Mötesanteckningar styrgruppen för Svenskt NMR-centrum

Transkript

1 SVENSKT NMR-CENTRUM VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Mötesanteckningar styrgruppen för Svenskt NMR-centrum Sammanträdesdatum och plats: Närvarande: Mikael Akke, ordförande , kl , Svenskt NMR-centrum , kl , Ågrenska villan Frånvarande: Nils Lycke, fr.o.m. punkt 9 Ledamöter: Mate Erdelyi Adolf Gogoll Nils Lycke, t.o.m. punkt 8 Lars Nordstierna Tineke Papavoine Corine Sandström Jürgen Schleucher Adjungerade ledamöter: Deliang Chen Göran Karlsson, föreståndare Marie Emanuelsson, sekreterare 1. Välkomna Ordförande Mikael Akke hälsar alla välkomna till Svenskt NMR-centrums första möte med den nya styrgruppen. Han framförde å Naturvetenskapliga fakulteten, Göteborgs universitets vägnar ett tack till ledamöterna, som genom att ingå i styrgruppen, är ett stöd till NMR-centrum. Alla ledamöter presenterade sig och beskrev kort sin bakgrund. 2. Dagordningen Mikael Akke gick igenom dagordningen för båda sammanträdesdagarna. Nils Lycke meddelade att han behöver avvika på förmiddagen andra dagen. Göran Karlsson framförde att han önskar inspel till punkt 14 om strategisk plan. Styrgruppen beslutar: Att fastställa dagordningen. 3. Rundvandring på NMR-centrum Göran Karlsson inledde med en översiktlig presentation av Svenskt NMR-centrum vid Göteborgs universitet. I presentationen beskrevs centrets utveckling från 1991 till nutid vilket innebär 25-1 (6)

2 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Styrgruppen för Svenskt NMR-centrum Mötesanteckningar Sammanträdesdatum årsjubileum 2016 och dagsläget när det gäller utrustning och personal. Just nu arbetar sex personer på NMR-centrum: fyra 1:e forskningsingenjörer, en forskare och föreståndaren. NMR-centrum är en enhet vid Naturvetenskapliga fakulteten, dvs. på organisationsnivå likställt med en institution. Anställningar för lärare/forskare är från kommande halvårsskifte överförda till institution. Verksamhetens fokus vid NMR-centrum är bland annat på service och metodutveckling. Presentationen avslutade med en rundvandring på NMR-centrum. 4. Utvärderingen av NMR-centrum och fakultetens utvecklingsarbete Deliang Chen inledde med att berätta om den externa utvärdering av Svenskt NMR-centrum som genomfördes under hösten 2013 och våren Utvärderingen har legat till grund för det fortsatta utvecklingsarbetet. Under hösten 2014 tillsatte Naturvetenskapliga fakulteten en arbetsgrupp för att arbeta vidare med utvärderingens rekommendationer. Gruppen leddes av Mate Erdelyi, som fortsatte att beskriva dess uppdrag och arbete. Mate presenterade arbetsgruppens förslag till NMR-centrums uppdrag, organisation, utvecklingsområden och rutiner för drift. Slutligen gick Marie Emanuelsson igenom hur fakultetsledningen bedömt och implementerat arbetsgruppens förslag, bland annat genom beslut om centrets uppdrag (bilaga 1) och utseende av styrgrupp. Marie beskrev också att NMR-centrum lämnat in en ansökan för att inrättas som forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet enligt gällande kriterier och regler. Reglerna omfattar krav på infrastrukturens organisation, långsiktighet när det gäller planering av verksamheten och finansieringen samt återkommande uppföljning och utvärdering. Styrgruppen diskuterade vilka frågor och i vilken grad som gruppen har beslutanderätt. Styrgruppen beslutar bland annat om prioriteringar inom verksamhetens ramar. 5. NMR-centrums utvecklingsarbete efter utvärderingen Göran Karlsson fördjupade presentation av NMR-centrums verksamhet och det utvecklingsarbete som pågår. Han gick också översiktligt igenom NMR for Life, SwedStruct och SciLifeLab-satellit. Organisatoriska och administrativa frågor: Ansökan för att inrättas som forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet, som nämns ovan. Projekt finansierade av externa bidrag, med fokus på life science: o NMR for Life, finansierad av KAW, med GU (värd) och UmU; ett konsortialavtal finns. Verksamheten fokuserar på strukturbiologi och metabolomik och bidraget används till forskningsingenjörer och utrustning vid GU och UmU samt kommunikationsaktiviteter, som Biannual Swedish NMR Users Meeting (nästa gång 2016). KAW har meddelat att stödet förlängs och ett budgetförslag som omfattar 21 MSEK för ska lämnas in under o SwedStruct, finansierad av VR t.o.m. 2016, med KI (värd), LU och GU; ett konsortialavtal finns. En ansökan om förlängning (8 år) lämnas till VR i maj 2015 där 950 ksek per år söks för NMR-centrum. o SciLifeLab-satellit, med GU (värd) och UmU, föreslås få finansering från 2016; en reviderad ansökan är inlämnad och beslut väntas under våren Projekttid är oklart. o Med bidrag för både NMR for Life och SciLifeLab-satelliten kommer metodutveckling huvudsakligen ligga inom förstnämnda projekt och service inom det sistnämnda. 2 (6)

