Förändring av den politiska organisationen

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Dnr 2017KS650 Förändring av den politiska organisationen Kommunfullmäktige beslutade i 147/2015 att inrätta en tillfällig beredning, demokratiberedningen, med uppdrag att göra en översyn av den politiska organisationen inför mandatperioden Demokratiberedningen har under 2016 och 2017 arbetat fram ett förslag på ny politisk organisation och förändrad styrmodell för Härryda kommun. Beredningen har i sitt arbete bland annat genomfört en enkät bland förtroendevalda i Härryda kommun om nuvarande organisation, genomfört en omvärldsanalys samt gått igenom väsentlig dokumentation kring nuvarande organisation och styrmodell. Demokratiberedningen presenterade ett första förslag på ny politisk organisation på kommunstyrelsens informationssammanträde den 16 maj 2017 samt på kommunfullmäktiges sammanträde den 22 maj Rapporten med beredningens förslag har även skickats ut till samtliga partier som finns representerade i kommunfullmäktige. Demokratiberedningen kommer under 2017 och 2018 fortsätta arbete med sina övriga uppdrag gällande översyn av kontakter med allmänheten, förslag på reglering av kommunstyrelsens arbete med dialog, politiska sekreterare samt arvodering av förtroendevalda. Demokratiberedningen rekommenderar kommunfullmäktige att under kommande mandatperiod följa upp den nya politiska organisationen. Kommunstyrelsen behandlade ärendet i 260/2017. Kommunfullmäktiges behandling Yttranden Mikael Johannison (M). Yrkanden Mikael Johannison (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag till beslut. Signatur justerande Utdragsbestyrkande Sida 1(2)

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Proposition Efter ställd proposition på kommunstyrelsens förslag finner ordföranden att fullmäktige beslutat bifalla kommunstyrelsens förslag. Beslut Kommunfullmäktiges beslut i enlighet med kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige fastställer den politiska organisationen enligt föreliggande förslag från demokratiberedningen att gälla från mandatperioden med tillägget att miljö- och bygglovsnämndens presidieberedning ska bestå av tre ledamöter. Kommunfullmäktige beslutar att uppdra åt kommunstyrelsen att ta fram förslag på arbetsordning för kommunfullmäktige och dess beredning samt reglemente för kommunstyrelse och övriga nämnder utifrån demokratiberedningens förslag. Kommunfullmäktige beslutar att uppdra åt kommunstyrelsen att ta fram förslag på förändrad styrmodell för kommunen utifrån demokratiberedningens förslag. Kommunfullmäktige beslutar att uppdra åt kommunstyrelsen att ta fram beskrivningar på former och arbetssätt för samverkan och samordning mellan de politiska organen i den nya politiska organisationen. Kommunfullmäktige beslutar att demokratiberedningen ska utgöra referensgrupp när arbetsordningar och reglementen tas fram för den nya organisationen Signatur justerande Utdragsbestyrkande Sida 2(2)

3 ÖVERSYN AV POLITISK ORGANISATION OCH STYRNING Demokratiberedningens förslag till framtida organisation och styrmodell Härryda kommun Demokratiberedningen Slutrapport

4 1 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i 147/2015 att inrätta en tillfällig beredning (Demokratiberedningen) med uppdrag att göra en översyn av den politiska organisationen inför mandatperioden Demokratiberedningen har beaktat de riktlinjer som angavs i uppdraget samt genomfört en omvärldsanalys och en nulägesanalys av nuvarande organisation och styrmodell. Utifrån dessa analyser har ett antal viktiga nyckelfrågor identifierats som demokratiberedningens förslag bygger på. Demokratiberedningens förslag kan i korthet sammanfattas i följande punkter: Politisk organisation: Demokratiberedningen föreslår att det inrättas en fast fullmäktigeberedning med helhetssyn på framtidens välfärd och samhällsutveckling. Förslaget innebär att nuvarande fasta fullmäktigeberedningar avvecklas. Demokratiberedningen föreslår att det inrättas en ny nämnd med ansvar för verksamhetsområdena utbildning, socialtjänst, kultur och fritid (välfärdsnämnden). I nämndens uppdrag föreslås även myndighetsutövningen inom utbildning och socialtjänst ingå vilket innebär att nuvarande myndighetsnämnd för dessa områden avvecklas. Demokratiberedningen föreslår att kommunstyrelsen, förutom att utöva sina huvudsakliga uppgifter enligt kommunallagen, också ska vara samhällsbyggnadsnämnd samt nämnd för verksamheter som inte ligger under annan nämnd. Förslaget innebär att kommunstyrelsens uppdrag förändras jämfört med nuvarande organisation eftersom delar av kommunstyrelsens nuvarande ansvarsområden övergår till välfärdsnämnden. Demokratiberedningen föreslår att presidium i kommunfullmäktige, kommunstyrelse, välfärdsnämnd samt fast beredning för framtidens välfärd och samhällsutveckling ska bestå av tre ledamöter. Demokratiberedningen förslår att organen Kommunfullmäktiges presidiesamordning och Politiskt sektorssamråd (PSS) avvecklas i syfte att stärka och förtydliga de formella funktionernas roll i organisationen. Istället bör nya arbetssätt utvecklas för samverkan och dialog. Styrmodell: Demokratiberedningen föreslår att den politiska viljan ska tydliggöras genom att dela upp styrningen i olika styrdokument som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna beslutar om (se förslag under rubriken styrdokument ). Demokratiberedningen föreslår att politiken i större utsträckning ska styra med vision, förhållningssätt, inriktningar och mål (utöver de ekonomiska ramarna) och i mindre utsträckning med detaljerade verksamhetsmål och indikatorer. Verksamhetsmål och indikatorer ska hanteras av förvaltningen. Demokratiberedningen föreslår att antalet mål ska minska för att öka tydligheten och synliggöra de politiska prioriteringarna. Genom att begränsa antalet mål ökar tydligheten i de politiska prioriteringarna. Demokratiberedningen föreslår att politiken ska lägga större vikt vid och ha ett ökat fokus på uppföljning och analys i styrningen av kommunen. Uppföljning ska ske med avseende på både kvalitet och effektivitet (resurser i förhållande till uppnådd kvalitet och resultat av verksamheternas insatser). Demokratiberedningens slutrapport /23

