Internkontrollplan 2019 för kommunledningsförvaltningen

Transkript

1

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer KLK 2018/1083 Handläggare Anna Sandberg Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Internkontrollplan 2019 för kommunledningsförvaltningen Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott förslår kommunstyrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar att godkänna intern kontrollplan för kommunledningsförvaltningen för Beredning av ärendet Kommunfullmäktige har 24 november 2010 antagit Regler för intern kontroll i Hässleholms kommun. Syfte och mål med den interna kontrollen är: Verksamhetens prestationer och kvalitet ska uppfylla de mål som fastställts Verksamheten ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt Politiker och personal ska skyddas från oberättigade misstankar Fattade beslut ska verkställas och följas upp Kommunens räkenskaper ska vara rättvisande Kommunens tillgångar ska tryggas och förluster minimeras Lagar, förordningar, föreskrifter och avtal ska efterlevas. Varje avdelning ansvarar för sin interna kontroll och har utifrån väsentlighet och risk föreslagit kontrollmoment för sin verksamhet. Kontrollens utförs i vissa fall av den avdelning/enhet som har expertis på området. Kommunledningsförvaltningen Bengt-Arne Persson Kommundirektör/förvaltningschef Eva-Lotta Svensson Ekonomichef Kommunledningsförvaltningen / Ekonomiavdelningen Bilaga Intern kontrollplan 2019 Risk- och väsentlighetsanalys 2019 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

3 INTERN KONTROLLPLAN ÅR: 2019 Förvaltning: Kommunledningsförvaltningen exkl. Kontrollplan f.d AK-förvaltningen och f.d Räddningstjänsten Kontrollområden Rutin/policy/system "vilka regler, policys osv som ligger till grund för granskningen?" Kontrollmoment "vad ska granskas?" Metod 1 "hur kommer granskningen att göras?" Frekvens "hur ofta kommer granskningen att göras?" Ansvar "vem är ansvarig för att granskningen blir gjord?" Rapporterin g "vem ska utförd granskning rapporteras till?" Risk "hur stor är risken att fel ska uppstå?" Väsentlighet "hur blir konsekvensen om fel uppstår?"

4 Arkivlagen. Arkivreglemente. Offentlighetsprincipen.

5 Intern kontrollplan ÅR: 2019 Förvaltning: Arbetsmarknad och kompetensutveckling Kontrollområden FJOLÅRETS MOMENT Rutin Kontrollmoment Metod 1 Frekvens Ansvar Rapportering Risk Väsentlighet vilka regler, policys, system osv som ligger till grund för granskningen? vad ska granskas? hur kommer granskningen att göras? hur ofta kommer granskningen att göras? vem är ansvarig för att granskningen blir gjord? vem ska utförd granskning rapporteras till? hur stor är risken att fel ska uppstå? hur blir konsekvensen om fel uppstår? Inventarieredovisning Riktlinjer för inventarieredovisning och stöldskyddsmärkni ng - Kommunal författningssamlin g G /049. (Dokumentent finns i Kupèn) Att inventarielistor upprättas enligt riktlinjerna. (Samtliga verksamheter granskas) Kontrollera att inventarielistorna är uppdaterade. (Se föreslagna åtgärder för kontrollmomentet i granskningsrapporte n för 2018) En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Sannolik Kännbar EKONOMI, PERSONAL Inköp enligt ramavtal Ramavtalen. kommunens inköpspolicy. Att ramavtalen följs vid enskilda inköp av olika varugrupper med fakturabelopp på minst kronor. (Samtilga verksamheter granskas) Kontrollen av samtliga enheter görs på Kanslitet Stobygatan 5 (Kontakta ekonom Arne Wolke som kommer att vara behjälplig vid kontrollen) Kontrollera fakturor på enheternas inköp - att kommunen har ramavtal med de leverantörer där inköp gjorts. 10 stickprov görs på varje enhets inköp som gjorts fr.o.m. 1 oktober 2018 till 30 september En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Möjlig Kännbar

6 VERKSAMHET Registerkontroll av elever som ska ha praktik inom förskoleverksamhet eller ungdomsskola. Verksamhetens Att elever från kockrutiner kring och köksbiträdesutbildningarna på registerkontroll enl lagen (2000:873) T4vux som går ut i praktik inom förskoleverksamhet eller skola har gjort en registerkontroll. (Flexvux granskas. Kontakta utbildningsledare Katarina Stigsdotter innan kontroll) Elever som ska göra praktik ska visa upp ett oöppnat kuvert som innehåller registerutdraget för utbildnings-ledaren på utbildningen. Utbildningsledaren noterar på en klasslista att varje elev visat upp sitt kuvert. Kontrollera att det är noterat på klasslistan att alla elever visat upp sitt kuvert. En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig Systematiskt kvalitatsarbete Interna rutiner Att Yrkeshögskolan Syd har upprättat en kvalitetshandbok för utbilningarna på skolan. (Kontakta utbildningsledare Bo Persson) Kontrollera att kvalitetshandbok har upprättats. En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Möjlig Kännbar Kontroll att anmälda prövningar blir registrerade och slutförda Intena rutiner Att prövningar som Kontrollera genomförts under 2019 prövningslasta från registreras i TED (Tieto 2019 så att elever Eduacation) och att anmält sig till betyg sätts på avslutad prövning har gjort prövning. (T4vux prövningen och att granskas. Kontakta resultatet (betyget) administratör Stina är registrerat i TED Pallbo innan kontroll) (Tieto Education) En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Sannolik Allvarlig