3 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Styrgruppen för Svenskt NMR-centrum Mötesanteckningar Sammanträdesdatum NMR-centrum ingår i ytterligare två ansökningar som lämnas till VR i maj 2015: BBMRI.se och BILS. Omfattningen är liten för centrets del i ansökningarna, men kan innebära krav på databashantering. Former för uppföljning och rapportering har utvecklats: o Loggning av spektrometeranvändning o System för hantering av projekt, för att kunna följa upp spektrometertid och projekttid Teknisk och vetenskaplig utveckling: Instrumentparken har genomgått en översyn och uppgradering av spektrometrar har gjorts. Diskussion om hur uppgradering och service hanteras framgent då Agilent upphört med NMR-verksamhet. Installation av automatisk provberedning, heliumåtervinning (fas 1) och fast installation för flytande kväve. UPS för spektrometrar och kallprober, automatisk omkoppling till generator. Automatisk plattform för NMR-experiment och analys för sekventiell tillordning av proteiner. Personal och kompetens: Utökning av personal, med start 2013; detta ligger i linje med NMR-centrums uppdrag. Behovet för småmolekyler är inte fullt täckt. Ansökan till SSF: Nyckelperson vid infrastruktur. Användare och användning: Utökad dialog med användare behövs, särskilt då de uppgraderade instrumenten är mer komplicerade. Mer information via olika kanaler, bland annat nyhetsbrev, webbplats och en lokal användargrupp som träffas regelbundet. Lokal automatisk provanalys genom att lämna prover på campus Johanneberg. Ny blankett för att söka om instrument- och projekttid. NMR-centrum arbetar på olika sätt för att få in synpunkter från användare. Styrgruppen diskuterade bland annat: Fördelen med att NMR-centrum är sammankopplad med i andra stora infrastrukturer, exempelvis MaxLab via SwedStruct och SciLifeLab. Den långsiktiga kompetensförsörjningen då det nu finns externa bidrag för att anställa fler, och hur detta hanteras på lång sikt. De fem områden som nämns i NMR-centrums uppdrag, och prioritering av personal och resurser mellan dem. Val och eventuell avvägning mellan att kontakta och möta behovet hos användare som har viss kännedom om NMR-området eller att söka helt nya användargrupper Styrgruppens arbetsformer Marie Emanuelsson inledde med att gå igenom NMR-centrums uppdrag och organisation, särskilt med fokus på styrgruppens mandat och ansvar (bilaga 2). Styrgruppen ber Naturvetenskapliga fakulteten om förtydliganden kring dess ansvar. Mikael Akke fortsatte med hur styrgruppens arbetsgång styrs av fakultetens budget- och uppföljningsprocess. Budgetanvisningarna brukar vara klara i slutet av oktober och budgeten ska lämnas in under november. Det innebär att ett förslag på verksamhetsplan och budget bör finnas i oktober; det justeras efter fakultetens ramar och beslutas av styrgruppen på ett telefonmöte. Styrgruppen beslutar: Att boka in 15 oktober 2015 och 4 februari 2016 som sammanträdesdagar. 3 (6)

