BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kyrkorådets arbetsutskott. Pastoratets stabskansli

Transkript

1 s arbetsutskott Plats och tid Sammanträdesrummet Helander, Domprostgården, Västerås, kl Beslutande Jörgen Eklund, Alice Widlund, Karin Tilly, Britt Sandström (t.o.m. 21), Maria Thorgren, domprost Helén Lundberg Ersättare Solveig Östberg (t.o.m. 26) Övriga deltagare Utses att justera PO-chefer Karin Tossavainen, Johan Sköld och Gunnar Kärrbom, utredningschef Sven Sörbring (t.o.m. 19), personalchef Katharina Forsberg, Britta Lögdö från Manpower Hälsopartner ( 20) Maria Thorgren Underskrifter Sekreterare... er Sara Granberg Ordförande... Jörgen Eklund Justerande... Maria Thorgren BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ s arbetsutskott 5 februari 2015 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Pastoratets stabskansli Underskrift... Utdragsbestyrkande

2 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Domprost Helén Lundberg hälsades särskilt välkommen. Hon höll därefter en inledande andakt om Guds hjälp och vägledning. Detta utifrån Kyndelsmässodagens ljustema, med avstamp i 1 Joh 1:5 Gud är ljus och inget mörker finns i honom.

3 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Fastställande av dagordning Dagordningen godkändes med tillägg under punkterna Rapporter och Övriga ärenden.

4 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Budgetdirektiv 2016 Ordförande Jörgen Eklund föredrog gällande dokumentet PM budgetinriktning 2016 med framåtblick med tidplan för budgetarbetet, grundförutsättningar, prioriterade verksamheter samt frågor att beakta. Ett antal justeringar föreslogs. Tidplanen för budgetarbetet diskuterades utifrån församlingsrådens medverkan i processen. Samtal fördes även gällande prioriterade verksamheter inför 2016 och hanteringen av projekt. Ett antal justeringar föreslogs. Ordförande summerade de föreslagna förändringarna och justerar skrivningen i samråd med berörda chefer inför kyrkorådets sammanträde den 19 februari. Att överlämna skrivelsen Inriktning av arbetet med budget för år 2016 och framåt som förslag till beslut till kyrkorådet.

5 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Uppmätning av tjänster för städ Utredningschef Sven Sörbring redogör för kontakt med Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation angående uppmätning av samtliga vaktmästartjänster samt städdelen i tre husmorstjänster. Detta som en del av serviceutredningen. Kyrkogårdsförvaltningen kommer att rapportera vad gäller grönyteskötsel. Uppmätningen beräknas till ca två veckors heltidsarbete. Kostnaden uppskattas till ca kr. Att uppmätning ska göras enligt aktuellt förslag.

6 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Medarbetarenkät Britta Lögdö, psykolog på Manpower Hälsopartner, redovisade resultatet av medarbetarenkäten som gjordes i pastoratet i november-december Svarsfrekvensen var 78 %, vilket är att se som ett gott resultat. Styrkor och utvecklingsområden presenterades vad gäller: arbetssätt och uppdrag, kompetensutveckling, medarbetarskap, samarbete, ledarskap/närmsta chef, synen på hela Västerås pastorat, arbetsmiljö samt hälsa och livsstil. Reflektioner kring resultatet framfördes och diskuterades. Varje område föreslogs ta fram en utvecklingsplan utifrån de frågor som lyfts där. Personalchef Katharina Forsberg informerade om en intranätssida för som tagits fram för att kommunicera till nyanställda om organisationen. Sedan åtgärder vidtagits utifrån resultatet av medarbetarenkäten ska en återkoppling göras till AU. Informationen läggs till handlingarna.

