Minnesanteckningar från EDS Nordic User Group, Stockholm

Transkript

1 Minnesanteckningar från EDS Nordic User Group, Stockholm Plats: Stockholms universitetsbibliotek När: kl Närvarande: Egon Nilsson (Högskolan i Gävle, biblioteket), Mikael Arvidsson (Karlstad universitetsbibliotek), Mikael Blad (Karolinska universitetssjukhuset/stockholms läns landsting), Jonas Barck (Linnéuniversitets bibliotek), Emma Nolin (Lunds universitetsbibliotek), Patrik Emanuelsson (Mälardalens högskolebibliotek), Rune Brandshaugh (Norges teknisk-naturvetenskapliga universitet), Sven Ström (Norges teknisk-naturvetenskapliga universitet), Jonas Fransson (Region Skåne), Peter Andersson (Röda Korsets Högskola), Anders Söderbäck (Stockholms universitetsbibliotek), Andreas Hedström Mace (Stockholms universitetsbibliotek), Karin Martinsson (Stockholms universitetsbibliotek), Birgit Parding (Stockholms universitetsbibliotek), Tomas Johansson (Stockholms universitetsbibliotek), Elisabet Alm (Stockholms universitetsbibliotek), Eva Sejmyr (Linköpings universitetsbibliotek, antecknande), Ingolf Kaspar (EBSCO, del av eftermiddagspasset) och Benjamin Runggaldier (EBSCO, del av eftermiddagspasset). Anders Söderbäck inledde dagens möte med att hälsa alla välkomna. Därefter gicks dagordningen igenom. Inga tillägg eller övriga frågor hade inkommit. 1. Bildande av EDS Nordic User Group. Föredragande: Anders Söderbäck. Upprättande av medlemslängd och röstlängd Beslutades att vid votering har varje representerad organisation en röst. Beslutades att medlemslängd upprättas genom presentation av de på mötet representerade organisationerna, se bilaga 1. Ej närvarande organisationer som önskar bli medlemmar uppmanas kontakta styrelsen. Föreningsstadgar Beslutades att godkänna de föreslagna stadgarna efter genomgång, se bilaga 2. Fastställande av interimsstyrelse fram till första ordinarie årsmöte i vår. Beslutades att välja Anders Söderbäck (Stockholms universitetsbibliotek) till ordförande fram till första ordinarie årsmöte i vår. Beslutades att välja en interimsstyrelse bestående av Jonas Fransson (Region Skåne), Karin Martinsson (Stockholms universitetsbibliotek), Emma Nolin (Lunds Universitetsbibliotek) och Eva Sejmyr (Linköpings universitetsbibliotek) fram till första ordinarie årsmöte i vår. Om intresse finns kan styrelsen utökas med ytterligare en person. Valberedning Beslutades att utse Birgit Parding (Stockholms universitetsbibliotek) och Jonas Barck, (Linnéuniversitetet) till valberedning. Jonas Barck är sammankallande. Anders Söderbäck förklarade därefter EDS Nordic User Group bildad. 2. Medlemmarnas EDS-implementationer. Varje representerad organisation berättade kort om hur länge man har haft systemet, val av gränssnitt och språk, eventuell inkludering av bibliotekskatalog och val av länkserver samt andra erfarenheter.

