tering Bakgrund Bilaga 2 Bilaga 2 nackdelarna med ökad fritids- det sig Sida 1 (11) Handläggare Klas Robinson KommunstyreK elsen

Transkript

1 Stadsledningskontoret Förnyelseavdelningen Bilaga 2 Sida 1 (11) Handläggare Klas Robinson Telefon: Till T KommunstyreK elsen Bilaga 2 Förslag till central avgiftshan- och fritidsklubb tering för förskola, fritidshem Bakgrund I stadens budget för 2013 har kommunstyrelsen fått i uppdrag att, i samråd med utbildningsnämnden, utreda hur en central avgiftshantering för förskola ochh fritidshemm skulle kunna oren styr- ganiseras.. Utredningen har letts av en arbetsgrupp och grupp medd representanter från stadsledningskontoret, utbild- ningsförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna. Utredning har kartlagt hur avgifterna hanteras idag, gjort en jämförelse med andraa kommuner samt genomfört referensgrupperr med berörda parter. Utifrån detta har utredningenn arbetat fram ett förslag tilll central avgiftshantering samt samlat de främsta föroch nackdelarna med ett sådant förslag. f Utgångspunkten i ut- ska ligga under servicenämnden, men förslaget är giltigt även redningsarbetet har varit att en avgiftshantera erande organisation om den organisatoriska placeringen sker någon annanstans. Utredningen bedömer att ett eventuellt införande skulle ta minst ett år, från beslut till en fullt ut genomförd organisation då en ny enhet ska byggas upp. Fortsatt F utveckling och ökad användning av e-tjänster i staden, främst min barnomsorg och anordnarwebben är en förutsättning för ett införande. Stadsledningskontoret Förnyelseavdelningen Växel stockholm. se Ansvaret för att ta in föräldraavgifter åligger Stockholms stad respektivee huvudman, kommunal eller fristående. Inom Stockholms stad har man valt attt lägga ansvaret på respektive stadsdelsnämnd när det gäller kommunal förskola och utbild- ningsnämnden via varje skola beträffande kommunala fritids- hem. Föräldraavgifter hanteras idag av ca 650 olika huvud- det sig män/delarr av kommunens verksamhet. Totalt sett rör om cirka barn som omfattas av avgiftssystemet.

2 Sida 2 (11) Stadens avgiftssystem, med undantag för fritidsklubbar, följer maxtaxans reglemente med en högsta avgiftt om 1260 per barn och månad. Kartläggning av nuläget Kommunala förskolor På stadsdelsförvaltningarna skerr registreringg av placering och avgiftsgrundande uppgifter centralt av köhandläggare alterna- tivt av verksamheter och vårdnadshavare via e-tjänsterna ansker s ordnarwebben och min barnomsorg. Varje månad centralt i staden en beräkning avv alla avgifter och fakturor skickas ut. Om vårdnadshavare har h synpunkter på en faktura kontaktar de först kontaktcenter,, och om så behövs stadsdels- görs förvaltningen. Beslut om anståndd eller avbetalningsplaner på stadsdelsförvaltningen. Respektive stadsdelsnämnd har ett e intäktskrav beroende på hur stor den genomsnittliga avgiftenn bedöms vara i de kommunala förskolorna i stadsdelen. Kommunala fritidshem För de kommunala fritidshemmen registreras placering och avgiftsgrundande uppgifter av respektive skola. Faktureringen sker på samma sätt som i förskolan och även dessa vårdnads- andra havare vänder sig i första hand till kontaktcenter och i hand till utbildningsförvaltningen. Beslut omm anstånd eller avbetalningsplan görs centralt påå utbildningsförvaltningen. Vårdnadshavare med barn i bådee förskola och fritidshem i kommunal regi får två separata fakturor f ochh måste vända sig till respektive förvaltning vid problem. Staden använder sig av ett inkassobolag för att driva in obetalda o föräldraavgifter inom kommunal förskola och fritidshem. Utbildningsförvaltningen har ett intäktskravv beroende på hur stor den genomsnittliga avgiftenn bedöms vara i alla stadens kommunala fritidshem. Fristående anordnare av förskola, pedagogisk omeller fritidshem skickar in blanketter för f registrering av placeringar till utbildningsförvaltningen alternativt via e-tjänsterna. Av- sorg eller fritidshem Friståendee anordnare av förskola, pedagogisk omsorg giftshanteringen sköts helt av huvudmannen. Det finnss olika

