Kommunfullmäktiges sammanträde. Måndagen den 31 mars Vimmerby kommun

Transkript

1 Kommunfullmäktiges sammanträde Måndagen den 31 mars 2014 Vimmerby kommun

2 VIMMERBY KOMMUN Administrativa avdelningen Therese Jigsved, kanslijurist KUNGÖRELSE l (3) Art Tid Plats Kommunfullmäktiges sammanträde Måndagen den31mars 2014, kl18.30 Plenisalen, Stadshuset, Vimmerby Ärenden enligt nedanstående förteckning: l. Upprop. 2. Val av protokolljusterare samt tid och plats for justering. 3. Redovisning av fullmäktiges anslag for oforutsedda behov. 4. Meddelanden och anmälningar av inkomna ärenden. -Finansrapport for Vimmerby kommun - februari Beslut från Länsstyrelsen i Kalmar län om ny ersättare i fullmäktige efter Maria Bälter Stridh (S). Ny ersättare är Morgan Karlsson (S). 5. Ledamötemas frågestund. 6. Nämndemas återredovisning till fullmäktige med foljande ordning: Kommunstyrelsen ordfårande Micael Glennfalk (M) marknadschef Henrik Röste, ITSAM -redovisning av Vinunerby fiber. Socialnämnden ordforande Elisabeth Lago Nilsson (K.D) Öv~rmyndarnämnden ordforande Leif Carlson (M) Valnämnden ordforande Ingela Nilsson Nachtweij (C) 7. Granskning av lönehanteringen i Vimmerby kommun. Revisor Roland Ilemark 1

3 8. Information om foreningen Astrid Lindgrens Hembygds verksamhet. Verksamhetsledare Christina Thorstensson 9. Landsbygdsberedningens presentation av landsbygdspolitiskt handlingsprogram Landsbygdsberedningens ordforande Sören Sjöholm (M) 10. Gemensam miljö- och byggnadsnämnd for Hultsfreds kommun och Vimmerby kommun. 11. Motion- En helt avgiftsfri skola, tack. 12. Motion om att infora utbildningsdag i arbetsrätt for kommunens sistaårselev er. 13. Motion angående utbildningar for de kulturella och kreativa näringarna. 14. Avtal om köp, forsäljning, uthyrning och option avseende fastigheten Fabrikören 25, Vimmerby. Handlingar delas ut vid sammanträdet. 15. Avtal mellan Vimmerby kommun och Vimmerby Turistbyrå ekonomisk forening gällande drift av turistbyråverksamhet i Vimmerby. 16. Tillsyn enligt tobakslagen-behålla ansvar enligt gällande reglemente for socialnämnden. 17. Ombudgetering av investeringar från 2013 till2014 års budget. 18. Landsbygdsberedningen-begäran om finansiering av arvoden. 19. Fyllnadsval av ledamot och ersättare i kommunstyrelsen efter Inge la Nilsson Nachtweij (C). 20. Val av ledamöter och ersättare i den gemensamma miljö- och byggnadsnämnden under innevarande mandatpe1iod. 21. Inkonma handlingar. 2

4 Handlingama finns tillgängliga på administrativa avdelningen, stadshuset, Vimmerby och på kommunens webbplats under fliken "Politik och förvaltning". Protokolletjusteras den 7 april2014 på administrativa avdelningen, stadshuset, Vimmerby. Vimmerby den19mars 2014 INGELA NILSSON NACHTWEIJ Ordfårande l Vid anmälan av fårhinder och inkallande av ersättare, ring: Administratör Liselott Frejd 0492 l Registrator Marize Viderström: 0492 l Kanslijurist Therese Jigsved: 0492 l E-post: kommun@vimmerby.se 3

5 IIIIII rend Vimmerby kommun 4

6 (e~( 3 ij),3-_6 l l( 0CL:J-l 3 ~'J ::1ötCL l-j.b Finans ra ort februari Kommunstyrelsen den 18 mars Diagrampresentation Rapport till kommunstyrelsen angående finansverksamheten l. Likviditet kommunen 2. Extem upplåning kommunen 3. Borgensåtaganden 4. KLP (Kalmar läns pensionskapitalförvaltnings AB) 5. Likviditet bolag 6. Låneskuld bolag 7. Nyckeltal Vimmerby lwmmun, Nyckeltal Vimarhem AB, Nycl eltal Vimmerby Energi & miljö AB, Bilagor: l. Sammanställning av låneportfölj 2. Låneram 3. Planering av lån 4. KLPAB 5

7 december januari febmari mars april maj juni juli augusti september ol'tober november december ,1 72,0 Kommunens likviditet vid månadsskifte, mnkr 8~0,, ,0 v.,.r,v 82,0 80, :::: m 78,0 76,0 74,0 72,0 70,0 68,0 66,0 +'~~~~~L--L--,-L-~--r ~------~------~ december januarå februari mars april maj juni juli august'i september ok"tober november december

8 januari februari 0,97 0,71 mars april maj juni juli augusti september oktober november december 0;96 0,93. 0,94 0,95 0,90 0,90 0,90 0,92 0,92 0,70,, L Kommunens inlåningsränta vid månadsskifte, 0 /o!7. 0,97 g 96 o 94 ",' ~ 0,92 0,92 1,00 l, 0,93 ' 0,90 0,90 0,90 --l 0,80 0,71 0,71 >!ffi "*;;;Q Ji 0,70 0, ,40 l l 0,20 0, ~--~ ,----~------~------~--~ ~ januari februari mars april maj juni juli augusti september ok-tober november december

9 december januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december Upplåning kommunen, mnkr l"."!r~ december januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december

10 januari februari mars april maj juni juli augusti september ok1ober november december kommunen virnarhem 3,35 3,25 vem ab 2,66 2,60 3,50 3,35 3,30 3,30 3,30 3,10 : 3,25 Ränta på lån, 0 /o 2,90 ~ ID 2,70 i 2,66 ~::::::::~ 2,50 ' 2,30 l 2,10 ~~ ,90 l 1,10 L kommunen --vimarhem --vcmab -, ~...,.~ ~~ -~.:;,.~~ ~.. ~.. ~'..,~,i",ii <$>"' -~~ -~ i..,~ ~~<$'... ~:~""' " ~~~ 1,50 L-~--~--~-~--~-~--~--~-~--~-~--:-.. < ' o,p ~" $' --~ ~"',c ~~ <. ~# ~~

11 januari februari mars april maj juni juli augusti september ok-tober november december ,8 1,0 1,8 3,6 4,8 5,2 5,4 6,0 6,6 7,6 7,7 8, ,1 0,9 2,6 4,0 5,9 6,4 7,0 8,6 8,7 l 0,1 10,1 I 1~ ~3 1,9 12,0 Värdeöknin ensionsp-lacering, mnkr 10,0 +i ,,P--~:: _ r ~~.~~ ,0./ /~ ~ o 6,0 /.J-.' v ~,.- ;_ ,0 Budget 3,0 mnklr 2,'0 '... 0,0 +---~--~------~ r-----~------~ ~ ~------~----~ januari februari mars april maj juni juli augusti september olrtober november december

