Slutrapport: OP-3.2 O vergripande strukturreform av LKC, PKC och telefonva xel

Transkript

1 Genomförandekommittén för nya Polismyndigheten JU 2012:16 Slutrapport: OP-3.2 O vergripande strukturreform av LKC, PKC och telefonva xel

2 2 Innehållsförteckning Sammanfattning Bakgrund/uppdrag Syfte Utgångspunkter Uppdraget, Del Uppdraget, Del Genomförande Avgränsningar Nuläge LKC Uppdrag Organisation och resurs Belastning Teknisk bakgrund Nuläge PKC Uppdrag Organisation och resurs Belastning Teknisk bakgrund Nuläge Telefonväxel Uppdrag Organisation och resurs Belastning Teknisk bakgrund Alarmeringstjänstutredningen Alarmeringstjänstutredningens överväganden och förslag Remissbehandlingen av betänkandet Rikspolisstyrelsen remissyttrande Projektets synpunkter Övriga rapporter och tidigare erfarenheter Gemensam kommunikationscentral, Blekinge Kalmar, Kronoberg Polisens hanteringav anmälan om brott En effektivare ärendehantering för förbättrade verksamhetsresultat... 16

3 3 8.4 Granskning av kvaliteten i den brottsutredande verksamheten Åtgärder vid PKC för god kvalitet avseende det brottsutredande uppdraget Polisens syn på utredning av mängdbrott Brottsamordning Polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor Utredningsåtgärder på icke-kontorstid ALVA Prio 3-ärenden Samordning av polisens telefonifunktioner Utgångspunkter för en övergripande strukturreform Identifierade åtgärder och förslag till beslut inför 1 januari LKC Förslag till beslut avseende LKC PKC Förslag till beslut avseende PKC Växel Överväganden och förslag inför strukturreform Akut/Icke akut verksamhet Uppdelning och samverkan Regionala ledningscentraler (RLC) Regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC) En nationell telefonväxel Förslag till processansvar Kostnadsmässiga konsekvenser Bedömning av kostnader avseende RLC Bedömning av kostnader avseende RAUC Bedömning av kostnader avseende telefonväxeln Förslag till inriktningsbeslut Förslag till beslut avseende LKC/RLC inför Förslag till beslut avseende PKC/RAUC inför Förslag till beslut om övergripande strukturreform Utkast till direktiv för det fortsatta arbetet Uppdragsdirektiv till Rikspolisstyrelsen avseende interimistiskt RLC Uppdragsdirektiv till Rikspolisstyrelsen avseende RLC... 38

4 Uppdragsdirektiv till Rikspolisstyrelsen avseende RAUC Tidsplan... 39

5 5 Sammanfattning I denna slutrapport lämnas förslag på aktiviteter som måste genomföras för att verksamheten vid LKC, PKC och telefonväxlarna ska fungera från den 1 januari I aktiviteterna för PKC inkluderas ett förslag på utökat uppdrag enligt projektdirektivet. Dessutom lämnas förslag på aktiviteter avseende en framtida övergripande strukturreform. Den huvudsakliga innebörden i förslagen inför den 1 januari 2015 är att LKC i respektive regions huvudort utpekas som interimistisk regional ledningscentral (RLC) och att övriga LKC under en övergångstid blir lokala ledningscentraler (LLC). Vidare föreslås att PKC ska vara regionalt organiserat och få ett utökat uppdrag avseende förundersökningsverksamhet samt benämnas regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC). Beträffande telefonväxeln föreslås att den ska vara fortsatt nationell med tre stationeringsorter. Beträffande den övergripande strukturreformen föreslås att det i varje region ska finnas en regional ledningscentral (RLC) och ett regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC). RLC ska vara placerat i regionens huvudort. RAUC-verksamheten kan bedrivas på fler platser än vid respektive regionhuvudort men ska ha en driftsledning samlokaliserad med driftsledningen för RLC. Övergångsvis kan lokala ledningscentraler (LLC) finnas men på sikt ska dessa avvecklas. Projektet tar inte ställning till om det inom någon region ska finnas distansarbetsplatser inom RLC-organisationen. Verksamheten vid RLC ska syfta till att leda och samordna den fältoperativa verksamheten. Beträffande den händelsestyrda verksamhet som initieras via RLC ska inriktningen huvudsakligen vara att leda akuta fältoperativa åtgärder. Verksamheten vid RAUC ska syfta till att ta emot och upprätta anmälningar om brott, vidta initiala utredningsåtgärder, ärendefördela och genomföra brottssamordning av de ärenden som initieras vid RAUC. Därutöver ska den icke akuta verksamhet som initieras vid RLC i tillämpliga delar omhändertas vid RAUC. Verksamheten vid telefonväxeln ska syfta till ett renodlat telefonväxeluppdrag med främsta fokus på stärkt tillgänglighet, effektiviserad bemanning samt säkerställande av ett enhetligt utförande, bemötande och en god service. Projektet föreslår vidare att det ska finnas ett processansvar som ska syfta till att bygga upp och förvalta RLC- och RAUC-verksamheterna ur ett systemperspektiv i den nya Polismyndigheten och att detta ska hanteras av den nationella operativa avdelningen (NOA). Rapporten innehåller förslag på inriktningsbeslut samt förslag på uppdragdirektiv för genomförande av inriktningsbesluten. Rapporten avslutas med en schematisk tidsplan för planering och genomförande av förslagen. Projektet redovisade den 2 december 2013 en delrapport till projektägaren. Enligt dennes önskemål har delrapporten inarbetats i denna slutrapport.

6 6 1 Bakgrund/uppdrag Den nya Polismyndigheten ska inleda sitt arbete den 1 januari Den särskilde utredaren Thomas Rolén har till uppgift att besluta om och genomföra de åtgärder som krävs för bildandet. Till sin hjälp har han ett antal medarbetare som utgör genomförandekommittén. Som ett led i kommitténs arbete bildas projekt inom vissa områden. Thomas Rolén har i sitt ställe utsett Eva Årestad Radner till projektägare för projektet LKC (Länskommunikationscentral), PKC (Polisens kontaktcenter) och telefonväxeln. Projektägaren bestämmer vad som ska utföras i projektet och är mottagare av rapportering från projektet. Enligt direktivet "Ombildning av polisens till en sammanhållen myndighet, Ju 2012:16 ska utredaren besluta om andra övergripande strukturreformer, b1.a. vilka verksamheter som ska ledas och samordnas nationellt och vilka som ska koncentreras till färre ställen inom Polismyndigheten. I direktivet framgår som exempel på detta kommunikationscentraler. Utredaren ska även genomföra reformerna under uppdragstiden i den utsträckning det är möjligt och ange en tidsplan i de fall de ska genomföras senare. 1.1 Syfte Projektet ska i första delen lämna förslag på vilka aktiviteter som måste genomföras för att verksamheten vid LKC, PKC och telefonväxlarna ska fungera från 1 januari I andra delen ska projektet lämna ett förslag på hur den framtida verksamheten inom LKC, PKC samt telefonväxlarna ska organiseras samt ledas och styras baserat på regionbeslutet. Projektet ska också beakta de utvecklingsbehov som finns i denna verksamhet. Exempel på detta är om Kommunikationscentralerna ska vara mer uttalade ledningscentraler och hur utredningsverksamheten i och genom PKC kan utvecklas med brottssamordning, förundersökningsledning och initiala utredningsåtgärder. 1.2 Utgångspunkter Av beslutet inom fas 2, framgår att Polismyndigheten ska indelas i sju polisregioner. Polisregionerna ska ha helhetsansvar för polisverksamheten inom ett angivet geografiskt område. Ansvaret omfattar såväl utredningsverksamhet som brottförebyggande verksamhet och service, om inte annat bestäms i särskild ordning. Av inriktningsbeslutet framgår att en strukturreformering av LKC, PKC samt telefonväxlarna, med ikraftträdande den 1 januari 2015, inte är möjlig att genomföra b1.a. på grund av it-hinder. De förbättringsåtgärder som kan vidtas redan innan strukturreformeringen inom ex. förundersökningsledning och samordning ska genomföras per den 1 januari Det finns dock ett behov av en reformering av LKC, PKC och telefonväxlarna efter Utgångspunkt för en reformering ska vara verksamhetens behov, förbättrad tillgänglighet för allmänheten och en ökad effektivitet i brottsbekämpningen såväl för utredningsverksamheten, som i den brottsförebyggande verksamheten. Hur LKC, PKC och telefonväxlarna ska organiseras och lokaliseras i Polismyndigheten är en fråga med för- och nackdelar oavsett vilken lösning man väljer. Därför ska bland annat geografisk närhet till verksamheten, resurs- och försörjningsbehov, regionpolischefens helhetsansvar för verksamheten i regionen, stordriftsfördelar och tekniska lösningar beaktas. Såväl för- som nackdelar ska belysas och särskilt de kostnadsmässiga konsekvenserna av förslaget ska analyseras och redovisas. 1.3 Uppdraget, Del 1 Uppdraget består av att identifiera vilka åtgärder som behöver vidtas för att verksamheten vid LKC, PKC samt telefonväxlarna ska fungera fr.o.m. 1 januari Utifrån de åtgärder som identifierades ska ett utkast till direktiv för det fortsatta arbetet redovisas.

7 7 Därutöver ska även ett förslag till en utökad förundersökningsledning och beredning vid PKC samt en brottsamordningsfunktion tas fram med ett planerat genomförande per den 1 januari Redovisningen har skett i form av projektets första delrapport vilken överlämnades till projektägaren den 30 november Den har arbetats in i denna slutrapport. 1.4 Uppdraget, Del 2 Parallellt med att de åtgärder som måste vidtas inför 1 januari 2015 ska ett arbete bedrivas inom uppdraget med syfte att ta fram ett förslag till reformering/utveckling av verksamheten som bedrivs vid LKC, PKC och telefonväxlarna. Uppdraget omfattar att utreda frågan om det ska finnas en ledningscentral och ett kontaktcenter i varje region under ledning av regionpolischefen. I uppdraget ingår även att behandla frågan om det till varje region också ska kopplas en telefonväxel med i första hand regionalt ansvar eller om växeln ska vara nationell med tre stationeringsorter. Förslaget ska utgå från verksamhetens behov, bidra till förbättrad tillgänglighet för allmänheten, en ökad effektivitet och kvalitet i brottsbekämpningen såväl för utredningsverksamheten, som i den brottsförebyggande verksamheten. Det ska särskilt beaktas att brottsutredningsverksamheten vid PKC behöver utvecklas med en bättre brottsamordning och ett bättre brottsofferbemötande. I PKC ska det också finnas kapacitet att leda förundersökning initialt. Även förmågan att omhänderta och i realtid adressera underrättelseuppslag är ett viktigt utvecklingsområde som har starka kopplingar till projektet OP-3.l Underrättelseledd operativ gränslös samverkan. Kunskapsinhämtningen ska beakta tidigare gjorda erfarenheter från genomförda strukturprojekt samt av Rikspolisstyrelsen tidigare gjorda samt pågående utredningar. Även Alarmeringstjänstutredningens betänkande 2013:33 och remissbehandlingen av denna bör beaktas. Sammanställningen ska redovisas till genomförandekommittén. Uppdraget ska resultera i ett utkast till direktiv och tidsplan för genomförandet. Redovisningen ska ske till projektägaren senast den 20 december Genomförande Med anledning av Projektdirektivet OP-3.2 har Riksspolisstyrelsen i beslut VLK 78/13 bemannat projektet enl. följande: Ebba Sverne Arvill RPS/RA som projektledare OP-3.2 och Gunnar Grönkvist RPS/PoA som sekreterare OP-3.2. Därutöver består arbetsgruppen av Liselott Ringborg RPS/RA, Håkan Karlsson RPS/PoA, Per Gobom RPS/EA, Magnus Lundberg RPS/HR, Ulrika Astborn Björkman RPS/PVS, Kenneth Edholt RPS/RKP, Lars Lindahl RPS/PVS, Micael Säll Lindahl Samo Nord, Lars Wahlberg Samo Nord, Mats Lagerblad Samo Bergslagen, Anneli Einarö Samo Mitt, Pia Sjunnegård Dahlbom, Samo Stockholm, Josefin Claesson Samo Öst, Pia Hjalte Samo Väst, Hans Kjaersgaard Samo Syd, Fredrik Pahlberg PKC Samo Stockholm, Eva Lundström Åklagarmyndigheten, Niklas Sannerholm Åklagarmyndigheten, Martin Åberg Polisförbundet, Lars Modig Saco-S, Malin Bengtsson SEKO och Pär Renberg ST. Arbetsgruppen har haft tre heldagsmöten, tisdagen den 12 november, tisdagen den 26 november samt tisdagen den 10 december Projektledaren och sekreteraren har därutöver sammaträffat med och inhämtat underlag från andra pågående projekt och verksamheter inom såväl Genomförandekommittén som Rikspolisstyrelsen.

