Det sociala intranätet som kulturbärare?

Transkript

1 1

2 2

3 Petra Graus, webbstrateg sedan aug 2011 Kommunikationsstab, 5 medarbetare +1 chef Internkommunikation Press Kommunikationsstrateg 3

4 Pensionsmyndighetens uppdrag Administrera och tillhandahålla pensioner och pensionsrelaterade förmåner samt ge generell och individualiserad information om dessa. Verksamhetsbeskrivning

5 Vi har konkretiserat uppdraget Rätt pension i rätt tid till alla pensionärer Möjlighet för pensionsspararna att förstå, förutse och kunna påverka hela sin pension Enkel, neutral och pålitlig hjälp till pensionssparare Pålitliga fakta och analyser om pensioner till regeringen och andra intresserade Effektiv pensionsadministration till låg kostnad för alla pensionärer och pensionssparare 5

6 Pensionen består av flera delar

7 Vår vision Vi gör pensioner enklare så att alla kan leva i nuet Verksamhetsbeskrivning

8 Våra produktområden Ålderspension Inkomstpension, Premiepension Tilläggspension, Garantipension Bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd Bostadstillägg till pensionärer, Äldreförsörjningsstöd Efterlevandepension Övriga Änkepension, Barnpension, Omställningspension, Efterlevandelivränta Frivillig pensionsförsäkring, Sjömanspension Verksamhetsbeskrivning

9 Ung myndighet Pensionsmyndigheten startade i januari 2010 Ålderspension hanterades av försäkringskassan (75% av personalen) Premiepensionen hanterades av PPM (25% av personalen) 9

10 Vi finns i hela Sverige Vi finns på 8 orter: Luleå, Söderhamn, Gävle, Stockholm, Karlstad, Växjö Halmstad och Visby Cirka medarbetare Det finns cirka 90 servicekontor Servicekontoren är ett samarbete mellan: - Försäkringskassan - Skatteverket - Pensionsmyndigheten Verksamhetsbeskrivning

11 11

12 Intranätets effektmål Få medarbetarna att i högre grad använda webb-baserade verktyg Bidra till att ge och öka kunskaperna om hela pensionssystemet Bygga en gemensam kultur Vara den centrala informationskanalen Orangeriet

13 Bygga en gemensam kultur -två kulturer till en, intranätets roll Kommentarer Fredagsutgåva Ortsidor och ortnyheter Bloggar Rösta och tävlingar Frågor och svar Orangeriet

14 Kommentarer Alla sidor har kommentarmöjlighet Till en början anonyma En person kapade ett namn och skrev under en annan persons namn Nu är namn obligatoriskt Sidans faktaansvarig får automatisk notifikation om att det finns en kommentar på sidan Faktaansvarig ska svara på intranätet och inte via mejl 14

15 Kommetarer Vi har inte behövt ta bort någon kommentar, utom när det av misstag kommit med personnummer eller dubbla kommentarer Sidor (nyheter) med kommentarer har alltid fler besökare 15

16 Typer av kommentarer Till en början många negativa kommentarer Frustrerade när inte saker fungerade som de skulle när myndigheten skapades Har delvis förändrats Glada tillrop och gratulationer Frågor och klargöranden Fortfarande en del negativa 16

17 Pensionsmyndigheten officiellt invigd Igår invigdes Pensionsmyndigheten officiellt i samband med ett öppet hus på stockholmskontoret. - Hoppas ni på HK hade en trevlig dag. Här "på golvet" hade vi inte ens hört talas om någon invigning. Tårta hade smakat gott!!! Lite uppmuntran hade inte skadat när telefonerna ringer hela tiden och vi känner stressen över att inte hinna med det som vi borde hinna med. Betala ut pensionerna i tid t.e.x. - Håller fullständigt med dig. 17

18 -Hej! I ledningsgruppen vet vi att det varit och fortfarande är jättetufft. Under veckan har vi stundtals haft dubbelt så många samtal som Försäkringskassan hade motsvarande tid förra året. Många kommer inte fram, det blir köer och folk är irriterade och arga - och det suger kraft och energi Vi vet att ni gör ett stundtals mycket otacksamt jättejobb just nu. Håll ut! Vi jobbar med tekniken, och samtalsmängden är på väg ned nu, även om måndagen säkert kommer att bli tuff också... -Som ni sett på Orangeriet kommer vi att ha en stor kick-off den 24 april för alla. Dessutom kommer Katrin och andra ur ledningsgruppen ut till varje ort nu under februari och mars, och "inviger" på respektive ort. Då blir det tårta! Det är ni värda. 18

19 -Vi i Luleå ser fram mot invigningen och tårta och missunnar inte heller HK detta. -Bra reportage från invigningen och en fin symbolisk handling att plantera ett apelsinträd. Sen vill jag påminna om att HELA myndigheten är inbjuden till kick off i Stockholm i april. Det räcker gott och väl för mig i allfall." 19

20 Och som frågor & svar och förtydliganden -Vilket lösenord? -För inloggning i Netwise Quick och Office Web: Ange ditt anknytningsnummer (fyra siffor) lösenordet är blankt (tills du ändrar det själv). 20

