Användarmanual för W3D3

Transkript

1 Sektionen Juridik och dokumenthantering Avdelningen för dokumenthantering Lunds universitets Användarmanual för W3D3 Version

2 1 Innehållsförteckning Dokumentflödessystemet W3D3 3 Skrivregler 3 Förkortningar 3 Elektroniska filer 4 Behörigheter 5 Vem kontaktar jag om jag behöver ett ärende? 5 Serier i W3D3 och diarienummer 5 Att välja serie 6 Allmänt avsnitt 7 Komma igång 7 Office Add-in 7 Hjälp 7 Kortkommandon för datum 7 Navigera i systemet 8 Personliga inställningar 8 Lösenord 8 Listvisningar 9 Förvald serie 9 Språk 9 ActiveX 9 Gränssnitt 10 Personlig startsida 10 Ärendekort 11 Fält på ärendekortet 12 Använda bevakningsdatum 13 Arbeta med arbetsdokument 15 Använda kategoriseringsmallar 16 Koppla handläggare till ett ärende 17 Favoritmarkera handläggare 18 Använda ärendestatus 18 Kopiera ärenden 19 Länka ärenden 19

3 2 Öppna ett ärende 20 Att öppna ett studentärende 20 Att öppna ett upphandlingsärende. 21 Att öppna ett mötesärende 22 Makulera ärende 23 Handlingskort 25 Fält på handlingskortet 25 Registrera handlingar 26 Registrera handling från ärendekort 27 Registrera handling med hjälp av Office Add-in 27 Att registrera protokollsutdrag 31 Sekretess 33 Makulera handling 34 Att avsluta och arkivera ett ärende 36 Skriva ut ärendekort 36 Att skicka vidare ärenden inom Lunds universitet 37 Att söka i diariet 38 Se alla dina öppna ärenden 38 Söka ärenden där du är ansvarig handläggare 38 Söka bland dina avslutade ärenden 39 Söka bland dina arbetsdokument i öppna ärenden 39 Söka ärenden inom institutionen/motsvarande 39 Sök fastställd fil/dokument i ärendet 39 Söka via Sökbyggaren 39 Kortkommandon för sökning 41 Ta ut rapporter 41

4 3 Dokumentflödessystemet W3D3 Lunds universitet (LU) har en mängd olika system där vi registrerar information och uppgifter. Många av dessa system är verksamhetsspecifika. Dokumentflödessystemet eller diariet är ett register över handlingar vid Lunds universitet. Diariet innehåller övergripande information om ett ärende (vad det rör, vem som är handläggare, diarienummer osv) och information om vilka åtgärder som förekommer i ärendet. I diariet ska man snabbt kunna få en överblick över ett ärende utan att behöva läsa alla handlingar i detalj. Registrerade handlingar ska finnas digitalt tillgängliga i systemet om det inte förekommer synnerliga skäl. LU har ett ärendediarium, vilket innebär att handlingar som hör till ett och samma ärende får samma diarienummer. Ett ärende kan bestå av en eller flera handlingar. Vad som ska diarieföras framgår delvis av LU:s dokumenthanteringsplan. Skrivregler Till varje ärende finns det ett diarienummer och en ärendemening. Ärendemeningen ska på ett kortfattat och tydligt sätt beskriva ärendet i sin helhet. En person utanför LU bör kunna förstå vad ärendet handlar om med utgångspunkt från ärendemeningen. Eftersom hela eller delar av ärendemeningen ofta används för att hitta ett ärende är det viktigt att nedanstående skrivregler beaktas. Skriv tydligt! Skriv på svenska i ärendemeningen - engelsk text kan vara med som referens. Var noggrann med stavningen. (W3D3 saknar felstavningskontroll. Felstavningar kan innebära att informationen blir svår att återsöka) Var konsekvent vid benämningen av ärenden/handlingar använd färdiga kategoriseringsmallar och ärendemeningar när sådana finns. Skriv aldrig personnummer i ärende-/handlingsmening. Var restriktiv med personnamn i ärendemening. Personnamn får absolut inte förekomma i ärendemening i ärenden som rör ärenden om misstanke om fusk, vetenskaplig oredlighet, sjukpenning, arbetsskada, brottmål och begäran om utlämnande av allmän handling. Årtal skrivs enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD; till exempel Avsändare/mottagare/motpart skrivs in med både fullt namn samt förkortning, exempelvis Vetenskapsrådet, VR. Förkortningar som förekommer i förteckningen över förkortningar får användas i ärendemening/handlingsmening. Förkortningar I det fall det finns behov av att använda förkortningar ska nedanstående förkortningar användas. Angående Avdelning Bifogad Bilaga Biomedicinskt centrum Centre for Innovation, Research and Competence in the Learning Economy Centre for Work, Technology and Social Change Det vill säga Diarienummer Ekonomihögskolan ang. avd. bif. bil. BMC CIRCLE WTS dvs. dnr EHL

5 4 Enligt Europeiska unionen Etcetera Exklusive Från och med För kännedom Functional Food Science Centre Health Science Center Högskolepoäng Hösttermin Inklusive Institution International Institute for Industrial Environmental Economics at Lund University Jämför Kandidat Kliniskt forskningscentrum (Clinical Research Center) Kultur- och museiverksamheter Licentiat Lund University Center for Sustainability Studies Lunds tekniska högskola Lunds universitet Med flera Med mera Nummer Nätverk för sydasienstudier Ordförande På grund av Respektive Så kallad Till exempel Till och med Tillförordnad Trafikflyghögskolan Universitetsbiblioteket Universitetskanslerämbetet Universitets- och högskolerådet Universitetets särskilda verksamheter Vårtermin enl. EU etc. exkl. fr.o.m f.k. FFSC HSC hp ht inkl. inst. IIIEE jfr kand. CRC KOM lic. LUCSUS LTH LU m.fl. m.m. nr SASNET ordf. pga. resp s.k. t.ex. t.o.m tf. TFHS UB UK-ämbetet UHR USV vt Saknar du några vanligt förekommande förkortningar så anmäl det till Systemförvaltaren kommer då att se över möjligheterna att lägga till dem till förteckningen över förkortningar som får användas i systemet. Elektroniska filer Handlingar (dokument, information) i diariet ska vara elektroniskt tillgängliga såvida det inte föreligger synnerliga skäl. Det går att ladda upp handlingar/dokument i W3D3 på flera olika sätt. Läs mer under avsnitten: Registrera handling från ärendekort och Registrera handling med hjälp av Office Add-in.

