Etiska förhållningsregler inom Axfoodkoncernen

Transkript

1 Stockholm, koncernen Som ett av Sveriges större företag och dagligvarukoncerner, har Axfood ett brett kontaktnät av leverantörer och samarbetspartners. Vissa har vi affärsrelationer med idag, andra vill etablera affärsrelation med oss. Att bli leverantör till ett företag som Axfood är mycket värdefullt för de flesta - oavsett om man säljer dagligvaror, andra produkter eller tjänster av olika slag. Att inte utnyttja eller bli utnyttjad i vår roll som inköpare är därför en av Axfoods viktigaste affärsprinciper. Sverige har lagar som beskriver gränserna för korruptionsbrott som tagande och givande av muta, handel med inflytande, vårdslös finansiering av mutbrott, m.m. I det här dokumentet finner du kortfattade redovisningar av dessa men också Axfoods etiska regler vid affärsumgänge och intressekonflikter. I affärsrelationer är ett korrekt och professionellt uppträdande avgörande för ett trovärdigt företag. Därför skall bifogat dokument undertecknas av Axfoods samtliga medarbetare med attesträtt för kostnadsställe eller som på annat sätt kan påverka inköpsbeslut av varor eller tjänster. Undertecknandet är ett personligt intygande och bevis på att dessa regler efterföljs. Viktigare är dock att vi inom våra ledningsgrupper diskuterar affärsetik och aktivt bygger en bra affärskultur det är bästa vaccinationen mot korruption av alla slag. Anders Strålman Koncernchef, Verkställande Direktör 1 (5)

2 koncernen 1. Etik i affärsrelationer Grundläggande för alla relationer med leverantörer eller konsulter är att upphandlingen genomförts korrekt. Inom Axfoodkoncernen skall alla upphandlingar involvera flera jämbördiga aktörer i syfte att identifiera och träffa avtal med den leverantör som bäst motsvarar våra krav. Personliga kontakter är under inga omständigheter tillräckligt för att välja leverantör. När upphandling är genomförd skall avtalet vara skriftligt. Att följa lagar och myndighetskrav är en självklar miniminivå för god affärsetik vad gäller våra erbjudanden till kunder/konsumenter. Det åligger alla ansvariga inom Axfood att inhämta goda kunskaper om lagar och bestämmelser som är centrala för sitt ansvarsområde, exempelvis livsmedelslagstiftningen. Fusk med datummärkning, oriktiga uppgifter om varornas ursprung eller annan upplysning om varornas innehåll eller beskaffenhet är absolut förbjudet. Som medarbetare inom Axfood skall du naturligtvis alltid följa gällande lagstiftning. Genom ditt uppträdande i och utanför tjänst, i samband med resor i tjänsten eller annan tjänsteutövning påverkar du Axfoods rykte. Axfood har nolltolerans vad gäller köp av sexuella tjänster, besök på porr-, striptease eller liknande klubbar då detta kan innebära stöd till sexhandel och annan kriminell verksamhet. 2. Axfoods uppförandekod Axfood är medvetet om sitt sociala ansvar och nödvändigheten av att kombinera affärsverksamhet med socialt och miljömässigt ansvar. Genom Uppförandekoden tydliggörs vår inställning och åtagande gentemot våra leverantörer och vår personal. Alla företag som levererar produkter eller tjänster till Axfoodkoncernens bolag skall uppfylla kraven i Uppförandekoden. Läs gärna mer i Axfoods Uppförandekod, som du hittar på 3. Intressekonflikter För att vinna på en konkurrensbetonad marknad måste vi leva upp till våra juridiska och etiska åtaganden och alltid agera med odelad affärslojalitet mot Axfood. Detta innebär att Axfood koncernens affärsintressen alltid skall ställas framför våra egna och inte engagera oss i handlanden som äventyrar etiska och juridiska förpliktelser eller sunt affärsförnuft. Konflikter uppstår när Axfoodkoncernens intresse kolliderar med mina eller mina närståendes intressen. Intressekonflikter skall alltid undvikas och i det fall en sådan konflikt är oundviklig skall den handläggas omsorgsfullt. Detta innebär att du omedelbart skall informera din närmaste chef om den uppkomna konflikten. Medarbetare får inte handlägga ärenden där denne eller dennes närstående har personligt intresse eller engagemang hos de företag som Axfood har en affärsrelation med. 4. Konkurrenslagstiftning och hederlig konkurrens 2 (5)

