Rapport Digitaliserad årsredovisning en förstudie. Kan vi effektivisera och digitalisera inlämningen av myndigheternas årsredovisningar?

Transkript

1 Rapport Digitaliserad årsredovisning en förstudie Kan vi effektivisera och digitalisera inlämningen av myndigheternas årsredovisningar? 2017:76

2 Publikationen kan laddas ner eller beställas från webbplats esv.se. Datum: Dnr: 814/2016 ESV-nr: 2017:76 Copyright: ESV Rapportansvarig: Jerker Jonsson

3 FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket (ESV) redovisar i denna rapport resultatet av en egeninitierad förstudie om möjligheterna att effektivisera och digitalisera inlämningen av myndigheternas årsredovisningar. Rapporten innehåller förslag och utgångspunkter för fortsatt arbete inom området. ESV vill särskilt tacka medarbetare vid Försvarsmakten, Försäkringskassan, Linköpings universitet, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten, Statens försvarshistoriska museer, Statens servicecenter och Statens skolverk, vilka har bidragit med synpunkter och idéer under arbetets gång. I detta ärende har generaldirektör Clas Olsson beslutat. Utredare Jerker Jonsson har varit föredragande. Utredarna Carina Franzén och Ulrica Sandstedt har medverkat i förstudien. Avdelningschef Pia Heyman och enhetschef Kristina Johansson har deltagit i den slutliga beredningen. Stockholm Clas Olsson Jerker Jonsson 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 Innehåll... 4 Sammanfattning Inledning Bakgrund och beskrivning av problemet Syfte och mål Genomförande Avgränsningar Utgångspunkter Rapportens disposition Omvärlden pågående utredningar Digital inlämning av årsredovisningar till Bolagsverket XBRL - en standard för informationsöverföring Internationellt XBRL och arkivering Statens servicecenter Elektroniska bokslut Robotisering Standardiserad ekonomimodell Att upprätta, underteckna och avlämna årsredovisningen Årsredovisningsprocessen i staten Upprättande och inrapportering Undertecknande av årsredovisningen Avlämnande av årsredovisningen Särskilt om elektroniska underskrifter E-legitimering och e-identifiering Tjänster för elektronisk underskrift finns på statligt ramavtal eidas Vad gäller för företag? Möjligheter till effektivisering för myndigheterna Myndigheterna Risker och tidskrävande arbetsmoment i myndigheters nuvarande processer Ett gemensamt bokslutssystem för staten? Utformningen av ett bokslutssystem för staten Diskussion kring standardisering arbete med sammanställning av statsredovisningen

5 INNEHÅLL 5 analys och förslag Digital årsredovisning som grund för effektivisering Vilken information finns idag? Strukturen för en digital årsredovisning ixbrl som grund för att definiera årsredovisningens struktur Är standardisering en förutsättning för digitalisering? Digital rapportering av resultatredovisningen Ett hjälpsystem vid upprättande av årsredovisningen Automatiserade kontroller i ett hjälpsystem Gemensamma datakällor Elektronisk underskrift av årsredovisningen Inlämning av digital årsredovisning Sammanfattning av våra förslag Digitala årsredovisningar Ett hjälpsystem vid upprättande av årsredovisning Elektronisk underskrift av årsredovisningen En inlämningspunkt för digitala årsredovisningar Införande och konsekvenser Nyttor för myndigheter som lämnar årsredovisning Nyttor för användare av årsredovisningsinformation Utredning av systemarkitektur och taxonomi Roller och samverkan mellan olika intressenter Erfarenheter från liknande projekt Behov av regeländringar Referenser Lagar och förordningar Bilaga 1 Utdrag ur 2 kap Bilaga 2 Jämförelse av informationsinnehåll i årsredovisning och S-koder

6 SAMMANFATTNING Sammanfattning I denna rapport föreslår ESV ett fortsatt arbete kring formerna för statliga myndigheters inlämning av årsredovisningar. Utgångspunkten är att myndigheter ska lämna in årsredovisningar i ett digitalt, maskinläsbart, format till en enda inlämningspunkt. Därutöver föreslår ESV att rutinen för inlämning av årsredovisning ska innehålla funktioner som underlättar myndigheternas arbete med att upprätta årsredovisningen. förslag innebär även att myndigheterna ska kunna underteckna årsredovisningen med elektronisk underskrift. Förutsättningen för att ESV ska kunna genomföra ovan nämnda förslag är att en värdering av nyttor respektive kostnader för utveckling, införande och förvaltning genomförs. Först när en sådan värdering är gjord kan ESV bedöma om förslagen är möjliga att genomföra. Förslagen bygger på en förstudie som är initierad av ESV mot bakgrund av vår uppgift att utveckla formerna för den ekonomiska rapporteringen för såväl enskilda myndigheter som staten som helhet. ESV bedömer att det finns flera fördelar med digital, maskinläsbar, årsredovisningsinformation. Vi ser möjligheter att definiera automatiska kontroller som förebygger felaktigheter i myndigheternas årsredovisningar. Det sparar sannolikt tid för myndigheterna och bidrar till ökad kvalitet på årsredovisningarna. Digitala årsredovisningar möjliggör också effektiviseringar för användare av informationen. Vi ser att det kan underlätta arbete med att ta fram underlag för årsredovisning för staten. Det kan också bli lättare för Regeringskansliet att göra systematiska analyser av informationen i myndigheternas årsredovisningar. På sikt skapar digitala årsredovisningar också en grund för vidareutnyttjande av öppna data. 6

