Det ultimata projektarbetet

Transkript

1 Jenny Arrsjö Interaktionsdesign 03 Bokningssystem Handledare: Michael Svedemar

2 Sammanfattning av vårt uppdrag Vi har fått i uppgift av Meca att utveckla ett koncept för deras kommande Meca Service Center. Vi skall utvärdera och ta fram prototyper som stärker Mecas IT system i de kommande Meca Service Center. Genom att använda vår styrka som interaktionsdesigners vid utvecklandet av framtida IT system tänker vi hjälpa Meca att bli ledande inom verkstadsarbetandet med hjälp av smarta IT lösningar. Vi planerar att undersöka både bilägarens och verkstadsmekanikerns olika möjligheter att utnyttja IT lösningar. Tänkbara sätt för detta är att bland annat titta på hur man kan förbättra och förenkla kommunikationen mellan mekaniker och bilägare, samt mellan mekaniker och leverantör. Om systemet ger ökad framförhållning för mekanikern ökar också leveranssäkerheten hos leverantören. Vilket underlättar för kunden som slipper riskera att bilen lämnas in för att sedan bli stående en vecka i väntan på reservdelar. Genom att undersöka både mekanikernas vardag tillsammans med bilägarens hoppas vi få en bra bild av var insatser kan göras för att effektivisera processen samt göra den bättre för både mekanikern och bilägaren. 1

3 Vårt produktionsarbete För att lyckas med att göra ett slående projektarbete krävs det att man vet vad uppdraget är och att man från början utformar en vision som man sedan kan arbeta efter. Efter vårt första möte med Meca och alla var informerade om vad vårt uppdrag bestod av skrev vi ner vår vision. I visionen ska det stå vad man vill uppnå med projektet. För att få ett projektarbete att löpa smidigt igenom produktionsveckorna är det viktigt att man strukturer upp olika mål och metoder som man ska använda sig av. Dessa val behöver man inte följa slaviskt, de är mer som en vägledning om man skulle fastna på vägen och inte vet hur man ska ta sig vidare. Vi skrev en projektplan under den första veckan av projektet för att sätta upp ramarna inför kommande arbete. (Wisén och Lindblom, 2001, sidan 52) I projektplanen är det viktigt att man skriver ner den förväntade slutprodukten, detta för att man lätt skulle kunna gå tillbaka om man känner sig osäker på något sätt, antingen om man är osäker på om man är på väg i fel riktning eller om man helt enkelt glömt bort vad det var. Det är viktigt att man någorlunda håller sig till det man redan bestämt då slutresultatet oftast är sammankopplat med uppdraget man fått. Känner man att man är på väg åt något helt annat håll än det utsatta slutresultatet krävs det att man sätter sig ner som storgrupp och resonerar om vad som skett och hur man snabbast och enklast ska kunna komma på fötter igen. I det skedet är de även viktigt att diskutera om man ska fortsätta i den riktningen för att uppnå det bästa resultatet. Att man är på väg åt ett annat håll kan även vara positivt, det kan ju vara så att man breddat sig eller att man kommit på en bättre lösning. Huvudsaken är att slutprodukten blir som beställaren önskar, framförallt när det gäller innehållet i produkten. I vårt fall har vi gått ifrån vår slutprodukt en del, det är i vårt fall väldigt positivt tycker jag, vi har nämligen breddat vårt perspektiv och fått fram en bättre produkt än vad vi hade tänkt. Det man skriver i projektplanen är inget som man måste följa slaviskt utan mera en fingervisning på vad vi i gruppen 2