7 Rutiner för säker hantering av nycklar och taggar Interna rutiner Att antalet registrerade Kontrollera att nycklar i antalet fysiska nyckelhanteringsprogrammet samma som antalet nycklar när det Keycontrol är registrerade nycklar i detsamma som antalet Keycontrol. (Kontroll fysiska nycklar. görs genom (Fysiska nycklar) = avstämning mot lista antalet nycklar som är över beställda inne + antalet utlånade nycklar nycklar enligt somupprättas av Keycontroll) låssmeden.) Att antalet ej utlånade Kontrollera att nycklar i Keycontrol antalet ej utlånade motsvaras av antalet nycklar i Keycontrol fysiska nyckar som inte motsvaras av antalet är utlånade. fysiska nycklar som (Norra station finns inne. granskas. Kontakta receptionist Lena Lindh innan kontroll) En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig Deltagares medgivande om sekretess Offentlighets- och sekretesslagen. Interna rutiner. Att sekretessmedgivande godkänts och registrerats i verksamhetssystemet GWA vid inskrivning av nya deltagare på Arbetsmarknadsenhete n. (Kontakta verksamhetschef Jörgen Bergvall innan kontroll) Kontrollera att kryssrutan för sekretessmedgivand e i verksamhetssysteme t GWA är markerad. Kontrollera sekretessmedgivand e alla för deltagare som skrivits in på Arbetsmarknadsenhe ten under tiden 1 oktober 2018 till 30 september En gång/år Utses av enhetschef Förvaltningschef Sannolik Allvarlig

8 Intern kontrollplan 2019 Räddningstjänsten Dnr RTJ Dnr Bilaga 2 Kontrollområde Fjolårets moment Ekonomi, Personal Verksamhet Rutin/policy /system vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen? Löneregistrering Debitering av avtal/ tjänster och myndighetsutövning LSO (Lagen om skydd mot olyckor) AFS (rökdykning) AFS (höghöjdsarbete) Trafiklagstiftningen/intern rutin AFS (högtrycksbrandsläckning) Losstagning Kontrollmoment Vad ska granskas? Att löner registreras på ett korrekt sätt. Säkerställ att allt debiteras enligt avtal, taxor och prislista. Händelserapportering rätt ifylld händelserapport Rökdykarkompetens Rullbandstest Hälsoundersökning/ arbets-ekg Rökövningar Att personalen har utbildning i hur utrustningen används samt att utrustningen besiktigas regelbundet. Att personal som kör fordon vid utryckning har adekvat utbildning och kontinuerlig övning. Att personalen har utbildning i hur utrustningen används samt att utrustningen besiktigas regelbundet Att personalen har utbildning i hur utrustningen används Metod 1 Hur kommer granskningen att göras? Kontroll att alla underlag blir korrekt registrerade Granskning och uppföljning av händelserapporter, utförd myndighetsutövning, och andra tjänster. Granskning av händelserapporter Kontroll att alla genomgått tester och övningar Granskning av dokumentation att utrustningen kontrollerats och personalen utbildats Kontroll och uppföljning av att övning har genomförts. Granskning av dokumentation att utrustningen kontrollerats och personalen utbildats Granskning av dokumentation att utrustningen Frekvens Hur ofta kommer granskningen att göras? Ansvar Vem är ansvarig för att granskningen blir gjord? Rapportering Vem ska utförd granskning rapporteras till? Risk Hur stor är risken att fel ska uppstå? Väsentlighet Hur blir konsekvensen om fel uppstår? Kontinuerlig Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Kännbar Kontinuerlig Verksamhetschefer Förvaltningschef Möjlig Kännbar Kontinuerligt 100 % Verksamhetschef Förvaltningschef Sannolik Kännbar 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef Mindre sannolik Allvarlig 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig

9 Intern kontrollplan 2019 Räddningstjänsten Dnr RTJ Dnr Bilaga 2 Sjukvård vid insats Arbete i kontaminerad miljö Information och rådgivning Diarieföring Trafiklagstiftningen/intern rutin Instruktioner/rutiner för intern utbildning/övning samt att utrustningen besiktigas regelbundet Att personalen följer framtagna rutiner och använder korrekt utrustning. Personal som arbetar i kontaminerad miljö ska ha ändamålsenlig utrusning och utbildning. Att samtlig personal ska lämna grundläggande korrekt information och rådgivning inom området skydd mot olyckor. Handlingar samt samtal av rådgivande karaktär diarieförs Att rutiner för arbete på väg vid insats följs. Att all operativ personal har genomgått övningar enligt framtaget övningsschema. kontrollerats och personalen utbildats Säkerställa och kontrollera att personalen genomgår anpassade utbildningar. Kontroll att korrekt utrustning används och att personalen får anpassad utbildning. Kontroll att samtlig personal har fått grundläggande utbildning i informations- och rådgivning inom området skydd mot olyckor. Kontroll av diarielistor och dokument Insatsutvärdering Kontroll att all operativ personal genomgår den utbildning som krävs Dokumentation av övningar. 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig Kontinuerligt Verksamhetschefer Förvaltningschef Möjlig Allvarlig Kontinuerligt Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Kännbar Kontinuerligt Verksamhetschef Förvaltningschef Mindre sannolik Kännbar Kontinuerligt Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig Kontinuerligt Verksamhetschef Förvaltningschef Möjlig Allvarlig

10 Risk- och väsentlighetsanalys för kommunledningsförvaltningen exkl. f.d. AKförvaltningen och f.d räddningstjänsten En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys KONSEKVENS 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 - Möjlig 4 - Sannolik SANNO- LIKHET KONSEKVENSEN om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. SANNOLIKHETEN att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna : Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.