5 Läsanvisning Eftersom denna rapport är omfattande och innehåller många olika delar så följer här en anvisning för hur rapporten enklast kan läsas. Beredningen har valt att lägga de olika delarna i den ordning som de är väsentliga för läsaren enligt principen, det viktigaste först. Det innebär att sammanfattningen kommer först, därefter förslagen och sist bakgrund, nuläge och beredningens uppdrag. De läsare som bedömer att de behöver känna till mer om bakgrund och nuläge kan därför behöva läsa de senare avsnitten först. 1. Sammanfattning Här beskrivs de viktigaste förslagen från demokratiberedningen i korthet. 2. Demokratiberedningens förslag till politisk organisation Här beskrivs förslagen om politisk organisation mer omfattande. 3. Demokratiberedningens förslag om förändrad styrmodell Här beskrivs förslagen om förändrad styrmodell mer omfattande. 4. Demokratiberedningens uppdrag och nuvarande organisation (bakgrund och nuläge) Här beskrivs beredningens uppdrag från fullmäktige, den nuvarande politiska organisationen, den nulägesanalys som beredningen gjort samt de nyckelfrågor som identifierats för den framtida politiska organisationen. Demokratiberedningens slutrapport /23

6 Innehåll 1 Sammanfattning... 1 Läsanvisning Demokratiberedningens förslag till politisk organisation... 4 Demokratiberedningens uppdrag och arbete... 4 Förslag till ny politisk organisation... 4 Förslag att inrätta en fast fullmäktigeberedning för framtidens välfärd och samhällsutveckling... 6 Förslag att inrätta en nämnd för verksamhetsområdena utbildning, socialtjänst, kultur och fritid Välfärdsnämnden... 7 Kommunstyrelsen... 8 Förslag att kommunstyrelsen blir nämnd för samhällsbyggnadsfrågor... 8 Förslag att kommunstyrelsen blir nämnd för frågor/verksamhet som inte ligger under annan nämnd... 9 Kommunfullmäktige Tillfälliga fullmäktigeberedningar Övriga nämnder och beredningar Övriga organ i nuvarande politiska organisation Förslag om utökade presidier i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, välfärdsnämnden och fast fullmäktigeberedning Förslag om utskott Förslag om sammansättning av ledamöter i de politiska organen Förslag till uppdragens omfattning för presidiets ledamöter Reglementen, arbetsordningar, delegationsordningar, mm En samlad förvaltning Uppföljning av organisationen Förslag om förändrad styrmodell Demokratiberedningens förslag kring styrmodell i korthet Roller i den politiska styrningen Grundläggande tankar kring politisk styrning Styrmodellens olika delar Arbetsprocessen för styrning Horisontell styrning Styrdokument Rollfördelning mellan politiker och tjänstemän Dialogen som styrmedel Bakgrund och nulägesanalys Demokratiberedningens uppdrag Definition av några viktiga ord i översynen Nuvarande politiska organisation Sammanfattning av demokratiberedningens nulägesanalys Viktiga nyckelfrågor för framtida organisation och styrmodell Demokratiberedningens slutrapport /23

7 2 Demokratiberedningens förslag till politisk organisation Demokratiberedningens uppdrag och arbete Kommunfullmäktige beslutade i 147/2015 att inrätta en tillfällig beredning (Demokratiberedningen) med uppdrag att göra en översyn av den politiska organisationen inför mandatperioden Demokratiberedningens arbete med översynen har lagts upp på följande sätt: 1. Genomgång av väsentlig dokumentation av nuvarande organisation och styrmodell. 2. Enkätundersökning till politiker i kommunen. 3. Omvärldsbevakning i form av skrifter från Sveriges kommuner och landsting (SKL) om organisation och styrmodell. 4. Nulägesanalys av nuvarande organisation och styrmodell. 5. Identifiera viktiga nyckelfrågor för framtida organisation och styrmodell. 6. Arbeta fram förslag till framtida organisation. 7. Arbeta fram förslag till framtida styrmodell med tillhörande arbetssätt. Mer om demokratiberedningen uppdrag och nulägesanalys finns i rapportens sista kapitel. Förslag till ny politisk organisation Grundläggande tankar som ligger till grund till förslaget Demokratiberedningens förslag till ny politisk organisation bygger dels på en analys av nuläget, dels på ett antal nyckelfrågor som identifierats i arbetet (se bakgrund och nuläge). Beredningen har också arbetat fram några viktiga och grundläggande tankar om hur den framtida organisationen ska fungera. Dessa grundläggande tankar är: Den politiska organisationen ska vara enkel och tydlig. Onödig komplexitet ska undvikas. Kommunfullmäktiges viktiga särställning ska säkerställas. Organisationen ska dra nytta av fördelarna med både beredningar och nämnder. Dessa har olika syften, uppdrag och roller. Maximal nytta för kommunfullmäktige uppstår när dessa samspelar och stärker kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen ska ha ökat fokus på det huvuduppdrag som beskrivs i kommunallagen (leda och samordna kommunen, uppsikt, ärendeberedning till kommunfullmäktige, mm) samt utrymme att ägna sig åt dessa uppgifter. Organisationen ska stimulera helhetssyn både vad gäller medborgaren/invånaren och samhällsutvecklingen. Demokratiberedningens förslag till politisk organisation Demokratiberedningens förslag kan i korthet sammanfattas i följande bild med tillhörande punkter: Demokratiberedningens slutrapport /23

8 Demokratiberedningen föreslår att det inrättas en fast fullmäktigeberedning med helhetssyn på framtidens välfärd och samhällsutveckling. Förslaget innebär att denna beredning ersätter nuvarande fasta fullmäktigeberedningar vilka därmed avvecklas. Demokratiberedningen föreslår att det inrättas en ny nämnd med ansvar för verksamhetsområdena utbildning, socialtjänst, kultur och fritid (Välfärdsnämnden). I nämndens uppdrag föreslås även myndighetsutövningen inom utbildning och socialtjänst ingå vilket innebär att nuvarande myndighetsnämnd för dessa områden avvecklas. Demokratiberedningen föreslår att kommunstyrelsen, förutom att utöva sina huvudsakliga uppgifter enligt kommunallagen, också är samhällsbyggnadsnämnd samt nämnd för verksamheter som inte ligger under annan nämnd. Förslaget innebär att kommunstyrelsens uppdrag förändras jämfört med nuvarande organisation eftersom delar av kommunstyrelsens nuvarande ansvarsområden övergår till välfärdsnämnden. Demokratiberedningen föreslår att presidium i kommunfullmäktige, kommunstyrelse, välfärdsnämnd samt fast beredning ska bestå av tre ledamöter. I nuvarande politiska organisation finns ett organ som ska samordna hanteringen av politiskt strategiska frågor (Kommunfullmäktiges presidiesamordning) samt ett organ för information och samordning mellan kommunstyrelse, beredningar och förvaltningens sektorer (Politiskt sektorssamråd PSS). Demokratiberedningen föreslår att dessa forum avvecklas. Den huvudsakliga anledningen till detta förslag är att dessa organ riskerar att skapa en otydlighet i förhållande till de formella funktioner som finns i den politiska organisationen (såsom kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, beredningar). Nya former och arbetssätt för samverkan och samordning ska utvecklas. Detta ansvar ligger huvudsakligen hos kommunstyrelsen inom ramen för deras roll att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen ska beskriva hur denna samverkan och samordning ska gå till i praktiken. Kommundirektören har i uppdrag att organisera förvaltningen och dess arbete. Demokratiberedningens slutrapport /23

