Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Torsdagen den 27 oktober 2016, kl Plats: Svea Hund i kommunhuset, Tomelilla Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Val av justerare samt tidpunkt för justering 3 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger 2016/2 4 Information från förvaltningen 5 Ekonomisk uppföljning september / Redovisning personalstatistik september Synpunkter på socialtjänsten september /6 9 8 Information om ej verkställda gynnande beslut - 10 särskilt boende (SÄBO) september Redovisning korttidsboende september Sammanställning insatstimmar - omsorg/service 12 september Sammanställning månadsredovisning - 13 SCB/Socialstyrelsen september Redovisning av synpunkter och klagomål - kostenheten juni-augusti Sammanträdesdagar mm vård och 2016/ omsorgsnämnden 14 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre och handikappomsorgen (SoL) - 3:e kvartalet Rapportering av en verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - 3:e kvartalet Redovisning av studieuppdrag - översyn av organsisation inom Vård och omsorg (inklusive e- hälsa) / / /

2 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden 17 Förslag till ändring i reglemente för vård och omsorgsnämnden 2016/ Redovisning av delegeringsbeslut 2016/ Redovisning av anmälningsärenden 2016/ Gunnel Andersson (M) Ordförande Pamela Lindqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Pamela Lindqvist E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Gunnel Andersson M 2 Marianne Åkerblad M 3 Gunvor Olsson C 4 Ann Harrysson SPI 5 Ida Bornlykke S 6 Mona Nihlén V 7 Tommy Falk SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Jantje ten Have M 2 Elizabeth Nilsson M 3 Eva Gustavsson C 4 Carl Malmqvist KD 5 Sejdi Karaliti S 6 Lena Bottner S 7 Kent Å Olofsson SD Ja Nej Avstår 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 Stöd och omsorg Synpunkter på socialtjänsten sammanställning Månad: September År: 2016 Antal inkomna synpunkter: 3 varav Beröm: 1 Klagomål: 2 Förslag på förbättring: 0 Synpunktslämnare (antal): Brukare: 1 Anhörig: 1 God man/förvaltare 1 Berörda verksamheter: Valkyrian; synpunkter på inkontinenshjälpmedel, matportioner Hemsidan; länken på hemsidan fungerar inte Rehab: bra att få trappräcke, vill helst ha vid alla trappor Byavången samt chefer, handläggare, överförmyndare; synpunkter på att alla lovar men inget händer. Omvårdnaden följer ej värdegrunden. 9

10 Tomelilla den 30 sep 2016 Dnr VON DiaNr Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorg Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Christel Nilsson, avdelningschef Avdelningschef Direkt Mobil Information om utvecklingen av särskilda boendebeslut den 31 sep 2016 Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämnden lägger informationen till handlingarna Ärendebeskrivning Nämnden följer upp hur kösituationen till särskilt boende utvecklas. Förvaltningen redovisar månadsvis antalet beviljade och verkställda beslut, samt antal som väntat över 90 dagar. Beslutsunderlag Tre personer har fått bifall till särskilt boende under september. Tre har flyttat in på särskilt boende. Tre har avlidit under väntetiden. Personer som inte fått sina beslut verkställda inom 90 dagar rapporteras efter varje kvartal till IVO, Inspektionen för Vård och omsorg. Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Antal beviljade beslut Verkställda beslut Avslutade/ avlidna Ej verkställda per den siste * Väntat över 90 dagar per den siste (inkl verkställda och avslutade) *Inklusive 11 beslut från (1) 10

11 Stöd och omsorg Korttidsboende sammanställning År: 2016 Månad: September Nya Åter bostaden Flytt till särskilt boende Avliden Kvar den siste 01-jan 10 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Augusti September summa *Vistelsetid/antal dagar Jan, feb, mars April Maj Juni Juli Aug Sep Genomsnitt Max Min *Efter avslutad vistelse Orsaker Jan,feb,mars April Maj Juni Juli Aug Sep Fall, frakturer, kotkompressioner Fall, skada och/eller stor otrygghet Nedsatt allmäntillstånd/svikt Kognitiv svikt/demenssjuk 4 1 Utredning av behov 2 1 Anhörigvårdare avlastning/sjuk Anpassning/renovering bostad Stroke Palliativ vård 2 2 Bostadslös med omsorgsbehov 1 Psykisk ohälsa 1 1 Otillgänglig bostad 1 1 Totalt

12 12

13 Benämning Juli 2016 Augusti 2016 Förändring (%) Hemtjänst i ordinärt boende, äldre Hemtjänst i ordinärt boende, yngre Särskilt boende, äldre Särskilt boende, yngre Matdistribution, äldre Trygghetslarm, äldre Trygghetslarm, yngre Dagverksamhet, äldre Dagverksamhet, yngre 0 0 Boendestöd, yngre Korttidsboende, äldre Kontaktfamilj eller kontaktperson, yng 0 0 jul-16 aug-16 Förändring (%) Verkställighet av biståndsbeslut Avslut av verkställt biståndsbeslut

14 Avvikelser År: 2016 Juni-Aug Enhet: Kostenheten Datum Kök Typ av händelse Anledning Åtgärd Rutin 8/6 Kastanje Mat till en brukare beställd till två olika ställen Mat till en brukare ej Avbeställd Hemtjänsten ej hämtat Rutiner finns 8/6 Kastanje Mackor och sylt kvar när hemtjänsten hämtat Hemtjänsten ej hämtat Rutin finns 11/6 Kastanje En portion ej avbeställd, hämtad som vanligt men brukaren skulle inte ha den 19/6 Kastanje En brukare fick inte sin dessert och en annan inte sin sallad. De stod kvar. Hemtjänsten ej hämtat 21/6 Kastanje En portion ej avhämtad Hemtjänsten ej 14

15 hämtat 22/6 Kastanje Tre portioner morötter och en dessert stod kvar Hemtjänsten ej hämtat 26/6 Kastanje En portion beställd men ej avhämtad. Brukaren flyttat från Tomelilla för 3 veckor sen. En portion ej beställd fastän den skulle ha. En dessert ej avhämtad 30/6 Kastanje En portion ej avhämtad 2/7 Kastanje Fyra portioner ej avhämtade 7/7 Kastanje Kantinerna svåra att få ur Köket får tänka 15

16 värmeskåpet på avdelningen 8/7 Kastanje En portion ej avbeställd trots att brukaren inte skulle ha. 9/7 Kastanje Samma portion som ovan var avbeställd men brukaren skulle ha. Två portioner ej avhämtade 13/7 Kastanje Fyra portioner kall sås ej avhämtade 22/7 Kastanje En portion ej avbeställd 26/7 Kastanje Tre rundor glömde desserten men kom tillbaka senare och hämtade 28/7 Kastanje En runda glömde desserten 7/8 Kastanje Klagomål om små schnitzlar och att de boende inte kunde ta om Köket har en vikt/port på kött som följes men ibland tycker de boende att det är extra gott och vill ha mer på hur man packar Avdelningen får beställa mer mat vid sådana rätter Rutin finns 16