8 8 Projektet har identifierat gränsytor och haft möten, kontakt eller inhämtat information avseende följande pågående projekt: OP-3.1 Underrättelseledd operativ gränslös samverkan OP-3.3 Brottsoffer- och personsäkerhetsarbete OP-4 Utredningsverksamheten. OP-4.1 Brottssamordningsfunktioner HR-3 samt OP-7 En enhetlig nomenklatur IT-10 Anpassa behörighetsadministrationen IT-12 Polisens intranät Projektdirektiv Juridik JU-4 Dokumenthantering, diarium och registratur KF-1 IT-Kontinuitetsförmåga K-1 Säkra Krishanteringsförmåga Projektet har som underlag använt bl.a: Alarmeringstjänstutredningen (SOU 2013:33) RPS Rapport A /13: Polisens hantering av anmälan om brott, Slutrapport för Samtel/ Samlokalisering av Polisens Telefonistfunktioner, dnr: /2012. Projektet har redovisat del 1 i en delrapport vilken överlämnades till projektägaren den 30 november Förslagen i den första delrapporten har arbetats in i denna slutrapport. 3 Avgränsningar Principerna för hur den framtida styrningen och uppföljningen av den nya Polismyndighetens verksamhet i praktiken ska bedrivas är ännu inte är fastställda. Projektet har därför inte lämnade något fullständigt förslag till hur enhetlighet och resurstilldelning ur ett nationellt perspektiv ska uppnås. Vidare har projektet inte heller berört struktur och former för genomförande av de direktiv som förslås i rapporten ex. risk- och konsekvensanalyser, ekonomisk styrning eller redovisningsmodell. Projektet har som grund för de beräkningar av resurser, vilka i sin tur bildar underlag för bedömningar och för utkast till fortsatta direktiv, utgått från nuvarande mål avseende svarstider för PKC. När det gäller förslag avseende regionala ledningscentraler förutsätter projektet att förslagen i SOU 2012:78 avseende förordning med instruktion för den nya Polismyndigheten och Polisförordningen genomförs. Projektet har även avgränsat sådana arbetsrättsliga överväganden som blir följden av den generellt sett omfattande omställningen ex. vilken nivå av arbetstagarorganisationerna, centrala eller lokala, som ska informeras och förhandlas med samt om det åligger nuvarande Polismyndigheter, den särskilde utredaren eller de tillträdande regionchefernas uppdrag. Genom de förslag som redovisas längre fram i rapporten kommer den operativa regionala ledningsfunktionen (vakthavande befäl) och PKC att få en väsentlig roll vid framtagande av nationell och regionala lägesbilder. Då denna fråga hanteras inom ramen för Projekt OP-3.1 behandlas den inte i denna redovisning. Då projektdirektivet gäller en övergripande strukturreform av LKC, PKC och växeln är det projektets uppfattning att förslagen och utkasten till direktiv inte ska vara alltför detaljerade.

9 9 Projektledaren har efter avstämning med Projektägaren gjort bedömningen att följande områden och verksamheter är avgränsade då de hanteras av andra projekt eller kommer att hanteras under genomförandet fram till 1 januari 2015: Nationell operativ ledningsstruktur ex. Rikskommunikationscentral, nationellt vakthavande befäl. Yttre ledning av den operativa verksamheten inkl. mobila ledningssystem s.k. Ledningsbussar. Trots att den nya Polismyndighetens nomenklatur i dagsläget ännu ej är beslutad har projektet ändå valt att redan i den första delrapporten föreslå vissa framtida benämningar i syfte att göra projektets redovisning användbar i det fortsatta arbetet under Projektet har i sina kontakter med Nomenklaturprojektet fått vetskap om vissa förslag avseende nomenklatur för de framtida ledningscentralerna. Projektet har valt att behålla den nomenklatur som användes i den första delrapporten trots att denna inte helt överensstämmer med nomenklaturprojektets förslag. Anledningen till detta är att projektets rapporter ska kunna förstås i ett sammanhang. 4 Nuläge LKC 4.1 Uppdrag Uppgiften för Länskommunikationscentralen (LKC/LC) är att leda den händelsestyrda utrycknings- och ingripandeverksamheten. LKC består av två huvudfunktioner: En lednings- och beslutsfunktion: vakthavande befäl, VB. En sambandsfunktion: KC-befäl och LKC-operatörer. Lednings- och beslutsfunktionen vid LKC upprätthålls av vakthavande befäl, VB. Varje polismyndighet ska ha ett VB vilket regleras i 2 kap. 16 polisförordningen. VB har en vidsträckt befälsrätt för fullgörande av vaktuppdraget. Uppdraget kan definieras som ett ansvar för att polisiära uppgifter som inte kan anstå utförs inom polismyndigheten, dygnet runt, året runt. Verksamheten styrs bl.a. av Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om radioutrustning och kommunikationscentraler FAP 140-1( RPSFS 2010:4). Därutöver finns som regel KC-befäl eller LC-befäl vilka delvis arbetar som operatörer och delvis arbetsleder andra operatörer. I vissa polismyndigheter finns biträdande vakthavande befäl med motsvarande funktion som KC-befäl. LKC ansvarar för ledning och samband avseende den händelsestyrda verksamheten samt är ett informationsstöd till den händelsestyrda verksamheten, till den planlagda verksamheten, till stabsverksamheten samt till VB. Alla 112-samtal (SOS) samt samtal som vidarekopplats från PKC och växeln via liksom alla interna samt externa larm tas emot av LKC. En LKC-operatör upprättar och dokumenterar inkomna ärenden i IT-systemet System for Tasking and Operational Resource Management, STORM. Dokumentationen sker i form av en händelserapport (HR). Inkomna telefon- och radiosamtal prioriteras av KC-befälet och en bedömning görs av vilken typ av insats som ska utföras. Operatören ger även stöd och service till polispatruller genom ex. informationsstöd, efter- och avlysningar av fordon samt personer. Operatörerna biträder även patrullerna med beställningar av externa tjänster ex. fordonsbärgning, låssmeder och liktransporter. LKC kan lokalisera polisfordonen via GPS.

10 Organisation och resurs LKC finns vid 19 av landets 21 polismyndigheter. LKC för Polismyndigheterna i Skåne och Blekinge är sedan tidigare samlokaliserad i Skåne. Samlokalisering har även genomförts vid Polismyndigheterna Kalmar och Kronoberg där LKC är placerat i Kalmar. VB-funktionen bemannas med erfarna och särskilt vidareutbildade poliser. Enligt polisförordningen ska VB vara polis. LKC-operatörerna kan vara såväl civilanställda som poliser. Enligt 5 kap. 2 FAP är endast den som med godkänt resultat har genomgått den av Rikspolisstyrelsen beslutade utbildningen för LKC-operatör behörig att tjänstgöra i motsvarande befattning. Utbildningstiden är 12 veckor för poliser och 20 veckor för civilanställda. Bemanningen vid landets samtliga LKC enligt BESTA-kod per den 31 augusti 2013 är totalt ca 800 personer, varav 350 är poliser. 4.3 Belastning Verksamheten vid LKC bedrivs dygnet runt alla dagar i veckan (s.k. 24/7-verksamhet). LKC tar emot ca samtal per år och upprättar ca HR. Av dessa HR utgör ca 26 % akuta ärenden (prioritet 1-2). Enligt Polisens servicestrategi är det nationella målet att 90 % av de prioriterade samtalen ska besvaras inom 15 sekunder och 90 % av övriga samtal inom tre minuter. Det görs ingen uppföljning av detta mål nationellt. De uppföljningar som görs lokalt mäter oftast medelvärdet för svarstiden. 4.4 Teknisk bakgrund Den nuvarande teknikplattformen för ledning och styrning av operativ personal i yttre tjänst är KC-polis. LKC-lokalerna är utrustade med server- och nätverksinfrastruktur för att kunna vara i stort sätt autonoma. Separata uppkopplingar till Rakel-infrastrukturen säkerställer fungerande radiokommunikation och dedikerade telefonväxlar per LKC säkerställer fungerande telefoni. RPS driver flera teknikprojekt, bl.a. CORA 3, i syfte att utveckla tekniken för LKC. Teknikprojekten innebär en anpassning till ny funktionalitet i radiosystemet RAKEL, nya versioner på operativsystem i servrar och pc-klienter samt införandet av ip-baserad telefoni. CORA 3 innebär också en möjlighet att ur teknisk synvinkel ha olika lösningar för ledningscentraler. Dels en typ där den tekniska infrastrukturen befinner sig i samma byggnad som ledningscentralen och dels en typ av fjärranslutna arbetsplatser med enbart operatörsbord som är kopplade till fullutrustade ledningscentraler via dedicerade höghastighetsnät. Teknikprojekten planerar pilotdrift under första kvartalet Nuläge PKC 5.1 Uppdrag Huvuduppdraget för Polisens Kontaktcenter (PKC) är att svara på inkommande samtal på telefonnummer och där ta emot och upprätta anmälningar om brott och tips samt lämna information. PKC hanterar också anmälningar via Polisens interaktiva medborgarservice, s.k. IMSE. När brottsanmälningarna och tipsen är inskrivna av PKCoperatörerna och godkända av förundersökningsledare vid PKC sänds de till respektive

11 11 polismyndighet för fortsatt handläggning. Förundersökningsledarna vid PKC har befogenhet att fatta förundersökningsbeslut endast gällande de brottsanmälningar som ska handläggas vid den polismyndighet där det PKC som tagit emot brottsanmälan är placerat. Verksamheten vid PKC styrs av Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om PKC, FAP (RPSFS 2013:13) samt Nationell rutinbeskrivning för PKC Rev. 3.3 (uppdaterad ). 5.2 Organisation och resurs PKC är koncentrerat till sju polismyndigheter och är bemannat av operatörer (civilanställda) förundersökningsledare (poliser), avseende sommaren 2013, enligt följande bild: Grundkravet för en operatör är gymnasieutbildning. Ett antal av operatörerna har eller planeras att genomgå Polisens grundläggande utbildning för civila utredare. Det är generellt sätt stor omsättning av PKC-operatörer men det finns för närvarande inga svårigheter att rekrytera sådana operatörer. Sommartid sker vikarieförsörjningen för operatörer genom säsongsanställda vikarier samt genom timvikarier vilka även kallas in under övriga tider på året. Rekryteringen av vikarier sker ex. bland polisstudenter samt från juristprogrammen och övriga högskoleprogram. Förundersökningsledarna vid PKC har eller planeras att genomgå Polisens nationella förundersökningsledarutbildning. I några PKC råder det brist på förundersökningsledare och det finns där svårigheter att rekrytera till funktionen. I storstadslänen är dock rekryteringsläget gott. Vikarieförsörjningen sker genom att övrig verksamhet i respektive PKC-län tillskjuter resurser. Utöver operatörer och förundersökningsledare finns ett antal funktioner för stöd- och ledningsverksamhet. 5.3 Belastning Verksamheten vid PKC bedrivs dygnet runt alla dagar i veckan (s.k. 24/7-verksamhet). De tre storstadslänen Stockholm, Västra Götaland och Skåne har bemanning dygnet runt medan övriga PKC har bemanning dag- och kvällstid. PKC hanterar ca 2,5 miljoner samtal och upprättar ca anmälningar per år. Det motsvarar ca 60 % av det totala antalet upprättade anmälningar. Vidare upprättar PKC drygt tips och underrättelseuppslag.

