Sammanträdesdatum Tingshuset, kl Hjernet, kl

Transkript

1 Plats och tid Beslutande Övriga deltagande Tingshuset, kl Hjernet, kl enligt bifogad närvarolista. Eva Henebäck, VD NBAB, NFAB, 82,88 Leif Johansson, fastighetschef, NBAB, NFAB, 82,88 Lars Winell, ekonomichef, NBAB, NFAB, 82 Göran Hult, Sensa Corporate Advisors, 88 Peter Warman, ekonomichef, 88 Inger Multanen, kommunstrateg, 88 Bror-Erik Israelsson (S), ordf NBAB, NFAB, 88 Monica Sundberg (S), ledamot NBAB, NFAB, 88 Kent Nilsson (S), ledamot NBAB, NFAB, 88 Kenneth Larsson (V), ledamot NBAB, NFAB, 88 Henk Burgering (M), ledamot NBAB, NFAB, 88 Ulla Bergström (S), suppl NBAB, NFAB, 88 Carl TernselI (M), suppl NBAB, NFAB, 88 Jan Noriund, kommunchef Eva R Stensson, kommunsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Helena Vilhelmsson (C) Underskrifter Sekreterare Ordförande < 9.~~ Eva R Stensson. c.... ~.. f.(~ S?lf etg Oscarsson (S1 ~ Pa",g,afe< Justerande... ~... ~. I ~.... Helena Vilhelmsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande ZOIS'-IO- \ Z. Datum för lo I II anslags nedtagande () 3 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunstyrelsens kansli, Tingshuset '--... if...u1~/:;ac::~c~ ,. Solveig Oscarsson, ordförande

2 INNEHALLSFÖRTECKNING FÖR LEDNINGSUTSKTTETS PROTOKOLL Ärende Paragraf Sidnr Information från Norabostäder AB och Nora Fastigheter AB med anledning av kommunens uppsiktsplikt. Förslag till ny förvaltningsorganisation. Förslag till sammanträdesplan för utskotten, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige för år Kungörelse av kommunfullmäktiges sammanträden Fastställelse av utdebitering för år Ekonomiavdelningens förslag till anvisning och tidplan inför 2015 års bokslut. Uppföljningsrapport, Nora Fastigheter AB

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Lu 82 dnr 642/2015 Information från Norabostäder AB och Nora Fastigheter AB med anledning av kommunens uppsiktsplikt Bolagens VD presenterar nuläget i de båda bolagen vad gäller organisation, bostadsbestånd, hyressättning mm. Fastighetschefen informerar om underhåll och investeringar under Ekonomichefen informerar om tertialbokslutet per den 31 augusti Ordföranden tackarför informationen. Ju sterares sign

4 Sammantradesdatum Lu 83 dnr 314/2012 Förslag till ny förvaltningsorganisation Kommunfullmäktige beslutade att utse en politisk arbetsgrupp vars uppdrag var att göra en översyn av den politiska organisationen och lämna förslag som kan genomföras efter valet Kommunchefen fick i anslutning till detta ett uppdrag av kommunstyrelsen att göra en översyn av den befintliga förvaltningsorganisationen och redovisa förslag som i tid och innehåll anpassas till de eventuella förändringar som kommer att föreslås för den politiska organisationen. Kommunfullmäktige beslutade att genomföra förändring av strukturen på den politiska organisationen enligt arbetsgruppens förslag med vissa förändringar av antalet ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen och dess utskott. I korta drag innebär förändringen att endast kommunstyrelsen med utskott blir kvar som verksamhetsdrivande nämnd, medan ett antal fasta och tillfälliga beredningar inrättas under fullmäktige för långsiktiga frågor. En Individnämnd inrättas fr.o.m. maj Kommunstyrelsen beslutade att alla verksamheter i kommunen organiseras i en förvaltning fr.o.m verksamheterna Kultur- och fritid, Näringsliv och Turism sammanförs till ett verksamhetsområde benämnt "Tillväxt och utveckling" med en gemensam chef fr.o.m nuvarande bildningsförvaltningen och socialförvaltningen läggs samman till ett gemensamt verksamhetsområde benämnt "Välfärd" inom kommunförvaltningen med delat ledarskap för bildningschef och socialchef uppdra till bildningschef och socialchef att göra en översyn av organisationen för sitt verksamhetsområde och lämna förslag till eventuella förändringar uppdra till kommunchefen att utreda hur nuvarande kommunledningskansli, ekonomiavdelning, personalavdelning, kostavdelning och IT-avdelning bäst kan organiseras och lämna förslag till förändringar uppdra till kommunchefen att under budgetbehandlingen för 2015 års budget återkomma med förslag till administrativa förstärkningar inom den samlade kommunförvaltningen, samtliga förändringar arbetas fram i samverkan med berörd personal och fackliga organisationer, allt för att få delaktighet och förståelse för den kommande organisationen