3 Sida 3 (11) sätt att hantera detta. Enligt referensgruppenn efterfrågas in- komstuppgifter vid start på enheten och av vissa årliga uppda- ofta ett inkassobolag. Årskontroll av lämnade inkomstuppgif- ter görs påå olika sätt, vissa granskar allas inkomster och andra terade uppgifter. Vid problem med m obetaldaa fakturor anlitas gör inga kontroller. Mindre anordnare lämnar fakturan direkt till vårdnadshavarna och stora anordnare har köpt in en tjänst för faktureringen. De fristående verksamheterna får ett avdragg på förskole- och fritidshemspengen baserat på den genomsnittliga avgiften i lägesstadsdelen. De fristående verksamheterna har möjlighet att ersättass med mellanskillnadenn om deras avgiftsintäkter understiger de genomsnittliga för stadsdelen. Detta administre- ras av utbildningsförvaltningen. Fritidsklubbar Avgiftshanteringen för fritidsklubbar har inte ingått i utred- ningsuppdraget, men då hanteringen i flera avseenden funge- rar som den för fritidshem föreslås även fritidsklubbar innefat- skill- tas av förslaget. Värt att notera är ä att fritidsklubbar, tilll nad från förskola och fritidshem, inte omfattas av maxtaxan och att avgifternas storlek således varierar. Enligt skollagen får dock inte avgifterna för fritidsklubbar får vara oskäligt höga. Referensgrupper En referensgrupp med representanter från fristående förskolor, pedagogisk omsorg och fritidshem har lämnat synpunkter på utredningen 1. Det förekom både positiva och negativa åsikter om en ny organisation. De negativa åsikterna var främst att friståendee anordnare vill ha ett självbestämmande, en osäker- het kring vad avgiftshanteringenn kommer att kosta och att inga problem ses med dagens system. De positiva åsikterna var att man såg möjlighet till mindre administration. Inför mötet skickadess en uppmaning ut till samtliga fristående anordnaree att lämna sina synpunkter. Av dee 13 anordnare som valt att lämna synpunkter via e-post kan femm anses som posi- som negativt att inte kunna sättaa lägre avgifter än maxtaxan stipulerar. tiva, fem som negativa och tre som neutrala. Det upplevdes. 1 Representanter från SEFIF, Föreningen Privata Familjedaghem och Branschrådet fanns representerade

4 Sida 4 (11) Kommunn Uppsala Göteborgg Malmö Huddinge Solna Sollentuna Nacka Täby Järfälla Upplands Väsby Vaxholm Österåker Central? F= =K? Nej Nej Nej Representanter från stadsdelsför valtningarna kan se fördelar med en centraliserad avgiftshantering men betonar vikten av att gränsdragningen mellan placerings- och avgiftshantering görs på ett förenklande sätt. Det måste också vara tydligt defi- för. nierat vilka områden som respektive organisation ansvarar Representanter från kommunala fritidshem ser det som posi- arbetsuppgift och inte behöver ha h direkt kontakt med vård- nadshavare i avgiftsfrågan. De upplever u småskaligheten som tivt med en centralisering då de avlastas från en administrativ ett problem då de lägger en relativt liten dell av sin arbetstid på avgiftsfrågor och således inte alltid har vanaa att hanteraa olika situationerr som kan uppstå. Andra kommuner Projektet valde att undersöka hur avgiftsfrågan hanteras i andra kommuner. Ettt antal övriga kommuner i länet samt storstadskommunerna Malmö och Göteborg G undersöktes. Resulta- tet ses i tabellen nedan. Den första kolumnen anger huruvida kommunen tar in de avgifter somm tas in centralt av en enda enhet i kommunen, och den andra visar om kommunenn tar in avgifter för både fristående och kommunalak a verksamheter. Göteborg och Malmö är de övriga kommuner i undersökning- Dessa kommuner hanterar endast avgifternaa för de kommunala verksamheternas familjer. I Göteborg liggerr ansvaret dessutom på respektive stadsdelsnämnd att ta in avgifter, ett system en som har en kommunorganisation med stadsdelsnämnder. som

