FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av stationskläder till räddningstjänsten

Transkript

1 Räddningstjänsten 1(13) Datum Handläggare Charlotte Rafsten DNR 2012/00409 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av stationskläder till räddningstjänsten Förfrågningsunderlaget är indelat i 5 avsnitt: 1. Allmän information 2. Upphandlingsföreskrifter och krav på anbudet 3. Krav på leverantören (anbudsgivaren) 4. Kravspecifikation 5. Kommersiella villkor Avsnitt 1 beskriver bakgrunden till anbudsförfrågan och avsnitt 2 anger föreskrifterna för anbudsinlämnande samt hur anbudshandläggning sker. Avsnitt 3 anger kvalificeringskrav för anbudsgivare, avsnitt 4 anger kravspecifikationen för produkten och avsnitt 5 anger uppdragets kommersiella villkor. Bilagor: 1 Kravspecifikation (bilaga 1) 2 Avtalsmall (bilaga 2) Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn xxxx@landskrona.se Bankgiro Postgiro Org.nr

2 2(13) 1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 Allmänt Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande stationskläder till räddningstjänsten i Landskrona stad, Bjuvs och Svalövs kommun. Upphandlingen omfattar ett ramavtal för avrop av stationskläder för Räddningstjänstens personal i Landskrona Stad, Bjuvs och Svalövs kommun. 1.2 Upphandlande enhet Landskrona stad (organisationsnummer: ) har cirka kommuninvånare och ca anställda. Staden arbetar efter värdegrunden BRA där B står för bemötande, R för resultat och A för ansvar. Arbetet och agerandet syftar till att det ska vara BRA i Landskrona för kommuninvånarna, övriga aktörer och för medarbetare. Staden har ett spirande centrum och en rad turistattraktioner med bland annat Landskrona citadell och Ven i spetsen. För mer information om Landskrona stad, se Bakgrund Räddningstjänstens uppgift är att rädda liv, egendom och miljö genom ett aktivt förebyggande arbete. När olyckan inträffar finns det i Landskrona stad en operativ styrka på åtta stycken som alltid är redo att rycka ut. På Ven och i Glumslöv, Bjuv och Svalöv finns dessutom frivilliga brandkåren. Räddningstjänsten samverkar med alla Skånes räddningstjänster för att klara av att hantera stora olyckor. 1.4 Omfattning och avtalsform Upphandlingens värde är ca SEK exklusive mervärdesskatt, beräknat på tre (3) år. Beställande enheter kan inte förbinda sig att avropa någon bestämd kvantitet. Antagen leverantör ska leverera det verkliga behovet av kläder, vare sig det överstiger eller understiger angivna kvantiteter. Det kommer att göras en större beställning av ett värde på ca SEK vid avtalsstart och sedan kommer ett successivt uttag att ske under avtalstiden. 1.5 Avtalstid Avtalstiden är två (2) år, med en rätt för beställaren att förlänga hela eller delar av avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Avtalet kan således komma att gälla maximalt i fyra (4) år. Förlängningen av avtalet, enligt ovan, ska ske skriftligen och vara undertecknad av behörig företrädare från respektive part. Skulle det under avtalstiden inträffa en förändring i samarbetet mellan Landskrona stad, Bjuvs och Svalövs kommun kan Landskrona stad endast garantera förlängning gällande sin egen kommuns behov.

3 3(13) 1.6 Definitioner Upphandlande enhet = Landskrona stad, köpare Beställande enheter = Räddningstjänsten Landskrona, Bjuv och Svalöv Anbudsgivare = leverantör, säljare 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU. Detta innebär att alla leverantörer får lämna anbud, att anbud prövas och antas utan föregående förhandling med anbudsgivaren. 2.2 Anbudets form och innehåll För att säkerställa en korrekt utvärdering av inkomna anbud bör anbuden anpassas efter förfrågningsunderlaget. Anbudet skall: Vara skriftligt (pappersform) Vara avfattat på svenska Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar Vara undertecknat av behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person (fullmakt skall i det senare fallet bifogas anbudet). I förfrågningsunderlaget anges vad som skall medfölja anbudet. Förfrågningsunderlaget skall skrivas ut, fyllas i, signeras av behörig företrädare och skickas in i sin helhet. För att Landskrona stad skall ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Ofullständiga anbud och anbud som avviker från förutsättningarna i förfrågningsunderlaget kommer att förkastas. 2.3 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. 2.4 En eller flera leverantörer Landskrona stad avser att teckna avtal med en (1) leverantör. 2.5 Anbudets märkning och adressering Anbud inklusive varuprover skickas/lämnas in i ett neutralt kuvert, märkt Stationskläder till:

