Inspektion av arkivvården vid Södertörns högskola

Transkript

1 1 (7) Tillsynsavdelningen N Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Södertörns högskola Södertörns högskola inspekterades av Riksarkivet den 14 oktober Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid högskolan. Riksarkivet har tidigare inspekterat arkivredovisningen vid Södertörns högskola 2004 (dnr RA /3075). Vid inspektionen fann Riksarkivet brister i arkivredovisningen och förelade Södertörns högskola att ta fram en åtgärdsplan för att upprätta och uppdatera arkivförteckningar för samtliga arkivbildare. Södertörns högskola har därefter inledningsvis arbetat med att ordna och förteckna arkivet men har, efter dispens från Riksarkivet, övergått helt till att ordna och redovisa om sitt arkiv enligt nya principer. Högskolans arkivredovisning är således inte helt färdigställd och arbetet pågår fortfarande. Riksarkivet har även inspekterat högskolans centralarkiv den 8 december 2004 (dnr RA /4304) med uppföljning den 13 oktober Inspektionen har lett till ett antal förelägganden som har till dagsläget åtgärdats. Frågan om klimatproblemen har dock ännu inte riktigt utretts därför har ett medgivande ännu inte har utfärdats av Riksarkivet. Närvarande vid inspektionen: Från Södertörns högskola avd. chef för verksamhetsutveckling och kanslistöd chef för enheten för registratur och arkiv registrator arkivarie Från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie Anna-Kristina Andersson, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar en märkbar förbättring i arkivvården hos Södertörns högskola men ser ändå vissa brister. Följande brister ska åtgärdas senast den 28 februari Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter RA-FS 2006:5 och 2000:1. Upprätta en arkivbeskrivning enligt RA-FS 1997:4, 6 kap. 1-2 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 5-6.

2 2 (7) Kontrollera temperaturen och den relativa luftfuktigheten i arkivlokalen så att gränsvärdena motsvarar kraven i RA-FS 1994:6, ändr. 1997:3, 11 kap. 2. Vidare ska högskolan senast den 31 augusti 2010 Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av högskolans webbsida överförs till bevarande enligt 4 kap. 1 RA-FS 2009:1 i ett format som framgår av 3 kap. 9 RA-FS 2009:2. Ordna och förteckna allmänna handlingar som utgörs av analoga och digitala ljud- och bildupptagningar enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 6 kap. 9 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18. Se till att ett bevarande av information på videoband och ljudband säkerställs enligt RA-FS 1997:4, 4 kap. 1. Kontrollera och vidta åtgärder så att aktomslag uppfyller kraven i RA- FS 2006:1, 7 kap. 1 och 2006:4, 4 kap. 6. Redovisa sitt arbete med att utarbeta en strategi för bevarande enligt 3 kap. 1 RA-FS 2009:1 samt dokumentation enligt 5 kap. samma föreskrift till myndighetens samtliga elektroniska handlingar. Åtgärderna ska skriftligt redovisas till Riksarkivet senast de angivna datumen. Redovisningen av arbetet med framtagning av elektroniska handlingars strategi för bevarande samt dokumentation kan ske i form av en åtgärdsrapport alternativt projektplan. INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Arkivfunktionen bildar tillsammans med registraturen en enhet på 5 personer och är placerad vid Avdelningen för verksamhetsutveckling och kanslistöd. Rektorn har det övergripande ansvaret för arkivvården vid Södertörns högskola. Ansvaret delegeras sedan ner till högskoledirektören, avdelningschefer m.m. På varje nämnd/institution/avdelning finns det en arkivansvarig. Rektorsbeslut om arkivansvar och delegering av detta finns från 1 juli Enheten för registratur och arkiv har det operativa ansvaret för dokumentstyrning och arkivvård. Enheten ansvarar även för bevarande av digital information. Institutioner (9 st för närvarande) levererar handlingar till centralarkivet efter avslutad handläggning. Styrdokument har tagits fram för detta ändamål. Högskolan utgör en enda arkivbildare. Avdelningen för IT- och husadministration ansvarar för i princip all upphandling av skrivare, kopiatorer m.m. Leverantörsförsäkran finns för produkter som köps in enl. chefen för registratur och arkiv.