5 Sida 5 (11) Malmö frångår halvårsskiftet Göteborg har inte haft några planer på att ändra dagens system. Ingen av de undersökta kommunerna i länett har sammaa löstill en ning som Stockholm. Solna gickk från en sådan lösning centraliserad hantering Anledningen till detta var främst att det hade förekommit att huvudmän skrivit in barn i verk- en samheterna under perioder som de inte gickk där. Det blir form av självreglering om vårdnadshavarnaa per automatik får betala avgift för samma period som huvudmannen får ersätt- ning. Solna upplevdee inga problem med övergången. Solna har 3 fristående skolor och 42 förskolor/pedagogisk omsorg. Avgiftshantering i stadens övriga verksamheter Inom stadens äldreomsorg tas avgiften från brukarna in av respektivee stadsdelsnämnd. Detta gäller oavsett vilken regi verksamheten bedrivs i. Detta beror främst på att fastställandet av avgift är ett myndighetsbeslutt som delviss grundas på sekre- i tessbelagda uppgifter. Avgifter gällande sommarkoloniverksamhet tas in centralt staden även om verksamheten bedrivs av privata entreprenö- att fristående anordnare har tagitt ut för högaa föräldraavgifter. Det kan däremot ske indirekt genom att vårdnadshavare upp- rer. Juridik och tillsyn Det förekommer sällan i tillsynen att förvaltningen upptäcker manas själva stå för mellanmål, blöjor eller dylikt. Dett kan bli en tydligare skiljelinje för vårdnadshavarenn om alla avgifter som erläggs betalas till staden och inte anordnaren. Det har förekommit att fristående huvudmän har skrivit in barn i sin verksamhet innan de faktiskt har börjat för att kunna rekvirera förskolepeng för dennaa period 2. I två fall har anmäl- ningar om misstanke om bedrägeri gjorts till polismyndighet- bidrag på kr och i det andra fallet bidrag på en. I det ena fallet hade huvudmannen felaktigt tagit emot kr. Vårdnadshavaren har inte behövt erläggaga någon avgift till anordnaren för den felaktiga perioden. 2 Dnr /5875, /7400

6 Sida 6 (11) Denna typp av problematik blir självreglerande om alla vård- samma nadshavare med automatik får betala föräldraavgift förr period som förskolepengen utbetalas. Stadens jurister anser inte att dett är förenligt med varken kommunallagen eller skollagen att a villkora ett godkännande för en fristående huvudman medd att centraltt fakturera vård- nadshavarna. Detta innebär att ett införandee för fristående hu- avtal vudmän skulle förutsätta frivillighet och kräva ett separat med varjee huvudman. Kostnader Att skatta vad avgiftshanteringenn kostar totalt sett idag för alla verksamheter i staden och att jämföra detta med ett framtida läge är svårt. En mer storskalig hantering h skulle sänka kostna- derna, framförallt personalkostnaderna. Kostnaden för faktu- per rahantering kommer att sänkas då d endast enn faktura skapas familj. Det kan antas att vissa kostnader kommer att vara rela- för tivt oberoende av en organisatorisk flytt såsom kostnader IT-system, fakturahantering, inkomstkontroller, inkassobolag etc. En uppskattning baserad på de uppgifter som inkommit från stadsdelar, utbildningsförvaltningen och friståendee anord- nare gör gällande att avgiftshantering idag sysselsätter motsva- rande cirka 23 heltidstjänster. Detta bygger på referensgrup- på pernas uppgifter angående hur mycket m arbetstid som läggs avgiftshanteringen varje månad. Om en framtida organisation förr alla stadens barn och elever skulle hålla samma effektivitet per p barn somm en stadsdelsför- valtning skulle detta kunna reduceras med cirka 10 heltids- kr per tjänster. Detta motsvarar en besparing om ungefär 60 barn/år vilket är ca 40 procent lägre än idag. Sannolikt kan en ännu högre effektivitet nås. Det kan dock krävas en större bemanning till en e början dåå en ny organisat- ion ska sättas och arbeta upp nyaa rutiner ochh arbetssätt. Ut- en vecklingenn av e-tjänster i staden kan påverka hur snabbt effektivisering kan gå. Det kan tänkas att en enhetligaree hantering av avgifter kan leda till större intäkter från föräldraavgifter än i dagenss läge. Det förekommer exempelvis att anordnare har avgiftsfritt un- der vissa perioder.