4 kommit fram till och vill få ut av projektet. Detta för att man så lätt och smidigt som möjligt kan gå in i olika faser i processen med båda fötterna på jorden och med ett gemensamt mål och samfällda förutsättningar för att lyckas med ett projekt. Det gäller även att ha en projektorganisation som passar alla och accepteras av alla så att det inte uppstår några konflikter under projektarbetets gång. Det är därför också viktigt att alla i projektet är med och bestämmer vem som ska ha de olika rollerna. Detta också för att konflikter ska undvikas. För vår del var det självklart vem som skulle bli vår projektledare i och med att det var han som fixade projektet och hade närmast kontakt med Meca. Det vill säga att jobbet gick till Henrik. Att ha en som leder en genom ett projektarbete tycker jag är mycket viktigt, då det kan förekomma att man glömmer viktiga faser i projektet. En projektledares arbete är att se till att alla är underrättade om hur projektet går men han ska även ha en kontinuerlig kontakt med beställaren så att projektet kan löpa smärtfritt. En ledare kan även hjälpa till om det skulle uppstå konflikter i gruppen som de utsatta inte skulle kunna klara av att lösa själva. Skulle en konflikt uppstå är det viktigt att man tar itu med den på ett tidigt stadium så att den inte utvecklas till något som man inte kan lösa. Enligt Wisén och Lindblom (2001, sidan 210) är den projektledaren som har en demokratisk ställning den som kommer längst i längden av ett projektarbete. Den demokratiske projektledaren låter bland annat sina projektmedlemmar vara med och bestämma, han fördelar ansvaret på uppgifterna och låter kommunikationen vara fri och öppen. Har man den ledartypen enligt Wisén och Lindblom (2001, sidan 210) kommer det bland annat leda till att gruppen inte känner någon rädsla och fientlighet, de trivs bra vilket resulterar i stor arbetsinsats. Vår grupp har styrts av en sådan projektledare vilket jag tror har resulterat i att alla haft roligt under projektets gång och känner att de bidragit med minst lika mycket som någon annan. Eftersom vi var så många som 9 i projektet såg vi det som en fördel att dela upp oss i två mindre grupper. På så sätt skulle vi kunna fokusera mer på de olika delarna i projektet. Vilket i sig skulle leda till bättre och mer uttänkta beslut i slutändan, då de två grupperna blir som experter på sina områden. Det utsågs då 2 stycken som var ansvariga för de grupperna, detta för att underlätta kommunikationen med 3

5 projektledaren utan att alla behövde vara delaktiga på de mötena och för att undvika att alla pratar i munnen på varandra under mötena. Jag kom att tillhöra bilägargruppen och även vara dess ansvarige. Meningen var att varje grupp för sig skulle samla material och information som var relevant för den gruppens ändamål och sedan skulle gruppen sammanfatta materialet/informationen och framföra det på stormötena som vi hade minst varje måndag. Vi tyckte att det var viktigt att ha stormöte minst en gång i veckan så att alla kunde hållas ajour och för att undvika att någon av grupperna skulle hamna på efterkälken. Skulle detta ändå ske hade man kunna stoppa det i ett tidigt skede då mötena var så pass kontinuerliga. Det enda jag har att klaga på när det gäller våra projektmöten är att de var aningen för många. I början kunde vi träffas varje dag och det slutade med att vi bara satt och pratade och inte fick något gjort. Efter någon vecka ebbade mötena ut till 1-3 möten i veckan vilket var betydligt bättre. Då kunde man vid varje möte framföra något nytt material, var man stod i projektet och vad som skulle komma härnäst. Vi har verkligen gjort detta projekt till det ultimata genom att göra allt man ska göra i ett projektarbete. Det vill säga vi satte upp delmål och faser vi skulle gå igenom. (Wisén och Lindbolm 2002, sidan 35) Vi gjorde ett ganntschema för att få en överskådlig syn på vår process. Detta för att alla inom och utom projektet skulle kunna följa vår process och lätt kunna se var vi befann oss i för fas i projektet. Det ger även en bra översikt på hur många veckor man har kvar på ett projekt och när de olika faserna påbörjas och avslutas. Det är bra att alltid utgå från ett ganntschema så att man vet att man kommer hinna bli färdig med produkten, även om det i flesta fall ändå slutar med att man jobbar dygnet runt den sista veckan. I och med att vi följt vårt schema hyfsat slaviskt gör det att vi kommer att vara färdiga god tid och utan stress. Det är nog första gången jag känner mig riktigt nöjd med ett projektarbete just för att vi fortfarande har tid på oss att finjustera slutresultatet. Efter att vi skrivit ner all nödvändig dokumentation inför projektet var det dags att ge sig in i undersökningsfasen. De första veckorna bestod av att samla så mycket information som möjligt kring hur det fungerar på en verkstad, då ingen av oss 4