4 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Styrgruppen för Svenskt NMR-centrum Mötesanteckningar Sammanträdesdatum Att vid behov boka in telefonmöten mellan sammanträdena. Att stående punkter på dagordningen ska vara a) utlysningar och ansökningar, samt b) verksamhetsrapportering* som rapporteras tertialvis i januari, maj och september. Att var och en av ledamöterna lyfter frågan om jäv då det är relevant. Att följa VRs jävsregler, se bilaga 3. Att utse Mate Erdelyi som vice ordförande i styrgruppen. * Verksamhetsrapporteringen inkluderar: Instrumentanvändning, tid (%) som används per instrument och uppdelat på geografisk hemvist för användare, applikationsområde och om det är akademisk eller industriell användare. Fördelning av personresurser per applikationsområden. Publikationer där NMR-centrum använts. Inkommande projekt ( pipeline ) och förfrågningar som inte resulterat i något projekt. Kommunikationsaktiviteter samt övrigt med betydelse för verksamhetens utveckling. Styrgruppen ombeds att återkoppla om rapporteringens nivå och innehåll är rätt eller bör justeras. 8. Budget 2015 Göran Karlsson presenterade en överblick över anslag och externa bidrag till Svenskt NMR-centrum över en längre tid. Anslagen från Naturvetenskapliga fakulteten och Sahlgrenska akademin förväntas fortsätta på samma nivå som de senaste åren. Centret har externa bidrag från VR, KAW, EU (t.o.m. 2014, slutredovisning pågår) och NordForsk. Från 2016 väntas även bidrag från SciLifeLab. Budgeten för 2015 är balanserad, men i och med ett beslut från december 2014 finns 900 ksek som ej budgeterats för att göra de förbättringar i service och organisation som föreslagits av arbetsgruppen. Beloppet gäller per år för Posten Övrig drift rör huvudsakligen spektrometrarna, inklusive förväntade kostander för reparationer. Nu konteras 1,8 personer (1:e forskningsingenjörer) på externa bidrag. Det är en person mindre för 2015 än vad som lovats inom ramen för beviljade ansökningar. Nästa år tillkommer ytterligare en person, och därmed finns behov att anställa två personer så snart som möjligt, se punkt Verksamhet 2015 Göran Karlsson gick igenom den planerade verksamheten för 2015, som omfattar följande områden: Implementering av förslagen på utvecklingsområden och rutiner för drift från arbetsgruppen. Det finns behov av prioritering av förslagen. Utveckling av samarbete med SciLifeLab i form av NMR-centrum som en satellit. Det är ännu oklart vad det konkret kommer att innebära. Inspel till VR behovsinventering inför uppdateringen av vägvisaren för forskningsinfrastruktur, där materialvetenskap kan vara ett område. Styrgruppen uttryckte intresse för att lyfta NMR-spektrometri som ett eget område, som en tvärvetenskaplig metod oavsett applikationsområde. Fortsatt verksamhet i pågående infrastrukturprojekt: SwedStruct, NMR for Life, NordForsk och EXCeMet. Återrapportering, både kontinuerligt och inför styrgruppens möten. Styrgruppen diskuterade metodutveckling: om den görs huvudsakligen på forskningsinfrastrukturen eller av enskilda forskargrupper som använder infrastrukturen. Det är viktigt med metodutveckling nära kopplat till infrastrukturen; att en del av forskningsingenjörernas tid kan användas till utveckling både i och utanför samarbete med forskargrupper. Det är en flytande gräns mellan metodutveckling 4 (6)

5 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Styrgruppen för Svenskt NMR-centrum Mötesanteckningar Sammanträdesdatum och förbättringar i form av metodimplementering och kompetensutveckling. Det är dock viktigt att tydligt redovisa vad som är metodutveckling. Styrgruppen beslutar: Att uppdra åt Göran Karlsson att presentera ett förslag till verksamhetsplan för 2016 vid höstens styrgruppsmöte. Att uppdra åt Göran Karlsson och Jürgen Schleucher att formulera en text som underlag inför VRs behovsinventering och stämma av med styrgruppen. 10. Adjungerade ledamöter Marie Emanuelsson gick igenom bakgrunden till föreslagna adjungeringar till NMR-centrums styrgrupp. Eftersom styrgrupp bland annat beslutar om verksamhet och budget inom de ramar som sätts upp för NMR for Life och SciLifeLab-satelliten finns behov av att knyta till sig representanter från Umeå universitets NMR-plattform och SciLifeLab. Styrgruppen beslutar: Att utse föreståndaren för Umeå NMR plattform, Gerhard Gröbner som adjungerad ledamot, tills vidare dock längst till och med Att bjuda in SciLifeLab att utse en representant som adjungerad ledamot under projekttiden som SciLifeLab-satellit, dock längst till och med Att de adjungerade ledamöterna har närvaro- och yttranderätt i frågor som rör eller kan påverka NMR for Life respektive SciLifeLab. Att de adjungerade ledamöterna har rösträtt i frågor som rör NMR for Life respektive SciLifeLab. 11. Anställning av två forskningsingenjörer Göran Karlsson gick igenom beskrivningen av två anställningar som 1:e forskningsingenjörer. Anställning 1 är inriktad på processning och statistisk analys av data från metabolomikstudier. Inriktningen efterfrågas inom NMR for Life och SciLifeLab, och beskrivningen är formulerade i samråd med infrastrukturerna i Umeå (NMR-plattformen och Swedish Metabolomics Centre). Anställning 2 är inriktad på NMR-analyser i ett brett perspektiv och omfattar både små och stora molekyler. Behovet är en mer tekniskt inriktad NMR-spektroskopist. För båda anställningarna är det viktigt med social kompetens och serviceorientering. Styrgruppen diskuterade vikten av helhetssyn när det gäller kompetens vid NMR-centrum samt samarbete med Umeå för att komplettera kompetenserna. Styrgruppen beslutar: Att rekommendera att NMR-centrum utlyser dessa två anställningar internationellt. Att rekommendera att anställning 1 forumleras så att den öppnar för andra tillämpningar bredvid metabolomikstudier. Att rekommendera att kvalifikationer för anställning 2 får ett ökat fokus på erfarenhet av instrumentering och felsökning. 12. Vetenskapligt råd Göran Karlsson presenterade förslag på ledamöter till det vetenskapliga rådet. Styrgruppen diskuterade det utifrån jämställdhet, representation från industrin och att rådet ska ha kompetens inom de områden som ligger inom NMR-centrums uppdrag. Styrgruppen beslutar: Att inbjuda fem ledamöter, varav en som ordförande, till det vetenskapliga rådet. 5 (6)