11 Ekonomiavdelningen, ekonomienheten Budget och flerårsplan Kommunallagen styr att budgeten ska beslutas vid en viss tidpunkt. Viktigt att budgeten är baserad utifrån rätt förutsättningar annars finns risk för felaktiga fördelningar. Som stöd till prioritering finns; 1. Ny resursfördelningsmodell från kommunfullmäktige till nämnderna som beslutades 2018 och gäller från och med 2019, och tillämpas för verksamheter som påverkas i stor utsträckning av befolkningsutvecklingen och har ett starkt samband mellan kostnader och antal elever/brukare Riktlinjer för investeringar som även beslutades under Det finns tidplan och ansvarsfördelning för arbetsprocessen och de berörda kan ersätta varandra. Risken i detta arbetsmoment är att vi beräknar de ekonomiska förutsättningarna felaktigt. Risken i detta arbetsmoment är också att en eller båda personerna som arbetar i denna process får en längre frånvaro och det kan då innebära att vi inte får fram produkten i tid och därmed inte följer lagen. Risk: Mindre sannolik Totalt: 6 poäng Motivering: Kontrollmomentet tas inte med i den interna kontrollplanen. Låg risk. Pensionsförvaltning Regler finns som styr förvaltarna hur de får agera. Det finns i reglerna ett avkastningsmål. Månadsrapport erhålls från förvaltarna samt en totalrapport där utvecklingen framgår, avstämning av avkastningsmål samt limiter. Månadsavstämning och bokföring görs på ekonomiavdelningen. Risken i detta arbetsmoment är att förvaltarna orsakar skada genom t ex grov vårdslöshet eller uppsåt. Enligt gällande avtal ansvarar förvaltarna för all skada som orsakas kommunen på grund av att förvaltaren, eller annan för vilken förvaltaren svarar, har agerat i strid med avtalet inklusive placeringsreglerna eller om förvaltaren på annat sätt har förfarit vårdslöst eller varit försumlig. Förvaltaren ansvarar för utebliven vinst och andra indirekta skador. Risk: Osannolik Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 4 poäng Motivering: Kontrollmomentet tas inte med i den interna kontrollplanen. Låg risk Månadsuppföljningar Uppföljningstidplanen som skickas ut vid årsskiftet anger inlämningstidpunkterna Ekonomiavdelningen sammanställer och analyserar material från förvaltningarna och stämmer av siffermaterialet mot ekonomisystemet Risken i detta arbetsmoment är att vi skulle sammanställa felaktigt siffermaterial. I och med att förvaltningarna lägger in nämndens prognossiffror i ekonomisystemet är det osannolikt att något ska bli fel. Om fel skulle uppstå avseende utfallet är konsekvenserna försumbar eftersom det är en sammanställning av inträffat och felet kan rättas till. Om fel uppstår avseende prognosen kan det dock bli kännbart.

12 Risk: Osannolik Väsentlighet: Försumbar/Lindrig Totalt: 1-2 poäng Motivering: Kontrollmomentet tas inte med i den interna kontrollplanen. Låg risk Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Lindrig/Kännbar Totalt: 4-6 poäng Motivering: Kontrollmomentet tas inte med i den interna kontrollplanen. Låg risk Delårsrapport Detta regleras genom lagstiftning. Delårsrapporten ska vara klar vid en viss tidpunkt. Revisionen ska hinna granska delårsrapporten innan vi skickar ärendet vidare till kommunstyrelsen. Det finns en tidplan och ansvarsfördelning för arbetsprocessen. Rutinbeskrivningar är framtagna för de arbetsmoment där det bara är en person som till fullo kan momentet. En delårsrapport är mer komplicerad än en månadsuppföljning på grund av periodiseringar, backning av löner samt upprättande av RR, BR och FIA. Risken i detta arbetsmoment är att vi skulle sammanställa felaktigt siffermaterial från förvaltningarna och att det skett felaktiga periodiseringar i ekonomisystemet. Det kan leda till att RR, BR och FIA inte ger en rättvisande bild. I och med att förvaltningarna lägger in nämndens prognossiffror i ekonomisystemet är det osannolikt att sammanställningen av deras siffermaterial skulle bli felaktig. Om fel skulle uppstå avseende utfallet är konsekvenserna försumbar eftersom det är en sammanställning av inträffat och felet kan rättas till. Om fel uppstår avseende prognosen kan det dock bli kännbart. När det gäller periodiseringar finns tydliga instruktioner i anvisningarna. Risken i detta arbetsmoment är också att någon av personerna som arbetar i denna process får en längre frånvaro och det kan då innebära att vi inte får fram produkten i tid och därmed inte följer lagen samt att den kanske inte bli korrekt och då inte ger en rättvisande bild. Bokslut samt årsredovisning När årsredovisningen ska vara färdig fastställs i lagstiftning. Det är även fastställt i lag vad som ska finnas med. Revisionen ska granska bokslut och årsredovisningen innan ärendet avseende årsredovisningen skickas vidare till kommunstyrelsen. Det finns tidplan och ansvarsfördelning för arbetsprocessen. Rutinbeskrivningar är framtagna för de arbetsmoment där det bara är en person som till fullo kan momentet. Risken i detta arbetsmoment är att det skett felaktiga periodiseringar och uppbokningar i ekonomisystemet. Det kan leda till att RR, BR och FIA inte ger en rättvisande bild. När det gäller periodiseringar finns tydliga instruktioner i anvisningarna. Risken i detta arbetsmoment är också att någon av de personerna som arbetar i denna process får en längre frånvaro och det kan då innebära att vi inte får fram produkten i tid och därmed inte följer lagen samt att den kanske inte bli korrekt och då inte ger en rättvisande bild. Risk: Mindre sannolik Totalt: 6 poäng Motivering: Kontrollmomentet tas inte med i den interna kontrollplanen. Låg risk