7 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Internkontrollplan Riktlinjer för intern kontroll i Svenska kyrkan Västerås pastorat, riskanalys Västerås pastorat samt internkontrollplan presenterades. Ekonomichef Eva Hollaus förslag till prioriterade kontrollområden för 2015: Fastighetsfrågor t.ex. brand, vattenskador Hot och våld Konsekvenser av organisationsförändringen Rätt uppgifter till löneavdelningen/betala ut fel lön Ett förtydligande gällande kyrkogårdsförvaltningens medverkan i arbetet med internkontroll behöver göras. Att föreslå kyrkorådet fastställa riktlinjerna för arbetet med internkontroll samt att fastställa följande prioriterade kontrollområden för 2015: Fastighetsfrågor t.ex. brand, vattenskador Hot och våld Konsekvenser av organisationsförändringen Rätt uppgifter till löneavdelningen/betala ut fel lön

8 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Verksamhetsberättelse och årsredovisning 2014 Ordförande Jörgen Eklund informerade om det arbete som pågår. Förvaltningsberättelse kommer att skrivas av utredningschef Sven Sörbring, och denna kommer sedan att kompletteras med verksamhetsberättelser från PO-chefer och VO-chefer. Årsredovisning tas fram av ekonomichef Eva Hollaus. Läggs till handlingarna.

9 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Ombud till Finnåker kursgårds stämma 27 mars 2015 Kallelse har inkommit till årsstämma på Finnåkers kursgård den 27 mars 2015 kl , dnr Att föreslå kyrkorådet utse följande ombud till Finnåker kursgårds stämma den 27 mars 2015: Görel Korkman (röstombud) Solveig Östberg

10 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Nomineringar till Finnåker kursgårds styrelse Västerås pastorat har anmodats att inkomma med nomineringar till de val som ska göras vid årsstämman med Finnåkers kursgård, dnr Nomineringarna gäller val ledamöter, ersättare, revisorer samt ordförande och vice ordförande. Att föreslå kyrkorådet lämna följande nomineringar: Ledamot och vice ordförande: Jörgen Eklund Ersättare: Solveig Östberg

11 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Rapporter a) Domprost Helén Lundberg rapporterade gällande: 3-årigt projekt för att engagera ungdomar på sommaren. Ett mindre vikariebehov kommer att kvarstå trots de införda semesterperioderna. Viktigt att växla ned tempot. Behov av att formulera inriktningsmål. Viktigt att få ihop arbetslagen i PO-chefsgruppen och Domprostgården, behov av arbetsdagar för detta. Publicering av bilder och namnunderskrifter på hemsidan. Efterfrågade samarbetsavtalet med EFS-föreningen i Bäckbykyrkan för kännedom. b) Utvärdering KPMG: Ett avstämningsmöte har hållits. Ungefär hälften av de planerade intervjuerna har genomförts. Frågebatteriet är rätt planerat. Enkäten har gått ut, och svarstiden är satt till den 15 februari. Ordförande Jörgen Eklund lyfte förslag om studieresa till Malmö någon gång i månadsskiftet april/maj. c) Granskningsrapport KPMG, dnr 42.15, förelåg och kommenterades. a) Läggs till handlingarna. b) Läggs till handlingarna. c) Överlämnas till kyrkorådet.

12 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Inkomna skrivelser/information a) Ansökan om medel för Projekt Popkör samt projektplan, dnr b) Projektrapport Hela vägen, dnr c) Skrivelse från Samarbetsrådet ang. musikfritids, dnr a) Att remittera frågan till domprost Helén Lundberg för rapportering och beslut på arbetsutskottets sammanträde den 5 mars. b) Att ärendet återkommer på sammanträdet den 5 mars. c) Att uppdra åt domprosten ta fram riktlinjer enligt önskemål i skrivningen.

13 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Anmälningar I Utdrag ur domprostens delegationsbeslutsregister enligt kyrkoordningen: - II Övriga anmälningar - III Nya tillsvidareanställningar fr.o.m. januari 2015 Namn Befattning Datum Avdelning Ann-Charlotte HR-konsult Stab/Kgf Johansson Maria Kollander Löneass/ekonomiass Stab Läggs till handlingarna.

14 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Övriga ärenden Flytt av arbetsutskottets möte i maj Ny starttid för arbetsutskottets sammanträden Besök i församlingsråd Arbetsutskottets majmöte flyttas från den 7 maj till den 4 maj. Att starttiden för arbetsutskottets sammanträden från och med den 26 mars ändras till kl Att lyfta fråga om studiebesök i församlingsråd på storträffen den 10 mars.

15 s arbetsutskott s fastighetsutskott s kyrkogårdsutskott Ordförande Jörgen Eklund avslutade mötet och domprosten ledde i bön och välsignelse.