7 INLEDNING 1 Inledning 1.1 Bakgrund och beskrivning av problemet För att kunna möta de utmaningar som det offentliga Sverige står inför, behöver digitaliseringens möjligheter tas tillvara. Digitalt först heter regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under Programmet är en del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen på området och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Ett sätt att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter är Bolagsverket regeringsuppdrag att införa en digital tjänst för inlämning av företagens årsredovisningar. Tjänsten ska bygga på en gemensam standard för räkenskapsinformation och elektronisk inlämning. Den här rapporten är en förstudie som är egeninitierad av ESV i vår roll att utveckla den ekonomiska styrningen av statlig verksamhet. Myndigheternas arbete med årsredovisningarna sker under tidspress och det är stora mängder information som ska sammanställas under kort tid. Vi ser att myndigheterna idag lämnar vissa uppgifter dubbelt då de ska rapporteras dels till statsredovisningssystemet i Hermes, dels i årsredovisningsdokumentet. Det innebär att samma uppgift förekommer på flera ställen, vilket medför att myndigheterna, Riksrevisionen och ESV lägger ner tid på att kontrollera att uppgifterna stämmer överens mellan källorna. Därutöver nyttjas inte gemensamma datakällor i någon större utsträckning. Det ökar risken för att det blir fel när man manuellt anger belopp istället för att hämta uppgifterna från ursprungskällan. Myndigheterna glömmer ibland bort formalia i årsredovisningarna. Det kan till exempel gälla sidnumrering eller sidhuvud med information om vilken myndighets årsredovisning det är. Detta är information som är viktig för att ESV och andra intressenter ska kunna använda myndigheternas årsredovisningar som källa på ett effektivt sätt. Det påverkar även möjligheter att effektivisera sammanställningen av underlaget till årsredovisningen för staten. Vi tror att årsredovisningen skulle bli mer användbar för mottagarna om myndigheterna fick mer tid för att analysera informationen och förklara avvikelser eller förändringar, istället för att kontrollera att siffrorna är rätt på alla ställen. Avlämnandet av myndigheternas årsredovisning sker i pdf-format. Årsredovisningen ska undertecknas av myndighetens ledning och elektronisk underskrift 1 används inte vad vi känner till. Fler och fler myndigheter inför elektroniska underskrifter för sina 1 I den här rapporten använder vi begreppet elektronisk underskrift men vi likställer det med elektronisk signatur. 7

8 INLEDNING avtal, beslut och andra handlingar och frågan har uppkommit om det är möjligt att tillämpa elektronisk underskrift även för årsredovisningen. 1.2 Syfte och mål Syftet är att med myndigheternas behov i fokus förenkla och effektivisera arbetet med inrapportering till Hermes och avlämnande av årsredovisningen. Målet med projektet är att utreda om avlämnande av myndigheters årsredovisningar och inrapporteringen till Hermes kan effektiviseras ytterligare genom digitalisering och mer effektiva systemlösningar och att ge förslag på hur detta skulle kunna göras. 1.3 Genomförande Vi har kartlagt vilken finansiell information myndigheterna lämnar, både till Hermes och i sin årsredovisning. Vi har även läst tillämpliga regelverk kring årsredovisning och inrapportering. Därutöver har vi träffat representanter från nio myndigheter för att ta reda på vilka problem och risker de ser i anslutning till årsredovisningsarbetet. 2 Urvalet av myndigheter gjorde vi genom att kontakta representanter från ekonomichefsoch controllerråd. Vi presenterade projektet och frågade om någon från myndigheten ville delta i ett möte med ESV. Efter att vi fått information om kontaktpersoner gav vi förslag på några alternativa dagar för ett möte och valde den dag när flest representanter hade möjlighet att vara med, antingen fysiskt eller via telefon. Representanterna från myndigheterna hade i de flesta fall rollen som redovisningschefer/ansvariga alternativt controllers. För att nå en större andel av myndigheterna skulle vi kunna ha haft fler möten eller skickat ut enkäter med frågor. Vi tyckte inte att enkätutskick var lämpligt i det här fallet, eftersom vi var mer intresserade av ett samtal av kvalitativ karaktär. I och med att detta är en förstudie bedömde vi att det räckte med synpunkter från nio myndigheter av varierande storlek. Vi ser att det behövs en större representation om projektet fortsätter. Vi har dessutom följt Bolagsverkets arbete med införande av digital inlämning av årsredovisningarna för företag. Vi har deltagit i flera seminarier som Bolagsverket har anordnat. Vi har valt detta tillvägagångssätt eftersom vi på ett tidigt stadium kom fram till att den standard Bolagsverket arbetat efter, även skulle kunna vara tillämplig 2 Deltagande myndigheter var Pensionsmyndigheten, Statens skolverk, Försäkringskassan, Statens försvarshistoriska museer, Ekonomistyrningsverket, Statens servicecenter, Försvarsmakten, Linköpings universitet (via telefon) samt Migrationsverket (via telefon). 8

9 INLEDNING för staten. Bolagsverkets roll gentemot företag har både likheter och skillnader jämfört med roll mot de statliga myndigheterna. Bolagsverket ska ta emot årsredovisningarna från hundratusentals företag och arkivera dem. Idag tas årsredovisningarna emot på papper. ESV däremot, får årsredovisningarna som pdffiler från ungefär 220 myndigheter. Årsredovisningarna bearbetas tillsammans med den information som finns i Hermes och sammanställs till ett underlag för en årsredovisning för hela staten. Vi har bedömt att det är intressant att följa Bolagsverkets process med att klassificera och överföra finansiell information. Vidare har vi informerat om förstudien och diskuterat med representanter från Riksrevisionen och Regeringskansliet (Finansdepartementet). 1.4 Avgränsningar I den här förstudien har vi koncentrerat oss på formerna för årsredovisningens avlämnande och utgått från de regler om årsredovisningens informationsinnehåll som finns idag. En fråga som kan ställas redan här, är om vår ansats begränsar möjligheterna till genomgripande förändringar av arbetssätt. Vilka slutsatser skulle vi kunna dra om vi omprövade årsredovisningens informationsinnehåll eller till och med själva syftet med årsredovisningarna? Borde vi analysera myndigheters informationshantering i fråga om mer än bara årsredovisningar i syfte att åstadkomma verkligt genomgripande förändringar av arbetssätt? Vi har avgränsat oss från en sådan inriktning eftersom vi ser en risk i att frågorna blir alltför komplexa för att vara möjliga att hantera inom ramarna för en förstudie. 1.5 Utgångspunkter Med digital årsredovisning avser vi i denna rapport en årsredovisning som kan läsas på samma sätt som en pdf-fil och som därutöver innehåller information som gör att den kan läsas och tolkas maskinellt. En årsredovisning i pdf-format uppfyller därmed inte kriteriet för att vara en digital årsredovisning. 1.6 Rapportens disposition Det inledande kapitlet innehåller syfte och mål med uppdraget. Kapitlet innehåller även bakgrunden till uppdraget och en problembeskrivning. De avgränsningar vi har gjort framgår också. Kapitel två innehåller en beskrivning av pågående utredningar som är relevanta för detta arbete. I det tredje kapitlet redogör vi för årsredovisningsprocessen i staten och särskilt för de olika momenten upprätta, skriva under och avlämna årsredovisningen. Kapitel fyra innehåller en sammanfattning av de synpunkter vi fått från myndigheterna. Det femte kapitlet innehåller analys och förslag. Det sjätte och avslutande kapitlet innehåller en diskussion om konsekvenserna av förslag samt ett resonemang kring de utestående frågor som behöver beaktas. 9

