Driftsforum. Förädling kräver säkerhet

Transkript

1 Driftsforum EN KUNDTIDNING UTGIVEN AV IT GÅRDEN DRIFT I LANDSKRONA > Helsingborg När man som välrenommerad grossist profilerar sig med just-in-time-leveranser, använder IP-telefoni, håller kontakt med kunderna via EDI och webbutik, måste man väl ha en stor IT-avdelning? Läs om företaget som förvånande nog sysselsätter endast två IT-personer.. Sidan 6 Just-in-time med två man Riktigt lönsamt partnerskap > Landskrona Vad har Skattemyndigheten, Ica och Kalle Anka gemensam? Läs om det västskånska företaget som svarar för deras distribution runt om i hela landet. Sidan 10 Förädling kräver säkerhet > Svalöv Alla företag drömmer om tillväxt, men det är få som vågar satsa. Läs om ett som årligen avsätter mer än 160 miljoner kronor på att utveckla nya sorters grödor. Sidan 5 Positiv utkontraktering > Vellinge IT-chefen Jan Frick valde att behålla utrustningen i de egna lokalerna, men de styrs och övervakas drygt 50 km bort. Läs om Jans goda erfarenheter. Sidan 9

2 2 DRIFTSFORUM Bekymmersfri IT till fast pris Outsourcing av IT-verksamhet förknippas ofta med storföretag. Detta trots att små och medelstora företag sannolikt har mest att vinna på att utkontraktera drift, support och installation istället för att själva gå på djupet i alla datatekniska frågor. Jag har full respekt för att det krävs eftertanke för att fatta beslut om att lägga ut hela eller delar av företagets IT-verksamhet på entreprenad. Är det tilltänkta partnerföretaget tillräckligt solitt och flexibelt? Riskerar företagets behov att hamna i skymundan när större kunder strömmar till? Skenar kostnaderna för exempelvis datakommunikation? Den som gör en ordentlig analys ser snart de många fördelarna med utkontraktering. Tid och kunskap är de viktigaste argumenten för att ta hjälp av en ITpartner. Det är svårt att själv alltid räcka till. Vi på IT Gården Drift ser till att ditt företags system fungerar som de ska och du kan helhjärtat koncentrera dig på att utveckla, konstruera och sälja. Istället för att varje företag ska driva sin egen datorhall, som kanske inte lever upp till alla säkerhetskrav av idag, erbjuder vi plats i vår högmoderna serviceanläggning. Här saknas inget i fråga om skalskydd, avbrottsfri kraft och barriärer mot intrång. Att dela resurser är dessutom kostnadseffektivt. Våra kunder slipper göra stora investeringar i ny teknik som blir gammal alltför snabbt. Vi erbjuder fasta månatliga fakturor som bygger på valda tjänster och antal användare. Lättare än så kan det knappast bli att förutse IT-kostnaderna. Energibolagens framsynta utbyggnad av fiberbaserade stadsnät i vår region underlättar outsourcingbeslutet. LaNet och Öresundskraft når orter som Bjuv, Helsingborg, Höganäs och Landskrona. Hög kapacitet till trots kan kommunikationskostnaden hållas på en rimlig nivå. I denna tidning besöker vi tio företag av olika storlek som anlitar oss på IT Gården Drift. Skillnader i verksamhet, inriktning och IT-strategi till trots har de alla funnit en gemensam nämnare i outsourcing. En del tar hjälp från oss för hela sin IT-drift medan andra valt att utkontraktera vissa funktioner. Oavsett om du är vd eller ITchef hoppas jag att dessa nedslag i tio skånska företags IT-vardag ska ge dig en idé om vad vi kan göra tillsammans. Ring oss för en kostnadsfri inventering av era system. Jan Swedin, vd för IT Gården Driftsforum Ansvarig utgivare: Anders Lindfors, IT Gården Drift i Landskrona AB Redaktionsråd: Skribent: Foto: Layout & produktion: Tryck & repro: Upplaga: Papper: Distribution: Kontaktpersoner: Anders Lindfors, Jan Swedin, Per Löthner Journalist Per Eriksson, Limhamn Lars Owesson, Malmö Per Eriksson, Limhamn IT Gården Drift PPC Ord & Bild i Tryck AB, Eslöv ex Scandia 2000, 150 gram Företag i Skåne jan.swedin@itgarden.se anders.lindfors@itgarden.se per.lothner@itgarden.se

3 DRIFTSFORUM 3 Inga överraskningar med fasta priser Jag vill kunna koncentrera mig på företagets verksamhet och då ska datorerna bara fungera, säger Christer Berg, VD på helsingborgsföretaget Bädd & Bad. Bädd & Bad i Helsingborg är hotellrummets bästa vän. Till detta familjeföretags egna vänner hör IT Gården som svarar för datorstödet till en fast månadskostnad. Christer Berg har sedan år 1969 hjälpt till att sätta guldkant på hotellvistelsen. Hans företag Bädd & Bad levererar allt från badrummets väldoft och sköna morgonrock till textilier, sängar, hårtorkar och byxpressar som finns i välutrustade hotellrum. Till kunderna hör enskilda hotell samt kedjor som Hilton, SAS