3 3 (7) Inga större verksamhetsförändringar förväntas. Mindre organisationsförändringar pågår ständigt. En förstudie om nytt system för digitalt bevarande m.m. kommer att genomföras första halvåret Styrdokument Arkivfunktionen har eget budgetansvar och gör sin egen verksamhetsplan. Nuvarande D/D-plan används endast för diareföring och en ny, i form av en klassificeringsstruktur, kommer att tas fram när Södertörns högskola har hunnit ordna och förteckna hela sitt arkiv. Dokumenthanteringsplan finns för handlingar tillhörande kärnverksamheten, 3. Bedriva grundutbildning. Arbetet med planen kommer att fortsätta och ska omfatta hela högskolans verksamhet. Även processkartorna kommer att ingå i dokumenthanteringsplanen. En omfattande handbok om dokumenthantering, registrering och arkivfrågor finns på högskolans Intranät. Genom regelbundna informationsträffar och utbildningar på institutioner försöker arkivfunktionen höja kompetensen om hantering av allmänna handlingar (även e-post och personadresserad post) hos alla inom organisationen. 3. Arkivbildning Södertörns högskola utgör en arkivbildare och förvarar arkivmaterial från 1995 och framåt. Arkivet består av olika typer av ärenden tillhörande centralförvaltningen samt kursdokumentation av olika handlingstyper. Högskolan registrerar mellan ärenden om året. Ansökningar registreras i Högskoleverkets antagningssystem NyA. Sekretess kan förekomma bland personal- och studentakter. Registrering sker i Diabas. Tanken om ett nytt diarieförings- och ärendehanteringssystem finns och frågan kommer att tas upp inom ramen för förstudien om e-handlingar och system under E-post som ska bevaras skrivs ut på papper och läggs i akten. Avställning av centralförvaltningens handlingar sker vart 4:e år. Aktrensning och gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse sker före arkivering av varje handläggare. Registrator ser till att handlingarna är i ordning före arkivläggning. Gallring av räkenskapshandlingar sker kontinuerligt och dokumenteras. Diarieförda handlingar arkiveras på diarienummerordning. Kursdokumentationer hålls ordnade och bevaras per kurs. Kursplaner bevaras separat. Södertörns högskola bedriver egen forskningsverksamhet. Handlingar tillkomna i en myndighets forskningsverksamhet är (med vissa undantag) att betrakta som allmänna handlingar och ska hanteras i enlighet med 2 kap. 3

4 4 (7) tryckfrihetsförordningen. En del av forskningshandlingar utgörs av ljud- och bildupptagningar. Även huvuddelen av dessa ska betraktas som allmänna handlingar. Vid inspektionen framkom att en del ljud- och bildupptagningar förvaras hos vissa institutioner. Högskolan måste utreda handlingarnas status (allmänna eller ej) och se till att allmänna handlingar tas om hand för arkivering. Riksarkivets rapport Offentlighet & sekretess i myndighets forskningsverksamhet kan ge visst stöd vid bedömning av forskningshandlingars allmänna status och har skickats till chefen för registratur och arkiv. Högskolan använder Agresso som ekonomisystem och Primula som personaladministrativt system. För e-fakturering används Contempus. Gallring har ännu inte skett i Agresso. Södertörns högskola undrade om Riksarkivet kan ta emot leveranser ur Agresso för bevarande. RA informerade att detta inte är möjligt och att högskolan istället bör undersöka om ett bevarande kan ske hos dem själva. Högskolan använder systemet Reach me för personalrekrytering. Ansökan skrivs in via webben och kommer in i systemet elektroniskt. Högskolan har uppmärksammats på att handlingarnas ursprungsformat därmed är elektroniskt. Systemet används endast i samband med rekrytering av administrativa tjänster. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Södertörns högskola använder sig av antagningssystemet NyA som förs av Verket för högskoleservice (VHS) på uppdrag av universitet och högskolor. Registret bör betraktas som gemensamt för VHS och i det här fallet Södertörns högskola. Södertörn har ansvaret för antagningen: sätter behörighetskrav, kan besluta om undantag osv. Uppgifterna om antagning bör således tillhöra Södertörns högskola innan de gallras. De närvarande vid inspektionen kunde inte svara på frågan om ansvar för handlingar/uppgifter i NyA. Södertörns högskola använder sig av systemet LADOK för registrering av studieresultat m.m. Frågor om elektroniska fakturors bevarande diskuterades. Fakturor oavsett om de är elektroniska eller pappersbaserade skall bevaras i sitt ursprungsformat - med undantag av vissa utgående fakturor vars gallring regleras i Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter RA-MS 2008:39. Pappersfakturor som har skannats in får således inte gallras under den tid de behöver bevaras enligt bokföringsförordningen utan beslut från Riksarkivet. Efter att bevarandetiden enligt bokföringsförordningen löpt ut får fakturor (även inskannade fakturor) gallras om inte dessa ska undantas gallring enligt Riksarkivets föreskrifter RA- FS 2004:3, 7. En översyn av högskolans samtliga system kommer att göras i samband med den tidigare nämnda förstudien om elektroniska handlingar och system. Högskolan saknar i dagsläget strategi för bevarande samt dokumentation till sina system enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:2, 3 och 5 kap. Enligt