10 OMVÄRLDEN PÅGÅENDE UTREDNINGAR 2 Omvärlden pågående utredningar I detta kapitel beskriver vi pågående utredningar som angränsar till arbetet med digitaliserad årsredovisning. Vi har avgränsat oss till utredningar som genomförts i staten, men dessa utredningar har även influerats av arbete i andra sektorer. 2.1 Digital inlämning av årsredovisningar till Bolagsverket Under 2016 fick Bolagsverket regeringens uppdrag att införa digital inlämning av företagens årsredovisningar. Genom att utveckla en tjänst som möjliggör digitalt rapporteringsflöde är tanken att bidra till regeringens mål om att minska företagens uppgiftsbörda samt effektivisera myndigheters och näringslivets informationshantering. Uppdraget ska utföras i samarbete och dialog med andra myndigheter och intressenter, bland annat ESV. Slutredovisningen av uppdraget ska ske senast den 31 mars 2018 och vid den tidpunkten ska företagen kunna lämna in sin årsredovisning digitalt till Bolagsverket. 2.2 XBRL - en standard för informationsöverföring I instruktionerna för Bolagsverkets uppdrag framgår att den e-tjänst som myndigheten utvecklar ska baseras på standarden XBRL 3 alternativt ixbrl 4. XBRL är en informationsstandard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information. Standarden möjliggör att ekonomisk information kan presenteras för mänskliga läsare i traditionell form samtidigt som informationen kan bearbetas av datorprogram. Standarden specificerar grundläggande krav för att möjliggöra transparens, tillgänglighet och kvalitetssäkring av taxonomier 5. Däremot specificerar den inte vilken information eller vilka rapporter som XBRL ska användas för. Dessa detaljer specificeras istället i taxonomierna. ixbrl är en utvecklad variant av XBRL som gör det möjligt att visualisera data i form av tabeller och bilder. Enligt den behovsinventering som utförts bland företag av Bolagsverket, har det visat sig att formgivningen av årsredovisningen är ett sätt att kunna profilera sig. Om denna möjlighet skulle tas bort ser Bolagsverket en risk med att företag skulle avstå från att lämna in sin årsredovisning digitalt. Därmed har Bolagsverket fattat beslut om att tillämpa formatet ixbrl för överföring av informationen som finns i årsredovisningarna. XBRL är sedan 2015 Svensk Standard för elektronisk finansiell rapportering (SS 40100:2015). Den svenska standarden har utvecklats inom Swedish Standards 3 XBRL är förkortning för extensible Business Reporting Language (för överföring av information). 4 ixbrl står för inline extensible Business Reporting Language som är ett utökat utbytesformat med layoutinformation. 5 Taxonomi är ett klassificeringssystem för att beskriva och dela in information av olika slag. 10

11 OMVÄRLDEN PÅGÅENDE UTREDNINGAR Institute (SIS) i samarbete med Skatteverket, Bolagsverket, Finansinspektionen, SCB och XBRL Sweden Internationellt Sedan januari 2016 är XBRL även en vedertagen standard inom EU. Det innebär i praktiken att XBRL kan ställas som krav vid en offentlig upphandling. Bakgrunden till beslutet om XBRL som standard är ett uttalande 7 från EU-kommissionen som gjordes I uttalandet föreslog man att alla noterade företag inom EU skulle rapportera enligt ett standardiserat elektroniskt format senast den 1 januari I anslutning till att beslutet togs gav man i uppdrag åt European Securities Markets Authority (ESMA) att utforma en standard baserad på såväl befintliga som framtida elektroniska rapporteringssystem, såsom XBRL. I december 2016 publicerade ESMA ett uttalande där slutsatsen var att ixbrl är den standard som bedöms som mest lämplig för finansiell rapportering. 8 I USA har standarden anammats sedan 2009 av bland annat amerikanska Securities and Exchange Commission (SEC), en motsvarighet till Finansinspektionen. Det innebär att en stor del av de finansiella nyckeltal, som amerikanska noterade företag ska lämna elektroniskt, rapporteras i XBRL-format idag. I Danmark är det numera obligatoriskt för företag, som redovisar enligt IFRS, att rapportera in sina årsredovisningar i XBRL-format. Projektet drivs av Erhvervsstyrelsen som är motsvarigheten till det svenska Bolagsverket XBRL och arkivering Enligt Riksarkivet baseras XBRL/iXBRL på sådant filformat som uppfyller kraven för bevarande i enlighet med Riksarkivets och allmänna råd. 9 XBRL är baserat på filformatet XML medan ixbrl:s filformat är HTML eller XHTML. Alla tre filformat uppfyller Riksarkivets krav på format för bevarande. 2.3 Statens servicecenter Statens servicecenter, som sköter ekonomi- och lönerelaterade tjänster åt cirka 150 statliga myndigheter, driver projekt i syfte att effektivisera och förenkla bokslutsarbetet. Statens servicecenter arbetar bland annat med projekt om elektroniska bokslut, robotisering och standardiserad ekonomimodell. Nedan beskriver vi de tre projekten närmare. 6 Föreningen XBRL Sweden är en ideell förening, bildad av FAR (organisationen för revisions- och rådgivningsbranschen) och SRF (Sveriges Redovisningskonsulters Förbund, SRF), ansluten till den globala organisationen XBRL International 7 MEMO/13/ RA-FS 2009:2 om tekniska krav för elektroniska handlingar 11

12 OMVÄRLDEN PÅGÅENDE UTREDNINGAR Elektroniska bokslut I bokslutet 2016 genomförde Statens servicecenter ett pilotprojekt för elektroniska bokslut. Man testkörde ett system som genomförde avstämningar av konton och upprättande av balansspecifikationer per automatik. På sikt ser myndigheten även att systemet automatiskt ska kunna upprätta noter baserad på den information som redan finns i systemet. Systemet är idag en separat applikation som tar emot filer från redovisningssystemet. På längre sikt vore det önskvärt att ekonomisystemet innehåller funktioner som möjliggör fullständiga elektroniska bokslut. Vid utvärdering av pilotprojektet framkom att tidsbesparingen blev cirka 60 procent och att automatiseringen bidrog till ökad kvalitet i avstämningarna Robotisering Statens Servicecenters projekt om robotisering handlar om att effektivisera repetitiva arbetsmoment som till exempel avstämningar. Förenklat innebär det att datorn programmeras till att utföra de tangenttryckningar personal utför i samband med avstämningar av olika konton. Datorn utför därefter avstämningarna på egen hand. Tidigare har man arbetat med Excelerator 10, vilket bidrog till att få en bra kvalitet på avstämningarna. Dock gav det inte samma tidsbesparing som är möjligt genom robotisering. Projektet har pågått under 2017 där man i ett första skede identifierade kriterier för processer att robotisera. Därefter bedömde man genomförbarheten samt vilken möjlig effekt som robotiseringen skulle ge. Under 2018 planeras tre processer kunna driftsättas med robotteknik Standardiserad ekonomimodell Statens Servicecenters projekt om att ta fram en standardiserad ekonomimodell för externredovisningen i syfte att effektivisera sker bland annat genom att redovisningsenheterna (de statliga myndigheterna) läggs upp med enhetliga konton, anläggningsgrupper, kundgrupper och leverantörer. De standardiserade modellerna har, enligt Statens Servicecenter, effektiviserat processerna och möjliggjort elektronisk rapportering i större utsträckning. 10 Excelerator är ett rapportverktyg som bland annat kan användas för att ta ut information ur ekonomisystem. 12