12 december januari februa mars april maj juni juli augusti september ok-tober november december VEMAB 21, ,3 Vimmerby Energi & Miljö AB, VEMAB VAB Vimarhcm AB. V AB VHAB 0, Vimmerby.Halkbana AB~ VHAB VIFAB Vimmerby industri fastigbeter AB. V!F AB VkFAB 13, ,8 Vimmerby' kommun Förvaltnings AB, Vk.F AB KALNAB -1, ,5 Kulturk-varteret Astrid Lindgrens Näs AB, KALNAB VGAB 0, ,4 Vimmerby GatuproduJ...-tion AB 30,0 l l 25, :-::;; Bolagens likviditet vid månadsskifte, mnkr..., 15,0 +, ,,.,,~ ~ 110,0 "" ~-VEMAB ~vajb -VHAJB -Vll'AJB ~VkFAJB 5,0 0,0 :=$!'' '~ ~ --, ~.~ -KALNAB -VGAJB -5,0 december januari februari mars aprij maj juni juli augusti september oktober november

13 december januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december VEMAB 390,0 390,0 400,0 Vimmerby Energi & Miljö AB, VEMAB VAB 303,0 303,0 303~0 Vimarhem AB. V AB VHAB 0,0 0,0 0,0 Vimmerby Halkbana AB, VHAB VIFAB VkFAB KAL NAB VGAB 0,0 30,0 1,0 3,7 0,0 30,0 2,0 3,7 0,0 30,0 2,0 3,7 Vimmerby Industrifastigheter AB, VIF AB Vimmerby kommun Förvaltnings AB, VkF AB Kulturkvarteret Astrid Lindgrens Näs AB, KALNAB Vimmerby Gatuprodukiion AB Upplåning bolag, mnkr 450,0,~ ==--=-----=-----= ,0. ' - " ---. '"~,--- -.::;),""...~- 350, ,0-1---""""=-==-=== ,0 l 200, , VEMAB ~VAB --VHAB -VIFAB -VkFAB -KALNAB --VGAB 100, , ' - -~ _, ~ -- o,o-1--e==~~==~~--r---~-~~-~--~--~--~--~--~--~ ~~ '~,~ =~ ~ "' " '>' -$-~'\ ~ ~ ~~" 6._<..,-. ~'> "c -~~"'"'.. ~ -~ -~ ~ ~ c..<~' "'"' ~,_c <? :!<> #,.&" ~? ~"'~ '>"'

14 Rapport till kommunstyrelsen angående finans-verksamheten. l. Likviditet kommunen. Tabell la och l b visar likviditeten respektive inlåningsräntan vid månadsskifte. Tabell1a LMånadl1312l l mnkr l 83,81 78,1 72,01 l l l l l l 121 l 2. Extern upplåning kommunen. Tabell2 och bilaga l visar kommunens externa låneskuld och bilaga 2 visar utnyttiandet av kommunfullmäktige beslutad låneram. Månad mnkr A 3,30 3,30 3,30 B lo Bilaga l samt tabell ovan visar: att ränta på externa lån, A, är 3,30 %. att räntebindningstid, B, är 32 månader. Beslut om lån: Kf2013-ll låneram för år 2014, bilaga Borgensåtagande, mnkr. Kommunalt borgens- och forlustansvar avseende egnahem Borgen och andra förpliktelser gentemot "allmännyttan" Borgen och andra förpliktelser gentemot andra kommunala företag Pensionsförpliktelser Pensionsförpliktelser löneskatt Övriga ansvarsförbindelser Leasingavtal Summa l l Infi'iade borgensåtagande Otkr o tkr 13

15 KLPsammanställning 4.1 KLP År O l 02 7,9 7,8 7,6 7,8 o o llnsats 19,9 27,8 35,6 43,2 51,0 51,0 51, , ,0 51, ,0 l Aktier Bol<fdrt ''ärde 8,9 15,6 25,4 26,1 34,2 48,1 41,7 38,7 44,9 48,7 49,3 Marlenadsvärde 9,7 16,9 26,4 39,1 40,2 48,4 27,9 35,2 47,6 64,5 72,7 Obligationer Bokfdrt vä1 de 9,4 15,2 17,3 32,8 34,9 23,1 25,0 25,9 22,6 22,9 27,3 Marknadsvärde 9,6 15,2 17,9 32,8 37,2 23,8 26,5 29,2 22,7 22,8 26,6 Bank 2,1 0,5 1,5 0,1 1,4 0,8-13,! -0,8 3,1 3,7 7,0 Summa Bol<fdrt värde 20,4 31,3 44,2 59,0 70,5 72,0 53,6 63,8 70,6 75,3 83,6 l\1arlmadsvärde 21,4 32,6 45,8 72,0 78,8 73,0 41,3 63,6 73,4 91,0 106,3 Värdeölming 0,5 3,5 8,6 15,8 19,5 21,0 2,6!2,8 19,6 24,3 32,6 Årlig värdeökning 0,5 3,0 5,1 7,2 3,7 1,5-18,4 10,2 6,8 4,7 8,3 Utveddil!llg av il!llsats i KLP. 120,0..._lnsal 100,0 --Bökfört värde 80,0!2 60,0 :;; --t.-- Marknadsvärde -u--värdeökning 40,0 20,0 0, år

16 KLPsammanställning 4.2 KLP År linsats 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 Aktier Bokfdrt viinie 46,5 48,3 51,7 50,2 54,1 58,6 67,1 Marlmadsvänle 59,9 39,7 60,4 69,4 60,3 69,8 85,6 Obligationer Bol<fdrt värde 32,8 41,2 43,8 53,0 53,2 56,1 61,5 MarkJUldsvfirde 31,9 41,3 44,7 52,9 53,3 57,4 63,1 lnank 12, l -1,1 4,5 2,7 4,4 5,4 2,8 Summa Bol<fdrt värde 91,4 88,4 100,0 105,9 111,7 120,1 131,4 Marimadsvärde 103,9 79,9 109,6 125,0 118,0 132,6 151,5 Vänleölming 96-06,32,6 40,4 37,4 49,0 54,9 60,7 69,1 80,4 Årlig Yärdeölming 7,8-3,0 11,6 5,9 5,8 8,4 11,3 160,0 140,0 120,0 100,0 J;: :;; 80,0 60,0 Utveckling av insats i KLP. 40,0 if>--_,. ~~-~ ---~--~~-~= ~-=----=== , ,0 -f--t t---t år J -<-In"" - Bokfört värde -:~.-- Marknadsvärde -a-värdeökning 96 06, 32,