4 4(13) Att: Daniel Svahn Landskrona stad Räddningstjänsten Landskrona Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess ej kan säkerställas. 2.6 Sista anbudsdag Anbud skall vara Landskrona stad tillhanda senast Anbudets giltighet Anbud skall vara bindande till och med Upplysningar och frågor/svar under anbudstiden Frågor angående förfrågningsunderlaget tas endast emot per e-post av Frågor skall ha inkommit senast och kommer att besvaras löpande, dock senast Alla frågor och svar redovisas och besvaras på Landskrona stads hemsida under fliken pågående upphandlingar. De redovisade frågorna och svaren utgör en integrerad del av detta förfrågningsunderlag och det åligger potentiella anbudsgivare att bevaka dessa. 2.9 Eventuella kompletteringar och/eller förtydliganden av förfrågningsunderlaget Eventuella kompletteringar och/eller förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer enbart att redovisas på Landskrona stads hemsida under fliken pågående upphandlingar. Det åligger potentiella anbudsgivare att under anbudstiden bevaka informationen på hemsidan Avbrytande av upphandling Landskrona stad förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om det föreligger något sakligt skäl för avbrytande av upphandlingen i enlighet med svensk eller EG-rättslig praxis Anbudshandläggning Försändelser med anbud öppnas och förtecknas snarast möjligt efter anbudstidens utgång. Vid öppnandet deltar minst två tjänstemän från den upphandlande myndigheten.

5 5(13) För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Endast skriftlig kompletterad uppgift lämnad efter begäran av/medgivande av den upphandlande enheten under giltighetstiden kan beaktas i upphandlingsförfarandet Anbudsprövning och utvärdering Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av anbuden. Den första etappen består av en granskning av att anbudet inkommit inom föreskriven tid, att det inte finns anledning att utesluta Leverantören från vidare handläggning med hänsyn till de uteslutningsgrunder som finns, att anbudet uppfyller de formella minimikrav som finns upptagna i förfrågningsunderlaget. Ofullständigt anbud eller ett anbud som innehåller oriktiga uppgifter kommer att förkastas. Den andra etappen innebär en prövning av anbudet mot bakgrund av de utvärderingskriterier som angivits. De anbuden som uppfyller samtliga ställda krav, bl.a. enligt kravspecifikationen, och som kommit in med samtliga efterfrågade uppgifter går vidare till etapp tre, utvärdering. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas med hjälp av nedanstående kriterier och vägningstal: - Pris - Beklädnadernas funktion, komfortupplevelse och passform Bedömning av produkternas funktion, komfortupplevelse och passform kommer att göras genom provning av varuprover som skall bifogas anbudet. (se bilaga 1) Provningen kommer att genomföras av en referensgrupp bestående av Räddningstjänstens personal. Poäng tilldelas enligt följande skala: Beskrivning Utmärkt passform och komfortupplevelse (inget att anmärka, över förväntan) Bra passform och komfortupplevelse (inga större anmärkningar, godkänd) Sämre passform och komfortupplevelse (flera betydande anmärkningar) Uppfyller inte alls kriteriet (stora brister hos plagget) Poäng Utvärderingsmodell Utvärderingsmetoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett avdrag i kronor.