9 Förslag att inrätta en fast fullmäktigeberedning för framtidens välfärd och samhällsutveckling Demokratiberedningen föreslår att det inrättas en fast fullmäktigeberedning med helhetssyn på framtidens välfärd och samhällsutveckling. Förslaget innebär att denna fasta beredning ersätter nuvarande fasta fullmäktigeberedningar som därmed avvecklas. Den fasta beredningen ligger direkt under kommunfullmäktige vilket innebär att huvuduppdraget och tillkommande uppgifter till den fasta beredningen kan komma endast via kommunfullmäktige. Beredningens syfte Tanken med att inrätta en fast beredning för framtidens välfärd och samhällsutveckling är att frikoppla beredningen från verksamheterna i organisationen. Beredningen ska ha ett långsiktigt perspektiv och helhetssyn på samhället och välfärden. Beredningen behöver agera fritt och kreativt och vara en politisk resurs för omvärldsanalys, nulägesanalys, beredning, medborgardialog, mm. Beredningens uppgift är att arbeta fram konkreta och tydliga rapporter samt beslutsunderlag. Huvuduppgifter Beredningens huvudsakliga uppdrag är: Utifrån behovet av framtidens välfärd och samhällsutveckling göra omvärldsbevakning, ta fram rapporter och analyser som underlag till fullmäktige. Ta fram underlag inför fullmäktiges vision. Ta fram underlag inför fullmäktiges övergripande mål och inriktningar. Löpande utvärdera vision, övergripande mål och inriktningar. Utifrån vision, övergripande mål och inriktningar ta fram förslag på politiska initiativ. Dialog med medborgare och näringsliv. Bereda ärenden på uppdrag av kommunfullmäktige. Förslag till sammansättning Demokratiberedningens förslag är att: Beredningen ska bestå av 21 ordinarie ledamöter utan ersättare. Beredningen ska ha ett presidium bestående av en ordförande och två vice ordförande. Demokratiberedningen rekommenderar att tillsättningen av fullmäktiges fasta beredning sker proportionellt. Konsekvens av förslaget Förslaget innebär att nuvarande fasta fullmäktigeberedningar avvecklas. Demokratiberedningens slutrapport /23

10 Förslag att inrätta en nämnd för verksamhetsområdena utbildning, socialtjänst, kultur och fritid Välfärdsnämnden Demokratiberedningen föreslår att det inrättas en ny nämnd med ansvar för verksamhetsområdena utbildning, socialtjänst, kultur och fritid. I nämndens uppdrag föreslås även myndighetsutövningen inom utbildning och socialtjänst ingå. Nämndens syfte Tanken med att inrätta en nämnd som ansvarar för verksamhetsområdena utbildning, socialtjänst, kultur och fritid är att en samlad nämnd ska ha helhetssyn utifrån individens (medborgarens/invånarens) perspektiv under hela livet. Inrättandet av denna nämnd ökar också möjligheten för kommunstyrelsen att fokusera på sina huvuduppgifter som styrelse samt samhällsbyggnadsfrågor. Ansvarområden Nämndens uppdrag föreslås omfatta följande verksamhetsområden: Utbildning Socialtjänst Kultur Fritid Huvuduppgifter (inom ovanstående ansvarsområden) Planering och uppföljning Driftsbudget för verksamheten Brukarperspektiv och brukardialog Myndighetsutövning i individärenden på socialtjänstens och det offentliga utbildningsväsendets område. Avgränsning Inget arbetsgivaransvar (detta ligger hos kommunstyrelsen). Förslag till sammansättning Demokratiberedningens förslag är att: Nämnden ska bestå av 13 ordinarie ledamöter och 13 ersättare. Nämnden ska ha ett presidium bestående av en ordförande och två vice ordförande. Konsekvens av förslaget Förslaget innebär att en ny nämnd inrättas med verksamhetsansvar för ovan nämnda områden. Budget och verksamhetsansvar flyttas från kommunstyrelsen till nämnden för ovanstående verksamhetsområden. Myndighetsnämnden som i nuläget ansvarar för myndighetsutövningen mot enskild inom socialtjänstens och skolans verksamhetsområde avvecklas och detta ansvar ingår i välfärdsnämndens uppdrag. Demokratiberedningens slutrapport /23

11 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens uppgifter beskrivs i kommunallagen, 6 kap. Några viktiga delar är: Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet och bolag. Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Det åligger styrelsen särskilt att: 1. bereda eller yttra sig i ärenden som skall handläggas av fullmäktige med de begränsningar som framgår av 5 kap , 2. ha hand om den ekonomiska förvaltningen, 3. verkställa fullmäktiges beslut, och 4. i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen. Demokratiberedningens förslag är att kommunstyrelsen, förutom sitt huvuduppdrag enligt kommunallagen, ska ha uppdraget att vara samhällsbyggnadsnämnd samt nämnd för frågor/verksamhet som inte ligger under någon annan nämnd. Kommunstyrelsens tre uppdrag: Kommunstyrelse enligt kommunallagen Samhällsbyggnadsnämnd Nämnd för frågor/verksamheter som inte ligger under någon annan nämnd Förslag att kommunstyrelsen blir nämnd för samhällsbyggnadsfrågor Demokratiberedningen föreslår att kommunstyrelsen blir nämnd för samhällsbyggnadsfrågor. Nämndens syfte Tanken är att kommunstyrelsen som nämnd ska ha helhetsansvar för samhällsbyggnadsfrågor. Ansvarområden Nämndens uppdrag föreslås omfatta följande verksamhetsområden: Detaljplaner, områdesbestämmelser Fastighet/lokaler Trafik, park, natur Vatten och avlopp, avfall Mark, bostad och exploatering Huvuduppgifter (inom ovanstående ansvarsområden): Planering och uppföljning Driftsbudget för verksamheten. Brukarperspektiv och brukardialog Avgränsning: Ingen myndighetsutövning (detta ligger i Miljö- och bygglovsnämnden). Demokratiberedningens slutrapport /23