17 10/8 Kastanje Man tyckte det var snålt med köttbullar, ringde köket som kom med fler 10/8 Kastanje Apelsinsoppa till dessert och det gillar inte de boende 10/8 Kastanje Avdelning 35 glömt att beställa mat 11/8 Kastanje En portion varmrätt stod kvar men desserten var hämtad. Fem mackor kvar 13/8 Kastanje Hemtjänstpersonal tog fel mat, 1 timbalkost och 1 grov Vid ett flertal tillfällen har avdelningarna beställt för lite mat. De har beställt till 9 fastän de ätandes antal har varit fler Avdelningarna bör vara noggrannare med sina beställningar Apelsinsoppa kommer mindre ofta på matsedeln men det finns andra som tycker om den Rutin finns 17

18 paté, så när den som skulle hämta dessa fanns de inte men annan mat stod kvar. 15/8 Kastanje En dessert stod kvar 16/8 Kastanje Dessert till samma person som föregående dag stod kvar. Köket ringde hemtjänst men fick inget svar. Pratade in på svararen men fick ingen återkoppling 18/8 Kastanje Soppan räckte inte och det fanns bara dessert till 13 boende och inte 15 Det var beställt 13 portioner 18

19 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 86 Dnr VON 2016/56 Sammanträdesdagar mm vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan för år Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden föreslås ha elva sammanträden. De är normalt förlagda till torsdagar klockan i Svea Hund. Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott föreslås ha elva sammanträden. De är normalt förlagda till torsdagar klockan i Svea Hund. Årets förslag till sammanträdestider är lagda med utgångspunkt att åstadkomma ett gott flöde för de ärenden som efter behandling i vård och omsorgsnämnden ska vidare till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Av denna anledning förekommer viss avvikelse från tidigare års upplägg med arbetsutskott förlagt till omkring mitten av månaden och nämnd förlagd till slutet av månad. Särskild kallelse kommer att sändas ut minst sex dagar före varje sammanträde. Ledamot som blir förhindrad att närvara vid ett sammanträde ska meddela detta till sekreteraren i så god tid som möjligt. Justerandes sign 19

20 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 86 forts. Vård och omsorgsnämnden Sammanträdesdag Klockan Inlämningsdag för handlingar (kl 9.00) 26 januari januari 2 mars februari 30 mars mars 20 april april 18 maj maj 15 juni juni 24 augusti augusti 21 september september 12 oktober oktober 9 november oktober 7 december november Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Sammanträdesdag Klockan Inlämningsdag för handlingar (kl 9.00) 12 januari januari 16 februari februari 16 mars mars 6 april mars 4 maj april 1 juni maj 10 augusti juli 7 september augusti 28 september september 26 oktober oktober 23 november november Justerandes sign 20

21 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 86 forts. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan för år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: VON Sammanställning sammanträdesdagar 2017, handlingsid: VON Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 21

22 Tomelilla den 4 oktober 2016 Dnr VON 2016/56 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Växel Fax Postgiro Bankgiro Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt Mobil Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Förslag till sammanträdesdagar 2017 Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan för år Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden föreslås ha elva sammanträden. De är normalt förlagda till torsdagar klockan i Svea Hund. Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott föreslås ha elva sammanträden. De är normalt förlagda till torsdagar klockan i Svea Hund. Årets förslag till sammanträdestider är lagda med utgångspunkt att åstadkomma ett gott flöde för de ärenden som efter behandling i vård och omsorgsnämnden ska vidare till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Av denna anledning förekommer viss avvikelse från tidigare års upplägg med arbetsutskott förlagt till omkring mitten av månaden och nämnd förlagd till slutet av månad. Särskild kallelse kommer att sändas ut minst sex dagar före varje sammanträde. Ledamot som blir förhindrad att närvara vid ett sammanträde ska meddela detta till sekreteraren i så god tid som möjligt. Vård och omsorgsnämnden Sammanträdesdag Klockan Inlämningsdag för handlingar (kl 9.00) 26 januari januari 2 mars februari 30 mars mars 20 april april 18 maj maj 1 (2) 22

23 15 juni juni 24 augusti augusti 21 september september 12 oktober oktober 9 november oktober 7 december november Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott Sammanträdesdag Klockan Inlämningsdag för handlingar (kl 9.00) 12 januari januari 16 mars februari 16 mars mars 6 april mars 4 maj april 1 juni maj 10 augusti juli 7 september augusti 28 september september 26 oktober oktober 23 november november Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, Sammanställning sammanträdesdagar 2017 Kansliavdelningen Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare i vård och omsorgsnämnden Socialchef Madeleine Moberg Avdelningschef Christel Nilsson Avdelningschef Camilla Andersson Medicinskt ansvarig sjuksköterska Lotta Treble-Read 2 (2) 23

24 Stöd och omsorg Vård och omsorgsnämnden Sammanträdesdagar 2017 Beslutsinstans Sammanträdesdag Sista inlämning för handlingar (kl 9.00) Sista möte före Ksau/KS/Kf Arbetsutskott (Vonau) 12 januari 2 januari Ksau 15 februari KS 1 mars Kf 20 mars Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) 26 januari 16 januari Ksau 15 februari KS 1 mars Kf 20 mars 16 februari 6 februari Ksau 15 mars KS 29 mars Kf 24 april 2 mars 20 februari Ksau 15 mars KS 29 mars Kf 24 april 16 mars 6 mars Ksau 19 april 30 mars 20 mars Ksau 19 april 6 april 27 mars Ksau 3 maj KS 17 maj Kf 12 juni 20 april 10 april Ksau 3 maj KS 17 maj Kf 12 juni 4 maj 24 april Ksau 31 maj KS 14 juni 18 maj 8 maj Ksau 31 maj KS 14 juni 1 juni 22 maj Ksau 9 augusti KS 23 augusti Kf 18 september 15 juni 5 juni Ksau 9 augusti KS 23 augusti Kf 18 september Arbetsutskott (Vonau) 10 augusti 31 juli Ksau 13 september KS 27 september 24

25 Stöd och omsorg Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Arbetsutskott (Vonau) Nämnd (VON) Kf 23 oktober 24 augusti 14 augusti Ksau 13 september KS 27 september Kf 23 oktober 7 september 28 augusti Ksau 4 oktober 21 september 11 september Ksau 4 oktober 28 september 18 september Ksau 25 oktober KS 15 november Kf 11 december 12 oktober 2 oktober Ksau 25 oktober KS 15 november Kf 11 december 26 oktober 16 oktober Ksau 29 november KS 13 december Kf januari november 30 oktober Ksau 29 november KS 13 december Kf januari november 13 november 7 december 27 november 25

26 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 87 Dnr VON 2016/24 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre och handikappomsorgen (SoL) - 3:e kvartalet 2016 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden godkänner redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till kommunfullmäktige samt revisorerna. Ärendebeskrivning Rapportering av gynnande beslut som inte verkställts inom 90 dagar ska göras till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) enligt 16 kap 6 f-h och 4 kap 1 Socialtjänstlagen (SoL). Huvudrapportör är avdelningschef Christel Nilsson. Förutom IVO ska även kommunfullmäktige, vård och omsorgsnämnden och kommunens revisorer få kännedom om rapporteringen. Kommunfullmäktige ska underrättas om rapporteringen i syfte att bättre kunna planera för bostäder och andra insatser till äldre och funktionsnedsatta, både på kort och lång sikt. (SoL 5 kap. 4,5,6,7,8 ). Vård och omsorgsnämnden är ansvariga på individnivå och ska informeras om hur det individuella behovet tillgodoses i väntan på att beslut kan verkställas. Revisorerna ska granska om och hur socialnämnden verkställer gynnande beslut. Dessa ska förutom sammanställningen också kunna ta del av individrapportering. När beslut som tidigare rapporterats in som ej verkställt senare verkställs eller om ärendet på grund av annat skäl avslutas, rapporteras detta till IVO. En kommun som inte verkställt besluten inom skälig tid riskerar vite. Risken för vite minskar om den enskilde erbjudits inom 90 dagar men tackat nej. Gynnande beslut kan endast återkallas om behovet förändrats. Justerandes sign 26