17 KLPsammanställning år KLP År J insats Aktie1 1loltf6rt vii1 de 68,1 70,7 Marknadsvärde 84,5 91,9 Obligationer mm Boltf6rt värde 61,3 60,8 Marknadsvärde 62,9 62,7 l Bank 3,3 1,8 Summa DoltfOrt värde, 131, ,7 133,3 Marimadsvärde 150,7 156,4 Värdeölming I,3 1,9 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 51,0 l 80,4 180,0 160,0 140,0 ~ r-- Utveckling av insats i KLP _20, '- 100,0 :;; "' ,, , ,0 +:=.::;::~:=:;==:;:= ;. = ~---;::::: = :::;::.:.:::::;=;::.:.:.::;:::..:.:=+ 40, ~---. " , " ,0 I!J...~~-+---l t l----t--+---l Månad ---, {>--jnsals --Bokfört värda, 131, k-- Marknadsvärde -a-värdeökning

18 5. Likviditet bolag, mnll:r. VEMAB =Vimmerby Energi & Miljö AB V AB = Vimarhem AB VHAB = Vimmerby Halkbana AB VIP AB= Vimmerby Industrifastigheter AB Vl<FAB =Vimmerby kommun Förvaltnings AB KALNAB = Kulturkvarteret Astrid Lindgrens Näs AB VGAB =Vimmerby Gatuproduktion AB Tabell3 visar bolagens likviditet vid månadsskifte. Månad VE MAB 21,9 21,3 26,3 VAB 9,5 12,7 14,3 VHAB 0,5 0,4 0,4 VIFAB 2,6 2,5 2,5 VkFAB 13,2 12,9 12,8 KAL NAB -1,8-1,4-2,5 VGAB 0,9 3,0 3, Tabell 3. Likviditet vid månadsskifte. Kolumnen 1312 visar ingångsvärelen för år Låneskuld bolag, mnkr. Tabell4 visar bolagens låneskuld vid månadsskifte. Månad VE MAB 390,0 390,0 400,0 VAB 303,0 303,0 303,0 VHAB o o o VIFAB o o o VkFAB 30, KALNAB 1,0 2,0 2,0 VGAB 3,7 3,7 3, Tabe114. Låneskuld vid månadsskifte. Koltunn 1312 visar ingångsvärelen för år Tabells visar Vimarhem AB och Vimmerby Energi & Miljö AB:s nivå på ränta per månad. Månad VAB 3,35 3,25 VEM AB 2,66 2,60 12 Tabells. Ränta för Vimarhem AB och Vimmerby Energi & Miljö AB. 17

19 NYCKELTAL 1(2) Portföljdata Total skuld Derivatvolym (% av skuld) Ränta Kapitalbindningstid [år] Räntsbindningstid [år]' 'Räntekostnad (12 mån) Räntsbindning < 1år Kapitalbindning < 1 år Antallån 1 Kommunal borgen Urspungtig skuld borgenslån Kommunens ram för borgen u )Pantbrev 1 Ursprunglig skuld pantbrevslån ~ Målsältliingen _är 2 år med tillåten awikelse +/~ 12 mån.. Enligt beslut KF $ ,00% 3,30% 2,70 1, ,29% 14,29% 8 o o o o o Räntabindning-Vimmerbykommun 50% 40% o; "C c <( 30% 20% 10% 0% Räntsbindning Nom. Bel. Andel 0-1 år % 1-2 år % 2-3 år % 3-4 år % 4-5 år o 0% 5-7 år o 0% 7-10 år o 0% Totalt % 18

20 2(2) Kapitalbindning- Vimmerby kommun 30% 20% 10% O% K~pitalbindning *** Nom. Bel. Andel Tillgångar Bankinlåning Kredit ränte~ 0-1 år % Motpart belopp belopp sats 1-2 år % 2-3 år % 3-4 år % 4-5 år % 5-7 år o 0% 7-10 år o 0% Totalt % "** Maximalt 50 %av utestående skuld får förfalla inom 12 månader. Målsältningen är 20% förfall årligen, Motpartsfördelning Lån Andel (Lån) Räntaderivat Andel (Derivat) SEB o O% o #DIVISION/0! stadshypotek o O% o #DIVISION/0! Spintab o 0% o #DIVISION/0! Handelsbanken o O% o #DIVISION/0! SBAB o 0% o #DIVISION/Q! Kommuninvest % o #DIVISION/01 Nordea o O% o #DIVISION/0! Totalt % o #DIVISION/01 Borgensåtagande belopp Totalt o 1 9

21 NYCKELTAL bil3 1(2) Portföljdata Total skuld Derivatvolym (% av skuld) Ränta l<apitalbindningstid [är) Räntebindningstid [årj Räntekostnad (12 mån) Räntebindning < 1år Kapitalbindning< 1år Antallån ,75% 3,25% 1,93 2, ,25% 20,46% 11 Kommunal borgen Urspunglig skuld borgenslån l<om'munens ram för borgenu Pantbrev Ursprunglig skuld pantbrevslån * Målsättningen är 2 år med tillåten awike!se +/~ 12 mån,. Enlig! beslut KF $ o o o Räntebindning - Vlmarhem 50%.. "' o 40% 30% < 20% 10% 0% 0-1 år 1-2 år 2-3 år 3-4 år 4-5år 5-7år 7-10 år Räntebindning Nom. Bel. Andel 0-1 år % 1-2 år o O% 2-3 år % 3-4år % 4 5 år % 5-7 år o O% 7-10 år % Totalt % 20

22 bil 3 2(2} Kapitalbindning Vimarhem 60% 50% 40%.. 'O 30% ~ 2'0% 10% O% 0-1 år 1-2 år 2-3 år 3-4 år 4-5 år 5-7 år 7-10 år Kapitalbindning "'"* Nom. Bel. Andel Tillgångar Bankinlåning Kredit ränte~ 0-1 år % Motpart belopp belopp sats 1-2 år % Nordea ,760% 2-3 år % Nordea ,711% 3-4 år % Nordea ,851% 4-5 år o O% 5-7 år o 0% 7-10 år o O% Totalt % u~ Maximall 50 %av utestående skuld får förfalla inom 12 månader. Målsältningen är 20% förfall årligen. Motparisfördelning Lån Andel (Lån) Räntederivat Andel (Derivat) SEB o 0% o O% stadshypotek o O% o O% Spintab o O% o O% Handelsbanken o O% o O% SBAB o O% o 0%, Kommuninvest % o 0% Nordea o 0% % Totalt % % Borgensåtagande belopp Totalt o 21

