PROJEKTPLAN PROJEKT VÄSJÖN

Transkript

1 PROJEKTPLAN PROJEKT VÄSJÖN Uppdragsgivare: Författare: Kommunstyrelsen Nina Björstrand Innehållsgranskad av: Väsjöns ledningsgrupp Kvalitetsgranskad av: Carita Pehrson Hardt Godkänd av: Godkänd av kommunstyrelsen:

2 2 (25) Versionshistorik Version Datum Ändringen avser Godkändes av kommunstyrelsen 1.9 Mål, omfattning, organisation och styrning pga. uppdaterat direktiv., till Väsjöns samordningsgrupp , därefter mindre ändringar gjorda i utifrån ändringar föreslagna på detta möte Fastställd version. Bilagor Bilaga Dokumentnamn 1 Huvudtidplan

3 3 (25) VERSIONSHISTORIK BAKGRUND PROJEKTETS VISION, SYFTE OCH MÅL ÖVERGRIPANDE PROJEKTMÅL OMFATTNING FÖRUTSÄTTNINGAR Myndighetsbeslut Omgivningspåverkan Teknisk försörjning Kommunal service Trafik, transport och kommunikationer GEOGRAFISKA GRÄNSER OCH DELOMRÅDEN Södersätra Väsjö torg Södra Väsjön Sportfältet Norrsätra verksamhetsområde Ribbings väg Rökeriet Norra Väsjön Norrsätra Västra Norrsätra Gustavsbergsgärdet EKONOMI TID ORGANISATION PROJEKTSTYRNING OCH -RAPPORTERING EKONOMISTYRNING UPPHANDLING TIDSSTYRNING RISKHANTERING KOMMUNIKATION, INTRESSENTHANTERING OCH MARKNADSFÖRING DOKUMENTHANTERING OCH IT-SAMORDNING HÅLLBARHETS- OCH MILJÖSTYRNING KVALITETSLEDNING ARBETSMILJÖSTYRNING VÄRDEGRUND STRATEGI FÖR SAMVERKAN KRISLEDNING WBS PROJEKTAVSLUT... 23

4 4 (25) REFERENSER BILAGA 1 HUVUDTIDPLAN... 25

5 5 (25) 1 Bakgrund är en snabbt växande kommun med ett stort behov av nya bostäder. Redan under framtagandet av översiktsplanen 1988 identifierades Väsjön som ett möjligt framtida bostadsområde. Sedan dess har flera politiska beslut inklusive kommunstyrelsens beslut om ett projektdirektiv för arbetet med Väsjön lagt grunden för utvecklingen av Väsjön. Stadsbyggnadsavdelningen har från fyra underställda enheter, varav Väsjöenheten är den enhet som ansvarar för projektet. Under 2017 fick det första delområdet (Södersätra) vägar, vatten och avlopp och de första nybyggnationerna kunde påbörjas. Planarbetet och utbyggnationen av infrastruktur, allmänna platser och parker kommer att fortgå etappvis och med gällande förutsättningar beräknas färdigställande till år Färdigställda bostäder beräknas till år Denna uppdaterade projektplan ersätter den tidigare projektplanen. Anledningen till denna uppdatering är att behovet att beskriva projektets mål, omfattning, organisation och styrning för att säkerställa att projektet planeras och genomförs inom givna ramar som redovisades i det uppdaterade projektdirektivet, godkänt av s kommunstyrelse Utöver att vara det interna, styrande arbetsdokument som en projektplan ska vara är denna projektplan anpassad för att presentera projektet på ett tydligt sätt för kommunstyrelsen, berörda förvaltningar inom kommunen samt intresserade byggherrar. Projektplanen ska uppdateras vid behov. En översyn ska göras minst en gång per år av projektchefen. 2 Projektets vision, syfte och mål I projektdirektivet fastställs projektets vision, syfte och effektmål. Visionen beskriver vad projektet vill uppnå och effektmålen beskriver den långsiktigt önskade effekten och nyttan med projektet. Effektmålen tillsammans med syftet besvarar frågan varför projektet utförs. Dessa lyder enligt nedan: Vision: En småskalig, variationsrik och naturnära stadsmiljö med det aktiva livet i centrum. Syfte: Bidra till att långsiktigt säkra kommunens bostadsförsörjning genom att tillgänglig mark utnyttjas effektivt. Skapa ytterligare ett bostadsområde i kommunen där invånarna får tillgång till naturen. Vattenförsörjningen och avloppshanteringen i området och därmed markoch vattenmiljön säkras långsiktigt genom en utbyggnad av kommunalt vatten och avlopp.