3 Erfarenhetsutbyte inom branschen är en viktig del av vår omvärldsbevakning. Sådant utbyte får dock aldrig övergå till planerat agerande i syfte att begränsa konkurrens eller styra prisbild. Alla former av kartellbildningar är absolut förbjudna. Vi skall alltid följa konkurrenslagstiftningen och bedriva hederlig konkurrens. Axfoods medarbetare får under inga omständigheter delta konkurrensbegränsande aktiviteter såsom exempelvis. - Prissamarbete för att bestämma inköpspriser eller försäljningspriser mot konsument, s.k. karteller - Samarbete och överenskommelser med konkurrenter i syfte att utestänga leverantör från marknaden - Samarbete med konkurrenter i etableringsfrågor Överträdelser är sanktionerade med företagsbot och skadestånd, vilket kan åsamka Axfood betydande skada. 5. Korruptionslagstiftning Sverige har en sträng mutlagstiftning, som omfattar både den offentliga och den privata sektorn. Ett vanligt mutbrott kan ge fängelse i upp till två år och ett grovt mutbrott, vid större värden, kan ge fängelse i upp till sex år. Både arbetstagare och alla typer av uppdragstagare omfattas av mutansvar. En personlig gåva eller förmån från leverantörsledet kan, om den accepteras, leda till att mottagaren begår en brottslig handling, tagande av muta. Även den som ger gåvan eller förmånen kan göra sig skyldig till brott, givande av muta och/eller otillbörlig marknadsföring. Dessa s.k. korruptionsbrott prioriteras förhållandevis högt av de rättsvårdande myndigheterna och då inte bara inom stat och kommun utan i allt högre grad inom det privata näringslivet. Korruptionsbrott har också ett högt uppmärksamhetsvärde hos nyhetsmedia. Mutan kan strängt taget bestå av vad som helst, som kan betraktas som en förmån för mottagaren eller dennes närstående. Exempel på muta är saker, pengar, resor, måltider, tjänster av olika slag, personliga lån, borgensförbindelser etc. När det finns risk för att mottagaren av förmånen på ett eller annat sätt gynnar den som lämnat förmånen, så är mutbrottet ett faktum. Lagen kräver således inte att givaren blivit gynnad, det räcker med att risken har funnits. Ett klart mutbrott är att ta emot en förmån som förknippas med att mottagaren i sitt arbete ska handla på ett visst sätt, exempelvis beställa en viss mängd från en leverantör och erhålla en personlig gåva eller resa. Att godta ett löfte om eller begära en förmån för någon annan än sig själv är också ett mutbrott. Chefens samtycke till att ta emot en förmån är inte en garanti för att gå fri från misstanke om mutbrott. Den som lämnar, utlovar eller erbjuder en otillbörlig förmån i syfte att bli gynnad av den andra parten, gör sig skyldig till givande av muta. Även om mottagaren tackar nej, så kan givaren åtalas för givande av muta. 3 (5)

