Förfrågningsunderlag Upphandling av slamskrapor till Himmerfjärdsverket

Transkript

1 Dokumentnr: Dokumenttyp: Dokumentnamn: Sida: 616/11 Förfrågningsunderlag Upphandling av skrapor i försedimenteringssteget till Himmerfjärdsverket 1(14) Ansvarig för dokumentet: Granskad och fastställd av: Sign: Gäller från: Björn Zetterman Ulrich Brauer Förfrågningsunderlag Upphandling av slamskrapor till Himmerfjärdsverket Diarienummer: 616/11 Postadress Säte Org.nr. Telefon Telefax E-post Internet Himmerfjärdsverket Stockholm info@syvab.se Grödinge

2 Innehållsförteckning 1. ALLMÄN ORIENTERING OCH ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Allmänt Upphandlande myndighet Upphandlingens syfte och omfattning Upphandlingsförfarande Frågor, upplysningar & kompletteringar under upphandlingen Sista anbudsdag Anbudets giltighetstid Inlämning av anbud Tider Anbudets form Tilldelningsbeslut Förkastande av anbud Avtalets giltighet Anbudssekretess 7 2. UTVÄRDERING AV ANBUD Viktning och utvärderingskriterier 8 3. KRAV PÅ LEVERANTÖRER Obligatoriska krav Uteslutning Juridisk ställning Ekonomisk ställning Krav på teknisk förmåga och kapacitet m.m Företagsupplysning Leveranssäkerhet Funktionalitet och teknisk lösning Beskrivning av objektet Krav som poängsätts utvärderingskriterier Pris Utformning lösningens funktionalitet Referenser servicegrad KOMMERSIELLA VILLKOR Allmänt Avtalstid Fakturering Avtalsvillkor Ändringar och tillägg Leveranser och arbeten BILAGOR Blankett Företagsupplysning 13 2 Förfrågningsunderlag slamskrapor

3 Läsanvisning för förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag är uppbyggt som ett dokument med fem kapitel. Det finns inget separat anbudsformulär utan anbudsgivare förväntas lämna ett anbud som följer strukturen i förfrågningsunderlaget. Kapitel 1 Innehåller allmän information och administrativa föreskrifter för förfrågningsunderlaget. Kapitel 2 Beskriver hur utvärdering av anbud kommer att ske samt gällande utvärderingskriterier. Kapitel 3 Innehåller krav på leverantörer, först beskrivs de obligatoriska kraven som måste uppfyllas, därefter beskrivs de krav som kommer att poängsättas. Kapitel 4 Innehåller avtalsmässiga villkor som bryts ut till egen handling när avtal skrivs. Kapitel 5 Innehåller bilagor, blankett för företagsupplysning som ska fyllas i. 3 Förfrågningsunderlag slamskrapor

4 1. Allmän orientering och administrativa föreskrifter 1.1 Allmänt Syvab är ett kommunalt aktiebolag som ägs av kommunerna Botkyrka, Nykvarn och Salem samt av Stockholm Vatten VA AB och Telge i Södertälje AB. Syvab driver avloppsreningsanläggningen Himmerfjärdsverket som ligger ute i Grödinge 2,5 mil söder om Tumba. Himmerfjärdsverkets uppgift är att ta emot och rena avloppsvattnet från ägarkommunerna för att sedan släppa ut det i Himmerfjärden. Verket har för närvarande ca personer anslutna och tar emot och renar ca m3 avloppsvatten per dygn. Himmerfjärdsverket producerar även biogödsel och biogas. 1.2 Upphandlande myndighet Sydvästra Stockholmsregionens VA-verksaktiebolag (Syvab). Organisationsnummer: Upphandlingens syfte och omfattning Upphandlingen omfattar inköp av 14 slamskrapor med tillhörande driftmekanik, vilka monteras i försedimenteringsbassänger på Himmerfjärdsverket. Anbudsgivaren inkommer med förslag på lämplig produkt. Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. 1.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 4 kap. Detta innebär i korthet följande förfarande: 1. Annonsering om upphandlingen. Samtidigt läggs förfrågningsunderlag ut på Syvab:s hemsida. 2. Anbud inkommer. 3. Prövning om anbuden uppfyller de obligatoriska kraven. 4. Utvärdering av prövade anbud. 5. Beslut om leverantör. 6. Utskick av tilldelningsbeslut. 7. Tecknande av avtal för leverans och montage av slamskrapor. 4 Förfrågningsunderlag slamskrapor