6 6 (25) Effektmål: 1. Effektmål för en integrerande, öppen och socialt hållbar livsmiljö: Nytt attraktivt bostadsområde som bidrar till att kan växa och utvecklas. Bidra till att socialt, ekonomiskt, miljö- och trafikmässigt länka samman östra Sollentuna. En livsmiljö för alla skeden i livet. Boende ska säkert kunna ta sig till kollektivtrafik, skola och idrottsanläggningar. 2. Effektmål för en naturlig stadsdel mitt i sport- och friluftsområdet: Stockholms attraktivaste livsmiljö för ett aktivt idrotts- och friluftsliv nära naturen. 3. Effektmål för en god naturmiljö intill staden: Tillgängliga entréer till en attraktiv naturmiljö. 2.1 Övergripande projektmål De övergripande projektmålen beskriver vad projektet ska leverera och är formulerade utifrån de ovanstående effektmålen, vilka beskriver den önskade långsiktiga effekten och nyttan med projektet. Projektmålen delas in i kategorierna Projektledning, Produkt och Externt. De övergripande projektmålen specificeras och bryts ned i mätbara projektmål och delmål. Projektmålen ska även integreras med kommunens nya målstyrningsmodell. Projektledning Genomföra projektet inom fastställd kostnadsram: utgifterna täcks av projektets inkomster. Färdigställa projektet inom fastställd huvudtidplan: utbyggnad av infrastruktur, allmänna platser och parker ska vara färdig år 2028, en förutsättning för färdigställda bostäder till år Tillse att Väsjön är en trygg och säker plats under projekttiden för boende, dem som verkar i området och för dem som passerar området. Samarbeta i enlighet med gemensam värdegrund (Ansvar, Respekt, Engagemang) Genomföra projektet utifrån uppställda hållbarhetsmål. Produkt Skapa förutsättningar för ett område med rätt omfattning enligt gällande projektdirektiv: inkluderat cirka bostäder, verksamhetsområde, allmänna platser och kommunal service. Leverera infrastruktur till rätt funktion och kvalitet enligt ingångna avtal, projektets hållbarhetsprogram samt s policy och handlingsplaner för att skapa förutsättningar för en attraktiv stadsdel med naturlig kontakt mellan människor, stad och natur, arbete och fritid.

7 7 (25) Samarbeta med övriga förvaltningar inom och externa leverantörer för att verka för kapacitetsstarka kollektivtrafiklösningar. Externt Skapa förtroende och acceptans för projektets genomförande hos byggherrar, närboende, verksamheter, personer som passerar området samt övriga berörda intressenter. Tillse att Väsjön även under projekttiden gestaltas så att de som bor och verkar i Väsjön upplever projektets vision (s.k. placemaking). 3 Omfattning I Väsjön planeras sammanlagt cirka nya bostäder med varierad bebyggelse i form av villor, parhus, radhus och lägenheter i flerfamiljshus med blandade upplåtelseformer. I områdets norra delar finns ett verksamhetsområde avsett för lager, mindre industrier och kontor. Kommunen planerar även för skola, förskolor, äldreboende och annan kommunal service. Behovet av bostäder för hushåll som av sociala eller medicinska skäl inte på egen hand kan ordna en bostad bedöms vara stort i kommunen. Därför ska projektet bidra med upp till 10 % av hyresbostäderna inom Väsjön till ovanstående ändamål. På gångavstånd från Väsjön finns fyra vackra insjöar varav Fjäturen, Snuggan och Rösjön till större delen ligger i orörd natur. Den fjärde sjön Väsjön ska bli centralpunkten kring vilken den nya bebyggelsen koncentreras med anslutande torgplatser, parkstråk och strandpromenad. Mellan Väsjön och Edsberg finns ett idrottsområde, Edsbergs sportfält, med bland annat tennishall, fotbollsplaner, bouleplaner och skidbacken Väsjöbacken. Detta område planeras att utvecklas så att idrottsanläggningarna samlas på ett ställe på Sportfältet samt att ett nytt aktivitetsområde skapas med möjlighet till spontanidrott och rekreation. 3.1 Förutsättningar Väsjöns läge mellan Törnskogens och Rösjöskogens naturreservat ger unika förutsättningar för ett aktivt liv. Därmed finns här möjligheter att utveckla en för stockholmsregionen helt unik livsmiljö som beskrivs i visionen. Övriga viktiga och definierade förutsättningar för att projektet ska kunna genomföras beskrivs och redovisas för nedan Myndighetsbeslut Miljödom för vattenverksamheter I samband med utvecklingen av Väsjö-området planerar att genomföra ett antal åtgärder som bland annat syftar till att restaurera sjön Väsjön med kringliggande vattendrag samt öka tillgängligheten till strand- och vattenområdet. Snuggabäcken ska återskapas i ytläge i ett nytt parkområde från att idag vara delvis kulverterad under ett industriområde.

8 8 (25) fick i maj 2016 förlängt tillstånd hos mark- och miljödomstolen för restaurering av sjön Väsjön och närbelägna vattendrag. Det nya tillståndet gäller till och med hösten Detta innebär att arbeten kan utföras enligt plan Detaljplaner För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet krävs att elva detaljplaner vinner laga kraft. Det är projektet som är ansvarigt för att leda arbetet med detaljplaner Omgivningspåverkan Projekt Väsjön är ett stadsutvecklingsprojekt som syftar till att uppföra ett nytt område med blandad stadsbebyggelse i anslutning till den befintliga stadsdelen Edsberg och kring sjön Väsjön i. Området är anpassat till lokala förutsättningar, där befintlig och ny bebyggelse länkas samman för att åstadkomma en fysiskt sammankopplad och socialt integrerad stad. Målpunkter i området i form av bland annat kommunal service som skolor och förskolor förstärks och bidrar till sammanlänkandet av omgivningen med Väsjön. I ett stadsbyggnadsprojekt av sådan storlek som Väsjön uppkommer ofrånkomligen bullerfrågor som måste hanteras. Bulleraspekter i Projekt Väsjön behandlas vid planläggning av varje enskilt delområde där huvudsakliga bullerkällor är identifierade. I området kring Väsjön finns flera naturområden och vattendrag, och i norra delen av Väsjön ligger Törnskogens naturreservat. Under planeringen av Väsjöområdet har stor hänsyn tagits till sjöarna och vattendragen i området. Sjöarna ska renas och rensas och ett levande blå-grönt stråk som kopplar ihop sjöarna etableras rakt genom området. Det är viktigt för projektet att bevara så mycket av den befintliga naturen som möjligt. En grönyteplan underlättar för samsyn och samarbete mellan byggherrar och kommun för att kompensera och bevara naturen i det bebyggda området Teknisk försörjning Samordning ska ske med kringliggande områden så att man på ett resurseffektivt sätt integrerar nya området Väsjöns försörjning och kretsloppsystem, med allt från avfall till energi. Kapaciteten i bland annat avlopps-, el- och fjärrvärmeanläggningar ska anpassas till projektdirektivets krav på omfattning. För en resurseffektiv och långsiktigt hållbar energianvändning ska flerbostadshus och fastigheter för kommunal verksamhet anslutas till fjärrvärme. Det är viktigt att vattenförsörjningen och avloppshanteringen i området fungerar och därmed att mark- och vattenmiljön långsiktigt säkras, genom en utbyggnad av kommunalt vatten och avlopp. Dagvattenrecipientens status och behovet av rening är utrett. I samband med detta arbete hör att säkerställa att Sollentuna Energi och Miljö AB (SEOM) bygger ut VA-nät, elnät och fjärrvärme i området i deras egenskap av huvudman för utbyggnad och drift av detta.

