ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Transkript

1 Organ Datum 10/2018 Förbundsstyrelsen Sammanträdestid Onsdag , kl Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Öfverström, Clas ordf. Hambrudd, Annika vice ordf. X Andersson, Ulla X Landgärds, Viveka X Ulenius, Katarina X Sundman, Roger Schütten, Erik Lindfors, Nina X Karlsson, Rolf Beijar, Christian Söderlund, Pernilla Lindman, Gun Danielsson, Nicklas Fagerlund, Miina Föredragande Sekreterare Övriga närvarande Påvals, Marie-Louise, t.f. omsorgsdirektör X Hellgren, Jimmy, metod- och kvalitetschef X Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige X Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige X Häggblom, Josefine, ekonomichef , X Segerström, Hanna, koordinerande chef X Silander, Anu, personalchef X Hellgren, Jimmy, metod- och kvalitetschef Paragrafer Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den Jimmy Hellgren Sekreterare Ulla Andersson Sammanträdet är kungjort Mariehamn den Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

2 ÄRENDE: 100 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet Protokolljustering Godkännande och komplettering av föredragningslistan Bygga om befintlig förrådsbyggnad till daglig verksamhet för Åkersvängens boende Förslag till budget 2019 och ekonomiplan Omsorgsdirektör för Ålands omsorgsförbund k.f Delgivningar för kännedom Tillsättande av ersättare för t.f. omsorgsdirektör Budgetuppföljning Omdisponering av lånemedel samt rätt att underteckna skuldebrev och lyftnota under t.t. omsorgsdirektörs frånvaro... Bilagor: 1. Kostnadskalkyl 2. Förslag till budget och ekonomiplan

3 SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 100 Sammanträdet konstaterade vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 101 Till protokolljusterare valdes Ulla Andersson. Protokollet justeras kl på omsorgskansliet. 1

4 GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 102 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan med komplettering av tre paragrafer: 107 tillsättande av ersättare för t.f. omsorgsdirektör; 108 budgetuppföljning; 109 lyftorätt skuldebrev , omdisponering av lånemedel samt rätt att underteckna skuldebrev och lyftnota under t.f. omsorgsdirektörs frånvaro. 2

5 Förbundsstyrelsen , 72 7/2018 BYGGA OM BEFINTLIG FÖRRÅDSBYGGNAD TILL DAGVERKSAMHET FÖR ÅKERSVÄNGENS BOENDE 72 På Åkersvängens boende bor mestadels pensionärer vilka flertalet körs till dagverksamheter i Mariehamn och Godby. För att dessa klienter verkligen ska få vara pensionärer och ha mer anpassade dagar före dem önskas en dagverksamhet/sysselsättningsenhet till Åkersvängen. Tanken med verksamheten är att erbjuda meningsfull sysselsättningen enligt behov, humör och dagsform samt även göra små utfärder, bankärenden, besök till fotvård och frisör mm. Dagarna kan vara korta eller långa, klienten ges möjlighet att gå till egen lägenhet för att vila eller ta en paus. Utrymmet på Åkersvängen möjliggör inte att ha verksamhet i huset utan en ytterom-lokal är nödvändig. Utredning har gjorts gällande byggrätt på tomten, tomten har ingen byggrätt kvar. Således kan man endast bygga i befintliga utrymmen eller hus, vilket är förrådsbyggnaden. Förrådsbyggnaden omfattar ca 70 m 2, 10 klienter skulle kunna ha sin dagliga verksamhet i lokalen och till det behövs 2 personal. I tidigare planering av Åkersvängens gruppboende fanns det planerat att bygga dessa förråd på vinden, vilket fortfarande är möjligt. Enligt uppgift från byggnadsinspektören i Hammarland kräver ombyggnaden byggnadslov. Byggnadsnämnden i Hammarland har möte andra onsdagen i augusti. Tidigare projekt om att hyra en lokal i gamla bankhuset i Hammarland strandade p.g.a. problem med envisa myror. Bilaga 2, ; Kostnadskalkyl KOORDINERANDE CHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet med en ombyggnad av Åkersvängens förrådsutrymme till utrymme för daglig verksamhet. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen godkänner koordinerande chefens förslag. Ärendet återremitteras med begäran om kompletterande offert med hänsyn till kostnader för ventilation samt utlåtande från ÅMHM. 103 En utförligare kostnadskalkyl har begärts in, Bilaga 1, FST Till denna kostnad kommer kommunens bygglov om ca 500 samt grävning, ca