5 1.5 Frågor, upplysningar & kompletteringar under upphandlingen Frågor skall ställas skriftligt och skickas med e-post till nedan e-postadress. För datum för mottagande och besvarande av frågor och kompletterande uppgifter se kapitel 1.9 Tider. Svar på frågor, upplysningar och kompletteringar kring upphandlingen besvaras genom anslag på Syvab:s hemsida håll alltså koll på hemsidan regelbundet. Detta innebär också att all information lämnas till samtliga anbudsgivare samtidigt. Endast skriftligt kompletterade uppgifter är bindande för Syvab. Frågor om upphandlingen skall i första hand ställas till Ulrich Brauer. E-post adress: ulrich.brauer@syvab.se Telefon: I andra hand ställs frågor till Vidar Svärd E-post adress: vidar.svard@syvab.se Telefon: Sista anbudsdag Se kapitel 1.9 Tider. 1.7 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande i 90 dagar efter sista anbudsdag. 1.8 Inlämning av anbud Anbud ska lämnas/skickas förseglat och märkt: Anbud Slamskrapor försedimentering Syvab Himmerfjärdsverket GRÖDINGE Eller avlämnas i receptionen på samma adress. 5 Förfrågningsunderlag slamskrapor

6 1.9 Tider Datum Måndag 13 juni Fredag 15 juli Fredag 22 juli Onsdag 27 juli kl 15:00 Onsdag 27 juli till onsdag 10 augusti Onsdag 10 augusti Aktivitet Annonsering Sista dag att inkomma med frågor Sista dag för besvarande av frågor Sista dag och klockslag för inlämnande av anbud Utvärdering anbud Tilldelningsbeslut 1.10 Anbudets form Förfrågningsunderlaget är uppbyggt utan separat svarsformulär. Under kapitel 3.1 beskrivs krav på leverantörer samt hur dessa ska uppfyllas. I möjligaste mån följer leverantören strukturen i förfrågningsunderlaget, kapitel 3.1, i sitt upplägg av anbud, det gör utvärdering och senare avtalsskrivning enkel. Anbud (original) ska vara skriftliga och på svenska samt vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Framgår inte denna persons behörighet av bolagets registreringsbevis, skall behörigheten styrkas på annat sätt, till exempel genom fullmakt. Anbud ska vara strukturerade och tydliga. En anbudskopia ska lämnas i elektroniskt format (MS Word eller PDF-format). Om original och anbudskopia skiljer sig åt anses materialet i originalet vara det korrekta. Bevis, tryckta broschyrer, tekniska beskrivningar behöver inte ingå i den elektroniska dokumentationen Tilldelningsbeslut Kommande tilldelningsbeslut utgör inte en avtalsrättslig accept, bundenhet uppkommer först när båda parter har undertecknat avtal/upphandlingskontraktet. Resultatet av utvärderingen meddelas samtliga anbudsgivare genom ett tilldelningsbeslut, vilket sker innan avtal tecknas Förkastande av anbud Syvab förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud Avtalets giltighet Avtalet blir giltigt under förutsättning att följande inte föreligger: Att en förvaltningsdomstol beslutar om inhibition i ärendet. I detta fall träder Ramavtalet i kraft tio (10) dagar efter att beslut om inhibition hävts och/eller, Att en förvaltningsdomstol fattar beslut att Syvab inte kan fullfölja upphandlingen enligt tilldelningsbeslut. 6 Förfrågningsunderlag slamskrapor

7 1.14 Anbudssekretess Enligt 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats. Därefter blir anbud och andra ingående uppgifter normalt offentliga. Anbud kan dock omfattas av förlängd affärssekretess enligt 31 kap. 16 OSL om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften Syvab prövar detta varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Det faktum att anbudsgivare har begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften i fråga, vid prövning kommer att anses omfattas av sekretess. Om anbudsgivare anser att uppgift som lämnas med anbud, uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, bör anbudsgivare ange vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. 7 Förfrågningsunderlag slamskrapor

8 2. Utvärdering av anbud Syvab kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Utvärdering av anbud kommer att ske i två steg: 1. Bedömning om anbudet uppfyller de obligatoriska skall-kraven enligt kapitel 0. Dessa krav måste ovillkorligen uppfyllas. 2. De anbud som uppfyller kraven under punkt 1 ovan kommer att bedömas enligt utvärderingskriterier i kapitel Viktning och utvärderingskriterier Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas med de viktade kriterierna som grund. Utvärderingskriterierna är indelade i tre grupper med ett antal bedömningspunkter. För att kunna jämföra inkomna anbud används en utvärderingsmatris. I matrisen har respektive företags anbud poängsatts efter hur de uppfyller utvärderingskriterierna. Varje utvärderingskriterie poängsätts utifrån ett antal delparametrarna och tilldelas en poäng utifrån skala: 1. Ej tillfredsställande 2. Tillfredställande 3. Mycket tillfredsställande Denna poäng summeras och utgör sedan grund till anbudsgivaren betyg. Anbudsgivaren med högst på poäng erhåller betyget väl godkänd och övriga anbudsgivare erhåller betyg enligt fallande poäng. Icke godkänd tilldelas om leverantören utlämnat uppgift. Betyget som anbudsgivaren tilldelas viktas enligt 3.3 Betyg: 0 = Icke godkänd. 1 = Uppfyller krav 4 = Godkänd 6 = Väl godkänd Vid betygsättningen har varje bedömningspunkt betygsatts efter poäng. I utvärderingsmatrisen har kriterierna sedan viktats utifrån relevans för Syvab enligt följande: Utvärderingskriterier: Kriterie Viktning % 1. Produktens funktionalitet Pris Referenser - servicegrad 20 Bedömningspunkter för respektive utvärderingskriterie framgår av kapitel Förfrågningsunderlag slamskrapor

