MAJ 2004 EO-ENHETEN. För enskilda organisationer och deras revisorer. Revisionshandledning

Transkript

1 MAJ 2004 EO-ENHETEN För enskilda organisationer och deras revisorer Revisionshandledning

2

3 Innehåll 1. Inledning Att använda revisionshandledningen Det här innehåller revisionshandledningen Så hanteras bidrag i flera led Definitioner och ordförklaringar Sidas krav på revision Sidas krav är minimikrav En enskild organisations bedömning av väsentlighet och risk Ansvarsfördelningen mellan organisation och revisor Korruptionsrisker Vidareutveckling av revisionshandledningen Krav på enskilda organisationer Krav på en obruten kedja av rapporter med revisionsintyg När ska revisionsinstruktion 1 eller 2 användas? Vad är en kvalificerad revisor? Att föra vidare revisionsinstruktioner till efterföljande led Bidrag över kronor från ramorganisation eller annan svensk enskild organisation till svensk enskild organisation Bidrag under kronor från ramorganisation eller annan svensk enskild organisation till svensk enskild organisation Bidrag över kronor från svensk enskild organisation till lokal enskild organisation Bidrag under kronor från svensk enskild organisation till lokal enskild organisation Kontroll av revision i efterföljande led En ramorganisations eller annan svensk enskild organisations kontroll av revision i alla efterföljande led En svensk enskild organisations kontroll av revision i en lokal enskild organisation Bidragsmottagarens rapportering avseende revision Krav på revisorer vid revision enligt revisionsinstruktion Krav på revisionsintyg Revisorns uttalande om rapportens överensstämmelse med avtal... 18

4 3.1.2 Revisorns uttalande om intern kontroll av revision i efterföljande led Krav på revisionsrapporten Rapport avseende granskningens innehåll och omfattning Rapport avseende organisationens interna kontroll av revisionen i efterföljande led Rapport avseende väsentliga iakttagelser Särskilda krav på granskningens omfattning Granskning av att organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar Sidamedel till Granskning av att eventuell egeninsats redovisas i enlighet med avtal med Sida Granskning av att Sidamedel hålls avskilda på separat bankkonto Granskning av att den ekonomiska rapporteringen skett mot av Sida godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser Granskning av att organisationen har följt Sidas bestämmelser vid upphandling Krav på revisorer vid revision enligt revisionsinstruktion Krav på revisionsintyg Förslag på granskningsmoment Utgiven av Sida 2004 Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer och humanitärt bistånd & Konflikthantering Författare: Håkan Jarskog, konsult Tryckt av Edita Sverige AB, 2004 Artikelnummer: SIDA3877sv ISBN Denna publikation kan laddas hem/beställas från 2

5 1.Inledning 1.1 Att använda revisionshandledningen Denna revisionshandledning har utarbetats av Sida i samråd med enskilda organisationer och deras revisorer. Organisationernas och revisorernas åsikter och önskemål har vägt tungt och Sida har tagit stor hänsyn till dessa Det här innehåller revisionshandledningen I revisionshandledningen finns förtydliganden till innehållet om revision i Allmänna villkor för Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer och de tillhörande revisionsinstruktionerna. Handledningen syftar till att tydliggöra de krav som ställs i Sidas Allmänna villkor. Handledningen innehåller tre avdelningar: 1. En avdelning riktar sig till enskilda organisationer och förtydligar kraven på deras arbete med revision och ger stöd i det arbetet. Denna avdelning anknyter till avsnitt 10. Revision i Sidas Allmänna villkor. 2. En avdelning riktar sig till kvalificerade revisorer med uppdrag i enskilda organisationer och förtydligar vilka krav som ställs på dem i Sidas revisionsinstruktion En avdelning riktar sig till förtroendevalda revisorer med uppdrag i enskilda organisationer och förtydligar vilka krav som ställs på dem i Sidas revisionsinstruktion Så hanteras bidrag i flera led Den faktor avseende revision som i Sidas Allmänna villkor är mest svårhanterlig är att kraven ska föras vidare genom flera led och att kontrollerna ska genomföras i flera led. I revisionshandledningens beskrivningar används hela tiden samma led i kedjan: Sida Ramorganisation Svensk enskild eller annan svensk organisation enskild organisation Lokal enskild organisation Alla de här leden är vanligt förekommande men bara Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation förekommer alltid eftersom det 3

6 är den organisationen som tar emot bidraget från Sida. Kedjan ovan har använts i handledningen för tydlighetens skull och för att den beskriver en situation som många enskilda organisationer känner igen. För den grupp av organisationer där handledningens kedja inte passar in måste en anpassning av kraven göras. Ofta kan den anpassningen göras genom att man tar bort något led, lägger till ett led eller sätter in en annan typ av organisation i något led. Nedan följer en lista på hur några förekommande situationer kan hanteras: 1. En internationell organisation fungerar som bidragsförmedlare mellan den svenska enskilda organisationen och den lokala enskilda organisationen. Kraven på den internationella organisationen bör i det fallet, så långt det går, följa de krav som ställs på en svensk enskild organisation. 2. En lokal enskild organisation fungerar som bidragsförmedlare mellan den svenska enskilda organisationen och den slutligt bidragsmottagande lokala enskilda organisationen. Kraven på den lokala bidragsförmedlande organisationen bör i det fallet, så långt det går, följa de krav som ställs på en svensk enskild organisation. 3. Den lokala bidragsmottagaren är en myndighet. Samma krav som på en lokal enskild organisation bör ställas. 4. Den ramorganisation eller annan svensk enskild organisation som tar emot bidrag direkt från Sida genomför själv insatserna. I det här fallet finns ingen lokal enskild organisation. Kraven är desamma som för bidragsförmedlande svenska enskilda organisationer, förutom att kraven på kontroll av revision i efterföljande led försvinner. Det är viktigt att tänka på att revisionen av den svenska organisationen även innefattar verksamheten i samarbetslandet Definitioner och ordförklaringar Både enskilda organisationer och deras revisorer lämnar rapporter. I revisionshandledningen används följande begrepp för de olika rapporterna: Rapport avseende ett bidrag betyder den rapport avseende användningen av bidraget som en enskild organisation avger till bidragsgivaren. Rapporten innefattar både verksamhetsrapportering och finansiell rapportering. Revisionsintyg är det kortfattande intyg som revisorn lämnar avseende en rapport. Ordalydelsen i revisionsintyget är specificerat i Sidas revisionsinstruktioner. Revisionsrapport är den rapport avseende granskningen innehåll och omfattning, granskningen av kontroll av revision i efterföljande led och väsentliga iakttagelser som revisorn lämnar till den reviderade organisationen. Revisionsrapporten kallas ofta också för revisions-pm. På engelska används ofta benämningen Management Letter. Revisionsberättelse är det utlåtande som en revisor avger enligt en organisations stadgar eller enligt lagregler. Den grundar sig på granskningen av en rapport för hela organisationens verksamhet. Både i Allmänna villkors Revisionsinstruktion 1 och på flera platser här i revisionshandledningen hänvisas till god revisionssed. Med god revisions- 4