7 Sida 7 (11) IT-stöd I enlighet med projektdirektivenn hanteras inte de detaljerade frågorna kring IT-stöd i detta projekt. I verksamhetssystemet Bosko hanteras idagg alla avgifter för de kommunala enheterna. Det är enn parameterstyrning i systemet som avgörr regi på en given enhet vilket innebär att det är möj- ligt att utan nyutveckling använda systemet t till att admini- strera avgiftshantering även för fristående f anordnare. För att effektivisera kontrollen av a lämnade inkomstuppgifter gentemot deklarerad inkomst kan man nyttja leverantörer av kreditinformation eller Skatteverket. På så sätt kan man för samtliga berörda vårdnadshavaree få inkomstinformation och möjlighet att matcha detta gentemot den information som legat till grund för de faktiska avgifterna. En centrall avgiftshantering skulle innebära att fler vårdnads- av havare nyttjar e-tjänsterna och underlätta enn effektivisering informationsflödet relaterat till förskola f ochh fritidshem i Stockholms stad.

8 Sida 8 (11) Den nya organisationen Enhetens uppdrag Avgiftsenhetens uppdrag skall vara v att hantera föräldraavgifter för samtliga vårdnadshavare folkbokförda i Stockholms stad med barn inom förskola, pedagogisk omsorg eller fritidshem oavsett huvudman. Gränsdragning Idag är hanteringen av placeringar och avgifter till storr del knutna tilll varandra varför gränsdragningenn av vilka nämnder som gör vad är viktig. Uppgifter r som hör till avgiftsenheten: Fakturera vårdnadshavare Administrera avgiftsgrundande uppgifter i systemen (som registreras via e-tjänster av vårdnadshavv vare) Skickaa ut påminnelser om att uppdatera a inkomstuppgifter Besluta om och verkställa anstånd och avbetalningsplaner Göra kontroller av inlämnade inkomstuppgifter Uppgifter r som hör till dagens 155 nämnder och andra huvud- män: Placering av barn och elever Kontroll av heltids- och deltidsvistelser Arkivering av dokument kopplade till avgifts- och place- ringshantering Beslutt om nedskrivning Det är av vikt att avgiftsenheten får information om inkomst- uppgifter och nämnderna/huvudmännen får r placeringsuppgif- använder e-tjänsten min barnomsorg kommer båda dessa uppgifter med automatik in i verksamhetssystemet Bosko sam- ter och attt detta sker synkroniserat. I de fall l vårdnadshavaren tidigt. Då kan respektive part själv hämta informationen obede tek- roende avv varandra. En mer ingående kartläggning av niska förutsättningarna behövs i händelse avv beslut om infö- vara rande. I dee fall pappersblankett används, a vilket kommer fallet för fritidshemmen i synnerhet, är det viktigt att säker- ställa att verksamheterna ger tydlig information till vårdnads- havare om att blanketten skall sändas till avgiftsenheten. Om avgifter för två månader är obetalda o skall avgiftsenheten kontakta huvudmannens representant som sedan gör en utred- ning i enlighet med kapitel 7.6 i stadens tillämpningsföreskrif-