Radisson och Scandic. Jag vill kunna koncentrera mig på företagets verksamhet och då ska datorerna bara fungera, svarar han på frågan om varför Bädd & Bad anlitar IT Gården. Intrimmat och klart Hösten 2004 flyttades Bädd & Bads huvudkontor från Landskrona, där lagret fortfarande finns kvar, till Helsingborg. När personalen kom till första arbetsdagen i de nya, fräscha lokalerna stod deras datorer redan på plats på skrivborden. Flytten gick mycket smärtfritt. När vi kom var datorerna intrimmade och klara av IT Gårdens tekniker. Affärssystemet Scala hör tillsammans med säljstödsverktyget Kontakt till medarbetarnas viktigaste redskap. Microsoft Office används naturligtvis också. Kostnadsöverblick Tidigare sköttes driften av företagets server i egen regi. När det krisade tog man konsulthjälp. Christer minns att konsulträkningarna ofta var illa specificerade och emellanåt häpnadsväckande stora. Till fördelarna med att nu anlita IT Gården Drift hör att man i förväg vet vad det kommer att kosta, säger Christer och förklarar: En fast månadskostnad per medarbetare är lätt att budgetera och dessutom slipper vi överraskningar. Utöver att driva Bädd & Bads affärstödjande system och server, där en webbutik kompletterar övriga sätt att beställa, svarar IT Gården också för supporten. Förutom på den svenska marknaden är Bädd & Bad verksamt i Danmark, Finland, Norge och Tyskland. Produkterna köps från tillverkare i hela världen. Att säljare och inköpare, totalt har företaget 15 anställda, själva ofta bor på hotell säger sig därmed: IT Gården har hjälpt oss till en lösning som gör det möjligt för våra medarbetare att via sina portföljdatorer på ett säkert sätt kommunicera med vårt huvudsystem på distans, säger Christer. Bädd & Bad Helsingborg Christer Berg Hotellförnödenheter milj. kr

4 4 DRIFTSFORUM Färdig lösning för expansion AluFlex profilerar sig som leverantör av byggsystem och färdiga konstruktioner i aluminium. IT Gården bidrar med att ge företaget det datorstöd som behövs för en fortsatt expansion. Samtidigt som AluFlex System AB i slutet av år 2004 installerade Microsoft Business Solutions Navision togs de egna servrarna ur drift. Sedan dess svarar IT Gården Drifts anläggning i Landskrona för datorkraft, lagringsutrymme och säkerhetskopiering. Anders Skjöld, vd på AluFlex, sticker inte under stol med att han kände viss oro för att på en och samma gång genomföra så pass stora förändringar i företagets ITstruktur. Även om skiftet inte var helt okomplicerat gick det bra och Anders gläds nu över att slippa datorpysslet. Ett femtontal datorer i nätverket till trots har man hittills inte haft någon IT-ansvarig: Vi har fixat uppkomna problem själva, ibland med konsulthjälp, men i samband med beslutet om att modernisera det administrativa systemet aktualiserades frågan om hur vi skulle strukturera IT-verksamheten framöver, berättar han. Nationsgränser inget hinder Det idag cirka 30 medarbetare starka AluFlex grundades år Huvudkontor, största produktionsenhet och centrallager finns i Helsingborg. De tre dotterbolagen i Danmark, Finland och Norge har egna lager och egen produktionskapacitet men det är vanligt med samarbete över nationsgränserna. Utkontrakteringen av IT-verksamheten ger den trygghet och servicenivå som behövs. Ett väl fungerande IT-stöd ses som en förutsättning för företagets fortsatta expansion. Via säker VPN-uppkoppling kan säljarna logga in i affärssystemet, något som tidigare inte var möjligt. Nästa steg är att länka samman dotterbolagen och då krävs en väl fungerande driftslösning. Vi vill växa med IT Gården Drift, säger Anders som berättar att ekonomisk stabilitet, tekniskt kunnande och lokal förankring spelade stor roll i valet av IT-partner liksom naturligtvis pris och prestanda. Vi vill växa med IT Gården Drift, säger Anders Skjöld, VD på Aluflex i Helsingborg. Navet i verksamheten För AluFlex är agenturen för tyska Items aluminiumprofilsystem navet i verksamheten. Utöver komponentförsäljningen konstruerar och bygger man maskinstativ, fixturer, reklamskyltar och säkerhetslösningar med hjälp av Items profiler. Allt fler av våra kunder vill ha färdiga och fungerande lösningar, säger Anders som känner igen önskemålen från den egna utkontrakteringen av IT-driften. Anders berättar att AluFlex också har stor framgång med Elcoms produkter. Detta franska företag erbjuder transportband som bygger på Items profilsystem. Merparten av de persondatorer som fanns inom företaget, med undantag av CAD-arbetsplatser och en del bärbara maskiner, konfigurerades vid