6 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Styrgruppen för Svenskt NMR-centrum Mötesanteckningar Sammanträdesdatum Att uppdra åt Mikael Akke och Göran Karlsson att kontakta föreslagna ledamöter. 13. Kommunikationsaktiviteter Göran Karlsson presenterade det utkast till kommunikationsplan som finns i ansökan för att inrättas som forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet. Syftet är att stödja Svenskt NMR-centrum i rollen som nationell infrastruktur. Webbplatsen och direkta e-postutskick är de viktigaste kanalerna, men centret deltar även i utåtriktad verksamhet, såsom konferenser, etc. Det finns ett generellt stöd för pressmeddelanden och mediakontakter på fakultetskansliet. Styrgruppen diskuterade bland annat att: Ta fram konkreta exempel på studier som kan göras på NMR-centrum och visa upp dessa för potentiella användare. Denna typ av informationsmaterial håller på att tas fram för webbplatsen. Ta in synpunkter från användare via länk till en enkel enkät i samband med leverans av spektra. Koppla besök med föredrag och användardialog vid universitet i Sverige, till andra aktiviteter, exempelvis SciLifeLabs roadshow. Länka till NMR-centrums webbplast från andra större infrastrukturer. Förtydliga kostnaden för att använda infrastrukturen på webbplatsen och i samband med svar på bokningsförfrågan. Styrgruppen beslutar: Att uppdra åt Göran Karlsson att presentera ett förslag till kommunikationsplan som en del av verksamhetsplanen för 2016 vid höstens styrgruppsmöte. Att uppdra åt Göran Karlsson att beskriva användaravgifterna och hur de redovisas för användarna. 14. Strategisk plan för 2016 och framåt Den årliga verksamhetsplanen kompletteras med en strategisk plan som sträcker sig längre i tiden. Planen tar avstamp i arbetsgruppens förslag på utvecklingsområden. Styrgruppen beslutar: Att uppdra åt Göran Karlsson att presentera ett förslag till strategisk plan för 2016 och kommande år vid höstens styrgruppsmöte. 15. Övriga ärenden Göran Karlsson nämner en preliminär förfrågan från Köpenhamns universitet om stöd för en ansökan om investering i en kraftfull magnet. Det finns dock inget konkret underlag än. Frågan är strategiskt viktig inför eventuella planer på ett skandinaviskt NMR-centrum. Styrgruppen ombeds vara förberedd om frågan om NMR-centrums stöd till ansökan återkommer. Bilagor Bilaga 1: Beslut om uppdrag för Svenskt NMR-centrum ( ) Bilaga 2: Svenskt NMR-centrums organisation Bilaga 3: VRs jävspolicy ( ) 6 (6)