2 3. Bearbetade gränssnitt vid Linnéuniversitet. Föredragande Jonas Barck Jonas Barck visade bibliotekets gränssnittsbearbetningar. Istället för att bygga ett nytt gränssnitt, baserat på API, har de använt möjligheten att påverka originalgränssnittet via CSS:en för Bottom Branding. Målet är att få till en visning av exemplarinformationen från bibliotekskatalogen, som bättre motsvarar deras behov. Tillägget ger även möjlighet att inkludera egna funktioner som t ex kartor. Eventuellt kommer RTAC-funktionen att tas bort och tillgänglighetsstatus visas med ett ja eller nej i träfflistan. Metoden att påverka gränssnittet via Bottom Branding tillåts av EBSCO, men det finns inga garantier för att tilläggen kommer att fungera efter framtida uppgraderingar. Efter en diskussion kring olika tekniska lösningarna för att påverka gränssnittet, både på egen hand och med hjälp av EBSCO, och tillförlitligheten över tid för desamma, beslutades att framföra önskemål om att någon form av möjlighet till lokala anpassningar ska finnas. Styrelsen framför dessa önskemål till EBSCO. 4. Diskussion om EBSCO Content Partner List. Föredragande: Emma Nolin Diskussion kring behoven av mer och tydligare information på listan. Emma Nolin framförde följande förbättrings förslag: Låst rubrikrad Angivet startår för indexering Tydligare förklaringar av vad som menas med visa benämningar, t ex some books? Uppdateringsfrekvens, hur ofta laddas metadata upp från en leverantör? Tidsplan för när något ska laddas (inte bara to be loaded ). Vilka plattformar det är från en leverantör, t ex Springer Links, Springer Protocols, Springer Images? Tätare uppdatering av listan förslagsvis varannan månad. Beslutades att Lund företräder användargruppen och framför önskemålen till EBSCO. 5. Gränssnitt på nordiska språk vad har gjorts och hur går vi vidare? Föredragande: Karin Martinsson Karin Martinsson redovisade det arbete som LUB, SUB, LiUB och Region Skåne har gjort beträffande ämnesindelningar och andra gränssnittsdelar efter mallar från EBSCO. EBSCO:s upplägg med skärmdumpar och permanenta länkar är mycket arbets- och tidskrävande. Efter en kortare diskussion beslutades att styrelsen skickar in det som har gjorts och framför önskemål till EBSCO om en bättre metod för omfattande översättningsarbete. Därefter följde en diskussion kring indexeringen av de unika svenska och norska bokstäverna. Hur kan vi påverka och förbättra indexeringen som blir allt viktigare ju fler nordiska resurser som inkluderas? Jämförelser gjordes med det tyska språket där EBSCO har tagit fram en tillfredställande lösning. Hur påverkar vi EBSCO att göra detsamma för de nordiska språken? 6. Nordiska resurser i EDS vad har gjorts och hur går vi vidare? Föredragande: Jonas Fransson Alltfler önskemål om nordiska resurser i EDS framkommer, men ofta handlar det inte bara om att EBSCO ska kunna skörda data. För att en resurs ska fungera på ett bra sätt i ett discoveryssystem krävs att två nyckelfunktioner finns; bra metadata och möjlighet att länka till fulltext (stöd för Open URL eller DOI). Ett exempel på när det inte fungerar trots goda förutsättningar är svenska Läkartidningen som har bra metadata, men inte går att länka till. Ett annat exempel är SweMed+ där databasens struktur försvårar skördning. Svårigheten att få leverantörerna att inse behoven diskuterades.