7 sed menas god yrkesmässig praxis bland erfarna revisorer. FAR anger vad som är god revisionssed i sina rekommendationer och uttalanden i revisionsfrågor, främst Revisionsstandard i Sverige. 1.2 Sidas krav på revision Sidas krav är minimikrav Villkoren avseende revision i Sidas Allmänna villkor är de minimikrav som Sida ställer för revision i alla led. Ingenting hindrar en enskild organisation, i något led, att ställa hårdare krav på sig själv eller de organisationer den förmedlar bidrag till En enskild organisations bedömning av väsentlighet och risk Sidas Allmänna villkor ställer krav på en enskild organisations hantering av revision i olika avseenden, till exempel vilka instruktioner som en organisation ska ge sin revisor, vilka krav en organisation ska ställa på organisationer i efterföljande led och hur en genomförd revision i efterföljande led ska kontrolleras och följas upp. Beloppsgränsen på kronor avgör om Sida kräver revision av kvalificerad revisor eller inte. De formella kraven på revision av alla bidrag över kronor är desamma men en organisation måste göra en egen bedömning av vilken insats som krävs för att uppfylla kraven. Det kan vid den bedömningen vara till hjälp att använda de inom revision vanliga begreppen väsentlighet och risk. Observera att användningen här avser en enskild organisations bedömning av väsentlighet och risk för att anpassa sina egna insatser för att uppfylla Sidas krav, inte revisorns bedömning vid sin granskning. En enskild organisations bedömning kan ha följande utgångspunkter: Väsentlighet syftar på bidragets storlek. Generellt bör större resurser läggas på kontroll och uppföljning ju större bidraget är. Risk syftar på sannolikheten av att oegentligheter eller fel förekommer. Ju större en organisation bedömer att risken är desto större resurser bör man lägga på kontroll och uppföljning. Hög risk kan till exempel vara att man i ett land bedömer att det är svårt att bedöma revisorernas kvalifikationer eller att man uppfattar de administrativa rutinerna i en bidragsmottagande organisation som svaga. I vilka avseenden kan då en organisation avpassa sina rutiner avseende revision efter väsentlighet och risk? Listan nedan visar några exempel men är inte en fullständig beskrivning. En organisation kan avpassa hur noggrant man följer upp att de krav på revision man har ställt på en bidragsmottagande organisation efterlevs kontrollerar en bidragsmottagande organisations revisor följer upp revisionsrapporter från en bidragsmottagande organisation Ansvarsfördelningen mellan organisation och revisor En grundprincip är att en revisor uttalar sig enbart om den organisation han eller hon reviderar och inte om efterföljande led. Kontrollen av revision i efterföljande led är mycket viktig och ansvaret för den kontrollen ligger på den reviderade organisationen. En organisation har ansva- 5

8 ret för kontrollen av revision i efterföljande led och organisationens revisor uttalar sig om organisationens interna kontroll av revision i efterföljande led. Ansvarsfördelningen mellan organisation och revisor för kontroll av revision i efterföljande led. Sida Kontroll av revision Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Kontroll av revision Svensk enskild organisation Kontroll av revision Lokal enskild organisation Organisationens revisor uttalar sig enbart om den granskade organisationens verksamhet, inklusive ett specifikt uttalande om organisationens kontroll av revision i alla efterföljande led. Organisationens revisor uttalar sig enbart om den granskade organisationens verksamhet, inklusive ett specifikt uttalande om organisationens kontroll av revision i alla efterföljande led. Organisationens revisor uttalar sig enbart om den granskade organisationens verksamhet. 1.3 Korruptionsrisker I den av FAR utgivna Revisionsstandard i Sverige (RS) finns RS 240 Oegentligheter och fel. Den ger bland annat följande riktlinjer för revisorns arbete: Syftet med denna revisionsstandard är att lägga fast standarder för och ge vägledning om revisorns ansvar att vid en revision beakta att det kan förekomma oegentligheter och fel. När revisorn planerar och utför granskningsåtgärder samt utvärderar och rapporterar resultaten av dem skall han eller hon beakta risken för att det finns väsentliga felaktiga uppgifter i årsredovisningen till följd av oegentligheter och fel. När revisionen planeras, skall revisorn bedöma risken för att oegentligheter och fel kan leda till att årsredovisningen [rapporten] innehåller väsentliga felaktiga uppgifter och förhöra sig hos företagsledningen om varje fall av oegentligheter eller väsentliga fel som upptäckts. På grundval av riskbedömningen, skall revisorn lägga upp en granskning som ger betryggande säkerhet för att sådana felaktiga uppgifter upptäcks, som beror på oegentligheter och fel och som är väsentliga för årsredovisningen [rapporten] som helhet. En stor del av det utvecklingssamarbete som genomförs av svenska enskilda organisationer sker i miljöer som är korruptionsbenägna. Det framgår bland annat av Transparency Internationals Corruption 6

