FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Transkript

1 1(16) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Datum Diarie.nummer Niklas Wahlström FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlag till upphandling av traktorband och band till rundbalspress i samband med LIFE-projektet Foder & Fägring Länsstyrelsen i Värmland inbjuder härmed intresserade företag att lämna pris på band till traktor och rundbalspress med avseende på aktuell upphandling Sista dag för att inkomma med anbud: Förfrågningsunderlag.doc Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Länsstyrelsen Värmland Våxnäsgatan (växel) jenny.sander@lansstyrelsen.se KARLSTAD (direkt)

2 2(16) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förfrågningsunderlag till upphandling av traktorband och band till rundbalspress i samband med LIFE-projektet Foder & Fägring ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Bakgrund Mål och syfte Omfattning Upphandlande enhet Upphandlande enhetens kontaktpersoner Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning Förteckning Frågor och svar Ändringar/kompletteringar Upphandlingsform Formella krav på anbudet Anbudets inlämnande Instruktioner för ifyllande av svarsformulär Kontroll av formalia och prövning av anbud Utvärdering Upphandlingssekretess Kommersiell sekretess Tilldelningsbeslut KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE Juridisk ställning Teknisk förmåga och kapacitet Kompetens och erfarenhet Miljö Underleverantörer KRAVSPECIFIKATION Inledning, mål och syfte...12

3 3(16) 3.2 Omfattning Krav på upphandlingsobjektet Krav på leverantören Pris Kommersiella villkor UNDERTECKNANDE AV ANBUD...16

4 4(16) 1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1.1 Bakgrund Länsstyrelsen i Värmlands län (nedan Länsstyrelsen) erbjuder intresserade leverantörer att lämna pris på traktorband och band till rundbalspress i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Värmland är under perioden 2010 till 2014 med och driver ett LIFE-projekt kallat Foder & Fägring. Det är ett samarbetsprojekt mellan 4 län (Jämtland, Dalarna, Gävleborg och Värmland). Projektet omfattar 62 projektområden varav fyra ligger i Värmland; Abborrtjärnsberg, Brosjön, Nötön-Åråsviken och Ritamäki. Alla berörda områden är utpekade i EU s nätverk av skyddsvärda områden kallat Natura Syftet med projektet är att restaurera tidigare hävdade gräsmarker för att på så sätt gynna den biologiska mångfald som är knuten till den typen av miljö. Vid Brosjön, som ligger längs väg E45 ca 8 km norr om Säffle, återskapas våtmarksslåtter i större skala och det är till det ändamålet som band till traktor och rundbalspress behövs. 1.2 Mål och syfte Det övergripande målet med inköp av traktorband och band till rundbalspress är att på ett rationellt sätt kunna hävda Brosjöns marker på maskinell väg. De fågelarter som är utpekade för Natura 2000-området Brosjön är direkt eller indirekt beroende av att området kontinuerligt hävdas. För att få en långsiktig förbättring av förutsättningarna för fågellivet vid Brosjön måste det gå att hävda området med hjälp av maskiner. Idag är det problem med bärigheten i stora delar av området. Om man med hjälp av traktorband kan förbättra traktorns egenskaper så att den kan arbeta på marker med sämre bärighet kan man långsiktigt och rationellt hävda de gamla slåttermarkerna vid Brosjön. För att ta hand om det slagna gräset krävs även att en rundbalspress ska kunna framföras i markerna. Därför krävs även band till rundbalspressen. 1.3 Omfattning Länsstyrelsen avser att köpa traktorband som ska kunna monteras på en befintlig traktor av märket Massey Fergusson Länsstyrelsen avser även att köpa band till en rundbalspress. Eftersom det ännu inte finns någon rundbalspress i projektet, ska banden kunna monteras på ett enkelt sätt på en rundbalspress oavsett märke. Banden till traktorn och till rundbalspressen ska levereras enligt överenskommelse i avtalet, dock senast den 15 juli 2011.