13 Ekonomiavdelningen, redovisningsenheten Attestrutiner Attestreglerna stadgar att alla ekonomiska transaktioner ska vara undertecknade av två personer. Tidigare rutiner gav dock möjlighet att förfalska namnteckningar och registrera fakturor till sig själv. Digitaliseringen av fakturor och utbetalningar har förbättrat säkerheten genom att behörigheten byggs in i systemet genom inloggning, beloppsgränser, knytning till den egna ansvarskoden, krav på två attestanter i förening på alla utbetalningar och 2 beslutsattestanter vid ututbetalning över 1 mnkr. Nya attestregler har antagits som anpassats m h t de nya arbetssätt som digitaliseringen medger. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4 Motivering: Genom stickprov kontrolleras att attestreglerna följs. Ingår i kontrollplanen. Kassa/dagbokföring In- och utbetalningar matchas mot underlag och kvitton, registreras i dagbokföringen och dagrapporten stäms av mot bankernas kontoutdrag. I väntan på underlag från förvaltningarna sker viss eftersläpning beträffande inkomstbokföring av vissa insättningar, t ex serviceboxen, lönebidrag. Ersättare finns. 3 Väsentlighet: Lindrig 2 Totalt: 6 poäng Motivering: Daglig avstämning och betryggande ersättare och manualer finns. Ingår ej i kontrollplanen. Representation Skatteverkets regler gäller, vilket innebär att syfte och deltagare framgår och att representationen har ett omedelbart samband med verksamheten. Faktura eller verifikation ska vid behov kompletteras med uppgifter. Vid registrering på representation krävs en anteckning. 3 3 Motivering: Stickprovskontroll. De ekonomiska riskerna torde visserligen vara lindriga, men kommunens badwill vid missbruk kan bli betydande. Nya leverantörer Uppläggning av leverantörer sker nu centralt med kontroll av bg/pg, org.nr, momsreg.nr, F- skatt. Säkerheten har förbättrats genom att våra betalningsfiler nu kontrolleras av ett externt företag, t ex vad gäller bg, pg, moms, F-skatt, bluffakturaleverantörer, oregelbundna betalningsmönster, belopp över vissa limitar. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4 Motivering: Stickprovskontroll av att den löpande kontrollen bör ske p g a risken för förskingring. Ingår i kontrollplanen. Systemförvaltning Ansvar för systemtabeller, införande av uppgraderingar och nya funktioner, göra anpassningar m h t verksamhetens behov, ge support och utbildning. Rutinbeskrivningar finns för användarnas vanligaste moment. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4

14 Motivering: Redovisningslagens krav, sårbara rutiner samt benägenhet att i det löpande arbetet inte prioritera dokumentation talar för behovet av uppföljning av att uppdatering sker. Ingår i kontrollplanen. Ekonomiavdelningen, upphandlingsenheten Köp utanför ramavtal Genom upphandlade ramavtal är avsikten att kommunen ska få bästa möjliga affärsvillkor samt att riktlinjer och policy följs. Men de medför även en förpliktelse att handla det upphandlade sortimentet från ramavtalsleverantören. Köp från annan part kan medföra skadeståndsskyldighet motsvarande utebliven vinst, om det saknas giltig grund för köpet. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: minst Kännbar 3 Totalt: minst 12 poäng Motivering: Vi fortsätter att följa upp ramavtalsområden för hela kommunen (om inget annat anges) - Livsmedel - Kontorsmaterial - Kontorsmaterial inom KLK Däremot utgår Resetjänster p g a hög avtalstrohet och Skolmaterial, som är mycket svårt att följa upp. Nya områden är i stället Toner, ett nytt avtalsområde, och Städkem, där det är väsentligt att följa upphandlat sortiment m h t gjord riskbedömning. Direktköp för större belopp Gränsen för direktupphandling är fastställd till ca kr. Gällande lagstiftningen innebär att om direktköp görs från samma leverantör eller samma, produkt eller tjänst, så kan det innebära att avtalet/köpet kan hävas och förmögenhetsläget ska återställas. Leverantören ska då betala tillbaka ersättningen och varan/tjänsten återlämnas. Vid grövre överträdelser kan Konkurrensverket begära marknadsskadeavgift p g a att upphandling ej skett i konkurrens. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: minst Kännbar 3 Totalt: minst 12 poäng Motivering: Behov av detta kontrollmoment bedöms ha en löpande aktualitet. Uppfyllande av lagstiftad dokumentationsplikt Lagen om offentlig upphandling (LOU) anger att upphandlingar överstigande kr till den övre gränsen för direktupphandlingar, ska dokumenteras. Upphandlingsenheten ska erhålla en kopia av dokumentationen och kan då kontrollera att även dessa upphandlingar beaktar grundprinciperna för upphandling samt att policy och riktlinjer följs Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Lindrig till Kännbar 2 3 Totalt: 8 12 poäng Motivering: Dokumentationen är lagstadgad och ger även en mätning om att riktlinjerna följs. Förvaltningarna har uppmanats att ha med detta moment som ett led i ett gemensamt kontrollprogram för samtliga förvaltningar avseende inköp och upphandlingar. Uppföljningen av dokumentationsplikten kan göras av konkurrensverket. Samtliga kontrollmoment avseende upphandlingsenheten kan ej omfatta köp som sker via bankkort då elektronisk information om vad köpen omfattar saknas.

15 Personalavdelningen Lönegenerering Lönegenerering omfattar en rad olika moment som ska resultera i utbetalning av korrekt lön och ersättningar till kommunens anställda och uppdragstagare, vid fastställd löneutbetalningsdag, samt integration av lönetransaktioner till ekonomisystemet, m fl program. Förutsättningar för genomförande är en tillfredställande bemanning, kompetens, rutinbeskrivning samt fungerande datateknik/it-stöd. Risk kan föreligga att lön till anställda och uppdragstagare ej utbetalas vid rätt tidpunkt. Motivering: Risken så pass stor att momentet behöver beaktas. Motivering: Risken så pass stor att momentet behöver beaktas. Pensionshantering Pensionshandläggning måste fungera för att personer som uppbär pension har rätt att få den utbetald i tid. Även rutiner vid anställdas dödsfall måste fungera för utbetalning av ersättning enligt tjänstegrupplivförsäkringen TGL-KL. Förutsättningar för genomförande och funktion är god leverans av köpta tjänster av pensionshjälp, en tillfredställande bemanning och kompetens, samt fungerande datateknik/itstöd. Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Efter genomförd sårbarhetsanalys. Systemförvaltning Systemförvaltning omfattar dagliga, månadsvisa och årliga kontrollmoment, bearbetningar, filöverföringar, integrationer, tabellinläsningar samt versionsuppdateringar av PA-systemet Personec P och därtill knutna verksamhetssystem, t. ex. Medvind, PSUtdata, WinLas, Viva och Adato. Förutsättningar för genomförande och funktion är en tillfredställande bemanning, kompetens, rutinbeskrivningar samt fungerande datateknik/it-stöd. Flertalet av kommunens medarbetare och arbetsledare är på olika sätt beroende av funktionaliteten i PA-systemet och verksamhetssystem och påverkas av störningar.