6 5 Behörigheter Utgångspunkten vid tilldelning av behörigheter i systemet är att användare har tillgång till sina egna ärenden (dvs. de ärenden som användaren står som handläggare på). Med denna grundbehörighet går det att registrera handlingar i egna ärenden samt söka fram egna ärenden. Denna behörighet tilldelas alla medarbetare som går utbildning för handläggarbehörighet. Användare som arbetar med likartade ärenden i stora mängder kan tilldelas en utökad handläggarbehörighet, vilken ger möjlighet att öppna och avsluta ärenden. Denna behörighet tilldelas i en eller flera serier. Användare med registratorsbehörighet kan öppna och se samtliga ärenden, handlingar och dokument i samtliga serier, inklusive ärenden och handlingar som omfattas av sekretess. Av den anledningen sker tilldelningen av denna behörighet restriktivt. Normalt är det systemförvaltaren i samråd med chef som avgör vem som får denna behörighet. Vem kontaktar jag om jag behöver ett ärende? Om du har handläggarbehörighet i W3D3 och behöver öppna ett ärende kontaktar du den person vid din institution/motsvarande som har registratorsbehörighet. Tänk på att du måste meddela ärendemening och ev. ärendetyp. Beakta de skrivregler som finns när du formulerar ärendemeningen. Möjligheten att göra olika saker i diariet (öppna/avsluta ärenden, registrera handlingar, söka ärenden) styrs av användarens behörighet. Systemet är uppbyggt kring huvudsakligen två behörigheter: handläggar- och registratorsbehörighet. Vid varje institution/motsvarande ska det finnas minst en användare som har registratorsbehörighet, dvs. en behörighet som gör det möjligt att öppna ärenden i diariet. Vem som sköter den praktiska registreringen skiljer sig åt mellan olika institutioner/motsvarande. Ibland är det en person som diarieför samtliga handlingar, eller så kan det vara så att respektive person diarieför de handlingar som han/hon hanterar. I dessa fall kan användaren med registratorsbehörighet fungera som en koordinerande instans, som ansvarar för att ärenden ad actas och arkiverade ärenden med pappersoriginal hålls ordnade tillsammans. Serier i W3D3 och diarienummer Seriestrukturen i W3D3 följer Lunds universitets klassificeringsstruktur. Av hänsyn till bestämmelser i Personuppgiftslagen (PuL) har ärendetyper där det förekommer stora mängder personuppgifter samlats i två separata serier: Personal och Student. Alla diarieförda pappershandlingar (fysiska handlingar) ska vara försedda med diarienummer. Lunds universitets diarienummer skrivs enligt principen, serieprefix-åååå/löpnummer. T ex. STYR 2014/1. Nedan listas serierna i W3D3 samt deras serieprefix. Seriens namn: Styra verksamhet Verksamhetsstöd Personal Utbildning Student Forskning Samverkan Prefix i W3D3: STYR V P U STUD F SAMV

7 6 Att välja serie Serier, ärende- och handlingstyper i W3D3 följer Lunds universitets klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen anger de vanligast förekommande handlingstyper som finns vid universitetet och anger hur dessa skall hanteras. W3D3s serier motsvaras i huvudsak klassificeringsstrukturens fem verksamhetsområden. Individärenden rörande studenter och personal finns i egna serier av hänsyn till bestämmelser i Personuppgiftslagen (PuL) då dessa ärenden innehåller en stor mängd personuppgifter. När du skall öppna ett nytt ärende måste du ta reda på i vilken serie den ärendetyp som ärendet tillhör finns. Till din hjälp finns dokumenthanteringsplanen samt kartor över de ingående ärendetyperna uppdelat per serie i W3D3. Eftersom diariet strikt följer universitetets klassificeringsstruktur finns varje ärendetyp endast i en serie. Varje ärendetyp innehåller de specifika handlingstyper som förekommer i just det ärendet samt några allmänna handlingstyper (avtal, beslut, fullmakt, PM, protokoll, protokollsutdrag, skrivelse, tjänsteanteckning, yttrande). Handlingstyperna följer de som finns i universitetets dokumenthanteringsplan.

8 7 Allmänt avsnitt Komma igång För att använda W3D3 öppnar du din webbläsare och skriver in den URL-adress, som du har fått tillsammans med dina användaruppgifter, i läsarens adressfält och trycker på Enter. Du hamnar då på W3D3:s inloggningssida. Arbetar du ofta i W3D3 kan det vara praktiskt att spara en länk som favorit/bokmärke. Du hittar även inloggningssidan under Administrativa system på Anställdsidorna på LU:s webbplats. Notera att systemets utseende kan skilja sig lite åt beroende på vilken webbläsare du använder. Bild 1 Ruta för att logga in i W3D3. Skriv in de inloggningsuppgifter du har fått. Klicka på Logga in. Office Add-in Office Add-in är ett program som möjliggör en smidig överflyttning av e-post och dokument till befintliga ärenden i W3D3. Du kan använda dessa funktioner om du använder Microsoft Officeprodukterna Outlook, Word, Excel med flera. För att det ska fungera måste du får programmet installerat på din dator. Läs mer på LU:s webb under Administrativa system/w3d3. För att samtliga funktioner i Office Add-in ska fungera måste du kontrollera en inställning under rubrikknappen Personligt och Inställningar. I fältet Tillåt Active-X ska det stå JA. Glöm inte att spara om du gör några ändringar. Hjälp Genomgående i systemet finns en ikon med ett frågetecken uppe i funktionslisten i varje fönster. Klickar du på denna ikon så kommer den inbyggda hjälpen att öppnas och den visar då det hjälpavsnitt som handlar om det fönster du klickade på ikonen i. Notera att LU kan använda vissa funktioner på ett annat sätt än vad W3D3:s leverantör har tänkt sig. Kortkommandon för datum Vill man inte skriva hela denna sträng av tio tecken för datumet kan man istället använda W3D3:s inbyggda kortkommandon för datum. Då kan du skriva ett d i datumfältet och sedan lämna fältet (genom att klicka någon annanstans eller genom att trycka på tabulatortangenten) så ersätter W3D3 detta med dagens datum i rätt format. För att ange ett annat datum än dagens, skriver du bara in hur många dagar från dagens det önskade datumet är. Använd ett minustecken framför antalet om du avser antal dagar bakåt i tiden.

