder skulle vidtas för att säkerställa spårbarheten kring triageringen. De krav som IVO ställer mot bakgrund av de ovanstående bristerna framgår av beslutet. Tillsynen visar att vårdgivaren har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och att man arbetar med utredning av avvikelser. Det har framkommit att personal kan känna obehag inför att skriva avvikelser då dessa är allmänna handlingar. Av samma skäl återges den skriftliga återkopplingen efter en avvikelserapport på ett kortfattat sätt till personalen. Detta har inneburit att det kan vara svårt för personalen att förstå vilka åtgärder vårdgivaren har vidtagit. Även om återkopplingen av avvikelser även sker via arbetsplatsträffar vill IVO i sammanhanget framhålla betydelsen av att vårdgivaren säkerställer att personalen på ett tydligt sätt får kännedom om avvikelser och vilka åtgärder som vidtagits i anmälda händelser. Avvikelsehanteringen är ett verktyg för att säkra verksamhetens kvalitet och därigenom i förlängningen också bidra till patientsäkerheten i verksamheten. Det är därför viktigt att avvikelser och de förbättrande åtgärder som vidtagits görs kända i verksamheten. Personal har uppgett att kvaliteten på vård och omsorg kan försämras under sommarmånaderna. Det är känt att sommarperioden är en ansträngd period utifrån bemanning och kompetens. Vårdgivaren bör ha det i beaktande vid

8 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (8) sin planering och ledning av verksamheten under sommarmånaderna så att kravet på god vård upprätthålls. Enligt 7 kap. 4 PSL ska IVO inom ramen för tillsyn lämna råd och ge vägledning samt förmedla kunskap och erfarenhet som erhålls genom tillsynen. I den aktuella tillsynen har diskussioner först om bedömning och ansvar i samband med arbetet på psykiatriska akutmottagningen. Med anledning av det bifogas ett principbeslut daterat , dnr /2013 fattat av IVO:s generaldirektör Gunilla Hult Backlund som rör anställning av läkare med vikariatsförordnande enligt SOSFS 2000:6. Beslut i detta ärende har fattats av inspektören Marie Herbring. I den slutliga handläggningen har inspektörerna Håkan Hult, Gunnar Hägglund och Herman Pettersson deltagit. Inspektören Ylva Grahn har varit föredragande. För Inspektione s för vård och omsorg arie Herbring i! Ylva Gra n