16 Kansliavdelningen, överförmyndaren Medgivande av uttag Överförmyndaren ska tillse att medel som överförmyndaren medgett får tas ut på en huvudmans konto verkligen används till huvudmannen på ett sätt som är godkänt. Felaktigheter kan innebära att huvudmannen lider skada. Överförmyndaren och dess handläggare bevakar medgivandena i samband med kontrollen av årsredovisningen. Överförmyndaren har möjlighet att, om så befinns lämpligt, begära kvitto för att säkerställa att uttag använts för avsett ändamål. Framförallt gäller det när föräldrar vill göra uttag på barns konto, för att enligt uppgift köpa något, t ex dator, till barnet. Risk: Mindre sannolik 2 3 Totalt: 6 poäng Motivering: Läggs inte in i kontrollplanen då risken bedöms som låg. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4 Motivering: Kontrollmoment bör in i kontrollplanen då risken (framförallt för förseningar) bedöms möjlig och konsekvensen kännbar för enskilda i utsatt position. Arvodering av ställföreträdare Överförmyndaren ska tillse att korrekta arvoden utbetalas till ställföreträdare för sina uppdrag. Interna rutiner finns för säkerställande av korrekt arvodering. Trots detta finns en möjlig risk för att felaktigheter uppstår, bland annat att lika uppdrag bedöms olika. 3 3 Motivering: Bör in i kontrollplanen för att säkra stickprov avseende riktighet på arvoden som gått ut. Tillsyn av ställföreträdare genom granskning av årsräkningar Överförmyndaren ska genom tillsyn av ställföreträdare se till att huvudmannen inte lider skada genom felaktig hantering av tillgångar. Tillsynen sker huvudsakligen genom årlig granskning av årsräkningar. Förseningar i granskningen, liksom otillräcklig granskning kan innebära att huvudmannen lider skada. Det sker löpande åtgärder/kontroller för att minska riskerna. Åtgärder för att minska risk för förseningar: Kontinuerlig kontroll av balanser. Rapportering till nämnd/förvaltning om underbemanning vid behov. Säkerställa låg personalomsättning genom god arbetsmiljö och att vara attraktiv arbetsgivare. Åtgärd för minskad risk för brister i granskningen: Genomförande av granskning i enlighet med interna rutiner och granskningsprotokoll. Fortsatt djupgranskning av samtliga årsräkningar. Rekrytering av ställföreträdare Överförmyndaren har till uppgift att rekrytera nya ställföreträdare till såväl nya ärenden som vid byten av ställföreträdare. Det kan vara svårt att hinna med rekryteringsprocessen men också svårt att hitta lämpliga personer. Detta medför risk att olämpliga personer rekryteras och risk för att hjälpbehövande får vänta länge på hjälp. Konsekvensen blir att hjälpbehövande personer drabbas av rättsförlust. Allvarligt. Risken minimeras genom effektiv och ändamålsenlig rekryteringsprocess samt tillräckliga resurser. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4 Motivering: Kontrollmoment bör in i kontrollplanen då risken bedöms möjlig och konsekvensen allvarlig för enskilda i utsatt position.

17 Kansliavdelningen Publicering av protokoll på internet och intranät I samband med att protokoll publiceras ska personuppgifter tas bort. Risken är att detta inte sker. Detta kan troligen inte bevakas i systemet utan det kräver manuell kontroll. Kontinuerlig utbildning behöver ske av berörda. 3 Väsentlighet: 3-4 Kännbar allvarlig. Totalt: 9-12 poäng Motivering: Bör in i kontrollplanen för att säkra stickprov av protokoll som ligger på nätet. Tillkännagivande av protokoll Att protokoll justerats ska tillkännages på den webbaserade anslagstavlan i rätt tid, finnas på anslagstavlan minst lagstadgad tid plus 2 dagar. När tillkännagivandet tas ner ska den som tar ner det ange vilken dag det gjordes och sätta sitt namn på det. I det fall fel görs kan ett överklagande av ett ärende orsaka problem eftersom detta kan vara ett formellt fel i hanteringen som rätten beaktar. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4 Motivering: Rutinen ska även i fortsättningen vara inlagd i kontrollplanen eftersom konsekvensen av fel är allvarlig. Bedömning av vilken instans som ska fatta beslut Risken med arbetsmomentet är att om det inte går att tydligt utläsa vilken beslutsinstans som ska fatta beslut bedömer fel och lägger ärendet på för låg nivå. T ex att ett ärende som borde beslutats i Kommunfullmäktige beslutas i Kommunstyrelsen. Risk: Osannolik mindre sannolik 1-2 Väsentlighet: Allvarlig 4 Totalt: 4-8 poäng Motivering: Inte till kontrollplanen. Vid minsta osäkerhet diskuteras och undersöks så att beslutet hamnar rätt. Ärendeberedning För innehållet i beslutsunderlagen finns en handledning (ärendehandbok) som ska följas, i annat fall återsänds ärendet för komplettering. Ärendet kommer inte att behandlas på den inlämnande tänkta tiden. Det kan t ex medföra att en taxa inte kan införas med planerad start. Beslutsunderlaget kan vara bristfälligt och viktiga aspekter ej belysta, vilket riskerar innebära att beslut fattas på felaktiga grunder. 3 Väsentlighet: 3 Totalt: 9 Motivering: Risken så pass stor att momentet behöver beaktas. Följsamhet av sammanträdesplan Krav på att ärenden ska tas fram till extra sammanträden och med sen inlämning vilket ger otillräcklig tid för kontroll att ärendeberedningsreglerna följts. Risk för att kvalitet blir lidande och rättssäkerhet otillräcklig. Risk för stresssymptom. Dessutom urholkas respekten för sammanträdesplanen, vilket i längden kan medföra att kansliavdelningens möjlighet att hävda att antagna tider för inlämning av beslutsunderlag ska hållas. 3 Sannolikhet: Kännbar 3 Motivering: Risken så pass stor att momentet behöver beaktas.

