INSTITUTIONEN FÖR BIOLOGI OCH MILJÖVETENSKAP

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT DNR V 2016/564 INSTITUTIONEN FÖR BIOLOGI OCH MILJÖVETENSKAP Jan Sandvall / Internrevisionen

2 1 Sammanfattning Institutionen har inte utfört någon inventering under senare år. En ordning för att genomföra detta behöver skapas av den ansvarige. Vid affärstransaktioner med bolaget Botaniska analysgruppen AB skall, för att undvika jävsproblematik, hänsyn tas till att tre vid universitet anställda personer även har anställning vid bolaget. Det förekommer att hela eller delar av betygsnämnden deltar vid opponentmiddagar kvällen före disputation. Internrevisionen noterar att det finns olika uppfattningar beträffande huruvida detta är lämpligt. En inställning, vilken delas av internrevisionen, är att handledaren bör undvika att involvera betygsnämnden i nämnda sammanhang. Internrevisionen vill uppmärksamma institutionen på att attest av förtroendekänsliga kostnader alltid skall ske av närmast överordnad nivå, vilket tekniskt sker genom att fakturan i ekonomisystemet vidarebefordras till rätt belastningsattestant. Vidare bör berörda medarbetare upplysas om vikten av att redovisa innehav/ej innehav av bisysslor. I skrivande stund har cirka 60 procent av lärarkollektivet rapporterat. Det finns förutsättningar för att i närtid förbättra rapporteringen till att bli fullständig. Internrevisionen har noterat att det finns en viss förbättringspotential beträffande redovisningen av representationskostnader. Internrevisionen har därför, ur ett framåtblickande perspektiv, översiktligt redogjort för regelverket. Beträffande de kostnader som belastar institutionen noteras att driftskostnaderna, utifrån utförda stickprov, bedömts såsom korrekta i allt väsentligt. Internrevisionen rekommenderar: att det skapas en rutin för inventering, att det informeras kring vikten av att inte attestera egna s.k förtroendekänsliga kostnader, att risken för jävssituationer beaktas vid affärstransaktioner med ovanstående bolag, att betygsnämnden inte medverkar vid opponentmiddagar, att de lärare vilka inte redovisat innehav/ej innehav av bisyssla uppmanas att följa universitetets bestämmelser i detta avseende. Institutionen har upprättat en plan för att, över en femårsperiod, eliminera det nuvarande balanserade underskottet vilket uppgår till 19,6 mkr. Internrevisionen kan konstatera att 2

3 underskottet hade varit betydligt mindre under den föregående prefektens mandatperiod om projektredovisningen och konteringen av lärarnas tid hade hanterats korrekt före hennes tid. Det skall samtidigt poängteras att situationen idag hade varit densamma eftersom kostnaderna rätteligen skulle belastat de förutvarande institutioner som sedermera kom att bilda Institutionen för biologi och miljövetenskap. Institutionens största kostnadspost utgörs av personalkostnader. Posten uppgår till cirka hälften av kostnadsmassan. Hur dessa kostnader hanteras är avgörande för institutionens verksamhet och ekonomi. Minskas personalkostnaderna följer övriga kostnader efter, om än med fördröjning. Svårigheten ligger i att bedöma när och i vilken hastighet detta eventuellt skall ske. Då frågan är av utpräglad ledningskaraktär vore det förmätet av internrevisionen att framföra uppfattningar i detta. Sammantaget, med reservation för ovanstående, bedömer internrevisionen den interna styrningen och kontrollen såsom tillfredsställande. 2 Inledning och bakgrund I revisionsplanen är tid avsatt för att följa de rutiner som berör kärnverksamheten. Detta med fokus på ansvar och befogenheter, styrning och ledning samt regelefterlevnad. Internrevisionen har för avsikt att regelbundet besöka universitetets institutioner för att informera sig kring väsentliga rutiner och frågeställningar. Institutionen för biologi och miljövetenskap vid den Naturvetenskapliga fakulteten, nedan kallad institutionen, har i storleksordningen 150 medarbetare. Institutionen arbetar inom flera områden, bl.a. ekologi, evolution, fysiologi och systematik. Verksamheten omfattar kandidatprogram och utbildning på avancerad nivå. Vidare bedrivs forskarutbildning och forskning. Institutionen fick sitt nuvarande utseende under 2015 i samband med bildandet