9 9 (25) En av de största utmaningarna är att tillgodose dagens och framtidens ökade energibehov utan negativ klimatpåverkan och utarmning av naturresurser Kommunal service Området Väsjön är i sin omfattning i behov av kommunal service i form av bland annat skolor, förskolor, boenden samt kultur- och fritidsanläggningar. Projektet ansvarar för att skapa förutsättningar för dessa medan respektive förvaltningskontor ansvarar för att de upprättas Trafik, transport och kommunikationer Projektet samverkar med Trafikförvaltningen i Stockholms län, Trafikverket och trafik-och fastighetskontoret (TFK) för att säkerställa fungerande trafik- och kollektivtrafiksystem för Väsjön och för att integrera detta i Sollentunas huvudtrafiksystem. Åtgärder som behöver göras på vägarna utanför projektgränsen måsta synkroniseras med väghållaren (dvs TFK eller Trafikverket). Att till fots kunna förflytta sig trafiksäkert, tryggt och snabbt inom hela området för att nå lokala målpunkter och hållplatser är viktigt för området. Vidare är det viktigt att effektivt kunna röra sig med cykel och därför upprättas ett huvudcykelnät. För att kollektivtrafiken i Väsjön och Edsberg ska upplevas som attraktiv är det viktigt att de boende har nära till en busshållplats och att linjerna som trafikerar Väsjön går till målpunkter det finns behov av. Vidare är det viktigt att turtätheten är hög och att bussarna är punktliga. Vissa bilvägar utformas för att kapacitetsmässigt kunna ta hand om mycket trafik med såväl lokala som regionala målpunkter. Andra vägar kan ha till uppgift att endast göra det möjligt att för ett begränsat antal bilar nå sin bostad. Frestavägen, som ingår i två detaljplaner (Södersätra och Kastellgården samt Väsjö torg) kommer att få en delvis förändrad sträckning förbi Väsjön, i samma läge där tidigare Frestavägen gick. Frestavägen kommer tillsammans med Edsbergs allé att utgöra Väsjöområdets huvudgator. Väsjöprojektet påverkar framkomligheten på Frestavägen, Ribbings väg och Danderydsvägen. För att kollektivtrafikförsörja Väsjön fick kommunledningskontoret i uppdrag av kommunstyrelsen att se över framtida lösningar för att Edsberg och Väsjön på ett tillgängligt och robust sätt ska försörjas med kapacitetsstark kollektivtrafik. I uppdraget ska även ingå att utföra en konsekvensanalys om linbanan inte blir av.

10 10 (25) 3.2 Geografiska gränser och delområden År 2005 togs ett övergripande program fram för hela Väsjöområdet. Programarbetet följdes sedan av två plansamråd. Efter plansamrådet 2008 delades Väsjöområdet in i tio olika planetapper. Idag har ytterligare ett område tillkommit, Gustavsbergsgärdet. Hittills har tre detaljplaner vunnit laga kraft och detaljplanläggning av fyra delområden pågår. Avgränsningarna av de olika detaljplanerna bygger på områdets olika planeringsförutsättningar och syftar till att etapperna ska kunna klara en utbyggnad under en längre tid och att de till största del ska vara inbördes oberoende. Definierade delområden kopplas ihop med definierade detaljplaner. Nedan redovisas hittills definierade delområden och återfinns i figur 1. Figur 1 - Delområden