9 8 Navigera i systemet Utseendet på din startsida beror på vilken behörighet du har och kan också variera beroende på vilka personliga anpassningar du har gjort i W3D3. Längs med fönstrets vänstra sida finns en vertikal navigationslist. Den innehåller ett antal rubrikknappar som t.ex. Registrera (registrera ärenden), Sök (söka efter ärenden, handlingar osv), Personligt (göra personliga anpassningar som t.ex byta lösenord). Exakt vilka knappar du ser beror på vilken behörighet du har i systemet. När du klickar på en av dessa knappar med rubriker, öppnas den gruppen av funktionsknappar medan den grupp som var öppen innan, stängs. För att utföra en uppgift klickar du bara på knappen för denna så får du upp relevant information i informationsfönstret I fönstrets överkant finns en rubrik- och funktionslist. Knapparna med funktioner är anpassade efter vad du kan göra på detta ställe i systemet. När du håller muspekaren över funktionsknappen får du en hjälptext som förklarar vad symbolen betyder. Informationsfönstret (utgörs av resten av ytan på fönstret) visar listor och annan information om det du just arbetar med. Beroende på vad du gör i W3D3 kommer du ibland att få upp nya underfönster, s.k. pop-up fönster. Därför är det viktigt att din webbläsare är inställd så att den tillåter pop-up fönster. Bild 2 Uppdelning av grundfönstret i olika delar. Personliga inställningar Lösenord När du loggat in i systemet för första gången ska du ändra det lösenord du blivit tilldelad, så att ditt nya är ett som endast du känner till. Det gör du under rubrikknappen Personligt och knappen Inställningar. Eftersom ditt användarid är detsamma som ditt LucatID så bör lösenordet vara detsamma som ditt Lucatlösenord.

10 9 Bild 3 - Fönster för ändring av personliga inställningar. Listvisningar Under personliga inställningar kan du bestämma hur många poster eller träffar som ska visas i listor i huvudfältet respektive i underfönster. Antalet träffar avgör hur många av dina senast öppnade ärenden som visas när du klickar på Sök i navigeringslisten. Har du en stor skärm och hög upplösning så kanske du vill öka längden på listan och omvänt kanske du vill få en kortare lista om du normalt arbetar vid en liten skärm med låg upplösning eller har en mycket långsam uppkoppling. Förvald serie Är du behörig i fler serier än den du normalt arbetar i så vill du naturligtvis vara säker på att du arbetar i rätt serie. Ett sätt att förenkla detta avsevärt och dessutom slippa välja serie lika ofta är att välja en förvald serie. Det innebär att denna i fortsättningen kommer att vara vald åt dig redan när du kommer in i systemet och vara vald till dess att du uttryckligen väljer någon annan. Språk Under personliga inställningar och fältet Språk kan du markera vilket språk du önskar (svenska, norska eller engelska). Språkinställningen avser alla s.k. ledtexter i systemet. ActiveX Under personliga inställningar kan du ställa in huruvida ActiveX ska användas eller inte för arbetsytan. Utan ActiveX öppnas filer du vill arbeta med i webbläsaren i stället för i t.ex. Word. Du måste sedan spara och därefter ladda upp dem till systemet igen när du är färdig. Med ActiveX sköts detta automatiskt och du behöver inte hålla ordning på några filer på din hårddisk utan allt finns i systemservern. Notera att denna inställning endast anger om ActiveX ska användas. För att kunna göra det måste du ha installerat en WSC-komponent. Har du inte det så skall det stå nej på denna inställning för att arbetsytan skall fungera korrekt.

11 10 Glöm inte att spara genom att klicka på diskettikonen uppe till vänster i funktionslisten, om du ändrat någon av inställningarna. För att vissa ändringar i inställningar ska börja gälla kan det krävas att du loggar ut och loggar in i systemet igen. Gränssnitt Längst ner till höger på fönstret för personliga inställningar kan du välja vilket gränssnitt du vill använda dig av: W3D3 (standard, enligt senaste W3D3versionen) W3D3 blue (gränssnittet fram till våren 2010) W3D3 classic (gränssnittet fram till hösten 2007) Personlig startsida Under personliga inställningar väljer du om du vill ha en personlig startsida. Du kan ställa in hur många sektioner du vill använda och vad de olika sektionerna ska visa. Beroende på upplösning på din skärm väljer du hur många kolumner du tycker passar och hur många sektioner du vill ha. Du bestämmer också hur många träffar som ska visas i varje lista. Du kan också välja för vilken serie du vill visa träffarna, som standard söker du i alla serier. De alternativ som kan visas är: Mina ärenden Senast visade ärenden Mina arbetsdokument Mina arbetsuppgifter Mina bevakningar Organisationens bevakningar Gruppärenden Sökreferens Ärenden med mig som ansvarig Mina registrerade ärenden De ärenden där du står som handläggare De ärenden som du senast har tittat på Dina arbetsdokument som inte är fastställda ännu Används inte vid LU Dina bevakningsdatum som ligger inom en 14-dagasrsperiod Alla bevakningsdatum inom en 14-dagars period. Ses endast om du har registatorsbehörighet Används inte vid LU Kortkommandon och länkar till olika söksidor De ärenden där du står som ansvarig handläggare De ärenden som du själv har öppnat För att ta fram din startsida i senare skede klickar du på W3D3-ikonen uppe till vänster. Väljer du att aktivera den personliga startsida är det denna sida du ser när du loggar in i systemet.

12 11 Ärendekort Ärendekortet visar information som på ett eller annat sätt finns knuten till ärendet, som till exempel handläggare, externt diarienummer, institution/motsvarande. Användare med registratorsbehörighet eller utökad behörighet kan göra ändringar på ärendekortet. Ärendets handläggare kan enbart göra ändringar i fälten ärendestatus och bevakningsdatum samt motpart. På ärendekortet finns en funktionslist med en rad knappar för olika funktioner vilka sammanfattas i nästa avsnitt, Funktionsknappar på ärendekortet. Informationsfönstret nedanför funktionslisten är uppdelat i tre huvudavdelningar: en övre med ärendemening, ad acta- och JK-balansmarkering samt eventuell motpart, en avdelning i mitten med handläggare, diverse kategoriseringar och datumfält, samt en nedre avdelning där de åtgärder och handlingar som förts till ärendet finns listade. Bild 4 Ärendekort.

