KONTRAKT. Gunilla Bohman. Planerad (fastställs vid avtalsskrivande)

Transkript

1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Dnr KSN Avtal nr Handläggare/Upphandlare Gunilla Bohman Benämning Digital nämndhantering Datum KONTRAKT Avtalsperiod Planerad (fastställs vid avtalsskrivande) Kontrakt (hädanefter benämnt avtal) tecknat mellan parterna, Leverantör Företagets namn Organisationsnummer Utdelningsadress Postnummer och ort Köpare Kommun/förvaltning/kontor/bolag Organisationsnummer Uppsala kommun Eventuella övriga avnämnare/avropsberättigade Uppsala kommuns bolag har efter eget beslut rätt att nyttja det ingångna avtalet på samma villkor som kommunen. Omfattning Avtalet omfattar Kommungemensam lösning för hantering av både offentliga och skyddade digitala nämndhandlingar för åtkomst från såväl datorer och som mobila enheter. Lösningen ska stödja hanteringen av nämndhandlingar i samband med kommunfullmäktige och nämndsammansträden och även de möten som föregår dessa, t ex ledningsgrupp och arbetsutskott. Tjänsten omfattar drift, förvaltning, support och konsultstöd för utveckling och utbildning avseende lösningen för digital nämndhantering. Beställningar/avrop Namn Telefon E-post Sida 1 av 12

2 Avtalsansvarig hos Leverantör Namn Telefon E-post Avtalsansvarig hos Köpare Namn Telefon E-post Per Davidsson Innehållsförteckning Kravspecifikation/Utförande... 4 Förlängningsvillkor... 4 Priser... 4 Beställningsrutiner... 4 Specifika villkor vid köp av IT-system... 5 Underhåll... 5 Specifika villkor vid köp av konsulter... 6 Leveranstid... 6 Leveransgodkännande... 6 Dokumentation... 7 Utbildning... 7 Support... 7 Reklamationer... 7 Garantier... 7 Vite... 7 Returvillkor... 7 Prisändringar... 7 Mervärdesskatt... 8 Betalningsvillkor... 8 Dröjsmålsränta... 8 Fakturering... 8 Uppföljning... 8 Äganderätt... 9 Säkerhet... 9 Sekretess och PUL... 9 Försäkringar Underleverantör Ekonomisk kontroll Förebyggande samarbete med Skatteverket Sida 2 av 12

3 Hävning Befrielsegrunder Tvist Övrigt Avtal Sida 3 av 12

4 Leverantören åtar sig att för Köparen, leverera efterfrågad lösning och utföra tillhörande tjänster, enligt detta avtal med tillhörande dokument. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Avtal inklusive eventuella bilagor 3. Kompletteringar/förtydliganden till anbudsinbjudan/anbud 4. Köparens anbudsinbjudan inklusive bilagor 5. Leverantörens anbud Tillägg och ändringar i detta avtal ska för att gälla vara skriftliga och undertecknade av behöriga företrädare för båda parter samt tydligt anges som ändringar i eller tillägg till detta avtal. Detta avtal får inte utan Köparens i förväg inhämtade skriftliga medgivande överlåtas på annan Leverantör. Kravspecifikation/Utförande Se bilaga Kravspecifikation och Tilldelningskriterier, utvärderingsmall. Förlängningsvillkor Köparen ska senast tre (3) månader före avtalets utgång skriftligt meddela Leverantören om att avtalet inte kommer att förlängas. Om sådant meddelande uteblir förlängs avtalet automatiskt med 1+1 år. Maximal avtalstid är 4 år. Köparen har under år 1 rätt att ensidigt säga upp avtalet i förtid med sex (6) månaders varsel. Uppsägning kan ske tidigast efter sex (6) månader räknat från avtalsstart. Priser Priser anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Enligt prisbilaga Beställningsrutiner Köparens systemägarombud ansvarar för beställning/avbeställning av licenser och extra insatser angående systemet såsom tillexempel utbildningsinsatser och avrop av konsultinsatser för anpassning och vidareutveckling. Inför varje uppdrag ska Leverantören utifrån en överenskommen uppdragsbeskrivning presentera en projektplan/tids- och aktivitetsplan som visar hur arbetet kommer att läggas upp. Projektplanen ska godkännas av Köparen innan uppdraget får påbörjas. Vid varje beställning ska den exakta fakturaadressen och ansvarsnummer uppges. Sida 4 av 12