av Institutionen för marina vetenskaper. Verksamhet bedrivs på Medicinareberget, i Botaniska trädgården samt på Kristineberg (Fiskebäckskil) vid Sven Lovén Centrum för marin infrastruktur. Prefekt Henrik Aronsson leder verksamheten sedan april 2016 tillsammans med proprefekt Elisabeth Jönsson Bergman. För administrationen ansvarar den administrativa chefen Ann- Sofie Olsson. Omsättningen beräknas för innevarande år uppgå till cirka 150 mkr, varav anslagen är prognostiserade till cirka 90 mkr. Granskningen har i huvudsak omfattat 2015 och berört bl.a. inköp/upphandling, bisysslor, egenrapportering, driftskostnader, redovisningsrutiner, attestering/behörighet, externa medel, budgetfrågor samt intern kommunikation. 3

4 3 Iakttagelser 3.1 Angående institutionens ekonomiska status Institutionens ekonomiska situation har varit föremål för diskussion. Anledningen till detta är att underskott redovisats under en längre tid. Beträffande åren uppgick dessa underskott till 8 mkr, 14 mkr respektive 6 mkr. Beträffande år 2015 är omständigheterna speciella såtillvida att en betydande del av verksamheten överfördes till den nybildade Institutionen för marina vetenskaper per halvårsskiftet. Året lämpar sig därför mindre väl för jämförelser med perioden Vid ingången av innevarande år uppgick institutionens balanserade underskott till 19,6 mkr. Det noteras att institutionen bildades 1 januari Diskussionerna mellan fakultetsnivå och institution har kretsat kring hur underskott och minusresultat lämpligen skall vändas till en ekonomiskt mer balanserad situation. Internrevisionen har tagit del av information från institutionen, gällande perioden Följande omständigheter uppges vara de huvudsakliga orsakerna till nuvarande underskott: Ett stort antal äldre förlustprojekt låg vid ingången av 2012 oavslutade i redovisningen. Rätteligen skulle dessa äldre projekt bokats bort. Så skedde också under 2013, innebärande en resultatbelastning i storleksordningen 8 mkr. En ökad rörlighet beträffande administratörer, särskilt i samband med universitetets förnyelsearbete under 2012, medförde svårigheter i att säkerställa den administrativa kvaliteten inom ekonomi- och redovisningsområdet. En minskad anslagstilldelning i storleksordningen mkr. Lärare har under tidigare år, före 2012, utfört undervisning på tid som varit redovisningsmässigt konterad på externfinansierade verksamheter. Lärarnas externa projekt har på så sätt bekostat en del av den anslagsfinansierade undervisningen. Under perioden har detta korrigerats såtillvida att övertidsskulden konterats på anslagsfinansierad verksamhet för att frigöra tid för berörda lärare att användas i deras respektive projekt. Denna reglering/överdebitering har medfört en tillkommande kostnadsbelastning om i storleksordningen 4 mkr vilken således belastat resultatet under den föregående prefektens tid. Internrevisionen noterar att effekten av projektavsluten i kombination med överdebiteringen av den anslagsfinansierade verksamheten medfört en resultatbelastning om mkr för perioden Internrevisionen gör i detta ingen bedömning av om det, på de förutvarande institutionerna, faktiskt utlovats en kompensation och om det i så fall funnits grund för en sådan. Den föregående prefekten har haft att redovisa dessa kostnader vilka rätteligen borde belastat tiden före hennes mandatperiod. 4

5 Det har, enligt uppgift, framförts förslag innebärande att avvakta med att bokföra beslutad samfinansiering samt att överkontera med personal- och driftskostnader på externa projekt. Förslagen är olämpliga av två skäl, dels strider de mot kravet på en rättvisande redovisning och den ordning som finns för att fördela stödverksamhetens kostnader och dels är det sannolikt att projektfinansiärerna skulle framföra invändningar. Institutionen har upprättat en plan för att komma i ekonomisk balans. Denna sträcker sig över en femårsperiod. Målsättningen är att inom denna tid nå ett positivt balanserat kapital beträffande både utbildning och forskning. Planen inkluderar minskade kostnader för doktorander samt pensionsavgångar under åren , avgångar för vilka det inte kommer ett ske någon ersättningsrekrytering. Vad gäller utbildning på grund- och avancerad nivå