Användarmanual. WinServ II edition

Transkript

1 Användarmanual WinServ II edition Författare: Niklas Johansson Version: 1.01

2 Innehållsförteckning Kapitel 1. ARKIV... 6 Ändra lösenord... 7 Logga ut... 7 Avsluta... 7 Kapitel 2. PROGRAM... 8 Order...10 Serviceorder...10 Förbrukningsorder...18 Offert/Order...21 Returorder...24 Basorder (förbrukning) Intervallorder (förbrukning)...26 Avtal...27 Avtalsfakturering...27 Mätarställningsregistrering...28 Enhetspaket...29 Service...30 Gruppdelegering...30 Arbetsschema...31 PM Order...32 Intervallservice...33 Forum...35 Servicekalender...36 Projektkalender 37 Infoga globalt meddelande...38 Lager...39 Beställningar...39 Teknikerlager...40 Teknikerlager flyttning...40 Inleverans...41 Inventering...41 Säljstöd...42 Att göra...42 Säljprognos...44 Kalender...46 Kundenkät...48 Kundenkät frågor...48 Kundenkät Kundenkät transaktioner...49 Tidregistrering...50 Tidregistrering...50 Tidregistrering serviceorder...51 Kursbokningssystem...52 Kurser.52 Kursbokningar..53 Kurskalender.53 Lokaler..54 Lärare 54 2

3 Utrustning.55 Kurskategorier..55 Hyressystem.56 Hyresorder.56 Hyreskalender...57 Övrigt Användarmeddelande...58 Externa program...59 Externa program...59 Kapitel 3. RAPPORTER...60 Listor...61 Listor Basregister...61 Listor Parametrar...61 Statistik...61 Historik...61 Lager...61 Resultat...61 Tidsredovisning...61 Enkät...61 Rapportkort...62 Serviceorder...62 Fakturaunderlag...62 Fakturering...62 Prisändringar...62 Säljstöd...62 Kapitel 4. HISTORIK...63 Avtalshistorik...64 Förbrukningsorderhistorik...66 Hyresorderhistorik 68 Serviceorderhistorik...69 Orderhistorik...71 Kapitel 5. BASREGISTER...72 Artiklar...73 Kunder...76 Kontakter...82 Leverantörer...85 Objekt...87 Modell Tekniker Kapitel 6. PARAMETRAR Allmänt om Parametrar Artikelparametrar Artikelgrupper Enhetsregister 113 Huvudartikelgrupper Kampanjer Kampanjartiklar Kundparametrar Betalningsvillkor Distrikt Kategori Leveransvillkor Leveranssätt Landskoder Postnummertabell Projekt

4 Regioner Säljare Säljarteam Säljarbudget Säljare att göra budget Säljare provisioner artiklar Säljare provisioner artikelgrupper Kampanjer Kampanjartiklar Kontaktparametrar Anledningskoder Avdelningskoder Aktivitetskoder Befattningar Fritidsintressekoder Kampanjer Personkategorier Kundaktiviteter Konkurrenter Konkurrentmodeller Produktintressekoder Resultatkoder SNI Koder Objekt Finansavtalstyper Debiteringsperioder Internkoder Status Postnummertabell Platskoder Reszoner Serviceavtalstyper Protokoll Index Avtalstillägg..117 Larminställningar.117 Överföringstyper 117 Överföringsprotokoll.117 Mottagare..118 Objekttyper 119 Regelverk 119 SSF klasser 120 Passage.121 CCTV..121 Elektronik..121 Modeller Leverantörer Produktområden Segment Teknikerparametrar Teknikerteam Koder Arbetskoder Avvikelsekoder Avvikelsekoder åtgärder Dokumenttyper

5 Jobbprioritet Jobbtyper Jobbstatus Jobbtidtyper 122 Kalender Tidtyper.122 Kostnadsställen Kostnadsbärare Objekt..123 Orsakskoder Kvalitetskoder 123 Returstatus 123 Serviceloggkoder..123 Åtgärdskoder.123 Blanketter Kapitel 7. SYSTEM Användargrupper Användare Systemparametrar Registerutnyttjande Externa program Kapitel 8. HJÄLP WinServ helpdesk Kapitel 9. Fönster Visa Verktygsfält Statusfält Arrangera ikoner Sida vid sida Överlappande horisontellt Överlappande vertikalt Minimera alla fönster/vyer Återställa alla öppna fönster/vyer Arrangera ikoner längst ned Kapitel 10. ÖVRIGT Koppla dokument 158 Gruppavtal.165 Radera logglista..169 Debiteringsperioder Schematisk bild WinServ Glömt lösenordet Koppla mallar..180 Tangenter Symbolförklaringar 182 5

