Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i vänstra kammaren och oppositionen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum.

Transkript

1 KALLELSE Datum Sida Sammanträde Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 28 augusti 2018 kl. 17:00 Plats: Vänstra kammaren, Habo kommunhus Justerare: Thomas Werthén Förhandling enligt MBL 11/AML: Kommunal den 13 augusti kl. 13:30 i rum Fagerhult, kommunhuset, och övriga den 13 augusti kl. 08:00 i rum Fagerhult, kommunhuset. Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i vänstra kammaren och oppositionen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum. Föredragningslista Ärende/Föredragande 1. Aktuell betygsstatistik Besök av Patric Hilmersson, rektor 2. Motion - Insatser för att minska psykisk ohälsa bland barn och ungdomar Besök av Anders Ströberg, enhetschef för elevhälsan Dnr BU18/72 3. Utvärdering skolnärvaro Besök av Anders Ströberg, barn- och ungdomssamordnare 4. Ekonomisk månadsrapport Besök av Mona Ljunggren, ekonom BU17/84 5. Budget samt plan 2021 Besök av Mona Ljunggren, ekonom 6. Verksamhetsanalys av barn- och utbildningsnämnden BU18/85 7. Prolongering av skolskjutsavtal BU13/52 8. Anmälningsärenden 9. Informationsärenden Nicklas Gustavsson Ordförande Marie Skarp Sekreterare

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU18/72 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Yttrande över motion: Insatser för att minska psykisk ohälsa bland barn och ungdomar (M) Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden ställer sig bakom barn- och utbildningsförvaltningens yttrande över motionen om insatser för att minska psykisk ohälsa bland barn och ungdomar i Habo kommun. Ärendebeskrivning Moderaterna har genom Susanne Wahlström inkommit med en motion, som handlar om insatser för att minska den psykiska ohälsan bland barn och ungdomar i Habo. I motionen föreslås att en översyn görs av hur det ser ut med tillgängligheten till skolsköterska och skolkurator i Habo kommun samt att en utvärdering till elever alternativt vårdnadshavare görs angående tillgängligheten och även om möjlig, om man ser ett behov, att tillgängligheten ökas. Barn- och utbildningsnämnden har getts möjlighet att yttra sig över motionen. Barn- och utbildningsförvaltningen har genomfört en översyn av tillgängligheten till skolsköterska och skolkurator i Habo kommun. I snitt ansvarar respektive skolsköterska/skolkurator för 450 elever per heltidsanställning (100 %), vilket följer riktlinjerna från skolsköterskornas riksförening. Jämfört med övriga kommuner i regionen kan tillgängligheten till både skolsköterskor och skolkuratorer anses vara god. Att insatser görs så tidigt som möjligt, är viktigt för att främja barns och ungdomars psykiska och fysiska hälsa. Habo kommun ligger idag i framkant i Region Jönköpings län, vad det gäller elevhälsans främjande och förebyggande uppdrag. Habo har vid flera tillfället lyfts som ett gott exempel på olika konferenser och föreläsningar. För att bibehålla kvalitén och möjligheten för elevhälsan att verka förebyggande och främjande i sina professioner, i takt med det ökade elevantalet i Habo kommun, ställer sig barn- och utbildningsförvaltningen sig positiv till att ekonomiska medel tillförs för en utökning av elevhälsan. Om en utökning av elevhälsan inte sker i takt med att antalet elever ökar, kommer tillgängligheten till skolsköterska och skolkurator för Habo kommuns elever att minska och möjligheten för skolsköterskor och skolkuratorer att verka förebyggande och främjande i det generella arbetet (ex. gruppverksamhet) kommer att få stå tillbaka. Barn- och utbildningsförvaltningen ställer sig även positiv till Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

3 Dnr Sida BU18/72 2 en utvärdering till elever och vårdnadshavare angående tillgängligheten till skolsköterska/skolkurator i Habo kommun. Barn- och utbildningsnämnden Anders Ströberg Enhetschef elevhälsan/barn- och ungdomssamordnare Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige

4

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU18/85 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Verksamhetsanalys av barn- och utbildningsnämnden Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner barn- och utbildningsförvaltningens synpunkter på de rekommendationer som ekonomienheten presenterar i sin verksamhetsanalys. Ärendebeskrivning Ekonomienheten i Habo kommun har genomfört en ekonomisk analys av barn- och utbildningsnämndens verksamhet. Syftet med verksamhetsanalysen har varit att dokumentera nämndens ekonomistyrning och föreslå eventuella förbättringar samt sammanställa och analysera nyckeltal och göra både en nationell jämförelse och en jämförelse över tid. Resultatet från verksamhetsanalysen visar att kostnaderna för barn- och utbildningsnämndens verksamhet inte avsevärt avviker från det förväntade. Fritidshemmens kostnader är något högre än förväntat, medan kostnaderna för grundskolan är något lägre än förväntat. Kostnaderna för förskolan och gymnasieskolan ligger i nivå med det förväntade. Den offentliga statistiken uppvisar inte några kvalitetsbrister i verksamheten. Ekonomienheten rekommenderar följande åtgärder: Förvaltningen bör vid varje nämndssammanträde lämna en helårsprognos för det ekonomiska resultatet. Prognosen presenteras per lämplig ansvarsnivå. Den nuvarande modellen för detaljbudgetering, där internbudgeten läggs ut till enheterna löpande under året, bör förändras. Vi föreslår att en elev-/barnomsorgspeng budgeteras per enhet. Under året krediteras respektive enhet per vald tidsperiod med utgångspunkt från faktiskt antal barn/elever. I fördelningsmodellen bör hänsyn tas till att tillkommande barn/elever inte självklart innebär att kostnaderna ökar proportionerligt. Ekonomisk rapportering dels på totalnivå, dels på rektorsnivå eller annan motsvarande nivå bör alltid ske i samband med förvaltningens återkommande chefsmöten. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga ansvaret för de stödjande verksamheterna bör ses över. Vi föreslår att respektive rektor/ förskolechef (alternativt annan funktion) får ett mer tydligt ansvar för t ex vaktmästeri, städ och måltider. Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen katarina.stahlkrantz@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