12 Förslag till sammansättning Demokratiberedningens förslag är att: Kommunstyrelsen ska bestå av 13 ordinarie ledamöter och 13 ersättare. Kommunstyrelsen ska ha ett presidium bestående av en ordförande och två vice ordförande. Konsekvens av förslaget Ingen förändring jämfört med nuvarande organisation. Förslag att kommunstyrelsen blir nämnd för frågor/verksamhet som inte ligger under annan nämnd Demokratiberedningen föreslår att kommunstyrelsen blir nämnd för frågor som inte ligger under någon annan nämnd. Nämndens syfte Tanken är att kommunstyrelsen som nämnd ska ha ett helhetsansvar för dessa övriga verksamhetsområden. Ansvarområden Nämndens uppdrag föreslås omfatta följande verksamhetsområden: Näringsliv och besöksnäring Miljöfrågor (ej myndighetsutövning) Internationella frågor Folkhälsofrågor Trygghetsfrågor Krisledning Arbetsgivarfrågor Huvuduppgifter (inom ovanstående ansvarsområden) Planering och uppföljning Driftsbudget för verksamheten Brukarperspektiv och brukardialog Avgränsning Ingen myndighetsutövning. Demokratiberedningens slutrapport /23

13 Kommunfullmäktige Demokratiberedningens förslag innebär inga förändringar för kommunfullmäktiges uppdrag eller roll. Förslagen syftar dock till att stärka kommunfullmäktige ytterligare. Detta görs genom följande förslag ifrån beredningen: Välfärdsnämnden blir en ny nämnd som ligger direkt under kommunfullmäktige vilket innebär att nämnden får sitt uppdrag direkt från fullmäktige och rapporterar direkt till fullmäktige (kommunstyrelsen yttrar sig i alla ärenden till kommunfullmäktige). Organisationen ska även fortsättningsvis arbeta med fullmäktigeberedningar (en fast och eventuella tillfälliga) som syftar till att stärka kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen ska få ökat utrymme att arbeta med sina huvuduppgifter enligt kommunallagen vilket ska stärka kommunfullmäktige. Tillfälliga fullmäktigeberedningar Demokratiberedningen föreslår att fullmäktige använder sig av tillfälliga beredningar för att hantera specifika frågor. Syfte med tillfälliga fullmäktigeberedningar Utifrån ett fullmäktigeperspektiv (helhetssyn) politiskt kunna utreda och bereda korta, specifika och avgränsade uppdrag (både vad gäller uppdraget och tid). Initiativ till frågor som kan hamna i en tillfällig beredning kan komma från flera olika håll, t ex motioner, medborgarförslag, från nämnd, styrelse eller beredning. Kommunfullmäktige beslutar om uppdragen till tillfälliga beredningar. Kommunfullmäktiges presidium koordinerar uppdragen till de tillfälliga beredningarna. Huvuduppgifter Bereda fullmäktiges långsiktiga planer, program, policys Utreda och bereda en avgränsad och specifik fråga Övriga nämnder och beredningar Miljö- och bygglovsnämnden Demokratiberedningen föreslår inga förändringar för miljö- och bygglovsnämnden. Nämndens uppdrag är att fullgöra kommunens uppgifter när det gäller myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet och byggnadsväsendet samt svara för information i frågor som rör nämndens verksamhetsområde. Överförmyndarnämnden Demokratiberedningen förslår inga förändringar för överförmyndarnämnden. Nämnden är en myndighet som ska garantera rätten åt personer som inte kan ta hand om själva, förvalta sin egendom eller på annat sätt tillvarata sina rättigheter. Demokratiberedningens slutrapport /23

14 Valnämnden Demokratiberedningen föreslår inga förändringar för valnämnden. Nämndens uppgift är att fullgöra kommunens uppgifter vid val till riksdagen, region och kommunfullmäktige, val till Europaparlamentet samt svara för eventuella folkomröstningar. Valberedning Demokratiberedningen föreslår inga förändringar för valberedningen. Valberedningen förbereder alla val av ledamöter och ersättare till kommunstyrelsen, nämnder och ledamöter i fullmäktiges beredningar samt val av representanter till bolag och förbund med mera. Övriga organ i nuvarande politiska organisation I nuvarande beskrivning av den politiska organisationen finns ett antal organ i form av råd, forum och samrådsorgan. Demokratiberedningens förslag är följande: Kommunfullmäktiges presidiesamordning avvecklas. Respektive presidium kan när som helst ta initiativ till samverkan. Kommunfullmäktiges presidium avgör om ett fastställt arbetssätt behövs i framtiden. Politiskt sektorssamråd (PSS) avvecklas. Kommunstyrelsen har, i sin roll att leda och samordna kommunen, som uppgift att utveckla arbetssätt för samverkan mellan kommunstyrelse, välfärdsnämnd, fast fullmäktigeberedning och förvaltningen. Detta ska vara just arbetssätt och inte nya formella forum som riskerar skapa otydlighet avseende de formella funktionernas roll och ansvar. Kommunstyrelsen bör göra en översyn av övriga råd (inklusive ungdomsforum) i syfte att klargöra till vilket forum de ska vara kopplade samt säkerställa effektiva arbetsformer. Förslag om utökade presidier i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, välfärdsnämnden och fast fullmäktigeberedning Demokratiberedningen föreslår att fullmäktige väljer bland sina ledamöter en ordförande och två vice ordförande, som tillsammans utgör fullmäktiges presidium. Demokratiberedningen föreslår att kommunfullmäktige bland kommunstyrelsens, välfärdsnämndens, och den fasta fullmäktigeberedningens ledamöter väljer en ordförande och två vice ordförande att utgöra presidium för respektive funktion. Demokratiberedningen föreslår att de ledamöter som sitter i ett presidium inte är ledamot eller ersättare i några av de andra funktionerna i den politiska organisationen. Syftet med detta är att öka dynamiken mellan funktionerna samt minska risken för att ledamot ska uppfattas som partisk. Demokratiberedningens slutrapport /23