18 Hantering av arvoden och förlorad arbetsförtjänst Risken med arbetsmomentet är att begäran och beviljande av arvode, ersättning för förlorad arbetsinkomst och reseersättningar blir fel. Risken för fel kan motverkas genom kontinuerlig utbildning av förtroendevalda i reglerna så att de inte begär ersättning för mer än de har rätt till. Vidare kontinuerlig utbildning så att nämndsekreterare inte beviljar mer än de bör. En översyn av reglerna kan dessutom behövas för att förtydliga regelverket. 3 3 Motivering: Särskilt stor risk för felaktigheter vad gäller utbetalning av ersättning för förlorad arbetsförtjänst och storleken på densamma. Detta bör in i kontrollplanen. Informationssäkerhet - analog information Risk att obehöriga får åtkomst till sekretessbelagda handlingar i våra analoga arkiv. Detta kan ske på grund av slarv med låsning av dörrar/hyllor, att nycklar finns alltför lättillgängliga, att sekretesshandlingar inte låses in när man lämnar kontoret. Ibland levereras material med sekretesshandlingar med internpost vilket inte är lämpligt. Mottagandet ska ske personligen till arkivets personal. Risken minimeras genom tydliga rutiner. Risk: Mindre sannolik 2 3 Totalt: 6 poäng Motivering: Behov att ta med kontrollmomentet till kontrollplanen bedöms inte föreligga. Informationsförlust analog information Förutom människor är informationen det viktigaste kommunen har. Informationen i arkiven är unik och kan gå förlorad vid yttre påverkan. Bristande klimat genom stora skiftningar i temperaturen i lokalerna är på sikt skadligt för pappershandlingar. Vid en brand, vattenläcka eller översvämning skulle en stor mängd information gå förlorad vilket skulle få mycket allvarliga konsekvenser. Behov finns att upprätta åtgärdsplan, tydligare rutiner och katastrofplan. Investera i klimatanläggning. Kontrollera brandskydd. Ytterligare risk för informationsförlust finns vid avsaknad av arkivbeskrivningar inom kommunen (organisationskartläggning + redogörelse för vilka allmänna handlingar som finns inom organisationen och hur man hittar dem). Utan aktuella arkivbeskrivningar vet vi inte vilken information som finns eller var den finns. Detta skulle strida mot såväl offentlighetsprincipen som arkivlagen. Resurser (bemanning) inom kommunarkivet såväl som ute på förvaltningarna kan påverka möjligheten att överlämna och/eller ta emot arkivhandlingar till/på kommunarkivet. Den fastställda arkivorganisationen måste följas upp och arkivombudens kompetens måste höjas med hjälp av utbildningar och framtagande/uppdatering av rutiner. -sannolik 3-4 -allvarlig 3-4 Totalt: 9-12 poäng Motivering: Risken att enskilda drabbas om handlingar ej hittas är stor. Två moment tas med i interna kontrollplanen; kontroll av arkivlokalers status utifrån klimat och brandskydd samt åtgärdsplan; kontroll av att aktuella arkivbeskrivningar finns.

19 Informationsförlust digital information Ovan (se rubrik informationsförlust analog information) beskrivna risk rörande bristande arkivbeskrivningar och brister i organisationen gäller även digital information. Risken för informationsförlust av digitala handlingar är stor om rätt krav inte ställs vid upphandlingar/direktupphandling av nya ITsystem, migrering av information inte genomförs på rätt sätt och om dokumenthanteringsplaner inte följs och medarbetare inte vet var och hur de ska hantera och förvara sina handlingar. Risk för informationsförlust föreligger också vid övergången från kommunens egna servrar till molnbaserade lagringsytor, både gällande äldre information som riskerar att försvinna och ny information som riskerar att inte förvaras på rätt ställe. En åtgärdsplan behöver upprättas, utbildning genomföras och rutiner uppdateras. Kommunarkivet eller Sydarkivera måste ha viss insyn i kravställningar för nya IT-system och information vid avställning av gamla system. Risk: Sannolik 4 3 Motivering: Tas med i den interna kontrollplanen med syfte att komplettera med rutinbeskrivningar, åtgärdsplan samt utbildningsplan. Risken att enskilda drabbas är stor. Informationssäkerhet digital information Brister i informationssäkerhet inom organisationen kan få allvarliga konsekvenser. Obehörig kan få tillgång till information och information kan försvinna. Det kan även leda till att kommunen inte vet vilken information som finns och var den finns. Enskilda personer kan komma att drabbas. Några av riskfaktorerna är bristande kunskap, otillräckliga rutiner/styrdokument, bristande kravställning av nya system, avsaknad av säkerhetsklassning av information/system, osäkerhet var man ska lagra sina handlingar, bristande bemanning och organisation. En enskild stor riskfaktor är övergången från kommunens egna servrar till molnbaserade lagringsytor, där risk finns att känslig och/eller sekretessbelagt information röjs till obehöriga, även utanför EU:s gränser. 3 Väsentlighet: Allvarlig 4 Motivering: Inom ramen för den nya informationssäkerhetsfunktionen ska organisation, rutiner och styrdokument ses över och förtydligas. Arbetet med säkerhetsklassningen av både system och information bör fortsätta. Risk- och konsekvensanalyser ska genomföras inför varje stor förändring vad gäller lagring eller kommunicering av handlingar. Tas med i den interna kontrollplanen avseende kontrollmomentet kontroll att adekvat organisation, rutiner (ex. ROV-analys) och styrdokument (inkl. informationssäkerhetsklassningsdokumentation) finns på plats och tillämpas. Systemförvaltning P360 Systemförvaltning omfattar dagliga, månadsvisa och årliga kontrollmoment av bl.a. behörigheter, gallring, mellan arkivering samt integrationer med Outlook och Office-paketet av Public 360. Införande av uppgraderingar och nya funktioner, göra anpassningar för verksamhetens behov, ge support och utbildning. Rutinbeskrivningar ska finnas för användarna. Uppdatering av klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner i systemet ger användarna förutsättningar att använda systemet. Förutsättningar för genomförande och funktion är en tillfredställande bemanning, kompetens,