6 Dnr Sida BU18/85 2 För närvarande fördelas resurser till barn med särskilda behov till de olika enheterna schablonmässigt. I och med att enheterna är relativt små finns det en risk att resurserna inte fördelas på bästa sätt. Nämnden bör överväga att fördela resurserna med utgångspunkt från faktiska behov på de olika ansvarsenheterna. Kommunstyrelsen har vid sitt sammanträde beslutat att instämma i ekonomienhetens rekommendationer och att lämna verksamhetsanalysen vidare till barn- och utbildningsnämnden för återkoppling. Barn- och utbildningsförvaltningen har läst och analyserat ekonomienhetens verksamhetsanalys och lämnar nedanstående synpunkter som återkoppling: 1. Förvaltningen bör vid varje nämndssammanträde lämna en helårsprognos för det ekonomiska resultatet. Prognosen presenteras per lämplig ansvarsnivå. Enligt Habo kommuns ekonomistyrningsprinciper gör barn- och utbildningsnämnden tertialuppföljningar/delårsbokslut per 30 april och 31 augusti. I samband med dessa görs även en helårsprognos. Enligt ekonomistyrningsprinciperna gör nämnden också en månadsuppföljning per 28 februari, 30 maj och 31 oktober som innehåller en helårsprognos. Barn och utbildningsförvaltningen har i dagsläget inte de resurser som krävs för att ta fram en helårsprognos även till de övriga månadsuppföljningar som görs till nämnden. 2a. Den nuvarande modellen för detaljbudgetering, där internbudgeten läggs ut till enheterna löpande under året, bör förändras. 2b. Vi föreslår att en elev-/barnomsorgspeng budgeteras per enhet. Under året krediteras respektive enhet per vald tidsperiod med utgångspunkt från faktiskt antal barn/elever. I fördelningsmodellen bör hänsyn tas till att tillkommande barn/elever inte självklart innebär att kostnaderna ökar proportionerligt. Barn- och utbildningsförvaltningen anser att en fördjupad utredning med tillhörande konsekvensbeskrivningar krävs innan barn- och utbildningsnämnden eventuellt fattar beslut om en förändrad modell för budgetering. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår därför att kommunstyrelsen ger barn- och utbildningsnämnden och förvaltningen i uppdrag att genomföra en sådan utredning. Eftersom resurser för en sådan utredning saknas inom nuvarande förvaltningsorganisation, måste externa utredningsresurser i så fall tillföras barn- och utbildningsförvaltningen.

7 Dnr Sida BU18/ Ekonomisk rapportering dels på totalnivå, dels på rektorsnivå eller annan motsvarande nivå bör alltid ske i samband med förvaltningens återkommande chefsmöten. En ekonomisk rapportering på både totalnivå och områdesnivå kommer att göras på gemensamma chefsmöte en gång per månad från och med augusti Det ekonomiska och verksamhetsmässiga ansvaret för de stödjande verksamheterna bör ses över. Vi föreslår att respektive rektor/förskolechef (alternativt annan funktion) får ett mer tydligt ansvar för t ex vaktmästeri, städ och måltider. Barn- och utbildningsförvaltningen anser att en utredning behöver genomföras med uppdrag att ta fram förslag på hur rektorer/förskolechefer kan få ett mer tydligt ansvar för stödjande verksamheter som vaktmästeri, städ och måltider. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår därför att kommunstyrelsen ger barn- och utbildningsnämnden och förvaltningen i uppdrag att genomföra en sådan utredning. Eftersom resurser för en sådan utredning saknas inom nuvarande förvaltningsorganisation, måste externa utredningsresurser i så fall tillföras barn- och utbildningsförvaltningen. 5. För närvarande fördelas resurser till barn med särskilda behov till de olika enheterna schablonmässigt. I och med att enheterna är relativt små finns det en risk att resurserna inte fördelas på bästa sätt. Nämnden bör överväga att fördela resurserna med utgångspunkt från faktiska behov på de olika ansvarsenheterna. Skollagen (SFS 2010:800) reglerar på ett tydligt sätt kommunens ersättning till förskola och skola. Kommunens bidrag till den egna förskole- och grundskoleverksamheten, till andra kommuner och till fristående verksamheter ska ske på lika villkor. Av skollagen framgår sedan att kommunerna/huvudmannen ska fördela resurser till utbildningen efter barnens och elevernas förutsättningar och behov. Barn- och utbildningsförvaltningen följer årligen upp om en socioekonomisk fördelning av resurserna ska införas, främst grundat på föräldrars utbildningsbakgrund och andelen barn/elever med utländsk bakgrund, eftersom dessa faktorer har visat sig ha störst betydelse för barns och elevers kunskapsutveckling. Hittills har Habo kommuns förskolor och skolor haft en så förhållandevis homogen barn-/elevsammansättning att en socioekonomisk fördelning ej ansetts vara relevant. Inom ramen för sin förskole-/skolenhets inre organisation ansvarar förskolechef och rektor, enligt skollagen, för att fördela resurser inom sin enhet efter barnens och elevernas olika förutsättningar och behov. Eftersom skollagens regler för resursfördelning både är tydliga och gör det möjligt för förskolechef och rektor att fördela enhetens resurser efter barnens och elevernas behov anser