har institutionen under tidigare år uppnått cirka 95 procent av uppdraget. Institutionen bedömer det därför inte vara realistiskt att uppdraget nås under innevarande år. Institutionen prognostiserar antalet studenter till 410 HST (jämfört med uppdraget om 441 HST). Genomströmningen beräknas till cirka 80 procent. Institutionen har vidare, i samband med uppföljningen av bokslutet för första tertialet innevarande år, uppgivit att institutionen upplevt sig förfördelad beträffande fördelningen av medel i samband med bildandet av Institutionen för marina vetenskaper. Såsom exempel nämns frågeställningar kring ersättning för upparbetad semesterlöneskuld och kompensation för föräldraledighet. Vidare framförs att en medarbetare, vilken valt att tillhöra institutionen, visat sig ha ett betydande underskott på sina verksamheter p.g.a. utebliven vetenskaplig rapportering. Det nämns också att s.k. omställningspengar inte ersatt det arbete som utförts under våren Det understryks dock att pensioneringar och satsningar på fler HST via sommarkurser, kvartfartskurser samt ett ökat intag på vissa kurser sammantaget skall skapa en bättre ekonomi under kommande femårsperiod. Så långt institutionen. I samband med övergången av viss verksamhet till Institutionen för marina vetenskaper uppstod, som framgår ovan, ett antal avräkningsposter. Uppdelningen av dessa innefattade sannolikt ett visst inslag av förhandling. Över femårsperioden och för underskottet i sin helhet har de posterna dock inte avgörande betydelse. Internrevisionen konstaterar att underskottet hade varit betydligt lägre under den föregående prefektens tid om projektredovisningen och konteringen av lärarnas tid hade hanterats korrekt före hennes mandatperiod. Det skall samtidigt poängteras att situationen idag hade varit densamma, eftersom kostnaderna rätteligen skulle belastat de förutvarande institutioner som sedermera kom att bilda Institutionen för biologi och miljövetenskap. Institutionens största kostnadspost är personalkostnaderna. Posten utgör cirka hälften av kostnadsmassan. Hur dessa kostnader hanteras är avgörande för institutionens verksamhet och ekonomi. Minskas personalkostnaden följer övriga kostnader efter, om än med fördröjning. Svårigheten ligger i att bedöma när och i vilken hastighet detta eventuellt skall ske. Frågan är 5

6 av utpräglad ledningskaraktär och det ligger i sakens natur att institutionen har bäst förutsättningar att bedöma exempelvis vilka lärare som har extern finansiering och/eller tillräckliga undervisningsuppdrag, hur kompetensen är fördelad, vilka antaganden som kan göras beträffande kommande undervisningsuppdrag, anslagsfördelning och studenttillströmning etc. Institutionsledningen kommer att hantera detta inom givna ramar. Det vore därför förmätet av internrevisionen att framföra uppfattningar i dessa frågor. 3.2 Angående opponentmiddagar Det har noterats två tillfällen där opponent och handledare samt betygsnämnd träffats över en middag kvällen före disputation. I samband med disputationer träffas vanligen handledare och opponent innan avhandlingen läggs fram, för att behandla praktiska frågor kring mötesordning och lokaliteter m m. Detta sker i allmänhet dagen före disputationen och kombineras ofta med en middag. I några fall är betygsnämndens ledamöter långväga ifrån och om de då ankommer kvällen innan brukar även dessa bjudas med. Detta uppges ske av artighetsskäl samtidigt som det då också knyts kontakter och skapas nätverk. Det uppges vidare att det av en intern guide för kostnader i samband med disputation, framgår att middag kvällen innan kan erbjudas både opponent och ledamöter. Internrevisionen noterar att det av skrivningen Att bedöma en vetenskaplig avhandling, vilken är en handbok framtagen av Sahlgrenska akademin, framgår följande under avsnittet Jäv : På flera håll är det kutym att opponent, handledare och respondent äter middag gemensamt kvällen innan disputation. Akademin anser att denna typ av samvaro inte utgör någon risk för jäv. Handboken riktar sig till personer utsedda till ledamöter i betygsnämnd samt till opponent och ordförande vid disputationsakten. Det nämns inget beträffande betygsnämndens eventuella deltagande vid middagar