27 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 87 forts. Rapporteringen avser beslut som inte verkställts inom 90 dagar under tredje kvartalet; juli, augusti och september, både beslut som inte verkställts och beslut som verkställts och återrapporterats under perioden. Besluts datum Verkställt/ återrapport till IVO *Antal dagar ej verkställt Född år Orsak Stöd under väntetiden Ej verkställt 30/ Resursbrist Hemtjänst Ej verkställt 30/ Resursbrist Hemtjänst Ej verkställt 30/ Resursbrist Hemtjänst Ej verkställt 30/ Resursbrist Hemtjänst Ej verkställt 30/ Resursbrist Hemtjänst Ej verkställt 30/ Resursbrist Hemtjänst Tackat nej till två 1921 Hemtjänst erbjudande Avliden Resursbrist Hemtjänst Verkställt Resursbrist Hemtjänst Avliden Resursbrist Hemtjänst Verkställt Resursbrist Hemtjänst Verkställt Resursbrist Korttidsboende Verkställt Resursbrist Korttidsboende Verkställt Resursbrist Korttidsboende Avslutad Resursbrist Korttidsboende Avliden Resursbrist Hemtjänst Verkställt Resursbrist Korttidsboende Justerandes sign 27

28 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 87 forts. Beslut som rapporterats tidigare under 2016 Besluts datum Verkställt/ återrapport till IVO *Antal dagar ej verkställt Född år Orsak Stöd under väntetiden Verkställt Resursbrist Korttidsboende Verkställt Resursbrist Korttidsboende Avslutat Tackat nej x Verkställt Tackat nej x Verkställt Tackat nej x Avslutat Tackat nej x Avslutat Tackat nej x Avslutat Fått boende i annan kommun Hemtjänst Hemtjänst Hemtjänst Hemtjänst Hemtjänst Hemtjänst Verkställt Resursbrist Korttidsboende Verkställt Resursbrist Hemtjänst Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden godkänner redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till kommunfullmäktige samt revisorerna. Beslutsunderlag Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre och handikappomsorgen (SoL) - 3:e kvartalet 2016, handlingsid: VON Justerandes sign 28

29 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 87 forts. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att utskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 29

30 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 88 Dnr VON 2016/25 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - 3:e kvartalet 2016 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vård och omsorgnämnden Vård och omsorgsnämnden godkänner redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till kommunfullmäktige samt revisorerna. Ärendebeskrivning Rapportering av gynnande beslut som inte verkställts inom 90 dagar ska göras till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) enligt 9 och 28 a-h Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och 16 kap 6 f-h Socialtjänstlagen (SoL). Huvudrapportör är avdelningschef Christel Nilsson. Förutom IVO ska även kommunfullmäktige, vård och omsorgsnämnden och kommunens revisorer få kännedom om rapporteringen. Kommunfullmäktige underrättas om rapporteringen i syfte att få kännedom om behoven för att kunna planera för bostäder och andra insatser enligt LSS. Vård och omsorgsnämnden är ansvariga på individnivå och måste informeras om hur det individuella behovet tillgodoses i väntan på att beslutet kan verkställas. Revisorerna ska granska om och hur socialnämnden verkställer gynnande beslut. När ett beslut, som tidigare rapporterats in som ej verkställt, senare har verkställts eller om ärendet på grund av annat skäl har avslutats rapporteras detta löpande till IVO. En kommun som inte verkställt besluten inom skälig tid riskerar vite. Justerandes sign 30

31 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 88 forts. Under tredje kvartalet, till och med , har tre beslut som fattats med stöd av LSS inte kunnat verkställas inom 90 dagar. Besluts datum Beslut Daglig verksamhet 9 10 LSS Daglig verksamhet 9 10 LSS *Antal Orsak dagar ej verkställt 140 Pågående kartläggning 101 Pågående kartläggning samt psykisk ohälsa Stöd under tiden Boende 9 9 LSS 133 Resursbrist Boendestöd Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden godkänner redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till kommunfullmäktige samt revisorerna. Beslutsunderlag Rapportering av en verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - 3:e kvartalet 2016, handlingsid: VON Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 31

32 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 89 Dnr VON 2016/36 Redovisning av studieuppdrag - översyn av organisation inom Vård och omsorg (inklusive e-hälsa) Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts beslut Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott överlämnar ärendet till vård och omsorgsnämnden utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en helhetsöversyn av organisationen inom Vård och Omsorg inklusive e- hälsa (VON 2016/36). Uppdraget är kopplat till den genomlysning av hemtjänsten, såväl i egen regi som entreprenad, som verksamheten utförde under våren 2016 (VON 2016/11). I studieuppdraget har även följande aktuella underlag varit vägledande: - SAM-enkät (VON 2016/35) - Arbetsmiljöverkets inspektion (VON 2016/41) - Revisionsrapport Tomelilla Kommun Granskning av styrning och uppföljning av hemtjänsten, Ernst & Young juni Handlingsplan utifrån befarat budgetunderskott 2016 (VON 2016/42) - Kompletterande remissfrågor till mål och budget 2017 (KS 2016/17) Hemtjänsten i egenregi har i flera år haft ett budgetunderskott och har det senaste året satt in flera olika åtgärder, några nu under hösten Till viss del kan budgetunderskottet förklaras med en underfinansiering vad gäller bl. a. introduktion av vikarier och nödvändig fortbildning. Samtidigt minskar antalet brukartimmar och vårdtyngden förändras, vilket har inneburit en omställning till fler korta insatser hos ett färre antal brukare med ökad körtid som en konsekvens. Arbetsmiljöverkets granskning satte fokus på det höga antalet medarbetare per enhetschef. Genomlysningen pekade på behov av att se över områdesindelningen samt samverkan mellan olika verksamheter. I Ernst & Youngs (EY) revisionsrapport belystes behovet av ett digitalt planeringssystem, att tydliggöra resursfördelningsmodellen och att ta fram kostnadsberäknade och tidsatta åtgärdsförslag. Justerandes sign 32