12 12 Enligt Polisens servicestrategi är det nationella målet att 90 % av samtalen ska besvaras inom tre minuter. Det faktiska resultatet ligger långt från de uppsatta målen. Med den prognos över samtalsfrekvens som finns för hösten 2013 (oktober december) bedöms att det behövs ca timmars producerad tid i telefonisystemen. PKC som delvis samplanerar i landet förfogar över ca timmar. Det kan således konstateras att Polisen inte kommer att nå målet under hösten om inte ytterligare resurser skjuts till. En viss resursförstärkning är planerad under Teknisk bakgrund Polisen ansvarar, genom Telia Sonera, för den tekniska lösningen för och bakomliggande teknik för talsvar och fördelning av samtal till PKC-operatörer. Polisen ansvarar för operatörernas utrustning (PC m.m.) och de lokala kommunikationsnätverken (LAN). Inkommande samtal via kommer till en funktion hos Telia för talsvarstjänster (VCC). Denna är i sin tur sammankopplad via polisens kommunikationsnät (DART 2) med en funktion placerad hos polisen för fördelning av samtalen till inloggade PKC-operatörer (Callguide). I talsvaret finns för närvarande fyra knapptryckningsval. 1 för brottsanmälan, 2 för tips och 3 för frågor om pass, öppettider eller allmänna frågor. Vissa val inom knappval 3 går till operatör och vissa är talstyrda. Vid knappval 0 eller vänta kvar går samtalet vidare till telefonistfunktionen (TVE). Vid särskilda händelser som berör allmänheten i större omfattning kan ansvarigt befäl på rikskommunikationscentralen (RKC) omgående aktivera knappval 9 där utvalda operatörer i en särskild kö kan lämna eller få information om händelsen. Callguide är en plattform för fördelning av samtal från VCC:n till den inloggade PKCoperatör som har rätt kompetens beroende på talsvarsvalet och har varit ledig längst. Eftersom PKC är nationell görs fördelningen utifrån alla inloggade operatörer i hela landet. Om VCC:n och/eller Callguide slutar att fungera hamnar samtalen hos telefonistfunktionen för manuell fördelning till PKC-operatörer. VCC:n kan kompletteras med flera knappval och befintliga knappval kan ändras, men förändringarna måste genomföras av Telia Sonera på Polisens uppdrag. Viss konfiguration kan Polisen genomföra själständigt. Förändringar tar från en dag till en månad att genomföra beroende på omfattningen. Det går att ändra så att Callguide fördelar inkomna samtal till ett specifikt PKC utifrån var den uppringande befinner sig istället för som idag till en nationell kö. Det går även att kombinera en regional styrning med en nationell fördelning vid höga belastningar, så kallad owerflow. 6 Nuläge Telefonväxel 6.1 Uppdrag Telefonväxelenheten (TVE) ansvarar för telefonsamtal som kommer in till växeln via Den uppringande väljer att tala med en telefonist genom att ange tonval 0 eller dröja kvar. Förutom samtal till och inom Polisen, till exempel när mottagaren har vidarekopplat till växeln, hanteras även samtal till och inom Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, Brottsförebyggande rådet samt Statens kriminaltekniska laboratorium, SKL.

13 Organisation och resurs TVE är sedan den 1 oktober 2013 en nationell enhet inom Polisens verksamhetsstöd (PVS) vid Rikspolisstyrelsen. Enheten består av ca 165 medarbetare fördelat på de tre orterna Stockholm, Göteborg och Malmö. På varje ort finns arbetsledning, växeloperatörer, administratör, utbildningsansvarig och planeringsfunktion. TVE är bemannat enligt följande: TVE, Ledning och enhetsstöd, 1 enhetschef, controller och handläggare samt nationell processledare. TVE Malmö, 37 medarbetar varav 1 sektionschef, 3 gruppchefer, 1 utbildningssamordnare, 1 planerare, 2 DM-administratörer samt telefonister. TVE Stockholm, 58 medarbetare varav 1 sektionschef, 3 gruppchefer, 1 utbildningssamordnare, 1 planerare, 2 DM-administratörer samt telefonister TVE Göteborg, 60 medarbetare varav 1 sektionschef, 3 gruppchefer, 1 utbildningssamordnare, 1 planerare, 2 DM-administratörer samt telefonister 6.3 Belastning Verksamheten vid telefonväxeln bedrivs dygnet runt alla dagar i veckan (s.k. 24/7- verksamhet). TVE hanterar ca 3,3 miljoner inkommande samtal årligen. Därutöver hanteras en stor mängd s.k. återanrop. Sammanlagt uppgår de hanterade samtalen till 5,2 miljoner årligen. Verksamhetsuppföljningen för TVE görs veckovis och månadsvis både i separata och sammanslagna mätningar. Den genomsnittliga svarstiden under oktober 2013 var 36 sekunder och behandlingstiden var 54 sekunder. 82 % av samtalen besvarades inom 60 sekunder. 6.4 Teknisk bakgrund Telefonin köps av Telia som en tjänst och bygger på ett system från Aastra. Hårdvaran i form av växlar ägs av Polisen och finns utplacerade företrädesvis på huvudorterna i länen. Mindre polisbyggnader har ingen egen växelutrustning. Fasta telefoner på mindre ställen är direkt kopplade till länets huvudväxel. En användare kan också vara ansluten till telefonväxelsystemet via integrerad mobiltelefoni (Office Extension). I övrigt fungerar telefonin såsom beskrivs för och PKC. Polisens telefonistfunktion bedrivs på tre ställen i landet; Stockholm, Göteborg och Malmö. Respektive telefonistställe ansvarar för samtal avseende ett utpekat antal polismyndigheter. Den nuvarande tekniska lösningen medger inte en nationell telefonkö. Det går att med några veckors förberedelser flytta en polismyndighet från ett telefonistställe till ett annat. Polisens telefoni kommer under 2014 att bytas ut till en helt ny teknikplattform baserad på standardiserad ip-telefoni. Bytet är en förutsättning för fortsatt drift då support och utbyggnadsmöjlighet av det nuvarande systemet upphör under Den ip-baserade lösningen kommer initialt inte att medföra några förändringar för användarna, men tekniken framtidssäkras och ger en högre driftsäkerhet än idag. Exempel på framtida möjligheter är integration med Polar-konceptet med t.ex. videokonferens direkt i pc:n. I samband med införandet av den nya plattformen under 2014 kommer antalet anknytningar att ses över och ca fasta telefoner bytas ut mot ip-telefoner.

14 14 Fler användare bör av effektivitets- och ekonomiska skäl gå över från fast telefoni till enbart mobiltelefoni med anslutning till växelsystemet via Office Extension. För telefonistfunktionen innebär den nya tekniken att det går att ha en nationell kö, där alla telefonistställen kan ta emot samtal från en gemensam kö och koppla till anknytningar i hela landet. 7 Alarmeringstjänstutredningen 7.1 Alarmeringstjänstutredningens överväganden och förslag I enlighet med projektdirektivet för OP-3.2 har projektet tagit del av och beaktat Alarmeringstjänstutredningens betänkande En myndighet för alarmering (SOU 2013:33). Alarmeringstjänstutredningen har haft regeringens uppdrag att se över samhällets alarmeringstjänst i syfte att säkerställa att alarmeringstjänsten fungerar på ett effektivt, säkert och ändamålsenligt sätt. En central utgångspunkt har varit att säkerställa den enskildes möjlighet att komma i kontakt med samhällets räddningsorgan och få snabb hjälp i en nödsituation. En annan utgångspunkt har varit att en samordnad alarmeringstjänst ska eftersträvas för att främja stärkt samverkan, minimera hanteringstider och skapa förutsättningar för ett optimalt nyttjande av samhällets samlade resurser inom allmän ordning, säkerhet och hälsa. I utredningens direktiv betonas också att en samordnad alarmeringstjänst är en viktig grund för samhällets skydd mot olyckor och krisberedskap och för samordningen av lägesbild och resurser vid större händelser och kriser i samhället. Utredningens överväganden och förslag har fokus på följande åtgärder: Ökad nationell samordning och styrning av alarmeringen En statlig alarmeringsmyndighet Reglering av alarmering i lag En gemensam teknisk plattform utvecklas Samlad uppföljning och tillsyn av alarmeringsförhållanden Mot bakgrund av den problembild och de iakttagelser som framkommit, bedömer utredningen att den nationella styrningen över alarmeringsförhållandena behöver stärkas. Motivet är att säkerställa en säker, effektiv larmbehandling och likvärdiga förhållanden i hela landet. Styrningen ska präglas av ett tydligare helhetsperspektiv på den enskildes behov att få snabb och säker hjälp i en nödsituation. 7.2 Remissbehandlingen av betänkandet Enligt direktivet ska även remissbehandlingen av betänkandet beaktas. Projektet har vid upprepade tillfällen varit i kontakt med Försvarsdepartementet och efterfrågat remissammanställningen i aktuellt ärende. Försvarsdepartementet har slutligen den 13 december 2013 meddelat att remissammanställningen beräknas vara färdigställd först under början av 2014 varför den inte varit möjlig för projektet att beakta i denna slutrapport. Det har framkommit att ca 120 remissinstanser lämnat in yttranden.

15 Rikspolisstyrelsen remissyttrande RPS har i sitt yttrande A /2013, avseende Alarmeringstjänstutredningens betänkande, angivit att man delar utrednings uppfattning att det behövs en ökad nationell samordning och styrning av samhällets alarmeringstjänst och stödjer förslaget att alarmeringsfunktionen ska bedrivas i myndighetsform. RPS även framfört synpunkter inom vissa specifika områden; Avseende former för samverkan anser RPS att samhällsgemensamma alarmerings- och ledningscentraler ska skapas för att utgöra samhällets primära plattform för regional och nationell krisledning. Såväl vardagliga händelser som större kriser ska kunna hanteras. Centralerna ska utformas så att sektorsansvariga myndigheters egen personal direkt och under pågående larmbehandling får möjlighet att leda och styra sina egna respektive myndigheters resurser. I centralerna ska det finnas möjligheter för myndigheterna att bedriva stabsverksamhet såväl enskilt som gemensamt. Den föreslagna Alarmeringsmyndighetens larmoperatörer ska ansvara för mottagning av inkommande 112-samtal och ska ha möjlighet att omedelbart få biträde av andra myndigheters och aktörers samlokaliserade operatörer. Avseende teknikfrågor anser RPS att den föreslagna Alarmeringsutredningen bör få i uppdrag att äga och förvalta ett nytt framtida samhällsgemensamt ledningssystem samt även äga och förvalta Rakelsystemet. RPS tillstyreker dock inte utredningens förslag att Polisens nuvarande ledningssystem STORM, interimistiskt ska bytas ut mot SOS Alarms nuvarande system i väntan på ett nytt samhällsgemensamt system. Ett sådant interimistiskt byte som föreslås i betänkandet skulle för Polisens del medföra stora kostnader för utbildning, teknikanskaffning och uppdatering av information från befintliga system. RPS föreslår att frågan om ett interimistiskt systembyte utreds vidare för att utröna om det av såväl verksamhetsmässiga som ekonomiska skäl är försvarbart. 7.4 Projektets synpunkter Projektet gör bedömningen att det ännu inte går att avgöra vad förslagen i Alarmeringstjänstutredningens betänkande kommer att utmynna i då det inte är känt hur de ca 120 remissinstanserna yttrat sig och att det därmed inte heller går att förutse hur eller om regeringen kommer att agera i frågan fortsättningsvis. Allmänt anser projektet att förslagen är av en omfattande karaktär med höga kostnader som följd av ett eventuellt införande, vidare att ett stort antal aktörer berörs av frågan samt att ett genomförande av förslagen skulle pågå under ett okänt antal år. Mot denna bakgrund anser projektet att Genomförandekommittén och därefter den nya Polismyndigheten inte kan avvakta de förslag som denna slutrapport framlägger i avsnitt 14. Det är givetvis viktigt att Genomförandekommittén samt RPS fram till den 1 januari 2015 och den nya Polismyndigheten därefter nära följer Regeringskansliets fortsatta arbete med förslagen i Alarmeringstjänstutredningens betänkande.