13 ATT UPPRÄTTA, UNDERTECKNA OCH AVLÄMNA ÅRSREDOVISNINGEN 3 Att upprätta, underteckna och avlämna årsredovisningen I det här kapitlet beskriver vi de olika stegen för att upprätta, underteckna och avlämna årsredovisningen. Vi går kortfattat igenom hur myndigheterna gör och regelverket för processen. Därutöver behandlar vi elektroniska underskrifter och även vad som gäller för företag vid undertecknande av årsredovisningen. 3.1 Årsredovisningsprocessen i staten Upprättande och inrapportering Varje myndighet äger sin process för upprättande av årsredovisningen. Organisation och utformning av olika arbetsmoment varierar mellan olika myndigheter. Det är därför svårt att detaljerat beskriva hur myndigheter arbetar i upprättandefasen. På en övergripande nivå kan myndigheternas processer för upprättande till exempel innehålla momenten planering, förberedelser, genomförande och kvalitetssäkring 11. Myndigheterna i den statliga redovisningsorganisationen (cirka 220 stycken) rapporterar regelbundet ekonomisk information till statsredovisningssystemet Hermes. Myndigheternas inrapportering till Hermes används bland annat för att sammanställa utfallet för statens budget, underlag till statens finansiella sparande samt resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys för staten som helhet. Vanligtvis rapporterar en myndighet genom att skicka in en fil som tagits fram från det egna ekonomisystemet. Myndigheternas rapportering av utfall per konto översätts i Hermes till utfall på olika statliga inrapporteringskoder, så kallade S-koder. S- kodernas struktur påminner i stort om den statliga baskontoplanen, men strukturen är i första hand utformad med tanke på statsredovisningens behov. Det vill säga behov av underlag för olika sammanställningar av resursförbrukningen och den ekonomiska ställningen inom den statliga sektorn på aggregerad nivå Undertecknande av årsredovisningen Årsredovisningens undertecknande regleras i 2 kap. 8 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (). Där beskrivs att årsredovisningen ska skrivas under av myndighetens ledning. 12 Underskriften i sig intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ekonomiska ställning. I till 2 kap. 8 förtydligas att undertecknandet ska göras i dokumentet årsredovisning och inte i en annan handling. Undertecknandet sker i samband med att beslut fattas om årsredovisningen eller snarast efter det att 11 Jfr ESV 2015:57 Checklista för bokslut Ett stöd för myndighetens arbete med årsredovisningen. 12 Begreppet myndighetens ledning definieras i 2 myndighetsförordningen. 13

14 ATT UPPRÄTTA, UNDERTECKNA OCH AVLÄMNA ÅRSREDOVISNINGEN beslutade justeringar genomförts. Dag för undertecknandet ska även framgå av årsredovisningen Avlämnande av årsredovisningen Årsredovisningen ska lämnas till regeringen senast den 22 februari avseende det senast avslutade räkenskapsåret. Förutom till regeringen, ska årsredovisningen även lämnas till bland annat ESV och Riksrevisionen. De största myndigheterna (cirka 40 stycken) lämnar även en särskild dokumentation senast den 15 februari. Den särskilda dokumentationen är ett utdrag ur det förslag till årsredovisning som upprättats inom myndigheten inför skriftligt beslut. Den särskilda dokumentationen behöver ESV för att i tid kunna upprätta underlaget för årsredovisningen för staten. Avlämnande av årsredovisningen ska ske genom elektronisk överföring. Det innebär att årsredovisningen ska skickas med e-post som en pdf-fil eller annat vedertaget filformat med motsvarande säkerhet och skrivskydd. En skannad pappersversion är ingen elektronisk överföring. Årsredovisningen ska sidnumreras och innehålla en innehållsförteckning där årsredovisningens obligatoriska delar; resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning och noter anges. (Se bilaga 1 för utdrag ur 2 kap. 4 för fullständig förteckning över årsredovisningens obligatoriska delar samt och allmänna råd.) Årsredovisningen ska på varje sida innehålla uppgift om myndighetens namn, benämningen årsredovisning och uppgift om vilket år årsredovisningen avser. I de finansiella rapporterna och i noterna ska myndigheten ange datumet för rapportperiodens slut, den period som rapporten avser samt den enhet med vilken beloppen är angivna. Den vanligaste måttenheten är tusen kronor (tkr). 3.2 Särskilt om elektroniska underskrifter Med elektronisk underskrift menas uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form för att säkerställa de senares ursprung och dataintegritet. Definitionen är hämtad från en juridisk vägledning för införande av elektronisk legitimering och elektroniska underskrifter. Vägledningen är framtagen av esam 13 i samarbete med E-legitimationsnämnden och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. En elektronisk underskrift ska i praktiken kunna jämföras med en traditionell underskrift på papper. 13 esam är ett medlemsdrivet program för samverkan mellan 21 myndigheter och SKL. Samarbetet syftar till att underlätta och påskynda digitaliseringen av det offentliga Sverige. 14