13 12 Fält på ärendekortet Nedan följer en beskrivning av hur de olika fälten ska användas. Ärendemening Motpart Ad acta (kryssruta) JK-balans (kryssruta) Registrator Handläggare Kontaktperson Jämför Förv.plats Obligatoriskt fält. Färdiga kategoriseringsmallar och ärendemeningar ska användas om sådana finns. Kortfattad beskrivning av ärendet. Beakta befintliga skrivregler. Anges om tillämpligt. Motpart avser den externa person/organisation som är LU:s motpart i ärendet. Vid studentärenden eller personalärenden ska motpart vanligtvis anges istället för att personnamnet skrivs i ärendemeningen. Avslutar ärendet. Om det inte redan finns ett datum i fältet Avsl.datum fylls det fältet automatiskt med det datum som ärendet ad acta-läggs. Används när ärendet är initierat av part utanför LU. Studenter betraktas alltid som part utanför LU. Ej ändringsbart. Fylls i automatiskt och anger namnet på den som öppnat ärendet. Obligatoriskt fält. Avser den person som är ansvarig för och handlägger ärendet. Det kan finnas flera handläggare eller en grupp av handläggare kopplad till ärendet. Kan användas om personen som är ansvarig för och handlägger ärendet inte finns valbar i systemet som handläggare. Avser ett diarienummer hos en extern part. Anges i detta fält om ärendet i sin helhet förenat med ett sådant diarienummer. I annat fall anges diarienummer hos extern part i fältet Extern ref. på handlingskortet. Används inte vid LU. Avdelning Diariebeteckning Används inte efter Ärendestatus Ärendetyp Reg.datum Exp.datum Avsl.datum Gallr.datum. Bevakningsdatum Obligatoriskt fält. Avser den institution (motsvarande) där ärendet bereds. I det fall beredningen berör flera organisatoriska enheter anges den enhet där ärendet avslutas och arkiveras. Anges om tillämpligt. Används som handläggningsstöd eller som stöd för arbetsflödet inom en enhet. Om fältet används måste alternativet arkiverat vara angivet när ärendet avslutas. Obligatoriskt fält. Valbara alternativ hämtas från LU:s klassificeringsstruktur. Ej ändringsbart. Fylls i automatiskt med det datum då ärendet blivit registrerat. Anges om tillämpligt. Anger t.ex. när beslut expedieras. Kan vara viktigt att dokumentera när det rör sig om beslut som kan överklagas. Anger när ärendet är avslutat. Om det inte redan finns ett ifyllt datum fylls det fältet automatiskt med det datum som ärendet ad acta-läggs. Används inte vi LU i nuläget. Avser eventuella påminnelser till handläggaren om olika åtgärder i ärendet. Det går att lägga in flera bevakningar i ett och samma

14 13 ärende. Använda bevakningsdatum Bevakningsdatum skiljer sig en aning från de övriga datumfälten, i det att de kan vara flera stycken på ett och samma ärende. Du kan ange sista ansökningsdatum eller andra tidpunkter av vikt för ett ärende. Som användare med handläggarbehörighet kan du på din startsida få en lista över de bevakningsdatum som finns på de ärenden där du är handläggare. För att sätta ett nytt bevakningsdatum på ett ärende kontrollerar du först att den tomma raden är vald i rullisten för bevakningsdatum. Därefter klickar du på länken Bevakningsdatum så öppnas fönstret för att sätta ett nytt bevakningsdatum. Bild 5 Fönster för att lägga in nytt bevakningsdatum Efter att du valt lämpligt datum, väljer du ett namn för bevakningsdatumet och sedan fyller du i eventuell ytterligare information för att slutligen spara. Om du istället vill ändra ett befintligt bevakningsdatum gör du på precis samma sätt med den enda skillnaden att du i rullisten markerar det datum du vill ändra innan du klickar på länken Bevakningsdatum. Tänk på att eftersom ett bevakningsdatum kan röra i princip vad som helst så kan W3D3 inte gissa huruvida den avsedda handlingen, t.ex. ett utskick, ett samtal eller ett sista ansökningsdatum, faktiskt har skett och därför kan systemet inte radera datumen bara för att de har passerat. Det kan ju vara så att de är missade. Kom därför alltid ihåg att ta bort eller flytta fram datumet när något är avklarat eller blivit uppskjutet, annars kommer det att dyka upp på listan som försenade/missade bevakningar. När du skapat ett bevakningsdatum kan du välja att koppla ett aviseringsmeddelande till detta. Det gör du genom att klicka på -knappen. Du får då upp ett e-postfönster (bild 6) i vilket du kan ange vad som ska stå, till vilka det ska skickas samt om några bilagor ska bifogas. Det finns ingen skicka-knapp utan du sparar meddelandet på bevakningsdatumet och talar sedan om när du vill att meddelandet ska skickas (bild 7).

15 14 Bild 6 E-postfönster för att skriva meddelande och bifoga ev. filer. Bild 7 Datum för när e-postmeddelandet ska skickas.

16 15 Arbeta med arbetsdokument Till varje ärende i W3D3 finns det en särskild arbetsyta kopplad som bara är åtkomlig för användare med registratorsbehörighet samt handläggaren/handläggarna på det enskilda ärendet. Arbetsytan är lämplig att använda när arbetet med att ta fram ett dokument pågår, speciellt då flera handläggare gemensamt ska arbeta med ett eller flera dokument eller andra typer av filer. Det har också fördelen att allt material finns på det ställe. Arbetsdokument kan vid behov sedan fastställas som en handling i ärendet. Om det finns arbetsdokument i ett ärende syns det mitt på ärendekortet, alldeles under fältet ärendetyp. För att skapa ett nytt arbetsdokument eller ändra ett befintligt, klickar du på -knappen från ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas där du kan se och ändra befintliga arbetsdokument samt lägga upp nya. Bild 8 Lista över arbetsdokument. För att ladda upp ett nytt arbetsdokument klickar du på -ikonen uppe i funktionslisten för att komma till det fönster där du kan skriva in eller bläddra fram till den fil du vill ladda upp. Bild 9 Fönster för att ladda fil från hårddisk. För att bläddra dig fram till rätt fil klickar du på Bläddra. Du kommer då till ett fönster där du kan leta dig fram till arbetsdokumentet/filen. När du valt den fil du vill ladda upp klickar du på Öppna och sedan på knappen Ladda upp. Filen kommer då att laddas upp till W3D3 och hamna på arbetsytan. För att arbeta med ett dokument på arbetsytan klickar du bara på dess namn. Filen kommer normalt att öppnas automatiskt i det program som hör till filtypen, t.ex. Microsoft Word. Sedan arbetar du som vanligt i dokumentet och när du är färdig väljer du arkiv/spara eller klickar på disketten i det övre vänstra hörnet. Det som händer är att filen automatiskt sparas ner i systemet, utan att du får upp någon s.k. filväljare. Den sparade filen läggs på den arbetsyta du startade dokumentet från.

17 16 Notera att ändringar i dokumentet inte sparas om du bara stänger det! Till vart och ett av de dokument som ligger på arbetsytan finns det sju små funktionsknappar framför fil-ikonen och länken med dokumentets namn. Håll muspekaren över knappen så får du en förklaring till hur den används. Du måste ha installerat Office Add-in och aktiverat Active-X för att det ska fungera att arbeta med arbetsdokument. Läs mer under avsnitten Office Add-in och Active-X. Använda kategoriseringsmallar För att underlätta vid registrering finns det till varje serie knutet ett antal kategorier. De kan ses som en förfining av de lite bredare ärendetyperna och består av mallar med information som läggs in automatiskt. Finns det lämpliga kategoriseringsmallar ska dessa användas. Saknar du en kategori kan förslag på kategoriseringsmallar mejlas till Servicedesk@lu.se För att kategorisera ett ärende klickar du på -knappen på ärendekortet och får då upp ett fönster där du kan välja bland de kategorier som finns upplagda. Klicka på pilen till höger om fältet namn för att få upp valbara alternativ. Bild 10 Fönster valbara kategoriseringsmallar. När du valt en kategori så visas, nedanför avgränsningslinjen mitt i informationsfönstret, informationen som finns förvald för de olika fälten. Tänk på att om du redan fyllt i information på ärendekortet i något av dessa fält innan du väljer att kategorisera så kommer den informationen att skrivas över.