23 Finansrapportfeb } 1(2) Portföljdata Total skuld Derivatvolym (% av skuld) Ränta Kapitalbindningslid [år] Räntsbindningstid [år]' Räntekostnad (12 mån) Räntsbindning < 1 år Kapitalbindning < 1 år Antallån ,00% 2,60% 8,93 4, ,00% 38,25% 5 Kommunal borgen Urspunglig skuld borgenslån Kommunens ram för borgen*"' Pantbrev Ursprunglig skuld pantbrevslån * Målsättningen är 3 år med tillåten awike!se +/-12 mån.. Enligt beslut KF o o Räntabindning -Vimmerby Energi & Miljö AB 50% 40% ;; " c q; 30% 20% 10% O% 0-1 år 1-2år 2-3 år 3-4 år 4-5 år 5-7år 7-10år Räntsbindning Nom. Bel. Andel 0-1 år % 1-2 år o 0% 2-3 år o O% 3-4 år % 4-5 år o O% 5-7 år % 7-10 år % Totalt % 22

24 9t.z) ~iijöab 2(2) Kapitalbindning- Vimmerby Energi 50% 40% Q; 'O c..: 30% 20% 10% O% 0-1 år 1-2 år 2-3 år 3-4 år 5-7 år 7-10är 10-15år 15-20år Kapitalbindning *H Nom. BeL 0-1 år år o 2-3 år o 3-4 år år o 5-7 år år o år o år Totalt Alldel Tillgångar 38% Motpart 0% O% Nordea 10% Nordea 0% 10% O% O% 42% 100% ~~., Maximalt 50 %av utestående skuld får förfalla inom 12 månader. Målsättningen är 20% förfall årligen. Bankinlåning belopp Kredit belopp räntesats ,711% ,851% Motpartsfördelning Lån Andel (Lån) Räntaderivat Andel (Derivat) SEB o O% o O% V-by kommun o 0% o O% Spintab o O% o 0% Nordiska Investerings % o O% SBAB o O% o 0% Kommunlovest % o O% Nordea o O% % Totalt % % 23

25 Lån Bilaga 1

26 Låneram f"ör år 20:1.4 och 2():1.5, lkf20b-h Låneram för år 2014, per de!ll 28 febmari År20:1.4 År2014 Utnyttjad Återstår lån Nya lån 2014 Utnyttjad Återstår lån 2012 och 2015 mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr mnkr -----!Kommunen l ikommunen ~ ivemab ~!:vemaj oo 189 Il (YGAB lo o 10 j!vgab ~ C11 jvkfab ~ lvk"f.ab o i!vab l lv AB ~ i:kaln-a.b 10-- o l jkalnab Il!Låneram : l ILåneram : : ~ Bilaga

27 Planering av lån, m n kr år lån fönnedlade lån l lån VBK nya lån omsättning lån upplåning o Planering av lån 600, /~/" ~---A---~ ~-f JUllkl' r-</,~~~ ?#,e::...::.. --1' ~ -~'-~~--M l -- JOO~ -o ~lån -m-tormed l ud e lån -,!~JånVBK år n mkr Upplåning 350, v-\ :61\:--\ l \-\-\ \\--\\ t :=:~:::s:-- A~ _e,r 'Y ~~~ , ,---~--~--~ r---r4oom--, år "' -m- nyalön -Jr- omsättning lån Bilaga 3

28 ! KLP 'IICAlMAR LÅNs PENsloNsi KAPITALFÖRVALTNING A2?ortföljra.,..ort för KLP-Totalt 28 Februari 2014 ~.. ~. Portfö1j~i:!J:l_p_ort Aktier Räntebärande likviditet inkl skutd optioner Upplupna räntor Totalt marknadsvärde Marknadsvärde kronor Marknadsvärde Värdeändring Totala avsättningar Andel r KLP per rapportdatum 6, % Andel, 0 /o 58,54% 39,93% 1,17% 0,36% 100,00 O/o Anskaffningsvärde kronor Vimmerby kommun Vinst/f'årlust(-) kronor Varav insättning(+)/uttag(-) +O Andelskurs per ,0805 Antal andelar per ,7210 Förmögenheter för perioden 2013~03-31 ~ Mkr====-:===-~==~----~~~-::::-t=~~E:==~-=~-==="-"=~~:::: E::::::! = c:::::l = D t:==::: = CJ Likviditet 17 ~ Räntebärnnde ~in kl uppl ränta so ti31aktler Förmögenhetsutveckling från E:ZJ! Insattkapital _ Avkastning 150Mkr ~ N Mkr Andelskursens utveckling för perioden ~ Kr ~~~~ c:\li l nsatt kapital Kr._~Avkastning so t\l ~.::, o ~ N N N N N N N N N N N N N ~ KLP Torsdag D6 Sida 12 ~ o

29 112 Länsstyrelsen i Kalmar län Ny ersättare i kommunfullmäktige PROTOKOlL Dm: Länsstyrelsen utser ny ersättare i kommunfullmäktige från och med den 7 mars 2014 till och med den 14 oktober Kommun: Vimmerby Parti: Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Ny ersättare: Morgan Karlsson Avgången ersättare: Maria Bälter-Stridh Den som berörs av beslutet har markerats med en asterisk(*) i följande sammanställning. Vimmerby Ledamot J an Henriksson Helen Nilsson Kenneth Björklund Eva Berglund Michael Svensson Lis Glennfalk Sandra Larsson Maria Samuelsson Kjell Biilow Anita Westerback Lennart Nygren Anders Koran Anders Sundberg Annika Högberg Anders Enqvist Håkan Koran Peter Högberg Ersättare l. Mustafa Badran 2. Britta Grahn 3. Wivi-Anne Karlsson 4. Lars-Inge Green 5. Anna Björklund 6. Bo Stigstedt 7. Bo Palmer 8. Camilla Stridh 9. Morgan Karlsson * 28

30 Bevis utfärdas för den som berörs av beslutet. l 91(/,01()//1 l 212 do!f J,f;<; Den som vill överldaga detta beslut kan göra det skriftligen hos V al prövningsnämnden. Skrivelsen ska ha kommit in till Länsstyrelsen, Malmbrogatan 6, KALMAR inom tio dagar efter dagen för detta beslut. c-:~~ Peter Lin Kopia till Kommunfullmäktige Ny ersättare Partiet Pärmen j 29