systemomläggningen om till tunna klienter. När dessa datorer så småningom ska bytas ut är tanken att ersätta dem med äkta tunna klienter. IT Gårdens ansvarar också för support och hantering av programlicenserna för exempelvis Office, säger Anders som tycker det är skönt att kunna släppa arbetsuppgifter som ligger utanför företagets kärnverksamhet. AluFlex System AB Helsingborg Anders Skjöld Carina Walter Aluminiumprofiler milj. kr Samarbete med rätt personkemi Lahega Kemi är inte tillräckligt stort för att ha en egen IT-avdelning. Genom att istället köpa dessa tjänster vinner företaget i säkerhet, kontinuitet och jämnt fördelade kostnader. Lahega Kemi i Helsingborg har 60 anställda, omsätter cirka 125 miljoner kronor per år och har kunder runt om i hela Skandinavien. Företaget är marknadsledande på produkter för tvätt och annan fordonsvård. Till miljögenombrotten hör Catol Biol X som är ett av världens första avfettningsmedel utan aromatiska kolväten. En stor del av Statoils bensinstationer och mängder av åkerier hör till kunderna. Hygienprodukter som kräm och tvål, här hör sjukvården till storkunderna, ingår också i sortimentet liksom tillbehör. Vårt tredje verksamhetsområde är rengörings- och desinfektionsprodukter för livsmedelsindustrin, säger företagets vd Torbjörn Lindgren som också erbjuder utbildning och hjälp med hygienplaner. Ingen IT-avdelning Storleken och bredden till trots anser Torbjörn att detta familjeföretag, som grundades år 1958, är för litet för att ha en egen IT-avdelning. Det krävs en ännu större volym för att hålla servicenivå och kompetens på topp, förklarar han och svarar på frågan varför ITverksamheten har utkontrakterats: Fördelen med att anlita en partner istället för att sköta datorer och nätverk i egen regi är att vi kan dra nytta av stordriftens fördelar till rimlig och fast månadskostnad. Innan Lahega blev kund hos IT Gården Drift hösten 2004 hanterade en av företagets anställda

5 DRIFTSFORUM 5 Säkerheten fällde avgörandet och minutiöst övervakade servrar säkrar Svalöf Weibulls forskning. Partnerskapet med IT Gården ger tillgång till ett av marknadens mest avancerade backupsystem. Som ett av Europas största växtförädlingsföretag satsar Svalöf Weibull AB årligen mer än 160 miljoner kronor på att utveckla nya sorters grödor. Företaget arbetar med mer än 20 växtslag och har koncentrerat verksamheten till sorter som passar områden med kallt, tempererat klimat. I det arbetet är datorer viktiga redskap. Växtförädlarna på SW i Svalöv är durkdrivna datoranvändare. I de cirka 170 Windows-datorerna finns bland annat Office, Notes och möjligheter att nå företagets centrala AS/400-system. I analys- och laboratorieverksamheten används specialapplikationer som bygger på SQL Server. Forskning och utveckling Gert Aronsson, IT-chef på SW, ställer höga krav på sig och sin enhet. Hög tillgänglighet och fullgod säkerhet är absoluta måsten. Mångårig forskning får bara inte försvinna i en diskkrasch. Som inom många andra organisationer har ökade datavolymer gjort serverdrift och backup mer arbetsintensivt genom åren: Allt mer av den tid och den kraft som jag och mina fyra medarbetare helst skulle vilja lägga på verksamhetsutveckling tenderade Nu vet vi i förväg vad datordriften kommer att kosta och det är en stor fördel, säger Gert Aronsson, IT-chef på växtförädlingsföretaget Svalöf Weibull. att gå åt för att hålla systemen virusfria, uppdaterade och i trim, bekräftar Gert. Till utvecklingsprojekten hör att hitta en lösning som underlättar för medarbetare som ofta är på resande fot att ansluta systemet för att arbeta med exempelvis e-post. Gert ser mobiltelefonen som en klar utmanare till den traditionella portföljdatorn. Säkerhet, säkerhet, säkerhet I början av 2004 aktualiserade volymökningen planer på ett nytt system för säkerhetskopiering. Istället för att göra denna investering och fortsätta driva de tolv servrarna i egen regi fattades beslut om utkontraktering av datordriften. Kvar i det vackra huvudkontoret i Svalöv finns nu bara AS/400-systemet. I samband med serverflytten, som skedde sommaren 2004, konsoliderades de tolv servarna till tio. Inför valet av driftspartner undersökte Gert flera leverantörer. Till förmån för IT Gården talade bland annat den geografiska närheten. Det fiberbaserade stadsnätet gör att kommunikationskostnaderna inte skjuter i höjden, trots att kapaciteten är mycket god. Färdigkonfigurerat Gert berättar att man även köper persondatorer och därmed tillhörande supporttjänster från IT Gården: Standardiserade datorer underlättar