16 16 8 Övriga rapporter och tidigare erfarenheter 8.1 Gemensam kommunikationscentral, Blekinge Kalmar, Kronoberg 1 I rapporten som senare låg till grund för sammanslagningen av kommunikationscentralerna i Kalmar och Kronobergs län belyses en mängd faktorer bl.a. säkerhet, sårbarhet, arbetsmiljö, omställning och rekrytering, teknik, lokaler, nyttoeffekter och tidsaspekter. Nettokalkylen visade att nyttan med sammanslagningen var begränsad i rationaliseringshänseende. Däremot ansågs en sammanslagning innebära ett antal kvalitets och tidsnyttor samt att dessa sammantaget gav ett betydande värde som motiverade en sammaslagning. 8.2 Polisens hanteringav anmälan om brott 2 I rapporten föreslås att Polisens kontaktcenter, PKC, ska besluta om de inledande förundersökning- och utredningsåtgärderna i anledning av brottsanmälningar som kommer till Polisen. Åtgärderna ska vidtas så snart som möjligt efter att anmälan har upprättats. PKC ska också ansvara för viss brotts- och ärendesamordning. Enligt rapporten blir de ärenden som överlämnas till polisregionernas utredningsverksamhet mer genomarbetade och får högre kvalitet samtidigt som polisens utredningsverksamhet blir effektivare. En annan konsekvens är enligt rapporten att endast de ärenden som bedöms ha förutsättningar för att utredas kommer att överlämnas till den övriga utredningsverksamheten. Därmed torde det totala ärendeinflödet till den verksamheten kunna minska med mellan hälften och två tredjedelar. En sådan ordning kräver endast en relativt sett mindre resursförstärkning för PKC medan resursbesparingen i den övriga utredningsverksamheten torde bli väsentligt större. I rapporten föreslås vidare att det ska finnas en PKC-enhet i varje region och att samtal till i första hand ska kopplas till den region där den uppringande befinner. Delar av förslagen i rapporten har behandlats i delredovisning 1 i det nu aktuella uppdraget och förslag har lämnats om en regionalisering av PKC samt ett utvidgat uppdrag vad gäller utredning och brottssamordning. 8.3 En effektivare ärendehantering för förbättrade verksamhetsresultat Ekonomiavdelningen vid Rikspolisstyrelsen har i två rapporter identifierat och redovisat hinder för en effektiv ärendehantering. I en slutrapport har en arbetsgrupp vid Rikspolisstyrelsen med utgångspunkt i dessa rapporter gjort en bedömning av vilka hinder som påverkar effektiviteten i ärendeflödet mest. 3 Arbetsgruppens bedömning är att brister vad gäller anmälan och initiala utredningsåtgärder samt arbetet med brottssamordningsfunktioner har störst påverkan på effektiviteten. Enligt slutrapporten finns brister såväl i anmälningar som tas upp av PKC som de som tas upp av polispatruller samt i utförandet av de initiala utredningsåtgärderna som vidtas av 1 Gemensam KC i G H K län, Polismyndigheten i Skåne, Rapport , AMS /04. 2 Polisens hantering av anmälan om brott Högre kvalitet, effektivare och mer enhetligt med utökat verksamhetsområde för Polisens kontaktcenter, Rikspolisstyrelsens rapport , A / En effektivare ärendehantering för förbättrade verksamhetsresultat, slutrapport daterad

17 17 polispatrullerna. Därutöver har brister identifierats avseende den initiala förundersökningsledningen, vilken inte anses vara tillräckligt aktiv. 8.4 Granskning av kvaliteten i den brottsutredande verksamheten I regeringens regleringsbrev för budgetåret 2012 avseende Åklagarmyndigheten respektive Rikspolisstyrelsen beslutade regeringen att Åklagarmyndigheten och Rikspolisstyrelsen skulle granska kvaliteten i den brottsutredande verksamheten. Uppdraget har redovisats i två rapporter Analys av resultatet för verksamheten utredning och lagföring samt Granskning av kvaliteten i den brottsutredande verksamheten. 4 I den först nämnda rapporten diskuteras bl.a. frågan om alla brott är utredningsbara (s. 14 f.) Den avslutande reflektionen blir att vissa brott är så genuint svårlösta att åtgärderna som skulle krävas för en utredningsframgång inte står i rimlig proportion till brottets svårhetsgrad. I den sistnämnda rapporten har ett antal nedlagda ärenden granskats. Beträffande t.ex. fakturabedrägerier konstatera efter granskningen att anmälningssättet torde sakna betydelse för kvaliteten i utredningarna. Vidare konstateras i rapporten att förundersökning i många fall inte inletts (av polismyndigheterna) trots att så borde ha skett (s. 26). Kritik riktas också mot bristande samordning i ärendena. 8.5 Åtgärder vid PKC för god kvalitet avseende det brottsutredande uppdraget I anledning av rapporten som behandlas i föregående avsnitt beslutades att göra en förstudie beträffande kvalitet i det brottsutredande uppdraget för PKC. Förstudien har gjorts av arbetsgruppen PKC i Metod- och utrustningsrådet (MUR). Förstudien består av två delar, en som framförallt angår utveckling av medarbetarnas kompetens och en som ger förslag på utveckling av verksamheten vid PKC genom bl.a. förändrade systembehörigheter och tydligare procedurer, rutiner och arbetsbeskrivningar. Vidare föreslås nya arbetssätt vid PKC avseende exempelvis brottssamordning samt ärendeinflöde till polismyndigheterna. I rapporten föreslås bl.a. att det ska inrättas en brottsamordning vid samtliga PKC med ansvar för egen myndighet och för en framtida region. MUR-rådet har beslutat att förstudien ska överlämnas till Polissamordningen för att införlivas i dess fortsatta arbete. 8.6 Polisens syn på utredning av mängdbrott I en nyligen publicerad rapport 5 belyser Brottsförebyggande rådet, BRÅ, utredningsprocessen för mängdbrott från anmälan till slutredovisning. Rapporten bygger på en omfattande enkätstudie där poliser i olika funktioner svarat på frågor samt på deltagande observationer, intervjuer och analys av registerdata. Vad som framförallt lyfts fram i rapporten är brister i den inledande fasen av utredningsarbetet, det vill säga anmälningsupptagning och initiala utredningsåtgärder. Brå anser att bristerna finns såväl hos PKC som i patrullernas arbete på brottsplatser och efterlyser därför förbättringar inom båda dessa verksamhetsområden. 4 ÅM-A 2013/0556 och POA /12. 5 Polisers syn på utredning av mängdbrott, Brå 2013: 20.

18 18 Brå har inte funnit några påtagliga skillnader mellan hur stor andel som utreds av anmälningar upprättas vid PKC jämfört med på polisstationer, särskilt inte när hänsyn tagits till tiden från anmälan och brottets svårighetsgrad. Detsamma gäller antalet slutredovisade ärenden. Andelen inledda förundersökningar samt andelen slutredovisade ärenden är däremot högre när anmälan tas upp av polis i yttre tjänst. Dessa ärenden har dock andra förutsättningar att klaras upp eftersom det finns möjlighet till direkta förstahandsåtgärder på ett annat sätt än vid övriga anmälningsförfarande. När man så långt möjligt, studerar jämförbara anmälningar utreds och slutredovisas ärenden som initierats med Internetanmälningar, i lägst omfattning. 8.7 Brottsamordning I anledning av rapporten som behandlas i tidigare beslutades även att göra en förstudie om brottsamordning. Förstudien har utförts av arbetsgruppen för brottssamordning i Metod- och utrustningsrådet (MUR). I rapporten konstateras att brottssamordningsfunktionen ibland får kritik för att dess uppdrag är oklart samt att det förekommer en otydlighet och begreppsförvirring kring dess olika delar/moment samt var och när dessa bör utföras. Enligt rapporten tolkas och hanteras samordningen därför på olika sätt vid polismyndigheterna, något som skapar ineffektivitet. Förstudien konstaterar att ett flertal inspektioner och rapporter betonat vikten av brottssamordning och flera polismyndigheter har också, utifrån rekommendationer i PNU inrättat särskilda funktioner vilka ansvarar för brottssamordning. Enligt förstudien bör det finnas en enhetlig brottssamordning inom svensk polis med en grundstruktur på regional nivå, där varje region ska inrätta minst en gemensam brottssamordning. Förstudien poängterar även hur viktig alla medarbetares ansvar är för en välfungerande brottssamordning, där en kvalitativ anmälan, initiala/relevanta utredningsåtgärder samt aktiv förundersökningsledning är välkända framgångsfaktorer. MURrådet har beslutat att förstudien ska överlämnas till Polissamordningen för att införlivas i dess fortsatta arbete. 8.8 Polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor Under 2012 gjorde Rikspolisstyrelsen en uppföljande inspektion av polismyndigheternas handläggning av brottsofferfrågor. 6 I rapporten konstateras beträffande PKC att det inte finns någon annan enhet inom polisen som så ofta kommer i direktkontakt med brottsoffer. Enligt rapporten är därför verksamheten vid PKC viktig när det gäller att höja ingångskvaliteten i anmälningarna och uppmärksamma brottsoffers skyddsbehov. Förundersökningsledarna vid PKC har en nyckelroll i detta arbete. 8.9 Utredningsåtgärder på icke-kontorstid Ytterligare en inspektion som genomförts (2012) gäller polismyndigheternas förmåga att genomföra utredningsåtgärder under icke-kontorstid. I rapporten anges att i de fall det under icke-kontorstid inträffar grova brott eller då det finns ärenden med frihetsberövade genomför polismyndigheterna utredningsåtgärderna väl. För andra ärenden har myndigheterna inte prioriterat resurserna så att man i tillräcklig mån kan utföra åtgärder under denna tid. 6 Uppföljande inspektion av polismyndigheternas handläggning av brottsoffer frågor, Rikspolisstyrelsen, Inspektionsrapport 2012:6.

19 19 Inspektionen konstaterar att det ska vara behovet av att kunna vidta åtgärder i anslutning till brottet som bör vara styrande och inte arbetstidens förläggning. Enligt rapporten kan de flesta mängdbrott oftast utredas i direkt anslutning till att brottet har inträffat eller anmälts och tillgången till en aktiv förundersökningsledning är därför avgörande för en effektiv brottsbekämpning. Inspektionen konstaterar dock att trots uppenbara problemen med att uppnå tillräcklig förundersökningsledarkompetens under delar av dygnet och även under brottsfrekvent tid så saknas det en systematisk samordning av kompetensen med angränsande län. Vidare konstateras att operativ brottsanalys och forensisk analys inte utvecklats i tillräcklig omfattning samt att samordning av mängdbrottsärenden inte fungerar oavsett tidpunkt på dygnet ALVA Polismyndigheten i Skåne bedriver sedan hösten 2012 en försöksverksamhet i projektform. Projektet innebär att operatörer från Polisens kontaktcenter (PKC) arbetar mot STORM och besvarar icke akuta samtal. Projektet har fått namnet ALVA eftersom Alva har namnsdag den dag projektet startade. Bakgrunden till projektet är dels kunskapen om att enbart tjugofem procent av verksamheten vid Ledningscentralen (LC) har bäring på akuta händelser, LC:s negativa bemanningssituation samt polismyndighetens bristfälliga hantering vid utredning av mängdbrott. LC saknar förundersökningsledning inom den egna verksamheten medan PKC har denna funktion i sin organisation. Projekt Alva bedriver och utvecklar en försöksverksamhet där PKC-operatörer, som utbildats i Storm, arbeta med icke akuta samtal. Tillsammans med förundersökningsledare bedömer ALVA-operatörer sedan ärenden och inkomna tips i ett tidigt skede. Inriktningen är att fler brott ska klaras upp och att polispatruller ska snabbare anvisningar om vilka förstahandsåtgärder som ska utföras. Ärendena behandlas från början till slut eller tills ärendet överlämnas till en annan enhet inom Polisen. Alva underlättar därmed för LC att fokusera på ledning och styrning av akutverksamheten. Samtliga Alva-arbetsplatser är utrustade med Storm och Cortex. Operatörerna i projektet är dubbelkompetenta (Alva- och PKC-utbildade) och i vissa fall trippelkompetenta (Alva-, PKCoch växelutbildade.) Trippelkompetensen medfört en effektiv och god handläggning och förväntas även att minimera antalet överlämningar mellan PKC och LC, vilket sparar tid och ökar servicen till allmänheten. Genom projektet undersöks hur volymerna av icke akuta ärenden som idag hanteras på ledningscentraler, istället kan hanteras på annat sätt. Utgångspunkten är att flertalet av dessa kan hanteras av PKC och att det utökade samarbetet kan utmynna i stora samordnings- och effektivitetsvinster. Fokus för projektet är kvaliteten på tidiga förstahandsåtgärder och förundersökningsbeslut vid framförallt mängdbrott. Någon utförlig utvärdering av projektet har ännu inte skett.