15 Förslag om utskott Demokratiberedningen föreslår att fullmäktige inte beslutar om några utskott i kommunstyrelsen eller nämnd. Detta skapar möjligheten för kommunstyrelsen och nämnden att själva organisera arbetet utifrån kommunfullmäktiges uppdrag och tillsätta samt hantera eventuella utskott. Demokratiberedningens rekommendation är dock följande: Att kommunstyrelsen tillsätter lämpliga utskott för att effektivisera kommunstyrelsens arbete. T ex bör arbetsgivarfrågor och ekonomi-/budgetfrågor hanteras i utskott. Att välfärdsnämnden bedriver myndighetsfrågorna i ett utskott. Att nämnder, styrelser och beredningar i övrigt själva ansvarar för att organisera sitt arbete på lämpligt sätt utifrån sitt uppdrag från kommunfullmäktige och de resurser som de förfogar över. Det är viktigt att understryka att detta inte påverkar kommunstyrelsens eller nämndens uppdrag och uppgifter från kommunfullmäktige utan endast hur det organiseras inom respektive funktion. Förslag om sammansättning av ledamöter i de politiska organen Nedan följer demokratiberedningens förslag till antal ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar. Några kommentarer till beredningens förslag: Förslaget bygger på bred politisk förankring i den fasta fullmäktigeberedningen. Demokratiberedningen rekommenderar att tillsättningen av fullmäktiges fasta beredning sker proportionellt. Kommunstyrelsen och välfärdsnämnden bedöms båda behöva ledamöter med tanke på uppdragens omfattning. Ökad storlek i presidium för beredning, kommunstyrelse och välfärdsnämnd för att möjliggöra ytterligare samordning, planering och kommunikation. Politisk funktion Antal ordinarie ledamöter Antal ersättare Presidium Kommentar Kommunfullmäktige 51 29* 3 Ingen förändring Fast fullmäktigeberedning Tidigare 3 beredningar med 21+0 ledamöter Presidium tidigare 2 ledamöter Kommunstyrelse Samma antal ledamöter och ersättare som tidigare. Presidium tidigare 2 ledamöter Välfärdsnämnd Ny nämnd Miljö- och bygglovsnämnd Ingen förändring Överförmyndarnämnd Ingen förändring Valberedning Ingen förändring Valnämnd Ingen förändring Revisorer 7-2 Ingen förändring *Nuvarande antal, kan komma att skifta utifrån mandatfördelningen i kommande val. Demokratiberedningens slutrapport /23

16 Förslag till uppdragens omfattning för presidiets ledamöter Nedan följer demokratiberedningens förslag till uppdragens omfattning beräknat i % av heltidstjänst. Några kommentarer till beredningens förslag: Förslaget bygger på att den fasta fullmäktigeberedningen förväntas genomföra stor del av sitt arbete på annat sätt än traditionella mötesformer. Totalt 3 kommunalråd, ordförande i kommunstyrelsen, 2:a vice ordförande i kommunstyrelsen (oppositionsråd) samt ordförande i välfärdsnämnden. Förslaget bygger på att det är samma person som är ordförande i välfärdsnämnden och ett eventuellt myndighetsutskott i denna nämnd. Ökat utrymme i presidium för beredning, kommunstyrelse, välfärdsnämnd och miljö- och bygglovsnämnd för att möjliggöra ytterligare samordning, planering och kommunikation. Politisk funktion Ordf 1:a vice 2:a vice Kommentar Kommunfullmäktige 30% 10% 10% Motsvarar ungefär nuläget Fast fullmäktigeberedning 30% 20% 20% Kommunstyrelse 100% 30% 100% 2 kommunalråd Välfärdsnämnd 100% 30% 30% 1 kommunalråd Förslaget bygger på att det är samma person som är ordförande i nämnd och ett eventuellt myndighetsutskott. Miljö- och bygglovsnämnd 30% 20% Beredningen bedömer att dessa uppdrag kräver en viss ökning jämfört med nuläget. Reglementen, arbetsordningar, delegationsordningar, mm Respektive politiskt organ ansvarar för att ta fram de reglementen, arbetsordningar och delegationsordningar som krävs utifrån demokratiberedningens förslag till politisk organisation. Demokratiberedningen vill understryka vikten av att delegationsordningarna för kommunstyrelsen och den nya välfärdsnämnden utformas med utgångspunkt från att delegationsbesluten skall vara av rutinartad karaktär och förutsägbara utifrån huvudorganets eventuella riktlinjer eller dylikt och etablerade ställningstaganden. En samlad förvaltning I kommunen finns endast en förvaltning med en kommundirektör som ansvarig tjänsteman. Demokratiberedningen föreslår att detta inte förändras. Kommundirektören har ansvaret för att utforma och utveckla förvaltningens organisation så att de stödjer den politiska organisationen samt styrningen på bästa möjliga sätt. Uppföljning av organisationen Demokratiberedningen rekommenderar fullmäktige att under kommande mandatperiod följa upp den nya politiska organisationen. Demokratiberedningens slutrapport /23

17 3 Förslag om förändrad styrmodell Demokratiberedningens förslag kring styrmodell i korthet Demokratiberedningen föreslår att den politiska viljan ska tydliggöras genom att dela upp styrningen i olika styrdokument som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna beslutar om (se förslag under rubriken styrdokument ). Demokratiberedningen föreslår att politiken i större utsträckning ska styra med vision, förhållningssätt, inriktningar och mål (utöver de ekonomiska ramarna) och i mindre utsträckning med detaljerade verksamhetsmål och indikatorer. Verksamhetsmål och indikatorer ska hanteras av förvaltningen. Demokratiberedningen föreslår att antalet mål ska minska för att öka tydligheten och synliggöra de politiska prioriteringarna. Demokratiberedningen föreslår att politiken ska lägga större vikt vid och ha ett ökat fokus på uppföljning och analys i styrningen av kommunen. Uppföljning ska ske med avseende på både kvalitet och effektivitet (resurser i förhållande till uppnådd kvalitet och resultat av verksamheternas insatser). Roller i den politiska styrningen Olika funktioner i organisationen har olika uppgifter i styrningen. Huvuduppgifter för kommunfullmäktige i styrningen är: Besluta om styrdokument för kommunens vision och förhållningssätt. Besluta om styrdokument för kommunens strategiska plan (med prioriterade utvecklingsområden och inriktningar på lång sikt). Besluta om styrdokument för kommunens årliga mål och budget. Följa upp beslutade styrdokument samt kommunens kvalitet och effektivitet. Huvuduppgifter för kommunstyrelsen i styrningen är: Leda och samordna kommunen utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat. Utöva uppsikt över nämnderna och bolag. Bereda ärenden till kommunfullmäktige. Huvuduppgifter för nämnderna i styrningen är: Besluta om styrdokument för nämndens mål och budget. Följa upp mål och budget samt verksamheternas ekonomi och kvalitet samt effektivitet. Myndighetsutövning (i förekommande fall). Huvuduppgifter för fullmäktiges fasta beredning i styrningen är: Rapportera slutsatser utifrån medborgardialoger till kommunfullmäktige. Rapportera slutsatser utifrån omvärlds- och nulägesanalyser till kommunfullmäktige. Arbeta fram underlag och förslag till kommunfullmäktiges styrdokument. Föreslå politiska initiativ utifrån kommunfullmäktiges beslutade styrdokument. Demokratiberedningens slutrapport /23