18 17 När du valt kategori klickar du på -knappen för att spara d.v.s. utföra kategoriseringen. Sedan måste du komplettera vissa fält, t.ex. institution/motsvarande och handläggare på ärendekortet. I vissa fall måste du även komplettera ärendemeningen och skriva in motpart. Glöm inte att klicka på spara när det är gjort. Koppla handläggare till ett ärende För att en användare med handläggarbehörighet ska kunna se och arbeta med ett visst ärende krävs det att en användare med registratorsbehörighet tilldelar/kopplar användaren med handläggarbehörighet till ärendet. Användare med handläggarbehörighet kan då lägga till handlingar, makulera handlingar, ändra ärendestatus och använda bevakningsdatum vartefter arbetet fortskrider. Dessutom är det först vid tilldelningen som arbetsytan med eventuella arbetsdokument görs tillgänglig för en användare med handläggarbehörighet. 1. Klicka på knappen för att lägga till en ny handläggare (eller flera). Alternativt klickar du på det understrukna ordet handläggare. 2. Ett nytt fönster visas med en lista på valbara användare/handläggare. Till vänster om listan med namn finns det två kryssrutor och en radioknapp. Markera den vänstra kryssrutan samt radioknappen. 3. När du valt de användare/handläggare du vill koppla/tilldela ärendet klickar du på klickar du på -knappen för att utföra tilldelningen och stänga fönstret. Om du istället bara vill utföra tilldelningen men behålla fönstret öppet för att bläddra vidare och kanske tilldela fler handläggare som inte rymdes på den sidan i listan så klickar du istället på -knappen innan du bläddrar vidare. Det är även möjligt att ge handläggare rättighet att på enskilda ärenden ändra fält på ärendekortet samt avsluta ärendet. Markera i sådana fall den andra kryssrutan. Att ge handläggare denna utökande rättighet bör ske restriktivt då handläggaren då ges möjlighet att göra ändringar på ärendekortet, ändra handläggare samt avsluta ärendet. Genom att klicka i radioknappen kommer denna handläggare att utses till ansvarig handläggare på ärendet. Det går bara att lägga en ansvarig handläggare per ärende.

19 18 Bild 11- Fönster för att tilldela handläggare. Vid tilldelning av handläggare är det viktigt att tänka på att listan med valbara handläggare även kan innehåller användare som enbart är valbara som handläggare. För att den tilldelade handläggaren ska kunna komma åt ärendet krävs det att han/hon har gått en utbildning för handläggarbehörighet och fått inloggningsuppgifter. Favoritmarkera handläggare I våra serier finns det väldigt många handläggare valbara. Normalt tilldelar en användare med registratorsbehörighet enbart ärenden till handläggare inom institutionen/motsvarande. De går då att markera dessa som favoriter (stjärnan till vänster). Dessa handläggare kommer i fortsättningen att hamna högst upp i listan av valbara handläggare. Använda ärendestatus Fältet ärendestatus kan användas som ett stöd för ärendets handläggare eller som ett stöd för arbetsflödet inom en institution/motsvarandet. Om fältet används måste alternativet arkiverat vara angivet när ärendet avslutas. Följande alternativ är valbara: Avvaktar svar/beslut Handläggare ej tilldelad Handläggning pågår Till registrator för ad acta Till handläggare för ytterligare åtgärder Arkiverat Makulerat

20 19 Kopiera ärenden För dig som har registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet går det att kopiera ett ärende till en annan serie. Det kan du behöva göra om du har öppnat ett ärende i fel serie. Öppna det ärende du vill kopiera. Längst upp på ärendekortet klickar du på knappen. I dialogrutan som visas väljer du först om endast ärendeinformationen ska kopieras eller om hela ärendet inklusive handlingar ska kopieras. Därefter väljer du till vilken serie ärende ska kopieras. När du gjort valen klickar du på längst upp till vänster. Nu skapas ärendet och du kan nå det via ärendelänken som visas i dialogrutan. Om du kopierar ett ärende måste du komma ihåg att makulera ursprungsärendet. Läs mer om detta i avsnittet Makulera ärende. Länka ärenden Ett ärende kan på något vis höra samman med ett eller flera andra ärenden utan att vara så nära relaterade att de bör vara ett och samma ärende. För att underlätta inför framtida sökningar kan du välja att lägga in en länk till ett eller flera ärenden direkt från ett ärendes ärendekort. Du kan även länka till ärenden som du inte står som handläggare på och till ärenden som är ad acta. Däremot kan du inte se informationen i ärendet såvida du inte är ärendets handläggare. För att skapa en ny ärendelänk eller ändra en befintlig, klickar du på -knappen. I det fönster som öppnas kan du se och ändra befintliga ärendelänkar samt skapa nya. Skapa en ny ärendelänk genom att klicka på -knappen, uppe i funktionslisten, så att ett litet fönster öppnas. Fyll i ärendenumret på det ärende du vill skapa en länk till och eventuellt även ett namn på länken och ytterligare information om den. Du kan dessutom se vilka eventuella länkar som finns från andra ärenden till det här ärendet. Ta bort en ärendelänk genom att klicka på -knappen framför den länk du vill slänga. När du är färdig klickar du på -knappen för att spara ärendelänken. Om det finns minst en ärendelänk till eller från ärendet så kommer en länk till listan med ärendelänkar att visas direkt på ärendekortet under fältet ärendetyp. Bild 12 Fönster där det går att lägga till, ändra och ta bort ärendelänkar.