utbildning, datorinköp och support. Alla datorer levereras färdigkonfigurerade med den grunduppsättning av program som våra medarbetare behöver. Serverflytten har förbättrat säkerheten. Backup sker nu med TSM (Tivoli Storage Manager) från IBM som är ett av marknadens modernaste verktyg i sitt slag. Samtidigt har brand- och skalskyddet förbättrats jämfört med tidigare. Håller budgetten Gert gläds över att kostnaderna hållit sig inom de ramar han förväntat sig. Outsourcing har fler fördelar än möjligheten att fördela stora initiala kostnader på en längre tidsperiod: Nu vet vi i förväg vad datordriften kommer att kosta och det är en stor fördel. Svalöf Weibull Svalöv Gert Aronsson Växtförädling milj. kr driftsfrågorna på halvtid. Den ITkunnige Torbjörn tog själv ofta hand om krånglande persondatorer. Han erkänner utan omsvep att investeringarna i hårdvara skedde ryckvis. Förutom att nyinvesteringar i maskinvara snart skulle bli aktuella förutsåg vi ökade kostnader för att säkra hög tillgänglighet och för att hålla våra system fortsatt virusfria. Självklart Torbjörn beskriver skiftet från ITdrift i egen regi till outsourcing som en mognadsprocess: Egentligen är det rätt självklart att ta hjälp med sådant som inte ingår i företagets kärnverksamhet. Vid systemomläggningen konfigurerades de omkring 40 persondatorerna som redan fanns i företagets lokala nätverk om till tunna klienter. De 15 fältsäljarna behåller sina persondatorer. En 1 Gbit/s fiberförbindelse från Öresundskraft till IT Gården Drifts servrar borgar för korta svarstider. Nöjda medarbetare Torbjörn medger att han är lite förvånad över att hans medarbetare utan knot accepterat att de inte längre kan installera egna program. Samtidigt har han förklaringen: Den friheten uppvägs mer än väl av det faktum att tunna klienter är så robusta och problemfria. Tanken är att successivt byta ut maskinparken mot riktiga tunna klienter. Det integrerade affärssystemet Movex körs i en lokalt placerad IBM AS/400. Dessutom har medarbetarna tillgång till Windowsprogram som Office och ytterligare en rad applikationer från Microsoft. Utöver support ingår licenshantering i driftsavtalet och det är en trygghet för mig att alltid veta att vi har rätt antal licenser. Mångårigt samarbete Även om samarbetet nu intensifierats är IT Gården ingalunda någon ny leverantör till Lahega. Torbjörn berättar att man sedan många år tillbaka köpt servrar, kommunikationsutrustning, datorer och skrivare. IT Gården är en utmärkt partner. Personkemin är rätt och företaget är stort nog att ha de resurser som behövs och tillräckligt litet för att måna om kundrelationerna. Dessutom, summerar Torbjörn, är man öppna för nya tekniska lösningar. Just nu testar Lahega som bäst orderläggning, kontroll av lagersaldo med mera via mobiltelefoner. Lahega Helsingborg Ulf Andersson Kemartiklar (fordon & hygien) milj. kr

6 6 DRIFTSFORUM Mer tid för verksamhetsutveckling Förpackningsföretaget Boxon är inne i en rejäl tillväxtfas. Eftersom IT Gården tar hand om drift och datorsupport kan de egna ITresurserna ägnas åt verksamhetsutveckling. Boxons historia börjar redan på 1920-talet som Ramlösa Lådfabrik. Även om trälådor fortfarande finns kvar i sortimentet har mycket hänt sedan dess inom förpackningsområdet. Idag är material som wellpapp, kartong och freonfri plast betydligt vanligare än trä. Boxons tjocka sortimentskatalog spänner från omslagspapper, stötdämpande material och tejp via kartonger till pallar. Storsäckar i plast är en annan storsäljare. Affärsidén är att Boxon skall erbjuda marknadens effektivaste sortiment av emballagelösningar som bidrar till en förbättrad lönsamhet hos våra kunder. Utöver lagerförda standardprodukter hjälper vi våra kunder att utveckla specialemballage, säger IT-chefen Yngve Rylander som poängterar att Boxon till skillnad från många andra leverantörer inte är bundet till ett visst material utan kan använda det som passar bäst. Tidsstyrda leveranser från Boxons lager i Helsingborg, Eskilstuna och Skellefteå gör att de förpackningsköpare som så önskar slipper ha egna lager. Till kunderna hör företag som ABB, Elfa, Pfizer och TAC. Det sedan tre generationer tillbaka familjeägda Boxon har idag hundratalet anställda. Omsättningen är 500 miljoner kronor med siktet inställt på att år 2007 nå en miljard. Knepen för att optimera IT-funktionerna är standardisering och outsourcing, säger ITchefen Yngve Rylander, Boxon i Helsingborg. På det viset kan vi hålla ner alla tunga ekonomiposter, som t ex licenshantering, utbildning och support.