3 Beslutades att skapa en arbetsgrupp som leds av Jonas Fransson (sammankallande) och Karin Martinsson. Arbetsgruppen ansvarar för samla in förslag på resurser och samordning mot EBSCO. Arbetsgruppen kommer att vara behjälplig vid kommunikation med leverantörer bland annat genom att ta fram standardbrev med t ex tekniska krav som medlemmar kan använda. Det åligger dock medlemmarna att även själva arbeta för inkluderingen av fler resurser genom att kommunicera med leverantörerna. Underlagen kommer att finnas tillgängliga på EDS Nordics webbplats. 7. Open Space-diskussioner och bildande av arbetsgrupper Ett rikt underlag av diskussionspunkter hade samlats in under dagen och grupperats efter tema. Då många deltagare ville delta i flera grupper genomfördes diskussionerna i helgrupp. Tema knowledgebase Emma Nolin berättade om Lunds erfarenheter av att ha arbetat med jämförelse med Summon/360 Link, som använder Ulrichsweb. Slutsatsen är att EBSCO i dagsläget inte är riktigt lika bra. Bland annat är täckningen av resurser inom teknik för dålig. Vad kan vi göra för att nivån ska höjas? Lund använder sig idag av Private Packages för e-böcker som ej levererar data till EBSCO. Rune Brandshaugh berättade om NTNU:s önskemål att alla resurser ska finnas i en knowledgebase och att man bara ska behöva arbeta i densamma. En kartläggning av vilka resurser som täcks respektive inte täcks av basen och om så är fallet varför, har genomförts. Vidare framhölls behovet av en kvalitetssäkring av basen. Uppdateringsproblem där korrekt data skrivs över med äldre felaktig rapporterades av ett par lärosäten. Lunds Universitetsbibliotek har specialsamlingar som de vill inkludera i EDS och efterfrågade erfarenheter av ett sådant arbete. Ingen i användargruppen hade dock gjort något sådant. EBSCO erbjuder en widget, Database Recommender, för att åskådliggöra material utanför EDS Ingen på mötet hade erfarenhet av densamma och en diskussion kring vilka andra möjligheter som finns följde. Beslutades Emma Nolin och Eva Sejmyr sammanställer vilka möjligheter det finns att åskådliggöra material utanför EDS och lägger ut resultatet på gruppens e-postlista. Tema gränssnitt Diskussion kring hur mycket arbete varje bibliotek vill/kan/bör arbeta med gränssnittet. Vad kan vi göra för att påverka det globala gränssnittet och anpassa det lokala? En av EBSCO officiellt sanktionerad och uppgraderingssäkrad möjlighet att påverka gränssnittet behövs. Det kan finnas behov av att göra mindre omfattande lokala anpassningar utan att bygga ett helt eget API-baserat gränssnitt. Se punkt 3 ovan. EBSCO genomför omfattande användarstudier. Hur kan vi få mer information om desamma? Beslutades att Emma Nolin och Eva Sejmyr tar kontakt med EBSCO för att ta reda på mer om detta arbete. En arbetsgrupp skapas kring användarundersökningar och på webbplatsen kan idéer, metoder och resultat delas. Rubriceringen Hello Guest/Hej gäst på gästinloggningen diskuterades. Ingolf Kaspar (EBSCO) berättade att det är en direktöversättning. Förslag till annan översättning kan framföras till honom innan nästa gränssnittuppdatering i februari. En ändring kommer dock att påverka alla som använder svenskt gränssnitt. I samband med nästa uppgradering den 29 oktober kommer gästinloggningen att förändras och inloggningsfunktionen kommer att placeras i toolbaren. Ändringen är ett resultat av

4 EBSCO:s användarupplevelsestudier. Emma Nolin påpekade att Lunds erfarenheter från Summon visade att en placering i toolbaren var svårare för användarna att hitta än nuvarande lösning i EDS. Vidare diskuterades: Hur får vi till en bättre presentation av det tryckta materialet? Problem kring länkning, t ex väljs ibland fel URL i 856 ut för länkning? Kan fulltexten länkas via titelfältet? Därefter diskuterades dubbletterna som är ett stort problem. Även i de fall då varningen visas kan det finns många kvar. Det finns ett behov av kontinuerlig dialog med EBSCO i frågan. Förslag att använda DOI som identifikator för sammanslagning framfördes. Ingolf Kaspar berättade att EBSCO har byggt en struktur för att minska antalet dubbletter. Claus Wolf (EBSCO) arbetar på att ta fram en lösning via en förbättrad algoritm som förhoppningsvis komma alla till del. Vidare uppmanades alla att anmäla via Customer Support när felaktigheter upptäcks för understryka behovet av förbättring. Beslutades att styrelsen undersöker om Claus Wolf har möjlighet att genomföra ett webinar i frågan. Tema bibliotekskataloger i EDS Leif Andersson berättade om Stockholms universitetsbiblioteks problem med inkluderingen av bibliotekskatalogen i EDS. Även Lund hade initiala problem som nu har lösts via ett automatiserat flöde från VTLS. Emma Nolin presterar deras lösning på användargruppens e-postlista. NTNU:s katalog skördas via OAI PMH varje natt, dock bara tryckt material då allt e-material inkluderas via EBSCO. Tema Linksource LinkSource oförmåga att länka på ISBN skapar problem och merarbete. Generellt finns problem med metadata och länkning på e-boksidan. Emma Nolin berättade om möjligheten att använda Marc Update för att förbättra sökmöjligheterna på e-böcker. Ett samarbete kring BIBSAM-avtalen där biblioteken kan dela på bevakningen diskuterades. Beslutades att en arbetsgrupp skapas för att ta fram riktlinjer och arbetsformer för ett samarbete. Arbetsgruppen leds av Emma Nolin och Eva Sejmyr, men alla intresserade uppmanas anmäla sig via e-postlistan. TOC i A-Z-listan fungerar inte om biblioteket har ett öppet system, dvs tillåter gästinloggning. Beslutades att Emma Nolin framför frågan till EBSCO Tema användarstatstik Diskussion kring bristerna i EBSCO:s statistik redovisning. All statistik svår att tolka och använda, men om biblioteket använder sig av en API-lösning är den, enligt Stockholms universitetsbibliotek, helt förkastlig. Beslutades att styrelsen framför denna kritik till EBSCO. 8. Övriga informationspunkter Webbplats Under dagen framkom ett behov av en webbplats där gruppen ska samla och dela dokumentation. Beslutades att ge Andreas Hedström Mace (Stockholms universitetsbibliotek) i uppdrag att ta fram en lösning. Ny EBSCO representant