15 ATT UPPRÄTTA, UNDERTECKNA OCH AVLÄMNA ÅRSREDOVISNINGEN E-legitimering och e-identifiering E-legitimering innebär att innehavaren av en e-legitimation använder den för att visa vem han eller hon är. Efter en e-legitimering ska alltid en e-identifiering göras, vilket innebär en kontroll av vem som legitimerat sig. Det kan exempelvis handla om att verifiera att den påstådda identiteten, som ett angivet personnummer, verkligen tillhör den användare som har legitimerat sig Tjänster för elektronisk underskrift finns på statligt ramavtal Kammarkollegiet har upphandlat Infrastrukturella programvaror och tjänster som ska ge stöd i olika delar av myndighetens e-förvaltningsstödjande tjänster. Exempel på tjänster är identifiering med e-legitimationer och elektroniska underskrifter med e- legitimation. Infrastrukturella programvaror och tjänster är en del av ramavtalsområdet Informationsförsörjning inom området Programvaror och tjänster. 14 Kammarkollegiet har avtal med sju leverantörer och förnyad konkurrensutsättning råder. Myndigheterna kan alltså använda sig av e-legitimering och elektronisk underskrift och det finns tjänster upphandlat för detta eidas År 2014 antogs eidas EU-förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden. Förordningen definierar regler för elektroniska underskrifter och deras olika tillitsnivåer. Reglerna för elektroniska underskrifter rör dock enbart autentisering över landsgränser, exempelvis när en medborgare från ett annat EU-land vill logga in i en svensk e- tjänst. eidas specificerar även olika tillitsnivåer på identifiering beroende på vilken säkerhetsnivå som krävs av respektive e-tjänst. Då eidas enbart reglerar autentisering över landsgränser är det enligt bedömning inte något som omfattar underskrift av myndigheternas årsredovisningar. 3.3 Vad gäller för företag? Flera av reglerna i har motsvarande regler i årsredovisningslagen. När det gäller aktiebolag, ekonomiska föreningar och andra företag som företräds av en styrelse, ska årsredovisningen skrivas under av samtliga styrelseledamöter. Om en verkställande direktör är utsedd, ska även denne skriva under årsredovisningen. För ett aktiebolag som avgivit en koncernredovisning, ska undertecknandet även avse denna. I 2 kap. 7 årsredovisningslagen anges att om årsredovisningen har upprättats i elektronisk form, ska den även undertecknas med en elektronisk underskrift. 14 Se Kammarkollegiets webbplats för ramavtal 15

16 MÖJLIGHETER TILL EFFEKTIVISERING FÖR MYNDIGHETERNA 4 Möjligheter till effektivisering för myndigheterna Det här kapitlet sammanfattar de synpunkter som framkommit vid vår diskussion med företrädare för ett urval myndigheter. Kapitlet innehåller även synpunkter på hur arbetet kan underlättas i samband med underlaget till årsredovisningen för staten. 4.1 Myndigheterna Utgångspunkter för diskussionen var de befintliga bokslutsprocesserna vid myndigheten och de arbetsmoment som, i dagsläget, innebär risker och tar mycket tid i anspråk. Diskussionen begränsades dock inte till detta utan kom även att handla om olika förbättringsförslag i anslutning till myndigheters finansiella rapportering. Nedan följer en sammanfattning av de tankar och idéer som framkom under mötet Risker och tidskrävande arbetsmoment i myndigheters nuvarande processer De risker och tidskrävande moment i myndigheternas nuvarande processer kan sammanfattas med följande: Det är tidskrävande att stämma av information i myndighetens egna ekonomisystem mot inrapporteringen i Hermes. Sena förändringar i bokslutsprocessen innebär risk för fel; en ändrad uppgift i årsredovisningen kan medföra behov av följdändringar på flera ställen i dokumentet. Dubbelregistrering av information; i årsredovisningen sammanställs en mängd uppgifter som redan är kända sedan tidigare, exempelvis information från regleringsbrev om låneramar, räntekontokredit och andra finansiella villkor Ett gemensamt bokslutssystem för staten? I diskussioner om ett gemensamt bokslutssystem framkom följande: Resultat- och balansräkning samt anslagsredovisningen är redan idag möjlig att få fram från Hermes. Även om övriga obligatoriska delar ingår, borde Hermes kunna utvecklas till ett bokslutssystem för staten. Rapporterat utfall på S-koderna borde kunna användas som underlag för noter. - Årsredovisningens finansiella delar skulle kunna skapas i Hermes genom att bearbeta och komplettera den inrapportering som redan görs idag. S-koderna kan behöva utökas för att fånga upp all information som behövs. 16

17 MÖJLIGHETER TILL EFFEKTIVISERING FÖR MYNDIGHETERNA Myndigheternas inrapporterade information kan utnyttjas för statistikändamål. Om statistikinsamlande myndigheter kan hämta informationen från Hermes i stället för genom enkäter, spar det tid för uppgiftslämnande myndigheter. I vissa fall kan det komma att krävas ett ökat antal S-koder Utformningen av ett bokslutssystem för staten När det gäller utformningen av ett bokslutssystem för staten kom följande fram: Bokslutssystemet bör kunna hämta befintlig grundinformation (t.ex. låneramar, finansiella villkor, sjukfrånvaro och antalet årsarbetskrafter) från en bestämd och kvalitetssäkrad datakälla. Rapporten Årskontroll 15 är ett bra verktyg, men skulle kunna utvecklas och byggas ut ytterligare. Relevanta valideringar borde kunna byggas in i Hermes såsom systemkontroller som kräver åtgärder/kommentarer Diskussion kring standardisering Förslaget om ett gemensamt bokslutssystem skulle innebära standardmallar i Hermes för balans- och resultaträkning, anslagsredovisning samt noter. Flertalet av myndigheterna menade att man skulle kunna spara mycket tid genom standardisering. Troligen skulle vissa delar innebära mer jobb för myndigheterna första gången de rapporterar in i Hermes enligt en standardmall, men de flesta såg ändå positivt på detta. Standardisering upplevdes, om än på idéstadiet, snarare som en trygghet då det ger en tydlig vägledning om vad som bör finnas med. Därutöver diskuterades frågan om rapporteringskraven skulle kunna vara mindre omfattande för vissa myndigheter. Här ställde man sig frågan om det är rimligt, givet att de 40 största myndigheterna står för cirka 90 procent av statens budget, att alla små myndigheter ska behöva rapportera in i samma omfattning som stora myndigheter? 4.2 arbete med sammanställning av statsredovisningen Regeringen lämnar varje år en årsredovisning för statens hela verksamhet till riksdagen. ESV tar fram underlaget till årsredovisningen för staten. Underlaget består bland annat av en resultaträkning, en balansräkning, en finansieringsanalys och noter samt en uppföljning av utfallet på budgetens inkomsttitlar och anslag. De finansiella rapporterna i underlaget är konsoliderade. De bygger huvudsakligen på de statliga myndigheternas årsredovisningar och den information myndigheterna 15 Rapporten finns i Hermes och innehåller exempelvis kontroller av att kapitalförändringen är bokförd eller att motpartsdifferenser är åtgärdade. 17