7 DRIFTSFORUM 7 Just-in-time med två man Nog låter det som om denna förpackningsgrossist skulle hålla sig med en stor IT-avdelning. I synnerhet när man profilerar sig med just-in-time-leveranser, håller kontakt med kunderna via EDI och webbutiken BoxonShop samt använder IP-telefoni. Förvånande nog sysselsätter IT-avdelningen bara två personer. Knepen är standardisering och outsourcing, säger IT-chefen Yngve Rylander som berättar att man håller ner licens-, utbildnings- och supportkostnaderna genom att koncentrera sig på ett fåtal program. Det viktiga administrativa systemet kommer från SAP. Förutom säljstödssystemet SuperOffice har användarna även tillgång till Microsoft Office samt webb och e- post. Det är inte fritt fram för alla och envar att själv välja och installera program i arbetsdatorerna, men på varje arbetsplats finns även persondatorer som är utrustade för exempelvis konstruktion och bildhantering. Boxon Helsingborg Yngve Rylander Förpackningsgrossist milj. kr I och med att datorerna, som levereras av IT Gården, är konfigurerade på samma sätt går det lätt och snabbt att byta ut en krånglande maskin mot en reservapparat. Eget ägande i annans boning I början av 2002 flyttades Boxons Intelbaserade servar till IT Gårdens datorhall. Företaget äger fortfarande sin utrustning men kan på detta sätt dra nytta av de betydande investeringar som IT Gården Drift gjort i avbrottsfri kraft samt backup- och övervakningssystem. Samarbetet med IT Gården fungerar ypperligt. De är både förutseende och lyhörda för våra önskemål. Utkontrakteringen har fungerat så bra att även SAP-systemet nu flyttas från den lokalt placerade AS/400-maskinen till den serverbaserade plattformen. Yngve Rylander ser många fördelar med att slippa IT-driften: Det är inte nödvändigt att upprätthålla detaljkunskaper utan vi kan istället satsa kraften på att utveckla framför allt SAPsystemet och därmed öka konkurrenskraften. Utöver huvudkontoret i Helsingborg har Boxon kontor i Norrköping, Stockholm, Malmö, Göteborg och Västerås. Företaget är också verksamt i länder som Finland, Danmark, Norge och Tyskland. Säljarna kan ansluta till de centrala stödsystemen på distans, via VPN-säkrad bredbandsförbindelse.

8 8 DRIFTSFORUM Tolererar inget datortrassel Affärstempot på grossistmarknaden för grönsaker är högt och även korta datorstillestånd kan bli kostsamma. IT Gården hjälper Grönsaksmästarna att hålla IT-systemens tillgänglighet på topp. Helsingborg är navet för handeln med frukt och grönt i Sverige. Grossisterna på Långeberga och Ättekulla står för merparten av de cirka 11 miljarder kronor som naturliga vitaminer omsätter varje år. Tempot i handeln är högt och även det kortaste datorstillestånd kan betyda förlorade affärer för Grönsaksmästarna. Stora kunder som ICA lägger sina beställningar elektroniskt via EDI (Electronic Data Interchange). Besvaras inte detta anrop är risken stor för att ordern går till en konkurrent. För oss är IT motorn i verksamheten och i allra högsta grad en affärsfråga, säger Johan Falk som inte tillåter att företagets datasystem trasslar. Johan Falk är vice vd och marknadschef på det fyra år gamla företaget Grönsaksmästarna. Med sin IT-bakgrund är det naturligt att han tagit ett fast grepp om företagets IT-utveckling. Samtidigt utvecklas företaget från det för denna marknad så typiska köp-och-sälj-beteendet: I en bransch som präglas av svag lojalitet, hård konkurrens och snabba prisfluktuationer arbetar vi hårt för att skapa långsiktiga relationer med odlare och köpare, säger Johan och berättar att samma filosofi går igen i ITsamarbetet med IT Gården. Hållbart och fräscht Grönsaksmästarna invigde sommaren 2004 en ny förädlingsanläggning. Omslutna av miljövänliga PET-förpackningar skyddas känsliga salladshuvuden mot törnar på vägen till konsumenternas matbord samtidigt som hållbarhet och fräschör hemma i kylen ökar. Även spenat och ruccolablad förpackas i samma typ av Smart-askar. används på ett mycket offensivt sätt i detta grossistföretag. Den nätbaserade affärsportalen är öppen för såväl leverantörer och kunder. Här bjuds 35 skånska odlare full överblick över beställningar, leveranser och affärstransaktioner. Alla grönsakspartier kan spåras genom alla produktionsled eftersom odlarna märker sina leveranser med streckkodsetiketter som skrivs ut via nätet. Problemfria datorer IT Gården svarar sedan år 2003 för driften av affärssystemet Jeeves, webbserver och de kontorsapplikationer som användarna har tillgång till. Under 2004 ersattes persondatorerna på kontoret av tunna klienter. Valet föll på HP billiga i inköp och ytterst krångelfria, enligt Johan och med IT Gården som leverantör. Grönsaksmästarna har cirka 25 anställda. Antalet skiftar dock en del över året. Som flest är man under högsäsongen för svenska grönsaker som börjar i maj och pågår till och med oktober. IT Gårdens flexibla betalningsmodell, månadskostnad per användare, underlättar för detta och