20 rutinbeskrivningar samt fungerande datateknik/it-stöd. Många av kommunens anställda är på olika sätt beroende av funktionaliteten i Public 360 som verksamhetssystem och påverkas av störningar, i synnerhet om registrering av sekretess- och allmänna handlingar inte är möjligt eller om framtagande av kallelser inte går att genomföra i systemet. Vid uppgradering är man beroende av en koncernövergripande beslutsprocess. 3 3 Motivering: Risken så pass stor att momentet behöver beaktas. Kontroll av rutinbeskrivningar finns och är aktuella (inkl. hantering av störningar samt behörighetshantering); att dokumenthanteringsplan är aktuell och tillämpas. Tillväxtavdelningen Kunskapskapital Tillväxtavdelningen arbetar med mycket skilda funktioner och ansvarsområden. Det innebär att det i många moment enbart är en person som har ansvar för ett ansvarsområde. Avdelningen är mycket känslig för personalförändringar. Under 2018 har under stora delar av året tre vakanser funnits p g a att medarbetare slutat. Detta har inneburit att uppgifter och uppdrag har eftersatts eller inte kunnat utföras. Under 2019 kommer ytterligare en tjänst att f n inte kunna ersättas då medarbetaren är föräldraledig. Risk: Sannolik 4 3 Motivering: Risken så pass stor att momentet behöver beaktas. Lyfts in i kontrollplanen. Specialistfunktioner Det medför en sårbarhet att kansliavdelningen arbetar med skilda funktioner och ansvarsområden. Avdelningen är inom vissa områden känslig för personalförändringar ex. sjukskrivning eller att medarbetare säger upp sig. Det gäller bland annat överförmyndarverksamheten. Både verksamhet och personal riskerar att drabbas negativt. För att verksamheten ska bli mindre sårbar och personberoende än idag krävs kunskapsöverföring genom dokumentation, uppdragsbeskrivningar samt en översyn av bemanningen. 3 3 Motivering: Lyfts ej in i kontrollplanen, men beaktas i den långsiktiga verksamhetsplaneringen. Kommunikationsavdelningen Sårbarhet i leverans av service Inom växeln förekommer trakasserier och hot mot personalen dagligen. Förutom att detta innebär ett arbetsmiljöproblem medför det att leveransen av service till medborgaren blir lidande, då resurser används till att hantera problemet. Även inom reception samt på servicekontoren i Hästveda, Sösdala och Vittsjö finns en risk för hot och våld som kan påverka leveransen av service till medborgaren. Ensam-arbetet på servicekontoren påverkar också den psykosociala arbetsmiljön samt hälsan och säkerheten. Utöver arbetsmiljön medför ensamarbetet en risk för sårbarhet i leverans av service eftersom det inte finns någon som kan täcka upp vid sjukdom, kompetensutveckling eller semester. Risk/sannolikhet: Sannolik 4 Väsentlighet: Lindrig 2 Totalt: 8 poäng

21 Kommentar: Riskbedömningen avser sårbarheten i leverans av service. Detta lyfts ej in i kontrollplanen, men beaktas i den långsiktiga verksamhetsplaneringen. Den risk som avser arbetsmiljön är både allvarlig och sannolik, men lyfts inte in i kontrollplanen utan hanteras inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppdatering sker löpande. Specialistfunktioner Det medför en sårbarhet att kommunikationsenheten består av ett fåtal specialister med egna kompetensområden. För att verksamheten ska bli mer driftsäker och mindre personberoende än idag krävs kunskapsöverföring genom dokumentation och framför allt en översyn av bemanningen. 3 3 Totalt: 8 poäng Motivering: Lyfts ej in i kontrollplanen, men beaktas i den långsiktiga verksamhetsplaneringen. IT-avdelningen Övervakning av IT-miljö IT-avdelningen har inte kunnat slutföra arbetet med att implementera förbättrade funktioner för övervakning av kommunens IT-miljö under Främst gäller detta övervakning av driften av servrar, system och nätverk samt logghantering. Även om det idag finns funktioner för kontroll och övervakning finns ett stort behov av att samla och effektivisera för att kunna agera snabbare och helst innan problem uppstår. Detta arbete behöver slutföras under Förändrings- och beslutsprocess Avsaknaden av koncernövergripande process för genomförande av förändringar i IT-leveransen innebär risk för störningar. Kommentar: Det finns idag en fungerande beslutsgång för beslut om kommunens IT-miljö. Dock finns behov av förändringar för att bättre följa kommunens övriga beslutsprocess för att få en bättre förankring av beslut. 3 3 Process och livscykelhantering för verksamhetssystem Idag finns inte en fungerande process eller livscykelhantering för hantering av kommunens verksamhetssystem vilket innebär att införskaffning av system sällan är samordnad inom kommunens verksamheter. Detta innebär risker för både driftsäkerhet, funktion, ekonomi och informationssäkerhet. 3 3 Alla avdelningar Diarieföring Risker med arbetsmomentet: Om inkomna och upprättade handlingar, dvs allmänna handlingar, inte registreras riskerar man att bryta mot lagregler. Allmänhetens rätt att ta del av dessa handlingar försvåras, eftersom de inte hittas i diariet. Det leder även till att myndighetens verksamhet blir mindre effektiv.

22 Motivering: Varje avdelning ansvarar för att alla inkomna och upprättade handlingar blir diarieförda eller systematiskt förvarade i enlighet med gällande regler och förvaltningens dokumenthanteringsplan.

