Nyheter 3LPro 2013.Q3

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyheter 3LPro 2013.Q3 Nyhetsdokument VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 42, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 5 Nu släpper vi version 2013.Q Anläggningsregistret... 6 Koppla ihop komponenter/anläggningar... 6 Underinventarier... 6 Huvudinventarier... 6 Avstämningsrapport per huvudinventarie (Ny rapport)... 7 Webbportalen... 8 Redovisning... 9 Justering av drill-down i Rapporter... 9 Drill-down i ResultatRapport/redovisningskod... 9 Drill-down i huvudbok/redovisningskod Projektstyrning... 9 Justering av drill-down i ProjektRapporter... 9 Projekthuvudbok... 9 PRojektresultat... 9 Projekt sammandrag fördelat... 9 Analysrapport, Projekt (Ny Rapport) Hyres- & avgiftsadministration Flytta över- & unskott vid avisering Areakontroll Möjlighet till tvingande anteckning då en avi krediteras Fakturering- & kundreskontra Åldersfördelade kundfakturor Förhandlingsunderlag hyra Systemrutiner Län och kommunregister Leverantörsreskontra Godkänna leverantörer via aktivt skrivbord

4 Ny verifikationsregistrering När ett verifikat nu lämnas utan rader sker följande kontroll Skapa leverantörsfakturor Attest/omkontering Fakturering- & kundreskontra Svefaktura Maskinuthyrning kreditering vid retur Registrera returer per ordernummer/leveransadress undantag från rabatt Hyresobjektgrupp Artikelgrupp

5 Inledning NU SLÄPPER VI VERSION 2013.Q3 I den kommande versionen har vi utvecklat utökat stöd för komponentavskrivningar för att ni skall kunna hålla ihop vilka komponenter (inventarier) som hör ihop eftersom de i vissa fall ska behandlas som en enhet. Justering har gjorts av drilldown i projektrapporterna för snabbare åtkomst av relevant information. Ni kan även få en lista på det aktiva skrivbordet över vilka leverantörer som finns för godkännande. Vi har arbetat vidare med den nya verifikationsregistrering och från version 2013.Q3 kan ni även använda denna vid kontering av leverantörsfakturor. Det går att lägga en anteckning då en avi krediteras, samt att ni nu kan välja att det endast är poster utan kravkod som ska flyttas för de som använder sig av den nya funktionen med automatisk hantering av överoch underskott vid avisering. Den åldersfördelade reskontran gör nu även en totalsummering per kund, samt att det finns möjlighet att välja bort att ej förfallna poster skrivs ut på denna rapport. Företagsplatsen kommer nu även finnas tillgänglig direkt ifrån den nya Webbportalen WP2. De och övriga nyheter beskrivs i detta dokument. Nästa release, version 2013.Q4, släpps i december och då återkommer vi med fler nyheter. Med vänlig hälsning Ulf Höglin 5

6 Anläggningsregistret KOPPLA IHOP KOMPONENTER/ANLÄGGNINGAR För att underlätta att bättre kunna följa regelverket K3 så har vi tagit fram en funktion för att koppla samma vilka komponenter som t.ex. bildar en byggnad. Syfte med förändringen är att ni på ett bättre sätt skall kunna hålla ihop vilka komponenter (inventarier) som hör ihop och som i vissa fall skall behandlas som en enhet. Det kan vara ur ett bokföringsmässigt perspektiv, t.ex. att ni vill se det totala bokföringsmässiga restvärdet på inventarien, men även ur ett skattemässigt avskrivningsperspektiv (Detta kommer i en senare release). UNDERINVENTARIER På inventarien finns nu möjlighet att markera att det är en underinventarie. Vid uppgradering finns ingen koppling utan ni får själva markera vilka som ska vara underinventarier. Inventarien behandlas i övrigt som vilken inventarie som helst gällande rapporter, avskrivningar mm. Markeringen gör så att man kan koppla denna inventarie till en annan. Man kan endast koppla den till 1 annan inventarie. Om man vill byta vilken inventarie den tillhör kan man kunna göra det genom att ta ny översikt och välja ny inventarie. HUVUDINVENTARIER De inventarier som är huvudinventarier, dvs de som inte har markeringen för underinventarie har möjligheten att koppla inventarier till sig. 6