6 6(13) Varje produkt värderas för sig och ges ett teoretiskt värde i SEK som dras av från priset. En lägre kravuppfyllnad ger ett mindre avdrag än vad en högre kravuppfyllnad ger. Resultatet kallas utvärderingssumma. Anbudet med den lägsta utvärderingssumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Observera att offererade plagg vid provning sammanlagt skall ge minst 14 poäng, d.v.s. överlag ha en acceptabel passform för personalen. De anbud som inte uppnår detta utesluts. Se bilaga 1 Kravspecifikation Underrättelse om tilldelningsbesked och avtalstecknande Tilldelningsbesked kommer att skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post så fort upphandlingen är klar. E-postadress skall därför anges på raden nedan. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet. Observera att meddelandet skall nå behörig och i ärendet väl insatt person (således bör ingen allmän adress/växel/reception anges som mottagare). Om anbudsgivaren hellre önskar meddelande per fax, skall faxnummer anges nedan. E-postadress, alt faxnummer: (var god texta) Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Landskrona stad och den leverantör som vunnit upphandlingen uppkommer först då båda parterna undertecknat avtalet. Avtal kan tecknas först när den lagstadgade avtalsspärren löpt ut, dvs., tidigast tio (10) dagar efter meddelande om tilldelningsbesked Ersättning till anbudsgivare Landskrona stad medger inte ersättning för upprättande av anbud Avropsförfarande Avrop mot avtalet sker genom: Räddningstjänsten Landskrona Daniel Svahn Räddningstjänsten Bjuv Fredrik Hagberg Räddningstjänsten Svalöv Jonny Örn 3. KVALIFICERINGSKRAV (KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN) 3.1 Besvarat och underskrivet förfrågningsunderlag Anbudsgivaren skall fylla i svar på samtliga begärda uppgifter i detta förfrågningsunderlag samt inkomma med övriga efterfrågade handlingar i samband med anbud.

7 7(13) 3.2 Juridisk och ekonomisk ställning Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1 och 2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet på förfrågningsunderlagets sista sida intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 10 kap 1 och/eller 2 LOU inte föreligger Registrering Anbudsgivare skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan. Landskrona stad kommer att begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet på vinnande anbud. Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas intyg: bilaga: Skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. För kontroll av att anbudsgivaren fullgjort sina skyldigheter, kommer Landskrona stad begära in SKV 4820 av Skatteverket på vinnande anbud. Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen skall framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat

8 8(13) från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas dokumentation motsvarande SKV 4820 (originalhandling) från etableringslandet enligt ovan: bilaga: Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren skall ha en god och stabil ekonomi. Syftet med den ekonomiska granskningen är att se till att de inkomna anbudsgivarna bedöms kunna fullfölja det tänkta uppdraget under avtalstiden. Som bevis för att kravet på en god och stabil ekonomi är uppfyllt, skall anbudsgivaren inneha minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning (normal risk vad gäller kreditvärdighet) eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut, eller på annat sätt kunna bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar ställda krav för denna grad av rating. Landskrona stad kommer att begära in UC utfärdat av behörig officiell myndighet på vinnande anbud. 3.3 Teknisk kapacitet Resurser och kompetens Anbudsgivaren skall inneha dokumenterade resurser och kompetens för att utföra uppdraget. Som bevis på ovanstående skall anbudsgivare till anbudet bifoga följande handlingar avseende anbudsgivande företag. För att styrka anbudsgivarens erfarenhet/kapacitet skall två (2) likvärdigt utförda uppdrag utförda under de senaste tre åren uppges. Uppdragen skall innehålla information om uppdragsgivare, kontaktperson, telefonnummer, e- postadress och tidpunkt för uppdraget. Det är den upphandlande myndigheten som gör bedömningen om de angivna uppdragen är likvärdiga med det efterfrågade uppdraget. Bilaga:

9 9(13) 4. KRAVSPECIFIKATION 4.1 Krav på varan Samtliga plagg skall kunna tvättas i minst 40 grader Celsius, med undantag från uniformskläder/kontorskläder. Leverantören ska rekommendera lämpligt tvättmedel samt skötselråd I priset skall följande ingå; märkning av plagg så som brodyr och tryck. Märkning av plagg ska ske i samråd med beställaren. Specifika krav på enskilda plagg återfinns i bilaga 1 kravspecifikationen. 4.2 Krav på leverantören Anbudsgivaren ska på levererade plagg sy respektive trycka broderade logotyper eller transfermärke som tillhandahålles av beställaren. Logotyper som appliceras med eller utan värme förekommer. Samtliga titlar och namn ska vara i versaler. Vissa utföranden ska bestämmas i samråd med beställaren Provning och måttagning Inför den första huvudbeställningen ska provstorlekar tillhandahållas och dessa ska garanterat motsvara levererade storlekar. Måttagning på plats ska ingå kostnadsfritt både i samband med upphandlingen såväl som under avtalstiden. Eventuella ändringar och korrigeringar av plagg ska ingå kostnadsfritt under avtalstiden Service Kundtjänst ska finnas tillgänglig via telefon måndag-fredag 8:00 16:30