33 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 89 forts. Utgångspunkten för arbetsgruppen, under ledning av Socialchefen, har varit att i uppdraget ta fram ett nytt förslag på organisering av samtliga verksamheter inom Vård och Omsorg. Syftet med förslaget är att skapa en hållbar och flexibel organisation med goda förutsättningar att leda, utveckla och uppnå god ekonomisk hushållning. Analysen omfattar även möjliga/utökade etjänster som tillsyn via webbkamera, GPS, planeringsverktyg samt läkemedelsdosering. Studieuppdraget omfattar olika verksamheter inom Socialtjänstlagen (SoL), Lag om Särskilt Stöd till vissa funktionshindrade (LSS) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) med ca 240 anställda. Den föreslagna organisationen leds av en avdelningschef och utgår från tre huvudområden som i sin tur är indelade i olika verksamheter. Varje verksamhet ska ledas av en enhetschef som föreslås bli nio personer mot dagens sex. En av de tre nya verksamheterna/enhetscheferna gäller Boendestöd, Café Kryddan och Närståendestöd (idag Rebus) och finns redan idag under Familjenämnden. Den föreslås nu gå in i den nya organisationen inom Vård- och Omsorgsnämnden för att skapa förutsättningar för mer samordning och ökade synergieffekter mellan verksamheterna inom LSS och SoL och överlag ett mer effektivt resursutnyttjande. En fråga som kvarstår att belysa kring den ekonomiska bärigheten gäller resursfördelningsmodellen. Denna har inte omfattats av studieuppdraget. I både verksamhetens genomlysning samt EYs revisionsrapport belystes behovet av att se över resursfördelningsmodellen. Det handlar främst om att bättre svara mot olika förutsättningar att utföra hemtjänst i tätort jämfört med landsbygd samt behovet av att ha en tydlig och specificerad beräkningsmodell för att kunna utvärdera utförandets följsamhet till hemtjänstpengens innehåll. Det blir ett omfattande uppdrag att genomföra den här föreslagna organisationsförändringen. För att kunna göra detta på ett effektivt och sammanhållet sätt, bedömer verksamheten att extra resurser behöver tillgängliggöras för genomförandet. Justerandes sign 33

34 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 89 forts. Verksamheten vill avslutningsvis lyfta fram vikten av ett löpande uppföljnings- och förbättringsarbete, oavsett organisation. Detsamma gäller vikten av ett gott samarbete inom och över enheter och avdelningar med brukaren i centrum utifrån god ekonomisk hushållning. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar ställa sig bakom föreslagna organisationsförändringar och lägga ärendet till handlingarna. Beslutsunderlag Studieuppdrag översyn och förslag av organisering inom Vård och Omsorg inklusive e-hälsa, handlingsid: VON Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 71/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar uppdra åt förvaltningen genomföra en analys av verksamhetens organisation med särskilt beaktande av de synpunkter som utförd genomlysning av hemtjänsten (VON 2016/11), SAM-enkät (VON 2016/35) och arbetsmiljöverkets inspektion (VON 2016/41) påtalat. Studien ska vara klar att presenteras vid vård och omsorgsnämndens sammanträde den 27 oktober Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 50/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar uppdra åt förvaltningen genomföra en analys av verksamhetens organisation med särskilt beaktande av de synpunkter som utförd genomlysning av hemtjänsten (VON 2016/11), SAM-enkät (VON 2016/35) och arbetsmiljöverkets inspektion (VON 2016/41) påtalat. Studien ska vara klar att presenteras vid vård och omsorgsnämndens sammanträde den 27 oktober Förslag till beslut under sammanträdet Ida Bornlykke (S) föreslår att ärendet överlämnas till vård och omsorgnämnden utan ställningstagande. Justerandes sign 34

35 TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 13 oktober 2016 Vonau 89 forts. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Ida Bornlykkes förslag. Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 35

36 Studieuppdrag översyn och förslag av organisering inom Vård och Omsorg inklusive e-hälsa Tomelilla /14 Författare: Madeleine Moberg, Socialchef Amelie Engvall Hybbinette, Kvalitetsutvecklare Stöd & Omsorg 36

37 Vård och omsorg Innehåll Sammanfattning: översyn av organisation inom Vård och Omsorg...2 Arbetsform Studieuppdrag...3 Presentation organisationsförslag...4 Jämförelse befintlig organisation med nytt förslag...8 Matchning nytt organisationsförslag utifrån aktuella underlag...9 etjänster...10 Förslag fortsatt löpande uppföljning och utveckling av verksamheten...12 Genomförande ny organisering...14 Riskanalys...14 Bilaga 1. Varför ny organisation?...15 Bilaga 2. Karta hemtjänstområden Tomelilla kommun, brukarinfo februari Bilaga 3. Påbörjad Risk- och konsekvensanalys

38 Vård och omsorg Bilagor: 3 Sammanfattning: översyn av organisation inom Vård och Omsorg Vård- och omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en helhetsöversyn av organisationen inom Vård och Omsorg inklusive e-hälsa (VON 2016/36). Uppdraget är kopplat till den genomlysning av hemtjänsten, såväl i egen regi som entreprenad, som verksamheten utförde under våren 2016 (VON 2016/11). I studieuppdraget har även följande aktuella underlag varit vägledande: - SAM-enkät (VON 2016/35) - Arbetsmiljöverkets inspektion (VON 2016/41) - Revisionsrapport Tomelilla Kommun Granskning av styrning och uppföljning av hemtjänsten, Ernst & Young juni Handlingsplan utifrån befarat budgetunderskott 2016 (VON 2016/42) - Kompletterande remissfrågor till mål och budget 2017 (KS 2016/17) Hemtjänsten i egenregi har i flera år haft ett budgetunderskott och har det senaste året satt in flera olika åtgärder, några nu under hösten Till viss del kan budgetunderskottet förklaras med en underfinansiering vad gäller bl. a. introduktion av vikarier och nödvändig fortbildning. Samtidigt minskar antalet brukartimmar och vårdtyngden förändras, vilket har inneburit en omställning till fler korta insatser hos ett färre antal brukare med ökad körtid som en konsekvens. Arbetsmiljöverkets granskning satte fokus på det höga antalet medarbetare per enhetschef. Genomlysningen pekade på behov av att se över områdesindelningen samt samverkan mellan olika verksamheter. I Ernst & Youngs (EY) revisionsrapport belystes behovet av ett digitalt planeringssystem, att tydliggöra resursfördelningsmodellen och att ta fram kostnadsberäknade och tidsatta åtgärdsförslag. Utgångspunkten för arbetsgruppen, under ledning av Socialchefen (se sid 3), har varit att i uppdraget ta fram ett nytt förslag på organisering av samtliga verksamheter inom Vård och Omsorg. Syftet med förslaget är att skapa en hållbar och flexibel organisation med goda förutsättningar att leda, utveckla och uppnå god ekonomisk hushållning. Analysen omfattar även möjliga/utökade etjänster som tillsyn via webbkamera, GPS, planeringsverktyg samt läkemedelsdosering. Studieuppdraget omfattar olika verksamheter inom Socialtjänstlagen (SoL), Lag om Särskilt Stöd till vissa funktionshindrade (LSS) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) med ca 240 anställda. Den föreslagna organisationen leds av en avdelningschef och utgår från tre huvudområden som i sin tur är indelade i olika verksamheter. Varje verksamhet ska ledas av en enhetschef som föreslås bli nio personer mot dagens sex. En av de tre nya verksamheterna/enhetscheferna gäller Boendestöd, Café Kryddan och Närståendestöd (idag Rebus) och finns redan idag under Familjenämnden. Den föreslås nu gå in i den nya organisationen inom Vård- och Omsorgsnämnden för att skapa förutsättningar för mer samordning och ökade synergieffekter mellan verksamheterna inom LSS och SoL och överlag ett 2 38