9 Perceptions Index, där flera av de svenska samarbetsländerna rankas som de mest korruptionsbenägna. Det innebär att risken för oegentligheter ofta är förhållandevis stora. I och med att bidragen ofta är på relativt små belopp tenderar oegentligheter när de inträffar att röra sig om väsentliga belopp i relation till det totala bidraget. Det innebär att risken för väsentliga fel till följd av oegentligheter i många fall är påtaglig. Det är viktigt att revisorn i sin riskbedömning och planering tar hänsyn till den påtagliga risken. Alla organisationer, svenska och utländska, bör betona denna påtagliga risk för sin revisor för att säkerställa att han eller hon tar hänsyn till detta i sitt arbete. Följaktligen bör också alla bidragsförmedlande organisationer föra vidare detta krav till nästföljande led. En källa för att bedöma risken för korruption är det ovan nämnda Corruption Perceptions Index. Naturligtvis är det av stor vikt att den lokala enskilda organisationen säkerställer att dess revisor tar hänsyn till risken för väsentliga oegentligheter. RS 240 utgör god revisionssed i Sverige och är därför inte tillämplig för utländska revisorer. För dessa är i stället den mer utförliga International Standard on Auditing 240, The Auditor s Responsibility to Consider Fraud and Error in an Audit of Financial Statements eller nationell standard i det aktuella landet tillämplig. Det är lämpligt att den lokala enskilda organisationen betonar den relevanta standarden vid beställning av revisionsuppdraget. 1.4 Vidareutveckling av revisionshandledningen Målsättningen är att revisionshandledningen ska vara så relevant och praktiskt tillämpbar som möjligt. Därför kommer den att vidareutvecklas efter att ha använts i praktiken i ett år. När handledningen har använts för revision av 2004 års räkenskaper kommer Sida att samla in erfarenheter från enskilda organisationer och deras revisorer och revidera handledningen. 7

10 2.Krav på enskilda organisationer 2.1 Krav på en obruten kedja av rapporter med revisionsintyg För alla Sidas bidrag ska det finnas en obruten kedja av rapporter med tillhörande revisionsintyg ända till och med den slutliga bidragsmottagande organisationen. Allmänna villkor 10. Revision 1. Ett bidrag och ett avtal mellan bidragsgivaren och bidragsmottagaren hänger alltid ihop. Med bidrag menas det stöd som parterna har kommit överens om i avtalet. 2. Varje bidrag enligt separat avtal återrapporteras separat av den bidragsmottagande organisationen. Hur ofta bidragsmottagaren ska rapportera kan variera. Det regleras i avtalet. 3. Revisionsintyg ska finnas till alla slutrapporter men krävs inte till delrapporter. För avtal om bidrag som löper över längre tid än tre år krävs ett revisionsintyg till delrapport var tredje år. 4. Revision ska endast ske av organisationer eller personer som bokför kostnader och lämnar rapport enligt avtal. Det innebär att organisationer eller personer som tar emot förskott och sedan redovisar dessa förskott med kvitton inte ska revideras. Inte heller organisationer eller personer som tar emot bidrag utan rapporteringsplikt ska revideras. 5. Vid organisationsstöd, eller core funding, går det ofta inte att särskilja ett enskilt bidrag. Då bör den bidragsförmedlande organisationen kräva in organisationens fullständiga årsrapport med tillhörande revisionsberättelse, det vill säga en rapport för hela organisationens verksamhet och ekonomi. 6. Vid samfinansierade projekt med ett antal givare bör den bidragsförmedlande organisationen sträva efter att samordna rapporteringsoch revisionskraven med de övriga finansiärerna. Det innebär att organisationen i viss utsträckning måste vara flexibel i sina krav. Samordningen kan till exempel gälla rapporteringsintervall, vilka rapporter som ska revideras och utformningen av revisionsintyg. 7. När kedjan innehåller fler led än i figuren på nästa sida gäller samma princip även då. Organisationer i alla led rapporterar uppåt till den bidragsförmedlande organisationen med ett separat revisionsintyg för rapporten. 8

11 En obruten kedja av rapporter med tillhörande revisionsintyg för alla bidrag. Sida Bidrag Rapport med revisionsintyg Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Bidrag Rapport med revisionsintyg Svensk enskild organisation Bidrag Rapport med revisionsintyg Lokal enskild organisation 2.2 När ska revisionsinstruktion 1 eller 2 användas? Allmänna villkor 10. Revision Rapport avseende rambidrag eller annat bidrag överstigande kronor ska revideras enligt Sidas revisionsinstruktion 1. Rapport avseende annat bidrag än rambidrag och som understiger kronor ska revideras enligt Sidas revisionsinstruktion 2 1. Beloppet i varje enskilt led styr. Ett bidrag från Sida kan därför revideras enligt olika instruktioner i olika led. 2. Beloppsgränsen på kronor för kravet på revision enligt revisionsinstruktion 1, och därmed på revision av kvalificerad revisor, är Sidas minimikrav och ingenting hindrar att en enskild organisation tillämpar hårdare krav och sätter beloppsgränsen lägre. 3. Gränsen på kronor avser avtalat bidrag, inte faktiskt utbetalat. 4. Gränsen på kronor avser avtalat bidrag under en hel avtalsperiod. 5. Om en organisation får flera bidrag, med flera avtal och rapporter, behöver inte de olika bidragen slås ihop när man bestämmer om revisionsinstruktion 1 eller 2 ska användas. Varje bidrag bedöms separat. 9