6 Kapitel 1. Arkiv Innehåll: Ändra lösenord Växla användare Avsluta 6

7 Arkiv I Arkivfliken på menyraden finns Ändra lösenord, Logga ut eller Avsluta. Ändra lösenord När du vill ändra lösenord på din användare. Tryck på Arkiv/Ändra lösenord i menyraden. 1. Skriv ditt tidigare lösenord. 2. Skriv nytt lösenord. 3. Bekräfta nytt lösenord. 4. Tryck OK för att byta lösenord. 5. Tryck Avbryt om du inte vill byta lösenord. OBS! Om ingen minns det gamla lösenordet så måste du logga in i WinServ som Admin. Då behöver du inte skriva in det tidigare lösenordet. Växla användare Om du vill växla användare i programmet tryck på Arkiv i menyraden och sedan på Växla användare och du kommer till inloggningssidan till Winserv. Detta är också ett sätt att logga ur programmet. För att logga in igen, fyll i ditt användarnamn och lösenord och tryck OK. Avsluta Tryck på Avsluta om du vill stänga ner programmet Winserv. progra Välj Ja om du vill avsluta eller Nej om du vill vara kvar i kvar i programmet. 7

8 Kapitel 2. Program Innehåll: Order Serviceorder Förbrukningsorder Offert/Order Returorder Basorder Intervallorder Avtal Avtalsfakturering Mätarställningsregistrering Enhetspaket Service Gruppdelegering Arbetsschema PM Order Intervallservice Forum Servicekalender Projektkalender Infoga globalt meddelande Lager Beställningar Teknikerlager Teknikerlager flyttning Inleverans Inventering Säljstöd Att göra Skapa att göra Säljprognos Kalender Kundenkät Kundenkät frågor Kundenkät Kundenkät transaktioner Tidtransaktioner Tidregistrering Tidregistrering serviceorder 8

9 Kursbokningssystem (Option) Kursbokningar Kurser Kurskalender Lokaler Lärare Utrustning Kurskategorier Hyressystem (Option) Hyresorder Hyreskalender Övrigt Användarmeddelande Externa program Externa program 9

10 Order I programfliken Order finner du Serviceorder, Förbrukningsorder, Offert/Order, Returorder, Basorder förbrukning och Intervallorder förbrukning. Serviceorder Under serviceorder skapas jobbordrar som teknikerna har som underlag vid utförande samt med underskrift ett godkännande av kund. Klicka på Ny order när du skall skapa en serviceorder. Klicka på Skapa order när du ska registrera uppgifter. Då skapas ett ordernummer. Klicka på Spara för att lagra det du ändrat. Klicka på Uppdatera för att lagra och behålla vyn. Klicka på Ny Objekt för att snabbupplägga ett Objekt. Klicka på Ändra när du vill byta uppgifter på serviceorder eller objektkortet. Klicka på Stäng när du vill avsluta vyn Serviceorder. Klicka på Historik när du vill kontrollera något i historiken. Klicka på knappen Utskrifter och gör ditt val av utskriftsmall med någon av följande knappar. 10