39 Vård och omsorg mer effektivt resursutnyttjande. Se sid 4 för en översiktlig bild av det nya organisationsförslaget med antal medarbetare/enhetschef. På sid 8 finns en översikt av befintlig organisation inom Vård och Omsorg. En fråga som kvarstår att belysa kring den ekonomiska bärigheten gäller resursfördelningsmodellen. Denna har inte omfattats av studieuppdraget. I både verksamhetens genomlysning samt EYs revisionsrapport belystes behovet av att se över resursfördelningsmodellen. Det handlar främst om att bättre svara mot olika förutsättningar att utföra hemtjänst i tätort jämfört med landsbygd samt behovet av att ha en tydlig och specificerad beräkningsmodell för att kunna utvärdera utförandets följsamhet till hemtjänstpengens innehåll (s 8 i EYs revisionsrapport, se ovan). Det blir ett omfattande uppdrag att genomföra den här föreslagna organisationsförändringen. För att kunna göra detta på ett effektivt och sammanhållet sätt, bedömer verksamheten att extra resurser behöver tillgängliggöras för genomförandet. Verksamheten vill avslutningsvis lyfta fram vikten av ett löpande uppföljnings- och förbättringsarbete, oavsett organisation. Detsamma gäller vikten av ett gott samarbete inom och över enheter och avdelningar med brukaren i centrum utifrån god ekonomisk hushållning. Arbetsform Studieuppdrag Socialchefen har ansvarat för att driva och samordna studieuppdraget. I den närmaste arbetsgruppen har avdelningschefen för egenregi samt kvalitetsutvecklaren ingått. Även Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och ansvarig verksamhetscontroller har arbetat med analysen och förslag. Enhetscheferna inom egenregin i Vård och Omsorg har varit delaktiga i att arbeta fram förslaget till ny organisation, både enskilt och vid flera arbetsmöten och workshops. Arbetsgruppen har som en uppgift enskilt fått svara på frågan Varför behövs det en ny organisering inom Vård- och omsorg? Sammanställningen i nyckelord finns i Bilaga 1. Avdelningschef för Myndighet inom Vård och Omsorg har deltagit i möte inför det nya förslaget. Tillsammans med översynen av organisering av Vård och Omsorg bedömer verksamheten att även Biståndsbedömning samt Resursfördelningsmodellen behöver ses över sammanhängande för att verksamheten ska få förutsättningar att ta ett nödvändigt helhetsgrepp på förändringsarbetet. Biståndsbedömning samt Resursfördelningsmodellen ska därför ses över som ett led i det fortsatta utvecklingsarbetet inom Vård och Omsorg. 3 39

40 Vård och omsorg Presentation organisationsförslag Här nedan följer en presentation av förslaget på ny organisering av verksamheten inom Vård och Omsorg. I arbetet med att ta fram ett nytt förslag, har arbetsgruppen utgått från två övergripande principer utöver uppdraget och andra aktuella underlag (se nästa stycke): - Brukaren i centrum - God ekonomisk hushållning. Den föreslagna organiseringen utgår från tre områden som i sin tur är indelade i sammanlagt nio verksamheter. Idag finns ingen motsvarande områdesindelning. I befintlig organisation finns totalt sju verksamheter: sex inom Vård och Omsorg samt en inom Stöd och Lärande, Socialpsykiatrin Rebus. Varje verksamhet ska ledas av en enhetschef, totalt nio stycken mot dagens sex (sju, Rebus inräknad). Chefen för Rebus/Café Kryddan/Närståendestöd samt personalen på Rebus tillhör idag Familjenämnden, medan personalen för Café Kryddan samt Närståendestöd ligger under Vård- och omsorgsnämnden. Gulmarkerad text betyder att verksamheten ansvarar för alla brukare i kommunen (oavsett egenregi/entreprenad). Endast ordinarie verksamheter finns med i förslaget. Område 1 Enhetschef: Väster/Tranås hemtjänst och Nattpatrullen Antal medarb./chef: 32 Förslag: 0,15 driftsledare Enhetschef: Skogsdungen, Korttiden på Norrevång, Trygg hemgång, Antal medarb./chef: 24 Bemanningsenheten/administrativt stöd Enhetschef/Verksamhetschef HSL 1 : HSL-SSK (Sjuksköterskor) Antal medarb./chef: 26 Förslag: 0,4 utbildning omvårdnad Enhetschef(/Verksamhetschef HSL): HSL-Rehab (Arbets- resp. Antal medarb./chef: 22 fysioterapeuter, rehabassistenter och bostadsanpassningshandläggare), Demensteamet och Vännens dagverksamhet Förslag: 0,1 utbildning ergonomi Område 2 Enhetschef: Brinkehem (säbo) och hemtjänsten Brösarp Antal medarb./chef: 37 Förslag: 0,5 driftsledare Enhetschef: Norrevång (säbo exklusive nuvarande korttidsenhet) Antal medarb./chef: 32 Område 3 Enhetschef: Nybogatan, Brandkårsgatan, Lodjuret Antal medarb./chef: 22 Enhetschef: Solgläntan ( 9 boende), Svärdet, Daglig verksamhet, Antal medarb./chef: 26 Arbetskonsulent, Fritidskonsulent Förslag: 0,15 driftsledare samt 0,5 stödpedagog Enhetschef: Rebus, Café Kryddan, Närståendestöd Antal medarb./chef: 10 1 Verksamhetschef enligt Hälso- och sjukvårdslagen

41 Vård och omsorg Förväntade vinster: - Målgruppsstyrda Områden föreslås för att underlätta ett närmare samarbete mellan olika verksamheter som arbetar med samma målgrupp. Det samlar kompetens som kan ge ökad utveckling och effektivitet - Liknande verksamheter inom ett och samma Område gör det lättare för medarbetare att gå in i varandras verksamheter och röra sig mer flexibelt - Mer samarbete mellan enhetschefer i samma Område som möjliggör avlastning, kompetensutveckling och kollegialt utbyte - Färre antal medarbetare/enhetschef ska ge ett närmare ledarskap och minskar behovet av stödfunktioner - Ett mer flexibelt förhållningssätt och IT-stöd behöver arbetas in för att möta skiftande brukarunderlag, förändrade behov inom befintlig organisation samt korttidsfrånvaro - Ökad frisknärvaro, vilket nämnden också har gett förvaltningen i uppdrag att arbeta med - HSL föreslås i ett första steg delas i två renodlade verksamheter utifrån kompetens för att snabbt kunna omfördela vid korttidsfrånvaro utan att det kräver en allt för stor samordningsinsats av chefer. Förslaget förutsätter ett nära och dagligt samarbete mellan de två HSL-cheferna för att säkerställa samsyn kring brukarna/patienterna, god kvalitet och ett effektivt resursutnyttjande. Effektiviteten med delad HSL/SSK respektive HSL/Rehab ska noga följas upp. Som steg två, kan förslaget komma att ses över och ersättas med två tvärprofessionella HSL-enheter Ekonomi: - Ökad samverkan ska på sikt leda till minskat vikariebehov motsvarande 10 % av vikariebudgeten. Detta kan vara ett led i att finansiera utökat antal enhetschefer utifrån Arbetsmiljöverkets krav efter inspektion - Omstrukturering av olika stödfunktioner förväntas finansiera ökade kostnader för inrättandet av föreslagna enhetschefer/driftsledare, se Tabell 1 och 2 nedan: Tabell 1: Nuvarande resurser att omfördela Åa Lön heltid Belopp mån Belopp år inkl po Samordnare hemtjänst 1, Samordnare Norrevång 0, Samordnare Nybo, Brandkår, Skogsdungen, daglig v 0, Samordnare LSS 0, Samordnare HSL Rehabassistent 0, Summa: 5, Avveckling Resurspoolen med tilläggen till personalen beräknas ge minskad kostnad med: 5 41