5 Specifika villkor vid köp av IT-system Leverantören ska ansvara för utveckling, förvaltning, drift och support. SLA Lösningen ska vara tillgänglig dygnet runt, veckans alla sju dagar med undantag för planerade servicefönster. Planerade servicefönster får inträffa maximalt 1 gång i veckan mellan klockan och Utöver planerade servicefönster får tjänsten ha maximalt 4 oplanerade avbrott då delar eller hela lösningen ej tillgänglig per år, maximalt 1 gång per kvartal. Dessa avbrott får vara maximalt 4 timmar per tillfälle. Köparen är berättigad till vite om detta inte följs. Undantag från ovan sker enligt skriftlig överenskommelse med av Köparen utsedd person. Underhåll Alla uppgraderingar och uppdateringar av systemet under avtalsperioden ska ingå i priset och i möjligaste mån förläggas till de planerade servicefönstren. Systemförändringar, uppdateringar, patchar/versionsförändringar och andra motsvarande åtgärder ska aviseras till och godkännas av Köparen utsedd person minst 15 arbetsdagar före planerat genomförande. Undantag från ovan sker enligt skriftlig överenskommelse med av Köparen utsedd person. Dokumentation av utfört arbete Leverantören ska dokumentera allt sitt arbete för Uppsala kommuns räkning under avtalstiden. Dokumentationen ska på Köparens begäran samt vid avtalsslut överlämnas till Köparen i överenskommet format. Dokumentationen ska vid avtalsslut gokännas av Köparen. Dokumentation ska ingå i priset för uppdraget. Verksamhetsrevision Köparen har vid var tid, om denne så önskar rätt att genomföra revision av den del av Leverantörens verksamhet som är kopplad till detta kontrakt. Leverantören ska utan kostnad bistå Köparen och ge Köparen nödvändigt tillträde för att denne ska kunna utföra revision. Exitklausul Leverantören ska vara behjälplig vid övergång till annan part vi avtalets upphörande. Informationsöverföring All information och dokumentation som är hänförlig till detta avtal ägs av Köparen och ska på Köparens begäran samt vid avtalsslut överlämnas till Köparen i överenskommet format. Överlåtelse avtal till annan part Köparen har vid organisationsförändring rätt att överlåta avtalet på annan part om denne så önskar. Meddelande om överlåtelse ska skriftligen lämnas till Leverantören minst sex (6) månader innan överlåtelsen sker. Sida 5 av 12