7 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Ledningen PROTOKOLL nr 4 Sammanträdesdatum Ärende Beslut/åtgärd 1 V 2015/ 128 Uppdrag för Svenskt NMR-centrum och ställningstaganden om utvecklingsområden, organisation och rutiner för drift Förslag från ledningen. Föredragning av Marie Emanuelsson. Dekanus beslutar ge Svenskt NMRcentrum följande uppdrag: Svenskt NMR-centrum ska vara en nationell forskningsinfrastruktur och fungera som en lokal infrastruktur för användare i Göteborgsområdet Svenskt NMR-centrum ska vara öppet för oberoende användare, dvs. oavsett vilken forskningsorganisation användaren kommer ifrån, som är intresserade av att få tillgång till centrets instrumentering och service Svenskt NMR-centrum ska först och främst stödja akademisk forskning lokalt, nationellt och internationellt, samt undervisning. I mån av tid och resurser kan det stödja industriell forskning i Sverige Svenskt NMR-centrum ska först och främst erbjuda tillgång till NMRinstrumentering och basservice, oberoende av applikationsområden. I mån av tid och resurser kan NMR-centret dessutom erbjuda utvidgad service i samband med NMR-undersökningar inom följande fem områden: - Strukturbiologi - Metabolomik - Småmolekyler - Materialvetenskap - Kemisk biologi Svenskt NMR- centrum ska aktivt verka för maximal användning av NMR-instrumenteringen genom att fånga upp och möta befintliga och potentiella användares behov Svenskt NMR-centrum ska aktivt verka för att instrumentering och service långsiktig håller högsta standard. Användarnas behov ska ligga till grund för utvecklingen av centret. Dekanus beslutar vidare att avsikten är att forskningen vid Svenskt NMR-centrum flyttas till en institution 1 (2)

8 Göteborgs universitet Naturvetenskapliga fakulteten Ledningsgruppen PROTOKOLL nr XX Sammanträdesdatum 2014-xx-xx Ärende Beslut/åtgärd att föreståndaren för Svenskt NMRcentrum inkommer till fakulteten med en ansökan om inrättande som universitetsgemensam forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet där fakultetens ställningstaganden och arbetsgruppens rapport beaktas. Vid protokollet Henrik Tallgren Expedieras till: Marie Emanuelsson f.v.b. Arkiv 2 (2)

9 Bilaga 2 till mötesanteckningar från Svenskt NMR-centrums styrgruppsmöte Ursprungligen appendix 4 (daterad ) i ansökan om inrättande av universitetsgemensam forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet (V 2015/896), men styrgruppens mandat och ansvar har förtydligats av Naturvetenskapliga fakultetens ledning i maj 2015 efter önskemål av styrgruppen, se fotnot. Svenskt NMR-centrums organisation Föreliggande beskrivning utgår i alla väsentliga delar från avsnittet om Svenskt NMR-centrums organisation i Rapport från arbetsgruppen för utveckling av Svenskt NMR-centrum ( , V 2014/636). Texten har justerats i enlighet med Naturvetenskapliga fakultetens ställningstaganden om organisation etc. ( , V 2015/128), Regler för Forskningsinfrastrukturer vid Göteborgs universitet, reviderade i mars 2015, samt fakultetsledningens diskussion 24 mars Justering av figur och text har gjorts av Marie Emanuelsson, Fakultetskansliet för naturvetenskap. Svenskt NMR-centrums organisation Svenskt NMR-centrum ska ha följande organisation, med ansvar och funktion enligt texten: Värdenhet och dekanus Svenskt NMR-centrum ska ha sin organisatoriska och administrativa hemvist vid Naturvetenskapliga fakulteten. Dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten har det överordnade ansvaret för Svenskt NMRcentrums verksamhet och ekonomi, inklusive äskande av låneutrymme för investeringar, samt för att man följer de regler, riktlinjer och avtal som gäller för Göteborgs universitet. Dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten ansvarar för uppföljning och utvärdering på det sätt som rektor beslutar. Föreståndaren Föreståndaren utses av rektor för en treårig verksamhetsperiod i taget. Förslaget är att beslutet delegeras till dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Föreståndaren ska vara vetenskapligt kompetent. Inför utseende av föreståndare samråder dekanus med styrgruppen. Linjemässigt är föreståndaren underställd dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Föreståndarens ansvarar, under dekanus, för att verksamheten följer ordinarie regelverk vid Göteborgs universitet, inklusive styrdokumentet för Forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet, samt för det som definieras i Svenskt NMR-centrums uppdrag och verksamhetsplan.