11 Dessa ikoner har olika funktioner. Från vänster. Kopiera serviceorder. Kartfunktion via Eniro till gatuadress. Sänd till tekniker (förutsatt att du har mailadress på Basregister/tekniker). Sänd SMS till tekniker (förutsatt att du har en tjänst hos din mobiloperatör samt att du angett adress på Basregister/tekniker). Sänd serviceorder som fax (förutsatt att du har WinServs faxprogrammvara installerad, detta är en extern programvara s.k option). Då kan du faxa en specialtillverkad serviceordermall till PDA eller kundens fax. Den sista ikonen kan du se vilka produkter som teknikern är utbildad på. Flik Serviceorder Grupp Anmält arbete: Här kan både i form av kod och fritext beskriva det som skall servas eller utföras. Att kunna beskriva med arbetskod underlättar statistik. Grupp Meddelande: Här kan du lätt upptäcka om något meddelande om detta objekt är noterad. Meddelandet kan registreras och utföras under fliken Interna meddelanden. Du kan även skapa dessa meddelanden från Objektet eller modellen. Grupp Allmänt: Här hittar du alla kontaktuppgifter Flik Tider Här kan du se när objektet blivit anmält och när arbetet är planerat att starta och sluta. Du kan även avläsa när det är delegerat. Du kan notera om det är driftstopp för att eventuellt prioritera. Här registrerar du även in en eller flera tekniker om du vill kunna boka dem i Serviceorderkalendern. Klicka på symbolen när du vill se fler tekniker lagrade under bokade tekniker. Klicka på Multi dagar när du vill boka en eller flera tekniker under fler dagar. Klicka på symbolen om du vill lägga till tiden för att påbörja arbetet. Realtidavbokning. Klicka på symbolen om du vill uppdatera tiderna. Flik Leveransadress Här kan du se eller ändra genom att högerklicka på kundnamn och välja leveransadress på objektet eller kundleveransadress var arbetet skall utföras. Flik Övrigt Här kan du sätta kostnadstak och noteringar om tillfälliga tillbehör om det är något som lånats ut eller Internkod eller teknikerbonus. Du kan även se om denna order är skapad genom en Offert/order (Original ordernr) och vilket ordernummer den tillhör om teknikern t.ex. behöver se vilka delar som installeras. 11

12 Flik Förkalkyl Här kan du notera vilken budget som gäller för detta jobb. Så du kan jämföra avvikelsen i en rapport. Flik Fakturamottagare Här kan du hämta upp en alternativ fakturamottagare i de fall fakturan skall gå till annat företag än den normala fakturamottagaren. Registrera Serviceorder 1. Klicka på Serviceorder i menyraden. 2. Skapa ny serviceorder genom att klicka på Ny order. 3. Välj önskat objekt/installation genom skriva in objektnummer och tryck F9 eller genom att klicka på knappen i fältet Objekt, objektlistan visas och du kan söka rätt objekt. 4. Klicka på F6 eller Skapa order för att registrera uppgifter. 5. Klicka på i Arbetskodlistan visas. 6. Välj önskad Arbetskod och klicka på Ok. 7. Klicka i textfältet Beskrivning och skriv in kundens muntliga beskrivning av ärendet. 8. Klicka i fältet Beställare och registrera personen som anmäler ärendet. 9. Klicka i fältet Telefon och skriv telefonnummer. Beställare kan du få som första ruta vid klick av ny order om du ställer in det med checkbox Fråga Ej efter vem som anmält order. 10. Klicka vid behov i fältet Kontakta och skriv kontaktperson. 11. Markera Driftstopp om objektet inte går att använda. 12. Spara ärendet genom att klicka på Spara. 13. Ärendet finns nu i Serviceorderkön. 14. Visa serviceorderkön genom att klicka på serviceorderkön i knappraden. Din administratör kan göra inställningar i WinServ som passar verksamhetens och ditt sätt att arbeta. Genom skräddarsydda inställningar kan du med automatik få inmatningsfönster och meddelanden på skärmen som förenklar nyregistrering av Serviceorder. Exempel: Fördefinierad lista med Arbetskoder. Automatisk bekräftelse till kund, E-post med information om mottagen Serviceorder. Krav på vissa fält. Varning eventuellt backjobb vid Serviceorderregistrering. 12