8 Dnr Sida BU18/85 4 barn- och utbildningsförvaltningen att kommunen varken bör eller kan upprätta andra lokala regler än det som skollagen föreskriver. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att godkänna förvaltningens synpunkter på ekonomienhetens rekommendationer. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

9 Verksamhetsanalys Barn- o utbildningsnämnden Sid 1

10 Innehåll 1 Inledning Sammanfattning Syftet Val av verksamhet Uppdraget Metod Ekonomistyrningen Inledning Förskoleklass och grundskolan Förskolan Fritidshem Gymnasie- och vuxenutbildning Kulturskolan Stödverksamheter Styrkor och svagheter med budget- och uppföljningsmodellen Iakttagelser/diskussion och rekommendationer Analys av nyckeltal Allmänt Nyckeltal Sid 2

11 1 Inledning 1.1 Sammanfattning Punkterna nedan är de viktigaste iakttagelserna och rekommendationerna som har framkommit vid granskningen av barn- och utbildningsnämndens arbete med ekonomi- och verksamhetsstyrning. Förvaltningen bör vid varje nämndssammanträde lämna en helårsprognos för det ekonomiska resultatet. Prognosen presenteras per lämplig ansvarsnivå. Den nuvarande modellen för detaljbudgetering, där internbudgeten läggs ut till enheterna löpande under året, bör förändras. Vi föreslår att en elev-/barnomsorgspeng budgeteras per enhet. Under året krediteras respektive enhet per vald tidsperiod med utgångspunkt från faktiskt antal barn/elever. I fördelningsmodellen bör hänsyn tas till att tillkommande barn/elever inte självklart innebär att kostnaderna ökar proportionerligt. Ekonomisk rapportering dels på totalnivå, dels på rektorsnivå eller annan motsvarande nivå bör alltid ske i samband med förvaltningens återkommande chefsmöten. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga ansvaret för de stödjande verksamheterna bör ses över. Vi föreslår att respektive rektor/förskolechef (alternativt annan funktion) får ett mer tydligt ansvar för t ex vaktmästeri, städ och måltider. För närvarande fördelas resurser till barn med särskilda behov till de olika enheterna schablonmässigt. I och med att enheterna är relativt små finns det en risk att resurserna inte fördelas på bästa sätt. Nämnden bör överväga att fördela resurserna med utgångspunkt från faktiska behov på de olika ansvarsenheterna. Kostnaderna för nämndens verksamhet avviker inte på ett uppseendeväckande sätt från det förväntade. För fritidshem är kostnaderna något högre än vad som kan förväntas medan kostnaderna för grundskolan är något lägre än det förväntade. Kostnaderna för förskola och gymnasieskola är i nivå med de förväntade. Det finns inget i den offentliga statistiken som visar att det finns kvalitetsbrister i verksamheten. 1.2 Syftet Ett av målen i kommunledningskontorets styrkort för 2018 är att arbeta med förbättrade analyser av verksamhetens effektivitet och kvalitet. Ekonomienheten har i uppdrag att genomföra minst en genomgående analys av en nämnds verksamhet. Analysen ska rapporteras till kommunstyrelsen. 1.3 Val av verksamhet Med anledning av budgetunderskottet 2017 på drygt 10 mnkr inom barn- o utbildningsnämnden har ekonomienheten valt att analysera barn- och utbildningsnämnden. 1.4 Uppdraget Uppdraget är att: Dokumentera hur ekonomistyrningen ser ut inom barn- och utbildningsnämnden samt komma med förslag till eventuella förbättringar. Sid 3

12 Sammanställa och analysera nyckeltal för att göra en nationell jämförelse och jämförelse över tid av egen verksamhet. 1.5 Metod Material har inhämtas från förvaltningens ekonom och från officiell statistik. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef, förvaltningens ekonom, två förskolechefer, två rektorer och en ledamot i barn- o utbildningsnämnden. Sid 4