31 IIIIII Vimmerby kommun 30

32 VIMMERBY KOMMUN Kommunfullmäktiges ordförande INN/TJG Till samtliga nämnder Nämndernas återredovisning till fullmäktige. &{61 1 (-01" 3! i ;-;;~~L~iJ!i[~66... ~o l 1 ~l }Z/2 Enligt 3 kap 15 kommunallagen (KL) skall nämndejtia redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige lämnat till dem. Uppföljningen är till för att ge fullmäktige möjlighet att styra den kommunala verksamheten och för att man skallkunna utläsa resultaten i förhållande till de politiska besluten. Enligt arbetsordningen för fullmäktige skall varje nämnd lämna redovisning till fullmäktige två gånger per år. Redovisning skall ske under sammanträdena i februari, mars, september och oktober. Fullmäktiges ordförande fastställer vid årets bötjan en turordningsplan för nämndernas återredo visning. Redovisningen skall bland annat omfatta information om verkstållandet av de uppdrag som fullmäktige beslutat om men även information om andra ärenden och åtgärder som nämnden önskar delge fullmäktige inför kommande period. Är uppdragen ej fullgjorda skall information lämnas om ärendets status. Redovisningen bör vara ca l O minuter lång, både skriftlig och muntlig. Nämndsordföranden bör vara den som lämnar redovisningen. Efter redovisningen kan fullmäktigeledamöterna ställa frågor. Senast sammanträdesdagen vill vi att ni rnailar materialet till J an Hasselkvist eller Therese Jigsved som en förberedelse inför sammanträdet. Redogörelsen laddas ner på Plenisalens dator och används vid redovisningen. Efter sammanträdet rensas datorn. INGELA NILSSON NACHTWEIJ Kommunfullmäktiges ordförande genom &_el-<~~ ~r Therese Jigsved Kanslijurist Expedieras till: Nämnderna KF presidium Postadress stadshuset Telefon Telefax VIMMERBY E-post: kommun@vimmerby.se Bankgiro Postgiro o 31

33 Turordningsplan för nämndemas återredovisning till fullmäktige Fullmäktiges sammanträde den 24 februari Barn- och utbildningsnämnden -Kultur- och fritidsnämnden - Miljö- och byggnämnden Fullmäktiges sammanträde den 31 mars Kommunstyrelsen - Socialoämnden - Överförmyndamämnden - Valnämnden Fullmäktiges sammanträde den 29 september Barn- och utbildningsnämnden - Kultur- och fritidsnämnden -Miljö- och byggnämnden Fullmäktiges sammanträde den 27 oktober Kommunstyrelsen - Socialnämnden - Överförmyndamämnden - Valnämnden 32

34 .. [iii1 Vimmerby kommun ~ Kommunstyrelseförvaltningen Administrativa avdelningen Therese Jigsved och Liselott Frejd TJÄNSTESKRNELSE Dnr 195/2013/006 Id (10) Register över fullmäktiges uppdrag till nämnderna 2013 Bakgrund Enligt 3 kap 15 kommunlagen skall nämnderna redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem. Nämnderna ansvarar för sin verksamhet inför fullmäktige. Projektplan i utvecklingsnätverket "Hur kan fullmäktige använda återredovisning från nämnderna som styrinstrument?" För att underlätta fullmäktiges möjlighet att följa upp fattade beslut skall uppdrag lämnade till nämnderna föras på ett särskilt register. Detta är en av åtgärderna i projektplanen för utveckling av återredovisning till fullmäktige som revisions- och demokratiberedningen godkände , 20. Projektplanen togs fram som en del av arbetet i utvecklingsnätverket "Hur kan fullmäktige använda återredovisning från nämnderna som styrinstrument?" som Sveriges Konununer och Landsting ansvarade för och som Vimmerby kommun deltog i under I projektplanen anges att ett mål är att stärka fullmäktiges möjlighet att följa upp fattade beslut. Åtgärden för detta är att det förs register över fullmäktiges uppdrag till nämnderna. Registret blir allmän offentlig handling och görs tillgängligt bland annat för fullmäktiges ordförande. Registret är tänkt att vara ett stöd i arbetet med uppföljningen av fullmäktiges ärenden. Det kan också vara ett stöd för nämndsordföranden och förvaltningschefen att se en sammanställning av uppdrag som åvilar nämnden. Hur registret förs Registret förs årsvis i kronologisk ordning och avslutas efter det sista fullmäktigesammanträdet för året. Varje nämnd redovisas för sig och till varje uppdrag görs en beskrivning av uppdraget samt hänvisas till fullmäktiges beslut och beslutsdatum. Postadress Besöksadress stadshuset Ståugågatau VIMMERBY Organisationsnummer Godkänd för F-skatt Telefon Fax Bankgiro PlusGiro E-post kommun@vimmerby.se W ebbplats

35 2 Kommunstyrelsen KF , Dnr 199/2011 Finansiering/borgen fdr Vimmerby Energi och Miljö AB:s investering kraftvärmeverk Tallholmen-revidering Uppdragatt ändra punkten 3 i kommunfullmäktiges beslut 134, , enligt följande: uppdra till kommunstyrelsen att för kommunens räkning ta upp nya, eller omsätta, lån det vill säga låna upp belopp till det belopp som beslutats av kommunfullmäktige avseende finansiering av Vimmerby Energi och Miljö AB:s investering i nytt kraftvärmeverk. 11, Dnr 123/2012 Uppdrag åt nämnderna att inventera åtgärder som kan komma ifråga för medfinansiering i destinationsutvecldingsprojekt Uppdragl. att uppdra till nämnderna att inventera lämpliga projekt att söka medel till enligt de intentioner som föreligger 2. att uppdra åt Vimmerby kommun Förvaltnings AB samt dess dotterbolag att inventera lämpliga projekt. 3. att finansiering sker inom nämndens egen rambudget respektive år. KF , Dnr 53/2013 Kostverksamheten i Vimmerby kommun - konvertering till tillagningskök Uppdragl. att Vimmerby kommuns kostproduktion ska ske genom tillagning på plats i följande kök: Vimarskolans tillagningskök, storebro skola, Södra Vi skola, Vidala omsorgsboende, Frödinge skola, Rumskulla skola, Astrid Lindgrens skola i Vimmerby, Tunaskola och Vimmerby gymnasieskola, 2. att konverteringen till tillagningskök ska ske successivt för att vara helt klart hösten 2014 och efter att nödvändiga kalkyler presenterats för vart och ett av köken, 3. att antalet maträtter som serveras ska vara två varmrätter, varav en fullgod vegetarisk och därutöver ett väl komponerat sallads bord, och 34

36 3 4. att kostenheten, inom befintlig upphandling, i så stor utsträckning som möjlig ska handla närproducerat 49, Dnr 246/2011 Sommartorget - huvudmannaskap Uppdragl. att kultur- och fritidsnämnden blir huvudansvarig för sommartorget 2. att kultur- och fritidsnämnden övertar verksamhetsmedel, verksambet 1217 styrgrupp torgorganisation 250 tkr, från kommunstyrelsen 3. att näringslivsenheten bistår kultur- och fritidsförvaltningen i kontakten med handeln 4. att pågående rättsliga process mellan Vimmerby kommun och Vimmerby Fisk och skaldjur kvarstår hos kommunstyrelsen. KF , Dnr 182/2012 Kommunal IT-infrastrukturplan for Vimmerby kommun - forslag till handlingsplan gällande utbyggnaden samt budget och finansiering. Uppdragl. anta förslaget till handlingsplan med kalkyl till verksamhet 0051 Utbyggnad fiber för år 2013 bevilja tilläggsanslag med tkr. 3. tilläggsanslag tkr finansieras med likvida medel eget kapital 4. till verksambet 0051 Utbyggnad fiber för år , i samband med fastställande av budget för år , budgetera en nettokostnad av tkr per år 5. för projekt l Infrastruktur för fiber öka anslaget med tkr till tkr för år Ny låneramenligt beslutsunderlag, låneram till projekt l Infrastruktur för fiber för år , i samband med fasställande av budget för år , budgetera för nettoinvesteringar enligt följande: år 2014: tkr, år 2015:9 087 tkr. 7. ITSAM och VEMAB får i uppdrag att tillsammans med varje byalag ta fram en finansieringsplan för varje enskilt byalag. 35