13 Återbesök (automatisk pop-up vid avslutad serviceorder) Om en tekniker inte kunnat slutföra ett jobb av någon anledning behövs funktionen Återbesök. I systemet går det att göra inställningar så att den som bokar av en serviceorder får möjlighet att skapa ett återbesök i samband med att ett jobb avslutas. Det nya jobbet får samma ordernummer som startordern med tillägg,01 efter ordernumret. Skapa återbesök. 1. När frågan kommer om återbesök, klicka Ja. 2. Fönstret Serviceorder öppnas eller läggs i återbesökskön beroende på vilket val du gjort på serviceorder i Systemparametrar. 3. Ny Serviceorder skapas med information baserat på föregående Serviceorder. 4. Fyll i önskas information i anmält arbete. 5. Klicka på Spara för att lagra och stänga. 6. Serviceordern hamnar i serviceorderkön Återbesök. Visa Serviceorder Det finns flera olika sätt att visa registrerade serviceordrar. Nedan förklaras två sätt att visa serviceorder från vyn Serviceorder. Om du vet ordernummer: 1. Klicka på Program, peka på Order och välj Serviceorder 2. Vyn Serviceorder visas. 3. Klicka i fältet Ordernr och skriv ordernummer. 4. Klicka på TAB eller F9 och önskad serviceorder visas. Om du inte vet ordernummer: 1. Klicka på Program, peka på Order och välj Serviceorder 2. Vyn Serviceorder visas. 3. Klicka på vid fältet Ordernr, orderlistan visas. 4. Välj den kö du vet att serviceordern är registrerad i eller välj Status Alla. 5. Markera önskad Serviceorder i listan. 6. Klicka på Ok 7. Vald Serviceorder visas. Planera/ändra tid på Serviceorder 1. Visa önskad serviceorder (se mer; Visa Serviceorder) 2. Välj fliken Serviceorder 3. Klicka i fältet Planerad Start 4. Skriv tid du vill att jobbet ska påbörjas. 13

14 5. Om du även vill att förändringen skall synas i servicekalendern så måste du även tabba dig igenom bokad tekniker fältet så att start- och slutdatum mm ändras. 6. Klicka på Spara för att lagra och stänga. Delegera Serviceorder 1. Visa önskad serviceorder(se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på vid fältet Tekniker, teknikerlistan visas. 3. Markera önskad tekniker och klicka på Ok. 4. Markera status Delegerad 5. Klicka på Spara för att lagra och stänga. Ta med delar på Serviceorder I WinServ kan du lägga till delar på en Serviceorder i förväg. Detta är bra om du vill hjälpa teknikerna med de delar som behövs för att kunna genomföra jobbet. De delar som du lägger till kommer att visas på Serviceordern när den skrivs ut. 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på fliken Orderrader. 3. klicka i fältet Artikelnr och tryck på F4 eller tryck på Artikelnr>> i listen, Artikelregistret visas. 4. Välj önskad artikel i listan och klicka på Ok. 5. Gå till fältet Antal med TAB och ange hur många som behövs av den valda artikeln. 6. Lagra raden genom att använda TAB till markören kommer till ny rad. 7. Upprepa proceduren för varje artikel som ska läggas till serviceordern. 8. Klicka på Uppdatera för att lagra. 9. Skriv ut Serviceordern på vanligt sätt (se Skriv ut Serviceorder) Byt tekniker på delegerad Serviceorder 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på vid fältet Tekniker, teknikerlistan visas. 3. Markera önskad tekniker och klicka på Ok. 4. Klicka på Spara för att lagra och stänga. Skriv ut Serviceorder 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på och välj Serviceorder. 3. Markera önskade Extradokument om du vill ha tilläggsinformation tillsammans med Serviceordern. 4. Markera vid Skrivare/sänd fax/ för direktutskrift. 5. Klicka på Ok. Skicka Serviceorder som Fax/ 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på knappen Serviceorder 3. Klicka på Skriv ut Serviceorder 14