5 Ingolf Kaspar, Regional Sales Manager, har presenterade sin ersättare Benjamin Runggaldier, Fields Representive Sweden, som kommer att vara kontaktperson för högskole- och universitetsbiblioteken. Andra användargrupper Ingolf Kaspar berättade att den nordiska är den enda formella användargruppen som han känner till. Även i Finland finns två EDS kunder, Forskningscentralen för jordbruk och livsmedelsekonomi MTT och Försvarsmakten. Styrelsen bjuder in dessa. Libris Ingolf Kaspar berättade att svenska ämnesord, auktoritetsdatabasen och nationaldatabasen från Libris kommer att skördas. Dataflöde från LinkSource till Libris Jonas Barck berättade att Christer Larsson (KB) och Claus Wolf har tagit fram en lösning för import av beståndsinformation från LinkSource till Libris. 9. Anders Söderbäck avrundade dagens möte Beslutades att nästa möte, som även blir första ordinarie årsmöte, kommer att hållas i Lund i maj. Fram till dess uppmanas alla att använda e-postlistan för att sprida information och diskutera.

6 Medlemsförteckning EDS Nordic User Group Bilaga:1 Upprättad Organisation Högskolan i Gävle, biblioteket Karlstad universitetsbibliotek Karolinska universitetssjukhuset/ Stockholms Läns Landsting Linnéuniversitets bibliotek Lunds universitetsbibliotek Mälardalens högskolebibliotek Norges teknisk-naturvetenskapliga universitet Region Skåne Röda Korsets Högskola Stockholms universitetsbibliotek Linköpings universitetsbibliotek Representanter Egon Nilsson Mikael Arvidsson Mikael Blad Jonas Barck Emma Nolin Patrik Emanuelsson Rune Brandshaugh & Sven Ström Jonas Fransson Peter Andersson Anders Söderbäck, Andreas Hedström Mace, Karin Martinsson, Birgit Parding, Tomas Johansson & Elisabet Alm Eva Sejmyr