9 Sida 9 (11) ter för kommunal taxa för förskoleverksamhet och skol- barnsomsorg. Mötesformer mellan placeringshanterare och avgiftshanterare kan vara de kommunala förskolornas sexlingsmöten, bosko- träffar ochh informationsträffar för de fristående anordnarna. En stor fördel är att vårdnadshav vares kontaktväg in angående frågor idag är kontaktcenter om också ligger på servicenämn- är en den. Vårdnadshavare kommer inte att märka av att det annan enhet som sköter avgiftshanteringen då de även i fram- för tiden kontaktar kontaktcenter i första hand. Finansiering Enligt preliminära beräkningar motsvarar m tidsåtgångenn avgiftshanteringen idag 23 heltidstjänster. Enligt preliminära beräkningar skulle de kunna minska till att omfatta cirka 13 heltidstjänster om en central enhet har samma effektivitet som en stadsdelsförvaltning idag. Effektiviteten ökar ytterligare om vårdnadshavare nyttjar e-tjänsterna istället för pappersblanket- ter. Styrandee dokument Avtal skall slutas mellan kommunstyrelsen och servicenämn- Dele- den där uppdraget specificeras och o kostnadsbilden sätts. gationsordning för berörda nämnder måste ändras så att dele- gation att fatta beslut kring exempelvis anstånd och avbetal- som rör avgiftshantering som behöver revideras. Några av ningsplaner flyttas till avgiftsenheten. Det finns idag ett antal styrande dokument för verksamheterna dessa dokument är: Tillämpningsföreskrifter för maxtaxa inom barnomsorgen Bilagaa 7 i stadenss budget Riktlinjer för fristående förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem Intagnings- och kvargåender regler För- och nackdelar med förslaget En centralisering utifrån givet förslag skullee medföra: Fördelar: : Likvärdighet för vårdnadsha vare oavsett vald verksamhet utifrånn att en samlad specialistkompetens handlägger av- gifter

10 Sida 10 (11) Enkeltt för vårdnadshavaren då d en enda enhet hanterar av- ad- gifter Effektivisering av avgiftshantering ger minskad total ministration i staden Avlastar verksamheterna frånn administrativt arbete för att ge mer tid åt det pedagogiska a uppdragett En ochh samma myndighet hanterar alla relevanta uppgifter för avgiftshantering Den pedagogiskaa verksamheten involveras inte i familjer- nas ekonomi Försvårar inskrivning under period barnet inte är på plats Störree möjligheter att säkerställa att allaa vårdnadshavare får korrekta avgifter utifrån övriga ö placerade barn enligt den såå kallade syskonrabatten Nackdelar: Det förekommer fristående anordnare a och paraplyorgani- hantering av föräldraavgifterr då en osäkerhet finns kring sationer som är mycket negativt inställda till en central vad det kommer att kosta dem. Fristående anordnare kan välja om de vill omfattas av syolikhet i stemett eller inte vilket kan skapa olika villkor och hanteringen. Fristående anordnare kan inte välja att sätta vilka avgifter de önskar Potentiell fördröjning mellann registrering av placering och registrering av avgiftsgrundande uppgifter när e-tjänsterna inte används Störree avstånd för vårdnadshavaren i avgiftsfrågor vilket kan försvåra och fördröja att uppgifter om exempelvis vis- telsetid inkommer korrekt och i tid

11 Sida 11 (11) Bilaga 1 statistik Antal fakturor totalt mars 2013 Antal Andel av alla Totalt fakturor Totalt påminnelser Autogiro Ej täckning t autgiro E fakturor ,41% 19,30% 0,48% 26,63% Kontaktcenter frågor telefon Fakturafrågorr kontaktcenter > Förv. 363