15 4. Markera vid önskade dokument under Extradokument som du vill skicka med Serviceordern. 5. Ange e-postadress för e-post eller faxnummer för fax i inställningarna under Fax/ till. 6. Välj Skrivare/sänd fax/ och klicka på Ok. OBS! Detta kräver att du har faxprogramvara Unimessage eller P3. Du kan även maila serviceordern som en textfil utan mall till tekniker. Då klickar du på Byt objekt på befintlig Serviceorder 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på knappen Ändra. 3. Välj Ändra huvudinformation på Serviceorder. på serviceordern. 4. Skriv i Objektnr och tryck F9 eller Tab. Du kan också klicka på promten och välja rätt objektnr i listan. 5. Klicka Spara för att lagra ditt val. Flik Tidredovisning Grupp Tider: Här noterar du den interna tiden (kostnaden) i form av arbetstid, restid och ressträcka mot objektet. Grupp Åtgärdskoder: Här anger du de Åtgärdskoder som beskriver vad du utfört på jobbet. Koderna underlättar beskrivning och statistik vilken t.ex. kan användas i reklamationssyften mot leverantör. Grupp Åtgärdsbeskrivning: Här noterar du vad du utfört i fritext så kund förstår. Grupp Meddelande: Här kan du notera ett meddelande om något du vill skall utföras vid nästa servicebesök. Här bokar du även av det när det är genomfört. Grupp Interna anteckningar: Här kan du notera interna anteckningar gällande serviceordern, har du mer att tillägga kan du notera detta på fliken servicelogg. Grupp Kvalitet: här kan du lägga till en kvalitetskod på utförd order. För kvalitetssäkring. Hämtar tiderna från bokade tekniker på fliken Tider och lägger till på tidredovisningsraderna. Klicka på ikonen om du vill lägga till en Tidredovisning tom nu dvs. realtid. Denna förutsätter att du klickat på likadan ikon vid starttid på fliken Tider. Klicka på denna ikon om du vill lägga till Åtgärdskoder samt Åtgärdstext per redovisningsrad. Klicka på denna ikon om du vill uppdatera redovisningsradernas summering. Avrapportera tid - tidregistrering 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på fliken Tidredovisning 3. Klicka i fältet Ankomst och ange datum enligt formatet ****-**-**, när jobbet påbörjades. Gå till nästa fält med TAB. 4. Ange klockslag när jobbet påbörjades på dagen i fältet Starttid. Gå till nästa fält med TAB. 5. Ange datum på samma sätt som du angav i fältet Ankomst i fältet Slutfört. Gå till nästa fält med TAB. 6. Ange tid när du blev klar med jobbet i fältet Sluttid. Gå till nästa fält med TAB. 15

16 7. Systemet räknar automatiskt fram ett förslag på arbetstiden och visar det i fältet Arbtid. Justera tid för t.ex. lunch och rast. Tryck på TAB för att gå vidare. 8. Tid som ska dras från Timbank beräknas med automatik och visas i fältet TB min, justera tiden om det behövs. Gå till nästa fält med TAB. 9. Ange restid i minuter i fältet Restid. Gå vidare till nästa fält med TAB. 10. Systemet räknar med automatik fram hur mycket tid som ska dras från eventuell timbank och presenterar det i fältet TB min. Justera tiden som ska dras om det behövs. 11. Ange resans sträcka i kilometer i Reskm fältet. Gå vidare med TAB. 12. Ange Traktamente i Trakt för Traktamente ersättning. Gå vidare med TAB. 13. Klicka I fältet Tekn>>, eller på F4, välj tekniker i listan och klicka på Ok. Gå vidare med TAB. 14. Klicka I fältet Jobbtyp>>, eller på F4, välj jobbtyp i listan och klicka på Ok. Gå vidare med TAB. 15. Klicka i fältet Tidtyp>>, eller på F4, välj tidtyp i listan och klicka på OK. 16. Avsluta tidregistreringen genom att gå till ny rad med TAB. 17. Klicka på Spara för att lagra och stänga. Fliken Orderrader Klicka på Lägg till Tidredovisning när du vill att tidredovisningsraderna skall läggas till som fakturarader. Det krävs dock att du har angett arbetstid och restidsartiklar på teknikernivå. Klicka på Lägg till Serviceavgift när du vill fakturera den serviceavgift du har på objektkortet i samband vid service. Klicka på Lägg till Enhetspaket när du vill fakturera ett kopiepaket till kund i samband med service. Klicka på Lägg till Jouravgift när du vill lägga till avgiften i samband vid service. Klicka på Sänd till Beställning när du vill skicka en beställning på delarna på serviceordern till leverantör. Klicka på sänd till utrustning när du vill lägga till de delar du har på serviceordern till utrustningslistan på objektet. Här registrerar du de artiklar du vill skall faktureras (fakturabock samt utpris) eller bokas av mot lager (dvs. utan fakturabock och utpris). Grupp Internkod: Du kan ha flera bolag i WinServ och med hjälp av internkod skickas orderfilen till olika mappar för inläsning till olika bolag i ert ekonomiprogram. Denna väljer du här men den grundregistreras under Parametrar/Objekt/Internkod. Grupp Alternativt kundnr: Ange/hämta kundnr om du vill sända denna faktura till annan fakturamottagare än objektkortets. Grupp Valuta: Här kan du ändra så att rätt valutakod går med i orderfilen med denna serviceorder. 16