12 Bidragets storlek i varje led styr om revision ska ske enligt revisionsinstruktion 1 eller 2. Sida Instruktion 1 Kvalificerad revisor Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Instruktion 2 Inget krav på kvalificerad revisor Instruktion 1 Kvalificerad revisor Svenska enskilda organisationer Instruktion 2 Inget krav på kvalificerad revisor Instruktion 2 Inget krav på kvalificerad revisor Instruktion 2 Inget krav på kvalificerad revisor Instruktion 1 Kvalificerad revisor Lokala enskilda organisationer 2.3 Vad är en kvalificerad revisor? Alla rapporter som granskas enligt Sidas revisionsinstruktion 1 ska granskas av kvalificerad revisor. För rapporter som granskas enligt revisionsinstruktion 2 accepterar Sida att granskningen utförs av förtroendevald revisor. Allmänna villkor 10. Revision 1. I Sverige avser begreppet kvalificerad revisor en auktoriserad eller godkänd revisor. 2. I samarbetslandet är utgångspunkten för begreppet kvalificerad revisor en kompetensnivå motsvarande svensk kvalificerad revisor. Den kompetensnivån kan sammanfalla med en lokal licens eller certifiering men behöver inte göra det. Det kräver en bedömning av utbildning och erfarenhet, utöver kontroll av relevant lokal licens eller certifiering. 3. En svensk enskild organisation bör betrakta som högriskländer de länder där standarden på revisorer är svårbedömd eller där den ofta är låg. I de fallen bör en noggrannare bedömning än normalt göras av den lokala organisationens revisor. 10

13 4. En förtroendevald revisor kan vara antingen kvalificerad revisor eller lekmannarevisor. Med lekmannarevisor avses någon som inte har revision som yrke. Även om lekmannarevisorn inte är yrkesrevisor är det viktigt att han eller hon har grundläggande kunskaper i redovisning. 2.4 Att föra vidare revisionsinstruktioner till efterföljande led Allmänna villkor 10. Revision Den aktuella revisionsinstruktionen ska, i tillämpliga delar, föras vidare till närmast efterföljande led. 1. Som huvudprincip ska så stor del som möjligt av revisionsinstruktionerna föras vidare genom alla led. De delar som normalt kan föras vidare till de olika leden finns listade på de följande sidorna. 2. I vissa fall är det nödvändigt att göra undantag från listorna nedan. Den bedömningen görs från fall till fall och ska ses som undantag. Exempel på fall där en justering kan behöva göras är vid organisationsstöd, eller core funding, eller när den aktuella insatsen samfinansieras av flera finansiärer. 3. Undantag från att föra vidare delar av revisionsinstruktionerna ska alltid avtalas med den bidragsgivande organisationen och skälen för undantagen ska dokumenteras. Med undantag avses undantag från de villkor som listas i avsnitt till på de följande sidorna. 4. Denna revisionshandledning är i mycket stor utsträckning tillämplig för alla svenska enskilda organisationer, oavsett vilket led i kedjan, och deras revisorer. Därför kan den bidragsförmedlande organisationen i de flesta fall föra den vidare till en bidragsmottagande organisation i Sverige. Den svenska bidragsmottagande organisationen och dess revisor kan använda den i obearbetat skick. 5. Revisionshandledningen bygger i stor utsträckning på svenska förhållanden, Sidas krav på svenska enskilda organisationer och god revisionssed i Sverige. Därför kan den inte vidarebefordras, översatt men obearbetad, till lokala enskilda organisationer och deras revisorer. Handledningen innehåller däremot riktlinjer för vilka delar som bör föras vidare till lokala enskilda organisationer. 6. Revisionshandledningen hänvisar i vissa fall till god revisionssed i Sverige och till FARs regelverk. Dessa är specifikt svenska och kan inte vidarebefordras till utländska revisorer. Däremot kan man i stället för god revisionssed i Sverige hänvisa till International Standards on Auditing (ISA). Särskilt relevanta är ISA 240, The Auditor s Responsibility to Consider Fraud and Error in an Audit of Financial Statements, och ISA 800, The Auditor s Report on Special Purpose Audit Engagements. 11

14 2.4.1 Bidrag över kronor från ramorganisation eller annan svensk enskild organisation till svensk enskild organisation Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation som erhåller bidrag från Sida och förmedlar detta vidare till en svensk enskild organisation bör normal föra vidare följande villkor avseende revision till den bidragsmottagande organisationen när det vidareförmedlade bidraget överstiger kronor. Villkor avseende revision 1. Rapport avseende bidrag ska revideras av kvalificerad revisor. 2. Villkor avseende revision och revisionsinstruktioner ska, i tillämpliga delar, föras vidare till närmast efterföljande led. 3. Den svenska enskilda organisationen ska kontrollera revisionen i alla efterföljande led. 4. Den svenska enskilda organisationen ska till den bidragsförmedlande organisationen lämna följande rapporter: revisionsintyg rapport från revisorn avseende granskningens innehåll och omfattning, granskningen av organisationens interna kontroll av revision i efterföljande led samt väsentliga iakttagelser inom den verksamhet som bidraget avser. Instruktioner som den svenska enskilda organisationen ska ge till kvalificerad revisor (från revisionsinstruktion 1) 1. Revisorn ska avge ett revisionsintyg avseende den avtalsenliga rapport som organisationen avlämnat. 2. Detta revisionsintyg ska innehålla följande: En hänvisning till vilken rapport som revisionsintyget avser. Att revisorn har granskat organisationens interna kontroll avseende revision i de organisationer, i alla efterföljande led, som organisationen förmedlar bidrag till. Att revisionen har utförts enligt god revisionssed och enligt organisationens särskilda instruktioner. Ett uttalande om huruvida rapporten har upprättats i enlighet med avtal. Ett uttalande om huruvida organisationens interna kontroll av revision i efterföljande led ger anledning till anmärkning. Ett uttalande om huruvida revisorn föreslår att rapporten godkänns eller ej. 3. Revisorn ska till den reviderade organisationen avge en rapport avseende granskningens innehåll och omfattning resultatet av granskningen av organisationens interna kontroll avseende revisionen i de organisationer, i alla efterföljande led, som den granskade organisationen enligt avtal förmedlar bidrag till väsentliga iakttagelser inom den verksamheten som rapporten avser. 4. Förutom den granskning som revisorn utför enligt god revisionssed ska revisorn särskilt granska att organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar Sidamedel till Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Villkor avseende revision Svensk enskild organisation Lokal enskild organisation 12