20 Prio 3-ärenden 7 I rapporten anges att resurstiden för poliser i yttre tjänst är begränsad och att den inte räcker till för att arbeta med långtgående förstahandsåtgärder, planlagd verksamhet enligt PUM-A och samtidigt utföra prio 3-uppdrag som LC Kalmar/Kronoberg beordrar patrullerna på enligt nuvarande rutiner. Vidare konstateras att prio 3-händelser varierar i olika län och att Kalmar Kronoberg har väsentligt fler sådana än t.ex. Östergötland. I Skåne registreras ett lågt antal prio 3 men ett förhållandevis stort antal prio 4. Enligt rapporten kan en förklaring till detta vara att Skåne har andra tydligt utpekade mottagare av information i organisationen, exempelvis polisområden och PKC. I rapporten dras ett antal slutsatser och rekommendationer ges bl.a. om en översyn av bemanning och förtydliganden om ansvarsområden. Rapporten kommenterar och den s.k. Alva-metoden i Skåne men arbetsgruppen som står för rapporten anser inte att det finns utrymme för att tillföra en resurs för att inrätta en ALVA-grupp eller motsvarande Samordning av polisens telefonifunktioner Polisens telefonifunktioner är sedan den 1 oktober 2013 samordnade vid en nationell enhet inom Polisens verksamhetsstöd (PVS) vid RPS och lokaliserad på tre orter. Samordningen har genomförts i projektform; Samtel. I projektets rapport med förslag till införande 8 redogjordes för de åtgärder som behövde genomföras för att samordna polisens telefoni till orterna Stockholm, Göteborg och Malmö med Rikspolisstyrelsen som huvudman. Enligt det inriktningsbeslut som låg till grund för samordningen var syftet att öka tillgänglighet, effektivisera bemanning samt säkerställa ett enhetligt utförande, bemötande och en god service. En slutsats i rapporten är att verksamhetsnyttan med en samlokalisering av telefonistfunktionen och PKC då inte var tillräcklig med hänsyn till de ökade kostnader som detta skulle medföra. Enligt rapporten är respektive funktion specialiserad och komplex samt kräver särskild kompetens och utbildning och att det därför kan vara svårt att finna personal som till fullo behärskar båda funktionerna. I rapporten konstateras också att det finns vissa kommunikations- och informationsfördelar med en samlokalisering av de båda verksamheterna. I projektets slutrapport 9 har genomförande och uppnått resultat sammanfattas utifrån resultat, tid och kostnad. Dessutom har lärdomar som underlättar erfarenhetsåtervinning för kommande projekt dokumenterats i slutrapporten. 9 Utgångspunkter för en övergripande strukturreform Utgångspunkt för en reformering av verksamheten vid ledningscentraler, PKC och växel ska enligt projektdirektiven vara verksamhetens behov, förbättrad tillgänglighet för allmänheten och en ökad effektivitet i brottsbekämpningen såväl i utredningsverksamheten, som i den brottsförebyggande verksamheten. För att dessa utgångspunkter ska uppfyllas måste adekvata arbetsuppgifter utföras på ett resurseffektivt sätt och där de kan utföras med bäst kompetens. De sju polisregionerna ska ha helhetsansvar för polisverksamheten inom ett angivet geografiskt område. Ansvaret omfattar 7 Översyn av prio 3-ärenden i Kalmar och Kronobergs län, Rapport Samordning av polisens telefonifunktioner, Förslag på införande, Rapport, , PVS /12 9 Slutrapport för Samtel, Samlokalisering av Polisens Telefonistfunktioner, PVS /2012

21 21 såväl utredningsverksamhet som brottsförebyggande verksamhet och service, om inte annat bestäms i särskild ordning. Polisregionen leds av en regionpolischef. Detta förutsätter att regionpolischefen också kan förfoga över och leda hela den regionala resursen. Dagens arbetsfördelning mellan ledningscentralen och PKC grundar sig på en traditionell uppdelning av verksamheten med patrullerande polispatruller som är tillgängliga för LKC och som tar emot anmälningar från allmänheten på plats. Numera tas de flesta anmälningarna upp via telefon eller internet vilket inte synes ha beaktats i den nuvarande uppdelningen av verksamhetsansvaret. Detta behöver beaktas både i fråga om arbetsmetod och i fråga om arbetsfördelning. Andra frågor som bör ses över är den nuvarande arbetsmetodiken som innebär många överlämningar och dubbelarbete samt långa handläggningstider vilket bl.a. medför att ärenden måste läsas in flera gången och att bevisningen försämras. För att åstadkomma en snabbare, effektivare och mer kvalitativ handläggning bör så många åtgärder som är möjliga och lämpliga vidtas i ett så tidigt skede som möjligt. På så sätt kommer de ärenden som måste överlämnas för vidare handläggning inom andra verksamhetsgrenar att vara mer genomarbetade och ha högre kvalitet. Detta ökar i sin tur möjligheterna att nå ända fram till ett resultat i form av ett förundersökningsprotokoll och i slutändan en fällande dom. Projektets syn är vidare att telefonnummer 112 och ska betraktas som allmänhetens huvudsakliga initiala kontaktväg gentemot Polisen i samband med brott. När systemet för medborgarnas kontakter reformeras får inte bara effektivitet och rationalitet för Polisen beaktas utan även kundperspektivet. Det kan få allvarliga konsekvenser för den enskilde medborgaren om inte Polisen agerar professionellt oavsett vilken kontaktväg in i myndigheten som medborgaren väljer. Hur omfattande informationsinsatser som än görs så kommer alltid några personer att ringa i stället för 112 i akuta ärenden och tvärtom. Polisen måste snabbt kunna prioritera inkomna samtal oavsett hur samtalet når myndigheten. Det innebär att polisen inom rimlig tid och med en rimlig resurs måste kunna lotsa anmälaren till rätt instans vare sig han eller hon initialt har kontaktat en annan instans inom Polisen. I kundperspektivet ligger också att även icke akuta ärenden ska hanteras professionellt med återkoppling till den som har kontaktat Polisen. På så sätt kan förtroendet för Polisen öka. 10 Identifierade åtgärder och förslag till beslut inför 1 januari 2015 I detta avsnitt identifieras åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa verksamheten inför den 1 januari Åtgärderna består dels av inriktningsbeslut enligt avsnitt 14.1 och 14.2 som behöver fattas av den särskilda utredaren Tomas Rolén, dels av beslut gällande direktiv enligt avsnitt 15.1, 15.2 och LKC Aktiviteter som måste genomföras för att verksamheten vid LKC ska fungera den 1 januari 2015 berör dels den operativa ledningen och dels tekniska frågeställningar. Utgångspunkten är att några sammanslagningar av LKC, av tekniska skäl inte kommer att ske innan den 1 januari Det kommer därför att finnas mellan två och fyra LKC i respektive

22 22 region. Samtidigt är avsikten att regionpolischefen ska förfoga över den samlade regionala resursen. Det måste därför redan inför den 1 januari 2015 vara klarlagt vem som kan fatta beslut i frågor om ianspråktagande av regionens resurser i stort samt strukturer och lokalisering av lednings- och stabsfunktioner vid hantering av särskilda händelser m.m. Projektet föreslår därför att det beslutas att LKC i respektive regions huvudort utpekas som tillfällig regional ledningscentral (RLC) och att det regionalt ansvariga operativa befälet (vakthavande befälet) ska vara stationerat på RLC. Övriga LKC i regionen ska utses till lokala ledningscentraler (LLC) och ska vara underställda den regionala ledningscentralen. Nuvarande tekniska lösningar för LKC kan med konfigureringsändringar i RAKEL-systemet anpassas till projektets förslag för säkerställande av myndighetsbildningen. När de planerade tekniska förändringarna i KC-konceptet är genomförda skapas möjligheter till redundanta regionscentraler med eller utan undercentraler. Vidare föreslår projektet att ett uppdrag genomförs i syfte att beskriva hur den operativa ledningen, det s.k. vaktuppdraget 10, i en region ska utövas. Detta med särskilt avseende på definition av roll, ansvar och befogenhet för den nya funktionen; regionalt ansvarigt operativt befäl (vakthavande befäl) samt underliggande funktioner, möjligen benämnda LC-befäl. Uppdraget ska syfta till att ta fram underlag inför omställningsarbetet med arbetsordningen, de styrdokument och de tekniska förutsättningar som behövs för att stödja den beskrivna operativa ledningen. För att den nya Polismyndigheten initialt ska ha tillräckligt hög förmåga att hantera komplexa händelser måste metodik och organisation ha övats i sina nya funktioner. Planering och genomförande av övningsverksamhet måste genomföras i god tid. Till en följd av förändringarna av den operativa ledningen och organisationen måste även resurs- och kompetensfrågorna hanteras. Vidare måste avtalsförhållandena mot SOS Alarm och andra externa avtalsparter utredas samt vid behov revideras och omförhandlas Förslag till beslut avseende LKC Den särskilde utredaren bör senast den 15 januari 2014 besluta att: LKC i respektive regions huvudort utpekas som tillfällig regional ledningscentral (RLC) samt övriga LKC till lokala ledningscentraler (LLC). Ett regionalt ansvarigt operativt befäl (vakthavande befäl) ska finnas vid RLC. Uppdragen enligt utkast till direktiv i avsnitt 15.1 och 15.2 ska påbörjas under det första kvartalet Förslagen enl. SOU 2012:78, 37 andra stycket 5 ändring i förordning (201X:XX) med instruktion för Polismyndigheten: Vid Polismyndigheten ska finnas vakthavande befäl och 2 kap. 3 förslag till polisförordning (201X:XX9): I den utsträckning det behövs för vaktuppdraget utövar det vaktahavande polisbefälet befälet över varje annan polisman som tjänstgör inom ramen för vaktuppdraget utom över sin förman i uppdraget.

23 PKC Aktiviteter som måste genomföras för att verksamheten vid PKC ska fungera den 1 januari 2015 berör organisatoriska, verksamhetsmässiga och tekniska frågeställningar. PKC är idag organiserat så att det sorterar under sju av de nuvarande polismyndigheterna. Eftersom dessa upphör att vara självständiga myndigheter den 1 januari 2015 måste beslut fattas om organisationstillhörighet därefter. Utgångspunkten är enligt direktiven dels den nuvarande verksamheten, dels ett förslag om utvidgat uppdrag för PKC. Som framgår av projektets direktiv ska den nya polisorganisationen huvudsakligen bygga på en geografisk uppgifts- och ansvarsfördelning, det vill säga att regionen ska ha ett helhetsansvar för såväl utredningsverksamhet som brottsförebyggande verksamhet. PKC är en del av polisverksamheten såväl vad gäller service som anmälningsmottagning och utredning. Mot bakgrund av detta finns det starka skäl för att anpassa även verksamheten inom PKC i enlighet med dessa principer. Projektet föreslår därför att PKC ska ha en regional organisation och ett regionalt verksamhetsområde. Detta kommer att medföra en förändrad fördelning av resursen och att ett nytt PKC måste etableras i Region Bergslagen. Nuvarande tekniska lösning för PKC kan med konfigureringsändringar i Callguide anpassas till projektet förslag för säkerställande av myndighetsbildningen. En regional organisation för PKC innebär inte, enligt projektets bedömning, att verksamheten endast bör bedrivas vid de sju regionhuvudorterna. Inte minst av resursförsörjningsskäl, på såväl kort som lång sikt, kan det finnas fördelar med verksamhet på flera orter utifrån respektive regions förutsättningar. Däremot bör driftsledning för PKC i varje region vara samlokaliserad med driftsledningen för RLC. Enligt projektets direktiv ska ett förslag till utökat uppdrag för PKC tas fram. Projektet föreslår därför att PKC i sin nya regionala roll ska utföra initiala utredningsåtgärder, ärendefördelning och viss brottssamordning av de ärenden som initieras vid PKC. Det utökade uppdraget bör innebära att PKC ska hantera och fatta beslut i alla ärenden som kommer in via PKC. De förundersökningsledare som finns vid PKC ska efter granskning av brottsanmälan besluta om förundersökning ska inledas eller ej. Innan en förundersökning lämnas vidare ska lämpliga utredningsåtgärder genomföras vid PKC ex. sökningar i relevanta register, inledande förhör, komplettering av uppgifter avseende vem ett visst bankkonto tillhör och utredning om ytterligare bevismaterial (ex. filmer från övervakningskameror) finns tillgängligt. Den ärendefördelning och den brottssamordning som ska genomföras vid PKC avser de förundersökningar som initieras vid respektive PKC och ska ske i enlighet med regionala och nationella direktiv. Brottssamordningen avser dels samordning av förundersökningar med gemensam misstänkt och dels förundersökningar där andra samordningsvinster kan uppnås. Den mer långtgående brottsamordningen, brottsanalysen och forensiska analysen bör ske på polisområdesnivå i nära samverkan med utredningsverksamheten. Denna fråga hanteras inom ramen för projekt OP-4. Projektet förutsätter att metoder och organisation för brottsamordning i övrigt är framtagna inför 1 jan 2015 samt att det föreslagna utökade uppdraget för PKC då beaktas. PKC har idag en omfattande resursbrist i förhållande till sin uppgift och sina mål. Om verksamheten ska kunna upprätthålla sina nuvarande mål från den 1 januari 2015 måste resursförstärkningen påbörjas redan under En regional organisation innebär dessutom