17 Grupp Artiklar: Här kan du dubbelklicka på den artikel du vill lägga till på fakturaraden. Denna tio i topplista skapas under modellen och grundar sig på de artiklar som du tidigare avrapporterat. Grupp Lägg till: Beskrivs ovan. Grupp Sänd till: Beskrivs ovan. Avrapportera material och tjänster skapa fakturaunderlag 1. Visa önskad serviceorder (se mer, Visa Serviceorder) 2. Klicka på fliken Orderrader. 3. klicka i fältet Artikelnr>> eller på F4, artikelregistret visas. 4. Välj önskad artikel i listan och klicka på Ok. 5. Ange eventuellt det lager delen skall tas ifrån. 6. Gå till fältet Antal med TAB och ange antal i beställd och levererad d.v.s. antalet som gått åt av vald artikeln. Gå till nästa fält med TAB. 7. Ange om delarna på raden ska faktureras genom att markera under fakturera. Tom Checkbox innebär att artikeln automatiskt får 0 kr på fakturan. Gå till nästa fält med TAB. 8. Kontrollera att Inpris och Utpris och % (rabatt) är korrekta. 9. Lagra raden genom att använda TAB till markören kommer till ny rad. 10. Upprepa proceduren för varje artikel som ska läggas till/justeras. 11. Ändra status till Slutfört när du lagt till alla fakturarader och klar med serviceordern. 12. Klicka på Spara för att lagra och stänga. Fliken Räkneverk Det blir fler och fler elektroniska räkneverk på objekten idag och därför räcker inte de vanliga 4 räkneverken inte till. Därför har en flik för dynamiska räkneverk skapas där du lägger upp räkneverken när du vill ha fler än 4. Fastafliken: Har anger du räkneverken som du alltid har gjort. Dynamiskafliken: Här kan du ange ett oändligt antal räkneverk. (aktiveras via checkbox i system/systemparametrar/grundinställningar/avtalsdebitering). Fliken Retur/garanti Fliken Retur/garanti är till för att du skall kunna hantera dina returer i form av objekt eller reservdel. Klicka på knappen Skapa retur när du vill överföra delarna till en returorder. Då kan du skriva ut en retursedel som du kan bifoga reservdelen. Klicka på knappen Returblankett om du vill skapa en returblankett på ditt objekt t.ex. vid DOA. 17

18 Fliken Protokoll Om du lagt upp ett protokoll för vad du vill skall utföras gällande service på visst objekt under Parametrar/Objekt/Protokoll kan du pricka av protokollet med checkboxarna under denna flik. Fliken Avvikelser Här kan du följa upp det interna kvalitetsarbetet genom att välja avvikelsekod. T.ex. materialfel. Fliken Dokument Här kan du ange sökvägen till de dokument du vill koppla till serviceordern. Fliken Servicelogg Här kan du registrera fler interna kommentarer eller anteckningar om serviceordern. Förbrukningsorder I Förbrukningsorder kan du skapa beställningar från kund gällande en objekttyps förbrukningsartiklar. Du kan lätt hitta artiklarna i Förbrukningsordern vilka är knutna dit genom registrering på modellen. När du lägger en Förbrukningsorder skapas det statistikunderlag som du kan avläsa i olika rapporter Klicka på Ny Order när du skall skapa en Förbrukningsorder. Klicka på Skapa Order när du ska registrera uppgifter. Då skapas ett ordernummer. Klicka på Ny när du vill skapa en snabbuppläggning av ett objekt. 18