37 4 8. kommunstyrelsen två gånger per år i samband med kommunstyrelsens återredovisning lämnar redovisning om handlingsplanen. 64, Dnr 271/2012 Taxiservice i Vimmerby kommun Uppdragl. att anslå kr genom ianspråktagning av likvida medel, eget kapital för finansiering av taxiservice i Vimmerby kommun. 2. att kommunstyrelsen får i uppdrag att återredovisa ärendet om taxi i samband med kommunstyrelsens återredovisning till fullmäktige. 99, Dnr 75/2013 Ansökan om bidrag till rensning av Stångån Uppdragl. av den totala kostnaden för Stångåns rensning under 2013 stå för 50 % av kostnaden, dock högst l kronor 2. Vimmerby kommun förbinder sig att stå för 50 %, dock max kronor per år av kostnaden för Stångåns underhåll enligt upprättad plan under perioden Vimmerby kommun åtar sig att mot ersättning administrera och ajourhålla upprättad ägarlängd 4. Vimmerby kommun åtar sig att mot ersättning bistå projektet med fakturering av utdebiteringar 5. upprätta ett konto för investering av kommunens kostnad för rensning av Stångån 6. årligen avsätta medel i driftsbudgeten för kommunens del av årligt under håll av Stångån 7. avtal med Stångåns regleringsföretag upprättas omkring dessa beslut och åtaganden av kommunen 8. denna överenskommelse skall gälla under förutsättning att resterande kostnader för rensning och underhåll finansieras av Stångåns regleringsföretag. 36

38 5 KF , Dur 182/2012 Kommunal IT-infrastrukturplan för Vimmerby kommun- utbyggnad av fiber 2013 och plan för Uppdragl. anta forslaget till handlingsplan 2.0 med kalkyl till verksamhet 0051 Utbyggnad fiber får år 2013 bevilja tilläggsanslag med 300 tkr. 3. tilläggsanslag 300 tkr finansieras med likvida medel eget kapital. 4. till verksamhet 0051 Utbyggnad fiber for år , i samband med fast ställande av budget for år , budgetera en nettokostnad år 2014:3 500 tkr, 2015:3 600 tkr och 2016:2 900 tkr. 5. till projekt linfrastruktur for fiber får år , i samband med fasställande av budget for år , budgetera for nettoinvesteringar enligt foljande: år 2014: tkr, år 2015: tkr, år 2016:961 tkr. KF , Dur 176/2012 Motion- En helt avgiftsfri skola, tack! Uppdragl. återremittera motionen till kommunstyrelsen med motiveringen att barn- och utbildningsnämnden bör utreda möjligheten att en policy skyndsamt utarbetas som innebär att alla elever får en skolgång som är fri från krav, formella eller informella, på att medta pengar till aktiviteter som t ex klassresor eller restau rangbesök. Policyn skall gälla samtliga skolor, forskolor och fritidshem i Vimmerby kommun. 146, Dnr 124/2012 Motion om Vimmerby kommun som den goda arbetsplatsen Uppdragl. ge kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram forslag till hur Vimmerby kommun ska bli den goda arbetsplatsen och en attraktiv arbetsgivare. 37

39 6 154, Dnr Riktlinjer för skolskjutsar i Vimmerby kommun- revidering Uppdragl. att återremittera ärendet till kommunstyrelsen för att samråd behöver genomföras med Hultsfreds kommun. KF , Dnr 232/2013 Medborgarförslag angående gatlyse och cykelväg vid Hörestadhult Uppdragl. till kommunstyrelsen för handläggning och beslut. KF , Dnr 147/2013 Tillsyn enligt tobakslagen-förslag till förändring av ansvar i berörda nämnders reglementen (återremiss) Uppdragl. att rätt faktaunderlag måste tas fram i ärendet och ett gemensamt perspektiv på folkhälsan skall finnas med i underlaget. 248, Dnr 211/2012 Köpeavtal avseende fastigheten Eken 10 i Vimmerby- tilläggsavtal Uppdrag- 1. upprätta ett hyresavtal mellan Guldbjörnen AB och Vimmerby kommuns socialförvaltning för fastigheten Eken l O. 38

40 7 Barn- och utbildningsnämnd KF , Dnr 123/2012 Uppdrag åt nämnderna att inventera åtgärder som kan komma ifråga för medfinansiering i destinationsutvecklingsprojekt Uppdragl. att uppdra till nämnderna att inventera lämpliga projekt att söka medel till enligt de intentioner som foreligger 2. att uppdra åt Vimmerby kommun Förvaltnings AB samt dess dotterbolag att inventera lämpliga projekt. 3. att finansiering sker inom nämndens egen rambudget respektive år. Kultur- och fritidsnämnd KF , Dnr 123/2012 Uppdrag åt nämnderna att inventera åtgärder som kau komma ifråga för medfinansiering i destinationsutvecklingsprojekt Uppdragl. att uppdra till nämnderna att inventera lämpliga projekt att söka medel till enligt de intentioner som foreligger 2. att uppdra åt Vimmerby kommun Förvaltnings AB samt dess dotterbolag att inventera lämpliga projekt. 3. att finansiering sker inom nämndens egen rambudget respektive år. 49, Dnr 246/2011 Sommartorget-huvudmannaskap Uppdragl. att kultur- och fritidsnämnden blir huvudansvarig for sommartorget 2. att kultur- och fritidsnämnden övertar verksamhetsmedel, verksamhet 1217 styrgrupp torgorganisation 250 tkr, från kommunstyrelsen 39

41 8 3. att näringslivsenheten bistår kultur- och fritidsförvaltningen i kontakten med handeln 4. att pågående rättsliga process mellan Vimmerby kommun och Vimmerby Fisk och skaldjur kvarstår hos kommunstyrelsen. KF , Dnr 259/2012 Motion angående badplats i Frödinge Uppdrag- 1. ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att utreda möjligheterna till att förlägga en badplats i närheten av Frödinge. 148, Dnr 281/2012 Motion gällande utökat öppethållande av Storebro bibliotek Uppdragl. ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att utreda om intresse finns för ett samarbete mellan lokal handel i storebro och biblioteket. 151, Dnr 74/2012 Medborgarförslag om nattöppet kafe Uppdragl. att arbeta vidare med frågan i syfte att kunna ha ett nattöppet cafe för ungdomar i Vimmerby. 152, Dnr 80/2012 Medborgarförslag om att anordna evenemang Uppdragl. att i samverkan med de unga arbeta vidare med frågan i syfte att anordoa evenemang. 40