42 Vård och omsorg o 261 tkr helårseffekt Tabell 2: Föreslagna behov i ny organisation Åa Lön heltid Belopp mån Belopp år inkl po Enhetschef Bemanningsenhet Område 1 1, Driftsledare Område 1/ Hemtjänst och nattpatrull 0, Driftsledare Område 2/ Säbo och hemtjänst 0, Driftsledare Område 3/ Daglig verksamhet 0, Utbildare Område 1/ HSL ssk (0,4) samt rehab (0,1) 0, Stödpedagog Område 3/ Solgläntan etc 0, Demensundersköterska 2 0, ( ) Summa: Differensen i kr befintlig jämfört med föreslagen organisation: Differensen föreslås att användas till omställningskostnader för genomförandet av det nya förslaget. Vad är nytt: - Att arbeta i tre större områden, vilket innebär att enheterna inom området ska ha gemensamma strategier vid utveckling och effektivt resursutnyttjande inom området - Att samla verksamheter som verkar hos samma brukare för att optimera samordning och resursutnyttjande, kunna arbeta mer förebyggande, arbeta flexibelt och kunna stötta upp varandras verksamheter - Att utöka med två nya tjänster som enhetschefer - Att förtydliga olika funktioner för en bättre arbetsmiljö - Att enhetscheferna för legitimerad personal också får titeln Verksamhetschef enligt Hälsooch sjukvårdslagen 29, medan övriga har titeln Enhetschef - Att samla och tydliggöra det administrativa stödet inom Egenregin - Att skapa förutsättningar för likställighet inom Vård och Omsorg - Att Trygg hemgång, som ska bildas, blir en del av korttidsenheten. Samma personal ska arbeta med både Trygg hemgång och på korttidsenheterna. Trygg hemgång är en satsning som bl. a. är en konsekvens av den nya betalansvarslagen. När denna träder i kraft, troligtvis 2017, ändras antal dagar för hemgång från sjukhus till det egna hemmet/korttid från fem vardagar till tre dagar oavsett veckodag. Vård och Omsorg kommer därmed ansvara för brukare med stora behov av stöd i hemmet den första tiden. Vid behov sker hemtagning först till korttiden. Trygg hemgång är också en satsning för att möta kraven utifrån det nya HS-avtalet med Region Skåne och Kommunförbundet Skåne 2 Finansieras genom Stimulansbidrag 6 42

43 Vård och omsorg - Att få en samlad verksamhet för korttidsboende, där enhetschefen också blir ansvarig koordinator för platserna och fördelningen av dessa (detta har Avdelningschef Myndighet ansvarat för tom juni 2016) - Att Brösarps hemtjänst och Brinkehem säbo ska arbeta flexibelt och gränsöverskridande. Det är en modell som verksamheten vill kunna prova i ett avgränsat område. Brösarp/Brinkehem kännetecknas av att det är ett landsbygdsområde med ett mindre underlag brukare som har många korta insatser. Om denna modell visar sig vara resurseffektiv och ger bra kvalitet, finns möjlighet att inrätta det även i Tranås och Väster om behov uppstår framöver - Att Bemanningens uppdrag tydliggörs och omfattar att även bli administratörer (tre st) som knyts till vardera område - Att få en verksamhetsnära chef för rehab med rätt kompetens som kan verksamhetsutveckla och kvalitetssäkra denna del av organisationen. Denna chef, eller någon i personalgruppen, ska på 25 % av tjänsten vara MAR (Medicinskt ansvarig för rehabilitering). Detta finansieras från befintlig MAS-tjänst som i nuvarande organisation även omfattar MAR - Att renodla enhetschefernas uppdrag i och med att samordnaren tas bort (se mer nedan) - Att renodla eventuella driftsansvarigas roll och ansvar som stöd till enhetscheferna - Att det blir en nämndsöverflyttning av Socialpsykiatrin och Rebus från Familjenämnden till Vård- och Omsorgsnämnden. Detta berör enhetschefen samt personalen inom Socialpsykiatrin Rebus. Personalen på Café Kryddan samt Närståendestöd, som har samma enhetschef, ligger redan i befintlig organisation inom Vård- och Omsorgsnämnden. Nuvarande funktioner som förändras: - Resurspoolen avvecklas. Resurspoolen är en vikariepool med tillsvidareanställd personal. Den föreslås tas bort, då den är bedöms vara alltför kostsam utifrån ersättningen i resursfördelningsmodellen. Verksamheten kommer att fortsätta att arbeta aktivt med att rekrytera visstidsanställda vikarier som ska få utbildning vid behov. - Samordnarrollen avvecklas för att vid behov kunna ersättas med en tydligare driftsledarfunktion. Samordnarrollen är komplex och har fått delvis olika innehåll i olika verksamheter. Den har inget mandat att fatta beslut och har samtidigt stora krav och förväntningar på sig från både chef och medarbetare. Syftet med förändringen är också att bidra till att skapa ett tydligare och mer verksamhetsnära ledarskap - En förutsättning för införandet av 25 % MAR är en motsvarande minskning av befintlig MAStjänst. Det finns i nuläget inget bestämt datum för när denna förändring ska ske. 7 43

44 Vård och omsorg Jämförelse befintlig organisation med nytt förslag Befintlig organisation inom Vård och Omsorg med sex enhetschefer: Hemtjänst Väster/Tranås, Brösarp samt Nattpatrullen Antal medarb./chef: Samordnare hemtjänst: 1,5 åa ca 40 HSL Sjuksköterskor samt Rehab Antal medarb./chef: Samordnare: 1 åa Ca: 46 Rehabassistenter: 4 personer med olika arbetsuppgifter Bemanningen, Resurspoolen, Vännen, Skogsdungen, Nybogatan (tar Antal medarb./chef: över denna from v 39) samt Brandkårsgatan Samordnare: 0,75 åa Ca 38 Norrevång, säbo samt korttid Antal medarb./chef: Samordnare: 0,75 åa Ca 40 Brinkehem säbo Antal medarb./chef: Driftsledare: ca 0,35 åa som finansieras av grundbemanning Ca 27 LSS: daglig verksamhet, Lodjuret, Arbetskonsulten, Fritidskonsulent, Antal medarb./chef: Solgläntan, Svärdet Samordnare 0,75: åa Ca 27 Befintlig organisation inom Stöd och Lärande med en enhetschef: Socialpsykiatri Rebus, Café Kryddan, Anhörigstöd Antal medarb./chef: Personalen på Café Kryddan tillhör Vård och Omsorg