13 2 Ekonomistyrningen 2.1 Inledning Grundläggande för den resursmodell som används är skollagen. Förvaltningens ekonom har varje månad avstämningsmöte med respektive chef och med förvaltningschefen. Vid dessa möten görs en genomgång av resultatet och en detaljerad avstämning av personalbudgeten. Vid negativa avvikelser förväntas chefen redogöra för vad som görs för att återställa budgeten. Oftast är det en planerad avvikelse som på något sätt skall återställas ibland används resultatfonden. Vid större avvikelser tas handlingsplaner in. Förvaltningens ekonom har också månatligen en genomgång av ekonomin med förvaltningschefen. Förvaltningens ekonom sammanställer varje månad ackumulerat utfall per verksamhet och jämför utfallet mot riktpunkt mot helårsbudget. Sammanställningen presenteras för barnoch utbildningsnämnden. Från och med 2018 rapporteras även utvecklingen av antalet barn och elever löpande för nämnden. Prognoser för helår tas fram för de månader som framgår av kommunens Ekonomistyrningsprinciper, d.v.s. per februari, maj, och oktober. Utöver detta görs tertialbokslut per april och augusti och även dessa ska innehålla en prognos. 2.2 Förskoleklass och grundskolan Grundskolan och förskoleklasser finns på följande skolor: Fagerhultskolan, Kråkerydsskolan, Hagenskolan, Bränningeskolan, Hagabodaskolan och Alléskolan. Varje område leds av en rektor som är budgetansvarig Resursfördelningsmodell för förskoleklass och grundskolan Budgeten fördelas till respektive skola till största delen efter antal elever enligt nedanstående parametrar. Modellen har beslutats av barn- och utbildningsnämnden. Vid behov beslutas om ändringar av parametrarna, t.ex. sparbeting som finansieras av minskad personaltäthet. Elever i behov av särskilt stöd Sid 5 Parameter Budget 2018 Kommentar Personalbudget 15,90 barn/årsarb Åk 0 12,27 barn/årsarb Åk 1 11,15 barn/årsarb Åk 2 Enligt grundskoleschablon Kostnaden beräknas efter aktuell snittlön per skola 12,80 barn/årsarb Åk 3 11,91 barn/årsarb Åk 4 11,67 barn/årsarb Åk 5 11,24 barn/årsarb Åk 6 13,54 barn/årsarb Åk 7-9 Fritidsledare År 7-9 erhåller 1 tjänst fritidsledare utöver schablon. Central pott, tkr, som fördelas per elev i schablonen. Ansökan om tilläggsbelopp görs endast av privata anordnare.

14 Svenska som andraspråk Modersmål Läromedel och förbrukning Skolmåltider Skolskjutsar Vikarier Städ och vaktmästeri Lärverktyg: 341,89 kr/elev Åk 0 734,49 kr/elev Åk ,75 kr/elev Åk 7-9 Inventarier: 260 kr/elev Övrigt: 105,00 kr/elev Åk 0 226,60 kr/elev Åk ,60 kr/elev Åk 7-9 Bibliotek: 103,95 kr/elev Åk ,94 kr/lev Åk kr/elev Habo kost kr/elev Sodexo tkr fördelas efter behov. Översyn av detta har påbörjats. 192 tkr, Hagaboda so ansvarar för att elever som behöver modersmålsstöd, får det. Elevpeng budgeteras per elev och utgörs av lärverktyg, inventarier, övrig verksamhet, bibliotek samt vikarier. Budgeteras på centralt konto per elev. Föregående års pris per portion samt ev. uppräkning. Fördelas sedan ut per skola Budgeteras på centralt konto per elev. Upphandlat avtal räknas upp med index. Skolskjutsar med Länstrafiken beräknas med utgångspunkt från elevantal och indexuppräknat pris per kort. Fördelas i elevpengen Föregående års budget med uppräkning för ev. löneökningar. Personaltätheten per årskurs beslutas av nämnden per budgetår. Löneökningar budgeteras centralt för kommunen. Förvaltningen kompenseras efter utfall. Schablonen uppdateras med förändrade snittlöner vid avstämningarna av antalet elever 15/2 och 15/ Uppföljning under året för förskoleklass och grundskolan Elevantalet stäms av två gånger per år, 15/2 och 15/9. Efter detta läggs budgeten in i ekonomisystemet för respektive termin. Första två månaderna på terminen följs utfallet upp jämfört med en preliminär budget för terminen. Denna budget finns enbart i Excel. Budgetansvarig chef fyller varje månad i en fil med faktisk bemanning på individnivå. Detta jämförs mot budget för personalkostnader för varje månad. Filen avrapporteras till Sid 6

