ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Transkript

1 Organ Datum 8/2019 Förbundsstyrelsen Sammanträdestid Onsdag kl Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Öfverström, Clas ordf. Hambrudd, Annika vice ordf. X Andersson, Ulla X Landgärds, Viveka X Ulenius, Katarina X Sundman, Roger X Schütten, Erik Lindfors, Nina x Karlsson, Rolf Beijar, Christian Söderlund, Pernilla Lindman, Gun Danielsson, Nicklas Fagerlund, Miina Föredragande och Sekreterare Övriga närvarande X Dahlman, Katarina omsorgsdirektör 80-91, Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige X Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige Häggblom, Josefine, ekonomichef X Segerström, Hanna, t.f. koordinerande chef X Silander, Anu, personalchef X Hellgren Jimmy, metod- och kvalitetschef 80-91, Paragrafer Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den Katarina Dahlman Sekreterare KatarinaUlenius Sammanträdet är kungjort Mariehamn den Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

2 ÄRENDE: ÄRENDEN 80 Sammanträdets sammankallande och beslutförhet 81 Protokolljustering 82 Godkännande och komplettering av föredragningslistan 83 Fullmäktiges sammanträde Situationen på ekonomikansliet, sekretess 85 Uppsägning av lägenhet, sekretess 86 Kostnadseffektivare korttidsavlastning 87 Styrelsemöten under hösten 88 Budget Kansliet håller stängt vecka 30 och Upphandling av skjutsar i handikappanpassad taxi 91 Upphandling av takrenovering på Hildas hus 92 Kommunernas socialtjänst (KST) 93 Låneofferter 94 Bygga om befintlig förrådsbyggnad till dagverksamhet för Åkersvängens boende 95 Informationsärenden Denna möteskallelse har utfärdats samt anslagits på anslagstavlan för offentliga kungörelser i Mariehamn den Bilagor: 1. Utredning över kostnadseffektivare korttidsavlastning 2. Anbudshandlingar gällande skjutsar i handikappanpassad taxi 3. Anbudshandlingar gällande takrenovering på Hildas hus 4. Sammanställning över låneofferter 5. Anbud 0

3 SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 80 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. PROTOKOLLJUSTERING 81 Protokollet justeras torsdagen 27.6 klockan på omsorgsförbundets kansli. Till protokolljusterare valdes Katarina Ulenius. 1

4 GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 82 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan och beslöt enhälligt komplettera listan med följande ärenden; - Låneofferter - Bygga om befintlig förrådsbyggnad till dagverksamhet för Åkersvängens boende - Informationsärenden 2

5 FÖRBUNDSFULLMÄKTIGES SAMMANTRÄDE Enligt 49 i kommunallagen för landskapet Åland skall förbundsstyrelsen övervaka att fullmäktiges beslut är lagliga, utom i ärenden som rör fullmäktiges inre organisation samt val av styrelse och revisorer. Förbundsfullmäktige höll sammanträde den Protokollen finns till påseende på mötet. Förbundsstyrelsen konstaterar att besluten tillkommit i laga ordning och kan verkställas. 3

6 SITUATIONEN PÅ EKONOMIKANSLIET, SEKRETESS 84 4

7 UPPSÄGNING AV LÄGENHET, SEKRETESS 85 5

8 KOSTNADSEFFEKTIVARE KORTTIDSAVLASTNING 86 I samband med att budgeten för 2019 godkändes av förbundsfullmäktige gav förbundsstyrelsen i uppdrag att inom juni 2019 presentera förslag för hur korttidsavlastningen inom förbundet kan bli mer kostnadseffektiv. I bilaga 1/ finns en utredning som visar hur det sannolikt kan göras. Det största hindret för att nå en lägre kostnad för korttids är storleken på klientunderlaget. Det handlar helt enkelt om att ha så många klienter på plats som möjligt under de dygn som verksamheten är öppen. I övrigt kan sägas att det möjligen går att göra en mer rättvis fördelning av de interna kostnaderna så att korttids bär en mindre del av dessa. På längre sikt bör man överväga möjligheter som skapar synergieffekter med andra verksamhetsformer utan att inverka på kvaliteten på varken korttids eller den andra verksamheten. Förbundsstyrelsen beslutar stänga korttidsavlastningen måndag onsdag ojämna veckor under tiden Vidare håller korttidsavlastningen julstängt under tiden Inför år 2020 utreds konsekvenserna av att verksamheten håller stängt 1 vecka per månad så att antalet nyttjade platser per öppna dygn blir så högt som möjligt. 6