45 Vård och omsorg Matchning nytt organisationsförslag utifrån aktuella underlag Arbetsgruppen har i Studieuppdraget utgått från synpunkter och rekommendationer från flera olika aktuella rapporter och andra skriftliga underlag som berör Vård och Omsorgs verksamheter. Här följer en presentation över kopplingen mellan förslaget till ny organisation och dessa underlag: Arbetsmiljöverket (AV): - Hög arbetsbelastning för första linjens chefer: Revisionen: I förslaget är antal medarbetare per enhetschef (första linjens chefer) lägre än i nuvarande organisation. AVs rekommendation om medarbetare/enhetschef har varit riktlinje. I förslaget varierar antalet mellan medarbetare/enhetschef. Ett kriterium att ta hänsyn till är om enhetschefen ansvarar för flera mindre och olika verksamheter, eller en eller flera som är mer lika. Övriga krav från AV har verksamheten lämnat skriftligt svar på och återkopplingsmöte med AV har ägt rum i Tomelilla den 28 september. - Sammanfattande rekommendationer: o Införa digitalt planeringssystem möjliggöra kontinuerlig analys Digitala kalendrar är under planering och uppbyggnad. Ett helhetsgrepp behöver tas för att skapa tillgänglighet och undvika flera olika varianter. Undersöker marknaden för registrering och uppföljning av insatser o o o Tydliggöra resursfördelningsmodellen definiera och specificera innehåll och ersättningsnivå Det kvarstår för förvaltningen att tydliggöra och utveckla resursfördelningsmodellen. Ta fram kostnadsberäknade och tidsatta åtgärdsförslag Verksamhetsansvarig ekonom har arbetat fram uppskattad kostnad för åtgärder i det nya förslaget, se mer s 6. Tidsplan finns för genomförandet, se sid 13. Fatta beslut om nödvändiga åtgärder i syfte att nå en ekonomi i balans Utöver det här presenterade förslaget, arbetar verksamheterna inom Vård och Omsorg med löpande uppföljning och åtgärder vid behov. Under 2016 har detta varit, och är, mest aktuellt för hemtjänsten som har verkställt flera åtgärder för att bromsa budgetunderskottet. From 1 september schemalägger hemtjänsten sin personal till 85 % istället för som tidigare 100 % för att frigöra resurser till vikariat och tillfälligt ökad vårdtyngd. En gemensam fråga för Vård och Omsorg 9 45

46 Vård och omsorg Genomlysningen: rör korttidsfrånvaron, ett område som ledningen arbetar med och där stöd behövs från både Personal- och ekonomiavdelningen för att komma till rätta med sjukfrånvaron. - Av Genomlysningens rekommendationer har följande tagits hänsyn till i det nya förslaget och/eller har redan åtgärdats i verksamheten: o Införa större geografiska områden o Öka samverkan särskilt boende och hemtjänst o Flexibel områdesindelning vid gränsfall o Se över möjligheter till ett digitalt planeringssystem o Se över och justera grundbemanningen o Följa upp användningen av Resurspoolens vikarier o Att få detaljerad och regelbunden statistik från personalavdelningen utifrån verksamhetens behov för att kunna följa upp sjukfrånvaro med fokus på korttidsfrånvaro: arbetet är inlett men inte slutfört - Förslaget att Se över resursfördelningsmodellen: har ej genomförts - Förslaget att följa upp kön till Särskilt boende: arbetet påbörjat, ej slutfört Åtgärder egenregin 2016: - Effektivisering genom neddragning av tjänster med 2,25 åa from januari på övertalig personal - Ändrad grundbemanning hemtjänst från 100 % till 85 % from 1/9 o 542 tkr i år, tkr helårseffekt under förutsättning att de 15 % inte används vid ökad vårdtyngd och/eller att fler insatser tillkommer o Månatlig uppföljning - Uppföljning av Kommunfullmäktiges mål med 63 % brukartid inom hemtjänsten o Egen mätning v 36 visar ett snitt på 60,5 % (62 % Väster/Tranås, 59 % Brösarp) etjänster ehälsa, eller etjänster, är ett område som växer och där den digitala tekniken skapar möjligheter att utföra tjänster på nya sätt. etjänster finns både som stöd för verksamheten och som tjänster för brukaren i hemmet. Vård och Omsorg har redan nu flera olika etjänster. Sedan länge används Magna Cura som verksamhetssystem för biståndshandläggarna och där även utförarsidan har tillgång till information om brukarna. Delar av hemtjänsten använder digitala nycklar till brukarna, vilket fungerar bäst för brukare som inte bor på landsbygden pga. täckningsproblem. Under hösten 2016 upphandlas ett nytt digitalt trygghetslarm. För att ytterligare öka användandet av olika etjänster, har verksamheten redan tidigare och nu även arbetsgruppen sett över möjliga områden att satsa på, vilka är: 10 46

47 Vård och omsorg - GPS Under 2016 har en brukare på boende fått GPS-armband för att kunna röra sig självständigt utomhus vilket har visat gott resultat. Verksamheten vill sprida användandet av GPS till fler områden och brukare. - Tillsyn via webbkamera nattetid Tillsyn nattetid är en åtgärd för brukare inom hemtjänst, där hemtjänstpersonal gör hembesök under natten för att säkerställa att brukaren mår bra. Som alternativ till att köra till brukaren för att kunna utföra den korta tillsynsinsatsen, vill verksamheten prova möjligheten med tillsyn via webbkamera. Fördelen är att brukaren inte störs i hemmet och därmed att risken minskar för att vakna pga. tillsynen med larm och ev. fall som följd, samt att personalen inte behöver köra långa sträckor utan kan använda arbetstiden mer effektivt. Webbtillsyn används i flera andra kommuner i mindre omfattning, bl. a. Sjöbo. - Automatisk läkemedelsdosering för att säkerställa att läkemedel tas rätt Att brukare tar sin medicin själva i hemmet, s.k. egenvård, är en viktig del av att behålla makten över sitt liv och sin vardag även när man är i behov av omsorg och vård. Som stöd för att säkerställa att brukaren tar rätt medicin vid rätt tillfälle, vill verksamheten använda sk. automatisk läkemedelsdosering. De aktuella medicinerna förpackas i förväg och finns hos brukaren i avskilda doseringspåsar på en rulle. Detta används redan i dag i Tomelilla kommun som beslutade insatser enligt SoL respektive HSL, vilket medför olika ansvar och förfaranden utifrån den enskilde vårdtagaren. Som alternativ och vidareutveckling av detta, vill verksamheten prova en digital, automatisk doseringsapparat. Då placeras den förpacketerade medicinrullen i doseringsapparaten, vilken programmeras av utsedd och utbildad medarbetare så att medicinpåsen matas ut ur apparaten vid rätt tidpunkt. Påminnelse och omhändertagande av obrukade påsar finns med i tjänsten. - Digitala kalendrar för planering av brukarinsatser och optimering av personalresurser EY betonade i sin revisionsrapport digitala kalendrar som ett av de huvudområden som Vård och Omsorg behöver utveckla för att kunna styra verksamheten mer effektivt och för att skapa förutsättningar för uppföljning av hur man använder sina personalresurser. Verksamheterna inom Vård och Omsorg har idag olika varianter på kalendrar för planering av brukarinsatser. Olika kalendrar finns alltså för samma brukare, men de olika verksamheterna har inte tillgång till varandras kalendrar. Hemtjänsten har brukarkalendrar i form av fysiska tavlor med kort för olika insatser/brukare. Korten i tavlan ändras löpande och därför finns ingen historik och inga andra verksamheter har heller tillgång till planeringen. Säbo Brinkehem använder Excel för brukarplanering. HSL-personal använder kalendern i Magna Cura för att planera brukarinsatser, men dessa kan inte hemtjänstpersonal se som ofta också är hemma hos samma brukare