9 3. Krav på leverantörer 3.1 Obligatoriska krav Uteslutning Vissa omständigheter skall eller får medföra uteslutning från att delta i offentlig upphandling. För detaljerad information hänvisas till lagtexten i lagen om offentlig upphandling kap. 10 LOU. Syvab kan under upphandlingen, om så behövs, begära in upplysningar enligt denna punkt Juridisk ställning Anbudsgivaren ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt, arbetsgivaravgifter samt inneha F-skattebevis och ska ha fullgjort sina åtaganden beträffande socialförsäkringsavgifter och skatter enligt gällande lagstiftning. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till sitt anbud bifoga intyg från relevanta myndigheter i det land som anbudsgivaren är etablerad enligt följande: Intyg som visar på att registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger Ekonomisk ställning Anbudsgivande företag skall ha erforderlig ekonomisk ställning i förhållande till avtalets omfattning. Syvab kommer att inhämta uppgifter från Svea Ekonomi. Risken för att anbudssökande företag bedöms hamna i konkurs, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande skall var mycket låg Krav på teknisk förmåga och kapacitet m.m. Anbudssökande kommer att bedömas vad gäller företagets tekniska förmåga och kapacitet enligt följande: Anbudsgivaren skall ha en väl etablerad serviceorganisation i Sverige. Anbudsgivare ska redovisa minst tre referenser med uppgivande av kontaktpersoner från leverans av produkten. Anbudsgivare ska vid behov på plats på Himmerfjärdsverket bistå Syvab med teknisk rådgivning angående produkten Företagsupplysning Anbudsgivare skall: Fylla i blankett Företagsupplysning, i kapitel Blankett Företagsupplysning. Anbudsgivaren skall med anbudet bifoga svar på Skatteverkets blankett SKV För utländska aktörer skall motsvarande intyg bifogas anbudet ifrån landets skattemyndighet Leveranssäkerhet Anbudsgivare beskriver i anbud hur denna punkt ska uppfyllas. 9 Förfrågningsunderlag slamskrapor

10 3.1.7 Funktionalitet och teknisk lösning Anbudsgivaren redovisar förslag på produkt med tekniskbeskrivning, ritningar som tydligt beskriver anbudsgivarens förslag. Anbudsgivaren bör i anbudet redogöra för två (lösningar): i. Slamskrapor med ytslamavdrag och bottenskrapa. ii. Slamskrapor med bottenskrapa utan ytslamavdrag. I anbudet skall produktblad och tekniskdata över produkt(er) bifogas. 3.2 Beskrivning av objektet Innan vattnet kommer till bassängblocket passerar det två reningssteg (grovgaller och sandfång) och tillsätts fällningskemikalien järnsulfat. Det inkommande vattnet distribueras genom en fördelningskanal till de 14 bassängerna, där inflödet till respektive bassäng kan regleras. Dagligen inkommer m 3 vatten till försedimenteringsbassängerna. Produkten skall monteras i 14 bassänger, bassängerna är cirka 50 m lång, 6 m bred och 4 m djup. Vid inloppet finns en slamfålla som är cirka 4,6m lång och 6 m bred. Skrapan bör placeras så att den vid vändläget gränsar till slamfållan. Vid utloppet finns även utloppsränna placerad vid vattenytan Förenklat har bassängerna följande utformning: Vattennivå 2,75m OBSERVERA: MÅTTEN ÄR UNGEFÄRLIGA, ANBUDSGIVAREN REKOMMENDERAS UTFÖRA EGNA MÄTNINGAR ÖVER BASSÄNGERNA VID HIMMERFJÄRDSVERKET. Anbudsgivaren kommer under anbudstiden ha tillgång till två (2) avställda bassänger för att genomföra mätningar. I samband med montaget genomförs en renovering av bassängblockets betong. Konsekvensen av detta arbete blir att montaget av skraporna kommer ske i etapper. Betongarbete och bortforsling av gamla skrapor beräknas per linje (2 bassänger) ta två (2)veckor. Vidare innebär detta att två bassänger kommer vara tillgängliga för montage åt gången. Montaget av slamskraporna kan komma att ske i två etapper där de första 6 till 8 bassängerna monteras under sensommaren och hösten Andra etappen för montage av slamskrapor i resterande bassänger äger rum under våren och sommaren Förfrågningsunderlag slamskrapor