10 Föreståndaren disponerar medel samt har ansvar för den dagliga verksamheten och driften av Svenskt NMR-centrum i enlighet med budget, verksamhetsplan och övriga beslut av styrgruppen. Föreståndaren bereder förslag och annat underlag till styrgruppen. Föreståndaren rapporterar om Svenskt NMR-centrums verksamhet vid styrgruppsmötena och i övrigt hålla styrgruppen informerad. Verksamhetsrapporteringen omfattar instrumentanvändning, fördelning av resurser per applikationsområde, vetenskapliga resultat från användningen av instrumentering och service, kommunikationsaktiviteter, ekonomi och övrigt med betydelse för verksamhetens utveckling. Föreståndaren ansvarar för att leda och organisera det operativa arbetet på Svenskt NMRcentrum. Föreståndare har personalansvar för de som har anställning på centret. Föreståndaren bedriver ingen egen forskning inom sitt uppdrag som föreståndare för Svenskt NMR-centrum. Styrgrupp Sammansättning Styrgruppen utses av rektor för en treårig verksamhetsperiod i taget. Förslaget är att beslutet delegeras till dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Styrgruppen ska bestå av åtta ledamöter med rösträtt, inklusive ordförande som har utslagsgivande röst vid lika röstetal. Inför utseende av ledamöter till styrgruppen ska förslag tas in från berörda lärosäten och andra aktörer. Styrgruppen ska ha en bred sammansättning för att kunna ta ett helhetsgrepp kring utvecklingen av forskningsinfrastrukturen. Jämn könsfördelning samt kompetens som täcker in såväl ledning av forskningsinfrastruktur som kvalificerad forskning inom området ska eftersträvas. Följande sammansättning ska eftersträvas i styrgruppen: o En ledamot från Naturvetenskapliga fakulteten vid Göteborgs universitet o En ledamot från Sahlgrenska akademin vid Göteborg universitet o En ledamot från Chalmers tekniska högskola o Fyra ledamöter från andra relevanta svenska lärosäten så som SU, UU, KI, SLU, LU, KTH o En ledamot från svensk industri Styrgruppens ledamöter ska ämnesmässigt täcka in NMR-centrums uppdrag, dvs. områdena strukturbiologi, metabolomik, småmolekyler, materialvetenskap, kemisk biologi. En representant för Naturvetenskapliga fakulteten adjungeras till styrgruppen, Föreståndaren adjungeras till styrgruppen. Styrgruppen kan kalla till sig den expertis som behövs eller utse ytterligare adjungerade ledamöter vid behov av särskild kompetens eller samordning med andra infrastrukturer. Ordförande bör ha erfarenhet av styrgrupps- eller styrelsearbete vid en nationell eller internationell enhet. Styrgruppen utser vice ordförande bland ordinarie ledamöter. Styrguppens arbete ska stödjas av en sekreterare. Mandat och ansvar Styrgruppen arbetar på uppdrag av dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Den beslutar i alla strategiska, vetenskapliga och större ekonomiska frågor, 1 som rör verksamheten och dess utveckling vid Svenskt NMR-centrum, inom de ramar som sätts upp för verksamheten. Det gäller t.ex. investeringar, bidrags- och anslagansökningar samt förändringar i kompetensprofil för centret. Styrgruppens beslutar om verksamhetsplan, kommunikationsplan och budget inom de ramar som sätts upp för verksamheten. 1 Revidering för att förtydliga vad styrgruppen beslutar om. Ursprunglig formulering: Den ansvarar för alla strategiska och vetenskapliga frågor samt större ekonomiska beslut, 2

11 Styrgruppen ansvarar för prioritering av projekt och fördelning av resurser till projekt. Till stöd har styrgruppen ett vetenskapligt råd. Styrgruppen kan delegera prioritering och resursfördelning av mindre projekt till föreståndaren. Styrgruppen följer upp Svenskt NMR-centrums verksamhet och beslutar om en årlig verksamhetsrapport. Styrgruppen rapporterar årligen till dekanus och i övrigt håller dekanus informerad om utvecklingsbehov och investeringar. Styrgruppen ska arbeta i enlighet med eventuella avtal som ingående parter slutit med varandra och i enlighet med de överenskommelser som gjorts mellan berörda intressenter, inklusive villkor för anslag eller bidrag. Styrgruppen ska sammanträda minst två gånger per år. Styrgruppen kan sammankallas för ytterligare möten vid behov. Styrgruppen är beslutsmässig då minst hälften av ledamöterna samt ordförande eller vice ordförande är närvarande. Inför långsiktiga strategiska beslut ska styrgruppen tillfråga internationella rådgivare. Vetenskapligt råd Svenskt NMR-centrum ska ha ett rådgivande vetenskapligt råd. Ledamöterna i rådet utses av styrgruppen för en treårig verksamhetsperiod i taget. Det vetenskapliga rådet ska bestå av fem ledamöter huvudsakligen verksamma i Sverige. Ledamöterna bör kompetensmässigt täcka de ämnesområden som Svenskt NMR-centrum har i uppdrag att stödja. Det vetenskapliga rådet har en ordförande som sammankallar till möten, fördelar arbetsuppgifter, ansvarar för regelbunden kommunikation med styrgruppen och lämnar besked om prioritering av projekt till styrgrupp och föreståndare. Det vetenskapliga rådet arbetar på uppdrag av styrgruppen med huvudsakligen två uppgifter: o o Prioritering av projekt och prioritering av resurser till projekt. Rådgivande i strategiska frågor, såsom verksamhetsutvecklig och -planering samt större investeringar. Användargrupp Styrgruppen beslutar om användargruppens sammansättning och uppdrag samt formerna för dess arbete. 3