48 Vård och omsorg Verksamheten håller på att se över olika möjligheter till digitala kalendrar. Ett alternativ är att använda Excelkalendern även för hemtjänst och Norrevångs Säbo. Man har också önskat att företaget bakom Magna Cura ska påskynda utvecklingen av en webbkalender för hemtjänsten. Det finns också idéer om att nyttja befintlig kalender i Magna Cura för fler verksamheter och att göra dessa kalendrar tillgängliga för fler verksamheter. Det gäller främst för att kunna se insatser som är beslutade utifrån både Sol och HSL, så att de utförare som är hos samma brukare har tillgång till varandras kalendrar för att kunna optimera och synkronisera personalinsatser. Det är också viktigt att utifrån brukarens perspektiv samordna besöken från Vård och Omsorg under dagen. Målet är att använda digitala kalendrar som är tillgängliga för berörda utförare, som underlättar effektiv resursanvändning och som skapar förutsättningar för uppföljning och styrning. Förslag fortsatt löpande uppföljning och utveckling av verksamheten - Som en del av det här presenterade förslaget: o Utreda vilka verksamheter som eventuellt har behov av driftsledare, i vilken omfattning samt ta fram arbetsbeskrivning för uppdraget o Utreda vilka administrativa uppgifter som assistenterna i bemanningen kan avlasta cheferna med o Kartlägga rehabassistenternas arbetsuppgifter och se över dessa o Resultat- och anslagsfinansierade kostnader i samma verksamhet måste tydligt särskiljas då de har olika budgetar o Se över lokaler o Bereda tjänster för befintliga samordnare i organisationen o Överflyttning av biståndshandläggarfunktion avseende Socialpsykiatri till Vård- och Omsorg o Se över Magna Cura utifrån nya områden/enheter och att HSL ska kunna läsa SoL för brukare i ordinärt boende (HSL kan det idag för brukare inom särskilt boende) o Följa upp att Socialpsykiatrin Rebus arbetar i Treserva, konsekvenser och ev. åtgärder när verksamheten går över till VoO som arbetar i Magna Cura o Se över krav på sekretess i valet av digitala planeringssystem o Teamkonferenser eller SIP i framtiden? o Korttidsfrånvaron: redovisning, löpande analys, åtgärder mm o Planering platser Säbo, korttid, växelboende Flexibilitet Effektivitet, samordna Fler av samma på samma boende Kö Brytpunkt hemtjänst/säbo 12 48

49 Vård och omsorg o o o o Se över såväl Biståndshantering som Resursfördelningsmodellen. Tillsammans med organiseringen av Egenregin bedömer förvaltningen att detta är de tre huvuddelarna inom Vård och Omsorg som alla behöver ses över samtidigt för att verksamheten ska få förutsättningar att ta ett nödvändigt helhetsgrepp på förändringsarbetet så att detta inte haltar Se över Biståndshantering Se över Resursfördelningsmodellen: Följa upp befintliga underlag till dagens system (del av Revisionens kritik) Ta fram beräkningsmodell och nyckeltal Brister: idag ingen ersättning för dubbelbemanning; samma ersättning oavsett geografi, jfr ex SÖSK; vikarietillsättning ej täckt i budgeten, orimligt att hålla den med de krav på dygnetruntbemanning och kompetens som finns i verksamheten Kostnadsberäkna, tidsätta och följa upp samtliga åtgärdsförslag - Övergripande utvecklingsarbete o Genomföra Vårdtyngdsanalys genom Health Adult Long Term Care, HALT 2 o Fler återkommande forum på tvärs mellan verksamheterna för både chefer och medarbetare, skapa utrymme för ständiga förbättringar. Gäller även mellan beställare/utförare o Plan för önskad utbildningsnivå och fortbildning personal o Plan för att bli en mer attraktiv arbetsgivare: rekrytera och behålla personal o Från Revisionens granskning: Hemtjänsten i egenregi behöver förbättra återkoppling på förändringar hos brukare till biståndshandläggaren T ex följa upp utförd tid respektive återkommande avböjda, planerade insatser o Uppmuntra ekonomiskt system som gynnar samarbete över budgetgränser, stimulera till att se och ta ansvar för helheten och inte bara den egna verksamheten o Hemtjänsten är en kärnverksamhet inom äldreomsorgen och eftervården vid sjukhusvistelse går mot allt mer vård i hemmet. Oavsett utförare och organisationsform, behövs ständig uppföljning och utveckling av organiseringen av hemtjänsten för att kunna driva en effektiv verksamhet med hög kvalitet o Återkommande genomlysningar med olika fokus av både egenregi och entreprenad Larm, fall, läkemedel och samband mellan dessa Vårdplanering: Antal, Antal av dessa som är förenklade, dvs. per telefon med oförändrade insatser, Vad de leder till (korttid, säbo, tillbaka till ordinärt boende) o Samordnad Vårdplanering (SVPL) 13 49

50 Vård och omsorg Genomförande ny organisering Den här föreslagna organisationen omfattar en bred verksamhet som ofta sker dygnet runt 7 dagar i veckan och med ca 240 anställda. Arbetsgruppen bedömer att det blir ett omfattande uppdrag att genomföra den föreslagna organisationsförändringen. För att kunna göra detta på ett effektivt och sammanhållet sätt, ser verksamheten att Vård och Omsorg behöver extra tillfälliga resurser för att kunna genomföra förändringen och samtidigt upprätthålla den löpande verksamheten. Verksamhetens förslag är att avdelningschefen för egenregin är ansvarig projektägare för genomförandet. Projektledare på halvtid i tre månader bedöms vara en nödvändig resurs och föreslås finansieras med den beräknade differensen från förändringen av tjänster som kan räknas hem Kostnaderna för 2016 ska finansieras inom ram. Differensen ska också finansiera kick-off En uppskattad tidsplan för genomförandet av den här föreslagna organisationsförändringen är 1 november 2016 till och med 1 februari 2017, under förutsättning att Vård- och Omsorgsnämnden stödjer förslaget. Projektägaren kommer ta fram en projektplan efter beslut. Riskanalys För samtliga förändringar ska en risk- och konsekvensanalys genomföras där riskkällor identifieras och åtgärder tas fram. Riskområden är identifierade av arbetsgivaren och riskanalyser är påbörjade av arbetsgivaren och kommer genomföras med skyddsombud inom varje identifierat område. Förändringar av funktioner kommer samverkas separat före verkställighet. Arbetsgivarens påbörjade riskanalys bifogas i Bilaga 3. Nämndsöverföring kommer att beslutas i respektive nämnd med ändring i reglementet, som fastställs av Kommunfullmäktige

51 Vård och omsorg Bilaga 1. Varför ny organisation? Svaren från arbetsgruppen på frågan Varför behövs en ny organisering av Vård och Omsorg?, sammanfattade i nyckelord

52 Vård och omsorg Bilaga 2. Karta hemtjänstområden Tomelilla kommun, brukarinfo februari

53 Bilaga 3. Påbörjad Risk- och konsekvensanalys Blankett för risk- och konsekvensanalys Att användas inför förändringar i verksamheten