15 förvaltningsekonomen varje månad på avstämningsmöte om ekonomin. Analys görs även av planerad bemanning framåt. Övriga kostnader följs löpande upp av intendenterna med hjälp av kassabok i Excel. 2.3 Förskolan Förskoleverksamheten är indelad i 5 förskoleområden: Slätten, Bränninge, Hagens, Kärr och Kråkeryd. Varje område leds av en förskolechef som är budgetansvarig Resursfördelningsmodell för förskolan Budgeten fördelas till respektive förskola till största delen efter antal barn enligt nedanstående parametrar. Modellen beslutas av barn- och utbildningsnämnden. Förändringar vid t.ex. behov av besparingar. Parameter Budget 2018 Kommentar Personaltäthet 1-3 år tom 15 tim 0,1144 årsarb per barn Kostnaden beräknas efter aktuell snittlön per enhet Personaltäthet 1-3 år över 15 tim 0,2348 årsarb per barn Kostnaden beräknas efter aktuell snittlön per enhet Personaltäthet 3-5 år tom 15 tim 0,1061 årsarb per barn Kostnaden beräknas efter aktuell snittlön per enhet Personaltäthet 3-5 år över 15 tim 0,1665 årsarb per barn Kostnaden beräknas efter aktuell snittlön per enhet Vikarier kr/årsarbetare Budgeterad kostnad per avdelning från föregående år med ev. uppräkning. Husansvar 5% tjänst per avd Specialpedagog 11% tjänst per avd Tilläggsbelopp Kosttjänst Sid 7 50 % kökstjänst 1 avdelning 75 % kökstjänst 2-3 avd 100 % kökstjänst 4- avdelningar Slättens avdelning Snurran har pga att den ligger separat fått 50 % tjänst. Mat kr/barn Budgeterad kostnad per barn för föregående år samt ev. uppräkning Förbrukning kr/barn Budgeterad kostnad per barn för föregående år samt ev. uppräkning. Under 2017 har en ökning skett med 139 kr /barn för inventarier samt 58 kr/barn för arbetskläder. Fortbildning Hyra, Städ, Vaktmästeri Barn i behov av särskilt stöd Fördelas separat Föregående års budget med uppräkning för ev. löneökningar. Central pott 2018, som

16 Avgiftsintäkter skall fördelas per barn i schablon Ansökan om tilläggsbelopp görs endast av privata anordnare. Kommunala förskolor får bidraget per barn utfördelat i schablon men skall särredovisas. Beräkna intäkt per månad för senaste avgiftsdebiteringen dividerat med antalet placerade barn för samma månad Uppföljning under året för förskolan En preliminär budget görs i Excel i mitten av kvartalet för nästkommande kvartal. Senast den 15:e varje månad görs en avstämning av faktiskt antal barn per förskola. Aktuellt antal barn läggs in i schablonberäkningen och därefter läggs budgeten för den aktuella månaden in i ekonomisystemet. Budgetansvarig chef fyller varje månad i en fil med faktisk bemanning på individnivå. Detta jämförs mot budget för personalkostnader för varje månad. Filen avrapporteras till förvaltningsekonomen varje månad på avstämningsmöte om ekonomin. Analys görs även av planerad bemanning framåt. Övriga kostnader följs löpande upp av husansvarig med hjälp av kassabok i Excel. 2.4 Fritidshem Det finns 6 fritidshem, Bränninge, Kråkeryd, Fagerhult, Brandstorp, Hagenskolan och Alléskolan Resursfördelningsmodell för fritidshem Budgeten fördelas till respektive fritidshem till största delen efter antal barn enligt nedanstående parametrar. Modellen beslutas av barn- och utbildningsnämnden. Förändringar vid t.ex. behov av besparingar. Parameter Budget 2018 Kommentar Personaltäthet 19,7 barn per årsarb Kostnaden beräknas efter aktuell snittlön per enhet Vikarier 797 kr * antal barn Budgeterad kostnad från föregående år med ev. uppräkning. Mat kr/barn Budgeterad kostnad per barn för föregående år samt ev. uppräkning kpi. Varför olika ersättning? Förbrukning 421 kr/barn Budgeterad kostnad per barn för föregående år samt ev. uppräkning kpi Sid 8

17 Fortbildning Hyra, Städ, Vaktmästeri Kökstjänst Avgiftsintäkter Fördelas separat Föregående års budget med uppräkning för ev. löneökningar. Budgeterad kostnad från föregående år Beräkna intäkt per månad för senaste avgiftsdebiteringen dividerat med antalet placerade barn för samma månad Uppföljning under året för fritidshem Se ovan angående förskoleklass och grundskolan. 2.5 Gymnasie- och vuxenutbildning Resursfördelningsmodell för gymnasie- och vuxenutbildning Budgeten för gymnasieutbildning görs per elev och per program för respektive termin. Vuxenutbildningen får ett fast anslag per år. Hela budgeten för gymnasie- och vuxenutbildningen läggs in i ekonomisystemet vid årets början Uppföljning under året för gymnasie- och vuxenutbildning Antalet elever per program följs upp terminsvis. Förvaltningen har påbörjat en löpande uppföljning av vilka kostnader som fakturerats och vilka kostnader som är upplupna per månad. 2.6 Kulturskolan Resursfördelningsmodell för kulturskolan Kulturskolan får ett fast anslag per år och hela budgeten lägga in i ekonomisystemet vid årets början Uppföljning under året för kulturskolan Budgetansvarig chef fyller varje månad i en fil med faktisk bemanning på individnivå. Detta jämförs mot budget för personalkostnader för varje månad. Filen avrapporteras till förvaltningsekonomen varje månad på avstämningsmöte om ekonomin. Analys görs även av planerad bemanning framåt. 2.7 Stödverksamheter Med stödverksamheter menas administration, ledning, elevhälsovård, skolskjutsar mm Resursfördelningsmodell för stödverksamheter Stödverksamheterna får ett fast anslag per år och budgeten läggs in i ekonomisystemet vid årets början. Sid 9