21 20 Öppna ett ärende Notera att det endast är användare med registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet som kan öppna ärenden. 1. Tryck på rubrikknappen Registrera, och därefter knappen initiera ärende. 2. Välj i vilken serie ärendet ska öppnas. Längst till vänster på funktionslisten. Läs mera i avsnittet Att välja serie. Om du vanligtvis enbart öppnar ärenden i en specifik serie kan du ha den serien som förvalt alternativ. Se under avsnittet Förvald serie. 3 Tryck på ikonen. Klicka OK i den dialogruta som visas. 4 Tryck på ikonen och sök efter rätt kategoriseringsmall under fältet namn. Välj rätt alternativ och trycka på spara. Komplettera ärendemeningen i de fall det behövs och fortsätt att fylla i ärendekortet enligt specifikation beskrivning av fält på ärendekort. Glöm inte att tilldela handläggare. 5 Hittar du ingen lämplig kategoriseringsmall kan du själv skriva en ärendemening. Tänk då på att tillämpa befintliga skrivregler. Fyll i ärendekorten enligt specifikation beskrivning av fält på ärendekort och tilldela handläggare. 6 Klicka på. Förslag på kategoriseringsmallar och färdiga ärendemeningar mejlas till Servicedesk@lu.se Ifall du öppnar ärende till annan användare än dig själv så tänk på att fylla i ärendekortet och registrera ev. handlingar innan du tilldelar handläggare. Det skickas ett automatiskt e-postmeddelande till handläggaren när denna tilldelas ärendet. I mejlet finns en länk till ärendet.. Att öppna ett studentärende Till vissa av ärendetyperna i serien Student finns det ett utökat ärendekort där information om program, datum för studieavbrott, studieuppehåll, beviljande/ej beviljande av tillgodoräknande kan anges. Det finns även ett fritextfält Övrigt som kan användas vid behov. 1. Öppna ett ärende. Följ beskrivningen punkt 3-5 i avsnittet Öppna ett ärende. 2. Ange studentens namn och personnummer under motpart. Personnummer anges i fältet ID. Personnummer anges ÅÅMMDD-XXXX. 3. Ange vilket program studenten är inskriven vid. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 4. Beroende på vilken typ av ärende det rör sig om fylls följande fält i: o Studieavbrott o Tillgodoräknande o Studieuppehåll fr.o.m o Studieuppehåll t.o.m o Övrigt Fält där det finns valbara alternativ inlagda har en pil till höger om fältet. Klicka på pilen för att få fram alternativen. 5. Klicka på för att spara. Meddela Servicedesk på servicedesk@lu.se om du saknar valbara alternativ.

22 21 Bild 13 Extra fält på ärendekortet för studentärenden. Att öppna ett upphandlingsärende. Ärendetypen hantera offentliga upphandlingar har ett utökad ärendekort där det anges information om upphandlingstyp, upphandlingens värde, om miljökrav har ställts, produkttyp samt produkt. Genom att fylla i dessa extra fält blir det lättare att göra sökningar om universitetets upphandlingar. Det ökar också möjligheten att ta fram relevant statistik. 1. Öppna ett ärende i serien Verksamhetsstöd. Följ beskrivningen i punkt 3-5 i avsnittet Öppna ett ärende. Välj alternativet Upphandling under kategorier. 2. Ange upphandlingstyp. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 3. Skriv in upphandlingens värde (om det inte är klart när du öppnar ärendet kan detta fält fyllas i vid ett senare tillfälle). 4. Ange om det är ställt miljökrav i upphandlingen. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 5. Ange produkttyp. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 6. Ange produkt i fritextfältet med samma namn. 7. Klicka på för att spara.

23 22 Bild 14 Extra fält på ärendekortet Hantera offentliga upphandlingar. Att öppna ett mötesärende Protokoll från beslutande organ ska diarieföras. 1. Öppna ett ärende i serien Styra. 2. Välj ärendetypen 1.4 Genomföra beslutsmöten. 3. Fyll i ärendekortet. Ärendemeningen bör skrivas enligt principen Fakultetsstyrelsemöte ÅÅÅÅ-MM-DD. 4. I fältet protokollförande organ anger du det organ som kallelsen/protokollet hör till. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 5. Klicka på för att spara. Genom kombinationen protokollförande organ samt vald institution/motsvarande går det att söka fram ärenden i de fall det finns flera organ med samma funktion inom universitetet. Till exempel lärarförslagsnämnd + institution/motsvarande. För hantering av protokollsutdrag etc. se avsnittet om Att registrera protokollsutdrag.

24 23 Bild 15 Extra fält på ärendekortet Genomföra beslutsmöten. Makulera ärende Det är normalt enbart användare med registratorsbehörighet som kan makulera ärenden. Användare med utökad handläggarbehörighet kan makulera ärenden som de själva öppnat. När du vill makulera ett ärende (på grund av att du öppnade ärendet i fel serie, dubbelregistrering) gör du på följande sätt: Välj kategoriseringsmallen Makulera ärende. Tryck på spara. Ärendekortet töms då på information. För mer information om hur man använder kategoriseringsmallar, se avsnittet Använda kategoriseringsmallar. Ta bort handläggare. Makulera eventuella handlingar. För mer information se avsittet Makulera handling. Bocka i kryssrutan ad acta. Tryck på spara. Det är viktigt att ärendet töms på information för att det inte ska generera sökträffar vid sökningar i systemet.

25 24 Bild 16 Kategoriseringsmall Makulerat ärende. Om du har öppnat ett ärende i fel serie går det bra att kopiera ärendet till rätt serie innan du makulerar det. Se avsnittet, Kopiera ärenden.

26 25 Handlingskort Handlingskortet innehåller information om de handlingar/åtgärder som förekommer i ett ärende. Handlingskortet ser lite olika ut beroende på var i systemet det förekommer. Till handlingskortet bifogas de filer som utgör den handling som registreras, t.ex ett e-postmeddelande eller ett inskannat dokument. Det är genom registeringen av dessa handlingar i ett ärende som själva diarieföringen görs. Att enbart öppna ett ärende betyder inte att enskilda handlingar blir diarieförda. Den vänstra halvan av handlingskortet är till för information som avser handlingen som sådan medan den högra är till information som gäller eventuella avsändare eller mottagare. Bild 17 Handlingskort. Fält på handlingskortet Åtgärd/Handling Riktning Obligatoriskt fält. Kortfattad beskrivning av handlingen enligt skrivregler. Används för att beskriva om handlingen är inkommande till Lunds universitet eller utgående, dvs den har skickats till någon utanför LU. Om det rör sig om en intern handling lämnas rullisten tom (tre små streck). Det går även att använda fältet för att beskriva hur handlingar skickas mellan enheter inom LU. Då det är det viktigt att markera kryssrutan internt.