etc. Internrevisionen tolkar dock akademins skrivning såsom att betygsnämnden inte bör inkluderas i sammanhanget. Det skall beaktas att även handledaren, om än indirekt, är föremål för betygsnämndens prövning. Det har hävdats att betygsnämndens ledamöter, handledare och opponent i många fall är bekanta sedan tidigare och så kan det givetvis vara, men detta har inte utomstående kännedom om. Även om deltagarna, vilket är internrevisionens övertygelse, hanterar situationen på ett professionellt sätt, d.v.s. med en medvetenhet om vad de olika rollerna kräver, så kan det inte uteslutas att betygsnämndens deltagande kan väcka reaktioner från externt håll. En middag på kvällstid kombinerat med alkohol, om än i måttliga mängder, utgör i jämförelse med en lunch, ett känsligare sammanhang ur jävssynpunkt. Internrevisionen noterar att det finns olika uppfattningar på universitetets institutioner beträffande det lämpliga i att betygsnämnden deltar. Det är dock internrevisionens uppfattning att betygsnämnden inte bör delta vid opponentmiddagar. 6

7 3.3 Angående attestering av s.k. förtroendekänsliga kostnader Det har noterats kostnader för bärbara datorer och representation där den medarbetare som erhållit datorn respektive medverkat vid representationen också belastningsattesterat inköpen. Av universitetets attestordning framgår följande: Ingen anställd får belastningsattestera förtroendekänsliga kostnader som berör den egna personen (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor, reseräkningar etc.). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut. Vidare framgår att: Hänsyn till eventuellt jäv ska tas. Enligt Förvaltningslagen (SFS 1986:233) uppstår jäv, bland annat: om saken angår personen själv, make, förälder, barn, syskon eller annan närstående person. om personen själv eller någon närstående är ställföreträdare för den saken angår. om det i övrigt finns någon omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för opartiskhet. Så långt attestordningen. Internrevisionen vill uppmärksamma institutionen på ovanstående. Attest av förtroendekänsliga kostnader skall alltid ske av närmast överordnad nivå. Detta sker praktiskt genom att fakturan i ekonomisystemet vidarebefordras till rätt belastningsattestant. 3.4 Angående medarbetares dubbla åtaganden Vid granskningen har en faktura från Botaniska analysgruppen AB uppmärksammats. Fakturabeloppet uppgår till 147 tkr inklusive mervärdesskatt. Bolaget har sina verksamhetslokaler vid Botaniska trädgården i den huskropp där också institutionen bedriver verksamhet. Bolaget hyr dock sina lokaler direkt av Akademiska hus. Det har framkommit att bolaget tidigare ägdes av GU-Holding, nuvarande GU Ventures. Bolaget avyttrades dock för cirka sex år sedan och är nu helt i extern ägo. Av fakturan framgår namnet på en av institutionens medarbetare under Er referens. Det har framkommit att personen också är anställd hos bolaget, d.v.s. personen har lojaliteter mot både säljare och köpare. Frågan som då uppkommer är vem personen primärt företräder i en affärstransaktion mellan bolaget och universitetet. 7

8 Det noteras att bolaget har cirka 10 medarbetare, varav sammanlagt tre också har anställning vid universitetet. Det är angeläget att klargöra hur prissättningen fungerar, om tjänsterna är upphandlingsbara samt klargöra vilken person som levererar tjänsterna. Internrevisionen har samtalat med den aktuella medarbetaren som uppger att det tidigare inte reflekterats över problematiken. Framöver kommer eventuella transaktioner mellan bolaget och universitetet att hanteras av de personer som inte har anställning vid bolaget. Beträffande prissättningen uppges att denna, i det aktuella fallet, var förhållandevis okomplicerad eftersom bolagets kostnad enbart bestod i utgifter för två inhyrda personer. Det uppges vidare att tjänsterna ej var upphandlingsbara. Internrevisionen rekommenderar institutionen att framöver uppmärksamma ovanstående förhållanden. 