12 Vetenskapsrådets styrelse, protokoll nr. 2, 2014 Bilaga Dnr: Jävspolicy Beslutad av Vetenskapsrådets styrelse Varför har Vetenskapsrådet en jävspolicy? Jävspolicyn är ett viktigt verktyg för säkerställande av den objektivitetsprincip som är grundlagsfäst och som innebär att myndigheter ska iaktta saklighet och opartiskhet och beakta allas likhet inför lagen. Den syftar till att förhindra intressekonflikter för företrädare för myndigheter som gör att företrädarens objektivitet kan ifrågasättas. Jävspolicyn är alltså betydelsefull för rättsskyddet men också viktiga för allmänhetens förtroende för myndigheten. Vetenskapsrådet skiljer sig från många andra myndigheter då merparten av ledamöterna i de beslutande och granskande organen är aktiva forskare, valda av forskarsamhället som också direkt berörs av myndighetens fördelning av forskningsmedel. Ansökningsberedningen inbegriper vidare en rad delsteg som potentiellt kan påverka slutresultatet, bl.a. kontroll av formella villkor, beslut om att avföra ansökan, fördelning av ansökningar på beredningsgrupper och granskare, enskild granskning, granskning i beredningsgrupp, beslut, genomförande av beslut och hantering av klagomål. Vetenskapsrådet genomför därtill utvärderingar, utser ledamöter till externa organ, utför strategiarbete, svarar på remisser, deltar i kommunikationsinsatser m.m. Delar av detta arbete sker genom s.k. peer review, där sakkunniga inom ett visst forskningsfält gör bedömningar av bl.a. ansökningar inom samma fält. För att inte äventyra rättsäkerheten eller rubba allmänhetens förtroende för myndigheten är det viktigt att allt arbete vid myndigheten utförs på ett sätt som förutom att förhindra klara jävssituationer också tar hänsyn till oklara och känsliga situationer. Ansvaret för att jävspolicyn följs ligger dels på myndigheten, men också på den enskilda handläggaren. Begreppet handläggare gäller härvid i vid bemärkelse och omfattar alla inom myndighetens organisation som kan påverka ett ärendes utgång. Det innebär att såväl tjänstemän, utnämnda granskare som valda ledamöter omfattas. 2. Vad är jäv? Bestämmelser om jäv finns i förvaltningslagen (1986:223) I 11 förvaltningslagen som Vetenskapsrådet i egenskap av statlig myndighet lyder under anges att den som ska handlägga ett ärende är jävig bland annat; om saken angår honom själv eller hans maka, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig

13 nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. Så kallat sakägar-, intresse- eller släktskapsjäv, eller 2(5) om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. Så kallat delikatessjäv. 3. Verkan av jäv I 12 förvaltningslagen beskrivs verkan av jäv. Där anges; att den som är jävig inte får handlägga ärendet, att den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant ska ge det till känna, och att myndigheten om det uppkommit en fråga om jäv mot någon snarast ska besluta i jävsfrågan. Huvudregeln är alltså att den som är jävig varken får vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Det är därför angeläget att en handläggare, oaktat jävsgrund och vid samtliga beredningssteg undviker att handlägga de ansökningar för vilka jäv konstaterats. Vidare ska den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant berätta det. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon ska Vetenskapsrådet snarast besluta i jävsfrågan. 4. Situationer som kan utgöra jäv Följande situationer utgör en särskild risk för jäv och/eller kan uppfattas som tveksamma ur förtroendesynpunkt. Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av förhållandena och tiden den fortgått. Följande situationer utgör normalt jäv; när en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett beroendeförhållande till en sökande/medverkande. Ett exempel är om den sökande/medverkande har uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution eller ämne, när en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till exempel i form av lärar- eller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning med en sökande/medverkande. Ett doktorand- handledarförhållande bedöms som en jävssituation oavsett hur lång tid tillbaka samarbetet ägt rum, vid uppenbar vänskap, ovänskap eller meningsskiljaktighet, vid beroendeförhållande av ekonomisk art, och vid chefs-/medarbetarförhållande.