15 eventuell egeninsats redovisas i enlighet med avtal bidraget hålls avskilt på separat bankkonto den ekonomiska rapporteringen skett mot godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser organisationen har interna bestämmelser för upphandling som överensstämmer med Sidas upphandlingsbestämmelser för enskilda organisationer och vid upphandlingar har följt dessa. Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Villkor avseende revision Svensk enskild organisation Lokal enskild organisation Bidrag under kronor från ramorganisation eller annan svensk enskild organisation till svensk enskild organisation Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation som erhåller bidrag från Sida och förmedlar detta vidare till en svensk enskild organisation bör normal föra vidare följande villkor avseende revision till den bidragsmottagande organisationen när det vidareförmedlade bidraget understiger kronor. Villkor avseende revision 1. Rapport avseende bidrag kan revideras av förtroendevald revisor. 2. Villkor avseende revision och revisionsinstruktioner ska, i tillämpliga delar, föras vidare till närmast efterföljande led. 3. Den svenska enskilda organisationen ska kontrollera revisionen i alla efterföljande led. 4. Den svenska enskilda organisationen ska till den bidragsförmedlande organisationen lämna följande rapport: revisionsintyg. Instruktioner som den svenska enskilda organisationen ska ge till förtroendevald revisor (från revisionsinstruktion 2) 1. Revisorn ska avge ett revisionsintyg avseende den avtalsenliga rapport som den bidragsmottagande organisationen avlämnat. 2. Detta revisionsintyg ska innehålla följande: En hänvisning till vilken rapport som revisionsintyget avser. Ett uttalande om huruvida revisorn föreslår att rapporten godkänns eller ej. 13

16 2.4.3 Bidrag över kronor från svensk enskild organisation till lokal enskild organisation En svensk enskild organisation som erhåller bidrag från ramorganisation eller annan svensk enskild organisation och förmedlar detta vidare till en lokal enskild organisation bör normal föra vidare följande villkor avseende revision till den bidragsmottagande organisationen när det vidareförmedlade bidraget överstiger kronor. Villkor avseende revision 1. Rapport avseende bidrag ska revideras av kvalificerad revisor. 2. Den lokala enskilda organisationen ska till den bidragsförmedlande organisationen lämna följande rapporter: revisionsintyg rapport från revisorn avseende granskningens innehåll och omfattning samt väsentliga iakttagelser inom den verksamhet som bidraget avser. Instruktioner som den lokala enskilda organisationen ska ge till kvalificerad revisor (från revisionsinstruktion 1) 1. Revisorn ska avge ett revisionsintyg avseende den avtalsenliga rapport som organisationen avlämnat. 2. Detta revisionsintyg ska innehålla följande: En hänvisning till vilken rapport som revisionsintyget avser. Att revisionen har utförts enligt god revisionssed i landet och enligt organisationens särskilda instruktioner. Ett uttalande om huruvida rapporten har upprättats i enlighet med avtal. Ett uttalande om huruvida revisorn föreslår att rapporten godkänns eller ej. 3. Revisorn ska till den reviderade organisationen avge en rapport avseende granskningens innehåll och omfattning väsentliga iakttagelser inom den verksamheten som rapporten avser. 4. Förutom den granskning som revisorn utför enligt god revisionssed ska revisorn särskilt granska att bidraget hålls på bankkonto den ekonomiska rapporteringen skett mot godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser organisationen har interna bestämmelser för upphandling och har följt dessa. Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Svensk enskild organisation Villkor avseende revision Lokal enskild organisation 14

17 Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Svensk enskild organisation Villkor avseende revision Lokal enskild organisation Bidrag under kronor från svensk enskild organisation till lokal enskild organisation En svensk enskild organisation som erhåller bidrag från ramorganisation eller annan svensk enskild organisation och förmedlar detta vidare till en lokal enskild organisation bör normal föra vidare följande villkor avseende revision till den bidragsmottagande organisationen när det vidareförmedlade bidraget understiger kronor. Villkor avseende revision 1. Rapport avseende bidraget kan revideras av förtroendevald revisor. 2. Den lokala enskilda organisationen ska till den bidragsförmedlande organisationen lämna följande rapport: revisionsintyg. Instruktioner som den lokala enskilda organisationen ska ge till förtroendevald revisor (från revisionsinstruktion 2) 1. Revisorn ska avge ett revisionsintyg avseende den avtalsenliga rapport som den bidragsmottagande organisationen avlämnat. 2. Detta revisionsintyg ska innehålla följande: En hänvisning till vilken rapport som revisionsintyget avser. Ett uttalande om huruvida revisorn föreslår att rapporten godkänns eller ej. 2.5 Kontroll av revision i efterföljande led Allmänna villkor 10. Revision En bidragsförmedlande organisation ska kontrollera revisionen i alla efterföljande led. 1. En bidragsförmedlande organisations kontroll av revisionen i alla efterföljande led ska innebära att man i rimlig grad har försäkrat sig om att revisionen inte har några väsentliga brister i något led. 2. Kontroll av en genomförd revision inskränker sig oftast till att läsa och analysera revisionsintyget och revisionsrapporten från revisorn. 3. Kontroll av revision flera led bort sker i stor utsträckning genom att kontrollera att krav på revision förs vidare och genom att i närmast efterföljande led kontrollera den interna kontrollen av revision i därpå efterföljande led. 4. En viktig del av kontrollen av revision i efterföljande led är kontrollen av revisorn, till exempel licensiering, erfarenhet, medlemskap i branschorganisation och medlemskap i internationella nätverk. 5. Det är ofta svårt att bedöma en lokal revisors kvalifikationer. Ansvaret för att göra den bedömningen ligger främst på den svenska enskilda organisation som förmedlar bidraget till den lokala organisationen. Om den svenska organisationen inte anser sig ha tillräcklig kompetens och erfarenhet för att självständigt göra den bedömningen kan den behöva anlita hjälp utifrån, till exempel från sin revisor eller från annat håll. 6. Vid utvärderingar och vid svenska enskilda organisationers besök i samarbetsländerna bör en uppföljning av revision finnas med som en del av arbetet. 15