5 5(16) 1.4 Upphandlande enhet Länsstyrelsen Värmland Organisationsnummer Våxnäsgatan KARLSTAD 1.5 Upphandlande enhetens kontaktpersoner Niklas Wahlström Tel E-post: niklas.wahlstrom@lansstyrelsen.se Jenny Sander Tel E-post: jenny.sander@lansstyrelsen.se 1.6 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: Förfrågningsunderlag (denna skrift) Avtalsförslag (bilaga 1) Prisbilaga (bilaga 2) Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att komplett underlag enligt ovan erhållits Frågor och svar Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart ska frågor ställas skriftligen till båda kontaktpersonerna under punkten 1.5. Frågor ska vara inkomna senast Dessa kommer att besvaras skriftligt, löpande under anbudstiden, på och utan angivande av vem som ställt frågan. Anbudsgivare ska själv hålla sig underrättad om frågor och svar samt kompletteringar under anbudstiden Ändringar/kompletteringar Om förfrågningsunderlaget behöver ändras eller kompletteras, sker detta skriftligen till samtliga som erhållit förfrågningsunderlag från Länsstyrelsen, samt genom uppdatering av det utlagda materialet på och

6 6(16) Upphandlingsform Detta är en upphandling som sker enligt ett förenklat förfarande enligt 15 kap. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling kan anbud komma att antas utan föregående förhandling Formella krav på anbudet Inlämnandet av prisförslag ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Inlämnandet av prisförslag ska vara skrivet på svenska. Inlämnandet av prisförslag ska vara bindande till och med vilket bekräftas nedan. Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson: Företagsnamn Organisationsnummer Adress Kontaktperson 1 Telefonnummer e-postadress Kontaktperson 2 Telefonnummer e-postadress Anbudets giltighetstid bekräftas. Ja Nej Anbudets inlämnande Formella krav på anbudet är att: Prisförslaget ska vara inkommet senast Anbudsgivaren svarar för att prisförslaget är inkommet i rätt tid. Prisförslag som inkommer för sent beaktas ej. Prisförslaget innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson specifikt för prisförslaget med telefonnummer och e- postadress. Prisförslaget är paketerat i slutet kuvert/paket. Anbudsgivaren ska nyttja dubbla kuvert.

7 7(16) Prisförslaget är tydligt märkt med Upphandling av traktorband i samband med LIFE-projektet Foder & Fägring och Dnr Observera att prisförslag som lämnas via bud kan behöva märkas på budförsändelsen. Prisförslaget inlämnas i ett (1) original och en (1) komplett kopia Förfrågningsunderlagets disposition följs. Observera att anbud via fax eller e-post accepteras ej. Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Länsstyrelsen Värmland Våxnäsgatan Karlstad Öppettider är måndag - fredag lunchstängt mellan kl Övriga tider hänvisas till postlåda vid ingången. Observera att brevinkastet endast är 32 x 3 cm och är för litet för exempelvis en pärm. 1.7 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär I svarsrutorna i detta dokument är endast ett svarsalternativ per krav tillåtet. Om bägge kryssrutor eller ingen kryssruta har markerats äger Länsstyrelsen i Värmland rätt att tolka detta som att kravet ej är uppfyllt, detta utom i de fall då det uttryckligen anges att svar inte ska lämnas på grund av att kravet inte är tillämpligt. Kryss i ruta görs med mellanslagstangenten eller musklick. Om valt kryssalternativ inte överensstämmer med eventuell text som anbudsgivaren angivit i direkt anslutning till kryssruta (där sådan text efterfrågas), så kommer texten att bedömas i första hand. I vissa punkter förekommer flera olika skall-krav i ett och samma stycke/avsnitt. Markering av kryssruta Ja eller Nej som svar på frågan Är kraven uppfyllda? avser i dessa fall samtliga i punkten förekommande krav. 1.8 Kontroll av formalia och prövning av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav. Skall-kraven avser formella krav på anbudet (1.6.5 och 1.6.6), krav på leverantören (kapitel 2) och krav på traktorbanden (kapitel 3). Skall-krav är ovillkorliga krav som ska vara uppfyllda för att anbud ska kunna prövas vidare. 1.9 Utvärdering