11 11 (25) Södersätra Delområdet omfattar Södersätra, delar av Norrsätra och Kastellgården, samt delar av Frestavägen, sjön Väsjön och Snuggabäcken. Området utgörs idag huvudsakligen av ett äldre fritidshusområde som successivt permanentas. Detaljplanen skapar förutsättningar att bygga tätare flerbostadshus närmast Frestavägen och Väsjön samt för en förtätning med villabebyggelse i befintligt sommarstugeområde. Den värdefulla naturen inom detaljplaneområdet avses att bevaras och utvecklas. Törnskogens och Rösjöskogens naturreservat ska kopplas ihop genom anläggande av ett nytt park- och vattenstråk, det s.k. Blågröna stråket. Det blågröna stråket ökar tillgängligheten till Väsjöns stränder och till omgivande naturreservat och skapar nya möjligheter att röra sig i området. Detaljplanen för området vann laga kraft I Södersätra har under Q4 färdigställts gator och VA-anläggningar. Anläggningarna är drifttagna av Sollentuna Energi & Miljö AB och nu kan förbindelsepunkter för anslutning erbjudas Väsjö torg Väsjö torg är idag obebyggt och sträcker sig mellan den framtida Frestavägen, Väsjön, Väsjöbacken och naturen som omger Edsbergs sportfält. Området nyttjas idag som parkering till Väsjöbackens besökare. Marken ägs av kommunen. Området kommer att utgöra den centrala delen av Väsjöområdet med tätare flerbostadshusbebyggelse i kvartersstruktur. Inom området planeras även för äldreboende, förskola och en skola. Möjlighet till kommersiell service finns i kvarterens bottenvåningar mot gatan. Stor omsorg läggs på mötesplatser och de offentliga rummen genom anläggande av torg, kaj- och strandpromenad utefter Väsjöns strand. Detaljplanen för området vann laga kraft Markförsäljningstävling tävling för ca 400 bostäder pågår och beräknas slutföras i december Utbyggnaden av de första arbetsgatorna och ledningar påbörjas i oktober/november Södra Väsjön Delområdet gränsar i norr mot Väsjöbacken och till delområdet Väsjö torg. I söder gränsar området till Ribbings väg och i väster till Edsängens villaområde. Marken ägs av kommunen. En utveckling av området är central för att integrera Väsjön med Edsberg. De båda områdena planeras att bindas samman genom en ny sammanhållen bebyggelsestruktur och genom en ny gatuförbindelse Edsbergs allé. Området planeras för bostäder i form av flerbostadshus och stadsradhus. Edsbergs allé är en av Väsjöområdets två huvudgator och utförs med trädplanteringar och med huvudstråk för gång, cykel och kollektivtrafik. Detaljplanläggning av området pågår och planen antogs av kommunfullmäktige sommaren 2015.

12 12 (25) Sportfältet En förtätning inom delområdet ska ske i samklang med de värden och kvaliteter som finns kring Edsbergs sportfält, bestående av rekreationsmöjligheter, idrottsanläggningar, friytor och öppna landskapsrum. Sportfältet ska utvecklas till en mötesplats i Sollentuna med plats för fler och friare aktiviteter. Idrottsanläggningarna samlokaliseras till områdets södra del Norrsätra verksamhetsområde Delområdet är beläget mellan Frestavägen och Norrortsleden och gränsar till Upplands Väsby kommun i norr. I finns det få områden där det är möjligt att omlokalisera befintliga verksamheter och där det är möjligt för nya verksamheter att etablera sig. Planens syfte är att möjliggöra detta i ett område mellan Frestavägen och Norrortsleden, inom norra delen av Väsjöområdet. Planen syftar även till att säkerställa de ekologiska spridningssambanden via befintlig vägport under Norrortsleden. Marken ägs till hälften av kommunen. Detaljplanen för området vann laga kraft En markstrategi för försäljning av mark i området är under framtagande. Utbyggnaden av gator och teknisk försörjning inom delar av området startar i slutet av augusti Ribbings väg Delområdet kommer att planläggas för bostadsändamål bestående av flerbostadshus begränsat av Ribbings väg i söder på sträckan mellan Edsbergs allé (befintlig nedfart till tennishallen) i väster och Edsbergs äldreboende i öster och sportfältet i norr. Marken ägs av kommunen. I programförslaget föreslås en förtätning med punkthus längs Ribbings vägs norra sida. Husen ska anpassas till natur och terräng. Den nya bebyggelsen kan bidra till att definiera gaturummet efter Ribbings väg och stärka dess karaktär som stadsgata. Detaljplanen ska möjliggöra för en ombyggnad av Ribbings väg på aktuell sträcka så att erforderliga utrymmen skapas för kollektivtrafiken, gång- och cykelnätet, trädplanteringar och parkeringar. Planarbetet ska ske i nära samarbete med Sollentunahems planarbete i kvarteret Esset söder om Ribbings väg. Detaljplanen för området beräknas antas av kommunfullmäktige till Q Rökeriet Delområdet Rökeriet utgörs av området där det tidigare avfallsupplaget i Fresta fanns. Området saneras och möjliggörs för exploatering. På Rökeritomten planeras en parkeringsyta som kommer att samnyttjas för Väsjöbacken, skolan och som besöksparkering. Marken ägs av kommunen Norra Väsjön Delområdet Norra Väsjön avgränsas av Frestavägen i söder, en befintlig kraftledning i norr samt Blågröna stråket i nordöst.

13 13 (25) Avsikten med planläggningen är att utveckla området med ny bostadsbebyggelse genom förtätning och nybyggnation med blandade bebyggelsetyper. Förslaget innehåller flerbostadshus utmed Frestavägen samt en förtätning med nya småhus på höjderna. Planen syftar också till att bygga ut kommunalt vatten och avlopp till befintliga bostäder. Detaljplanläggning pågår och planen beräknas antas av kommunfullmäktige Q1/Q Norrsätra Delområdet Norrsätra avgränsas i väster mot planområdet Södersätra och Kastellgården, Fjäturen i öster, Frestavägen och gränsen till Upplands Väsby i nordost. Området ska detaljplaneläggas så att området ges möjlighet till en tätare bebyggelse samt flerbostadshus längs med Frestavägen Västra Norrsätra Delområdet planeras att planläggas för bostadsändamål bestående av flerbostadshus med en tätare struktur utefter Frestavägen. Mot öster ska bebyggelsen anpassas i gestaltning och placering till närheten mot det Blågröna stråket Gustavsbergsgärdet Delområdet Gustavsbergsgärdet utgör det nya tillkommande delområdet och avgränsas i söder av Frestavägen, sydost av Norra Väsjön och Törnskogens naturreservat i norr. Området ägs av enskilda markägare. I ett tidigare skede ingick det i projektet att utveckla och ta fram ett program för området längs med Gustavsbergsleden under befintliga kraftledningar. En förutsättning för att utveckla området är att kraftledningarna i området markförläggs. Samråd för sträckningen av kraftledningarna planeras 2016/2017. För Svenska Kraftnäts och Vattenfalls luftledningar, som är sambyggda över området, beräknas start av rivning ske tidigast Området kommer först därefter frigöras för bebyggelse. Ett planprogram för Gustavsberggärdet beräknas upprättas tidigast Sedan tidigare finns en bebyggelseskiss för Gustavsbergsgärdet med radhus, villor och parhus som markägarna har tagit fram. 4 Ekonomi Projektet ska arbeta aktivt med att planera entreprenadutbyggnaderna och förlägga intäkterna i form av tomträttsupplåtelser och markförsäljningar löpande så att det balanserar projektet. Projektet ska säkra att påverkan på kommunens kassaflöde blir så jämt fördelat över tid som möjligt. Målsättningen för projektet är att utgifterna för byggnationer av allmänna platser för de olika delområdena täcks av projektets inkomster. Även kostnader för projektets