6 Specifika villkor vid köp av konsulter Köparen ska om denne så önskar kunna begära byte av konsult utan att skäl för detta anges. Vid byte av konsult från Leverantörens sida ska denne säkerställa att avgående konsult, om Köparen så önskar kan biträda efterträdande konsult i upp till 10 arbetsdagar utan kostnad för Köparen. Leverantören ansvarar för kompetensöverföring till efterträdande konsult. Vidare står Leverantören för samtliga kostnader förknippade med bytet av konsult. Byte av konsult ska ej påverka uppdragets utförande. Leveranstid Införandet av tjänsten sker i samband med ärendegången under perioden november 2014 januari Nedan steg ingår i ärendegången, datum när dessa inträffar fastställs under hösten Första publicering i lösningen till ärendeberedningsgruppen kommer dock att ske i december Ärenden lämnas till kanslichef (görs ej i lösningen) Ärendeberedningsgruppen Ordförandeberedning Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens möte Publicering av protokollet från kommunstyrelsens möte (ärendegången avslutas) Överförmyndarnämndens möte där sekretesslösningen testas i skarp drift Utbildning och acceptanstester ska tidigast påbörjas 15 oktober samt vara genomförda och godkända senast den 24 november 2014 (leveransdag) eller enligt överenskommelse med Köparen. Vid godkännandet ska samtliga offererade funktioner vara i produktion och provperioden påbörjas i och med detta. Vid varje annan beställning inom kontraktet ska parterna komma överens om en avtalad leveransdag. Leverans ska anses försenad om leveransen inträffar senare än avtalad leveransdag. Leveransgodkännande Leverans ska anses vara godkänd när systemet uppfyller ställda krav enligt bilaga 4, kravspecifikation och har provats i skarp drift under 60 kalenderdagar. Provperiodens omfattning är baserad på den ärendegång som beskrivs i anbudsinbjudan under punkt 1.2 som avslutas med att kommunstyrelsens protokoll publiceras. Leverantören ska inhämta Köparens skriftliga leveransgodkännande. Leverantörens konsulter som har varit med i införandeprojektet ska finnas tillgängliga för support med kort varsel under provperioden. Leverantören ska initiera felavhjälpning omedelbart efter att denne blivit underrättad om driftsstörning. Om så krävs ska konsulterna kunna infinna sig fysiskt på plats hos Köparen nästkommande dag. Vid varje annan beställning inom kontraktet ska Leverantören inhämta Köparens utsedda persons skriftliga leveransgodkännande innan produktionssättning. Sida 6 av 12

7 Dokumentation Köparen äger rätt att fritt skriva ut och sprida systemdokumentation och användarmanualer för eget bruk. All dokumentation ska uppdateras löpande av Leverantören i samband med driftssättning av förändringar i lösningen. Utbildning Leverantören ska tillhandahålla utbildning i samband med pilotinförandet enligt 1.14 i bilaga, Kravspecifikation. Ytterligare utbildning kan komma att beställas under kontraktstiden. Pris för detta lämnas vid förfrågan. Support Se bilaga, Kravspecifikation punkt 4.3 och 4.4. Reklamationer Vid fel på tjänsten eller i överenskommen leverans ska Köparen inom skälig tid efter det att man upptäckt felet meddela Leverantören eventuella reklamationer. Garantier Leverantören garanterar för tjänstens fullgodhet under hela kontraktstiden. Vid eventuella fel återställs tjänsten till det tillstånd i vilket tjänsten var innan felaktigheten uppstod. Vite Försenad leverans som beror på Leverantören och avviker från överenskommen leveransdag berättigar Köparen till vite. Vite utgår för varje påbörjad vecka som förseningen varar med SEK. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga SEK. Om villkoren för SLA ej följs utgår vite för Leverantören med kr för varje tillfälle då villkoren överskrids. Då det totala vitesbeloppet överstigit SEK har Köparen rätt att häva kontraktet. Returvillkor Eventuella kostnader vid retur på grund av fel betalas av Leverantören. Prisändringar Samtliga i anbudet offererade priser ska vara fasta i 24 månader från avtalsstart. Därefter kan, om part så begär, priserna justeras högst 1 gång per år. Prisändringarna ska vara kostnadsrelaterade. Med kostnadsrelaterade prisändringar menas att Leverantörens procentuella prisändring gentemot Köparen inte får vara större än kostnadsändringen hos Leverantören. Leverantören ska vid begäran Sida 7 av 12