7 Stadgar EDS Nordic User Group Bilaga:2 Antagna Stadgar för EDS Nordic User Group 1. Ändamål EDS Nordic User Group, discoverysystemet EBSCO Discovery Services (EDS) nordiska användargrupp, är en ideell förening med uppgift att: * Utbyta erfarenheter och utgöra ett kontaktnät för de bibliotek och organisationer i Norden som använder discoveryssystemet EDS * Samordna och prioritera gemensamma önskemål och krav gentemot leverantören 2. Medlemskap Medlemskap i föreningen står öppet för alla nordiska bibliotek och organisationer som använder discoverysystemet EDS. Medlemskap råder då anmälan har gjorts till styrelsen och att EBSCO har bekräftat statusen som EDS användare. Medlemskapet ska bekräftas årligen av varje medlem och kundstatusen ska bekräftas av EBSCO. Varje bibliotek eller organisation som är medlem har rätt till en röst vid omröstning. 3 Organisation Föreningens verksamhet bedrivs genom * Användarmöten * Styrelse * Arbetsgrupper * E-postlista 4 Användarmöten Användarmöte anordnas dels som ordinarie årsmöte, dels som extra möte. Årsmötet är EDS Nordic User Group högsta beslutande organ. Däremellan leds arbetet av styrelsen. Föreningen ska hålla användarmöte minst en gång per år. 5.1 Ordinarie årsmöte Ordinarie möte skall hållas varje år. Vid mötet skall förekomma följande ärenden: 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesfunktionärer A mötesordförande B mötessekreterare C två justeringspersoner tillika rösträknare 3. Fastställande av röstlängd 4. Fråga om mötets behöriga utlysande 5. Fastställande av föredragningslista 6. Föredragning av framlagda berättelser för föregående verksamhetsår 7. Beslut om ansvarsfrihet 8. Fastställande av föreningens verksamhetsplan 9. Behandling av propositioner från styrelsen 10. Behandling av motioner från medlemmar

8 11. Val av styrelse enl Val av valberedning med två ledamöter, varav en sammankallande 13. Aktuella uppdrag till styrelsen 14. Ev övriga ärenden 15. Mötets avslutning Kallelse till årsmöte utsänds eller kungörs på föreningens e-postlista senast fyra veckor före årsmötet. Årsmöteshandlingar ska tillgängliggöras senast två veckor före årsmötet. Medlem eller grupp som önskar att viss fråga tas upp till beslut på årsmöte har att senast tre veckor före årsmötet anmäla detta till styrelsen via e-post. Beslut vid val sker genom acklamation eller, om något ombud så begär, genom sluten omröstning. Vid lika röstetal skiljer lotten. Om vid personval ingen kandidat erhåller mer än halva antalet röster görs ny omröstning mellan de två som erhållit flest röster. 5.2 Extra möte Extra möte kan hållas på kallelse av styrelsen. Extra möte avser arbetsmöten då inga föreningsangelägenheter behandlas. 6. Styrelse 6.1 Styrelsens sammansättning Föreningens styrelse består av ordförande, sekreterare och minst tre och maximalt fem ledamöter som representerar olika bibliotek eller organisationer. Mandattiden är ett år. Mandatperiod för förtroendevalda börjar och slutar vid årsmöte. Styrelsen utses varje år av årsmötet. Årsmötet utser en ordförande. Därefter utser årsmötet minst tre (3) och max fem (5) ledamöter till styrelsen. Styrelsen utser sekreterare. 6.2 Styrelsens uppgifter Styrelsen skall " utveckla, leda och samordna föreningens verksamhet " företräda föreningen utåt mot leverantör och distributör " ansvara för föreningens centrala administration " hålla regelbunden kontakt med arbetsgrupper och internationella användarföreningar. 6.3 Styrelsens arbetsformer Styrelsen arbetar huvudsakligen via e-post och kan fatta beslut per capsulam. 6.4 Valberedning För avgivande av förslag till ledamöter av styrelsen finns en valberedning bestående av två ledamöter varav en sammankallande. Medlemmarna i valberedningen ska representera olika bibliotek eller organisationer. Varje anställd vid bibliotek eller organisation som är medlem är valbar till styrelsen. Valberedningen bör avge sitt förslag till styrelse i så god tid, att det kan medfölja handlingarna till årsmötet. Valberedningen tillsätts av årsmötet. 7. Arbetsgrupper Föreningen kan vid behov bilda arbetsgrupper för speciella ändamål.

9 8. E-postlista Föreningens angelägenheter, såsom kallelser till möten och underlag för beslut, annonseras via föreningens e-postlista. 9. Stadgeändringar Stadgeändringar kan beslutas vid ett ordinarie årsmöte med enkel majoritet. 10. Föreningens upplösning Upplösning av föreningen kan beslutas vid årsmöte, ordinarie eller extra insatt, med enkel majoritet. Upplösningen sker därefter vid utgången av verksamhetsåret.