18 7. Kontrollen av revision i efterföljande led bör anpassas efter situationen. Ett stort bidrag kräver ofta större kontroll än ett mindre. Situationer där risken för att revisionen inte uppfyller kraven kräver större kontroll än en situation där risken är mindre. Exempel på situationer där risken ofta ökar är när den lokala organisationen är en ny samarbetspart, visar brister i sin administrativa kapacitet eller att bidraget ges till en organisation i ett land där revision erfarenhetsmässigt bedöms som riskfylld En ramorganisations eller annan svensk enskild organisations kontroll av revision i alla efterföljande led En ramorganisations eller annan svensk enskild organisations kontroll av revision i alla efterföljande led bör normalt innehålla följande moment. Kontroll av revisionen av svensk enskild organisation 1. Bedömning av revisor. 2. Kontroll av att revisionsintyg bifogas rapporter enligt avtal. 3. Kontroll av att revisionsrapport från revisorn avlämnats enligt avtal. 4. Bedömning av revisionsintyg och revisionsrapport. 5. Kontroll av att organisationens fullständiga årsberättelse med tillhörande revisionsberättelse har avlämnats. 6. Bedömning av organisationens fullständiga årsberättelse med tillhörande revisionsberättelse. Kontroll av revisionen av lokal enskild organisation 1. Kontroll av att den svenska enskilda organisationen för vidare tillämpliga villkor avseende revision till den lokala organisationen. 2. Kontroll av att den svenska enskilda organisationen har en tillfredsställande kontroll av revisionen av den lokala organisationen. Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Kontroll av revision Svensk enskild organisation Lokal enskild organisation En svensk enskild organisations kontroll av revision i en lokal enskild organisation En svensk enskild organisations kontroll av revision av en lokal enskild organisation bör normalt innehålla följande moment. 1. Bedömning av revisor. 2. Kontroll av att revisionsintyg bifogas rapporter enligt avtal. 3. Kontroll av att revisionsrapport från revisorn avlämnats enligt avtal. 4. Bedömning av revisionsintyg och revisionsrapport. 5. Kontroll av att organisationens fullständiga årsberättelse med tillhörande revisionsberättelse har avlämnats. 6. Bedömning av organisationens fullständiga årsberättelse med tillhörande revisionsberättelse. Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Svensk enskild organisation Kontroll av revision Lokal enskild organisation 16

19 2.6 Bidragsmottagarens rapportering avseende revision Allmänna villkor 10. Revision Den bidragsmottagande organisation ska till Sida lämna följande rapporter när revision ska ske enligt Sidas revisionsinstruktion 1: 1. revisionsintyg enligt Sidas revisionsinstruktion 1 2. rapport från revisorn avseende granskningens innehåll och omfattning samt resultatet av granskningen av organisationens interna kontroll av revisionen i efterföljande led. Den bidragsmottagande organisation ska till Sida lämna följande rapport när revision ska ske enligt Sidas revisionsinstruktion 2: 1. revisionsintyg enligt Sidas revisionsinstruktion 2. Den bidragsmottagande organisationens revisor avlämnar sin rapportering till den organisationen, antingen enligt instruktion 1 eller enligt instruktion 2. Den bidragsmottagande organisationen vidarebefordrar sedan sin revisors rapportering till den bidragsgivande organisationen. Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation som tar emot sitt bidrag direkt från Sida rapporterar till Sida. Det innebär att dessa organisationers revisionsintyg och eventuell revisionsrapport blir offentlig handling när de har avlämnats till Sida. I vissa individuella fall kan även revisionsintyg och revisionsrapporter från organisationer längre ned i kedjan begäras in av Sida. Det är därför lämpligt att alla organisationer betraktar sin rapportering avseende revision av den Sidastödda verksamheten som potentiellt offentlig. Den bidragsmottagande organisationens rapportering, avseende revision, till den bidragsgivande organisationen. Sida Revision enligt instruktion 1: Revisionsintyg Revisionsrapport 1 Revision enligt instruktion 2: Revisionsintyg Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Revision enligt instruktion 1: Revisionsintyg Revisionsrapport 1 Revision enligt instruktion 2: Revisionsintyg Svensk enskild organisation Revision enligt instruktion 1: Revisionsintyg Revisionsrapport 1 Revision enligt instruktion 2: Revisionsintyg Lokal enskild organisation 1 Revisorns rapport avseende granskningens innehåll och omfattning resultatet av granskningen av den interna kontrollen av revision i efterföljande led väsentliga iakttagelser. 17

20 3. Krav på revisorer vid revision enligt revisionsinstruktion 1 Revisorns intyg enligt Sidas revisionsinstruktion 1 anknyter till FARs uttalande RevU 3 Revisorsintyg. Detta uttalande syftar till att vägleda revisorn om granskningens inriktning och omfattning samt om utformningen av intyget. I uttalandet finns följande klargöranden: Med revisorsintyg menas ett utlåtande som innebär ett bestyrkande och som en revisor lämnar utöver vad som krävs enligt den associationsrättsliga lagstiftningen. Revisorns uppgifter och ansvar i samband med revisorsintyg avviker inte från vad som gäller vid vanlig revision enligt FARs regler för god revisorssed, regel 4. Detta innebär att FARs rekommendationer i revisionsfrågor i tillämpliga delar blir vägledande för revisorn när det gäller granskningens inriktning och omfattning samt rapporteringen. I regel skall det finnas uppgifter om revisorns ställningstagande, om granskningsobjektet och i regel också om granskningens omfattning. Om anledningen till granskningen är lagbestämmelser eller särskilda instruktioner, bör uppgifter om detta lämnas. FARs uttalande ovan är inte baserat på de internationella revisionsstandarderna International Standards on Auditing (ISA). FARs uttalanden som inte är baserade på ISA rör revisorns granskning av specifikt svenska förhållanden och är därför inte tillämpliga för lokala enskilda organisationers revisorer. För dem ger i stället ISA 800, The Auditor s Report on Special Purpose Audit Engagements, eller nationell standard i det aktuella landet, vägledning. Självklart kan ISA 800 också vara till hjälp för svenska revisorer. 3.1 Krav på revisionsintyg Revisorns uttalande om rapportens överensstämmelse med avtal Rapporten har upprättats i enlighet med ovanstående avtal med Sida. 1. Revisorn ska uttala sig om huruvida den granskade rapporten har upprättats i enlighet med det bakomliggande avtalet med Sida eller den bidragsförmedlande organisationen. 2. Revisorn kan inte förväntas uttala sig om de delar av rapporten som ligger utanför hans eller hennes kompetensområde. En enskild organi- Allmänna villkor Revisionsinstruktion 1 18