andra företag som har säsongsanställda. Johan beskriver sin relation med IT Gården som både nära och god. Utöver drift av affärssystem och webbplats ingår licenshantering och support i åtagandet. Hos oss på Grönsaksmästarna är det sällan långt mellan idé och förändring. IT Gården är organiserat så att man utan problem kan hänga med i det tempot och den flexibiliteten uppskattar jag verkligen. För oss är IT motorn i verksamheten och i allra högsta grad en affärsfråga, säger vice vd Johan Falk på Grönsaksmästarna i Helsingborg. Grönsaksmästarna Helsingborg Johan Falk Grossist frukt & grönt milj. kr Flexibilitet underlättar Millimed är ett medicinteknikföretag i medvind. Med IT Gården som driftspartner är det fritt fram för en fortsatt snabb expansion även utanför landets gränser. Det internationella medicinteknikföretaget Millimed, som grundades 2003, växer snabbt. Standardisering runt noggrant utvalda program och outsourcing av serverdriften är några av grundstenarna i IT-chefen Fredrik Fernbrants strategi. Det är inget självändamål för ett företag att ha en stor IT-avdelning, säger Fredrik som uppskattar det helhetsansvar IT Gården tar för serverdriften. Jag kan skapa mervärde för företaget genom att arbeta strategiskt, säger Fredrik Fernbrandt, IT-chef på helsingborgsföretaget Millimed. Kostnadsmedvetenheten är hög inom Millimed. Fredrik beskriver IT Gårdens priser som rimliga. Välspecificerade avtal och tydliga fakturor gör det dessutom lätt att planera och hålla koll på kostnadsutvecklingen så att budgeten inte överskrids. Enligt min erfarenhet är det betydligt svårare att få grepp om den totala kostnadsbilden när ITverksamheten utförs i egen regi. Kostnaderna tenderar då ofta att underskattas. Stränga regler Högteknologiföretaget Millimed utvecklar och tillverkar produkter som används inom områdena kardiologi och neuroradiologi. För att

9 DRIFTSFORUM 9 Utkontraktering för bättre överblick Verksamhetsutveckling lönar sig bättre än att pyssla om persondatorer, säger Jan Frick, IT-chef, PartnerTech i Vellinge. Ett steg före De dagliga kontakterna med IT Gården Drift gör det möjligt för Jan att behålla överblicken. Att ligga steget före i planeringen av resurserna är inget problem. Den IT-utkontraktering som PartnerTech genomförde våren 2004 innefattar även PC-supporten. Användarnas felanmälningar, upp till ett femtiotal i månaden, samlas upp lokalt för att åtgärdas av IT Gårdens tekniker som kommer på besök varje onsdag. Jan Frick berättar att man under senare år bytt samtliga de cirka 80 persondatorer som finns i administrationen. Den gamla PCparken kunde enklast beskrivas i termer av blandad kompott medan man nu satsat enbart på HP-datorer med IT Gården som leverantör. Durkdriven standardisering är ett sätt att motverka skenande PC-kostnader, säger Jan. Färre antal PC-problem Standarden bygger på ett fåtal modeller av pålitligt PC-märke, operativsystemet Windows XP och noga utvalda program. Begränsningen av användarnas möjligheter att själva installera program har också bidragit till att minska antalet PC-problem. För Jan betyder avlastningen från IT Gården bland annat att han kan lägga mer av sin kraft på att utveckla företagets Movex-lösning. Detta integrerade system, företagets livsnerv, körs på en IBM AS/400. Han får också tid över för att effektivisera IT-stödet till exempel genom att införa trådlöst nätverk som bland annat besökande konsulter och kolleger från övriga PartnerTech-anläggningar kan ansluta sina datorer till. Verksamhetsutveckling lönar sig bättre än att pyssla om persondatorer, summerar han. PartnerTech i Vellinge tillverkar och utvecklar avancerade elektronikprodukter åt rader av svenska företag. Sin egen ITverksamhet har man delvis lagt ut på entreprenad. PartnerTech kontraktstillverkar elektronik- och telekomprodukter på uppdrag av kunder som Beijer Electronics, Ericsson, Gambro, Siemens och Tetra Pak. Av koncernens sammanlagt cirka anställda arbetar cirka 220 i Vellinge. De fyra Intelbaserade RAID 5- servrar som betjänar administration och produktion vid enheten i Vellinge bekymrar inte IT-chefen Jan Frick. Rent fysiskt finns dessa maskiner visserligen i lokalerna men de styrs och övervakas på distans från IT Gården Drifts anläggning i Landskrona. Vi slipper den ständiga tillsynen men håller oss ändå ajour genom regelbundna rapporter om utnyttjandegrad och kapacitetsutnyttjande, säger han. PartnerTech Vellinge Jan Frick Kretskortstillverkning milj. kr tillväxt leva upp till de stränga regler som bland annat den amerikanska tillsynsmyndigheten FDA (Federal Drug Administration) ställer på exempelvis spårbarhet har Millimed valt Tecturas specialmodul Life Science till Microsofts affärssystem Navision. FDA ställer även krav på systemdriften: Fredriks förtroende för IT Gårdens säkerhetstänkande är mycket stort. Han sätter också kompetens och flexibilitet högt upp på listan över mervärden. Istället för att bekymra mig om