21 Stäng gärna av datorn då du går hem - Med hänsyn taget till hur lång tid det tar att starta upp datorerna, och därmed lång tid innan jag har åtkomst till MinTid, förutsätter jag i så fall att inloggningen i MinTid flyttas ytterligare bakåt? -Är det någon som räknat på kostnaden att alla måste starta, logga in och starta sina program varje dag? Som andra påpekat så tar det lång tid. -Tack för denna självklara åtgärd som sparar både pengar och miljö! Alla myndigheter och kommuner borde ta efter. Tänk om Stockholms Stad med PC kunde göra samma sak. Då kunde vi snart stänga ett kärnkraftverk Stang-garna-av-datorn-da-du-garhem.html 21

22 Pensionstårta i torsdagens Plus i SVT1 Missa inte Plus i SVT1 kl torsdag 23 februari då programmet greppar vårt orange kuvert. Från oss så ger informatören Monica Peterson experttips. -Nyttigt och underhållande - Bra informerat Monica! -Tack Jeanna, det var nervöst :-) -Det märktes inte. Du gör det här så bra, Monica! 22

23 23

24 Viktigt för vårt varumärke att alla använder Office Key -Fax-mallen i Office Key är inte bra. Teckenstorleken är så pass liten att den riskerar att förvrängas till oläslighet vid faxöverföringen. Det handlar ofta om telefonnummer och adresser där det är viktigt att man kan läsa varje tecken. Kan man överväga att förstora texten en aning? -Hej Ylva, lägg in ett ändringsförslag i Slussen eller kontakta Doris Roos på Pensionsadministration så kan du få hjälp med detta. 24

25 Fredagsutgåvan Varje fredag byter intranätet utseende. 25

26 Fredagsutgåvan -mer bearbetade reportage som ska beröra många och vara kulturbärande Exempel: Nu är BT:s avarbetning äntligen i mål (1211) Vi sportar för miljoner (1442) Grattis! - 30 år i rikets tjänst (819) Kundvägledarna möter våra pensionärer och sparare (751) Två år senare så här blev det (780) Nu lanseras vår stora prognoskampanj (777) Ett steg till förenklad hantering av bostadstillägg (753) Vi har en riktigt bra traditionell försäkring (665) Vi svarar på Facebook om pension (605) Hjärtat i vår it-miljö datahallarna flyttar (503) 26

27 27

28 Och det som engagerar genererar också kommentarer 28

29 Bloggar Alla i ledningsgruppen bloggar En bloggare i veckan, en till två blogginlägg i veckan Besöksstatistiken säger att många läser bloggarna De genererar ofta positiva kommentarer I intervjuer säger många att de inte hinner läsa och önskar bloggare närmare deras yrkesroll Vi kommer införa fler bloggare 29

30 Bloggar Synliggöra och ge ett ansikte till generaldirektören och hela ledningsgruppen De skriver alltid själva, inga spökskrivare De kan få tips från internkommunikation på ämnen och vinklingar Ofta personliga med en twist mot det dagliga arbetet och aktuella händelser 30

31 Nyheter per ort och ortsidor På startsidan kan vi välja om alla ska se en nyhet eller om den ska vara synlig för en eller flera orter Varje ort har en egen sida På ortsidan samlas alla nyheter rörande respektive ort Orterna presenteras Ortsspecfik information Övriga medarbetare kan se vad som händer på andra orter Alla redaktörer kan publicera nyheter på startsidan 31

32 Tävlingar I somras hade vi en fototävling som blev en snackis Rösta på din favorit i sommarens fototävling 32

33 Röstningsfunktion Vi har lagt in en röstningsfunktion på fredagsutgåvan vid ett flertal tillfällen Gensvaret har varit lite trögt 33

34 Frågor och svar En frågor och svarfunktion som vi kallar Slussen Ställa frågor Lämna förbättringsförslag En slussvakt per område Experter svarar på intranätet 34

35 Så, är det sociala intranätet en kulturbärare? Ja, det anser vi. Arbetet har just börjat. Vi har fortfarande mycket att arbeta med för att nå en gemensam kultur på Pensionsmyndigheten Arbetet med gemensam kultur pågår med flera olika aktiviteter Intranätet är en del i det arbetet 35

36 Kommentarer synliggör stämningar och ger utlopp för frustration, frågor, rättelser och glädje Fredagsutgåvan Binder samman människor genom att presentera olika verksamheter och orter Skapar en vi-känsla Bloggar Ledningen syns oberoende av var man sitter geografiskt Rösta och tävlingar Skapar engagemang 36

37 Ort-sidor Skapar gemenskap på orten 37

38 Utveckling Förbättra det vi har Struktur Metadata Dokumenthantering Redaktionell organisation 2013 Ny funktionalitet Samarbetsrum Kontaktkort med möjlighet att skapa relationer 38

39 Vi gör pensionen enklare några grundläggande råd för en bra pension 1. Arbeta så länge och mycket du kan 2. Arbeta vitt 3. Ha tjänstepension via din arbetsgivare 4. Se över din pension en gång om året genom att göra en prognos Verksamhetsbeskrivning