14 14 (25) administration, till exempel projektledning och kommunikation, ska ingå. Nedan redovisas en ekonomisk prognos för projektet i nuläget 1 (tabell 1). Budgetkonsekvenser Investering Mnkr Ack utfall tom 2016 Prognos 2017 Plan 2018 Plan 2019 Senare Total slutprognos Inkomster 28,4 12,5 234,3 662,2 938, ,7 Utgifter -268,9-246,4-447,7-329,2-666, ,3 Nettoutgift(-)/- Inkomst -240,5-233,9-213,4 333,0 272,1-82,6 Varav markinkomster 23,9 3,8 45,7 326,0 119,8 519,2 Tabell 1 - Ekonomisk prognos Prognosen påverkas av bland annat följande faktorer (tabell 2): Intäkter (försäljningsinkomster) Utgifter Rådande marknadspriser på mark Kostnader för entreprenader Ändringar i politiska beslut gällande upplåtelseformer Utvecklingen av kollektivtrafik och kommunal service Tabell 2 - Faktorer som påverkar ekonomisk prognos Mer om upprättande av prognosen samt ekonomisk rapportering finns att läsa under avsnitt 7.1 Ekonomistyrning. 5 Tid Planarbetet och utbyggnationen kommer att fortgå etappvis. Med gällande förutsättningar beräknas projektets färdigställande av infrastruktur till år 2028 och färdigställande av bostadsområden inklusive Gustavsbergsgärdet till Huvudtidplanen med mer detaljerad skeden återfinns i Bilaga 1. Huvudtidplanen är uppdaterad för att inbegripa den beslutade ökade produktionstakten av bostäder. Hur projektet hanterar tidsstyrning finns att läsa i avsnitt 7.3 Tidsstyrning. 6 Organisation Stadsutvecklingsprojektet Väsjön drivs av genom en egen enhet inom stadsbyggnadsavdelningen. Organisationsschemat ger en översiktlig bild av 1 Det senast tillkomna delområdet Gustavsbergsgärdet är ännu inte medräknat i prognosen.

15 15 (25) hur de centrala delarna av projektorganisationen är utformad. Figur 2 illustrerar övergripande beslut- och rapporteringsvägar och kommer att utvecklas till en operativ organisationsplan. Figur 2 Övergripande organisation för projekt Väsjön I tabellen nedan (tabell 3) beskrivs respektive del av projektorganisationen mer ingående i form av ansvarsområden och kopplingar mellan dessa. Roll i projektet Projektchef Ansvarar för/ Utför Huvudansvarig för projektets framdrift är projektchefen. Projektchefens uppdrag är att, med givna styrmedel och inom ramen för fastslagna befogenheter enligt delegationsordning och föreliggande dokument, säkerställa att syftet med projektet uppnås. I projektchefens uppdrag ingår även att säkerställa att projektet utförs inom givna ramar för bland annat tid, kostnad, hållbarhet och kvalitet. Projektchefen är därutöver enhetschef för Väsjöenheten.

16 16 (25) Samordningsgrupp Väsjöberedningen Teknikstöd Stab Projektledare planering respektive projektledare genomförande Projektchefen rapporterar till en förvaltningsövergripande samordningsgrupp, ledd av kommundirektören och bestående av chefer över de närmast berörda kommunala förvaltningarna. Samordningsgruppen ansvarar för att driva olika frågor framåt och tillse att rätt beslut fattas av rätt beslutsorgan inom kommunen. Bereder frågor och ärenden till kommunstyrelsen (KS) och stadsbyggnadsnämnden Väsjöberedningen ska vara ett forum för diskussion och information kring projektaktuella frågor för de politiska representanter som utses av KS. Till sitt förfogande har projektchefen ett teknikstöd bemannat av olika nyckelkompetenser. Nyckelpersonen är projekteringsledare beställare/hållbarhetsstrateg som ansvarar övergripande för organisation och resursstyrning inom projektering, för identifiering och estimering av resursbehov för projektering samt för samordning av projekteringsresurser inom delområden. Det ingår också i uppdraget att ansvar för projektets hållbarhetsarbeten. Projekteringsledarna för delområdena, tekniska specialister och kravställare samlas organisatoriskt under projekteringsledaren beställare/hållbarhetsstrateg.. I staben ingår olika nyckelfunktioner, till exempel ekonomiansvarig, kommunikationsansvarig, upphandlingsansvarig och administratör. Ansvarar för att ta fram styrande dokument och rutiner inom sina ämnesområden samt följa upp efterlevnaden av dessa. Bistår projektledningen med sin expertis. Projektet är uppdelat i planering och genomförande och leds av projektledare för respektive planering respektive genomförande. Projektledare för planering och genomförande ansvarar även för implementering av projektplanen med tillhörande styrdokument i planerings- respektive genomförandeprojekten. Delprojektledare Ansvarar för implementering av projektplanen med tillhörande fördjupande dokument inom sitt delområde. Ansvarar för att ta fram delprojektplan och delmål i enlighet med denna projektplan och leda och styra delprojektet. Varje delprojekt går igenom en planeringsfas som leds av en delprojektledare för planering. Senare går delprojektet över i en genomförandefas som leds av en delprojektledare för genomförandet.