24 24 en annan fördelning av resursen än den nuvarande. Mot bakgrund av den prognos som finns för belastningen bedöms att cirka 750 operatörer och 150 förundersökningsledare behövs för att uppnå de nuvarande målen. Med en lägre servicenivå mot allmänheten, innebärande en sänkning från dagens mål på 90 % besvarade samtal inom tre minuter till 80 % besvarade samtal inom fem minuter, minskar resursbehovet för PKC med ca 14 %. Med det föreslagna utökade uppdraget beräknas att ett resurstillskott på cirka 20 % krävs. 11 Detta innebär ett behov av ytterligare ca 150 operatörer/utredare och 30 förundersökningsledare. Det totala framtida behovet uppgår till 900 operatörer/utredare och 180 förundersökningsledare. Därutöver krävs en delvis utökad kompetens. Vid en preliminär beräkning baserat på regional belastning av samtal och brottsanmälningar i stort blir fördelningen per region, inklusive det utökade uppdraget, enligt följande bild: Region Operatör Fu-ledare Syd Väst Öst Stockholm Mitt Bergslagen Nord Beräkningen utgår från att samtliga sju PKC har 24/7-verksamhet vilket de inte har i nuläget. För att avgöra vilka PKC som ska ha 24/7-verksamhet behöver ett mer fördjupat analysarbete genomföras. Projektet har inte identifierat några tekniska beroenden som kan utgöra något hinder för en regional indelning och fortsatt drift av PKC även efter den 1 januari Projektet föreslår att ett uppdrag ska genomföras i syfte att beskriva hur den regionala organisationen samt det förändrade och utökade uppdraget, för PKC, påverkar kravet på kompetens och resurser. Uppdraget ska även ta fram underlag inför omställningsarbetet med arbetsordning, de styrdokument och de tekniska förutsättningar som behövs för att genomföra den förändrade verksamheten vid PKC. PKC i sin nuvarande form startades år 2005 när det gemensamma telefonnumret till Polisen infördes. Syftet med införandet var bl.a. att säkerställa en god service till allmänheten. De inkomna samtalen kopplades via växeln till en operatör som svarade på allmänna frågor och lämnade upplysningar. Operatörerna upprättade också förlustanmälningar och enklare brottsanmälningar utan känd gärningsman. Genom den utveckling som PKC genomgått sedan 2005 och de förslag som lämnas av projektet har uppdraget väsentligt förändrats. Den nuvarande benämningen Polisens kontaktcenter (PKC) speglar därmed inte den verksamhet som bedrivs och föreslås bedrivas. Projektet föreslår därför en ny benämning för PKC inom ramen för den nya Polismyndigheten; Regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC). 11 RPS Rapport A /13, Polisens hantering av anmälan om brott

25 Förslag till beslut avseende PKC Den särskilde utredaren bör fastställa att: Varje region ska ha ett Regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC) med ett regionalt verksamhetsområde. Uppdraget för RAUC ska omfatta nuvarande uppdrag för PKC samt även omfatta initiala utredningsåtgärder, ärendefördelning och brottssamordning av de ärenden som initieras vid RAUC. Regionpolischeferna i samverkan med nuvarande länspolismästare ska påbörja resurssäkringen för RAUC under 2014 för att säkerställa verksamheten inför 1 januari Regionpolischefen i region Bergslagen i samverkan med nuvarande länspolismästare ska påbörja etablerandet av ett RAUC i regionen för att så långt möjligt uppfylla kraven inför 1 januari Ett uppdrag enligt bilagda direktiv ska påbörjas under det Q Växel Växeln är idag nationell. Några särskilda åtgärder för att verksamheten ska fungera även efter 1 januari 2015 krävs därför inte. I dag är växeln organiserad under Polisens verksamhetsstöd, PVS. Det är inte klart om denna organisation kommer att kvarstå i någon form. I avsnitt 11.4 hanteras projektets uppdrag att se över om växeln ska organiseras nationellt eller regionalt. Det planerade bytet av telefonisystem under 2014 är en förutsättning för att säkerställa starten av den nya polismyndigheten. 11 Överväganden och förslag inför strukturreform Verksamheterna inom ledningscentralerna, LKC och Polisens kontaktcenter, PKC har många beröringspunkter. Tillsammans med växeln är de mottagare för allmänhetens telefonsamtal med Polisen. Mycket förenklat kan sägas att LKC tar emot samtal för att sedan dirigera polispatrull till plats, PKC tar emot och upprättar anmälningar och tips samt vidarebefordrar dem till övrig verksamhet och växeln tar emot samtal och vidarebefordrar dem till efterfrågad person eller funktion. LKC har även i uppdrag att stödja stabsverksamheten. Vidare har i avsnitt 10.2 föreslagits ett utökat uppdrag för PKC med bl.a. inledande utredningsåtgärder och samordning av inkommande ärenden. Avsikten är att medborgarna ska ringa 112 vid pågående brottslighet eller brott som kräver omedelbara åtgärder och till i övriga fall. 112-samtalen besvaras initialt av SOS-Alarm och kopplas vidare till LKC samtalen hanteras av PKC och Polisens växel i vissa fall kopplas dessa vidare till LKC. De som ringer ska i vissa fall göra ett knappval för att bli kopplade till växeln och i andra fall ett knappval till olika verksamhetsgrenar vid PKC. De tre kontaktpunkterna LKC, PKC och växel har olika arbetsuppgifter och är i de flesta fall organiserade helt fristående av varandra eller i olika stuprör.

26 26 Det förutsätts således att den uppringande har kunskap om vart man ska ringa och vart man vill bli kopplad. Denna ordning torde i många fall vara rationell för polisen men den innebär knappast att verksamheten organiserats från ett kundperspektiv. LKC å ena sidan och PKC och växeln å den andra sidan har olika telefonisystem, CallGuide respektive Cortex. Callguide är ett standardsystem från Telia och Cortex är ett program som kopplar ihop Rakelsystemet med telefonin i polisens PC-miljö. Det innebär bl.a. att den som vill ha kontakt med polisen och inte själv känner till systemet kan komma till fel instans och inte heller få omedelbar hjälp att komma till den rätta instansen. Den som ringer 112 kan ha ett sett i det egna perspektivet akut ärende. Då LKC kanske inte delar den uppfattningen alternativt inte har möjlighet att prioritera ärendet får den uppringande beskedet att det inte finns någon bil att skicka. I vissa fall kopplas samtalet över till och hamnar i den kön. LKC-personalen avvaktar inte att den uppringande får svar på detta nummer utan avslutar därefter samtalet. I andra fall uppmanas personen att ringa och göra en anmälan utan att detta följs upp. Då dokumentationen vid LKC sker i form av ett HR i datasystemet STORM innebär detta att i vissa fall inte upprättas någon anmälan trots att uppringaren tror sig ha gjort en anmälan i sin kontakt med Polisen Akut/Icke akut verksamhet Uppdelning och samverkan När LKC får in ett telefonsamtal om en händelse prioriteras detta av ansvarigt befäl enligt av RPS fastställda rutiner vilket innebär en klassificering mellan prioritet 1 6. Prioritet 1 och 2 innebär att händelsen ska åtgärdas genom ett polisiärt ingripande omedelbart eller så snart som möjligt. Prioritet 3 och 4 innebär att ett ingripande kan ske senare eller inte ska ske genom att LKC skickar en patrull till aktuell plats. Prioritet 5 och 6 används vid planlagt operativt arbete. Händelser av prioritetsgrad 1 och 2 är av den akuta karaktären som lämpligen hanteras vid LKC genom att en polisresurs som är disponibel av LKC skickas till aktuell plats. Även prioritetsgrad 5 och 6 hanteras lämpligen vid LKC då dessa händelser dels ska hanteras ärendehanteringssystemet STORM och dels för att LKC ska ha överblick över vilka operativa resurser som är aktiva i realtid, oavsett angelägenhetsgrad på uppdraget. Däremot är prioritetsgrad 3 och 4 inte akuta och prioritetsgrad 3 är inte alltid av sådan karaktär att den lämpligaste eller mest effektiva åtgärden är att LKC skickar en operativ resurs till den aktuella platsen. Inkommande telefonsamtal till LKC kodas i 10 nivåer enligt fastställda riktlinjer, nivå 8 10 visas som röda samtal i Cortex-systemet övriga nivåer som svarta. De röda samtalen är de mest brådskande och har därför förtur framför de svarta. Telefonsamtal som kommer via SOS-Alarm/112 kodas automatiskt som röda. Telefonsamtal från telefonväxeln och PKC kan kodas som röda eller svarta efter deras bedömning utifrån de fastställda riktlinjerna. Det innebär att de svarta samtalen nedprioriteras vid LKC och att ett antal svarta samtal tappas, dvs. uppringaren väljer att inte vänta på svar och avslutar samtalet. Ca 30 % av samtalen till LKC är kodade som röda. Eftersom LKC och PKC har olika telefonisystem kan PKC inte avlasta LKC vid hård belastning. Arbetsfördelningen grundar sig på en traditionell uppdelning av verksamheten med patrullerande polispatruller som är tillgängliga för LKC och som tar emot anmälningar från allmänheten på plats. Numera tas de flesta anmälningarna upp via telefon eller internet vilket inte synes ha beaktats i den nuvarande uppdelningen av verksamhetsansvaret. Frågan blir då vart anmälan hanteras effektivast genom en anmälan på plats eller via telefon eller annat media. En annan fråga är om polis i de sistnämnda fallen ändå bör infinna sig på en brottsplats

27 27 och utföra de åtgärder som måste utföras på plats men att utan att hantera själva anmälningsupptagningen. Grundläggande förslag avseende reformering av PKC har behandlats i avsnitt För att uppnå ytterligare effekter i form av en snabbare, effektivare och mer kvalitativ handläggning förbättrad verksamhet finns skäl att överväga en annan fördelning av arbetsuppgifter mellan LKC, PKC och den lokala polisverksamheten. En bättre fördelning än den nuvarande är om LKC koncentrerar sin verksamhet mot att leda den akuta verksamheten som bedöms kräva omedelbara eller skyndsamma ingripanden. Ledningen av denna verksamhet kräver en hög kompetensnivå och en långtgående specialisering. Lämpligen bör man därför avlastas från den icke akuta verksamheten. Den icke akuta verksamheten utgörs ofta av mängdbrottföreteelser vilket typiskt sätt hör hemma vid PKC i dess nya roll med ett utvidgat uppdrag. Den icke akuta verksamheten bör därför i högre grad omhändertas av PKC. Den s.k. ALVA-verksamheten, vilken under en tid har bedrivits vid Polismyndigheten i Skåne, visar också att en motsvarande uppdelning och renodling av telefonköerna innebär att fler samtal besvaras utan att den sammantagna resursen har förstärkts. En renodling av arbetsuppgifter vid LKC bör alltså kunna bidra till kortare telefontider in till LKC och att patruller snabbare kan skickas till brottsplatser. En sådan renodling kan också skapa förutsättningar för att ytterligare utveckla förmågan vid LKC att stödja polispatrullerna. LKC hanterar en mängd andra ärenden som även fortsättningsvis kommer att kräva att en yttre resurs behöver ingripa. När det bedöms att ett sådant ingripande behövs är det alltid LKC som ska leda sådan verksamhet. Vid vissa ärendetyper ex. en del viltolyckor och då allmänheten vill anmäla ett trafikbrott skulle PKC i en framtid kunna utföra en del av det arbetet. I den nya Polismyndigheten behöver sådan verksamhet belysas ur ett nationellt perspektiv i syfte att skapa en större enhetlighet och mer likartade arbetsmetoder. Som en konsekvens av det förändrade synsättet bör LKC ska svara på röda samtal och hantera de händelser som kräver ett polisiärt ingripande omedelbart eller så snart som möjligt. PKC ska svara på svarta samtal och hantera anmälningar och andra initiala utredningsåtgärder i syfte att skapa ett underlag för bedömning av ärendets fortsatta handläggning. Det innebär att ärendet om möjligt handläggs vid PKC eller överlämnas för åtgärd till LKC, den lokala polisverksamhet eller annan lämplig enhet i enlighet med regionala eller nationella direktiv. Horisontella flöden och kontaktvägar mellan LKC och PKC måste etableras för att stödja det förändrade arbetssättet så att väl avvägda resurser och rätt kompetens används för att lösa uppdraget i det enskilda fallet. Förutom planerade möten på daglig basis för att bidra till en regional lägesbild måste det finnas lämpliga metoder för kontakt i enskilda fall. Det innebär att ärenden ibland kommer att hanteras enbart via LKC, ibland vid PKC och ibland gemensamt. Beroende på den framtida organisationen kan ärenden mer frekvent komma att överlämnas till den lokala polisorganisationen Regionala ledningscentraler (RLC) Då LKC är organiserade per nuvarande polismyndighet behöver detta förhållande reformeras i syfte att regionpolischefen ska kunna förfoga över och leda den samlade regionala resursen. I projektet första delrapport har föreslagits att LKC vid respektive regional huvudort