8 8(16) De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen (se ovan 1.8) kommer att utvärderas enligt nedan. Utvärderingen sker efter värderingsprincipen lägst pris, vilket innebär att anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst offererat totalpris kommer att antas som leverantör i denna upphandling Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Begäran om kommersiell sekretess Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hänvisning till 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punkter i anbud etc.):

9 9(16) Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs): Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av den Länsstyrelsen och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingsavtal tecknas. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar upphandlingsavtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda. KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE För att säkerställa att anbudsgivaren kvalificerar sig som leverantör ska nedanstående krav uppfyllas. Syftet med dessa krav är att säkerställa att kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har Juridisk ställning 10 kap 1 i LOU kommer att beaktas för det fall Länsstyrelsen får kännedom om däri beskrivna omständigheter. Enligt LOU 10 kap. 2 får anbudsgivare ej: Vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. Vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraftvunnen dom Ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen

10 10(16) Ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter Vidare kontrollerar Länsstyrelsen att: Anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret Anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, om registreringsskyldighet föreligger. Att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Observera att för utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa skall till sitt anbud bifoga utdrag ur officiellt register eller annan likvärdig handling från behöriga myndigheter i det egna landet enligt följande: Att LOU 10 kap. 6 enligt ovan föreligger Att registrering i yrkes eller handelsregister föreligger. Att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Kontroll av ovanstående punkter kan komma att göras innan avtal tecknas. Anbudsgivare skall på heder och samvete genom kryssmarkering till höger intyga att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda och att uteslutningsgrund enligt ovan ej föreligger. Ja Nej Länsstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav genom att inhämta blanketten SKV 4820 från Skatteverket Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren ska bifoga en kort presentation angående leveranskapacitet för att tillgodose Länsstyrelsens behov av traktorband och band till en rundbalspress enligt de förutsättningar som framgår i detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ombeds ange följande i sin presentation: Leveranskapacitet för uppdraget

11 11(16) Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Ev. beskrivning alternativt hänvisning till anbudet: Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska ange två (2) referensuppdrag som avser uppdrag av liknande omfattning som i denna upphandling. Referensuppdragen ska vara genomförda de senaste fem (5) åren. För att verifiera att kravet uppfylls ombeds anbudsgivaren att ange följande: Uppdragsgivarens namn, Referensuppdragets karaktär (vad har gjorts och hur, syfte och mål) Referensperson samt dennes telefonnummer och e-postadress. Tidsperiod när uppdraget utfördes Referenspersonerna kan komma att kontaktas för att verifiera uppdrag och erfarenhet. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Ev. beskrivning alternativt hänvisning till anbudet: Miljö Anbudsgivaren ska beskriva hur denne arbetar med miljöfrågor. För att verifiera ovanstående krav ska anbudsgivaren, antingen som en bilaga till anbudet eller senast inom loppet av fem (5) arbetsdagar från förfrågan från Länsstyrelsen under tiden för prövning, bifoga antingen intyg om certifiering enligt EMAS, ISO14001, FR2000, eller motsvarande

12 12(16) eller en skrivelse som minst ska visa: företagets miljöpolicy om miljökrav ställs på egna leverantörer Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Ev. beskrivning alternativt hänvisning till anbud: Underleverantörer Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet. För det fall anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren ska ange namn och organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för. Namn Org. nr Beskrivning Underleverantörerna skall uppfylla kraven i 2.2. Krav accepteras/uppfylls: Ja Underleverantörer ej aktuellt 3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Inledning, mål och syfte