11 3.3 Krav som poängsätts utvärderingskriterier Pris Anbudsgivare ska ange pris totalpris för produkten och installation exklusive moms i Himmerfjärdsverkets försedimenteringsbassänger. Pris ska anges för arbete och materialåtgång. Prisbetyg kommer att värderas genom att aktuellt prisbetyg (AP) divideras med högsta prisbetyg multiplicerat (HP) med 35 %. Prispoäng = (AP/HP) * 35 % Lägsta pris ges 3 (tre) poäng och övriga poängsätts i proportion till prisskillnad från det lägsta Utformning lösningens funktionalitet Den tekniska kapaciteten kommer bedömas genom bifogad teknisk dokumentation. Parametrarna betygsätts sedan enligt följande gradering. 1. Ej tillfredsställande 2. Tillfredställande 3. Mycket tillfredsställande Anbudsgivare kommer att poängsättas i fallande skala i proportion till den anbudsgivare som har högsta poäng. Funktionalitetskrteriet värderas genom att aktuell funktionalitetsbetyg (AF) divideras med högsta funktionalitetsbetyg (HF) multiplicerat med 45 %. Funktionalitetspoäng = (AF/HF) * 45 % Referenser servicegrad Vid referenstagning kommer servicegrad bedömas med avseende på kategorierna leveranssäkerhet, tillgänglighet till supportpersonal samt teknisk kompetens. Följande gradering kommer att användas: 1. Ej tillfredsställande 2. Tillfredställande 3. Mycket tillfredsställande Anbudsgivare kommer att poängsättas i fallande skala i proportion till den anbudsgivare som har högsta poäng. Referenskriteriet värderas genom att aktuellt referensbetyg (AR) divideras med högsta referensbetyg (HR). Referenspoäng = (AR/HR)* 20 % 11 Förfrågningsunderlag slamskrapor

12 4. Kommersiella villkor 4.1 Allmänt Avtalet har tillkommer genom upphandling enligt LOU (2007:1091). Enligt detta avtal skall [leverantören] tillhandahålla [produkten] och montage av den i försedimenteringsbassängerna vid Himmerfjärdsverket. Avtalet reglerar rättigheter och skyldigheter vid köp och montage av [produkten]. Under avtalsperioden skall leverantören uppfylla angivna krav i förfrågningsunderlaget och som regleras i avtalet. 4.2 Avtalstid Avtalet träder i kraft då båda parter undertecknat beställningsbekräftelse. Driftsättning skall senast ske under Fakturering Faktura ska vara specificerad för den tidsperiod som fakturan avser. Faktura skickas till: Syvab Himmerfjärdsverket GRÖDINGE Betalning sker 30 (trettio) dagar efter fakturadatum. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. Inga faktureringsavgifter godkänns. 4.3 Avtalsvillkor Uppdrag ska utföras enligt ABT 06 Följande handlingar ligger till grund för avtalet: 1. Ändringar och tillägg till detta avtal 2. Avtalet (4. Kommersiella villkor) 3. ABT Förfrågningsunderlaget 5. Anbud 4.4 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet ska regleras genom tilläggsavtal, vilket ska upprättas skriftligen och vara behörigen undertecknad av båda parter för att vara gällande. 4.5 Leveranser och arbeten Leveranser och arbeten sker normalt på dagtid mellan 7:00 16:00 måndag till och med fredag. 12 Förfrågningsunderlag slamskrapor

13 5. Bilagor 5.1 Blankett Företagsupplysning Anbudsgivare Företagets namn Organisationsnummer Utdelningsadress Postnummer Ort Telefon (växel) Fax För anbudet ansvarig person Förnamn Firmatecknare Efternamn Behörig enligt delegation Titel Telefon (direkt nr.) E-post Kontaktperson i frågor gällande anbudet Samma som ansvarig person Förnamn Efternamn Titel Telefon (direkt nr.) E-post Adress, faxnummer och e-post för meddelande av tilldelningsbesked Tilldelnings- och beslutsadress Postnummer Ort E-post (där tilldelningsbesked sänds) Fax (där tilldelningsbesked sänds) Härmed intygas att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU samt att samtliga i Förfrågningsunderlag angivna krav, villkor och förutsättningar i sin helhet uppfylls och accepteras. Undertecknas av behörig avtalstecknare Ort Datum Namnteckning Namnförtydligande 13 Förfrågningsunderlag slamskrapor