18 Grundläggande tankar kring politisk styrning Begreppet styrmodell betyder, precis som det låter, en modell för styrning. Med modell menas att det finns en fastställd struktur och ett arbetssätt för hur styrningen ska fungera. Styrmodellens syfte är att systematiskt styra och säkerställa kvalitet och effektivitet i kommunen och dess verksamheter. Styrningen ska ske utifrån verksamhetens grunduppdrag och mål som formuleras både på statlig nivå och kommunal nivå. Styrmodellen ska bygga på mål- och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångspunkt ifrån kommunens övergripande vision och förhållningssätt samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av tillit, medskapande och ansvarstagande. Politisk styrning handlar om att få genomslag för den politiska viljan. För att lyckas med detta krävs att några grundläggande kriterier uppfylls: Styrningen ska ha sin utgångspunkt ifrån medborgares/invånares behov. Styrningen ska präglas av helhetssyn och långsiktighet. Styrningen ska tydligt visa de politiska prioriteringarna. Styrningen ska baseras på tillit och engagemang. Det ska finnas en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän. För att lyckas få genomslag för den politiska viljan behövs en modell för hur styrningen ska fungera (en styrmodell). Styrmodellen ska tydliggöra: Vilka utvecklingsområden och förändringar som är särskilt prioriterade. Hur kommunens (och verksamheternas) kvalitet och effektivitet ska säkerställas och följas upp. Hur god ekonomisk hushållning ska säkerställas och följas upp. Styrmodellen bygger på ytterligare några grundläggande tankar: Styrmodellen beskriver dels en struktur, dels ett arbetssätt för planering och uppföljning. Styrmodellen ska utgå ifrån kommunens och verksamheternas uppdrag som finns beskrivet i de styrdokument som är beslutade, såväl statliga som kommunala. Styrmodellen ska kunna hantera alla typer av styrning. Styrning kan ske med t ex lagstiftning, regler, riktlinjer, principer, policys, vision, värderingar, mål, uppdrag, mm. Styrmodellen ska omfatta samtliga delar av styrningen. Det ska inte finnas parallella modeller. Styrmodellen ska omfatta både planering och uppföljning av verksamheten utifrån styrdokumenten. En framgångsfaktor är dock att inte ställa krav på för detaljerad planering och uppföljning av mer operativ karaktär. Dessa ska kunna hanteras inom verksamheten utan krav på att dokumentera inom ramen för styrmodellen. Styrmodellens olika delar Styrmodellen tar sin utgångspunkt i kommunens övergripande vision och förhållningssätt samt kommunens och verksamheternas uppdrag som finns beskrivet i kommunala och statliga styrdokument. Som en del av arbetet med styrmodellen behöver grunduppdraget definieras och dokumenteras på alla nivåer i kommunens organisation. En beskrivning av verksamhetens grunduppdrag ska sammanfattas i för verksamheten kritiska kvalitetsfaktorer. Dessa ska beskriva de viktigaste faktorerna för att verksamheten har hög kvalitet och effektivitet med avseende på såväl ekonomi, personal, verksamhet och målgruppernas behov. Demokratiberedningens slutrapport /23

19 Med utgångspunkt ifrån kommunens övergripande vision och förhållningssätt samt verksamheternas grunduppdrag delas styrmodellen in i tre delar: En del som beskriver ekonomistyrning och resursfördelning (ramstyrning). En del som beskriver fokusområden och prioriterade mål för utvecklingsarbetet. En del som beskriver kvalitetsfaktorer och hur grunduppdraget ska kvalitetssäkras. Arbetsprocessen för styrning Arbetsprocessen för styrning består av fyra steg: 1. Analys av förutsättningar och nuläge 2. Planering av resurser, mål och uppdrag samt kvalitetssäkring 3. Säkerställa genomförandet utifrån planeringen 4. Uppföljning och analys av resultat och kvalitet Horisontell styrning Horisontell styrning bygger på filosofin att varje organisatorisk nivå måste få möjlighet att själva äga sitt arbete med planering och uppföljning. Grunden för allt utvecklings- och förändringsarbete är tillit, medskapande och ansvarstagande. Samtliga delar i styrmodellen och samtliga steg i arbetsprocessen ska därför utföras av samtliga organisatoriska nivåer. Det innebär att varje politisk nivå och varje organisations-/chefsnivå ska göras sin egen planering och uppföljning av styrmodellens olika delar. Demokratiberedningens slutrapport /23

20 Styrdokument Demokratiberedningen föreslår att den politiska viljan ska tydliggöras genom att dela upp styrningen i olika styrdokument som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna beslutar om. Detta innebär att olika styrdokument har olika syften, olika innehåll, olika tidsperspektiv och beslutas i olika politiska funktioner. Demokratiberedningen föreslår att politiken i större utsträckning ska styra med vision, förhållningssätt, inriktningar och mål (utöver de ekonomiska ramarna) men i mindre utsträckning med detaljerade verksamhetsmål och indikatorer. Det senare ska styras av förvaltningen. Demokratiberedningen förslår följande styrdokument: Styrdokument Innehåll Beslutas av Vision och förhållningssätt Gemensam vision och förhållningssätt för hela Kommunfullmäktige kommunen. Bör vara opolitisk (gemensam) och bör endast finnas en för hela kommunen. Strategisk plan, 4 år Peka på övergripande prioriterade utvecklingsområden Kommunfullmäktige för kommunen på lång sikt med tillhörande inriktningar. Långsiktiga finansiella mål. Mål och inriktning med budget och uppdrag, årlig Fullmäktiges och nämndernas årliga styrdokument för mål och budget. Kommunfullmäktige samt respektive nämnd/styrelse Förvaltningens verksamhetsplan, årlig Förvaltningens plan för att arbeta med de politiska målen, uppdragen, budgeten och indikatorerna Kommundirektören (information till respektive nämnd/styrelse) Styrdokumentens koppling till styrmodellen beskrivs i bilden nedan. Samtliga styrdokument tar sin utgångspunkt i kommunens vision, förhållningssätt och grundläggande uppdrag. Styrdokumenten ska innehålla tydliga formuleringar samt ett fåtal mål och inriktningar för tydlig och fokuserad styrning. Både resursfördelning/ekonomi och kvalitetssäkring av grunduppdraget dockar an till styrkedjan. Demokratiberedningens slutrapport /23