8 kunna uppvisa underlag som styrker de kostnadsändringar som prisändringarna gentemot Köparen baseras på. Alla prisändringar ska aviseras skriftligen till Köparen senast 6 månader innan ny avtalsperiod påbörjas. Godkänner Köparen ändringarna träder dessa i kraft i samband med att ny avtalsperiod påbörjas. Retroaktiva prisändringar godkänns inte. Mervärdesskatt Tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag. Betalningsvillkor Betalning sker i SEK, 30 dagar efter fakturadatum. Dröjsmålsränta Utgår enligt gällande räntelag. Fakturering Vid godkännande av acceptanstest: eventuell införandekostnad. Införandekostnaden får ej överstiga 15 % av det totala anbudspriset. Vid leveransgodkännande: upplupen kostnad räknat från acceptanstestsgodkännande. Efter leveransgodkännande sker fakturering av kostnader för avtalad tjänst månadsvis i efterskott. Varje annan beställning såsom t.ex. konsultkostnader inom kontraktet faktureras efter utförd och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter betalas ej. Faktura ska skickas till följande adress: Uppsala kommun, UPK 7500, Box 1023, UPPSALA, Ref ansvar Avtalsnummer, köpare, mottagare, beställningsnummer och ansvarsnummer ska tydligt anges på varje faktura. Fakturan bör innehålla namn och kontaktuppgifter till Leverantörens referensperson. Av fakturan ska i förekommande fall framgå registreringsnummer till mervärdesskatt. Uppföljning Köparen ska skriftligen erhålla underlag för uppföljning enligt nedan. Uppgifterna ska lämnas i Excel-format. Motsvarande uppgifter ska Köparen även erhålla vid kontraktets upphörande. Uppgiften ska vara Köparen tillhanda senast en månad efter kontraktets upphörande. Uppföljning sker månadsvis. Underlag för uppföljning ska vara uppdelad per månad och ackumulerad på rullande 12 månaders period och vara Köparen tillhanda senast en månad efter föregående månad. Parametrar som ska följas upp: SLA: datum och tid då lösningen ej varit tillgänglig, orsak samt åtgärd Sida 8 av 12

9 Support: sammanställning över antal ärenden Nedlagd konsultid per beställning Uppföljning av borttagna sekretesshandlingar enligt Leverantörens beskrivning av hur kravet 2.8 uppfylls Uppföljningsmöten Under införande och provperioden ska Leverantören delta på uppföljningsmöten i Köparens lokaler i Uppsala minst en gång i månaden eller enligt överenskommelse. I samband leveransgodkännande ska Leverantören utse en affärsansvarig person för Uppsala kommun som ska ha ett helhetsansvar för Leverantörens alla åtaganden gentemot kommunen. Uppföljningsmöten ska hållas minst en gång per år eller på Köparens begäran, om ej annat överenskommes hålls mötena i Köparens lokaler i Uppsala. Alla kostnader kopplat till uppföljning ska ingå i anbudspriset. Äganderätt Leverantören får inte för annat uppdrag nyttja vare sig handlingar eller resultatet av utfört uppdrag utan Köparens skriftliga godkännande. Alla handlingar och all information i systemets databas, som Köparen eller Leverantören för Köparens räkning tillfört, ägs exklusivt av Uppsala kommun och får ej på något sätt användas eller föras vidare av Leverantören utan Uppsala kommuns skriftliga godkännande. Detta gäller även efter avtalets upphörande. Säkerhet Leverantören ska följa de lagar, policys och riktlinjer som gäller för Uppsala kommun. Vidare ska Leverantören åta sig att utföra sitt arbete i enlighet med gällande branschstandards. Leverantören ska även hålla sig uppdaterad om Uppsala kommuns IT-policy och säkerhetspolicy. Vid upptäckt eller misstanke om IT-säkerhetsbrott ska Leverantören omedelbart rapportera detta till överenskommen funktion inom Uppsala kommun. Det åligger Leverantören att informera enskilda konsulter och underleverantörer om ovan. Sekretess och PUL Sekretess, varje enskild konsult ska vid sitt första uppdrag för kommunen underteckna tystnadsförbindelse. Det åligger Leverantören att säkerställa att konsulten har skrivit under tystnadsförbindelse. Konsulten ska för berörd Köpare uppvisa tystnadsförbindelse vid uppdragstart. Denna tystnadsförbindelse gäller även efter avtalets upphörande. För PUL, se kravspecifikation och bilaga personuppgiftbiträdesavtal Sida 9 av 12