7 På huvudinventarien kan man koppla många inventarier, dock kan en underinventarie bara kan vara kopplad till en huvudinventarie. På huvudinventarien kopplar man och ser vilka som är kopplade i en gren som heter Underinventarier. På huvudinventarien visas samlad info från de underliggande komponenterna som anskaffningsvärde, planmässig avskrivning och bokföringsmässigt restvärde. Kolumnen för Inkl underinventarie visas endast om det är en huvudinventarie och det finns underinventarier. Annars visas varken rubrik eller belopp. Värden till planmässig avskrivning hämtas och summeras i bilden från avskrivningstabellen. Den vänstra kolumnen för den aktuella inventarie och den högra kolumnen för den aktuella inventarien plus underinventarier, d.v.s. beloppet till vänster ingår i beloppet till höger. Planmässigt restvärde summeras i bilden. Det är Anskaffningsvärde minus Planmässig avskrivning, den vänstra kolumnen för aktuell inventarie samt den högra kolumnen för aktuell inventarie plus underinventarier, d.v.s. beloppet till vänster ingår i beloppet till höger. AVSTÄMNINGSRAPPORT PER HUVUDINVENTARIE (NY RAPPORT) Rapporten visar den samlade bilden per huvudinventarie. Detaljer vilka underinventarier som finns visas. 7

8 Rapporten visar samma information som Avstämningsrapporten, men summerar per huvudinventarie och visar delsummeringar per inventariekonto, per bolag och grand total, dvs skillnaden mot avstämningsrapporten är att man inte visar summa per inventariegrupp. Webbportalen Koppling finns nu i webbportalen till företagsplatsen. För uppsättning av funktionen, ta kontakt med din kontaktperson för assistans. Programmet nås ifrån externa program. 8

9 Redovisning JUSTERING AV DRILL-DOWN I RAPPORTER Vid drill-down har vi justerat så att du får med sig information från raden man just klickade på för att borra dig ner, så att du inte behöva leta upp aktuell information igen. DRILL-DOWN I RESULTATRAPPORT/REDOVISNINGSKOD När du gör drill-down och kommer från konteringar och vill vidare så hamnar nu den på raden i verifikationen som du just klickade på, dvs samma konto, koddelar och samma belopp. DRILL-DOWN I HUVUDBOK/REDOVISNINGSKOD. När du gör drill-down och vill vidare så hamnar nu den på raden i verifikationen som du just klickade på, dvs samma konto, koddelar och samma belopp. Projektstyrning JUSTERING AV DRILL-DOWN I PROJEKTRAPPORTER Vid drill-down har vi justerat så att du får med sig information från raden du just klickade på för att borra dig ner, så att du inte behöva leta upp aktuell information igen. PROJEKTHUVUDBOK När drilldown görs till konteringar i projekthuvudboken så visas nu endast det valda verifikatet för det valda projektet, inte alla andra projekt. PROJEKTRESULTAT Vid drilldown håller nu programmet reda på vilket projekt som man valt när man kommer ner på konteringarna och visar bara de verifikat som är aktuella för detta projekt. PROJEKT SAMMANDRAG FÖRDELAT Numera visas vilket bokföringsår som avses så att det blir lättare att hitta rätt rad Vid drilldown håller även programmet reda på vilket projekt som man valt och visar bara de verifikat som är aktuella för detta projektet. 9

10 ANALYSRAPPORT, PROJEKT (NY RAPPORT). Ny rapport för att analysera projekten via drill down. Ni väljer aktuellt projekt och kan sedan dubbelklicka er fram till de poster på projektet som ni vill analysera mera i detalj. Hyres- & avgiftsadministration FLYTTA ÖVER- & UNSKOTT VID AVISERING Vi har nu förbättra funktionen som med automatik flyttar över- och underskott vid avisering. Funktionen flyttar sedan tidigare småposter per automatik till nästa avi utan att detta påverkar reskontran eller bokföringen. Programbeetendet är nu ändrat, så att programmet bara flyttar poster som är utan kravkod. Det vill säga poster som fått påminnelse eller behandlas av inkassobolaget flyttas inte. AREAKONTROLL I rapporten Areakontroll får man nu med byggnadens benämning efter byggnadsnumret, för att förtydliga för användaren vilken byggnad det är. MÖJLIGHET TILL TVINGANDE ANTECKNING DÅ EN AVI KREDITERAS Användaren kan nu bestämma om man skall skriva in i en anteckning på reskontraposten om varför krediteringen skett. Inställningen finns om anteckning ska vara tvingande, möjlig eller aldrig föreslås. Inställningen kan sättas på global- & företagsnivå och är som default att det är möjligt att göra en anteckning. 10