18 2.7.2 Uppföljning under året för stödverksamheter För elevhälsan görs uppföljningen på personalnivå samma som för skola och förskola. För övrig verksamhet görs en uppföljning i månadsuppföljningen till nämnden och vid tertialen. 2.8 Styrkor och svagheter med budget- och uppföljningsmodellen Styrkor Modellen är transparent. Man ser vad man får budget för. Modellen följer lagstiftningen. Bidrag på lika villkor. Lätt för nämnden att t.ex. styra personaltätheten. Bygger på snittlöner. Drabbas inte negativt av att anställa utbilda personal, man tjänar inte på att anställa outbildad personal. Följsamhet mot antalet barn/elever. Underlättar chefernas planering. Detaljerat. Uppföljningen underlättas och risken för fel minskas. Enkelt och tydligt. Underlättar uppföljning över tid och lätt att kommunicera. Lätt att förstå. Bra dialog om ekonomin mellan chefer och ekonom varje månad Bra med gemensam mall för uppföljning av personalkostnaderna Svagheter Vid felbudgetering av t.ex. antal barn/elever får nämnden stå för underskottet/överskottet Tilläggsbelopp per barn fördelas inte till de som har störst behov. Modellen kräver mycket resurser av ekonomen. Uppdatera detaljerad budget varje månad/varje termin. Sen och lite information från Jönköpings kommun vad gäller gymnasieelever och vuxenutbildningselever. Fakturerar för sent och för sällan. Nyttjar inte webbinfon (ekonomisystemet) för ekonomisk uppföljning. Prognos över antal barn/elever behöver slås fast tidigare för att cheferna ska lyckas i sin planering. 2.9 Iakttagelser/diskussion och rekommendationer En av nämndens viktigaste uppgifter är att tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. Det är därför viktigt att nämnden kontinuerligt och så snart som möjligt får information om hur verksamhetens ekonomi utvecklas och förväntas utvecklas. Det nuvarande arbetssättet, där internbudgeten månadsvis förändras och registreras på respektive förskoleenhet bedöms kräva stora personella resurser. På grundskoleenheterna läggs nya budgetar per termin. En alternativ fördelningsmodell som bör övervägas innebär att en ersättning betalas ut till respektive budgetenhet baserat på antalet barn eller elever. I denna modell förändras inte budgeten under året. Det är viktigt att förvaltningens budgetansvariga löpande informeras om det ekonomiska utfallet på såväl förvaltningsövergripande nivå som på annan lämplig nivå. Sid 10

19 Med utgångspunkt från uppgifterna i kapitel 2 lämnar vi rekommendationer enligt nedan. Förvaltningen bör vid varje nämndssammanträde lämna en helårsprognos för det ekonomiska resultatet. Prognosen presenteras per lämplig ansvarsnivå. Den nuvarande modellen för detaljbudgetering, där internbudgeten läggs ut till enheterna löpande under året, bör förändras. Vi föreslår att en elev-/barnomsorgspeng budgeteras per enhet. Under året krediteras respektive enhet per vald tidsperiod med utgångspunkt från faktiskt antal barn/elever. I fördelningsmodellen bör hänsyn tas till att tillkommande barn/elever inte självklart innebär att kostnaderna ökar proportionerligt. Ekonomisk rapportering dels på totalnivå, dels på rektorsnivå eller annan motsvarande nivå bör alltid ske i samband med förvaltningens återkommande chefsmöten. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga ansvaret för de stödjande verksamheterna bör ses över. Vi föreslår att respektive rektor/förskolechef (alternativt annan funktion) får ett mer tydligt ansvar för t ex vaktmästeri, städ och måltider. För närvarande fördelas resurser till barn med särskilda behov till de olika enheterna schablonmässigt. I och med att enheterna är relativt små finns det en risk att resurserna inte fördelas på bästa sätt. Nämnden bör överväga att fördela resurserna med utgångspunkt från faktiska behov på de olika ansvarsenheterna. Sid 11