21 Rollfördelning mellan politiker och tjänstemän Grundprincipen för samspelet mellan ledande politiker och tjänstemän är att politiker fokuserar på VAD och NÄR -frågor (det resultat som ska uppnås, uppdrag som ska utföras samt när och inom vilka ramar/riktlinjer) medan tjänstemän bör fokusera på HUR och VEM-frågor (hur arbetet ska bedrivas samt ledas och fördelas). Denna rollfördelning gäller dock på alla organisatoriska nivåer vilket innebär att samma förhållande gäller mellan t ex en sektorchef, en verksamhetschef och en enhetschef (inte bara politiker och tjänstemän). Mer formaliserade spelregler ger en grund för att utveckla förutsättningarna för det politiska ledarskapet, för tjänstemännens ledarskap och för samspelet däremellan. Klara och kända spelregler ger också bättre transparens - den som betraktar den kommunala organisationen utifrån får därmed en bättre insyn i ansvars- och uppgiftsfördelningen. För att tydliggöra rollfördelningen kan överenskommelser mellan kommunstyrelsen och kommundirektör samt mellan nämnderna och sektorcheferna upprättas. Dialogen som styrmedel Med dialog avses ett samtal mellan två parter i syfte att skapa en gemensam förståelse och acceptans. Dialog är ett samtal där båda parter befinner sig på samma nivå utan att någon ska ha rätt eller fel och utan att något beslut ska fattas utifrån dialogen. Att göra en presentation med efterföljande frågor är inte dialog. Dialog har mer karaktären av ett samtal utifrån givet tema eller frågeställningar. Dialog kan användas som styrmedel genom att olika roller och nivåer i organisationen har dialog för att öka förståelse, samsyn och acceptans avseende t ex vision, förhållningssätt, mål, inriktningar, uppdrag, resultat och kvalitet. Dialog kan byggas in i processerna för planering och uppföljning. Dialog kräver särskilda möten (bör inte ske mitt under ett ordinarie nämnds/styrelsemöte eller liknande) och kräver både planering och utvärdering. Dialog ersätter inte befintliga styrdokument och rapporter utan ska skapa ökad förståelse, samsyn och acceptans för dessa. Redan befintliga forum kan användas för dialog i ökad utsträckning, t ex politiska möten, ledningsgruppsmöten, chefsforum, arbetsplatsträffar mm. Dialog ska ses som en aktivitet som ska ingå i processbeskrivning och årsplanering för planerings- och uppföljningsarbetet. En god dialog skapar bättre förutsättningar för styrningen genom att det kan skapa samsyn, förståelse och delaktighet i frågor mellan olika funktioner vilket i sin tur stärker rollfördelningen. Demokratiberedningens slutrapport /23

22 4 Bakgrund och nulägesanalys Demokratiberedningens uppdrag Uppdrag och bakgrund Kommunfullmäktige behandlade i 141/2013 en översyn av den politiska organisationen inför mandatperioden I översynen framgår att en demokratiberedning skall inrättas inför en ny mandatperiod. Kommunfullmäktige beslutade i 147/2015 att inrätta en tillfällig beredning för en översyn av den politiska organisationen för perioden Beredningens uppdrag Beredningen ska göra en översyn av den politiska organisationen inför mandatperioden Beredningen ska i arbetet beakta kommunfullmäktiges beslut i 67/2015 om kommunstyrelsens arbetsformer. Beredningen ska också göra en översyn av kontakter med allmänheten. Beredningens sammansättning Beredningen ska bestå av en representant från varje parti i kommunfullmäktige, sammanlagt 10 ledamöter, inklusive beredningsledare och vice beredningsledare. Beredningsledare och vice beredningsledare tillsätts proportionellt utifrån valresultatet till kommunfullmäktige. Beredningsledare har utslagsröst i beredningen. Ledamöterna i beredningen utsågs på fullmäktige den 16 november Rapport Beredningen ska genomföra en överläggning av förslaget i fullmäktige. Beredningens arbete ska redovisas på fullmäktige i oktober Komplettering av uppdragsbeskrivning för tillfällig beredning Kommunfullmäktiges presidium har vid möte den 24 november 2015 utifrån kommunfullmäktiges beslut gjort komplettering av beredningens uppdrag. Beredningen ska beakta pågående statlig demokratiutredning samt revidering av kommunallagen. Beredningen ska även inhämta aktuella kunskaper från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i form av exempelvis förtroendemannaundersökningar. Beredningen ska utvärdera den politiska organisationen med ett internt perspektiv samt utifrån ett medborgarperspektiv. Beredningen ska utreda förutsättningar för förtroendevalda att arbeta politiskt inklusive principer för ersättningsformer. Demokratiberedningens slutrapport /23

23 Demokratiberedningens arbete Demokratiberedningen har haft regelbundna möten under 2016 och Mötena har kännetecknats av hög närvaro och stort engagemang. Demokratiberedningens arbete med översynen har lagts upp på följande sätt: 1. Genomgång av väsentlig dokumentation av nuvarande organisation och styrmodell. 2. Enkätundersökning till politiker i kommunen. 3. Omvärldsbevakning i form av skrifter från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) om organisation och styrmodell. 4. Nulägesanalys av nuvarande organisation och styrmodell. 5. Identifiera viktiga nyckelfrågor för framtida organisation och styrmodell. 6. Arbeta fram förslag till framtida organisation. 7. Arbeta fram förslag till framtida styrmodell med tillhörande arbetssätt. Demokratiberedningen har dessutom genomfört ett antal informationsinsatser för bl a kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt respektive politisk gruppering (majoritet och opposition). Demokratiberedningen består av följande ledamöter: Mikael Johannison (M), beredningsledare Ing-Marie Samuelsson (S), vice beredningsledare David Dinsdale (L) Gun Wågsjö (C) Håkan Eriksson (KD) Jan-Inge Forsberg (SP) Lina Eiserman Ålund (MP) Kerstin Sandberg (V) Ulf Dermark (KP) Calle Johansson (SD) Övriga deltagare på möten: Fredrik Larsson, Sekreterare Sven-Martin Åkesson, extern konsult Peter Lönn, Kommundirektör (deltagit som åhörare på några möten) Demokratiberedningens slutrapport /23