17 17 (25) Samtliga projektmedlemmar ansvarar för att utföra sina arbetsuppgifter inom projektet i enlighet med projektplanen med tillhörande dokument. Tabell 3 - Beskrivning av projektorganisationen Det projektinterna dokumentet Plan för organisation och resurshantering redovisar hur projektledningen säkerställer att projektet har rätt sammansättning, kompetens och erforderliga resurser vid varje skede. 7 Projektstyrning och -rapportering Projektstyrningen ska säkerställa att projektet når uppsatta mål. Projektet rapporterar status i form av lägesrapporter som tillställs samordningsgruppen fyra gånger per år. Dessa rapporter delges även Väsjöberedningen. 7.1 Ekonomistyrning Ekonomistyrningens mål är att projektet ska genomföras inom projektbudgeten. Med ekonomistyrning avses att kontrollera inkomster och utgifter för att nå projektets ekonomiska mål, vilket innebär att utgifterna för byggnationer av allmänna platser för de olika detaljplaneområderna täcks av projektets inkomster. Detta innebär vidare att vidta åtgärder för att vända negativ kostnadsutveckling och anpassa markförsäljningsstrategier för att maximera markförsäljningsinkomsterna. För att nå målet krävs ett systematiskt arbete med att styra inkomst- och kostnadsutvecklingen. För närvarande påverkas ekonomistyrningen av beslut som fattas utanför projektorganisationen, exempelvis beslut om utökning av andel hyresrätter och förändring av projektomfattning. Dessa beslut påverkar projektets ekonomin. Fyra gånger per år görs en ekonomisk prognos som visar på projektets inkomster och utgifter. Projektets prognoser tillställs samordningsgruppen och delges Väsjöberedningen. Prognoser rapporteras till kommunen inom ramen för den ordinarie ekonomiska rapporteringen. I det projektinterna dokumentet Plan för ekonomistyrning beskrivs arbetssättet kring ekonomi inom projektet. 7.2 Upphandling Upphandlingsprocessens syfte är att upphandla den ekonomiskt mest fördelaktiga leverantören. Vid upphandling beaktas bland annat pris, leverans, kvalitet och miljökrav. Processen för upphandling delas in i flera delprocesser. Projektet ansvarar vidare för att sälja och/eller upplåta marken på ett resurseffektivt sätt. Processen för upphandling inom projektet fördjupas och förtydligas i det projektinterna dokumentet Plan för upphandling.

18 18 (25) 7.3 Tidsstyrning Projektledningen ska genom aktiv tidsplanering, i form av tidplaner och skedesplaner, säkerställa att projektet färdigställs inom fastställd projekttidplan. Detta omfattar också att kontinuerligt rapportera och sammanställa avvikelser som underlag för beslut om åtgärder, att tidsändringar hanteras när de uppstår samt att tider samordnas inom projektet. Samordning av tider mellan delområden och funktioner leds av projekt- och delprojektledarna från planering, genomförande och SEOM, genom att kopplingar mellan aktiviteter och områden klargörs. Eftersom samordningen påverkar tidsplaneringen inom respektive delområde/funktion utförs tidsplanering och samordning parallellt. Huvudtidplanen godkänns av ledningsgruppen och fastställs av projektchefen. Tidsstyrning utförs på högsta detaljeringsnivå i tidplanen. Avstämningar sker kontinuerligt i syfte att följa upp och identifiera aktiviteter som avviker mot fastställda tider och samband samt föreslå åtgärder för att säkerställa att projektet färdigställs inom fastställda tidsramar. Tidplaner för delprojekten stäms av i genomförande- respektive planeringsmöte varannan vecka. Större avvikelser och åtgärder rapporteras på nästkommande ledningsgruppsmöte. Delprojektens status i relation till den fastställda huvudtidplanen och basplanen för tider följs upp och dokumenteras i samband med den kvartalsvisa ekonomiska redovisningen av prognos. Framdrift och avvikelser sammanställs i en lägesrapport till projektchef. I det projektinterna dokumentet Plan för tidsstyrning beskrivs tidsstyrningen inom projektet mer utförligt. 7.4 Riskhantering Riskhantering ska vara en prioriterad och kontinuerlig del av projektets löpande verksamhet. Genom att bedriva en effektiv projektriskhantering är målet att öka sannolikheten att uppnå fastslagna projektmål inom tid, kostnad och kvalitet. Detta görs genom att kontinuerligt identifiera projektets risker och möjligheter samt minimera respektive lyfta fram dessa genom aktiva åtgärder. Risker rapporteras löpande i lägesrapporterna som tas fram fyra gånger per år. I det projektinterna dokumentet Plan för riskhantering beskrivs arbetssätt och styrning av riskarbetet inom projektet ytterligare. 7.5 Kommunikation, intressenthantering och marknadsföring All information och kommunikation kring utvecklingen av Väsjön sker i konkurrens med andra budskap. Därför är information och kommunikation ett viktigt strategiskt verktyg för att nå Väsjöns effekt- och projektmål.