23 Risk- och väsentlighetsanalys 2019 Förvaltning: Arbetsmarknad och kompetensutveckling En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 - Möjlig 4 - Sannolik Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna : Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna. 1

24 Inventarieredovisning Varje nämnd ansvarar för att underlydande verksamheter upprättar förteckning över sina inventarier. Inventarieredovisningen ska utföras enligt Riktlinjer för inventarieredovisning och stöldskyddsmärkning som finns i Kommunal författningssamling G /049. Enligt riktlinjerna ska registreringen omfatta minst varutyp, fabrikat tillverkningsnummer, ev. stöldmärkningsnummer, placering inköpsår, inköpskostnad samt vid behov foto eller annan noggrann beskrivning. Risk: Sannolik Totalt: 12 Motivering: Arbetsmomentet tas med i interna kontrollplanen för Kontrollmomentet tas med för att säkerställa att inventarierna är inventerade vid händelse av stöld eller brand. Inköp enligt ramavtal Kommunens gemensamma upphandlingsenhet genomför kommunens samordnade upphandlingar. Detta sker i form av kommungemensamma ramavtal som avser olika varugrupper och tjänster. Avtalen gäller för begränsad tid. Kommunstyrelsen och respektive nämnd vid Hässleholms kommun ansvarar för att inköp och upphandling inom respektive förvaltning är organiserat enligt gällande styrdokument och lagstiftning. Styrelse och nämnd svarar för att kommunövergripande ramavtal följs. Ansvariga inköpare på förvaltningarna är skyldiga att använda kommunens ramavtal då inköpsbehovet tillgodoses av ramavtal, samt bistå vid uppföljning av ramavtal. Ansvariga inköpare skall hålla sig informerade om kommunens aktuella ramavtal, och om kommunens riktlinjer för inköp och upphandling. Om ansvariga inköpare på förvaltningarna inte håller sig informerade om kommunens aktuella ramavtal finns risk att dessa gör inköp utanför ramavtalen. Totalt: 9 Motivering: Arbetsmomentet tas med i interna kontrollplanen för Det är viktigt att säkerställa att inköpen görs enligt nytecknade ramavtal och äldre fortfarande gällande ramavtal. 2

25 Registerkontroll av elever som ska ha praktik inom förskoleverksamhet och ungdomsskola Enligt lagen (2000:873) regleras vad som gäller personer som ska arbeta eller praktisera inom förskoleverksamhet, skola och barnomsorg. Lagstiftningen om registerkontroll syftar till att stärka barns och ungas skydd mot sexuella och andra grova brott. Vid Flexvux utbildningar till kock och köksbiträde ingår praktik och eleverna kan då placeras vid förskola eller skola. Det är därför av vikt att kontrollera att samtliga elever innan praktiken begärt ut ett registerutdrag. Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 Motivering: Arbetsmomentet tas med i interna kontrollplanen för Konsekvenserna för ett barn som drabbas är mycket allvarligt och det är därför viktigt att lagstiftningen efterlevs. Systematiskt kvalitetsarbete Yrkeshögskolan Syd genomför utbildningar i enlighet med arbetsmarknadens behov inom flera områden. Utbildningarnas genomförande, kvalitet och resultat rapporteras till Myndigheten för yrkeshögskolan som utövar tillsyn och kvalitetsgranskning av verksamheten. För att säkerställa kvaliteten på utbildningarna behöver kvalitetsarbetet systematiseras. Det är därför av vikt att kontrollera att Yrkeshögskolan Syd har infört en kvalitetshandbok för utbildningarna vid skolan. Totalt: 9 Motivering: Arbetsmomentet tas med i interna kontrollplanen för Om kvalitetshandbok saknas kan kvaliteten på utbildningarna ej säkerställas. Kontroll att anmälda prövningar blir registrerade och slutförda Enligt skollagen 20 kap har elever som studerar inom vuxenutbildningen rätt att anmäla sig till en prövning för att snabbare nå ett resultat och kunna få ett betyg. Eleverna anmäler sig på expeditionen och registreras i vårt administrativa system Tieto Education (TED). Därefter kontaktas en prövningsansvarig lärare som förklarar för eleven vilka moment som ingår i kursen som ska prövas. Prövningstid bestäms, och eleven utför prövningen. Efter prövningen ska denna rättas och aktuellt betyg föras in i TED. 3

26 Risk: Allvarlig Väsentlighet: Sannolik Totalt: 16 Motivering: Arbetsmomentet tas med i interna kontrollplanen för Kontrollmomentet tas med för att säkerställa att gällande prövningsrutiner fungerar, att anmälda prövningar genomförs samt att betyg sätts i enlighet med aktuellt resultat. Rutiner för säker hantering av nycklar och taggar Utkvittering av nycklar och taggar på Norra station administreras i nyckelsystemet Keycontrol. Fasta hyresgäster och medarbetare kan kvittera ut både nycklar och taggar. Studerande och de som hyr föreläsningssalar kan bara kvittera ut taggar som inaktiveras automatiskt vid den tidpunkt som registrerats i Bewator. Utlämnade taggar kan inaktiveras i Bewator. Utlämnade nycklar kräver däremot en betydligt större kontroll. Nya nycklar beställs av en låssmed. Dessa ska omgående registreras i Keycontrol. Hanteringen gör att det finns risk att enstaka nybeställda nycklar inte blir registrerade. Det finns också risk för att utkvitterade nycklar inte återlämnas. Antalet fysiska nycklar ska alltid vara detsamma som antalet registrerade nycklar i Keycontrol. Likaså ska antalet ej utlånade nycklar i Keycontrol motsvaras av antalet fysiska nyckar som inte är utlånade. Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 Motivering: Arbetsmomentet tas med i interna kontrollplanen för Om utlånade nycklar inte kommer in riskeras kostnader för utbyte av låssystem. Körjournalföring Kommunens fordon ska utrustas med körjournal. Körjournalföring görs för att säkerställa att bilarna bara används i tjänsten. Det finns även andra skäl till att föra körjournal. Om körningar görs inom projekt som delfinansieras av Europeiska socialfonden eller Tillväxtverket, och förvaltningen avser att få kostnaderna för körningarna täckta med projektmedel kan dessa projektfinansiärer begära utdrag ur de använda bilarnas körjournaler. Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 Motivering: Arbetsmomentet tas inte med i interna kontrollplanen för 2019 Den möjliga risken för felanvändning ger minimala konsekvenser för kommunen. 4