4 Korruptionsslagstiftningen innehåller bestämmelserna om handel med inflytande och vårdslös finansiering av mutbrott. Det förstnämnda avser bl. a. den situationen att person lämnar, utlovar eller erbjuder någon en otillbörlig förmån för att påverka denne att påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling. Som exempel kan nämnas den situationen när en närstående till en beslutsfattare tar emot en muta för att påverka honom eller henne i beslutsfattandet. Det senare avser att en näringsidkare eller någon med ledande ställning hos en näringsidkare tillhandahåller pengar eller andra tillgångar åt den som företräder näringsidkaren i en viss angelägenhet t.ex. en agent och därigenom av grov oaktsamhet främjar givande av muta, grovt givande av muta eller handel med inflytande i den angelägenheten. 5.1 Finns det några tillåtna förmåner? Givetvis finns det legitima förmåner inom ramen för vad man kan kalla "normalt affärsumgänge". Det kan t ex vara enstaka representationsmåltider inom måttliga gränser, måttliga födelsedagsgåvor och liknande. 5.2 Riktlinjer för mottagande av externa gåvor/förmåner Institutet Mot Mutor har skapat Näringslivskoden, som är en kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet. Koden syftar till att vägleda företag och medarbetare i förhållningsätt för att inte bryta mot god sed i affärslivet. Axfood skall följa Näringslivskoden. Följande riktlinjer är utformade efter Näringslivskoden, rättsfall och vedertagen praxis på området. Gåva eller annan förmån, som uppenbarligen erbjuds i syfte att påverka ett beslut till fördel för givaren, får under inga förhållanden mottagas. Som exempel kan nämnas personlig gåva, resa eller annan förmån, som kopplas till viss beställd kvantitet varor eller tjänster. Gåva eller förmån, som erbjuds i samband med att förhandlingar om en ny affärsuppgörelse är aktuella, ska inte accepteras oavsett värde. Enstaka måltider, födelsedagsgåvor och liknande, som ges av etablerade affärskontakter, kan accepteras under förutsättning att förmånen lämnas öppet, är måttfull och har begränsat värde. Förmåner som på grund av sin karaktär gör dem otillbörliga får inte accepteras eller erbjudas. Som exempel på dylika förmåner kan nämnas: penninggåvor, gåvor som kan växlas in mot pengar och anlitande av affärspartners tjänster, produkter etc. för privata angelägenheter till icke marknadsmässig ersättning, helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser. På Institutets Mot Mutors (IMM) hemsida, kan du läsa Näringslivskoden samt mer om etiska regler för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet. Näringslivskoden hittar du även på Medarbetarguiden. Tag för vana att rådgöra med din chef eller med din HR-avdelning. 4 (5)

5 5.3 Varuprov eller gåva? Varuprov definieras som en produkt som prövas i Axfoods sortiment och överlämnats av representant, fabrikant eller annan leverantör. Avsikten är att berörd personal, t.ex. inköpare, säljare, kundtjänst, chefer m fl. inom området, ska få tillfälle att testa produkten på arbetsplatsen för att dels ta beslut om den ska in i sortimentet, dels kunna lämna god varuinformation till Axfoods kunder. Varuprover är arbetsgivarens egendom och inte personliga oavsett vad representanten säger. Produkt som inte uppfyller dessa grundläggande kriterier är att betrakta som gåva. 5.4 Leverantörsbesök Leverantörsbesök skall vara väl motiverade och godkända av närmaste chef. Resor och övernattning bekostas av Axfood. 5.5 Gåvor och representation från Axfoods sida Ibland är det på sin plats att utbyta anspråkslösa gåvor eller vara värd för en middag. Självfallet måste vi från Axfoods visa motsvarande återhållsamhet och goda omdöme vid representation för våra kunder och andra affärsförbindelser som vi kräver av våra affärsparter. Vi får aldrig erbjuda gåvor eller motsvarande som eventuellt skulle kunna äventyra etiska eller lagliga förpliktelser eller sunt affärsförnuft. Ett alltför vidlyftigt handlande i det här avseendet kan komma att uppfattas som givande av muta och/eller otillbörlig marknadsföring. Du bör naturligtvis även undersöka huruvida din affärspart har en egen policy inom området. Om du har några frågor kring detta dokument bör du i första hand vända dig till din närmsta chef eller till din HRavdelning. Undertecknad har tagit del av ovanstående (ort) den.../... / Namnteckning Namnförtydligande Titel/Ansvar/Bolagstillhörighet 5 (5)