13 13(16) Det övergripande målet med inköp av traktorband och band till rundbalspress är att på ett rationellt sätt kunna hävda Brosjöns marker på maskinell väg. De fågelarter som är utpekade för Natura 2000-området Brosjön är direkt eller indirekt beroende av att området kontinuerligt hävdas. För att få en långsiktig förbättring av förutsättningarna för fågellivet vid Brosjön måste det gå att hävda området med hjälp av maskiner. En långsiktig skötsel är en förutsättning för att fågellivet ska bibehållas. 3.2 Omfattning Länsstyrelsen avser att köpa traktorband som ska kunna monteras på en befintlig traktor av märket Massey Fergusson Länsstyrelsen avser även att köpa band till en rundbalspress. Eftersom det ännu inte finns någon rundbalspress i projektet, ska banden kunna monteras på ett enkelt sätt på en rundbalspress oavsett märke. Banden till traktorn och till rundbalspressen ska levereras enligt överenskommelse i avtalet, dock senast den 15 juli Krav på upphandlingsobjektet För traktorbanden gäller följande krav: Traktorbanden ska kunna monteras på en traktor av märke/modell Massey Fergusson Det ska vara band både fram och bak. Banden fram och bak ska vara fristående på respektive sida. Banden fram ska kunna svängas på motsvarande sätt som när traktorns hjul är monterade. Traktorbanden ska vara av en storlek som gör att det teoretiska marktrycket, efter monterad på en Massey Fergusson 7465 med grundvikt utan hjul och däck på 5150 kg, inte överstiger 0,15 kg/cm 2 (beräkningen ska beskrivas). Produkten ska finnas i serietillverkning och ha använts i liknande sammanhang. Således ska det inte vara en prototyp endast framtagen för detta uppdrag. Traktorn ska kunna backa med banden monterade Traktorn ska kunna köra minst 25 km/h med monterade band. För band till rundbalspress gäller följande krav: Banden ska kunna monteras på en rundbalspress oavsett märke. Det behöver inte vara förberett för någon drivning på banden Det teoretiska marktrycket ska inte överstiga 0,20 kg/cm 2 med fullt lastad rundbalspress som utan hjul och utan monterade band väger ca 3250 kg totalt (beräkning ska redovisas). Banden ska finnas i serietillverkning och ha använts i liknande sammanhang. Således ska det inte vara en prototyp endast framtagen för detta uppdrag.

14 14(16) 3.4 Krav på leverantör För leverantören gäller följande krav: Reservdelar och förbrukningsdetaljer ska finnas tillgängliga för leverans. Leverantören ska presentera en beskrivning över hur reservdelar och förbrukningsdetaljer tillhandahålls. Möjlighet till hjälp med service och underhåll ska finnas i Sverige. Vid haveri på banden ska reservmaskin finnas tillgänglig för uthyrning. Leverantören ska stå för montering av produkterna på traktor och rundbalspress. I samband med montering ska ägaren av traktorn förevisas/instrueras kring hur monteringen går till, tillsammans med allmänna råd kring löpande service och underhåll. Leverantören ska ha en produktgaranti på minst 1 år. Anbudsgivaren ska utse en kontaktperson, samt en ersättare, gentemot Länsstyrelsen Värmland. Namn på kontaktpersoner: Pris För utvärderingsprincipen se punkt 1.9 Prisförslag ska lämnas på följande sätt och vara presenterade i prisbilagan (bilaga 2): pris på traktorband, pris på band till rundbalspress, övriga kostnader, t.ex. frakt, montering, etc., specificerade för sig, en totalkostnad. Kostnader ska anges exklusive moms. Prisförslaget får totalt inte överskrida SEK exklusive skatt. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej 3.6 Kommersiella villkor

15 15(16) Anbudsgivaren ska acceptera bifogade avtalsutkast, i dess helhet. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

16 16(16) 4 UNDERTECKNANDE AV ANBUD Prisförslaget är bindande enligt de förutsättningar som angivits ovan och bekräftas tillsammans med övriga uppgifter ovan. Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överensstämmande. Ort den datum Namnförtydligande Titel och företag