6 hade någon större koll på det krävdes det att vi hade en grundlig undersökningsfas. Båda grupperna arrangerade möten på verkstäder för studiebesök. Det bokades både möten på Meca-verkstäder och märkesvärkstäder. Vi valde att boka möten på flera olika sorters verkstäder av den anledning att vi ville få en bred materialbas att stå på. Det vi tog reda på var hur det fungerade från det att kunden fått ett problem med bilen till att den hämtar bilen på verkstaden. Vi i bilägargruppen fokuserade mest på kundmottagandet. Hur de tog emot en bokning, hur kunden togs emot på verkstaden både vid inlämning och vid utlämning. Det var en stor skillnad från verkstad till verkstad. Vissa ställen körde med post-it lappar medan andra verkstäder nästan hade ett helt IT baserat system. Anledningen till att många verkstäder inte använde sig av IT system berodde på intresse och att de saknade kunskap använda det. Vi i bilägargruppen ville även fråga vanliga människor om deras vanor och kunskaper kring värkstäder, så en del av oss begav oss ut på stan för att ställa frågor. Vi märkte ganska snabbt att människor var väldigt ointresserade av att hjälpa till. Så fort de såg att vi stod med block och penna i handen så gick de åt ett annat håll eller gick runt oss med 2 meters radie från oss, man skulle kunna undra om vi hade en dödlig sjukdom eller något. Eftersom denna metod inte lyckade beslöt vi oss för att vända oss till våra nära och kära. Vi skickade ut våra enkäter via e-post och satte oss ner för att invänta svaren. Vi ville få svar på deras vana kring bilar, verkstäder men även hur de kontaktade sin verkstad och hur de ville bli kontaktade av dem. Några av frågorna gällde även vad de saknade för något kring deras besök på en verkstad. Vi hade även med en del frågor där vi ville få reda på vad deras Internet, sms och wap vana var. Detta för att ha en aning om hur vi skulle rikta slutprodukten. Vi fick många svar tillbaka men även här märktes det att människor har svårt för att svara på enkäter. Innan vi skickat ut enkäterna var jag lite inriktad på om vi inte skulle göra bokningsfunktionen i wap. Efter resultatet av enkäterna glömde jag den idén fullständigt då det endast var 1 % som använde sig av det. Efter att vi skickat ut den första enkäten märkte vi att det inte täckte all de frågor vi ville ha svar på så vi valde att skicka ut en ny förbättrad enkät. Svaret på denna enkät blev sämre än föregående enkät vilket gjorde att en del av oss fick ringa in svaren. Vi hade nämligen från början bestämt att vi ville ha ett vist antal svar annars skulle det vara 5

7 ett dåligt underlag att arbeta vidare med. Under undersökningsfasen fick vi ihop väldigt mycket information som vi kunde arbeta vidare med. Jag tycker att vår undersökningsfas var aningen för lång och kunde åtminstone ha förkortats med 1 vecka, men det kunde vi ju inte veta från början. Detta berodde, tror jag, på att jag och många andra var ivriga med att sätta igång med idéfasen, man hade ju kommit på många idéer som man ville bolla med de andra deltagarna. Var grupp för sig sammanfattade det vi kommit fram till under researchperioden för att sedan redovisa för den andra gruppen. Vi i bilägargruppen gjorde upp diagram på hur enkätpersonerna hade svarat, för att få en visuell bild på vad bilägarna vill ha tillgång till och inte. Vi gjorde en personas utifrån våra diagram, hon skulle symbolisera genomsnittspersonen av våra undersökningar. Verkstadsgruppen satte även de ihop personas. Det är väldigt smart att göra personas av den anledningen att du hela tiden kan testa din produkt med din personas. Då kan du snabbt få svar på vad en genomsnittlig användare är intresserad och på så sätt undvika att utveckla en produkt ingen skull vilja ha. Detta gör även att man slipper springa ut och göra användartester så fort man ändrat lite i sin produkt. Nu gick vi in i idéfasen där vi skulle använda allt material vi samlat och komma på den ultimata slutprodukten utifrån bilägares och mekanikers perspektiv. Vi började med att ha tre intensiva dagar med brainstorming för att verkligen få ut alla idéer som låg och väntade på att bli upptäckta. Det bästa sättet att generera bra idéer är att tömma hjärnan på alla sina vardagliga tankat och uppgifter, ta några djupa andetag samt sitta med varsitt häfte med post-it lappar och skriva ner det man kom att tänka på. Inga idéer är dåliga, de kan bara vara mindre bra. Vi fyllde en halv vägg med post-it lappar. Efter det ställde vi oss och läste på lapparna, varje person tog sedan 3-5 lappar och satte ihop till den lösningen som man tyckte var den ultimata. Sedan gick vi igenom de olikas idéer och delade upp oss i de olika grupperna. Bilägargruppen snackade om de idéer som vi hade och spann vidare på några av dem. Vi hade en hyfsat lika uppfattning av vad vår slutprodukt skulle vara, det handlade bara om vad den skulle innehålla. Vi började rita upp hur den skulle kunna se ut på vanliga A4-papper. Vi skrev ner allt varje sida skulle kunna innehålla och satte upp dem på vägen så man kunde följa flödet i det. Det är alltid 6