11 Om anteckning är satt till kan anges eller måste anges kommer det upp en ruta i krediteringsflödet där man skriver anteckningen. Fakturering- & kundreskontra ÅLDERSFÖRDELADE KUNDFAKTUROR Den åldersfördelade reskontran har nu fått en totalsummering per kund. 11

12 Möjlighet finns även att skriva ut rapporten för endast kunder som har förfallna fakturor, vilket gör att rapporten kan minskas i omfång. FÖRHANDLINGSUNDERLAG HYRA I tidigare versioner av 3L Pro har alla debiteringskoder som är kodade som hyra per automatik kommit med i förhandlingsunderlaget. För att öka flexibiliteten för förhandlingsunderlaget ändras funktionen till att numera endast ta med de debiteringskoder som har bocken för förhandlingsunderlaget ifyllt. För att inte förändra något i programbeteendet vid uppgradering till den nya versionen sätts alla befintliga debiteringar av typen Hyra/Avgift med bocken i förhandlingsunderlaget ifyllt. Denna kan efter uppgradering tas bort, så att dessa försvinner ur förhandlingsunderlaget. Med programförändringen så ändras även Rapportuttagsmöjligheten Redovisa övriga debiteringar, i och med att egenskap för förhandlingsunderlaget sätts på debiteringskoden. Namnet Redovisa övriga debiteringar har bytt namn till Specificera debiteringar. Utfallet i rapporten blir med detta urvalet att alla debiteringar som ingår specificeras på förhandlingsunderlaget, oavsett om de är hyra/avgift, kontrakttillägg etc). 12

13 Nu visas såväl summan som de specificerade raderna inkl. Ev. Indextillägg. Systemrutiner LÄN OCH KOMMUNREGISTER Uppdatering har gjorts av län och kommunregistret. Leverantörsreskontra GODKÄNNA LEVERANTÖRER VIA AKTIVT SKRIVBORD På det aktiva skrivbordet kan man nu få fram en lista över leverantörer att godkänna. Har man detta på sitt aktiva skrivbord klickar man bara på leverantören för att och godkänna denne. Inställning för att få upp detta på det aktiva skrivbordet görs via Definiera aktiviteter 13

14 1. Under Definiera aktiviteter väljer sedan systemadministratören att fördela vem som skall få denna gadget för att godkänna. 2. En förutsättning för att den som har detta på sitt aktiva skrivbord skall kunna godkänna leverantörer är att personen även har rättigheten att göra detta. NY VERIFIKATIONSREGISTRERING Ny hantering av verifikationer utan rader. Syftet är att undvika att skapa verifikationer utan rader (med status 8) samt att undvika hål i verifikationsnummerserien. NÄR ETT VERIFIKAT NU LÄMNAS UTAN RADER SKER FÖLJANDE KONTROLL 1.) Kontroll om det finns verifikat med större nummer i samma ftg+år+serie => Nej => verifikatet raderas utan upplysningar till användaren. Ja => Fråga om verifikatet ska makuleras. Om användaren svarar nej, upplyses användaren om att det kommer att ligga kvar öppet och måste åtgärdas/raderas/makuleras innan periodavslut. Då du valt att inte makulera verifikatet kommer det att ligga öppet utan rader och måste åtgärdas innan periodavslut kan göras. Med åtgärd avses att verifikatet fylls på med rader, alternativt raderas eller makuleras. Om använandaren svar ja, skapas en rad på verifikatet med belopp 0 på konto enligt ny inställning. Default konto = 0. Verifikationstext = Makulerad verifikation 2.) Vid urval på Verifikationsstatus = Använda i verifikationslistan, så visas även verifikat som saknar rader. 14