24 Definition av några viktiga ord i översynen Kommunens politiska organisation Med kommunens politiska organisation avses hur kommunen har valt att organisera olika politiska funktioner. Exempel på politiska funktioner är kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, beredningar, utskott, mm. Hur dessa ska organiseras styrs delvis av kommunallagen men det finns fortfarande stort utrymme för varje kommun att själv besluta vilka nämnder, beredningar och utskott som ska finnas samt vad deras uppdrag ska vara. Politiska partier samt olika råd och forum är inte en del av den formella kommunala politiska organisationen. Dessa är istället en del av valda arbetsformer och beskrivs separat. Kommunens styrmodell Begreppet styrmodell betyder, precis som det låter, en modell för styrning. Med modell menas att det finns fastställd struktur och arbetssätt för hur styrningen ska fungera. Syftet med styrning är dels att få genomslag för den politiska viljan och dels säkerställa effektiv resursanvändning och kvalitet i organisationen. Syftet med styrmodellen kan sammanfattas som: Systematiskt förändringsarbete o Förverkliga den politiska viljan och verksamhetens mål o Att det förverkligas från ord till handling Säkerställa verksamheternas kvalitet och effektivitet o Att verksamheten har bra kvalitet och effektivitet o Att kommuninvånarnas behov blir tillgodosedda God ekonomisk hushållning o Att de ekonomiska resurserna används effektivt idag och i framtiden o Att de ekonomiska resurserna används så att målen uppnås Målstyrning Målstyrning (eller resultatstyrning som vissa kommuner benämner det) är en filosofi och metod för styrning med mål som beskriver önskvärda resultat och effekter som ska uppnås. Målstyrningen bygger på att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångpunkt ifrån kommunens övergripande vision och förhållningssätt samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av tillit, medskapande och ansvarstagande. Styrdokument Ett styrdokument är ett beslutat dokument som styr kommunens verksamhet. Styrdokument kan vara både statliga och kommunala. Styrdokument är det verktyg som politiken har för att beskriva den politiska viljan i form av vision, förhållningssätt, mål, inriktningar och uppdrag. Styrdokument kan också formuleras i form av regler, policys, riktlinjer, instruktioner, mm. Nuvarande politiska organisation Bakgrund Den nuvarande politiska organisationen infördes 1 januari 1999 som ett resultat av en översyn som gjordes De stora förändringarna som då gjordes var att kommunstyrelsen blev ensamt ansvarig för all verksamhet som bedrevs i förvaltningen vilket innebar att nämnder med verksamhetsansvar avskaffades. Samtidigt infördes tre fasta fullmäktigeberedningar i syfte att utarbeta förslag till politiska inriktningsmål för verksamheterna samt löpande följa upp/utvärdera och till fullmäktige Demokratiberedningens slutrapport /23

25 föreslå förändringar av fastställda politiska inriktningsmål. Kommunfullmäktige kan också fatta beslut om att tillsätta tillfälliga beredningar. De arbetar bara med de frågor som de har tillsatts för att lösa, och uppdraget är begränsat i tid. Mål för nuvarande organisation Målen för nuvarande organisation som formulerades i samband med översynen 1997 var: Att skapa ett forum med förutsättningar att stimulera till deltagande i det politiska arbetet. Att kommunfullmäktige blir ett forum för idéer, debatt och information som ger ledamoten möjlighet till aktiv påverkan på de politiska besluten och som ger allmänheten möjlighet till insikt i de politiska beslutens bevekelsegrunder. Stimulera fullmäktigeledamöter att ta initiativ och möjligheter att följa upp beslut. Stimulera till nya arbetsformer. Öka möjligheter till helhetssyn. Klargöra befogenheter och ansvar på alla nivåer. Förslaget i korthet Nuvarande organisation bygger på förslaget från Detta har utvecklats under åren och kan i nuläget sammanfattades på följande sätt: Inga verksamhetsansvariga nämnder förutom kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige skall genom beredningsarbetet vara det aktiva organet när det gäller strategiska och övergripande frågor som gäller samhällsutvecklingen. Kommunstyrelsen får som enda verksamhetsdrivande nämnd ett betydligt större ansvar för och inflytande på den av kommunfullmäktige beslutade verksamheten. En myndighetsnämnd ansvarar för myndighetsutövningen vad gäller miljö- och hälsoskydd, bygglov, brandsyn och sotning. En myndighetsnämnd ansvarar för myndighetsutövningen mot enskild inom socialtjänstens och skolans verksamhetsområde. Demokratiberedningens slutrapport /23

26 Sammanfattning av demokratiberedningens nulägesanalys Demokratiberedningens analys av nuläget har delats in i två områden. Nulägesanalys av den nuvarande politiska organisationen. Nulägesanalys av den nuvarande styrmodellen. Nulägesanalysen har gjorts dels genom samtal inom beredningen och med politiker, dels genom en enkätundersökning. Dessutom har kommundirektören presenterat förvaltningens synpunkter avseende organisation och styrmodell för beredningen. Anlitad konsult har presenterat exempel från andra kommuner, analyser som gjorts av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt delat med sig av sina erfarenheter från organisationsöversyner. Nulägesanalys avseende nuvarande organisation: Många politiker upplever inte att fullmäktigeberedningarnas arbete skapar inflytande, engagemang och meningsfullhet. Sociala beredningen nämns dock delvis som ett undantag. Det behöver skapas fler attraktiva politiska roller för både nya och erfarna politiker. De olika politiska funktionerna i nuvarande organisation behöver tydliggöras (kommunfullmäktige, kommunstyrelse, beredningar, nämnder, utskott, arbetsgrupper). Kommunfullmäktiges roll behöver stärkas. Rollfördelningen mellan kommunfullmäktige och kommunstyrelse behöver tydliggöras. Debatten i kommunfullmäktige behöver utvecklas. Delaktighet och inflytandet behöver öka (möjlighet att påverka). I nuläget finns väsentliga brister i tillit och förtroende. Nulägesanalys avseende nuvarande styrmodell: Den politiska styrningen behöver synas tydligare och få ett tydligare genomslag. Det är för många mål i nuläget vilket innebär att det saknas tydliga prioriteringar och fokus i styrningen. Det är i nuläget för mycket detaljer i den politiska styrningen. Politiker upplever att de blir för mycket styrda av detaljerade strukturer och arbetsinstruktioner. Politiker upplever att rollfördelning mellan politiker och tjänstemän är otydlig i styrningen. Dialogen som metod för styrning behöver utvecklas. Viktiga nyckelfrågor för framtida organisation och styrmodell Utifrån nulägesanalysen har demokratiberedningen dragit ett antal slutsatser som sammanfattas i nyckelfrågor för framtida organisation och styrmodell. Kommunfullmäktiges roll behöver stärkas. Det behövs också mer debatt och öppenhet i kommunfullmäktige. Beredningarnas arbete behöver vara kreativt och fritt. De behöver frigöras från frågor som har med verksamheten att göra (t ex verksamhetsmål och verksamhetsuppföljning). Det behöver finnas beskrivningar som tydliggör de olika funktionernas roller i den politiska organisationen. Skapa forum och funktioner som är attraktiva och meningsfulla för båda nya och erfarna politiker. Stimulera möjligheten till helhetssyn. Synliggöra den politiska viljan och politiska prioriteringar. Möjliggöra för kommunstyrelsen att ha ökat fokus på styrelsens huvuduppgifter. Demokratiberedningens slutrapport /23