18 MÖJLIGHETER TILL EFFEKTIVISERING FÖR MYNDIGHETERNA rapporterat till Hermes. Informationen i Hermes förs över till ett konsolideringssystem som ESV använder för vidare bearbetning av den finansiella informationen. Som vi tidigare nämnt finns det krav på att myndigheternas årsredovisningar 16 ska stämma överens med den information som finns i Hermes. ESV kontrollerar detta för de största myndigheterna och upptäcker ibland avvikelser som ESV behöver utreda och åtgärda. Ett annat exempel är att i arbetet med underlaget för årsredovisningen för staten har ESV noterat att beloppen på anläggningstillgångar ofta skiljer sig mellan myndighetens årsredovisning och det man har rapporterat på S-koderna för anläggningstillgångar. En kontroll eller validering mellan S-kod och not skulle ge myndigheten en signal om värdena överensstämmer. Vi ser även att arbetet med utfallet för statens budget skulle kunna effektiviseras. Arbetet är tidskrävande då ESV måste söka information om anslagen på flera ställen, bland annat i myndighetens regleringsbrev, årsredovisning och i Hermes. Att ha informationen samlad, inklusive myndighetens kommentarer skulle underlätta arbetet. Därutöver använder ESV informationen i Hermes till nationalräkenskaperna, vilket benämns Underlag till statens finansiella sparande. Detta ligger till grund för beräkningar vid Statistiska centralbyrån och används till ekonomisk analys. Underlaget används också vid beräkning av EU-avgifter och uppföljning av EUländernas ekonomiska situation. På motsvarande sätt som för underlaget till årsredovisningen för staten bedömer vi att arbetet inom ESV skulle kunna effektiviseras genom att informationen finns samlad på ett ställe. 16 Gäller även den särskilda dokumentationen som lämnas den 15 februari. 18

19 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG 5 analys och förslag Det här kapitlet innehåller analys utifrån de iakttagelser vi har gjort. Kapitlet avslutas med förslag på hur en rutin för myndigheters inlämning av digitala årsredovisningar skulle kunna se ut. Det samlade intrycket från våra diskussioner med myndighetsföreträdare är att problem och förbättringsmöjligheter framförallt är kopplade till upprättandet av årsredovisningen. Det är mycket information som ska sammanställas på kort tid och arbetet är till stora delar manuellt. Sammantaget medför detta risker för fel i årsredovisningen. Beslut om och inlämning av årsredovisningen har däremot inte framstått som särskilt problemfyllda områden i diskussionen. Vi har också noterat förslag till olika lösningar där it utnyttjas för olika slags kvalitetskontroller och effektiviseringar av arbetsmoment vid upprättande av årsredovisningen. 5.1 Digital årsredovisning som grund för effektivisering Det som myndigheterna i första hand efterfrågar är rutiner för inrapportering som förebygger inkonsekvent eller ofullständig information, minskar avstämningsarbetet samt undviker att samma information behöver rapporteras fler än en gång. För att det ska vara möjligt att bygga sådana lösningar behöver informationen i myndigheters årsredovisningar vara maskinläsbar. Vi ser därmed behov av en digital årsredovisning. Begreppet digitalisering omfattar övergång till användning av digital information men också genomgripande förändringar av arbetssätt i anslutning till övergången. Digifiering är ett snävare begrepp som syftar på konvertering av befintlig analog information till digital form, utan att detta förknippas med några större förändringar av arbetssätt. När vi använder uttrycket digital årsredovisning föreställer vi oss en digifiering av den information som ska finnas i myndigheters årsredovisningar enligt gällande regelverk. Den digitala årsredovisningen kan sedan tjäna som grund för en digitalisering av rutinen för inlämning av årsredovisningar. Vi tror att en digifiering av årsredovisningsinformation enligt gällande regelverk kan vara ett första steg. Digifieringen möjliggör vissa förändringar av arbetssätt på kort sikt och lägger grunden för ytterligare utveckling i framtiden. 19

20 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG Vilken information finns idag? Vilken information rapporteras i dagsläget till Hermes och hur förhåller den sig till informationen i myndigheters årsredovisningar? Kan vi åstadkomma digitala årsredovisningar genom att se över inrapporteringen på S-koder? De befintliga inrapporteringskraven är inte utformade för att täcka in all information som krävs i myndigheternas årsredovisningar. Det finns visserligen en kärna av finansiell information som är densamma i Hermes och myndigheternas årsredovisningar. Samtidigt finns väsentliga delar av årsredovisningsinformationen inte i Hermes. Det handlar bland annat om myndighetsspecifika texter, tabeller och bilder till resultatredovisningen och texter till årsredovisningens finansiella delar. Vi har gjort en jämförelse av den information som rapporteras till Hermes och den information som krävs i en årsredovisning. Jämförelsen redovisar vi mer i detalj i bilaga 2. Utgångspunkten är de krav på årsredovisningens innehåll som anges i samt och allmänna råd till förordningen. I anslutning till de olika kraven har ESV gjort en bedömning om kravet kan tillgodoses genom myndigheternas befintliga inrapportering till Hermes. Jämförelsen sammanfattas i nedanstående tabell. Obligatorisk information i årsredovisningen Resultatredovisning Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Finansieringsanalys 17 Tilläggsupplysningar Noter Finns motsvarande information i Hermes? Nej Ja, om årsredovisningen följer den standardiserade uppställningsformen enligt Ja, om årsredovisningen följer den standardiserade uppställningsformen enligt Delvis Nej Nej Delvis Sammanställning av Delvis väsentliga uppgifter Den information som myndigheterna rapporterar till Hermes är begränsad jämfört med informationen i myndighetens årsredovisning. Textbaserad information såsom 17 Myndigheten måste uppfylla vissa kriterier för att omfattas av kravet på en finansieringsanalys i årsredovisningen. 20

21 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG myndighetens resultatredovisning och tilläggsupplysningar rapporteras inte alls till Hermes. Inrapporteringen till Hermes innehåller i huvudsak utfall fördelat på olika S-koder som kan grupperas till rader i balans- och resultaträkningen men också grupperas så att de kan användas i nationalräkenskaperna. Förutsatt att myndighetens resultat- och balansräkning följer de standardiserade uppställningsformerna enligt, kan dessa delar av årsredovisningen också skapas i Hermes. Myndighetens anslagsredovisning kan till stora delar tas fram i Hermes. Anslagsredovisningen från Hermes behöver dock kompletteras med redovisning mot beräknade belopp för inkomsttitlar, redovisning mot bemyndiganden och övriga finansiella villkor innan den uppfyller kraven på innehåll i myndighetens årsredovisning. Finansieringsanalys kan inte tas fram i Hermes. Det beror på att strukturen för S-koderna inte är anpassad fullt ut för den uppställningsform som föreskrivs i. Noter till resultat- och balansräkning går inte att ta fram ur Hermes i dagsläget. Informationen i Hermes skulle delvis kunna användas som underlag för vissa noter. Framförallt gäller det noter med detaljstyrd uppställningsform och innehåll såsom avräkning med statsverket, materiella anläggningstillgångar och kostnader för personal. Eventuella kommentarer till noterna finns dock inte i Hermes. Vidare innehåller noterna ofta myndighetsspecifik information med en högre detaljeringsgrad än den inrapportering som görs på S-koder i Hermes. Sammanställningen av väsentliga uppgifter går inte att ta fram i Hermes. Informationen i Hermes skulle kunna användas för att ta fram delar av underlaget till de väsentliga uppgifterna. Vissa uppgifter behöver dock hämtas från andra källor än myndighetens utfallsrapportering. Det kan till exempel handla om finansiella villkor och beräknade belopp enligt regleringsbrev Strukturen för en digital årsredovisning En digital inrapportering av årsredovisningar behöver göras i någon form av logisk struktur. Om man ställer krav på en given struktur för digital årsredovisningsinformation kan man sedan utnyttja informationen i fler sammanhang än man gör idag, vilket tjänar som en utgångspunkt för att bygga lösningar som bidrar till effektivisering. För närvarande finns inte någon heltäckande struktur för statliga myndigheters årsredovisningar. Ett första steg mot en digitaliserad årsredovisning blir därför att överväga hur inrapportering av årsredovisningsinformation ska struktureras. På vilken detaljnivå 21

