Riktlinjer för konferensbenchmarking

Transkript

1 Riktlinjer för konferensbenchmarking Conference Trends Conference Trends Accommodation Conference Trends Monthly 1 mars November

2 Riktlinjer för konferensbenchmarking Datainmatning för daglig data sker dagligen före kl. 12:00 för gårdagens försäljning. Datainmatning för månatliga data sker den första i månaden för föregående månad och rapporteringen görs före kl. 12:00. Utebliven rapportering innebär att ingen benchmark återrapporteras. All rapportering sker i lokal valuta. Vilka ytor görs beräkningarna på? All försäljningsbar konferensyta som vid bokning har en lokalhyra kopplad till sig. Undantaget är ytor som lobby, trappor, terrasser, foajéer osv som inte säljs till kund och inte har en lokalhyra kopplad till sig. Konferensytan mäts från vägg till vägg, inklusive pelare och/eller liknande. Konferensytan är således summan av den försäljningsbara yta där lokalhyran definieras som konferens. Ytan är konstant och kan bara ändras vid långvariga eller permanenta förändringar så som renovering, ombyggnation och/eller väsentligt förändrad försäljningsstrategi. Vilken försäljning och vilket antal skall rapporteras? Den försäljning (datapunkter) som skall rapporteras i Conference Trends och dess tilläggstjänster är er försäljning från möten, konferenser och evenemang som bokas av ett företag (organisation/stiftelse) där arrangemanget sker på den egna anläggningen och definieras som: Ett möte som är en väl förbered sammankomst för presentationer, föredrag och/eller diskussioner. Sammankomsten ger också möjlighet till att mötas och diskutera vid sidan av schemat. Bokningar av privatpersoner ska exkluderas. Konsumtion utanför den inbokade konferensen ska exkluderas. Övrig försäljning som inte direkt kan hänföras till en konferens skall inte ingå i rapporteringen. 1 1

3 Conference Trends, daglig rapportering: Lokalhyra: Lokalhyra kopplad till konferens. Exklusive intäkter som faller under övriga konferensintäkter nedan. F&B-intäkt: Mat- och dryckesintäkter som genereras av konferensen. Inklusive intäkt från kaffe, snacks/frukt, lunch och/eller middag. Övrig konferensintäkt: All övrig konferensintäkt så som extra teknik, dekorationer, uppträdanden, momsfria avbokningsavgifter, aktiviteter och/eller andra intäkter som arrangemanget genererar. Vid intäkter som vidarefaktureras till extern leverantör rapporteras hela beloppet (brutto), inte enbart provision. Total konferensintäkt: Alla intäkter från konferensavdelningen och är summan av lokalhyra, F&B och övriga konferensintäkter. Konferensdeltagare per dag: Utgörs av antalet unika deltagare, dvs varje enskild person. En person räknas endast en gång per dag. Konferenser per dag: Antal konferensbokningar per dag oberoende om det är en heldags-, halvdags- eller kortare konferenser. En konferensbokning kan nyttja en eller flera lokaler. Ny mätpunkt. Exempel: En tredagarskonferens registreras varje dag under dess genomförande. OBS! Vid avbokningar som medför en momsfri avbokningsavgift så skall den intäkten registreras som Övrig konferensintäkt. Vid momspliktig avbokningsavgift registreras intäkten på sitt intäktsslag; lokalhyra, F&B-intäkt och/eller övrig konferensintäkt. Alla intäkter skall vara exkluderade från: moms, skatter, serviceavgifter. 2 1

4 Conference Trends Accommodation, nytt tillägg för logianläggningar, daglig rapportering. Den försäljning som skall rapporteras i Conference Trends Accommodation är den logiintäkt samt tillhörande frukostintäkt direkt kopplat till Conference Trends. Antal sålda hotellrum för konferens: Antal sålda hotellrum direkt kopplade till konferens. Sålda hotellrum från övriga gäster som inte direkt kan hänföras till en konferens skall inte ingå. Logiintäkt konferens: Logiintäkter direkt kopplade till konferens. Logiintäkter från övriga gäster som inte direkt kan hänföras till en konferens skall inte ingå. Frukostintäkt konferenslogi: Den F&B-intäkt som är en del av logiintäkten och avser frukost. Total konferensintäkt inklusive logi och frukost: Alla intäkter från konferensavdelningen (Conference Trends) inklusive logi- och frukostintäkt. OBS! Vid avbokningar som medför en momsfri avbokningsavgift så skall den intäkten registreras som Övrig konferensintäkt i Conference Trends. Vid momspliktig avbokningsavgift registreras intäkten på sitt intäktsslag; lokalhyra, F&B-intäkt och/eller övrig konferensintäkt. Alla intäkter skall vara exkluderade från: moms, skatter, serviceavgifter. Conference Trends Monthly, nytt månatligt tillägg för alla anläggningar. Den information som skall rapporteras i Conference Trends Monthly är antalet genomförda konferenser under månaden och dess deltagarantal. Här bryter vi också ut antalet dagkonferenser. Det som inte är en dagkonferens är således en logikonferens. Konferenser per månad: Antal konferenser per månad anges oberoende av storlek och längd. Exempel: Ett frukostmöte med fyra deltagare räknas som en konferens likväl som en tredagars logikonferens med 400 deltagare. Dagkonferenser per månad: Antalet dagkonferenser per månad anges oberoende av storlek och längd på konferensen och där endast ett fåtal av deltagarna nyttjar logi. Exempel: En utbildning där kursledaren bor på anläggningen klassas som en dagkonferens. Unika konferensdeltagare per månad: Antalet konferensdeltagare per månad anges som summan av unika deltagare för månadens genomförda konferenser. En person räknas endast en gång per konferens oberoende av konferensens längd och om det klassas som en dag- eller logikonferens. Exempel: En person som deltar på en femdagarskonferens registreras som en deltagare. OBS! Den månatliga rapporteringen skall inte förväxlas med den dagliga rapporteringen och är två skilda sätt att mäta antal på. 3 1

5 Benchmarking Alliance E: T: