Bravidas uppförandekod

Transkript

1 Bravidas uppförandekod

2 Bravidas värdeord Bravidas uppförandekod har tagits fram för att förtydliga vad våra värderingar betyder i det dagliga arbetet och för att stödja varje enskild medarbetare i sin yrkesroll. AFFÄRSETIK Vi vill att våra relationer med kunder och leverantörer, våra samarbetspartners, ska bygga på kvalitet, förtroende och kunskap. Konkurrens ska ske på lika villkor. Vi tycker att det är viktigt att vår omvärld kan lita på oss. Lita på vår professionalitet och integritet. Därför måste vi vara professionella i vårt handlande gentemot kunder, leverantörer och andra intressenter i vårt nätverk. Vi måste förtjäna deras förtroende. Vårt handlande är ett resultat av våra värderingar och normer. Vi känner efter vad som är rätt och agerar i enlighet med det. Det gör moral och etik till ledstjärnor i vår verksamhet. De värderingar vi bygger vårt agerande på är våra fyra värdeord; Affärsmässighet vi har ett tydligt ansvar för ekonomi och lönsamhet. Enkelhet vi har ett enhetligt och okomplicerat agerande. Kompetens vi har kunskap, vilja och förmåga. Stil vi är pålitliga och har ett ansvarsfullt agerande. Uppförandekoden ska bidra till att göra det tydligare och enklare att arbeta mot gemensamma mål och en gemensam kultur både i relationen med kunder och i det interna samarbetet. Därför ska vi alltid följa de lagar, regler och bestämmelser som gäller vår marknad och vår verksamhet. Att vårda relationerna med samarbetspartners är nödvändigt och klokt. Men det ska göras med måttfullhet och öppenhet. Vi får aldrig otillbörligt försöka påverka beslutsprocessen. Konkurrens Vi accepterar inte att vi själva eller någon av våra samarbetspartners uppträder på sätt som otillåtet kan påverka en fri konkurrens. Vi medverkar således inte i några former av prissamverkan, kartellbildningar eller andra åtgärder som står i strid med konkurrensreglerna och stöder i alla delar av verksamheten en sund och fri konkurrens. Informationssäkerhet Vi ska vara försiktiga med all information vi får om verksamheten. Förtroliga upplysningar som mottagits i arbetet ska respekteras och hanteras varsamt. Konfidentiell information om vår verksamhet eller våra samarbetspartners får inte delges obehöriga. Vi ska alltid leva upp till överenskomna åtaganden, till exempel får upplysningar om en leverantörs villkor aldrig ges till en annan leverantör. Om någon av våra samarbetspartners bryter mot dessa riktlinjer kommer vi att vidta åtgärder. Gåvor och representation Att ta emot och ge gåvor och andra förmåner mellan kunder och leverantörer kan vara straffbart. Försiktighet och måttfullhet måste alltid beaktas när vi lämnar eller tar emot gåvor. Detsamma gäller när vi bjuder in till kundevenemang eller andra aktiviteter. Att för frikostigt bjuda på presenter och arrangemang kan betraktas som muta och bestickning. Muta och bestickning, som brotten kallas, är allvarliga brott med höga straffsatser. I bilagan Bravidas riktlinjer för gåvor och representation anges närmare var gränserna går för vad som är godtagbart, genom ett antal exempelsituationer. Bravidas Uppförandekod

3 Sponsring Vid sponsring skall i första hand beaktas att vi hjälper ideell verksamhet och verksamheter med icke-vinstdrivande syfte. Vi ska inte sponsra tänkbara kunder eller leverantörer. Om vi gör det med avsikten, medvetet eller omedvetet, att påverka mottagaren att ge oss en fördel kan det utgöra mutbrott. Resor Eventuella resor med våra samarbetspartners ska alltid godkännas i förväg enligt farfarsprincipen. Grundregeln är att var och en bekostar sin egen logi och sina egna resor. Intressekonflikter Intressekonflikter mellan anställda och företaget måste undvikas. Om personliga intressen kan komma att påverka ett beslut ska ärendet överlåtas till närmaste chef för beslut. Våra medarbetare får inte för egen vinning utnyttja relation med samarbetspartners. MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER Likabehandling Vi stödjer och respekterar internationella konventioner om mänskliga rättigheter. Vårt arbetsklimat ska göra att varje medarbetare respekteras och att varje medarbetares unika kompetens tillvaratas. Likabehandling är en viktig faktor för vårt företags och våra intressenters framgång. Vi arbetar för lika möjligheter också under rekryteringsprocessen. Vi motsätter oss alla former av kränkande behandling, mobbning, trakasserier och diskriminering på arbetsplatsen som beror på kön, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning eller funktionshinder. Inköp Beställning och leverans av artiklar ska alltid vara kopplat till ett kunduppdrag och märkas med arbetsordernummer. Leverans ska alltid ske direkt till kund. Vid retur av material (spill) ska materialet skickas tillbaka till leverantören och krediteras. Vi får inte utnyttja företagets inköpsvillkor och rabatter för egen vinning. Mindre inköp för eget bruk från Bravidas leverantörer kan vara acceptabla. Större inköp ska alltid godkännas av närmaste chef. Inga privata inköp får faktureras Bravida även om du betalar fakturan själv. Att för egen vinning utnyttja företagets leverantörer kan leda till arbetsrättsliga åtgärder och vara straffbart. Bravidas Uppförandekod

4 KVALITET, MILJÖ OCH ARBETSMILJÖ Kvalitet Vårt kvalitetsarbete bygger på förtroende, ansvar, engagemang och kompetens. Vår verksamhet, från första kundkontakt till färdig leverans, genomsyras av kvalitet. Vi levererar alltid produkter och tjänster med rätt kvalitet som motsvarar och gärna överträffar kundens förväntningar och skapar ett mervärde för kunden. Detta genom en entydig ansvarsfördelning där samtliga medarbetare bidrar med sin kompetens. Kvalitet innebär att vi möter kundernas och samhällets krav och vi satsar på ständig förbättring genom utveckling, utbildning och systematisk erfarenhetsåterföring. Miljö Vi erbjuder installationslösningar och tjänster som uppfyller kundens och samhällets miljökrav, och som fortlöpande utvecklas för minskad energiförbrukning och miljöbelastning. Vi förbättrar kontinuerligt miljöarbetet med hjälp av tydliga mål och en löpande uppföljning av uppnådda resultat. Alla medarbetare utbildas och motiveras för att utföra sitt arbete på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt. Vi verkar för att företagets leverantörer och samarbetspartners tillhandahåller miljöanpassade produkter och tjänster. Arbetsmiljö & säkerhet Vår verksamhet och de projekt Bravida deltar i kännetecknas av en säker, hälsosam och hygienisk arbetsmiljö. Arbetsmiljöarbetet ingår som en integrerad del av företagets övriga verksamhet. Hos oss bidrar samtliga medarbetare till att en god arbetsmiljö skapas och upprätthålls. God arbetsmiljö innebär inte enbart att leva upp till de krav som lagar, avtal och myndigheter ställer, utan är också ett sätt att minska och förebygga olycksfall, belastningsskador och andra sjukdomstillstånd. En god arbetsmiljö bidrar dessutom till större engagemang och trivsel, vilket i sin tur ger mer tillfredsställda och effektiva medarbetare.

5 Bilaga till Bravidas uppförandekod Bravidas riktlinjer för gåvor och representation

6 Bravidas riktlinjer för gåvor och representation Vårt arbete i Bravida ska präglas av en hög affärsmässig moral och ett modernt synsätt. Därför måste vi i vårt umgänge med kunder och leverantörer alltid iaktta stor försiktighet och måttfullhet vad gäller representation, gåvor och evenemang. Att ge gåvor eller andra förmåner till anställda i bolag eller myndigheter kan utgöra så kallad bestickning, och att ta emot en gåva kan på motsvarande sätt vara tagande av muta. Båda brotten bedöms som allvarliga och kan leda till fängelse. Förutom att de kan utgöra brottsliga handlingar och leda till böter eller fängelse för de inblandande kan de även leda till disciplinära åtgärder inklusive avskedande. Men inte bara de närmast inblandade kan drabbas av påföljder. Hela det bolag du är anställd i kan bli utesluten från framtida offentliga upphandlingar eller från att få göra arbeten åt privata kunder under lång tid framöver efter det att anställda inom bolaget dömts för mutbrott. Det är därför av yttersta vikt att alla håller sig till dessa riktlinjer och att vi alla är vaksamma på att ingen annan i verksamheten håller på med oegentligheter. Vi är alla ansvariga för vår verksamhet. Givetvis är inte alla former av relationsfrämjande åtgärder med våra nuvarande och kommande kunder och leverantörer förbjudna. Det finns, åtminstone mellan privata företag, ett visst utrymme att vidta relationsfrämjande åtgärder. I våra kontakter med offentliga parter måste vi visa ännu större försiktighet och måttfullhet. Tillbörliga eller otillbörliga förmåner Vid bedömningen av vad vi får göra och inte göra används termerna tillbörliga förmåner, det vill säga vilken typ av förmåner och storleken på dessa som vi kan ge till kunder utan att det anses vara bestickning, och otillbörliga förmåner, med vilket avses förmåner som till karaktär eller storlek typiskt sett kan utgöra bestickning. Som tillbörliga förmåner hör egentligen bara: Arbetsmåltider av vardaglig karaktär (typ Dagens Lunch ). Måttfulla uppvaktningar på jämna födelsedagar eller andra personliga bemärkelsedagar. Enklare varuprov och prydnadsföremål som saknar egentligt marknadsvärde. När det gäller värdet på gåvor bör inte detta överstiga 100 kronor för presenter till anställda inom myndigheter och offentliga bolag medan ett något högre värde är accepterat för gåvor till anställda inom det privata. Som otillbörliga förmåner hör ALLTID: Penninggåvor och all annan form av direkt ekonomisk ersättning, inklusive att man inte driver in ett krav eller tar betalt för en vara. Inköpsrabatter, provisions- eller bonusarrangemang som erbjuds till den anställde direkt. Sidoleveranser av varor och tjänster från leverantör eller underentreprenör. Erbjudande om förfogande av fordon, fritidshus med mera för privat bruk. Helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser. I området mellan vad som är tillbörligt och otillbörligt finns de villkorat tillbörliga förmånerna, det vill säga olika former av relationsfrämjande åtgärder som så länge de är öppna och måttfulla är tillbörliga. Med öppna avses att de riktar sig mot företaget i sig, som i sin tur väljer ut vilka som kan komma och inte direkt till enskilda anställda i företaget. Hit hör studieresor, kurser och andra utbildnings- och informationsarrangemang, så länge utbildnings- eller informationsmomentet helt dominerar. Relationsfrämjande arrangemang ( events ) Olika typer av arrangemang som främjar kontakter och erfarenhetsutbyte mellan kunder, leverantörer och andra samarbetspartners kan vara främjande för ett förtroendefullt och affärsmässigt samarbete. Det har därför ansetts att sådana arrangemang, med beaktande av öppenhet och måttfullhet, kan vara tillåtna. Märk väl, detta gäller endast arrangemang för anställda i privata företag och i offentligägda företag som bedriver konkurrensutsatt, vinstsyftande verksamhet. Anställda i offentlig verksamhet kan inte erbjudas deltagande i dessa arrangemang. Även i dessa fall är givetvis öppenhet och måttfullhet ledord. Sker en inbjudan till ett arrangemang via arbetsgivaren eller till en utvald krets personer efter medgivande från arbets givaren kommer mutbrottsfrågan upp endast i mycket speciella fall och de flesta arrangemang är således okej. Därutöver bör särskilt beaktas värdet av förmånen för den inbjudne. Ett arrangemang som riktar sig till en bred krets personer, som innehåller ett informations- eller utbildningsmoment, som är måttfullt påkostat och som i övrigt inte innehåller några extravaganta moment bör klara sig från korruptionsreglerna. Föreligger dessutom samtycke från berörda arbetsgivare torde det endast undantagsvis kunna bli föremål för mutbrott. Bilaga till Revidering av Uppförandekod

7 Några exempel kan framhållas för att förtydliga detta: Exempel 1: Påskbuffén Scenario: Ett företag bjuder årligen in ett hundratal personer till en buffé i företagets lokaler. Syftet med eventet är att tillhandahålla ett forum för nätverkande där olika frågor kring regionens konkurrenskraft med flera kan diskuteras. Detta är ett av de få tillfällen då de inbjudna, som kommer från olika branscher inom det lokala näringslivet, kan samlas. Vissa av de inbjudna representerar konkurrenter respektive kunder till företaget, andra inte. De inbjudna får ta med sig sin respektive. Eventet innebär att gästerna efter VD:s inledningsanförande bjuds på en påskbuffé av god klass med vin eller alkoholfritt att dricka. Totalkostnaden per person uppgår till cirka 500 kronor. Kommentar: Vid ett event av detta slag står affärsnytta i fokus, och detta trots att konkreta inslag relaterade till det inbjudande företagets verksamhet saknas. Det är ofta en naturlig del av en företagsrepresentants tjänsteutövning att delta i ett sådant event, och det förefaller även naturligt att maka/make bjuds in. Eventet kan i sitt sammanhang inte anses vara extravagant, vilket hade kunnat diskuteras om det istället varit fråga om en luxuös middag med dyra underhållningsinslag för ett fåtal personer i position att påverka beslut som rör företaget. Exempel 2: VM-kvalmatchen Scenario: Ett företag bjuder in inköpsansvariga personer hos ett flertal befintliga företagskunder till en fotbollsmatch i utlandet (VM-kvalmatch England-Sverige). Syftet med eventet är dels kundvård, dels att informera om och marknadsföra kommande produkter. Företaget agerar matchvärd på matchdagen med följande programpunkter; gemensam flygresa Sverige-England, sedvanlig lunch samt åskådarplats på fotbollsmatch. Eventet avslutas med gemensam hemresa. Allt sker under ett och samma dygn. Den totala kostnaden, tillika marknadsvärdet, per person uppgår till cirka kronor. Det inbjudande företaget svarar för hela kostnaden. Kommentar: Det förhållandevis höga värdet medför i sig att eventet är att betrakta som en sådan förmån som är ägnad att påverka mottagaren i en för det aktuella företaget gynnsam riktning. Det krävs dock att förmånen är otillbörlig för att korruptionsbestämmelserna ska bli tillämpliga. Sistnämnda fråga måste bedömas i belysning av samtliga omständigheter. Det förekommer inte några extravaganta inslag och lunchen är av enkel karaktär. Fotbollsmatchen får dock anses utgöra ett mycket attraktivt evenemang. Med beaktande därav och då eventet äger rum i utlandet får eventet anses olämpligt utifrån korruptionssynpunkt. Om den anställde har ett samtycke från sin närmaste chef bör dock eventet normalt anses godtagbart, även om samtycket inte med full säkerhet utesluter att saken vid en senare domstolsprövning kan komma att anses stå i strid med korruptionsbestämmelserna. Att ta emot gåva eller bli inbjuden till evenemang De riktlinjer som angetts ovan gäller självklart även när vi själva är mottagare av gåvor eller blir inbjudna till evenemang. Ditt ansvar Du har som anställd i Bravida ett ansvar för att du följer Bravidas policies och riktlinjer. Du har också ett ansvar för att uppmärksamma din chef eller andra berörda om du upptäcker saker som du tror står i strid med dessa riktlinjer. Varje chef svarar inom sitt respektive ansvarsområde för att riktlinjerna förs ut i organisationen och efterlevs. Innan du lämnar någon form av förmån till någon av våra tidigare, kommande eller blivande samarbetspartners eller planerar ett kundarrangemang måste du fråga dig om det är i överensstämmelse med dessa riktlinjer. Du ska alltid ha ett godkännande av din chef. Ytterligare information finns även på Institutet för mutors hemsida: Föreligger minsta osäkerhet ska du alltid rådgöra med Bravidas chefsjurist. Bilaga till Revidering av Uppförandekod

8 Exempel 3: Melodifestivalen Scenario: Ett företag är sedan ett antal år tillbaka en bland flera sponsorer av Melodifestivalen. Med anledning därav erhåller företaget drygt 100 biljetter till finalen i Globen, Stockholm. Företaget utnyttjar dessa biljetter som en del av ett eget evenemang till vilket kunder bjuds in. Varje år på finaldagen för Melodifestivalen inbjuds således ett hundratal utvalda kunder inom den privata sektorn till ett av företaget anordnat event. Eventet inleds kl.16.00, i en av företaget hyrd konferenslokal i Globen, med ett tvåtimmars seminarium där företaget presenterar nya produkter och tjänster. Därefter bjuds gästerna på en mingel-middag av ordinär karaktär med dryck (öl, vin eller alkoholfritt alternativ). Efter middagen lotsas gästerna vidare till entrén för Melodifestivalfinalen där biljetterna också delas ut. Syftet med eventet är marknadsföring av nya produkter och tjänster. Kostnaden för eventet, tillika förmånens marknadsvärde, uppgår till cirka kronor per gäst. Kommentar: Det förhållandevis höga värdet av förmånen gör att densamma är att betrakta som en sådan förmån som är ägnad att påverka mottagaren i en för det aktuella företaget gynnsam riktning. Vidare är Melodifestivalfinalen ett attraktivt och populärt nöjesevenemang. Det krävs dock att förmånen är otillbörlig för att korruptionsbestämmelserna ska bli tillämpliga. Eventet riktar sig till en förhållandevis bred krets av personer/kunder med affärsverksamhet i den privata sektorn. Middagen är av ordinär karaktär. Värdet av förmånen är inte anmärkningsvärt högt. Eventet, som präglas av öppenhet, innehåller dessutom en företagsrelaterad punkt i form av seminarium. Med beaktande av här angivna omständigheter bör förmånen kunna anses tillbörlig och eventet således förenligt med gällande korruptionsregler. Exempel 4: Tvådagars golfresa Scenario: Ett företag bjuder in den inköpsansvarige hos en kund på en tvådagars golfresa för två personer med övernattning i Mellansverige. Syftet med eventet är kundvård och information kring bolagets utveckling på marknaden. Den inköpsansvarige överlåter erbjudandet till ägaren (ensamägare) som väljer att resa själv och samtycker till att också den inköpsansvarige kan delta i resan. Värdföretaget bjuder på frukost, så kallad golfclinic, golftävling under två dagar, gemensam middag med prisutdelning samt övernattning på en herrgård. Den totala kostnaden, tillika marknadsvärdet, per person uppgår till cirka kronor. Det inbjudande företaget betalar hela kostnaden bortsett från resekostnaderna, som varje deltagare själv står för. Kommentar: Värdet på den aktuella förmånen får anses som högt med utgångspunkt i korruptionsreglerna. Två personer får i detta fall del av förmånen, nämligen ägaren respektive den inköpsansvarige. En självständig ägare till ett företag kan inte som mottagare (men däremot som givare) av en förmån straffas enligt korruptionsbestämmelserna. Den inköpsansvarige har fått samtycke av företagets ägare och då bör inköparens deltagande normalt anses godtagbart, även om ett samtycke inte med full säkerhet utesluter att saken vid en senare domstolsprövning kan komma att anses stå i strid med korruptionsbestämmelserna. Värdföretaget riskerar att komma i konflikt med korruptionsreglerna genom att rikta inbjudan till den inköpsansvarige, som är arbetstagare och därmed faller under lagstiftningen. Om ett arrangemang av denna karaktär äger rum bör inbjudan i det aktuella fallet ställas till företagets ägare.