6 Förbundsstyrelsen , 72 7/ forts. Utlåtande från ÅMHM har beställts och delges på mötet. KOORDINERANDE CHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen godkänner kostnadskalkylen och påbörjar ombyggnaden snarast. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen accepterar kostnadskalkylen men konstaterar att medel inte finns i årets budget. Verksamheten behövs och förbundsstyrelsen planerar därför ombyggnaden till 2019 och lägger in i investeringsdelen, med byggstart i januari Enligt förslag. 4

7 Förbundsstyrelsen , 90 9/2018 FÖRSLAG TILL BUDGET OCH EKONOMIPLAN FÖR Enligt förbundets grundavtal skall den preliminära budgeten och ekonomiplanen tillställas medlemskommunerna senast den och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den Till det förslag som föredras för förbundsfullmäktige skall medlemskommunernas yttrande bifogas. Förbundsfullmäktige godkänner budgeten för varje begynnande period senast den föregående år. Avsikten med föreliggande förslag till budget och ekonomiplan för åren , Bilaga 3/FST , är att ge förbundsstyrelsen möjlighet att ta ställning till det förslag som förbundets ledningsgrupp utarbetat utgående ifrån de volymer som kommunerna beställt i insatser från omsorgsförbundet samt de stödbehovsbedömningar som gjorts inom daglig verksamhet och boendeservice. De märkbara förändringarna i föreliggande budget och ekonomiplan är; Stödbehovsbedömningarna har justerats och påvisat ett ökat behov, vilket i sin tur medför ökade behov av personalresurser. Föreståndarsituationen inom omsorgsförbundet är problematisk, flera föreståndare med färre enheter behövs. Fr.o.m upphör omsorgsförbundet uppbära avgift för samtliga åtgärder kopplade till medicinering, i enlighet med ÅMHM:s beslut MB I och med detta dras tjänsten som sjukskötare in fr.o.m Kanslipersonalen behöver förstärkning, i form av en kanslist, en driftsansvarig för IT- och fastigheter och en verksamhetssamordnare. Fastighetsbeståndet inom förbundet ses över, som resulterar i omfattande renoveringar och nya fastigheter, medan andra fastigheter avyttras eller slås ihop. De budgeterade kommunandelarna för år 2019 uppgår till totalt ,75, en förändring med 3,0% i jämförelse med den godkända budgeten för år 2018 ( ). Kommunernas socialförvaltningar har vecka 26 delgivits de klientvolymer som på basen av beställda insatser, beräknas skötas via omsorgsförbundet år

8 Förbundsstyrelsen , 90 9/ forts. Vid styrelsesammanträdet kommer förbundets ledningsgrupp att finnas till hands för att presentera sina respektive områden. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det, av förbundets ledningsgrupp, uppgjorda budgetförslageti enlighet med Bilaga 3/FST och den följdenligt förslagna ekonomiplanen för åren , varefter budget- och ekonomiplaneförslaget lämnas till kommunerna för yttrande. Christian Beijar avlägsnade sig kl Ärendet återremitterades för några textändringar enligt gjorda anteckningar av tjänstemän under mötet samt i avsnitt mom. P. ny tjänst som verksamhetssamordnare med årskostnad tas bort. I investeringsdelen 5.4 redogörs enskilda investeringsprojekt/ belopp och i översikten redogörs för omsorgsförbundets kostnader för plan 2020 och 2021 trots att vi inte vet vad KST medför, samma gäller för resultaträkningen Roger Sundman och Petter Johansson avlägsnade sig kl Förvaltningen har gjort upp ett nytt budgetförslag utifrån förbundsstyrelsens synpunkter. Sedan återremiss från FST 9/2018 har kostnaderna för daglig verksamhet minskat med 0,5 årsverken vårdare efter kontrollräknad närvarostatistik och översikt över uträkningen av den dagliga verksamhetens stödbehovsbedömning. En nettoökning i kommunandelar om ( till ) beror också på en tillkommen förmedlingstjänst om samtidigt som personalkostnader inklusive sociala avgifter har minskat med (0,5 årsverken vårdare och 1 årsverken verksamhets samordnare). De budgeterade kommunandelarna för år 2019 uppgår till totalt ,45, en förändring med 3,38 % i jämförelse med den godkända budgeten för år 2018 ( ). Förbundets ledningsgrupp närvarar under ärendet. 6