10 10(13) Beställning Beställning ska kunna göras via e-post, telefon alt. förtryckt underlag att fylla för beställarna att fylla i. Om möjlighet finns önskas inloggning med kundnummer där stadens avtalade produkter med avtalade priser synas. Leverantören bör ha ett enkelt och smidigt tillvägagångssätt vid beställning av persedlar så som via internet eller liknande Pris Enligt lämnat anbud. Priset ska vara fast i tolv (12) månader från avtalsstart. Inga andra kostnader som ingår i utförandet av tjänsten, så som det beskrivits i förfrågningsunderlaget, får tillkomma, varken under avtalsperioden eller vid en eventuell förlängning Anbudsprover För att kunna göra en bedömning av offererade produkter skall anbudsgivaren, utan ersättning, till anbudet bifoga ett provexemplar av varje offererad produkt enligt kravspecifikationen. Anbudsprover märks med positionsnummer (se bilaga 1) och anbudsgivares namn. Produkterna kommer återsändas till anbudsgivare på anbudsgivarens bekostnad, när upphandlingen är avslutad Ersättningsvaror Vid sortimentsförändring är anbudsgivare skyldig att skriftligen informera avtalsansvarig om förändringen. Förändring får inte ske innan avtalsansvarig godkänt förändringen. Information om produktförändring skall meddelas avtalsansvarig på samtliga upphandlade produkter. Om en produkt utgår ur sortiment skall före förändringen ersättningsvara föreslås till samma kvalitet och prisnivå som den ursprungligt upphandlade produkten. I det fall anbudsgivare får sent besked om förändring av producent skall avtalsansvarig snarast meddelas detta. Samtliga förändringar i produktutbudet skall göras skriftligt och ny nettoprislista skall skriftligen godkännas av avtalsansvarig. Visar det sig under avtalstiden att levererad produkt inte motsvarar offererad efterfrågad kvalitet utgör detta ett väsentligt avtalsbrott.

11 11(13) Kampanjerbjudande Om leverantören på leveransdagen bedriver kampanjer eller dylikt, d.v.s. en offererad produkt som tillfälligt erbjuds marknaden till lägre pris än enligt leverantören anbud, skall köparen automatiskt erhålla lägre pris. 4.3 Miljö Flamskyddsmedel Följande flamskyddsmedel ska inte ha använts i de offererade produkterna (halter över 1 mg/kg godkänns inte): Ämne CAS-nr dekabde HBCDD Perfluorerade ämnen PFOA (perfluoroktansyra, CAS-nr ) ska inte förekomma i de offererade produkterna i högre halt än 0,1 mg/kg eller 0,1 vikt%. Formaldehyd Halten formaldehyd (CAS-nr ) ska inte överstiga följande nivåer: 20 ppm i produkter avsedda för barn under två år 75ppm för formaldehyd i textilier som kommer i direkt kontakt med huden 300 ppm för övriga produkter Mjukgörare För offererade produkter som är avsedda att användas i andra tillämpningar än för barn ska inte summan av följande ämnen överstiga 0,1 vikt%: DEHP, BBP, DBP, diisobutylftalat (DIDP), DIHP, DHNUP (se tabell nedan). Ämne CAS-nr Di(2-etylhexyl)ftalat (DEHP) Dibutylftalat (DBP) Diisobutylftalat (DIDP) Butylbensylftalat (BBP) Diisoheptylftalat (DIHP) Di(heptyl, nonyl, undecyl) phthalate (DHNUP) Något av följande certifikat: Öko-tex 100, Svanen, EU-Ecolabel, Bra Miljöval, Blue Sign, leverantörsförsäkran eller teknisk dokumentation som styrker att kravet uppfylls ska på begäran kunna inlämnas inom 3 dagar efter begäran Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran:

12 12(13) 5. LANDSKRONA STADS KOMMERSIELLA VILLKOR Anbudsgivaren ska i sanningsförsäkran särskilt bekräfta att samtliga villkor i Avtalsmallen, bilaga 2 accepteras.

13 13(13) SANNINGSFÖRSÄKRAN Härmed intygas att: upplysningar och övriga handlingar som lämnats in är korrekta de kommersiella villkoren accepteras samtliga skall-krav accepteras anbudsgivaren lever upp till lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter omständigheter enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 10 kap 1 och 2 ej föreligger samtliga uppgifter i anbudet är sanningsenliga Ort, Datum Anbudsgivarens underskrift (Behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person i det senare fallet skall fullmakt bifogas) Namnförtydligande Organisationsnummer