9 STYRELSEMÖTEN UNDER HÖSTEN 87 Styrelsemöten är inbokade 14.8, 18.9, och Förbundsstyrelsen senarelägger styrelsemötet i augusti och september till 21.8 och

10 BUDGET Den preliminära budgeten och ekonomiplanen ska tillställas medlemskommunerna senast den 30.9 och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den Saltviks kommun har inkommit med budgetdirektiv. Grunden för ramarna är 2019 års budget. Verksamhetens kostnader ska sänkas med 4 %. Det nuvarande tjänste- och arbetskollektivavtalen är i kraft och förhandlingar har inte påbörjats för kommande avtalsperiod. Förbundsstyrelsen diskuterar budgetarbetet. 8

11 KANSLIET HÅLLER STÄNGT VECKA 30 OCH För att koncentrera semestrarna så föreslås att kansliet håller stängt v. 30 och 31. Förbundsstyrelsen beslutar att kansliet håller stängt vecka 30 och 31. 9

12 UPPHANDLING AV SKJUTSAR I HANDIKAPPANPASSAD TAXI 90 Leverantören åtar sig att utföra klienttransporter morgon och eftermiddag till och från daglig verksamhet enligt ett körschema under avtalsperioden med möjlighet till förlängning av avtalet med 1+1 år. Upphandlingen överstiger EU:s tröskelvärde. Förbundsstyrelsen godkänner anbudshandlingarna bilaga 2/ och går vidare med anbudsförfrågan. 10

13 UPPHANDLING AV TAKRENOVERING PÅ HILDAS HUS 91 Taket på Hildas hus skadats av sk bitumenkorrosion(plåten rostar underifrån). Taket kräver omedelbara åtgärder. Förbundsstyrelsen beslutar godkänna anbudshandlingarna, bilaga 3/ och går vidare med anbudsförfrågan. 11

14 KOMMUNERNAS SOCIALTJÄNST (KST) 92 Beslut i landskapsregeringen 9.5 Enligt protokoll fört vid pleniföredragning 9.5 i Ålands landskapsregering så konstaterar landskapsregeringen att inget avtal om organiseringen av samarbetet mellan kommunerna vad gäller en kommunalt samordnad socialtjänst inkommit till landskapsregeringen inom den föreskrivna tiden. Eftersom kommunerna inte själva inom den angivna tidsfristen lyckats komma överens om ett avtal om hur samordningen av socialtjänsten ska organiseras kommer samordningen att ske på det sätt som lagtinget beslutat genom lag inom ramen för ett kommunalförbund med samtliga åländska kommuner som medlemmar. Begäran om att utse förhandlare Den 16 maj 2019 gick det ett brev ut till medlemskommunerna där ÅOF bad medlemskommunerna att senast den 14 juni utse representant med mandat att på kommunens vägnar förhandla fram ett förslag till grundavtal. Följande kommuner har utsett förhandlare; Föglö Christian Dreyer (ersättare Andreas Johansson) Geta Gustav Blomberg (ersättare Sandra Elmén) Hammarland Kurt Carlsson (ersättare Lars Häggblom) Jomala Harry Jansson (ersättare Carina Aaltonen) Kumlinge Christian Dreyer (ersättare Andrea Johansson) Lemland Mikael Smeds (ersättare Conny Rosenberg) Vårdö Andreas Johansson Mariehamns stad Emma Dahlén (ersättare Barbara Heinonen) Eckerö kommun Jan-Anders Öström (ersättare John Hilander) Kökar kommun Christian Dreyer (ersättare Andreas Johansson) Brändö kommun Christian Dreyer (ersättare Andreas Johansson) Lumparlands kommun Brage Wilhelms (ersättare Mattias Jansryd) Saltviks kommun Henry Lindström (ersättare Berit Hampf) Finströms kommun Håkan Lundberg (ersättare Paulina Eklund) Sunds kommun Jens Andersén (Mats Ekholm) Sottunga kommun 12