20 3 Analys av nyckeltal 3.1 Allmänt Barn- och utbildningsnämndens nettokostnader utgör 51 % av kommunens totala nettokostnader. Det är betydligt mer än genomsnittet för kommunerna i länet (42 %) och för riket (39 %). Habo kommun är en av de kommuner i landet som har högst andel barn och unga. Åldersgruppen t o m 19 år utgör 30 % av befolkningen i Habo men 24 % i länet och 23 % i riket. Den relativt stora andelen yngre gör att kostnaden för förskola och skola blir hög per kommuninvånare. Uppgifter från Kolada avseende år 2016 visar att kostnaden för barn och utbildning var kr per invånare i Habo men kr i länet och kr i riket. För år 2017 var nettokostnaderna för barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun 350 mnkr Nyckeltal Ekonomi Nettokostnadsavvikelse är ett nyckeltal som kan sägas visa hur mycket nettokostnaden avviker från ett förväntat värde. De förväntade värdena är baserade på demografiska förhållanden etc. Värdena publiceras bl.a. på Kolada (Kommun- och landstingsdatabasen). Ett positivt värde innebär att verksamheten har högre kostnader än förväntat. T ex innebär en nettokostnadsavvikelse på + 10 % att verksamheten är 10 % dyrare än förväntat. I tabellen nedan redovisas nettokostnadsavvikelserna för Habo kommun. Nettokostnadsavvikelser (%)/År fritidshem inkl. Öppen verksamhet 5,5 6,8 - förskola inkl. Öppen verksamhet - 0,5 0,2 - grundskola, F-9 1,7-1,5-1,8-4,1-7,7 - - gymnasieskola 10,7-5,1-3,5-1,8-1,5 Tabell 1. I tabellen visas nettokostnadsavvikelserna för verksamheter inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde för åren 2012 till Med utgångspunkt från tabell 1 konstateras att kostnaderna för förskola och gymnasieskola är i nivå för vad som kan förväntas. Kostnaderna för fritidshem är högre än vad som kan förväntas medan kostnaderna för grundskolan är lägre än förväntat. Under den redovisade femårsperioden har nettokostnadsavvikelsen sjunkit från 1,7 % till -7,7 % för grundskolan. Nettokostnadsavvikelsen för gymnasieskolan har däremot ökat från -10,7 % till -1,5 %. När det gäller gymnasieskolan redovisades ett avvikande lågt värde för år Om tidsserien sträcks ut till 2010 har avvikelsen ökat från -4,8 %. Jönköpings kommun har under samma tidsperiod (2010 till 2016) ökat från -5,7 till -3,4. Sid 12

21 Kostnad per barn och elev (kr)/år Jmf (%) - fritidshem (inskrivna barn), Habo ,8 - fritidshem (inskrivna barn), riket ,9 - förskola (inskrivna barn), Habo* ,9 - förskola (inskrivna barn), riket ,6 - förskoleklass (elev, hemkommun), Habo ,2 - förskoleklass (elev, hemkommun), riket ,5 - grundskola (åk 1-9 hemkommun), Habo ,4 - grundskola (åk 1-9 hemkommun), riket ,8 - gymnasieskola (hemkommun), Habo ,8 - gymnasieskola (hemkommun), riket ,2 - komvux (heltidsstuderande), Habo ,3 - komvux (heltidsstuderande), riket ,6 Tabell 2. I tabellen visas kostnader per barn eller elever under åren 2012 till *Nyckeltalet är inte tillförlitligt eftersom det i vissa fall har rapporterats in felaktiga uppgifter om antal. Kostnaden per inskrivet barn i fritidshem är ca 14 procent högre i Habo kommun än i riket. När det gäller grundskolan är kostnaden per barn ca 13 tkr lägre i Habo kommun än i genomsnittskommunen. Den största skillnaden avser kostnader för vuxenstuderande. Här är kostnaden lägre än hälften i Habo jämfört med riket. Enhet (kostnad/barn, tkr) Jmf (%) Habo ,4 Kommungruppen ,9 Riket ,9 Tabell 3. I tabellen redovisas kostnad per barn i den kommunala förskolan. Uppgifterna är hämtade från Skolverkets kommunblad. Kostnaden per barn i förskoleverksamhet i kommunal regi är lika stor i Habo kommun som i riket. I jämförelse med kommungruppen har Habo 3,5 procent högre kostnader per barn. Sammanfattningsvis kan konstateras att kostnaderna för fritidshem är något högre än vad som kan förväntas i Habo kommun medan kostnaderna för grundskolan är något lägre än det förväntade. Kostnaderna för övrig verksamhet är med undantag för vuxenstuderande i nivå med förväntans-värdena Verksamhet Grundskola SALSA är en statistisk modell där skolors och kommuners betygsresultat ställs i relation till bakgrundsfaktorer i form av föräldrarnas utbildningsnivå och fördelningen pojkar/flickor samt andelen nyinvandrade elever. Uppgifterna från SALSA-beräkningarna publiceras på Skolver- Sid 13