19 19 (25) En grundläggande utgångspunkt för kommunikationsplaneringen är att projektet påverkar och påverkas av ett stort antal intressenter, både internt och externt. Relationen till olika intressenter styr hur framgångsrikt projektet blir. Internt inom kommunen är många funktioner involverade och berörda. Externt finns flera olika intressenter och samarbetsparter som projektet är beroende av, eller som påverkas av projektets verksamhet. Hur arbetssättet med kommunikation och intressenthantering ser ut inom projektet beskrivs ingående i det projektinterna dokumentet Plan för kommunikation inkl. intressenthantering. I planen beskrivs vilken kommunikation som kommunikationsfunktionen inom Väsjöenheten hanterar och hur övriga projektmedlemmar och externa intressenter involveras i kommunikationsflödet. Planen identifierar även projektets intressenter och målgrupper samt beskriver på vilket sätt projektet kommunicerar med dessa avseende kanaler, budskap med mera. 7.6 Dokumenthantering och IT-samordning Projekt Väsjön är ett komplext projekt inom vilket ett stort antal personer producerar och/eller hanterar ett stort antal handlingar. Målet med dokumentet Dokumenthanteringsplanen för Väsjön och det projektinterna dokumentet Plan för IT-samordning är bland annat att skapa förutsättningar för ett effektivt projektlednings- och projekteringsarbete samt säkra att projekthandlingar dokumenteras på rätt sätt. Styrdokumenten i projektet följer en hierarkisk ordning enligt nedan, figur 3. Underliggande dokument i form av fördjupade dokument ändras efter behov. Plan för IT-samordning beskriver ingående vilka programvaror och tjänster som projektet använder sig av för dokumenthantering och delning. Politiska beslut Förutsättningar och krav från kommunen. Projektdirektiv Projektets styrande dokument. Projektplan Fördjupande dokument (planer), rutiner, mallar och checklistor Figur 3 Dokumenthierarki

20 20 (25) 7.7 Hållbarhets- och miljöstyrning Hållbarhet ingår i de övergripande projektmålen. Utöver det tas kompletterande hållbarhetsmål fram under 2017 som senare ska antas av kommunstyrelsen. Målen kommer vara i linje med s policy samt Sweden Green Building Councils (SGBC) systematiska arbete för hållbar stadsutveckling (Citylab). Ett viktigt inslag i projektet är att upprätta ett hållbarhetsprogram. Fokusområden i hållbarhetsprogrammet ligger på hållbart byggande, hållbara transporter, hållbar och livskraftig natur samt hållbar livsstil och brukande. Hållbarhetsprogrammet är vidare ett sätt att samla kommunens och projektets vision, mål och åtaganden och att förtydliga vad detta innebär, det vill säga vilka hållbarhetsrelaterade krav som ställs vid utvecklingen av Väsjön och vilka frågor och utmaningar som därmed måste hanteras. Programmet beskrivs i ett dokument som kontinuerligt utvecklas och fördjupas allt eftersom projektet fortgår. Projektorganisationen är medlem i SGBC. Detta innebär att organisationen ges en viktig position inom hållbart byggande genom möjligheter att stötta goda initiativ och driva på utvecklingen inom hållbart byggande. SGBC tillhandahåller även verktyg till organisationen i form av certifieringssystem, som hjälper projektet att nå uppsatta hållbarhetsmål. Projektets miljöstyrning ska på ett systematiskt och aktivt sätt arbeta för att minimera risken för skador på miljön. Därutöver ska den leda projektet mot de krav som anges i den miljödom som gäller projektet samt för att uppnå de politiskt beslutade miljömålen i kommunen. För projektet finns ett projektinternt dokument framtaget; Plan för hållbarhets- och miljöstyrning. Planen beskriver på ett övergripande sätt processen, omfattningen och hur uppföljningsarbetet avseende miljö genomförs för att nå de uppsatta kraven och målen för projekteringsskedet, genomförandeskedet samt de färdiga byggnaderna och anläggningarna. I planen framgår vilka styrande miljödokument som finns, eller ska tas fram, samt hur krav och mål följs upp. Där beskrivs även hur projektet arbetar för att nå uppsatta hållbarhetsmål. 7.8 Kvalitetsledning Väsjöprojektet arbetar aktivt med kvalitetsledning och vikten av struktur för att skapa kvalitet i projektet. Kvalitetsledning i projekt syftar till att planera, följa upp och styra projektet mot uppsatta mål. I det projektinterna dokumentet Plan för kvalitetsledning beskrivs hur kvalitetssäkring av projektprocesser, projektledningsprocesser, leverantörsuppdrag/projektledning samt produktprocessen säkerställs. För att säkerställa kvaliteten i projektet har det även upprättats ett kvalitetsprogram som ska gälla som planeringsunderlag vid framtagande av detaljerade program, systemhandlingar och skötselprogram för allmänna ytor, anslutande kvartersmark