22 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG ska olika uppgifter till årsredovisningen rapporteras in? Hur ska varierande behov hos myndigheterna hanteras? Vilka avvägningar behöver göras mellan behov av standardisering respektive flexibilitet? En digital årsredovisning handlar om mycket mer än en balans- och resultaträkning och därför är vår bedömning att en digital årsredovisning inte kan åstadkommas endast genom att utöka antalet S-koder. S-koderna används för att redovisa ekonomiskt utfall uttryckt som kronor per S-kod. En årsredovisning innehåller texter och bilder. Det vill säga datatyper som inte kan hanteras i nuvarande S-kodsstruktur. Som grund för att hantera myndigheternas digitala årsredovisningar behövs därför en mer heltäckande struktur på informationen ixbrl som grund för att definiera årsredovisningens struktur Vår bedömning är att vi skulle kunna använda ixbrl som grund för att definiera årsredovisningens struktur. Bolagsverket har, som vi tidigare nämnt, valt ixbrl som rapporteringsformat. ixbrl är en standard för elektronisk finansiell rapportering såväl i Sverige som internationellt. ESMA har även uttalat sig om att ixbrl är den standard som bedöms som mest lämplig för finansiell rapportering. Baserat på detta ser ESV ingen anledning till att använda något annat elektroniskt överföringsformat än ixbrl för statliga myndigheters årsredovisningar. Standarden hanterar både text och siffror samt stödjer dessutom elektroniska underskrifter Är standardisering en förutsättning för digitalisering? En digital inrapportering av årsredovisningen medför en viss grad av standardisering i fråga om mallar för exempelvis balans- och resultaträkning, anslagsredovisning samt noter. Utifrån den diskussion vi hade med myndigheterna ställde sig merparten positiva till detta, då man snarare såg standardiseringen som en vägledning i upprättandet av årsredovisningen och en möjlighet till tidsbesparing. Vi tror dock inte att standardisering nödvändigtvis behöver utesluta möjligheter till flexibilitet och verksamhetsanpassning av årsredovisningen. En tillämpning av standarden ixbrl ger möjligheter att tagga årsredovisningsinformation som inte följer en fördefinierad standard, till exempel anpassade benämningar på resultat- och balansposter. ixbrl tillåter även en egen grafisk formgivning av årsredovisningen Digital rapportering av resultatredovisningen ESV har berört frågan om digital rapportering av resultatredovisningen i en tidigare rapport Att synliggöra myndigheters resultat (ESV 2016:51). I rapporten anges bland annat att de myndighetshandläggare som blev intervjuade vid Regeringskansliet var tveksamma till att få årsredovisningen i digital form. Anledningen var främst att de intervjuade inte tror på försök att standardisera 22

23 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG informationen i resultatredovisningen. Man menade att resultatredovisningen måste verksamhetsanpassas. Här kan en parallell göras till utvecklingen på den privata sidan. Årsredovisningen för aktiebolag ska bland annat innehålla en förvaltningsberättelse. Den taxonomi eller klassificeringssystem - som Bolagsverket tagit fram för digital inrapportering hanterar årsredovisningens samtliga delar, inklusive förvaltningsberättelsen. I taxonomin är förvaltningsberättelsen indelad i ett antal rubriker som motsvarar de generella kraven enligt årsredovisningslagen. I övrigt finns inte någon detaljerad underindelning eller standardisering av förvaltningsberättelsen. De krav som finns i gällande myndigheters resultatredovisning är generella och behöver anpassas till verksamheten för respektive myndighet. I denna mening finns en likhet med kraven på förvaltningsberättelsen i årsredovisningslagen. Då förvaltningsberättelsen i aktiebolags årsredovisningar kan hanteras digitalt, är vår bedömning att även myndigheters resultatredovisningar kan hanteras i ett system där hela årsredovisningen lämnas digitalt. Vi ser inte att informationen i resultatredovisningen behöver styras upp med någon långtgående standardisering för att möjliggöra en digitalt inlämnad årsredovisning. 5.2 Ett hjälpsystem vid upprättande av årsredovisningen I dagsläget lämnar myndigheter sin årsredovisning i form av en fil i ett specificerat format som skickas till mottagarna med e-post. Varje myndighet ansvarar för utformningen av sin arbetsprocess för att ta fram årsredovisningen. Vår utgångspunkt är att myndigheterna även skulle lämna digitala årsredovisningar i form av en fil i ett specificerat digitalt format. Hur den digitala årsredovisningen tas fram är upp till varje myndighet att bestämma. Vi ser samtidigt en nytta med att ha ett hjälpsystem, där myndigheten kan kontrollera sitt utkast till årsredovisning. Ett hjälpsystem kan innehålla olika funktioner för att kontrollera kvaliteten av årsredovisningsinformationen. I de fall hjälpsystemet varnar för avvikelser kan myndigheten göra korrigeringar av utkastet innan årsredovisningen beslutas. Vi tror att den största nyttan med digitala årsredovisningar ur ett myndighetsperspektiv ligger i ett hjälpsystem som kan användas innan årsredovisningen avlämnas Automatiserade kontroller i ett hjälpsystem Införande av automatiska kontroller i ett hjälpsystem skulle minska felen för formaliafel och summeringsfel. Om myndigheterna, i samband med inrapporteringen 23