15 SKAPA LEVERANTÖRSFAKTUROR Nya verifikationsregistreringen används numera då man konterar leverantörsfakturor ATTEST/OMKONTERING Funktionen för attest/omkontering är omgjord till den nya verifikationsregistreringen. Fakturering- & kundreskontra SVEFAKTURA Funktionen för att kunna skicka Svefakturafil har utökats med följande funktionalitet. Utskrift till Svefakturafil kan nu göras för avier/fakturor ej kodade för elektronisk faktura, dvs samtliga avier eller fakturor skrivs till fil (för leverans till extern part, som sköter distributionen), oavsett om de i 3L Pro är kodade som elektronisk faktura eller ej. Svefakturafilen har utökats med följande info: Från (byggnad) avin hämtas kontakt och telefonnummer till SellerParty/Contact/Name Från klienten hämtas telefonnummer (för sidfoten) till SellerParty/Contact/Telephone Företagets telefon, telefax och e-postadress placeras i SellerParty/AccountsContact/[olika taggar] i den mån data finns. Avier.kontakt respektive telefon placeras i Contact/[olika taggar]. Om kontaktuppgift saknas, skrivs avi.handlaggare. Om kontakttelefon saknas skrivs handläggartelefon. Bindestreck och mellanslag är borttagna från telefonnummer i överensstämmelse med SveFakturas valideringstjänst. Indextillägget bryts från hyran och läggs på separat avirad (separat InvoiceLine för indextillägget). Flaggning för autogiro inkluderas: Beloppet dras via Autogiro skrivs i Invoice/Note Om Note redan har ett innehåll läggs en radmatning till innan önskad text Avitexter inkluderas. Skrivs i Invoice/Note Korta texter läggs ihop på en rad. Långa texter skrivs rad för rad med radmatning emellan. Kontraktsnummer och adress som egen fakturarad. 15

16 För varje aviserat kontrakts första avirad i svefakturafilen skapas det en inledande fakturarad med * 0.00 kr i InvoiceLine\LineExtensionAmount * Kontrakt: kontraktsnr - version; Adress i InvoiceLine\Item\Description Funktionen fungerar både för separata kontrakt och vid samavisering Sortering av avirader sker enligt logiken först debiteringar av typ Hyra osv Information om f-skatt skickas med till sidfoten (Programinställning på företagsnivå) Skrivs ut om F-skatt är markerat i styrparametrar faktuering/ fastigheter (Gemensamt) Maskinuthyrning KREDITERING VID RETUR Tidigare var man tvungen att göra en separat kreditorder när man vid de rutinmässigt fasta debiteringstillfällerna inte har erhålligt alla returer från en arbetsplats. Därför finns nu möjlighet att kunna registrera ett returtillfälle som ligger före senaste debitering t o m och att det vid nästa debiteringstillfälle blir en reduktion av redan debiterad hyra. REGISTRERA RETURER PER ORDERNUMMER/LEVERANSADRESS När ett Åter.datum anges som tidsmässigt ligger före senaste debitering t o m kommer nu en fråga med texten Ska kreditering ske? och valen Ja eller Nej. Om Nej väljs, så görs inga förändringar utan hanteringen är precis på samma sätt som tidigare. Om däremot Ja väljs så sparas angivet Åter.datum för att medge en kreditering/-reduktion vid nästa debiteringstillfälle för tiden mellan senaste debitering t o m och returtillfället (= uthyrd t o m). UNDANTAG FRÅN RABATT Det är ganska vanligt att till en kund/leveransadress lämnad generell rabatt inte ska gälla vissa speciella grupper av uthyrningsobjekt/försäljningsartiklar. Detta kan redan idag göras genom att man vid orderregistreringen tar bort föreslagen rabattsats för sådana uthyrningsobjekt/- försäljningsartiklar, men då krävs det att ordermottagaren vet exakt vilka det gäller. HYRESOBJEKTGRUPP Nytt urval finns nu med rubriken Generell kund-/lev.adressrabatt gäller ej för att undanta de i gruppen ingående uthyrningsobjekten från den generella rabatten. Det nya fältet skrivs även ut i Hyresobjektgruppförteckningen. 16

17 ARTIKELGRUPP Nytt urval finns nu med rubriken Generell kund-/lev.adressrabatt gäller ej för att undanta de i gruppen ingående försäljningsartiklarna från den generella rabatten. Det nya fältet skrivs även ut i Artikelgruppförteckningen. När en ny orderrad registreras bestående av ett uthyrningsobjekt eller en försäljningsartikel, som ingår i en grupp där markering har gjorts att den på kund och/eller leveransadressen generella rabatten inte ska gälla, så föreslås alltid Rabatten till 0,00. Orderregistreraren kan dock ange en rabattsats och då sparas och gäller för den aktuella orderraden. 17