27 26 Ad acta (kryssruta) Intern (kryssruta) Skapad av Datum Reg.datum Handlingstyp Handlingsstatus PUL Extern ref. Information (vänster) Avsändare/mottagare Information (höger) Används ej inom LU på handlingsnivå. Används om man inom LU vill använda fältet riktning för att hur beskriva handlingar skickas mellan enheter inom LU. Fältet fylls i automatiskt med inloggad användare eller avsändare för elektronisk handling, t ex kopiatornamn eller e-postadress. Avser det datum då handlingen inkom/upprättades till/från LU. Ej ändringsbart fält. Fylls i automatiskt med det datum då handlingen blivit registrerad. Obligatoriskt fält. Valbara alternativ kommer från LU:s dokumenthanteringsplan. Obligatoriskt fält. Anger vilket format handlingen har. Följande alternativ finns: Digital handling - handling som är inkommen eller upprättad digitalt, finns endast i digitalt format (kan vara officedokument, e- post m.m.) Går ej att skanna/ladda upp - handling som endast finns i fysiskt format (t.ex. bok, cd-skiva, usb, arbetsprov) Skannad handling, pappersoriginal - handling som är inskannad till systemet, originalet finns i pappersformat Används ej inom LU på handlingsnivå. Kan användas för att hänvisa till ett externt diarienummer. Avser eventuell information om handlingen, t.ex. ej skannad pga. sekretessinnehåll. Ifall en handling makuleras noteras anledningen till att handlingen makuleras i detta fält. Namn och ev. e-post till avsändaren/mottagaren. Då avsändare/mottagare är en person vid en organisation anges organisationens namn i fältet org. Ifall det enbart är aktuellt att registrera organisationens namn anges detta i såväl fältet namn som fältet org.. Avser eventuell information om avsändaren/mottagaren. Registrera handlingar Ärendets handläggare och användare med registratorsbehörighet kan registrera handlingar i ett ärende. Det är ärendets handläggare som ansvarar för att de handlingar som, enligt anvisningar i dokumenthanteringsplanen ska diarieföras, finns registrerade i ärendet. Rent praktiskt kan det vid enskilda institutioner (motsvarande) lösas genom att det faktiskta registrerandet sköts av användare med registratorsbehörighet. Det finns två sätt registrera handlingar i ett ärende. Det går att lägga till en ny handling eller åtgärd genom att klicka på -knappen på ärendekortet. Läs mer i avsnittet Registrera handling från ärendekortet. För användare av Microsoft Office produkterna Outlook, Word, Excel mfl. går det även att registrera t.ex e-post eller dokument direkt från programmen. Läs mer i avsnittet Registrera handling med hjälp av Office Add-in. Notera att ett tilläggsprogram som heter Office Add-in behöver installeras på din dator för att det ska fungera. Läs mer i avsnittet Office Add-in.

28 27 Registrera handling från ärendekort 1. Sök fram ärendet där du vill registrera en handling/åtgärd. Läs mer under avsnitten under Att söka i diariet. 2. Öppna ärendet. 3. Klicka på -knappen uppe till vänster i funktionslisten. 4. För att bifoga fil/filer klickar du på -knappen på funktionslisten. Då öppnas fönstret Ladda upp fil. Klicka på knappen Bläddra... så får du upp ett vanligt filväljarfönster i Windows. Med hjälp av det kan du leta dig fram till den fil du vill bifoga till handlingskortet. När det är gjort väljer du den önskade filen och klickar på knappen Öppna. 5. Fyll i handlingskortet enligt instruktion i avsnittet Fält på handlingskort. 6. Klicka på spara. Registrera handling med hjälp av Office Add-in 1. Klicka på Tillägg i menyraden på Outlook, Word m.fl. och välj W3D3 2. På listan med alternativ väljer du spara som handling i ärende i W3D3 Bild 17 Valbara alternativ i dialogrutan i Office-programmet. 3. Första gången du loggar måste du ange URL-adressen till W3D3 samt dina inloggningsuppgifter. Gör du det från den dator du vanligen arbetar ifrån kryssar du i kom ihåg inloggning så behöver du inte logga in fler gånger. Klicka på OK. Bild 18 Fönster för inloggning till Office Add-in.

29 28 4. Du får fram ett fönster för att söka fram det ärende där du registrera en handling. I fältet handläggare är ditt namn förvalt. Har du vanligtvis ett antal begränsat antal ärendet öppna räcker det att klicka på sök så listas dina öppna ärenden. Det går att begränsa antalet sökträffar utifrån serie, diarienummer, ärendemening, registreringsdatum, motpart och motparts e-post. För dig som arbetar med registratorsbehörighet är det oftast nödvändigt att ta bort ditt namn i handläggarfältet för att kunna söka fram det ärende där du ska registrera en handling. Bild 19 Fönster för att söka fram tillgängliga ärenden.

30 29 1. Välj det ärende där du vill registrera en handling. Klicka på OK. Bild 20 Markera det ärende där handlingen ska registreras. 2. Fyll i handlingskortet. Notera att handlingskortet ser olika ut beroende på om du registrerar en handling från t.ex Outlook eller Word. Tid och datum Systemet gissar på det datum när t.ex ett e-postmeddelande togs emot i din inkorg. Behöver du ändra det så bocka ur kryssrutan alternativt klicka på pilen. Använd kalendern för att ange korrekt datum. Tänk på att datumet ska ange när en handling t.ex. inkom till LU eller upprättades. Handlingsnamn När ett e-postmeddelande registreras via Outlook anger systemet e-postmeddelandets ämnesrad som förvalt alternativ. Handlingsnamnet ska vara en kort beskrivning av handlingen, och behöver generellt ändras. Behöver du ändra det bockar du ur kryssrutan och skriver in det korrekta handlingsnamnet. Handlingstyp Klicka på pilen för att få fram en rullista för att få fram valbara alternativ. Valbara alternativ kommer från LU:s dokumenthanteringsplan. Riktning Bocka ur kryssrutan alternativt klicka på pilen för att få fram valbara alternativ. Avsändare/Mottagare Använder du Office Add-in från Outlook gissar systemet på e- postmeddelandets avsändare/mottagare. Det kan behöva ändras. I annat fall skriver du in avsändare/mottagare själv. I det fall du registrerar en skannad handling och det inte finns e-postadress

31 30 Handlingsstatus Information Extern ref. Bifoga Filnamn Information till avsändaren/mottagaren går det bra att skriva 00. Skriver du ingenting går det inte att registrera handlingen. Systemet gissar på digital handling. Stämmer inte det så klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. Informationsfältet på handlingskortet du får fram när du registrerar via Outlook avser information om handlingen. Det motsvaras av fältet på övre delen av kortet om du registrerar via Word eller ett av de andra Office-programen. Meddelandetext Meddelandehuvud Bilagor msg.filen För bättre återsökningsmöjligheter rekommenderas att filnamnet är beskrivande för handlingen ifråga. Registrerar du handlingar via Word, Powerpoint och Excel får du på handlingskortet även ett informationsfält under Avsändare/Mottagare. Det är avsett för information om avsändare/mottagaren. Bild 21 - Handlingskort när du registrerar från Outlook med hjälp av Office Add-in.