28 28 interimistiskt ska utses till RLC. Ett övervägande om hur den framtida lösningen ska utformas behöver därför göras. Regionpolischefen ska, enligt Genomförandekommitténs inriktningsbeslut, ha ett helhetsansvar för polisverksamheten inom ett angivet geografiskt område. Ansvaret omfattar såväl utredningsverksamhet som brottsförebyggande verksamhet och service, om inte annat bestäms i särskild ordning. Detta förutsätter att regionpolischefen också kan förfoga över och leda hela den regionala resursen. Därför föreslår projektet att det ska finnas en regional ledningscentral (RLC) per region och att det regionalt ansvariga operativa befälet (vakthavande befälet) ska vara stationerat vid RLC. Av Genomförandekommitténs dokument Beslut om polisregioner och huvudorter framgår att polisregionernas centrala ledningsfunktioner bör vara placerade i regionens huvudort. I dokumentet påpekas att valet av huvudort inte innebär ett ställningstagande om att all verksamhet som polisregionen ansvarar för behöver vara lokaliserad i huvudorten. Genomförandekommittén påpekar särskilt att verksamhet alltid ska organiseras och lokaliseras så att förutsättningar finns att kunna leda och styra verksamheten och att även kunna försörja verksamheten med kompetens på kort och långt sikt. Utgångspunkten för sådana beslut ska alltid vara kvaliteten i verksamheten och förutsättningarna att bedriva ett effektivt arbete. Projektet uppfattning är att RLC sådan central ledningsfunktion av den karaktär som Genomförandekommittén anger ska vara placerad i en polisregions huvudort. Dessutom omfattas uppdraget för RLC att stödja stabsverksamheten vilket enligt projektets uppfattning också typiskt sätt är en sådan central ledningsfunkton. Under förutsättning att det inte finns tekniska, verksamhetsskyddsmässiga eller andra tungt vägande skäl däremot, ska RLC därför vara placerade vid de regionala huvudorterna. Dessa frågor bör utredas skyndsamt enligt föreslagna direktiv i avsnitt En fråga att särskilt beakta är om det lämpligt att vissa före detta LKC inom regionen ska utses till lokala ledningscentraler (LLC) och vara underställda den RLC. Skäl för en sådan ordning är närhet till verksamheten, lokal förankring, resurs och kompetensförsörjning. Kunskap om lokala geografiska förhållanden ex. gatunamn och andra lokala förhållanden kan också vara ett skäl för att behålla lokala ledningscentraler. Ett ytterligare skäl är att omlokalisering i sig medför kostnader för ev. nybyggnationer m.m. Det som talar emot en sådan ordning är framförallt att det medför en inte obetydlig risk att parallella processer utvecklas avseende ledning och styrning. Detta skulle i sin tur kunna leda till att prioriteringarna av och kvaliteten på den operativa verksamheten skulle variera inom regionen. Att behålla ledningscentraler i flera nivåer medför kostnader över tid i form av bibehållande av kompletta system, parallella ledningsfunktioner och administration. En regional lednings central skulle också förstärka förmågan att hantera regionsöverskridande brottslighet. Kompetensförsörjningen skulle också kunna tillgodoses genom andra åtgärder ex. genom att arbetsplatser inrättas för distansarbete. En förutsättning för sådant distansarbete är att det s.k. CORA 3-projketet genomförs. Projektets bedömning blir med hänsyn till ovanstående att det på sikt inte bör finnas någon mer ledningscentral än RLC inom respektive region. Då det av framförallt tekniska och ekonomiska skäl inte är möjligt att genomföra en sådan ordning omedelbart efter den 1 januari 2015 är det lämpligt att kvarvarande före detta LKC i respektive region övergångsvis utses till LLC. Dessa ska vara underställda den regionala ledningscentralen.

29 29 En omställning till 7 RLC innebär en ombildning av 7 nuvarande LKC och en avveckling av 12 före detta LKC vilket är en mycket omfattande process. Under senare år två sådana sammanslagningar gjort, dels har LKC Blekinge sammanförts med LKC i Skåne, dels har Kalmar och Kronoberg sammanförts sina LKC till en LKC i Kalmar. Med nuvarande förvaltningskapacitet beräknas ett sammanförande mellan två LKC ta minst sex månader i tekniskt avseende. Parallell avveckling och sammanföring i flera regioner samtidigt kräver ett omfattande tillskott av förvaltningskapacitet. Erfarenheterna från Kalmar och Kronoberg pekar också på att kompetensförsörjningsfrågan kan ta än längre tid. Då förutsättningarna i de olika regionerna varierar ifråga om antal nuvarande LKC, geografiska avstånd och lokalitetskapacitet, gör detta sammantaget att djupgående analyser måste göras för respektive region. Dessa analyser måste sedan vägas samman ur ett nationellt perspektiv. Resultatet av arbetet enligt de föreslagna direktiven i avsnitt 15.2 kan ligga till grund för dessa analyser. Efterhand som tekniska, ekonomiska och andra grundläggande förutsättningar möjliggör en avveckling, ska eventuella kvarvarande LLC avvecklas i den takt som bedöms lämplig utifrån regionala och nationella perspektiv. Om det av verksamhets- eller kompetensförsörjningsskäl finns anledning att placera operatörsfunktioner på andra orter än huvudorten i någon region är en fråga för de framtida regionledningarna att bedöma Regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC) PKC är idag organiserat så att det sorterar under sju av de nuvarande polismyndigheterna. Eftersom dessa upphör att vara självständiga myndigheter den 1 januari 2015 måste beslut fattas om organisationstillhörighet därefter. Utgångspunkten är enligt direktiven dels den nuvarande verksamheten, dels ett förslag om utvidgat uppdrag för PKC. Projektet föreslog därför i den första delrapporten att PKC ska vara regionalt organiserat och ha ett regionalt verksamhetsområde. Projektets bedömning var också att PKC-verksamhet mycket väl kan bedrivas på fler platser ön vid respektive regionhuvudort. Däremot bör driftsledning för PKC i varje region vara samlokaliserad med driftsledningen för RLC. Dessutom föreslås i avsnitt 10.2 att uppdraget för PKC ska utökas till att även avse initiala utredningsåtgärder, ärendefördelning och viss brottssamordning av de ärenden som initieras vid PKC. Därutöver medför slutsatserna i avsnitt 11.1 att PKC även kommer att omhänderta delar av den icke akuta verksamhet som idag hanteras via LKC. PKC hanterar idag anmälningar via Polisens interaktiva medborgarservice, s.k. IMSE. Det finns därför starka skäl ur såväl effektivitets- som samordningsperspektiv att även styra över huvudelen av andra till Polisen inkomna skriftliga anmälningar till PKC, ex. från regional registratorsfunktion. Genom den utveckling som PKC genomgått sedan 2005 och de förslag som lämnas av projektet har uppdraget väsentligt förändrats. Den nuvarande benämningen Polisens kontaktcenter (PKC) speglar därmed inte den verksamhet som bedrivs och föreslås bedrivas. Projektet föreslår därför i avsnitt 10.2 föreslagit en ny benämning för PKC inom ramen för den nya Polismyndigheten; Regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC). Tidigare i denna rapport föreslås att RAUC ska ha i uppdrag att utföra inledande utredningsåtgärder i ärenden som anmäls via RAUC. Sådana åtgärder kan bl.a. vara att hålla vissa mindre komplicerade förhör per telefon, såväl med den som anmäler brottet som med andra.

30 30 Om förhöret är av sådan art att det inte bör hållas på telefon finns det anledning att omedelbart kalla till ett förhör som hålls på en polisstation. När så är möjligt bör förundersökningsledare vid RAUC besluta om inledande av förundersökning, utfärda direktiv samt besluta att förhörspersonen ska kallas till förhör. Tidpunkten för förhör bör om så är möjligt stämmas av med den kallade per telefon för att se om tiden passar. Den nu föreslagna ordningen skulle dels innebära att den som anmäler ett brott kan påverka tiden samt känner att ärendet är omhändertaget men också att utredaren inte behöver ta reda på kontaktuppgifter och ringa eller skriva och skicka kallelser. Eftersom tiden dessutom är bestämd i samråd med den som ska höras är det mindre risk att denne inte kommer eller att ytterligare kontakter krävs för att ändra tiden. Efter att tid för förhör har bestämts ska PKC överlämna ärendet till den som ska hantera den fortsatta utredningen. För att det nu beskrivna systemet ska fungera bör ett elektroniskt tidsbokningssystem användas där utredningsverksamheten lägger in lediga tider och platser som kan användas för kallelse i dessa fall. Troligen kan tidsbokningssystemet i Outlook som polisen redan har tillgång till användas. I annat fall bör annat lämpligt tidsbokningssystem tas fram. RAUC har en väsentlig och omfattande roll för att informera brottsoffer i olika frågor. Utgångspunkten för förslagen i denna rapport är bl.a. att ärenden ska vara mer kompletta och ha högre kvalitet när de överlämnas för fortsatt utredning. Målet är att den fortsatta processen ska vara effektivare och ha ökade möjligheterna till framgång. Konsekvensen kommer också att bli att ärenden som i dag läggs ner i ett sent skede av processen, istället kommer att hanteras i sin helhet redan i det inledande skedet. För att anmälarna inte ska uppleva det som negativt krävs en förbättrad kommunikation om orsakerna till nedläggningen samt om att ett ärende kan återupptas om det senare framkommer nya uppgifter. När de förslag som föreslås i denna rapport genomförs kommer RAUC slutföra väsentligt fler utredningar. För de utredningar som slutförs av RAUC är det rimligt RAUC hanterar den brottsofferinformation som ska lämnas i det enskilda fallet. När en förundersökningsledare vid RAUC har fattat beslut om att lägga ned ett ärende bör det därför vara rutin att de som så önskat i samband med anmälan blir uppringda av en operatör som informerar om orsaken till nedläggningen. De nu föreslagna åtgärderna kommer att medföra ett visst ökat resursbehov. Samtidigt torde detta inte bli alltför omfattande eftersom en del av återkopplingen skulle kunna ske på mindre samtalsfrekvent tid. PKC mäts i dag med belastning per kvart. Självfallet kan arbetstidsförläggningen inte fullt ut motsvara en så uppdelad belastning. Det innebär att för att klara den mest belastade tiden kommer det att finnas en viss överkapacitet under övrig tid varför kontakten med anmälare kan ske under denna. Ett RAUC som är resurssatt för att hålla svarstider och en god service torde därför endast behöva ett begränsat resurstillskott för att hantera denna fråga vilket i sig skulle medföra en väsentligt förbättrad service och troligen påverka förtroendet för Polisen i inte oväsentlig grad. De nu föreslagna åtgärderna med kallelse till förhör och återkoppling till brottsoffer bör införas succesivt under Enligt projektdirektivet ska förmågan vid RAUC att omhänderta och i realtid adressera underrättelseuppslag förbättras. Genom att RAUC får ett utökat uppdrag avseende initiala utredningsåtgärder, ärendefördelning och viss brottssamordning av de ärenden som initieras vid RAUC, kommer en del av underrättelseuppslagen att beaktas inom det utökade uppdraget.