19 Klicka på Spara för att lagra det du ändrat. Klicka på Uppdatera för att lagra och behålla vyn förbrukningsorder. Klicka på Stäng när du vill stänga vyn förbrukningsorder. Klicka på någon av dessa knappar beroende på vilken utskriftsmall du behöver. du g Klicka i någon av statusrutorna och tryck på Spara. Du kan på detta sätt särskilja dina ordrar och veta vad gjort med dem. Registrera förbrukningsorder 1. Klicka på Program i menyraden och gå till Order/Förbrukningsorder eller tryck på ikon Förbrukningsorder i ikonraden. 2. Klicka på Ny order eller tryck Enter. 3. Fyll i Beställare eller tryck på promten och hämta rätt kontaktperson från listan tryck sedan OK. 4. Fyll i objektsnummer och hämta från databasen med F9 eller gå in i listan via promten och leta upp objektet, markera och tryck OK. 5. Tryck på Skapa order eller Enter när du ska registrera uppgifter. Då skapas ett ordernummer. 6. De flesta fälten fylls i med uppgifter från objektkortet och det du fyllde i på beställare (se punkt 3). Dessa fält går att ändra. Fyll ev. i fälten Märke, Er referens eller Text om du vill att dessa uppgifter skall synas på fakturan. 7. Dubbelklicka på den artikel som du vill sälja i fältet längst ned på sidan. Om du inte har en artikel här måste de registreras på Basregister/Modell/Förbrukning/tillbehör/Förbrukning. Dessa artiklar skall vara de förbrukningsartiklar som tillhör modellen. (Kontrollera med leverantör). Du kan också leta upp artikel i artikelregistret genom att klicka på Artikelnr eller Benämning i artikelfältet. 8. Kontrollera att du fått rätt artikel med dig till artikelraden och att det är rätt antal och rätt pris. Ta med alla artiklar på artikelraderna som kunden vill ha och kontrollera ordern. 9. Välj vilken Status du vill lagra din order i, t.ex. Beställd om du gjort en beställning av artiklar till ordern. Web när order är lagd genom Customer on-line och Slutförd när order är klar. 10. Tryck på Spara för att lagra din Förbrukningsorder. Flik Tillbehör Här kan du se med vilka tillbehör objektet är konfigurerad. Flik Prismatris Här kan du se vilka priser som gäller för specifika artiklar både från objekt- och kundnivå. Flik Historik Här kan du se objektets historik på serviceordrar, Avtalsdebiteringar samt Förbrukningsordrar. 19

20 Flik Objekt Här kan du se parametrar från objektkortet. Flik Modell Här kan du se parametrar från modellkortet. Flik Utskrifter Här kan du se vilka utskrifter du har gjort mot denna order. Ta bort eller byt artikelrad Om du valt fel artikelrad kan du ta bort raden genom att markera den och trycka på i ikonraden. Du kan också markera artikelraden och gå in genom till listan för att söka dig den rätta artikeln. Ta bort förbrukningsorder Du kan ta bort hela förbrukningsordern genom att markera ordernumret och tryck på i ikonraden. Visa Förbrukningsorder Det finns flera olika sätt att visa registrerade förbrukningsorder. Nedan förklaras två sätt att visa förbrukningsorder från vyn Förbrukningsorder. Om du vet ordernummer: Klicka på Program/Order och välj Förbrukningsorder eller tryck på 1. Vyn Förbrukningsorder visas. 2. Klicka i fältet Ordernr och skriv ordernummer. 3. Klicka på TAB och önskad serviceorder visas. i ikonraden. Om du inte vet ordernummer: 1. Klicka på Program/Order och välj Förbrukningsorder eller tryck på i ikonraden. 2. Vyn Förbrukningsorder visas. 3. Klicka på vid fältet Ordernr, orderlistan visas. 4. Välj status Alla för att lista alla befintliga Förbrukningsordrar eller den status du vet ordern är i. 5. Markera önskad Förbrukningsorder i listan. 6. Klicka på Ok eller dubbelklicka på orderraden. 7. Vald Förbrukningsorder visas. 20

21 Offert/Order I Offert/Order kan du skapa en offert byggd på kunduppgifter och artikelnummer som efter accept av kund görs om till en Order. Klicka på Ny order när du skall skapa en ny Offert/Order. Klicka på Skapa Order när du ska registrera uppgifter. Då skapas ett ordernummer. Klicka på Ny kund när du vill skapa en snabbuppläggning av ny Kund. Klicka på Spara för att lagra det du ändrat. Klicka på Uppdatera för att lagra och behålla vyn Offert/Order. Klicka på Stäng när du vill stänga vyn Offert/Order. Klicka på någon av dessa knappar beroende på vilken utskriftsmall du behöver. Klicka i någon av statusrutorna och tryck på Spara. Du kan på detta sätt särskilja dina ordrar och vet vilken status de är i. Klicka på Skapa serviceorder om du vill göra en serviceorder i samband med Offert/Order. Klicka på Till utrustning om du vill göra ett tillägg med artiklar till objektets utrustningslista. Klicka på Skapa prognos när du vill skapa en prognos av din Offert/Order. 21