15 Förhandlingarna börjar i augusti. Möte med socialsekreterarna 6.6 Socialsekreterarna framförde önskemål om att kunna sitta tillsammans i ett framtida KST, med tillgång till lokaler/mottagningsrum i kommunerna. Skärgården är en utmaning. Det behövs även att riktlinjer och kriterier för de olika områdena är färdiga till den så at grunden för att arbeta då finns. Första steget är att åka ut till kommunerna för att efterhöra vad befintlig personal är intresserad av att arbeta med. Föreslås även att därefter tillsätta arbetsgrupper för de olika blocken inom KST. Förbundsfullmäktiges möte 7.6 Förbundsfullmäktige bad styrelsen fundera på vilken representation som behövs i styrelsen då det blir ett KST. Möte med Åda Ab 13.6 Förvaltningen träffade Marina Ekqvist och Lynn Häggblom från Åda Ab Åda Ab hjälper oss att uppskatta kostnaderna för de IT-stöd som förvaltningen behöver i ett KST. Raseborg, Pargas, Sibbo Vi har bjudit in representanter från Raseborg, Pargas och Sibbo för att informera om hur de organiserade sig när nya socialvårdslagen kom. Tanken är att verksamma socialarbetare i kommunerna skulle ha möjlighet att delta vid besöket. Besöka KST personalen ute i kommunerna Vi avser att besöka kommunerna under augusti månad. Inför besöket ber vi representanter från kommunerna att fylla i en enkät. Budget 2020 En budget för 2020 behöver lämnas in till landskapsregeringen inom augusti månad. Den 6.9 ska social- och miljöavdelningen ha sitt budgetförslag klart. ORDFÖRANDENS FÖRSLAG: 13

16 Förbundsstyrelsen frigör omsorgsdirektören för att jobba med KST-arbetet under augusti månad. Jimmy Hellgren är t.f omsorgsdirektör under den tiden. Jimmy Hellgrens lön under augusti månad är euro i helhetslön. Carolina Sandell anlitas för att hjälpa till med förberedande åtgärder inför bildandet av kommunernas socialtjänst. JÄV: Jimmy Hellgren och Katarina Dahlman anmälde jäv, vilket godkändes, och deltog inte i ärendets behandling. 14

17 LÅNEOFFERTER 93 Ekonomichefen skickade en låne-offertförfrågan 12 juni på två lån: A: lånebelopp euro B: lånebelopp euro Låneofferterna skulle lämnas senast den 19 juni 2019 klockan under adress: Ålands omsorgsförbund Styrmansgatan 2 B Mariehamn Offerterna öppnades 19 juni klockan Offerten från Nordea Bank Abp var försent inkommen. Offerterna från Ålandsbanken ABP och Andelsbanken för Åland har inkommit inom utsatt tid, bilaga 4/ Förbundsstyrelsen beslutar anta låneofferten från Andelsbanken för Åland eftersom den är förmånligast för omsorgsförbundet. Omsorgsdirektören befullmäktigas lyfta lånet. 15

18 BYGGA OM BEFINTLIG FÖRRÅDSBYGGNAD TILL DAGVERKSAMHET FÖR ÅKERSVÄNGENS BOENDE 65/ Det finns euro i investeringsbudgeten 2019 för renovering av förrådsbyggnad till dagverksamhet. Bygglov har beviljats. Tf koordinerande chef har tillsammans med Robin Österlund från Byggkontroll Ab tagit fram en anbudsförfrågan gällande ombyggnationen. Förbundsstyrelsen beslöt godkänna anbudshandlingarna inklusive toalett, bilaga 4/ och går vidare med anbudsförfrågan. 94 Ett anbud har inkommit, bilaga 5/ Förbundsstyrelsen beslutar befullmäktiga omsorgsdirektören att kalla till kontraktsförhandlingar och sluta kontrakt om förhandlingsresultat uppnås. 16

19 INFORMATIONSÄRENDEN 95 Styrelsen är inbjuden till ett stormöte om kommunernas sysselsättnings/arbetsverksamhet i framtiden. Mötet äger rum måndag 19 augusti klockan på Fabriksgatan 10. Alla klienter inom omsorgsförbundet har erbjudits en läkarkontakt. Då det inte är möjligt att besöka ÅHS så gör läkaren hembesök. Detta är en första screening. Förbundsstyrelsen beslutar anteckna informationen till kännedom. 17