32 31 Bild 22 Handlingskort när du registrerar från Word, Excel och Powerpoint mha Office Add-in. Att registrera protokollsutdrag Om beslut i ett ärende fattas i något av universitetets protokollförande organ finns beslutet oftast i protokollsform, tillsammans med beslut i andra ärenden. Normalt ska ett fattat beslut alltid registreras i det ursprungliga ärendet. Detta kan du göra på två sätt. Antingen diarieförs ett protokollsutdrag rörande det enskilda ärendet som en avslutande handling. Om delar av protokollet i sin helhet innehåller sekretesskyddade uppgifter rekommenderas att göra protokollsutdrag till respektive ärende. Om det skickas ut protokollsutdrag till berörda parter i ärendet är det viktigt att dessa registreras som utgående handlingar. Detta görs för att dokumentera att beslutet är skickat till berörda parter men gör det också möjlighet att hålla koll på när eventuella överklagandetider går ut. För att slippa göra protokollsutdrag går det också att göra en notering om att beslut är fattat och göra en länk till det diarieförda protokollet. Detta görs från ärendet som beslutet rör. 1. Klicka på i funktionslisten på ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas. 2. Kryssa i rutan beslut fattat, ange beslutsdatum, beslutande organ samt relevant paragraf i protokollet. Om du klickar på länken beslutande organ får du fram en lista över valbara alternativ. Det går också att kort sammanfatta vad som beslutats. Klicka på.

33 32 Bild 23 Fönster för att registrera information om beslut. 3. Klicka sedan på den röda pilen på ärendekortet. I det fönster som öppnas klickar du på för att lägga till en ny länk till protokollet. Skriv in ärendets diarienummer samt nummer på den handling som utgör protokollet. Genom att följa handlingslänken kommer du sedan direkt till protokollet utan att behöva öppna hela mötesärendet. Notera att du måste ha behörighet att se protokollsärendet för att kunna ta det av protokollet. Bild 24 Fönster för att göra handlingslänk till diariefört protokoll i annat ärende. På ärendekortet syns en notering om när beslut är fattat och där finns även handlingslänken tillgänglig.

34 33 Bild 25 Ärendekort med notering om beslut och handlingslänk. Sekretess När en handling innehåller sekretesskyddade uppgifter ska det markeras på handlingskortet. Då är det endast ärendets handläggare, användare med registratorsbehörighet samt de med behörighet att se sekretess som kan öppna och ta del av handlingen. Det gäller även den information som anges på handlingskortet. Det är även möjligt att markera sekretess på ärendet i sin helhet (sekretess på ärendekort). Den möjlighet ska inte användas eftersom ärendet då markeras som *hemligt* vilket inte stämmer för ärenden som hanteras vid Lunds universitet. Dessutom väcker det stort intresse hos de personer som tar del av universitetets diarium. När en handling sekretessmarkeras ska relevant lagrum anges, dvs. det ska anges enligt vilken paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen som uppgifter i handlingen är sekretessbelagda. De paragrafer som är aktuella inom LU finns inlagda som en rullista i det fönster som öppnas när du sekretessmarkerar en handling. Registrera handlingen på ärendet. Följ instruktionerna i registrera handlingar. Klicka på ikonen med ett hänglås i funktionslisten högst upp på handlingskortet. När du gör det öppnas ett nytt fönster. Välj rätt lagrum i rullistan med samma namn. Klicka på spara. Kontrollera att handlings- samt ärendekortet är orangemarkerade och att ikonen med ett hänglås syns bredvid handlingen på ärendekortet. Notera att en sekretessmarkering i W3D3 enbart utgör en teknisk sekretess. Den verkliga sekressprövningen sker om eller när någon begär att ta del av handlingen.

35 34 Bild 25 Handlingskort med sekretessmarkering Makulera handling Har du av misstag registrerat en handling i ett ärende går det att makulera den. Klicka på soptunnan som finns till vänster om handlingen på ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas där du ska fylla i av vilken anledning du makulerar handlingen. Klicka därefter på Yes. Handlingen kommer nu, av säkerhetsskäl, att läggas i något som kallas seriens inkorg. Medarbetare på den centrala registraturen hanterar denna inkorg och tar bort handlingen därifrån. Det är därför viktigt att de får besked om varför du makulerar handlingen. På ärendekortet kommer det alltid att synas att en handling har varit registrerad och när och av vem den har makulerats. Bild 26 Dialogruta för att ange orsak till makulering

36 35 Bild 27 Notering på ärendekort om makulerad handling.

37 36 Att avsluta och arkivera ett ärende När ett ärende är färdigbehandlat skall det avslutas i W3D3. Det görs genom att kryssmarkera rutan Ad acta på ärendekortet. Det är endast användare med registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet på ärendet som kan ad acta ett ärende. Arbetsflödet i systemet bygger på att den användare som ad acta ett ärende också ansvarar för att omhänderta ärendet för arkivering. I praktiken skiljer sig rutinerna åt på olika institutioner/motsvarande. På vissa ställen är det ärendets handläggare som ansvarar för arkiveringen, medan det på andra ställen är en eller några medarbetare med registratorsbehörighet som ansvarar för arkiveringen. När ett ärende är ad acta syns den här markeringen till vänster om ärendet i en söklista. Tittar du på ett ärende som är ad acta märker du att det inte går att registrera nya handlingar eller ändra uppgifter på ärendekortet. Att ta omhand ett ärende för arkivering innebär: Att du säkerställer att alla handlingar som tillför ärendet sakkunskap finns registrerade i ärendet. Att samtliga pappersorginal i ärendet finns inskannade i W3D3, samt att dessa arkiveras i en ärendemapp. Att rutan Ad acta kryssmarkeras på ärendekortet i W3D3. Klicka sedan på spara. För ärenden som endast innehåller handlingar som inkommit till, eller upprättats hos oss, i digitala format räcker det att avsluta ärendet i diariet. Handlingarna förvaras i W3D3 tills de förs över till vårt e-arkiv. Handlingar som inkommer till universitetet på papper och handlingar som upprättas inom universitet där det krävs en signatur för att vara giltigt (t.ex, avtal, protokoll) måste arkiveras i det fysiska arkivet. I det första fallet eftersom vi är skyldiga att bevara det som inkommer till oss i originalformat, i det andra eftersom vi behöver bevara våra juridiskt giltiga dokument. För ärenden som innehåller pappersorginal ska ett ärendekort skrivas ut från W3D3. Pappershandlingarna läggs i ordning bakom ärendekortet och förvaras i löpnummerordning tillsammans med institutionens/motsvarande övriga diarieförda handlingar. Det är enbart pappersorginalen som behöver arkiveras tillsammans med ärendekortet. Eventuella digitala original förvaras i W3D3 tills de förs över till vårt e-arkiv. I sökbyggaren går det att ta ut en lista över de ärenden som innehåller handlingar där pappersoriginal förekommer. Läs mer i avsnittet, Att söka i diariet. Skriva ut ärendekort När du har ad acta ett ärende måste du skriva ut ett ärendekort i de fall det förekommer originalhandlingar på papper i ärendet. Klicka på ikonen i funktionslisten på ärendekortet. Välj alternativet ärendekort. Skriv sedan ut ärendekortet och sortera originalhandlingarna på papper bakom ärendekortet. Förekommer det även digitala originalhandlingar i ärendet bevaras dessa i W3D3 tillsvidare.