virusskydd, backup och annat som hör till den dagliga datordriften kan jag skapa mervärde för företaget genom att arbeta strategiskt. Fiberförbindelse Mellan Millimeds kontor i Helsingborg och IT Gården Drift i Landskrona går trafiken via stadsnätens fiberförbindelser. IP Only har nyligen levererat en fiberförbindelse som gör det möjligt att ansluta produktionsanläggningen i danska Roskilde till det centrala systemet. Enheter i övriga länder ansluts via baserad VPN-kommunikation. För att supporten inte ska bli för kostsam och betungande arbetar vi aktivt för att hålla antalet applikationer på ett minimum utan att för den skull inskränka de anställdas effektivitet, förklarar Fredrik. Kort varsel, snabb hantering Millimeds medarbetare har Windows XP-baserade persondatorer med program som Office och Outlook. Utöver de program som ingår i Citrix Metaframe används lokalt installerade program för exempelvis lönehantering och CAD-arbete. Jag uppskattar IT Gårdens flexibilitet, säger Fredrik som berättar att det aldrig är något problem att på kort varsel ansluta nya användare och utöka serverkapaciteten. Millimed Helsingborg Fredrik Fernbrandt Medicinteknik (Utvecklingsbolag)

10 10 DRIFTSFORUM Riktigt lönsamt partnerskap DAD Direct är marknadsföringspartner till företag i hela landet. Partnerskapet med IT Gården runt de egna datasystemen minskar såväl kapitalbindningen som den egna arbetsinsatsen. Skattemyndigheten, Ica och Kalle Anka har en gemensam nämnare i DAD Direct. Det cirka 50 medarbetare starka Landskronaföretaget svarar för distribution av allt från kontoutdrag till tidningar och många andra typer av utskick på uppdrag av företag, förlag, bokklubbar och myndigheter runt om i hela landet. Paradoxalt nog har vi själva vuxit utan någon egen marknadsföring, säger IT-chefen Per Ferm som berättar att uppdragen spänner från små och exklusiva utskick där nybilskunder tackas för märkesvalet till massutskick av kataloger från knallebygdens postorderföretag. Inplastningsmaskinerna går för högtryck och det luktar gott av nytryckta tidningar. Utanför står Postens gula transportbilar och väntar på att lastas med kuvertbuntar i plastbackar. Inte bara i packsalen är det teknikintensivt. Per har fyra kolleger som sysslar med systemutveckling och integration. Samarbetet med kunder som Cancerfonden, Egmont, General Motors och Halléns är nära. Liksom med tryckeriet Parajett som är minoritetsägare i företaget. Vi tar gärna en aktiv roll i våra kundföretags marknadskommunikation, bekräftar Per. Utöver att genomföra kundanalyser, bearbeta dataregister inför utskicken och svara för själva distributionen kan vi även ta hand om inkomna kupongsvar. Hög tillgänglighet Eftersom DAD Direct även sköter kunders system är man beroende av en väl fungerande IT-plattform med högsta tillgänglighet. Sammanlagt är ett fyrtiotal persondatorer anslutna till det lokala nätet. För att få en hanterbar och kostnadseffektiv miljö har man standardiserat runt Microsofts produkter, från Office till databaser och utvecklingsverktyg. Utan IT, inga affärer, säger Per som trots detta beroende vågat överlåta såväl datordrift som licenshantering till ett utomstående företag. Sommaren 2002 flyttades företagets servrar till IT Gården Drift. Sedan den sista egna servern fasats ut ett drygt år senare körs samtliga applikationer i datahallens gemensamma system. Skulle fiberförbindelsen till datahallen fallera finns en trådlös länk i reserv. Samarbetet med IT Gården har fungerat suveränt, betygsätter Per som strävar efter att skapa samma sorts partnerskap med såväl nyckelleverantörer som kunder. Att IT Gården påminner om det egna företaget i fråga om struktur, ekonomisk stabilitet, storlek och flexibilitet är viktigt. Den geografiska närheten underlättar självfallet den kontinuerliga dialogen: Vi riskerar aldrig att komma på undantag, något som jag tror det är lätt att göra hos större ITföretag. Tekniskt generationsskifte Redan vid millennieskiftet funderade DAD Direct i termer av outsourcing men ansåg sig då kunna hantera driften på egen hand. Att man så småningom ändå skaffade en driftspartner beror på att man stod inför ett kostsamt tekniskt generationsskifte. Behovet av säkra system i en allt mer komplex omgivning var en annan viktig orsak: Istället för att trimma brandväggar, jaga virus och märka backupband kan jag och mina kolleger lägga all kraft på att betjäna våra kunder. Det är en bättre affär. Att IT Gården påminner om det egna företaget i fråga om struktur, ekonomisk stabilitet, storlek och flexibilitet upplever DAD Direct som väldigt positivt och en viktig anledning till att samarbetet fungerar så smärtfritt. DAD Direct Landskrona Per Ferm Direktmarknadsföring milj. kr

11 DRIFTSFORUM 11 Istället för att trimma brandväggar, jaga virus och märka backupband kan jag och mina kolleger lägga all kraft på att betjäna våra kunder. Det är en bättre affär, säger IT-chefen Per Ferm, DAD Direct i Landskrona.