22 Registrera Offert/Order 1. Klicka på Program i menyraden och gå till Offert/Order eller tryck på i ikonraden. 2. Klicka på Ny order eller tryck Enter. 3. Fyll i Beställare eller tryck på promten och hämta rätt kontaktperson från listan tryck sedan Ok. 4. Fyll i Kundnummer och hämta från databasen med F9 eller gå in i listan via promten och leta upp objektet, markera och tryck Ok. 5. Tryck på Skapa order eller Enter när du ska registrera uppgifter. Då skapas ett ordernummer. 6. De flesta fälten fylls i med uppgifter från kundkortet och det du fyllde i på beställare (se punkt 3). Dessa fält går att ändra. Fyll ev. i fälten Märke, Er referens eller Text om du vill att dessa uppgifter skall synas på fakturan. 7. Leta upp den artikel du skall sälja i artikelregistret genom att antingen markera fält Artikelnr och tryck F4 eller klicka på Artikelnr eller Benämning i artikelfältet och gå in i listan. Sök därefter upp rätt artikel och tryck Ok. 8. Kontrollera att du fått rätt artikel med dig till artikelraden och att det är rätt antal och rätt pris. Ta med alla artiklar på artikelraderna som kunden vill ha och kontrollera ordern. 9. Välj vilken Status du vill lagra din order i, t.ex. Beställd om du gjort en beställning av artiklar till ordern. Web när order är lagd genom Customer on-line och Slutförd när order är klar. 10. Tryck på Spara för att lagra din Offert/Order. Flik Textrader Här kan du t.ex. skriva din offerttext. Flik Kundorderhistorik Här kan du se tidigare Offert/Order mot kunden. Flik Prismatris Här kan du se på vilka artiklar eller tjänster som kunden har rabatter. Flik Objekt Här kan du se kundens objektlista. Dessa kan vara bra att se om du t.ex. vill sälja någon förbrukning eller tillbehör även till dessa objekt. Flik Utskrifter Här kan du se vilka utskrifter du gjort på denna Offert/Order. Flik Blanketter Här kan du finna en offertmallar eller andra dokument som behövs till din Offert/Order. Dessa sökvägar registreras i Parametrar/Blanketter. Flik Faktura Här fyller du i uppgifter om du vill lägga till tillfällig fakturamottagares uppgifter som inte är kopplad till kundnummer. Flik Förkalkyl Här kan du göra en uppskattning på kostnad arbetstid, resa och kilometerkostnad gällande offert/ordern. Dessa förs över till serviceordern om du skapar serviceorder av ordern. 22

23 Ta bort eller byt artikelrad Om du valt fel artikelrad kan du ta bort raden genom att markera den och trycka på i ikonraden. Du kan också markera artikelraden och gå in genom till listan för att söka dig den rätta artikeln. Ta bort Offert/Order Du kan ta bort hela Offert/Ordern genom att markera ordernumret och tryck på i ikonraden. Visa Offert/Order Det finns flera olika sätt att visa registrerade Offert/Order. Nedan förklaras två sätt att visa Offert/Order. Om du vet ordernummer: 4. Klicka på Program/Order och välj Offert/Order eller tryck på i ikonraden. 5. Vyn Offert/Order visas. 6. Klicka i fältet Ordernr och skriv ordernummer. 7. Klicka på TAB eller F9 och önskad Offert/Order visas. Om du inte vet ordernummer: 8. Klicka på Program/Order och välj Offert/Order eller tryck på i ikonraden. 9. Vyn Offert/Order visas. 10. Klicka på vid fältet Ordernr, orderlistan visas. 11. Välj status Alla för att lista alla befintliga Offert/Order eller den status du vet ordern är i. 12. Markera önskad Offert/Order i listan. 13. Klicka på Ok eller dubbelklicka på orderraden. 14. Vald Offert/Order visas. 23