14 3(5) I följande situationer råder risk för jäv; vid gemensamt författarskap av böcker och artiklar. Som riktlinje bör handläggning undvikas vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste 5-årsperioden. En gemensam artikel eller ett gemensamt kapitel i redigerad bok kan vara tillräckligt för att utgöra samproduktion. Även samproduktion längre tid tillbaka än fem år kan utgöra en jävssituation. Avgörande är om det i professionell mening förekommit ett nära samarbete, vilket får bedömas från fall till fall, när en handläggare tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande/medverkande, och när någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. 5. Förebyggande av jävsituationer Följande riktlinjer används vid Vetenskapsrådet för att förebygga jävsituationer. Ansökningar bör på ett tidigt stadium tillkännages handläggare inom relevanta ämnesråd, kommittéer och beredningsgrupper med en anmodan om att handläggare anmäler eventuella jäv. När beredningsgrupper utses och när ansökningar fördelas ska jävsfrågor uppmärksammas och jävsituationer undvikas. I vissa fall kan detta ske genom att beredningsgrupper utses först efter att ansökningar inkommit eller att en ansökan flyttas till en annan grupp. Handläggare som riskerar att vara jäviga utses inte till förslagsställare för en ansökan. Handläggare som riskerar att vara jäviga är inte med när en ansökan behandlas i beredningsgruppen. Även vad gäller medverkande bör eventuella jävsförhållanden i så stor utsträckning som möjligt beaktas. Med medverkande avses de forskare som har en avgörande eller central roll för den föreslagna forskningens genomförande. Handläggare som inte själva har för avsikt att söka bidrag eller medverka vid ansökan under den tid de fungerar som handläggare rekryteras i så stor utsträckning som möjligt. Även vid kollektiv handläggning av ärenden, dvs. samtidig handläggning av flera ärenden, till exempel då ett ämnesråd samtidigt beslutar om ett större antal ansökningar enligt en prioriteringslista från en beredningsgrupp, bör hänsyn i så stor utsträckning som möjligt tas till eventuella jävsförhållanden.

15 Ansökningar om forskningsstöd från ledamöter i styrelse, ämnesråd, råd, kommittéer och beredningsgrupper bereds inte i den grupp där ledamoten är ordförande, ledamot eller observatör. Detta gäller då ledamot är sökande såväl som medverkande. 4(5) 6. Hantering av jäv Ovanstående riktlinjer kan inte alltid förhindra att jävsituationer uppstår. Vanliga situationer är; då en råds-, kommitté- eller styrelseledamot söker bidrag, eller då en ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna ledamöter i beredningsgrupper som inte står i en särskild relation till den sökande. I dessa fall ska skriftliga yttranden inhämtas från minst två utomstående sakkunniga. Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende handläggs: Den som är jävig ska lämna lokalen. Detta gäller under hela handläggningsprocessen. Jävsförhållanden, alltså både när jäv föreligger och då jäv prövats men inte ansetts föreligga, ska dokumenteras under hela handläggningsprocessen. Om ett möte inte protokollförs ska likväl jävsprotokoll föras. 7. Kommunikation av jävspolicyn Frågor och diskussioner om jäv kan uppkomma inom hela Vetenskapsrådets verksamhet. Det är därför angeläget att alla handläggare är väl informerade om Vetenskapsrådets jävspolicy. För att säkerställa det bör; alla nyanställda informeras om Vetenskapsrådets jävspolicy och diskutera innebörden av den som en del av introduktionen till arbetet, handläggare involverade i ansökningsberedningen beredas tillfälle att diskutera jäv och de aktuella hanteringsordningarna före och efter ansökningsberedningen för att få fram synpunkter på hur arbetet kan förbättras, jävspolicyn finnas med i beredningshandböckerna, jävspolicyn kommuniceras till ämnesråd, råd, kommittéer, beredningsgruppsordförande och beredningsgruppsledamöter, hanteringsordningar för bidrag som bereds helt eller delvis utan koordinering av ämnesråd eller kommittéer inbegripa jävshantering,

16 utsedd tjänsteman ha en central roll i kommuniceringen av jävspolicy i beredning som helt eller delvis genomförs utanför den del av beredningen som koordineras av ämnesråd eller kommittéer, det vid beredningsgruppsmötena informeras om att man närsomhelst kan ta upp en fråga om jäv till diskussion, och chefsjuristen på ett övergripande plan vara ansvarig för myndighetens hantering av jävsfrågor. 5(5) 8. Giltighet Denna jävspolicy träder ikraft den 1 maj 2014 och gäller tills vidare. Den ersätter därmed tidigare beslutade jävsregler.