12 12 DRIFTSFORUM Stordriftsfördelar ger säkra system Beslutet om att utkontraktera IT-driften var ett enkelt beslut för HSB Landskrona. Att hålla servrar i trim och stå emot intrångsförsök samt virus kräver allt mer möda. Medlemsägda HSB borgar för tryggt och prisvärt boende. I Landskrona finns en av sammanlagt 34 regionala HSB-föreningar och där är Per Olof Jensen ekonomichef med ansvar även för IT- och personalfrågor. Genom att kontraktera ut datordriften till IT Gården fick han en uppgift mindre att tänka på. Dessutom gjorde serverflytten gott för arbetsmiljön eftersom kontorets ventilationssystem inte var riktigt var dimensionerat för datorerna. Sist, men inte minst, frigjordes värdefull kontorsyta. HSB hade batteribackup men saknade i likhet med de flesta andra små och medelstora organisationer avancerat brand- och skalskydd. Det dieselaggregat som skyddar IT Gården Drifts datorhall mot strömavbrott är ett annat exempel på en investering i höjd säkerhet som knappast är möjlig för enskilda företag. Inloggning hemifrån Per Olof, som arbetat med ITfrågor i 20 år, sörjer inte sina servrar. Med administratörens rättigheter kan han vid behov logga även hemifrån. Han erkänner att det blev allt mer mödosamt att hålla systemet i trim, datortimmar som nu kan användas mer produktivt: Samtidigt som vår verksamhet kräver datasystem med allt högre tillgänglighet ökar hotbilden. Det krävs idag mer än förr för att skydda sig från exempelvis intrång och virus. HSB-kontoret svarar för den administrativa förvaltningen av 64 bostadsrättsföreningar i Landskrona och Svalövs kommuner. HSB äger och förvaltar också en rad hyreslägenheter. Förutom specialprogram för fastighetsadministration har HSB valt Microsoft Windows med program som Exchange, Office och Outlook. Många föreningar köper även teknisk förvaltning. Av de sammanlagt 22 anställda vid HSB i Landskrona är tio fastighetsskötare. Med högre tillgänglighet ökar hotbilden, säger Per Olof Jensen, Ekonomichef på HSB Landskrona. Nybygge utan kostsam flytt Vi bygger också mycket nytt, påpekar Per Olof och berättar entusiastiskt om det nu pågående Nyhamnsprojektet vid Landskronas hamninlopp där staden möter havet vid Öresunds strand. I maj 2005 flyttar Per Olof och hans kolleger till sitt nya kontor. Eftersom servrarna då inte behöver flyttas, det räcker med att bestämma nya ledningar, blir flytten billigare än om även datarummet skulle ha följt med till den nya adressen. Positiva erfarenheter Att valet föll på just IT Gården beror delvis på goda erfarenheter av de hårdvaruprodukter som HSB tidigare köpt från företaget. Kostnadseffektiv kommunikation via det fiberoptiska stadsnät som det lokala energibolaget så förutseende investerat i gjorde knappast saken sämre. Per Olof ser inga som helst nackdelar med outsourcing: Jag behöver inte teckna mig för omfattande tjänstepaket utan kan välja att leja ut exakt de funktioner som jag själv vill. Dessutom ligger IT Gården prismässigt väl till. Bättre säkrade mot problem Tack vare den optofiber som förbinder HSB-kontoret i centrala Landskrona med IT Gården Drifts säkra datorrum, där HSB:s tre servrar står sedan försommaren år 2003, är svarstiderna minst lika bra som förr. På plussidan står också förbättrad beredskap mot problem: Även om vi hade ett förhållandevis väl utrustat datorrum är säkerheten idag långt bättre än tidigare. HSB Landskrona Landskrona Per-Olof Jensen Fastigheter milj. kr Våra samarbetspartner: Licenser per användare och månad Servers, SAN System, Backuphårdvara, Switchar Backup mjukvara (TSM / Tivoli) IP-telefoni, telefoni Datakommunikation,, Mobiltelefoni, Telefoni Kommunikation Kommunikation Mobila klienter / Tunna klienter Tekniska Verken El-IT, LaNet Avbrottsfri kraft Diesel generatorer och elektrisk installation Släcksystem Kablar och serverswitchar