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantr3desdatum Då det gäller välfärdsområdet föreslås att gränsöverskridande samverkan skapas på olika nivåer som ett sätt att signalera samarbete över de administrativa gränserna till övriga medarbetare. Målet är att förändringar av organisationen ska leda till att kommunens verksamheter arbetar på ett enhetligt sätt mot antagen vision och övergripande mål. För översyn av förvaltningsorganisationen anlitades en konsult på Pwc som presenterade sin slutrapport den 12 maj Konsulten konstaterade att den nuvarande ledningsorganisationen är administrativt hårt pressad och att viktiga kompetenser inom miljö, kommunikation och fastighetsrelaterade frågor saknas. Denna slutsats understöds också av befintlig personalstatistik som visar att Nora tillhör de kommuner i Sverige som har minst administration relaterat till befolkningsstorlek. Det beslut som innebär att nämnderna läggs ned och att fasta beredningar inrättas under fullmäktige medför att förvaltningsorganisationen bör förändras så att vi kan svara upp mot de behov som kommer att finnas för de nya utskotten under kommunstyrelsen och beredningarna under kommunfullmäktige. Nora kommun har i dagsläget ett antal styrdokument som på olika sätt ska vara styrande för i vilken riktning verksamheten ska utvecklas. De bör samordnas så att man får en samlad styrning och utveckling som beskriver målbilden och det gemensamma uppdraget. I genomförandefasen för organisationsförändringen ska ett gemensamt övergripande utvecklingsprogram för Nora kommun tas fram. I det klargörs kommunens vision, verksamhetside, övergripande mål och strategiska inriktning, gemensam värdegrund samt kommunens ledningsfilosofi. Där det finns otydliga gränssnitt som t.ex. flyktingmottagningen, Resursen, AME bör dessa samordnas inom nuvarande verksamhetsområdet "Välfärd" dvs bildning och social välfärd. Även andra gränssnittsfrågor har berörts, bl.a. kopplingen mellan Arbetsmarknadsenheten i bildningsförvaltningen och Vuxenenheten i socialförvaltningen.

6 NORA KOMMUN Under arbetets gång har Resursen som tidigare tillhört bildningsförvaltningen särskilt uppmärksammats. Det är i synnerhet det faktum att bildandet av Resursen medfört brister i samverkan med individ- och familjeomsorg för vuxna inom nuvarande Vuxenenheten och att elevhälsan inte haft en chef med kompetens från skolområdet. Förslaget syftar till att åtgärda dessa brister. Även folkhälsoteamets tillhörighet har diskuterats. I dag tillhör teamet kommunledningskansliet, men förslaget innebär att teamet bör tillhöra verksamhetsområdet Tillväxt och Utveckling. Syfte med förändringen är att anpassa förvaltningsorganisationen till den politiska organisationen och att förändringar av organisationen ska leda till att kommunens verksamheter arbetar på ett enhetligt sätt mot antagen vision och övergripande mål. Styra, leda, utveckla och ha ordning på kommunens processer och därigenom få en stärkt ledningsfunktion för att öka kvaliteten och effektiviteten i planering och ledning utifrån en gemensam strategi. Skapa bra förutsättningar för en effektiv styrning, genom en långsiktig strategisk planering utifrån politiska mål. Utveckla optimalt ledningsstöd och verksamhetsstöd. Skapa en organisation som stöder samverkan. En kostnadseffektiv organisation. En organisation som arbetar med ständiga förbättringar. Utvecklat gränsöverskridande ledarskap. Det görs genom att skapa en verksamhetsplan som bygger på de politiska målen och förvaltningens mål. Därutöver behöver det skapas en tydlig ledningsorganisation, kommunikationsplan, utvecklade mötesforum, fokus på processer och resultat, och tydliga roller och ansvar. Allas kapacitet tas i anspråk och tar ansvar för helheten. En genomförandeplan upprättas som processas under hösten 2015 som tillgodoser dialog, delaktighet, förankring och förhandling. I detta inkluderas workshops den 29 maj och den 2 september med kommunens administrativa stödfunktioner. Utdragsbeslyrkande

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Det bildas tre nya ledningsgrupper inom verksamhetsområdet Välfärd. Socialchef leder ledningsgrupp 1 (omsorg), socialchef och bildningschef leder ledningsgrupp 2 (individ och etablering), bildningschef leder ledningsgrupp 3 (skola och förskola). Centrala administrativa resurser sammanförs i en stabsfunktion till kommunchefen som benämns Stöd och Service. Administrativ chef ansvarar för samordning av resurserna inom Stöd och Service. Ekonomichef, personalchef, kostchef och IT-chef ansvarar för sina enheter direkt under kommunchef. I genomförandefasen görs en kartläggning och dokumentation av väsentliga processer i organisationen. föreslår kommunstyrelsen besluta att som en stabsfunktion till kommunchefen inrätta en funktion benämnd Stöd och Service i vilken anställda i central administration ingår dvs. personalavdelning, ekonomiavdelning, kostavdelning, IT-avdelning samt administrativ avdelning där chefen för den administrativa avdelningen får ansvaret för fördelning av resurserna i administrativa avdelningen att folkhälsoteamet förs till verksamhetsområdet Tillväxt och Utveckling att anställda som tidigare tillhört central administration inom bildningsförvaltningen och socialförvaltningen ingår i den administrativa avdelningen inom Stöd och Service att verksamheten Välfärd delas in i tre områden benämnda Omsorg, Individ och Arbetsmarknad samt Skola och Förskola där området Omsorg leds av socialchef, området Skola och Förskola leds av bildningschef och området Individ och Arbetsmarknad leds av socialchef och bildningschef gemensamt att nuvarande enheten Resursen delas så att elevhälsa organiseras under en enhetschef inom området Skola och Förskola under det att socialtjänst unga liksom familjebehandlingsenheten Vingen och familjecentral ingår i Individ- och familjeomsorg under enhetschefen för tidigare vuxenenheten samt att förändringarna ska genomföras till Protokollsutdrag tilt