24 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG av årsredovisningsinformation, kan få ett stöd i form av automatiserade kontroller och avstämningar av olika slag skulle dessutom tidsåtgången för rutinartade kontroller och avstämningar minska. Maskinläsbar årsredovisningsinformation ger förutsättningar för att bygga sådana kontroller. Det kan till exempel handla om kontroller av - att beloppsuppgifter summerar rätt - att information av en viss typ finns angiven i årsredovisningen - att samband mellan olika uppgifter i årsredovisningen uppfyller logiska villkor - att informationen i årsredovisningen överensstämmer med information från andra källor Den detaljerade utformningen av sådana kontroller är beroende av hur den maskinläsbara informationen är strukturerad. För att realisera effektiviseringar ser vi behov av ett fortsatt arbete med att definiera en struktur för informationen. Därefter krävs en systematisk genomgång av olika möjligheter till automatiserade kontroller och avstämningar i samband med en digitalt inrapporterad årsredovisning Gemensamma datakällor Viss information i myndigheternas årsredovisningar har ett direkt samband med beslutade regleringsbrev. Det kan till exempel handla om villkor för anslag, anslagsposter, bemyndiganden, låneramar och krediter. Informationen används i anslagsredovisningen, sammanställningen av väsentliga uppgifter och i vissa noter. Myndigheternas regleringsbrev hanteras idag digitalt i Hermes. Här finns en möjlighet till tidsbesparing om sådan information skulle kunna läsas in från Hermes direkt till myndighetens utkast till årsredovisning. En maskinell inläsning skulle också minska risken för att de villkor från regleringsbrev som citeras i årsredovisningen är inaktuella eller ofullständiga. Vidare är det intressant att närmare undersöka vilka andra centrala datakällor som kan utnyttjas för direkt överföring eller avstämning av årsredovisningsinformation. Möjliga datakällor kan till exempel finnas hos Riksgäldskontoret och Statens tjänstepensionsverk. Maskinläsbar årsredovisningsinformation ger också förutsättningar för att definiera kontroller av att årsredovisningen, i relevanta delar, överensstämmer med rapporteringen på S-koder till statsredovisningen. En sådan rutin skulle kunna ersätta tidsödande manuella avstämningar mellan årsredovisningen och inrapporteringen på S-koder. 24

25 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG Förutsatt att inrapporteringen till statsredovisningen är avstämd och klar, skulle utfallet på S-koder eventuellt kunna läsas in från Hermes direkt till myndighetens utkast till årsredovisning. Myndigheten skulle därmed slippa registrera redan inrapporterad information ytterligare en gång i utkastet till årsredovisning. 5.3 Elektronisk underskrift av årsredovisningen I en rutin för inlämning av digital årsredovisning är det lämpligt att också använda elektronisk underskrift för undertecknande av årsredovisningen. Att, inom ramen för en i huvudsak digital rutin, hålla fast vid rutiner med underskrift på arkivexemplar och pappersarkivering förefaller oss vara ineffektivt. Som vi tidigare nämnt finns statliga ramavtal vilka inbegriper tjänster där identifiering med e-legitimation och e-underskrift är en av dessa. bedömning är därmed att en myndighet som avropar tjänster för e-legitimering och e-underskrift bör kunna använda det även för sin årsredovisning/delårsrapport. Dock är uppfattning att reglerna i behöver ändras då det i dagsläget inte tydligt framgår att e-underskrift är tillåtet. Vi grundar den uppfattningen på ett ställningstagande i departementspromemorian Formel Formkrav och elektronisk kommunikation (Ds 2003:29). Där framgår att det är rimligt att anta att explicita krav på underskrift enligt gällande rätt inte kan uppfyllas på annat sätt än med namnteckning med penna på papper, när inte annat särskilt anges. Även om det finns vissa funktionella likheter mellan traditionella underskrifter och vissa elektroniska rutiner måste krav på underskrift därför anpassas om de ska tillåta elektroniska rutiner. 18 I och med att reglerna i skrevs utifrån tanken att myndighetens ledning skulle skriva under analogt är vår slutsats att reglerna i om undertecknande behöver förtydligas så att det framgår att underskrift av årsredovisningen (och delårsrapport i tillämpliga fall) kan göras elektroniskt. 5.4 Inlämning av digital årsredovisning I dagsläget lämnar myndigheterna sina årsredovisningar via e-post till regeringen och fem till sju andra mottagare. Om myndigheterna skulle lämna digitala årsredovisningar, i ixbrl-format via e-post, medför det att varje mottagare av årsredovisningen skulle behöva utveckla sina egna rutiner för att använda den maskinläsbara årsredovisningsinformationen. Vi tror därför att det kan vara mer kostnadseffektivt att myndigheters digitala årsredovisningar lämnas in till en myndighetsgemensam inlämningspunkt. Myndigheten behöver då inte distribuera årsredovisningen via e-post till Regeringskansliet och övriga mottagare. 18 Formel Formkrav och elektronisk kommunikation (Ds 2003:29) 25

26 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG Regeringskansliet och andra intressenter skulle i stället kunna ha åtkomst till myndigheternas årsredovisningar via den gemensamma inlämningspunkten. Från inlämningspunkten skulle sedan alla myndigheters årsredovisningar finnas tillgängliga för olika mottagare. Läsare av årsredovisningarna skulle kunna hämta dessa i maskinläsbar form, för visning på bildskärm eller utskrift. Enligt ESV utgör detta inget hinder för att myndigheten publicerar en årsredovisning på sin hemsida eller via annan kanal. Det är den version som är beslutad, underskriven och inlämnad som Riksrevisionen ska granska. Vi anser därmed att myndigheten enbart skulle lämna årsredovisningen till en inlämningspunkt. 26

27 ESV:S ANALYS OCH FÖRSLAG 5.5 Sammanfattning av våra förslag Mot bakgrund av vår analys föreslår vi en rutin för inlämning av myndigheters årsredovisningar med följande huvuddrag: Digitala årsredovisningar Myndigheterna lämnar digitala årsredovisningar i formatet ixbrl, det vill säga årsredovisningar som är läsbara för både människor och maskiner. Genom att årsredovisningsinformation kan läsas maskinellt skapas förutsättningar för effektivisering, både för upprättande myndigheter och för mottagarna av årsredovisningarna Ett hjälpsystem vid upprättande av årsredovisning Ett hjälpsystem fungerar som stöd för myndigheter när de upprättar sin årsredovisning. Detta inkluderar bland annat systemkontroller som minskar avstämningsarbetet samt förebygger att ofullständig information lämnas. I hjälpsystemet bör befintlig information från Hermes kunna utnyttjas för att göra effektiva automatiska avstämningar Elektronisk underskrift av årsredovisningen I en rutin för inlämning av digital årsredovisning ser vi att det är lämpligt att också använda elektronisk underskrift för undertecknande av årsredovisningen En inlämningspunkt för digitala årsredovisningar Årsredovisningen lämnas enbart till en myndighetsgemensam inlämningspunkt och det är härifrån som intressenter sedan hämtar årsredovisningen. 27