22 kets hemsida. Andel (%) som uppnått kunskapskraven Genomsnittligt meritvärde År Utfall Beräknat Utfall Beräknat Tabell 4. I tabellen nedan visas faktiska och beräknade värden för Habo kommun under åren 2010 till Uppgifterna är hämtade från Skolverkets hemsida. Under tidsperioden 2010 till 2017 har det modellberäknade värdet för genomsnittligt meritvärde varit högre än det faktiska för åren 2014 till Förhållandet mellan faktiska och beräknade värden för uppnådda kunskapskrav varierar mellan åren. För fem av de åtta åren har utfallet varit högre än det beräknade. Det är svårt att med utgångspunkt från uppgifterna i tabell 4 dra långtgående slutsatser kring hur väl skolan i Habo kommun fungerar som kunskapsförmedlare. I tabell 5 redogörs för ett antal kvalitetsindikatorer som har hämtats från den offentliga statistik som redovisas i Kolada. Mått Habo F-län Riket Elever i åk 5: Jag känner mig trygg i skolan (%)* Elever i åk 8, Jag känner mig trygg i skolan (%)* Elever i åk 9 som uppnått kunskapskraven (%)* Elever i åk 9 som är behörig att söka till yrkesprogram (%)* Gymnasiefrekvens (%)* * Uppgiften avser år 2017 Tabell 5. Tabellen visar kvalitetsmått för grundskola avseende Habo kommun, Jönköpings län och riket. Uppgifterna i tabell 5 visar att Habo kommun har bra kvalitetsvärden i förhållande till länets kommuner och riket. Det finns inget i tabell 5 som indikerar bristande kvalitet inom grundskolan. Förskola och fritidshem I Habo kommun är något fler barn i åldern 1-12 år inskrivna i förskola och skolbarnsomsorg än i länet och i riket (2017). För delgruppen barn 1-5 år är andelen inskrivna barn i förskolan lägre än för länet och riket. Ett ofta använt mått för att beskriva resurstilldelning är antal inskrivna barn per årsarbetare. Sid 14

23 Mått Habo F-län Riket Inskrivna barn/årsarbetare, kommunal förskola (antal)** 5,0 5,0 5,2 Inskrivna barn/årsarbetare, kommunala fritidshem (antal)** 27,5 19,9 21,5 ** Uppgiften avser år 2016 Tabell 6. I tabellen redovisas antal inskrivna barn per årsarbetare för förskola och fritidshem. Inom den kommunala förskolan har Habo kommun relativt hög personaltäthet. Förhållandet inom kommunala fritidshem är det omvända Budget- och prognossäkerhet I tabell 7 redogörs för utfall i förhållande till budget för åren 2010 till År Budget Utfall Differens Andel (%) ,9 225,8 2,1 0, ,0 237,8-3,8-1, ,8 250,2-2,4-1, ,1 285,1 6,0 2, ,4 293,5 0,9 0, ,2 311,4-2,2-0, ,6 318,5 3,1 1, ,3 350,0-10,7-3,2 Total 2 265, ,3-7,0-0,3 Tabell 7 visar barn- och utbildningsnämndens budget, utfall, budgetavvikelse och procentuell avvikelse. Med utgångspunkt från tabell 7 konstateras att med undantag för år 2017 har budgetavvikelserna varit relativt små. Nämndens budgettrohet har i stort sett varit god. Under år 2017 prognostiserade nämnden i samband med månads- och tertialrapporter ett underskott i storleksordningen 1,5 2,0 mnkr. I bokslutet redovisas ett underskott på 10,7 mnkr. År Prognos* Utfall Differens ,1 225,8-0, ,8 237, ,1 250,2-0, ,7 285,1 1, ,5 293,5 4, ,1 311,4-0, ,5 318,5 2, ,3 350,0-8,7 Total 2 270, ,3-2,2 * Prognos vid tertial II Tabell 8. I tabellen redovisas barn- och utbildningsnämndens helårsprognos i tertialrapport II för åren 2010 till Med undantag för år 2017 framgår det från tabell 8 att har prognossäkerheten i stort sett har varit god för perioden. Förvaltningen har under år 2018 analyserat orsaken till att Förvaltningens helårsprognos har inte alltid presenterats för nämnden. Sid 15

24 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida BU13/52 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Prolongering av skolskjutsavtal Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner prolongeringen av nuvarande skolskjutsavtal med tillägg till och med Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden i Habo kommun har från till tecknat skolskjutsavtal med Carlsteins Trafik AB. I samband med att linje 117 från höstterminen 2018 upphör att köras i Länstrafikens regi har Habo kommun tecknat ett tillägg till befintligt skolskjutsavtal, som innebär att Carlsteins Trafik AB istället kommer att köra skolskjutslinjen Älgafall (tidigare linje 117). Samtidigt har befintligt skolskjutsavtal förlängts till Den ökade kostnaden för tilläggsavtalet, motsvarande kronor, kommer att finansieras centralt av Habo kommun. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att godkänna prolongeringen av nuvarande skolskjutsavtal med nytt tillägg till och med Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Ekonomichef, Habo kommun Förvaltningsekonom, barn- och utbildningsförvaltningen Skolskjutsansvarig, barn- och utbildningsförvaltningen Carlsteins Trafik AB Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen roger.johansson@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

25 Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida Anmälningsärenden Ärendebeskrivning a) Delegationslistor från Barn- och utbildningschef Katarina Ståhlkrantz nr 25-28, Intendent Marie Skarp nr 57-70, Bitr. barn- och utbildningschef Per Sandberg nr 62-78, b) Dnr BU18/52 Skolinspektionen Skolinspektionen avslår ansökan om godkännande av Academy of X and Business Education Jönköping AB som huvudman för särskild variant av teknikprogrammet. Dnr BU18/53 Skolinspektionen Skolinspektionen avslår ansökan om godkännande av Academy of X and Business Education Jönköping AB som huvudman för riksrekryterande yrkesutbildning för restaurang- och livsmedelsprogrammet inriktning kök och servering. ---

26