5 5 (7) planerna kommer arbetet med att ta fram dessa påbörjas först efter att förstudien har genomförts. Frågor om systemförvaltningsmodell, informationssäkerhet samt bevarande av ändringsloggar (4.2, 4.3 och 4.4 enligt checklista version 1.3) har inte kunnat besvaras eftersom de närvarande inte hade kunskaper inom området. Chefen för registratur och arkiv kontrollerar dessa frågor med IT-chefen och ser till att skicka över svaren till undertecknad. Oklart i vilken omfattning Södertörns högskola förvarar digitala ljud- och bildfiler Handlingar på papper Södertörns högskola uppger att godkända skrivmateriel och åldringsbeständigt papper används samt att leverantörsförsäkran har tagits fram för varje produkt vid inköp. Högskolan binder inte in några handlingar, men planer på att binda in vissa protokoll finns. Vid arkivering av akter används ljusgråa aktomslag. Högskolan har avtal med Landsarkivet i Lund för inköp av bl.a. arkivboxar, aktomslag och etiketter som ska uppfylla Riksarkivets krav. För att skilja diarieförda handlingar åt har endast ett färgat blad använts. Dessa blad uppfyller troligtvis inte de krav som ställs på aktomslag enligt RA-FS 2006:4 (ändr. 2008:1) 4 kap. och ska därför bytas ut. Arkivboxarna som förvaras i huvudarkivet är märkta med blyerts men har ännu inte etiketterats i väntan på den nya arkivredovisningen. Så fort alla processer har identifierats och strukturen är helt klar kan boxarna märkas efter det nya systemet. Vissa pappershandlingar förvaras i skåp som enligt uppgift uppfyller kraven på brandsäkerhet. Riksarkivet vill dock göra Södertörns högskola uppmärksam på att tester på brandsäkra skåp har utförts av Sveriges tekniska forskningsinstitut (SP) och inga av de testade skåpen har uppfyllt Riksarkivets krav på 2 timmars brandmotstånd. Ljud och bild, fotografier Det finns en del fotografier tillhörande informationsavdelningen arkiverade. Dessa har ännu inte förtecknats. Således finns det inga sökmedel till fotografierna. Kartor och ritningar finns endast för de egna byggnaderna. Dessa förvaras i kartskåp. Oklart om geografiska institutionen förvarar kart- och ritningsmaterial. Ljud- och bildupptagningar finns som tidigare nämnts på vissa institutioner. Om de utgör allmänna handlingar ska de förtecknas och dokumenteras samt eventuellt konverteras så att informationen på dem hålls läsbar över tid. En vårdplan bör därför upprättas avseende bevarande av dessa analoga ljud- och bildupptagningar. Enligt 4 kap. 3 RA-FS 1997:4 kan förstöring av den ursprungliga databäraren, efter överföring av handlingar från en databärare till en annan, innebära gallring.