8 bra att försöka visualisera den idé man i ett tidigt skede så man gemensamt kan få en överblick på vad slutprodukten ska innehålla och hur den skulle kunna se ut. Man kan även i detta skede lätt se om det är nått som man saknar eller om man vill utveckla någon idé vidare. Båda grupperna sammanfattade vad de hade kommit fram till under idéfasen och presenterade för den andre. Under presentationen bollade vi idéer, gav kritik, ställde frågor till varandra som varje grupp sedan skulle kunna ta med sig in i nästa fas som så skulle vara prototyputveckling. Idéfasen gick in en del i vårt prototypskapande, då vi i bilägargruppen inte riktigt kunde vänta med att sätta igång arbetet. Var grupp för sig började nu arbeta med sina idéer för att göra en fungerande prototyp för att slutligen kunna visa upp för Meca. Vi i bilägargruppen bestämde oss för att behålla utseendet på deras redan befintliga sida, så att Meca kunder lätt ska kunna känna igen sig. Vi skulle bara lägga till en funktion. Sidan vi lade till var knuten till ett användarnamn och lösenord för kunden. På sidan ska kunden kunna skriva in sina personuppgifter så som namn, adress, telefon, e-post, om denne vill ha bilen tvättad, hur man vill bli kontaktad med mera. Kunden ska även kunna lägga till sin/sina bilar. För att lättast få all information korrekt kring bilen krävs det bara att kunden skriver in registreringsnumret sedan hämtar Meca resterande information från Vägverket. Om bilens tidigare ägare haft bilen på Meca ska även all information kring dennes verkstadsbesök gällande den bilen finnas tillgänglig. Detta för att du som bilägare ska kunna veta vad som hänt med bilen och inte ska behöva känna dig lurad när du köper en bil begagnat som man ibland kan känna sig. Även för mekanikern är detta bra för han ska lätt kunna se vad för delar som bytts ut. Man skall även kunna boka tid för nästa besök på verkstaden genom en onlinebokning. Denna tjänst ska finnas tillgänglig för alla som gör sina reparationer hos Meca, men kunden kan välja själv om den vill använda sidan eller inte. Vill kunden hellre ringa in sin tid för reparation som denne alltid gjort ska han givetvis kunna göra det. Sidan är även ett bra sätt för Meca att ha koll på sina kunder. De kommer att veta exakt vad som har hänt med bilen, vilka reservdelar som blivit utbytta med mera. 7

9 Nu återstår bara presentationen för Meca. Det ska bli intressant att höra vad de har att säga och om de tycker vi uppfyller deras förväntning, för jag vet att de har höga förväntningar på oss. Mina tankar Projektarbetet har varit mycket intressant och jag känner att jag fått använda mina kunskaper som interaktionsdesigner. Det har även varit kul att få arbeta med ett verkligt företag och få arbeta med ett projekt som är ett renodlat interaktionsprojekt. Detta gör att man sätter sig själv i en bild på framtiden. Man fick en liten försmak på vad man skulle kunna arbeta med när man slutfört sin utbildning. Referenser: Wisén, J och Lindblom, B (2001) Effektivt Projektarbete, Stockholm: Norstedts Juridik AB. 8