3.5 Angående kontroll över och skydd av institutionens tillgångar Det har, under senare år, inte utförts någon inventering av institutionens inventarier. Det framstår som oklart när så senast skedde. Enligt 22 i Förordning om myndigheters bokföring skall anläggningstillgångar inventeras minst en gång per år och protokollföras. Vid universitetet sker detta genom att en rapport (inventeringsprotokoll) tas ut ur ekonomisystemet utvisande samtliga anläggningar i registret. I inventeringsprotokollet antecknas inventeringens resultat, till exempel om utrustningen fortfarande är i bruk, om den är stulen, kasserad eller liknande. Inventeringsprotokollet skall sedan skrivas under av prefekt och arkiveras på respektive institution. Det behöver skapas en fungerande rutin som säkerställer att förordningen följs. Institutionen delar denna uppfattning och framhåller att åtgärder kommer att vidtas inom kort. Det noteras att inventarierna sannolikt representerar ett betydande värde. 3.6 Angående redovisning av bisysslor Av erhållen statistik daterad den 19 maj innevarande år, framgår en rapporteringsgrad avseende bisysslor om 60 procent. Detta innebär att i storleksordningen 20 av 50 medarbetare (undervisande personal) saknas i rapporteringen. Nuvarande rutiner för redovisning av bisysslor infördes under Varje medarbetare skall i egenrapporteringen rapportera om han/hon har eller inte har någon bisyssla. Den s.k. statuslistan är en förutsättning för chefens uppföljning och analys. Listan tas fram och distribueras av Personalenheten. Av denna lista framgår all inrapporterad information för respektive medarbetare. Utifrån dessa uppgifter kan sedan ansvarig chef bedöma om exempelvis kompletterande frågor bör ställas samt om, och till vem, påminnelser behöver gå ut. För lärare gäller, förutom de allmänna reglerna i lagen om offentlig anställning, även de särskilda reglerna i högskolelagen och högskoleförordningen enligt vilka lärare skall redovisa de bisysslor som har anknytning till ämnesområdet. Det har bedömts att ett generellt inrapporteringskrav, avseende den personal som ej är kategoriserad som lärare, inte bör ställas eftersom det inte kan uteslutas att detta strider mot 8

9 personuppgiftslagen. Beslut har därför fattats under 2014 innebärande att universitetet återgår till en ordning där endast lärarna berörs, medan övrig anställd personal har att redovisa på särskild begäran. Internrevisionen vill understryka att lärarkategorin skall redovisa innehav av, men även avsaknaden av, bisyssla. Detta för att undvika situationer där det framstår som oklart om läraren i fråga inte har någon bisyssla eller om denne enbart förbisett att rapportera. Prefekten och den administrativa chefen har upplyst lärarkollektivet om att rapportering skall ske. Rapporteringsgraden behöver dock ökas till att bli fullständig. Internrevisionen rekommenderar därför institutionen att förnyat påminna och upplysa berörda om vikten av en korrekt rapportering. Detta sker med fördel i enskilda samtal. 3.7 Angående extern och intern representation m.m. Mot bakgrund av vad som framkommit vid granskningen av underlag rörande kostnader för representation, konferenser och sammankomster, finner internrevisionen anledning att sammanfatta och förtydliga det relaterade regelverket. Översiktligt gäller nedanstående beträffande extern och intern representation, konferenser/kurser samt arbetsmåltider. Utgångspunkten är att representation skall ske återhållsamt och med omdöme. Detta gäller också beträffande val av tidpunkt och plats. Representationen får ej vara eller framstå som lyxbetonad till sin karaktär. Beträffande alkohol gäller måttlighet, vilket kan översättas till ett eller ett par glas vin. Starksprit får ej förekomma annat än i undantagsfall. För kvitton och restaurangnotor skall följande underlag finnas: Namn och yrke/funktion avseende samtliga vid representationen närvarande personer Datum samt representationens syfte I samband med intern representation i form av informationsmöten kan underlagen lämpligen utgöras av kallelse och agenda. Gällande konferenser/kurser kan dessa dokumenteras med en agenda utvisande konkreta programpunkter. Detta gärna i kombination med sammanfattande anteckningar. När enklare förtäring erbjuds kopplat till invigningar, öppet hus och liknande sammankomster, där antalet medverkande är stort, kan dokumentationen ske i förenklad form med exempelvis en kortfattad beskrivning tillsammans med inbjudan. Följande kan sägas beträffande respektive kostnadsslag: Extern representation Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för universitetets verksamhet. Grundläggande är att det med styrka ska kunna visas på ett omedelbart samband mellan verksamheten och representationsutgifterna. Vidare skall det råda balans mellan antal deltagande GU-medarbetare och antal externa gäster. Extern representation handlar i normalfallet om att någon eller några få personer träffas för angelägna samtal och diskussioner. Det ligger i sakens natur att sådana samtal lämpar sig bäst att föra 9