21 sations rapport kan normalt delas upp i finansiell rapport, rapport av aktiviteter och rapport av effekter. Revisorn uttalar sig om följande delar och aspekter: Den finansiella rapporten ska granskas i sin helhet, inklusive uppföljning mot budget. Revisorn uttalar sig om den finansiella rapporten i sin helhet. Aktivitetsrapporten bör relateras till den finansiella rapporten för kontroll av att de överensstämmer och för bedömning av om kostnaderna är rimliga. Revisorn uttalar sig enbart om den del av aktivitetsrapporten som kan relateras till den finansiella rapporten. Revisorn har ingen möjlighet att uttala sig om effekter. Revisorn uttalar sig inte alls om effektrapporteringen Revisorns uttalande om intern kontroll av revision i efterföljande led Allmänna villkor Revisionsinstruktion 1 Den interna kontrollen av revision i efterföljande led ger ingen anledning till anmärkning. 1. Revisorn uttalar sig enbart om den granskade organisationens kontroll av revision i efterföljande led, inte om själva revisionen i efterföljande led. 2. Uttalandet grundar sig på en bedömning av hur väl den granskade organisationen följer riktlinjerna för enskilda organisationer i revisionshandledningens avsnitt 2.5 Kontroll av revision i efterföljande led. 3.2 Krav på revisionsrapporten Allmänna villkor Revisionsinstruktion 1 Revisorn skall också till den reviderade organisationen avge en rapport avseende: granskningens innehåll och omfattning resultatet av granskningen av organisationens interna kontroll avseende revisionen i de organisationer, i alla efterföljande led, som den granskade organisationen enligt avtalet med Sida förmedlar bidrag till. (Vid revision av bidragsförmedlande organisation) väsentliga iakttagelser inom den Sidastödda verksamheten som revisorn bör rapportera till organisationens styrelse enligt FARs rekommendation Revisionsprocessen. 19

22 Revisorns rapportering till den granskade organisationen Sida Revisionsintyg Revisionsrapport Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Revisionsintyg Revisionsrapport Svensk enskild organisation Revisionsintyg Revisionsrapport Lokal enskild organisation Revisorns rapportering 1. Revisionsintyg 2. Rapport avseende: granskningens innehåll och omfattning resultatet av granskningen av den interna kontrollen av revision i efterföljande led väsentliga iakttagelser. Revisorns rapportering 1. Revisionsintyg 2. Rapport avseende: granskningens innehåll och omfattning resultatet av granskningen av den interna kontrollen av revision i efterföljande led väsentliga iakttagelser. Revisorns rapportering 1. Revisionsintyg 2. Rapport avseende: granskningens innehåll och omfattning väsentliga iakttagelser Rapport avseende granskningens innehåll och omfattning Revisorn ska till den reviderade organisationen avge en rapport avseende granskningens innehåll och omfattning 1. Rapporten bör vara kortfattad och hållas på en övergripande nivå. 2. Av rapporten bör Sida eller den bidragsgivande organisationen kunna bilda sig en uppfattning om vad revisorn inte har granskat och som Sida eller den bidragsgivande organisationen därför själv kan behöva granska. Avsikten är dock inte att revisorn ska rapportera vad han eller hon inte granskat Rapport avseende organisationens interna kontroll av revisionen i efterföljande led Revisorn ska till den reviderade organisationen avge en rapport avseende resultatet av granskningen av organisationens interna kontroll avseende revisionen i de organisationer, i alla efterföljande led, som den granskade organisationen enligt avtalet med Sida förmedlar bidrag till. 1. Rapporten bör innehålla en analys av hur väl den granskade organisationens system och rutiner för kontroll av revision i efterföljande led följer revisionshandledningens riktlinjer för enskilda organisationer i avsnitt 2.5 Kontroll av revision i efterföljande led. 2. Rapporten bör innehålla eventuella rekommendationer till den granskade organisationen angående förbättringar av kontrollen av revision i efterföljande led Rapport avseende väsentliga iakttagelser Revisorn ska till den reviderade organisationen avge en rapport avseende väsentliga iakttagelser inom den Sidastödda verksamheten som revisorn bör rapportera till organisationens styrelse enligt FARs rekommendation Revisionsprocessen. 20

23 1. FARs rekommendation Revisionsprocessen har sedan 2004 ersatts av FARs uttalande RevU 1 Uttalande som komplettering till RS. Innehållet är detsamma och kan därför tillämpas på samma sätt som Revisionsprocessen. 2. Rapporten bör innehålla eventuella rekommendationer till den granskade organisationen angående de iakttagelser som revisorn rapporterar. 3.3 Särskilda krav på granskningens omfattning Allmänna villkor Revisionsinstruktion 1 Förutom den granskning som revisorn utför enligt god revisionssed skall revisorn särskilt granska att 1. organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar Sidamedel till 2. eventuell egeninsats redovisas i enlighet med avtal med Sida 3. Sidamedel hålls avskilda på separat bankkonto 4. den ekonomiska rapporteringen skett mot av Sida godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser 5. organisationen har följt Sidas bestämmelser vid upphandling. De särskilda krav på granskningens omfattning, förutom granskning enligt god revisionssed, som finns i Sidas revisionsinstruktion 1. Sida Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Svensk enskild organisation Lokal enskild organisation Granskningens omfattning Revisorn ska särskilt granska att 1. organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar Sidamedel till 2. eventuell egen insats redovisas i enlighet med avtal med Sida 3. Sidamedel hålls avskilda på separat bankkonto 4. den ekonomiska rapporteringen skett mot av Sida godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser 5. organisationen har följt Sidas bestämmelser vid upphandling. Granskningens omfattning Revisorn ska särskilt granska att 1. organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar Sidamedel till 2. eventuell egeninsats redovisas i enlighet med avtal med ramorganisation eller annan svensk enskild organisation 3. Sidamedel hålls avskilda på separat bankkonto 4. den ekonomiska rapporteringen skett mot av ramorganisation eller annan svensk enskild organisation godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser 5. organisationen har följt Sidas bestämmelser vid upphandling. Granskningens omfattning Revisorn ska särskilt granska att 1. Sidamedel hålls på bankkonto 2. den ekonomiska rapporteringen skett mot av svensk enskild organisation godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser 3. organisationen har interna bestämmelser för upphandling och vid upphandlingar har följt dessa. 21