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Lu 84 dnr 618/2015 Förslag till sammanträdesplan för utskotten, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige för år 2016 Kommunsekreteraren har upprättat ett förslag till sammanträdesplan för barn- och ungdomsutskottet, socialutskottet, ledningsutskottet, samhällsbyggnadsutskottet, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Barn- och ungdoms utskottet (tisdag fm) 16 februari 30 augusti 8 mars 11 oktober 5 april 8 november 10 maj Socialutskottet (tisdag em) 16 februari 30 augusti 8 mars 11oktober 5 april 8 november 10 maj (onsdag fm) 17 februari 31 augusti 9 mars 12 oktober 6 april 9 november 11 maj Samhällsbyggnadsutskottet (onsdag em) 17 februari 31 augusti 9 mars 12 oktober 6 april 9 november 11 maj Kommunstyrelsen (onsdag) 2 mars 14 september 30 mars 26 oktober 27 april 23 november 1 juni Kommunfullmäktige (onsdag kväll) 16 mars 28 september 13 april 16 november 18 maj 7 december 15 juni

9 Kommunstyrelsen beslutar att godkänna sammanträdesplan för kommunstyrelsen och utskotten. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna sammanträdesplan för kommunfullmäktige. do

10 Lu 85 dnr 619/2015 Kungörelse av kommunfullmäktiges sammanträden 2016 Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta om i vilka tidningar mm som kungörelse till kommunfullmäktige ska ske. Enligt tidigare beslut sker kungörelse till fullmäktiges sammanträden i NA Bergslagsdelen, Länsposten, ETC Örebro, nättidningen 24i Bergslagen samt på kommunens hemsida. Under utskottets behandling av ärendet informerar kommunchefen att kostanden för att annonsera i ETC Örebro och Länsposten är väldigt höga. Utskottets ledamöterna kommer överens om att föreslå att annonsering inte länge ska göras i ETC Örebro och Länsposten. s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kungöra fullmäktiges sammanträden i NA Bergslagsdelen, nättidningen 24i Bergslagen samt på Nora kommuns hemsida och då publicera de viktigaste ärendena. Tom Rymoen (M) deltar inte i beslutet på grund av jäv. So

11 Lu 86 dnr 643/2015 Fastställelse av utdebitering för år 2016 Ordföranden yrkar på att den allmänna kommunalskatten ska vara oförändrad för år 2016, d.v.s kronor. s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa utdebiteringen av allmän kommunalskatt för år 2016 till kronor.

12 NORA KOMMUN Sammantr:!ldesdatum Lu 87 dnr 593/2015 Ekonomiavdelningens förslag till anvisningar och tidplan inför 2015 års bokslut Ekonomiavdelningen har upprättat ett förslag till anvisningar och tidplan inför arbetet med 2015 års bokslut. föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna upprättat förslag till anvisningar och tid plan inför 2015 års bokslut.

13 Lu 88 dnr 21/2015 Uppföljningsrapport, Nora Fastigheter AB Kommunstyrelsen beslutade den 24 februari 2015, 12, att ge kommunchefen i uppdrag att bland annat genomföra en uppföljning av om nuvarande organisation av förvaltning av fastigheter är ändamålsenlig samt att uppdraget ska genomföras med konsulthjälp. Efter upphandling fick Sensa Corporate Advisors uppdraget att genomföra uppdraget och överlämnade i oktober 2015 rapporten "Organisation och förvaltning av Nora kommuns fastighet". En representant för Sen sa presenterar rapporten för ledningsutskottet, bolagets styrelse samt bolagens VD och fastighetschef. Ordföranden tackar för rapporten. Protokollsutd rag till (O '-...0

14 NORA KOMMUN Närvaro-och omröstningslista sammanträden den 7/ Närv, Närv, Omröstninqar beslut ej be- l s V M C LPo s V FP Ledamöter slut Ja Nej Avs Ja Nej Av~ Solveig Oscarsson 1 Eleonore Karlsson 1 Margaretha Eriksson 1 Camilla Andersson Larsson 1 Tom Rymoen 1 Helena Vilhelmsson 1 Göran Berqqren - Ersättare Hans Knutsson 1 Per Andreasson 1 David Stansvik 1 Ulf Wilder Antal 7 2 Ro