10 om antalet deltagare från varje sida är i balans. Återkommande representation mot samma person/personer tenderar sannolikt att vara, och betraktas som, personlig gästfrihet. Huruvida en representation är att beteckna som extern eller intern leder sällan till gränsdragningsproblem. Beloppsgränsen uppgår till 700 kr exklusive mervärdesskatt. För rektor, prorektor och dekaner kan beloppsgränserna få överskridas, exempelvis i samband med utländska besök. Intern representation I praktiken görs det ofta en förhållandevis vid tolkning av begreppet intern representation. Det är dock ett begränsat antal situationer som faller in under denna etikett, förutom personalfester och interna kurser inräknas informationsmöten med personal och planeringskonferenser. Personalfester och interna kurser genererar sällan några större gränsdragningsfrågor. Vad som är hänförligt till de två senare begreppen kan vara svårare att avgöra. Flertalet sammankomster i arbetslivet innehåller inslag av information och planering, vilket dock inte innebär att de kan betraktas som intern representation. Av skattelagsstiftningen framgår att förmån av kost vid representation - intern eller extern - är skattefri. För intern representation gäller skattefriheten bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. En förutsättning är att det är fråga om i huvudsak interna möten, att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka och att det inte är möten som hålls regelbundet med kort mellanrum samt att måltidsarrangemang är gemensamma (prop. 1992/93:127 s. 55). Av skatteverkets ställningstagande Förmån av fri kost vid intern representation i form av informationsmöten och planeringskonferenser (Dnr /111) framgår att ansvaret för om en viss sammankomst är hänförlig till representation eller inte ligger hos arbetsgivaren. Hos arbetsgivaren ska det därför finnas dokumentation som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet eller konferensen är att se som intern representation. De uttalanden som finns rörande intern representation är tämligen vaga och kan därför lätt ges en vidare tolkning än vad som varit avsett. Exempelvis ligger information om det löpande arbetet liksom planering av det löpande arbetet utanför begreppet. Eventuella måltider tillsammans med arbetskamraterna i anslutning till sådana tillfällen är skattepliktiga. Om arbetsgivaren samlar hela enheten/motsvarande för att förmedla enstaka och viktig information är mötet hänförligt till intern representation. Detta kan gälla organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som arbetsgivaren vill nå ut med. En gemensam måltid i anslutning till ett sådant informationsmöte beskattas inte. Som motpol kan tas det fall när en grupp personer träffas i en mindre konstellation för ett arbetsmöte gällande information om en händelse med efterföljande diskussioner och sedan går på lunch tillsammans och låter arbetsgivaren bestrida kostnaden. Detta får ses som ett typiskt exempel på en skattepliktig arbetsmåltid. I spannet mellan ett sådant utpräglat informationsmöte och en 10