42 9 Miljö- och byggnämnd KF , Dnr 123/2012 Uppdrag åt nämnderna att inventera åtgärder som kan komma ifråga för medfinansiering i destinationsutvecklingsprojekt Uppdragl. att uppdra till nämnderna att inventera lämpliga projekt att söka medel till enligt de intentioner som föreligger 2. att uppdra åt Vimmerby kommun Förvaltnings AB samt dess dotterbolag att inventera lämpliga projekt. 3. att finansiering sker inom nämndens egen rambudget respektive år. Socialnämnd KF , Dnr 123/2012 Uppdrag åt nämnderna att inventera åtgärder som kan komma ifråga rör medfinansiering i destinationsutvecklingsprojekt Uppdragl. att uppdra till nämnderna att inventera lämpliga projekt att söka medel till enligt de intentioner som föreligger 2. att uppdra åt Vimmerby kmnmun Förvaltnings AB samt dess dotterbolag att inventera lämpliga projekt. 3. att finansiering sker inom nämndens egen rambudget respektive år. KF , Dnr 282/2012 Skatteverkets planerade nedläggning av Servicekontoret i Vimmerby Uppdrag: l. socialnämnden visar vilka av servicekontorets arbetsuppgifter man kan ta övr och hur man kan klara dessa utan att en kommunal fördyring sker, samt visa vilken service man tänker dra ned och vilka konsekvenser det får eller vilka extra resurser som måste tillföras 41

43 lo KF , Dnr 68/2010 Byggnation av två vård- och omsorgsboenden- tidplan KF , Dnr 115/2012 Utvärdering av kommunens flyktingmottagande-redovisning och nytt uppdrag Uppdragl. att starten av drift i extern regi av ett av de nya vård- och omsorgsboendena ska ske senast i januari 2016, utifrån nuvarande tidsplan för byggnation och inflyttning. Uppdragl. att ge socialnämnden i uppdrag att ta fram en enkel utvärdering där en del av gruppen tidigare flyktingar omfattas och komplettera med en sammanställning från Arbetsförmedlingen. Socialnämnden ska också komplettera detta med hur stor andel av tidigare flyktingar som idag uppbär försörjningsstöd. Valnämnd Inga uppdrag till valnämnden under år Överförmyndarnämnd KF , Dnr 123/2012 Uppdrag åt nämnderna att inventera åtgärder som kan komma ifråga för medfinansiering i destinationsutvecklingsprojekt Uppdragl. att uppdra till nämnderna att inventera lämpliga projekt att söka medel till enligt de intentioner som föreligger 2. att uppdra åt Vimmerby kommun Förvaltnings AB samt dess dotterbolag att inventera lämpliga projekt. 3. att finansiering sker inom nämndens egen rambudget respektive år. 42

44 re e l Vimmerby kommun 43

45 Vimmerby kommun Kommunens revisorer VIMMERBY KOMMUN 1\ommunstyrelseförvaltningen Kommunstyrelsen z/kommunfullmäktiges presidium Granskning av lönehanteringen På uppdrag av revisorerna i kommunen har PwC, Kommunal sektor genomfort en granskning av ovanstående. Granskningen har visat att underlag till utbetalning av körersättning kan fortydligas. För att stärka den interna kontrollen bör syfte med resan och deltagare framgå av det attesterade underlaget. Vi beslöt vid vårt sammanträde den 14 februari 2014 att överlämna rapporten for kännedom till kommunstyrelsen och kommunfullmäktiges presidium. Kommunfullmäktiges presidium f'ar ta ställning till om rapporten skall biläggas kommunfullmäktiges handlingar. För kommunens revisorer ~~~~ Roland ilemark ordförande 44

46 Revisionsrapport.- ' l' t! -... ;.\ /. ~ -r.... ~ l / ~...::.,!../ ). \., t /.,,.-,.../., Emelie Lönnblad, Revisionskonsul t, Fredrik Anderberg, Revisionskonsult, Henrik Friang, Risk Manager Februari 2014 p wc 45

47 Granskning av lönehanteringen Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vimmerbys kommun har PwC granskat kommunens lönehantering för perioden Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål I, se nedan. I lönerutinen hanteras mängder av transaktioner och stora belopp årligen. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på ämnat sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är överlag tillfredställande och ändamålsenlig. Validering av indata Vi har stämt av att utbetald nettolön samt källskatt för tre perioder för att verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. En avvikelse noterades då en anställd har haft en visstidsanställning där Vimmerby kornmun betalat delar av den anställdes lön. Anställningen avslutades vid årsskiftet och den anställde var därför borttagen från personalregistret vid granskningstillfållet. Översikt av grundlön Samtliga anställdas månadslöner har införskaffats och antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Efter att samtliga anställdas månadslöner har införskaffats har ett urval gjorts. De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. Vi har inget att erinra på denna punkt. Transaktioner för nyckelpersoner Bedöms utbetald körersättning som rimlig iförhållande till arbetsuppgifter? Kontrollerade transaktioner har varit milersättning för användning av egen bil i tjänsten. Vi bedömer att utbetald körersättning är rimlig i förhållande till arbetsuppgifter. Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig iförhållande till anställningsavtal samt arbetstidslag en? Vi har utfört en registeranalys där samtliga utbetalda transaktioner avseende övertid har sammanställts. Av analysen framkorn det ingen övertidsrapportering för de specifika nyckelpersonerna, vilket motsvarar villkoren uppsatta i deras anställningsavtal eller i allmänna bestämmelser. 1 Se även bilaga- för förklaring till kontrollmålens innebörd Februari 2014 Vimmerby kommun P wc 46

48 Granskning av lönehanteringen Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? I urvalet av specifika nyckelpersoner framkom endast en avslutande av tjänst vid årsskiftet 2013/2014. Inga avvikelser fanns att notera avseende lönehanteringen. Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter? Vi har kunnat kontrollera utbetalningar under granskningsperioden mot underliggande attestförteckning från lönerapporteringssystem utan anmärkningar. Februari 2014 Vimmerby kommun P wc 47

49 Granskning av lönehanteringen Innehållsforteckning Sammanfattning InledniDg Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Metod Gt anskningsresultat Validering av indata Bedömning Översikt av månadslön Bedömning Granskning av höga månadslöner Bedömning Transaktioner för nyckelpersoner Bedöms utbetald körersättning som rimlig i förhållande till arbetsuppgifter?... 6 Bedömning Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i förhållande till anställningsavtal samt arbetstidslagen?... 7 Bedömning Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? Bedömning : Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter?... 7 Bedömning Sarmnrutfattande bedömning... 9 Bilaga 1 - Kontrolhnål Februari 2014 Vimmerby kommun P wc 48