24 3.3.1 Granskning av att organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar Sidamedel till 1. Revisorn ska verifiera att den granskade organisationen tecknar avtal med de organisationer den förmedlar bidrag till. 2. Revisorn ska granska innehållet i avtalet i den utsträckning som är förenlig med god revisionssed. 3. Revisorn ska särskilt granska avtalens villkor avseende revision. Revisorn ska då kontrollera att dessa avtal innehåller de villkor som enligt den granskade organisationens avtal med den bidragsgivande organisationen ska föras vidare till nästa led. Revisionshandledning ger tydlig vägledning om vilka avtal avseende revision som ska föras vidare i alla olika led Granskning av att eventuell egeninsats redovisas i enlighet med avtal med Sida 1. I allmänhet förekommer avtalad egeninsats endast i svenska enskilda organisationer Granskning av att Sidamedel hålls avskilda på separat bankkonto 1. Svensk enskild organisation skall hålla av Sida beviljade medel avskilda på separat bankkonto. 2. Mottagarorganisationen i verksamhetslandet (lokal enskild organisation) skall hålla bidraget på ett bankkonto Granskning av att den ekonomiska rapporteringen skett mot av Sida godkänd budget och innehåller förklaringar till eventuella avvikelser 1. Revisorn verifierar att rapporteringen mot budget överensstämmer med bokföringen och därmed ger en rättvisande bild. 2. Revisorn verifierar att förklaringar till budgetavvikelser finns och att förklaringarna inte motsägs av rapportens andra delar eller av annan information som revisorn har om den reviderade organisationen Granskning av att organisationen har följt Sidas bestämmelser vid upphandling 1. Upphandlingsbestämmelserna i Allmänna villkor, Sidas bidrag till svenska enskilda organisationer ska föras vidare till svenska enskilda organisationer i alla led. Revisor i alla svenska enskilda organisationer som revideras enligt Sidas revisionsinstruktion 1 kan därför i sin granskning utgå från Sidas Allmänna villkor. 2. Revisor i svensk enskild organisation ska verifiera att den granskade organisationen har interna regler för sin upphandling. Dessa regler ska uppfylla Sidas krav i Allmänna villkors bilaga 2, Upphandlingsbestämmelser för enskilda organisationer. 3. Revisor i svensk enskild organisation ska verifiera att den granskade organisationen följer sina interna regler i sin upphandling. 4. Revisor i lokal enskild organisation ska verifiera att den granskade organisationen har interna bestämmelser för upphandling och vid upphandlingar har följt dessa. 22

25 4.Krav på revisorer vid revision enligt revisionsinstruktion Krav på revisionsintyg Allmänna villkor Revisionsinstruktion 2 Revisorn skall efter avslutad granskning till den reviderade organisationen avge ett revisionsintyg avseende organisationens rapport. 1. Vid revision enligt Sidas revisionsinstruktion 2 ställs inga andra krav på revisionsintyget än att den förtroendevalde revisorn uttalar sig om den reviderade rapporten. Kraven på revisorns rapportering vid revision enligt Sidas revisionsinstruktion 2. Sida Revisionsintyg Ramorganisation eller annan svensk enskild organisation Revisionsintyg Svensk enskild organisation Revisionsintyg Lokal enskild organisation Revisorns rapportering Revisionsintyg Revisorns rapportering Revisionsintyg Revisorns rapportering Revisionsintyg 4.2 Förslag på granskningsmoment Sida ställer inga specifika krav på revisionen enligt revisionsinstruktion 2, förutom att revisorn ska avge ett revisionsintyg med en viss ordalydelse. Som ett stöd för förtroendevalda revisorer presenteras nedan en checklista med granskningsmoment som normalt bör ingå i revisionen enligt revisionsinstruktion 2. Checklistan utgör alltså inget krav från Sida på revisionens innehåll utan ska ses som föreslagna riktlinjer. 23

26 1. Kontrollera att den reviderade organisationens rapport till den bidragsgivande organisationen följer avtalet mellan de två organisationerna. 2. Kontrollera att de kostnader som den reviderade organisationen rapporterar till bidragsgivaren överensstämmer med bokföringen. 3. Kontrollera att det finns underlag för de kostnader som den reviderade organisationen rapporterar till bidragsgivaren. Underlagen kan bestå av organisationens egna verifikationer eller rapporter från bidragsmottagande organisationer. 4. Kontrollera att verksamhetsrapporten och den ekonomiska rapporten inte motsäger varandra. 5. Kontrollera om möjligt att den verksamhet som den reviderade organisationen rapporterar har genomförts. 6. Kontrollera att eventuell egeninsats från den reviderade organisationen har redovisats enligt avtal med den bidragsgivande organisationen. 7. Kontrollera att den reviderade organisationen har tecknat avtal med de organisationer den förmedlar bidrag till. 8. Kontrollera att ränta som den reviderade organisationen har tjänat har redovisats och i förekommande fall återbetalats enligt avtal med den bidragsgivande organisationen. 9. Kontrollera att ej utnyttjade medel har redovisats och i förekommande fall återbetalats enligt avtal med den bidragsgivande organisationen. 10.Kontrollera att en svensk enskild organisations bankkonto för Sidamedel tecknas av minst två personer i förening. 24