11 sedvanlig arbetslunch finns en gråzon. Det krävs därför att arbetsgivaren upprättar och sparar underlag, exempelvis program eller dagordning, där syftet och innehållet med mötet framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Vad gäller s.k. planeringskonferenser (diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköpsoch försäljningspolitik o.d.) är det inte alltid uppenbart vad som skiljer en sådan från vanliga sammanträden eller arbetsmöten. På de flesta sammanträden planeras och diskuteras frågor rörande arbetet som i någon mån motsvarar uppräkningen ovan. Ordet "konferens" för tankarna till en större sammankomst för formell diskussion av vissa sakfrågor såsom exempelvis verksamhetsplanering. Någon definition finns dock ej. Även här krävs således tydliga underlag i form av exempelvis program/inbjudan samt uppgift om syfte, innehåll och deltagare. Måltider i samband med kurser och konferenser förmånsbeskattas inte om det är fråga om interna möten med en varaktighet om högst en vecka där måltidsarrangemangen är gemensamma och konferensen/sammankomsten har en längd om minst sex timmar per dag. Beloppsgränsen för intern representation uppgår till 500 kr exklusive mervärdesskatt. Externa konferenser och kurser Måltider i samband med externa konferenser och kurser är inte att betrakta såsom representation, varför de inte är befriade från förmånsbeskattning. Arbetsmåltider Det framförs ibland såsom möjligt, att på universitets bekostnad inta s.k. arbetsmåltid. Som framgår ovan menas med arbetsmåltid måltider tillsammans med kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. En arbetsmåltid är inget begrepp ur skattelagstiftningens perspektiv utan ses som en privat kostnad och med detta följer skatteplikt. Konsekvensen blir att deltagarna förmånsbeskattas om det inte kan visas att måltiderna skall rubriceras såsom intern representation eller enklare förtäring. Den senare är inte att klassificera som måltid. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Sammanfattningsvis innebär detta att måltider, bekostade av universitetet och som intas i samband med exempelvis lunchmöten, ska förmånsbeskattas. Det skall understrykas att det inte finns någon egentlig möjlighet för den enskilde medarbetaren att välja att låta universitetet bestrida egna privata kostnader. Detta oavsett om det rör sig om måltider eller andra mer kostbara utgifter. Övrigt Stundtals uppkommer frågan om det finns underlag eller uttalanden avseende vad som är måttlighet i fråga om alkohol, hur många gånger representation kan ske mot en och samma person, var gränsen går mellan informationsmöten och arbetsmöten etc. Det kan dock 11

12 konstateras att varje enskild situation, av naturliga skäl, inte är beskriven i lagar, förordningar eller interna regelverk. En balanserad bedömning får därför göras i varje enskilt fall. Väsentligt är att dessa bedömningar uppfattas som konsekventa och att regelverket inte utmanas. Det finns inget som hindrar en enskild institution att internt formulera vad som skall gälla beträffande exempelvis alkohol vid representation och representationskostnadernas omfattning etc., förutsatt att det sker inom givna ramar och den enskilda institutionens budget. Det förekommer att det anordnas s.k. jubileumstillställningar på exempelvis avdelnings- eller institutionsnivå vilka således inte berör hela universitet. Sådana tillställningar klassificeras som personalfest. Ovanstående är skrivet ur ett framåtblickande perspektiv. Detta eftersom internrevisionen noterat en viss förbättringspotential. Ur ett helhetsperspektiv är hanteringen dock inte anmärkningsvärd och det skall därför understrykas att institutionen inte har större förbättringsutrymme än genomsnittsinstitutionen. Ytterligare information, gällande bl.a. gränsbelopp och redovisning av mervärdesskatt, finns tillgänglig på Ekonomienhetens och Skatteverkets hemsidor. 3.8 Övriga noteringar Inköp Institutionen har utifrån tillgänglig statistik granskat de största posterna som rubricerats såsom inköp utanför ramavtalen. En betydande del av dessa får, enligt internrevisionens bedömning, anses såsom ej upphandlingsbara. Det finns dock en förbättringspotential. Institutionen har uppgivit att personalen regelbundet uppmärksammas på vikten av att använda upphandlade leverantörer och inköpssystemet. Utvecklingen uppges gå i rätt riktning. Detta bekräftas från Ekonomienhetens sida. Kontanthantering Beträffande kontanthantering kopplad till kompendieförsäljning noteras att denna hantering numera är avvecklad. Institutionen har i samband med detta uppmärksammat ett betydande belopp kontanter vilket inte kunnat kopplas till någon specifik försäljning. Beloppet är nu inbetalt och bokfört. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Jan Sandvall 12