9 T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det, av förbundets ledningsgrupp, uppgjorda budgetförslaget i enlighet med Bilaga 2/FST och den följdenligt förslagna ekonomiplanen för åren , varefter budget- och ekonomiplansförslaget lämnas till kommunerna för yttrande. Förbundsstyrelsen beslöt att minska de i investeringsdelen (5.4) föreslagna medlen om sammanlagt för luftvärmepump/kyla till , som binds till styrelsens disposition. Det föranleder en minskning av den totala investeringsdelen från till Finansieringsdelen påverkas med samma summa. Den förändring detta leder till i övriga budgetsiffror ändras emellertid inte i budget- och ekonomiförslaget som lämnas till kommunerna för yttrande, utan först i det som blir styrelsens förslag till förbundets fullmäktige. I övrigt stryks från investeringsbehov 2020 (5.4) för projektering av nytt gruppboende i Mariehamn. 7

10 OMSORGSDIREKTÖR FÖR ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND K.F. 105 Förbundsstyrelsen har fått i uppdrag att till fullmäktige ge förslag på anställande av ny omsorgsdirektör. Omsorgsdirektören är högsta ledande tjänsteman för omsorgsförbundet. Omsorgsdirektören har motsvarande ställning inom omsorgsförbundet som kommundirektören har i kommunen, enligt 58 i kommunallagen för landskapet Åland. Förbundsstyrelsens rekryteringsgrupp för val av ny omsorgsdirektör bör bestå av förbundsstyrelsens och förbundsfullmäktiges presidier samt två representanter för personalen. Personalen utser två representanter till rekryteringsgruppen. Enligt förbundsfullmäktiges beslut utsågs en rekryteringsgrupp. Gruppen har bestått av följande personer: Petter Johansson, Ove Andersson, Annika Hambrudd, Anne-Marie Alavainio, Therese Båge samt Clas Öfverström. Rekryteringsgruppen sammanträdde första gången 22 augusti och valde ut 4 personer som kallades till intervju. Samtidigt utsåg rekryteringsgruppen en intervjugrupp som består av Annika Hambrudd, Petter Johansson, Anne-Marie Alavainio samt Clas Öfverström. Intervjugruppen har träffat (personligen samt via Skype) 3 sökande till OD-tjänsten (en återtog sin ansökan). Rekryteringsgruppen träffades åter den 24 september och beslöt då enhälligt att framföra förslag till omsorgsdirektör för Ålands omsorgsförbund k.f. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Styrelseordförandes förslag kommer att presenteras på mötet. Förslaget dras tillbaka emedan rekryteringsgruppens förslag har tagit tillbaka ansökan. 8

11 DELGIVNINGAR FÖR KÄNNEDOM Protokollsutdrag från ledargruppen , tillbud. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antecknar informationen till kännedom men det föranleder inga åtgärder. Enligt förslag. 9

12 TILLSÄTTANDE AV ERSÄTTARE FÖR T.F. OMSORGSDIREKTÖR 107 T.f. omsorgsdirektör Marie-Louise Påvals är för tillfället inte i tjänst. Till dess att hon kommer Tillbaka behöver en ersättare utses. Det är oklart hur länge t.f. omsorgsdirektören kommer att vara frånvarande, samtidigt som det är svårt att rekrytera någon till posten för en kortare period. Av den anledningen behöver det vara en person som redan känner väl till organisationen. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Styrelseordförande föreslår att metod- och kvalitetschef, Jimmy Hellgren, med assistans av övriga ledningsgruppen samt styrelsens ordförande förordnas att fungera som ersättare för t.f. omsorgsdirektören. Förordnandet skall upphöra att gälla den dag t.f. omsorgsdirektören är åter i tjänst, alternativt omprövas senast vid förbundsstyrelsens nästa sammanträde Enligt förslag. 10