21 21 (25) och natur- och parkmarksytor i och kring den planerade bebyggelsen i Väsjöområdet. Programmet tydliggör den form, karaktär, skala och kvalitet i den byggda miljön som efterfrågas. Programmet motiverar också detaljplanernas bestämmelser. Valda referensmiljöer inspirerar genom exempel på lösningar och idéer. Programmet ska också lägga en grund för god livstidekonomi på anläggningarna. Kvalitetsprogrammet är ett levande dokument som kommer att revideras allteftersom nya delplaner läggs och allteftersom detaljplaner genomförs. Programmet ligger till grund för överenskommelser om gestaltning och utveckling av Väsjöområdet mellan kommunen och blivande exploatörer. Vidare ger programmet stöd för bygglovshantering och vidare projektering. Kvalitetsprogrammet utgör därmed underlag och stöd vid detaljplanernas genomförande. 7.9 Arbetsmiljöstyrning Projektet ska erbjuda en god arbetsmiljö för samtliga inblandade parter. Projektledningen ska på ett systematiskt och aktivt sätt arbeta förebyggande med arbetsmiljöfrågor inom projektet för att undvika att incidenter och olyckor med personskador inträffar. Projektet ska: upprätta tydliga krav avseende arbetsmiljön i kontraktet arbeta aktivt med erfarenhetsåterföring mellan de olika delprojekten avseende inträffade händelser samt goda exempel analysera och mäta arbetsmiljöhändelser Internt för projektet finns en speciellt framtagen Plan för arbetsmiljöstyrning. Planen beskriver på ett övergripande sätt processen, omfattningen och hur uppföljningsarbetet avseende arbetsmiljö genomförs Värdegrund Värdegrunden ska underlätta samarbetet i det dagliga arbetet. För att få fram en värdegrund som verkligen fungerar har medarbetarna själva varit med och arbetat fram den. Sammanfattningsvis är värdegrunden följande: Ansvar Respekt Engagemang Dessa värdeord ska prägla projektets vardag och arbetssätt. Medarbetarnas egna definition av värdeorden för arbetet i projektet beskrivs nedan. Ansvar: För oss är gruppen alltid starkare än individen. Samtidigt tror vi på frihet under ansvar. Det betyder att jag som individ tar ansvar för mitt arbete och för att

22 22 (25) inhämta rätt information och kunskap. På så vis kan vi, både var och en och tillsammans, bidra till att uppnå våra mål. Respekt: Vi lyssnar på varandra, är inkluderande och har ett öppet sinne för andras perspektiv. Vår arbetsmiljö präglas av respekt för kollegor, både som proffs och individer. Vi ger utrymme för olikheter och olika åsikter, samtidigt som vi är ärliga och öppna mot varandra inom organisationen. Engagemang: Hos oss är det högt i tak vilket bidrar till ett starkt engagemang. Vi tror på att engagerade medarbetare känner trivsel och arbetsglädje vilket skapar en god kvalitet i verksamheten. Det betyder också att vi både ger och tar vi hjälp av varandra. Vi är prestigelösa, nyfikna och har en vilja att hela tiden utvecklas Strategi för samverkan Projektet samarbetar tätt med övriga förvaltningar inom samt externa intressenter och leverantörer. För att projektet ska lyckas nå sina målsättningar är det viktigt att dessa samarbeten fungerar väl. Därför gäller att projektledningen ska: skapa en gemensam och väl förankrad kultur som gynnar samarbete och effektivitet, vilken introduceras till samtliga medarbetare och utvecklas löpande tydliggöra projektets strategi för samverkan i samtliga förfrågningsunderlag och avtal skapa en god samverkan med sina samarbetspartners och leverantörer genom att tillsammans med dem identifiera gemensamma mål och strategier upprätta särskilda samarbets- och genomförandeavtal vid behov skapa väl förankrade lösningar utifrån gemensamt med samarbetspartner och leverantörer framtagna riskanalyser 7.12 Krisledning Det projektinterna dokumentet Plan för krisledning och kriskommunikation innehåller de rutiner som projektet ska följa vid en kris. Enhetschefen på Väsjöenheten leder krisledningsgruppen. Projektet har ett väl fungerande samarbete med kommunledningens säkerhetsenhet, vars säkerhetschef ingår i Väsjöns krisledning. I dokumentet hänvisas även till kommunledningens kriskommunikationsplan och kontaktuppgifter till presschef och pressjourstelefon. I planen beskrivs olika typer av kriser; händelseutlöst kris respektive kommunikationskris/förtroendekris och exempel finns på den bedömning som ska göras, om en händelse kan tänkas föranleda en kris och därmed om det är aktuellt att kalla samman krisledningen.

23 23 (25) 7.13 WBS För att definiera projektets omfattning har ett förslag till en övergripande WBS (Work Breakdown Structure) tagits fram. Förslaget till övergripande WBS tydliggör projektets totala omfattning nedbrutet i leveranser. I respektive delprojektplan detaljeras sedan arbetsnedbrytningen ytterligare. Förslaget finns i projektportalen Projectplace Projektavslut När projektet går mot sitt slut ska anläggningen driftsättas och överlämnas samt projektorganisationen avvecklas. För att projektet ska kunna avslutas ska även den ekonomiska avstämningen vara gjord och projektet aktiverat i anläggningsregistret. Projektet ska också till alla delar vara överlämnat och godkänt av TFK. Projektchefen ska därefter skriva en slutrapport som ska godkännas av kommunstyrelsen. Eftersom entreprenaderna kommer att sträcka sig över ett antal år kommer driftsättning och överlämning att genomföras etappvis, företrädesvis per detaljplaneområde där så är tillämpligt.

24 24 (25) Referenser Fördjupande dokument/projektinterna dokument Plan för arbetsmiljöstyrning Plan för ekonomistyrning Plan för hållbarhets- och miljöstyrning Plan för IT-samordning Plan för kommunikation inkl. intressenthantering Plan för krisledning och kriskommunikation Plan för kvalitetsledning Plan för omfattningsstyrning Plan för organisation och resurshantering Plan för riskhantering Plan för tidsstyrning Plan för upphandling

25 25 (25) Bilaga 1 Huvudtidplan