50 Granskning av lönehanteringen lo Inledning 1.1. Bakgrund Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera granskning dvs. väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i lönehanteringen utifrån granskningens kontrollmål Revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning): Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Transaktioner för nyckelpersoner Bedöms utbetald körersättning som rimlig i förhållande till arbetsuppgifter? Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i förhållande till anställningsavtal samt arbetstidslagen? Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestarr ter? Granskningen har avgränsats till perioden juli 2013 t.o.m. december Metod Granskningen har genomförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ett antal kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis, kontrollerats med löneenheten och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på löneenheten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Februari 2014 Vimmerby kommun P wc 49

51 Granskning av lönehanteringen 2. Granskningsresultat Vimmerby kommun använder olika lönerapporteringssystem beroende på förvaltning och verksamhet (Medwind och Besched). Inom kommunen pågår en implementering av ett självservicesystem sedan första kvartalet år Självservicesystemet ska, efter utförd implementering, innebära att de anställda elektroniskt rapporterar avvikande ersättningar såsom övertid eller körersättning. Enhetschef/avdelningschefkan sedan bevilja/avslå de anställdas rapporter genom en elektronisk attest. Om inte behörig chef har attesterat avvikelsen i tidrapporten innan löneutbetalning inom en tvåmånadersperiod sker manuell hantering. Enligt uppgift sker det i princip inga manuella hanteringar av rapporterade avvikelser. Det är endast anställda inom kommunen som kommer att vara anslutna till självservicesystemet, samtliga politiker kommer fortsatt använda sig av en manuell rapportering. Efter att attestering har skett, skickas lönerapporteringsfilen till Kisa kommun. Kisa kommun har numera hand om systemförvaltningen för 6 kommuner, beskrivna nedan: Vimmerby kommun Kisa konmnm Ydrekonunun ÅDndabergskornmun Ödeshögs konunun Boxholms kommun 2.1. Validering av indata Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har valt att stämma av utbetald nettolön samt källskatt för tre perioder för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. En avvikelse noterades då en anställd har haft en visstidsanställning där Vimmerby kommun betalat delar av den anställdes lön. Anställningen avslutades vid årsskiftet och den anställde var därför borttagen från personalregistret vid granskningstillfållet Bedömning Saldo enligt huvudbok stämmer överens med data vi erhållit, vilket indikerar att vi erhållit samtliga transaktioner i lönetransaktionsfilen. Vi har inget att erinra på denna punkt. Detta då vi kunnat verifiera att utbetalningen var korrekt som gjordes till den anställde som ej fanns i personalregistret eftersom dennes tjänst hade avslutats vid årsskiftet. Februari 2014 Vimmerby kommun PwC 50

52 Granskning av lönehanteringen 2.2. Översikt av månadslön Samtliga anställdas och deras respektive månadslöner under gransirningsperioden har fördelats i beloppsintervall, se antallöner nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av de anställdas månadslöner. Beloppsintervall Antal o Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan ooo kronor Bedöm ning Vi kan konstatera att flertalet anställda ligger inom intervallen 15 ooo- 30 ooo kronor vilket bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. G1 anskning av höga månadslöne1 Efter att samtliga anställdas månadslöner har införskaffats har ett urval gjorts av de månadslöner överstigande 90% av basbeloppet för år 2013, motsvarande ca 39,5 tkr i grundlön. De 25 högsta månadslönerna i kommunen har kontrollerats. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna samt att kontrollera utbetald månadslön mot anställningsavtal Därutöver har månadslönerna kontrollerats mot överenskommelser och protokollsutdrag med underlag för den senaste lönerevisionen Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. Transaktioner för nyckelpersone1 Bedöms utbetald körersättning som rimlig iforhållande till arbetsuppgifter? Utsökning av transaktioner avseende körersättning har genomförts. Vid kontrollen identifierades tre transaktioner som kan hänföras till körersättning tillhörande specifika nyckelpersoner, varav en transaktion kan kategoriseras som manuell hantering. Detta då transaktionen avsåg körersättning som sträckte sig längre än en tvåmånadersperiod. Februari 2014 Vimmerby kommun P wc 51

53 Granskning av lönehanteringen Vid kontrollen framkom att två nyckelpersoner hade fått utbetalt körersättning för arbete inom och utanför kommunens gränser. Kontrollerade transaktioner har varit milersättning för användning av egen bil i tjänsten. Utbetalningarna kunde jämföras mot överenskommelse om fast reseersättning samt attesterade reseräkningar. Av kontrollerna konstaterar vi att kommunen använder sig av BIA:s 2 ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer. Bedömning Vi bedömer att utbetald körersättning är rimlig i förhållande till arbetsuppgifter. Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i fårhållande till anställningsavtal samt arbetstidslag en? Reglering av övertid, mertid, flextid m.m sker i anställningsavtal, AB (Allmänna bestämmelser3) samt lokala kollektivavtal. Vi har utfört en registeranalys där samtliga utbetalda transaktioner avseende övertid har sammanställts..a.v analysen framkom att det inte skett någon utbetalning avseende övertid för de specifika nyckelpersonerna, vilket motsvarar villkoren uppsatta i deras anställningsavtal eller i allmänna bestämmelser4. stickprovskontroller av underlag till utbetalning för övertidsersättning har skett av några övriga transaktioner för att kunna säkerställa rutinen och den interna kontrollen. Vid granskningen framkom att samtliga utbetalningar av övertid var beviljade av behörig chef i lönerapporteringssystemet. Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? Vid översikten av månadslön gjordes ett urval av månadslöner överstigande ca 39,5 tkr. I urvalet identifierades vid granskningstillfållet en avslutad visstidsanställning vid årsskiftet 2013/2014. Inga avvikelser fanns att notera avseende lönehanteringen då anställningen skulle fortlöpa i annan form. Bedömning Vi bedömer att lönehanteringen vid avslutande av tjänst är ändamålsenlig. Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter? Generellt sett beviljas/attesteras rapporterad övertid i kommunens självservicesystem innan utbetalning sker. Om inte behörig chefhar attesterat avvikelsen i tidrapporten innan löneutbetalning inom en tvåmånadersperiod sker manuell hantering. Enligt uppgift sker det i princip inga manuella hanteringar. 2 Bilersättningsavtalet (BIA) innehåller bestämmelser om ersättning vid användande av egen bil i arbetet. Ersättning utges med 2,90 kronor per kilometer. 3 Allmänna bestämmelser (AB)- avtalsvillkor tillhörande kollektivavtal, framtagna av SKL ~Sveriges kommuner och landsting), senaste reviderad Kap 5 20 i AB reglerar övertid m.m. Där anges det under mom. 1 att förvaltningschefer (eller motsvarande) inte har rätt till kompensation för övertidsarbete. Februari 2014 Vimmerby kommun P wc 52