6 6 (7) Förstöring får i så fall endast ske med stöd av gallringsföreskrifter från Riksarkivet. 5. Gallring Riksarkivet har inte utfärdat några myndighetsspecifika gallringsföreskrifter för Södertörns högskola. Däremot kan ett flertal av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter samt föreskrifterna gällande universitet- och högskolor (RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3) tillämpas. Södertörn har dokumenterat tillämpningen av RA-FS 2008:3 i sin dokumenthanteringsplan. För studieregister eller motsvarande (manuella listor) gäller bestämmelserna om gallring i Förordning (1993:1153, ändr 2001:1133) om redovisning av studier m.m. Av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter har högskolan dokumenterat tillämpningen av RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6), 2004:2, 2004:2 (ändr. 2005:1 och 2006:6), 2004:3 samt 1999:1. Dokumenteringen har skett i beslutsform underskriven av rektor. I dagsläget saknar högskolan tillämpningsbeslut för gallring av handlingar tillkomna i löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5 samt för vissa handlingar tillkomna i EU-samarbete.RA-FS 2000:1. Arbete med dessa pågår. Gallring under kontrollerade former genomförs regelbundet och dokumenteras. 6. Arkivredovisning Södertörns högskola har fått dispens att redovisa sitt arkiv enligt andra principer genom beslut från Riksarkivet (RA-MS 2007:26). Beslutet omfattade Södertörns hela arkiv fr.o.m vilket innebär att äldre, tidigare förtecknat arkivmaterial har börjar förtecknas om enligt nya principer. Stor del av kärnverksamheten har kartlagts och arbetet fortsätter nu med kartläggning av de administrativa processerna. Arkivbeskrivning Arkivbeskrivning finns inte upprättad ännu men arbetet har påbörjats. Arkivförteckning En fullständig klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4, 6 kap, 7-14 finns inte ännu eftersom de administrativa processerna saknas. Arbetet pågår. Arkivförteckningen är således inte fullständig. Arkivförteckningens uppställning liknar tidigare modell ett slags serie/svitindelning. Troligtvis innehåller en process fler än ett handlingsslag, vilket ej är i linje med föreskrifterna. Förvaringsenheter är numrerade inom varje process löpnumren är således bundna till processen. RA påpekade att detta sätt kommer att skapa problem vid förteckning av elektroniska handlingar.

7 7 (7) Chefen för registratur och arkiv kommer att gå Statens arkivs kurs i verksamhetsbaserad arkivredovisning och har förhoppningar om att få klarhet i dessa praktiska frågor. Gallringsbara handlingar (handlingstyper) redovisas i processbeskrivningar och i dokumenthanteringsplaner. Det går att följa en handling från diariet till förvaringsplats. Funktionskontroll genomfördes genom två stickprover ( och ). 7. Arkivlokaler Högskolans arkiv förvaras huvudsakligen i centralarkivet (lokal ). Lokalen har inspekterats tidigare av Riksarkivet den 8 december 2004 (dnr RA /4304). I samband med inspektionen konstaterades avvikande temperatur och luftfuktighet i lokalerna. Södertörns högskola har nyligen installerat en klimatanläggning som ska hålla konstant värdena på luftfuktighet och temperatur. Riksarkivet har bett Södertörns högskola att genomföra mätningar av temperaturen och luftfuktigheten under en månads tid. Om mätvärdena visar sig vara inom de tillåtna gränserna enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1994:6, ändr. 1997:3, 11 kap. 2 kommer Riksarkivet att utfärda ett medgivande att ta arkivlokalen i bruk. Ett flertal närarkiv (3 st) finns inom högskolan, bland annat för personal- och ekonomihandlingar. Dessa har ej kontrollerats närmare vid denna inspektion. 8. Övrigt Eftersom Södertörns högskola använder sig av dubbelsidiga utskrifter vill Riksarkivet påpeka att dubbelsidiga utskrifter/kopior av allmänna handlingar inte rekommenderas av Riksarkivet. En eventuell ändring av gällande föreskrifter för pappershandlingar kommer att ske inom kort. Nora Liljeholm Arkivarie