13 BUDGETUPPFÖLJNING 108 Ekonomichefen presenterar på mötet en budgetuppföljning per Per det datumet är ca 69 % av 2018 års budgetmedel förbrukade. Vissa poster, såsom kostnader för tillfällig personal sticker dock ut i negativ bemärkelse. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antecknar budgetuppföljningen till kännedom, samt ger ekonomichefen i uppdrag att utreda varför vissa poster ligger markant över budget. VIK.T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. Enligt förslag. 11

14 LYFTORÄTT SKULDEBREV , OMDISPONERING AV LÅNEMEDEL SAMT RÄTT ATT UNDERTECKNA SKULDEBREV OCH LYFTNOTA UNDER T.F OMSORGSDIREKTÖRS FRÅNVARO 109 Återbäringen från slutregleringen för kommunandelar för räkenskapsperiod skall utbetalas till berörda kommuner inom 14 dagar från att förbundsfullmäktige har behandlat förbundets bokslut. Utredning gjord av Ekonomichefen visar att likviditeten under våren och sommaren harmoniserar med inbetalningar från fakturerade intäkter och utbetalningar för löpande månatliga kostnader. Likviditeten motsvarar dock inte ett uppbyggt kassaöverskott under år 2017 om ca euro för att möjliggöra utbetalningen av den beräknade slutregleringen om sammanlagt ,37 euro i sin helhet. Ett utkast på betalningsrater så solidariskt fördelat som möjligt om max fyra rater för varje berörd kommun uppgjordes inledningsvis men ekonomichefen kunde snart konstatera att likviditetsproblemet behövde en mer ingående analys före ett officiellt uttalande kunde göras. De största fordringsägarna kontaktades per telefon och man kom överens om att avvakta med utbetalningen tills klarhet gick att få över den uppstådda situationen. Efter samtal med förbundets revisorer i augusti 2018 och genomgång av investeringens finansieringsdel under åren kan konstateras att gjorda investeringar delvis har belastat likviditeten negativt utan motsvarande upplåningsgrad. Under våren 2016 återbetalades ett lån och för år 2018 budgeterades det för en försäljning av förbundets fastighet som ej har eller kommer att realiseras under budgetår Därav står förbundet nu inför situationen att en ny låneoffert behöver uppgöras för utförda investeringar under år 2017 och Inom förbundet har år 2018 varit stor omsättning på personal och det hann aldrig göras en tydlig dispositionsplan över hur de budgeterade driftsmedlen skulle fördelas på olika projekt på kontonivå, enbart i kontogruppsnivå för exempelvis material eller köptjänster. Detta har lett till att planering och uppföljning av små investeringar under gränsen, köptjänsten av fastighetsskötsel och övriga kostnader för löpande drift och skötsel av förbundets fastigheter har varit svårarbetad. Investeringsbudget år 2018 fastslår enligt schema för investeringsprojekt. Enbart två har kunnat utföras. Däremot ser Ekonomichefen att det bör göras en grundlig analys över diverse små investeringar gjorda under året som i nuläget belastar resultatet men antagligen bör omdisponeras till en budgetändring i investeringsdelen för år 2018 och tillställas 12

15 förbundsfullmäktige under hösten Därefter kan en utbetalning för slutregleringen för räkenskapsperiod genomföras i sin helhet. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att sköta återbetalningen för slutreglering ,37 euro till berörda kommuner enligt det befintliga skuldebrevet som upptagits under år 2018 men ej ännu lyfts. Förbundsstyrelsen bekräftar riktigheten i att styrelseordförande och ekonomichef undertecknat skuldebrevet och ger under t.f. omsorgsdirektörs frånvarande fullmakt till styrelseordförande och ekonomichefen rätt att underteckna lyftnotan om VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen godkänner ekonomichefens förslag om omdisponering av lånebelopp Enligt förslag. 13