31 31 Enligt OP-3.1 ska dagliga möten mellan olika regional operativa funktioner hållas i syfte att ta fram en daglig regional lägesbild. Enligt förslaget ska RAUC delta i denna process för att delge information om pågående brottsföreteelser i det regionala underrättelse- och anmälningsflödet. Detta kommer innebära att RAUC år en tydligare funktion inom den brottsbekämpande processen. Ytterligare förbättringar kan behöva utvecklas men detta bör utredas inom ramen för det utvecklingsarbetet som kommer att ske vid den nya Polismyndigheten. Det utvidgade uppdraget för RAUC innebär att en översyn av resurs och kompetens behöver genomföras. En del av en sådan översyn har behandlats inom ramen för den första delrapporten. Med anledning de tillkommande förslagen behöver ytterligare överväganden göras under Projektet vill dock framhålla att en del av den resurs och kompetenshöjning som behövs kan säkerställas genom att polisassistenter och civila utredare under sitt första anställningsår tjänstgör vid RAUC under en period. Detta skulle medföra en kompetenshöjning för de nyanställda men också innebära att de får en bättre insyn i utredningsverksamheten, större vana att ta upp anmälningar och genomföra initiala utredningsåtgärder. Vidare skulle det också öka förståelsen för verksamheten vid RAUC samt ge nyanställda en god bild av brottsligheten inom regionen. Det ska betonas att kompetensutvecklingstiden vid RAUC ska vara en del av den tid som disponeras för kompetensutveckling inom utredningsverksamhet för att inte medföra en minskad synlighet för polisen. Det kan också påpekas att för att förslaget ska kunna genomföras måste den föreslagna kompetensutvecklingen vid RAUC kunna ske på fler platser inom regionen En nationell telefonväxel Polisen telefonväxel är sedan den 1 oktober 2013 en nationell enhet (TVE) inom Polisens verksamhetsstöd (PVS) vid RPS. Verksamheten är fördelad på de tre orterna Stockholm, Göteborg och Malmö. Enlig projektdirektivet ska projektet ta fram ett förslag till reformering/utveckling av verksamheten som bedrivs vid LKC, PKC och telefonväxlarna. Uppdraget omfattar att utreda frågan om det ska finnas en ledningscentral och ett kontaktcenter i varje region under ledning av regionpolischefen. I uppdraget ingår även att behandla frågan om det till varje region också ska kopplas en telefonväxel med i första hand regionalt ansvar eller om växeln ska vara nationell med tre stationeringsorter. Förslaget ska utgå från verksamhetens behov, bidra till förbättrad tillgänglighet för allmänheten, en ökad effektivitet och kvalitet i brottsbekämpningen såväl för utredningsverksamheten, som i den brottsförebyggande verksamheten. Enlig förslagen i tidigare avsnitt ska det i varje region på sikt finnas en regional ledningscentral (RLC) och ett regionalt anmälnings- och utredningscenter (RAUC) samt att dessa ska ha en hög grad av samverkan. Det finns skäl för att även telefonväxeln skulle vara en del i denna samverkan. Bl.a. skulle man då kunna ha dubbelkompetenta operatörer som medger en ökad flexibilitet och arbetsuppgifter mellan RAUC och telefonväxeln skulle kunna fördelas annorlunda. En sådan ordning förutsätter enligt projektets bedömning att telefonväxlarna regionaliseras och i högre grad samlokalisera med RLC och RAUC.

32 32 Med hänsyn till att telefonväxeln nyligen omorganiserats till en nationell verksamhet anser projektet att en ny omorganisation inte bör ske för närvarande. Detta mot bakgrund av att ombildningen till en Polismyndighet och de föreslagna förändringarna avseende RLC och RAUC kommer att innebära stora kostnader och påfrestningar för polisorganisationen. Ur det perspektivet vore det olyckligt att förändra en verksamhet som kan fungera även i den nya Polismyndigheten utifrån ett väl avgränsat uppdrag. Dessutom finns det skäl att påpeka att flera andra stora statliga myndigheter har en nationell växel ex. Skatteverket och Försäkringskassan. Växeln vid Skatteverket har ett renodlat växeluppdrag medan Försäkringskassans växeltelefonister även arbetar med vissa typer av upplysningar och administration. Utifrån det resonemanget är det projektets uppfattning att telefonväxelns uppdrag även fortsättningsvis bör vara ett renodlat telefonväxeluppdrag med främsta fokus på stärkt tillgänglighet, effektiviserad bemanning samt säkerställande av ett enhetligt utförande, bemötande och en god service. Som en av anledningarna till att telefonväxelverksamheten bedrivs vid tre orter har bl.a. angetts verksamhetsskyddsskäl. Projektet finner inte anledning att ompröva denna bedömning. Eftersom den nuvarande polisorganisationen inte har en gemensam uppbyggnad och nomenklatur innebär det att växelpersonalen inte alltid har ett tillräckligt tydligt informationsunderlag för att effektivt kunna koppa samtal till rätt mottagare. Då den nya Polismyndighetens ska organiseras med en enhetlig nomenklatur gällande organisation och funktion kommer detta i sig att leda till ett bättre informationsunderlag till växelpersonalen i arbetet att koppla den uppringande allmänheten till rätt mottagare i de fall en viss organisation eller funktion efterfrågas. För att omedelbart kunna lämna upplysning om och vidarekoppla till en viss handläggare, krävs i de fall den uppringade själv saknar uppgift om handläggare eller diarienummer, behövs tillgång till olika polisära system vilket växeltelefonisterna idag inte har. Att förändra detta förhållande medför enligt projektets uppfattning vissa konsekvenser. Bl.a. skulle det behöva utvecklas nya gränssnitt i ett flertal polisära IT-system vilket i sig medför tekniska och ekonomiska konsekvenser. Dessutom skulle kompetenshöjande åtgärder behöva vidtas. Utlämnande av uppgifter från polisiära system kan i vissa fall kräva överväganden av sekretessfrågor som kräver kontakter med förundersökningsledare, något som inte växeltelefonisten har tillgång till. Därutöver skulle en sådan utökning av växeltelefonisternas uppdrag med olika sökningar i polisiära IT-system kunna innebära längre svarstider. Projektet anser därför att nyttan med ett sådant utökat uppdrag inte uppväger nackdelarna. Däremot bör i de fall den uppringande frågar växeltelefonisten om en allmän fråga om polisens verksamhet ex, adressuppgifter eller öppettider, växeltelefonisten självfallet lämna sådana upplysningar. Sammanfattningsvis föreslår projektet att telefonväxeln ska vara nationell med tre stationeringsorter och ha ett renodlat växeluppdrag. Huvudman för den nationella växeln behöver utses men i nuläget kan det inte bedömas inom vilken organisatorisk enhet då den kompletta organisationen för den nya Polismyndigheten ännu inte är beslutad i sin helhet. Huvudmannen får då även ansvar för nationell processledning av växelverksamheten avseende gemensamma rutiner och metoder för utveckling, utbildning samt uppföljning.

33 33 12 Förslag till processansvar I den nuvarande organisationen med 21 polismyndigheter saknas förutsättningar för en effektiv nationell styrning och ledning över LKC-verksamheten. Verksamheten har i flera hänseenden därför vidareutvecklats utifrån lokala initiativ. Detta har lett till skillnader mellan olika LKC vad gäller teknik, metod och organisation samt kompensförsörjning. En konsekvens av det är att verksamheten inte bedrivs som ett nationellt system som kan mobilisera och agera samt utvecklas samlat. Verksamheten bedrivs snarast i otakt inom enskilda delkomponenter med en låg grad av samverkan och gemensamt lärande. Detta medför många olika typer av sårbarheter, t.ex. att förmågan att motstå störningar varierar mellan olika LKC, att goda exempel på reservrutiner inte sprids vidare samt att brister i nationell likformighet medför lokala avvikelser från nationella sambandsmetoder vilket i sin tur försvårar samverkan inom Polisen och med externa krisaktörer. Vidare finns det ingen nationell beredskap för att understödja länskommunikationscentralerna i det akuta skedet vid störningar, t.ex. med nödvändig information avseende samband (lägesinformation om Rakel) för att kunna fatta beslut om hur operativ ledning skulle ske. När det gäller nuvarande PKC är verksamhet organiserad under sju polismyndigheter med ett nationellt ansvar för samtliga polismyndigheter. Vid RPS finns en nationell funktion med ett oklart mandat. En konsekvens av det är att verksamhet och kompetens har utvecklats i delvis olika riktningar. Av ovanstående skäl föreslås att en central funktion med processansvar för de föreslagna RLC- och RAUC-verksamheterna skapas inom den nya polismyndigheten. Funktionen bör ha mandat och kompetens att utöva nationell styrning och ledning över verksamheten, med målet att optimera driften på kort och lång sikt samt skapa nationell enhetlighet avseende teknik, metod och organisation samt kompetensförsörjning. I processansvaret bör ligga en strategisk roll i syfte att bygga upp och förvalta RLC- och RAUC-verksamheterna ur ett systemperspektiv. Funktionen ska säkerställa att samtliga aktiviteter inom verksamhetsområdet följer fastställd metod. I processansvaret bör även ligga att analysera verksamheten för att ständigt utveckla arbetssätten för högre effektivitet och kvalitet. Funktionen ska ansvara för frågor som t.ex. kravställning på teknik, nationellt enhetlig kontinuitetsplanering med beskrivna informations- och eskaleringskedjor, övningsverksamhet, sambandsplaner och ledningsnätverk samt riktlinjer för kompetensförsörjning (rekrytering, utbildning, fortbildning etc.). Dessa funktionsområdens tydliga operativa karaktär gör att de bör knytas till utövandet av det nationella operativa ledningsansvaret. Stödverksamheten 12, som till största del förutsätts ligga under IT-avdelningen, behöver också formas utifrån ett systemperspektiv för att passa in i, och i större utsträckning integreras med, det övergripande systemet för den aktuella verksamheten. Dels bedöms kvalitén i stödverksamheten öka med en högre grad av samverkan med den operativa verksamheten och dels ökar förmågan att mobilisera för att förhindra eller häva uppkomna störningar om det finns en delad lägesbild, målbeskrivning och verksamhetsförståelse. 12 Central/lokal förvaltning, support och utveckling

34 34 Följande bild beskriver schematiskt hur processansvaret för RLC och RAUC kan utformas. Projektet föreslår också att det bör skapas former för samverkan mellan ledningarna vid RLC respektive RAUC. Genom en sådan samverkan mellan regionerna kan ett naturligt beredningsorgan för den nationella funktionen skapas. En sådan samverkan kan även lösa frågor av mer operativ karaktär. 13 Kostnadsmässiga konsekvenser De förslag som projektet presenterar i sin rapport medför kostnadsmässiga konsekvenser i olika hänseenden och av olika omfattning. Projektet har kommit till den slutsatsen att det i nuläget endast är möjligt att presentera en övergripande sammanställning av faktorer som har påverkarkan för en sådan analys. Den största anledning till detta synsätt är att varje region har unika och högst varierande utgångslägen gällande ex. geografiska förhållanden, antal ingående polismyndigheter, lokaler, teknisk nivå, metoder och kompetensutvecklingsbehov. Detta medför att den ingående analys som behöver genomföras dels regionsvis och dels sammantaget ur ett nationellt perspektiv inte varit möjlig att genomföra inom ramen för detta projekt. Projektet redovisar nedan en del av de faktorer som behöver beaktas vid en sådan analys. Först när de uppdragenligt de direktiv projektet förslår är genomförda kan en analys utföras Bedömning av kostnader avseende RLC Projektets förslag är att LKC i respektive regions huvudort utpekas som tillfällig regional ledningscentral (RLC) samt övriga LKC till lokala ledningscentraler (LLC). Ett regionalt ansvarigt operativt befäl (vakthavande befäl) ska finnas vid RLC.