10 Försäkringar Leverantören ska från och med avtalsstart och under hela avtalstiden vidmakthålla allmän ansvarsförsäkring. Intyg om gällande försäkring insändes på Köparens begäran. Underleverantör Leverantören äger inte rätt att anlita eller byta underleverantör för utförandet av de åtaganden som anges i detta avtal utan Köparens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Om underleverantörer anlitas ansvarar Leverantören för deras arbete som för sitt eget arbete. Följande underleverantörer kommer att användas för detta uppdrag: Anges vid avtalsskrivning Ekonomisk kontroll Avtal kan endast vidmakthållas med Leverantör som fullgör sina skyldigheter gentemot samhället avseende skatter och sociala avgifter. Om Leverantören i sin tur anlitar underleverantör, gäller samma skyldigheter för denne. Skulle det under avtalstiden visa sig att nämnda skyldigheter ej fullgörs alternativt att skatte-/avgiftsskulder uppstår och registreras hos Kronofogdemyndigheten, äger Köparen rätt att med omedelbar verkan häva avtalet. Om underleverantör brister i fullgörandet av sina skyldigheter äger Köparen rätt att med omedelbar verkan avstänga denne. Leverantören och eventuella underleverantörer ska hålla lägst rating 3 enligt kreditvärderingsinstitutet Upplysningscentralen (UC) under avtalstiden.ifall att leverantören/underleverantören har en lägre rating ska denne kunna lämna en för köparen godtagbar förklaring till den låga ratingen och en åtgärdsplan för att för att komma till rätta med orsakerna till denna. Om köparen finner att förklaringen och/eller åtgärdsplanen är otillräcklig har köparen rätt att med omedelbar verkan säga upp kontraktet. Leverantören kan i dessa fall ej kräva skadestånd för eventuell uppsägning. Förebyggande samarbete med Skatteverket Köparen har med Skatteverket avtalat om ett förebyggande samarbete, som benämns prevision. Prevision innebär att samtliga Leverantörer, i alla led, som kommer att delta i detta avtal ska kontrolleras med avseende på registrering av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter, innehav av F-skattsedel samt eventuella skatteskulder. Leverantören ska ansvara för att denna kontroll genomförs. Hävning Om någondera parten väsentligt skulle brista i fullgörandet av avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter erinran, har motparten rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. Köparen har vidare rätt att häva avtalet om Leverantören försätts i konkurs, likvidation eller på annat sätt är på sådant obestånd att Leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Det samma gäller om Leverantören gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Följande omständigheter medför hävning: Brott gällande stillestånd och tillgänglighet. Om det totala vitesbeloppet uppgår till SEK. Enligt villkoren för ekonomisk kontroll ovan. Sida 10 av 12

11 Befrielsegrunder Parterna ska vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal om utförandet hindras eller oskäligen betungas till följd av händelser utanför parternas kontroll. Till händelser utanför Leverantörens kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att Leverantören inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Leverantören ska visa att konflikt, som nyss sagts, inte beror på Leverantören. En part är skyldig att omgående skriftligen underrätta den andra parten i händelse av nämnda slag, som hindrar eller oskäligen betungar parts fullgörande av avtalet. Parten är skyldig att genast utföra åtaganden enligt avtalet när händelsen av nämnda slag upphör. Tvist Tvist med anledning av avtalet mellan Köpare och Leverantör, ska om parterna inte kommer överens om annat, avgöras av svensk domstol vid Köparens hemort med tillämpning av svensk rätt. Övrigt Om inget annat anges ovan gäller Allmänna bestämmelser av år 2005 för leveranser av varor till offentlig sektor, ALOS 05. Sida 11 av 12

12 Avtal Efter parternas underskrift gäller detta avtal enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Denna handling har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Köpare Leverantör Ort och datum Ort och datum Underskrift Underskrift Charlotta Frenander Namnförtydligande Namnförtydligande Sida 12 av 12