Vägledning för avrop av Bevakningstjänster Version 1.3,

Transkript

1 Vägledning för avrop av Bevakningstjänster Version 1.3,

2 Innehållsförteckning 1. OM VÄGLEDNINGEN Inledning Innehåll och disposition Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer Avropsberättigade Ramavtalsleverantörer Underleverantörer Definitioner Fortsatt arbete 2 2. RAMAVTALSOMRÅDET Ramavtalens omfattning Geografisk omfattning tjänsteområden Beskrivning av tjänster Övrigt Priser Ramavtalens giltighetstid Avropsordning förnyad konkurrensutsättning Stöddokument för avrop AVROPET Steg 1 Utformning av avropsförfrågan Förberedande arbete, behovsanalys Avropsförfrågans innehåll Kravställning Tilldelningskriterier Steg 2 Utskick av avropsförfrågan Dokument 21

3 3.2.2 Avvikelse från fasställd rangordning Skälig tidsfrist Kommunikation med leverantör under svarstiden Eventuellt avbrytande av avrop Avropssvar Steg 3 Utvärdering av avropssvar UTVÄRDERINGSMODELL Förtydliganden av avropssvar Avropssvar saknas Sekretess vid avrop Tilldelningsbeslut Frivillig avtalsspärr Steg 4 Teckna kontrakt Former av kontrakt Kontraktets giltighetstid Kontraktsvillkor Kontraktsuppföljning Sekretessavtal 27

4 Versioner Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: , 3.1.4, , , 3.1.4

5 1 1. Om vägledningen 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop mot ramavtal gällande Bevakningstjänster. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. 1.2 Innehåll och disposition I vägledningens inledande del presenteras avropsberättigade, ramavtalsleverantörer, samt definitioner. I vägledningens avsnitt om ramavtalet får myndigheten information om själva ramavtalsområdet. Kapitlet om avropet redogör i sin tur för de olika stegen i avropsprocessen. 1.3 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer AVROPSBERÄTTIGADE Ramavtalen för Bevakningstjänster kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat fullmakt, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Avropsberättigade organisationer finns angivna på RAMAVTALSLEVERANTÖRER Ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde framgår av

6 UNDERLEVERANTÖRER En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. Underleverantörer framgår av särskild bilaga för respektive ramavtalsleverantör på Definitioner Nedan definieras vissa centrala begrepp inom ramavtalsområdet. Med myndighet avses i denna vägledning avropsberättigade organisationer, det vill säga statliga myndigheter, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Begreppet leverantör syftar i denna vägledning på ramavtalsleverantörer inom det aktuella ramavtalsområdet. Samtliga leveranser över ramavtalet avser tjänster som leverantören tillhandahåller. Som tjänst betecknas allt som kan tillhandahållas i en yrkesmässig verksamhet och som inte utgör en vara, till exempel bevakningstjänster. Med tilläggstjänst avses de tjänster som inte var obligatoriska för anbudsgivarna att offerera i ramavtalsupphandlingen, i ramavtalet benämnda ej obligatoriska tjänster eller optioner. Vid avrop avgörs vilken ramavtalsleverantör som får leverera efterfrågad tjänst. Avrop sker antingen regionalt eller multiregionalt. Hur detta går till framgår närmare av denna vägledning. Se även ramavtalets huvudtext på De dokument som sänds till ramavtalsleverantörerna kallas avropsförfrågan. Ramavtalsleverantörernas svar kallas avropssvar. Med kontrakt avses inom detta ramavtalsområde ett leveransavtal (objektsavtal) med leverantören för leverans av avropade tjänster. Kontraktet innehåller villkor för parternas överenskommelse. 1.5 Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis och i takt med erhållen praktisk erfarenhet. Det är alltid den senaste publicerade versionen på som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig (se eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.

7 3 2. Ramavtalsområdet Nedan följer en kort beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. För mer fördjupad information om ramavtalen hänvisas till dokumentation på Ramavtalens omfattning GEOGRAFISK OMFATTNING Det finns två typer av ramavtal som ska användas enligt följande: Regionala ramavtal ska användas när avropet omfattar bevakningstjänster i endast ett (1) län. Multiregionala ramavtal ska användas när avropet omfattar bevakningstjänster i två eller flera län TJÄNSTEOMRÅDEN Ramavtalet skiljer på obligatoriska tjänster och tilläggstjänster (optioner/ icke obligatoriska tjänster). På framgår för varje leverantör vilka tilläggstjänster denne offererar. Alla leverantörer ska kunna tillhandahålla följande tjänster: Ronderande bevakning Stationär bevakning Ordningsvakter Larmutryckning Larmcentraltjänster Arbetsledare Nedanstående tjänster är obligatoriska att tillhandahålla i de multiregionala ramavtalen, men tilläggstjänster i de regionala: Skyddsvakter Bevakning av enskild person för dennes skydd Tillhandahållande av mobilt larm för både inbrottslarm och personlarm Nedanstående tjänster är alltid tilläggstjänster: Säkerhetsutbildningar Rådgivning inom skydd och bevakning Värdetransporter

8 4 Mottagning och förmedling av automatiska brandlarm Under ramavtalsperioden har leverantörerna efter godkännande av SIC möjlighet att lägga till tilläggstjänster som inte offererats i ramavtalsupphandlingen. Det är däremot inte möjligt för leverantörerna att lägga till en tilläggstjänst inom ett befintligt kontrakt BESKRIVNING AV TJÄNSTER Ronderande bevakning Ronderande bevakning innebär att väktaren besöker bevakningsobjektet under vissa tider på dygnet för att kontrollera att objektet är i säkert skick och att inga obehöriga vistas i eller runt objektet. Objekten kan vara förlagda till kontor eller större områden som exempelvis campusområden. Under ronderingen ska väktaren kontrollera bland annat tillträdesskydd som dörrar och fönster, tekniskt skydd som larm och övervakningsutrustning, brandrisker som elektrisk utrustning och utrymningsvägar samt behörighet som ID-kontroll på kvarvarande personal. I ronderingen kan även ingå att väktaren sköter flaggning. Bevakningsfordon som används vid rondering ska innehålla följande: första-hjälpen-material/akutväska, portabel brandsläckare, verktygssats för enklare reparationsarbeten samt godkända och fastskruvade nyckelskåp för förvaring av nycklar och annat känsligt material. Stationär bevakning Vid stationär bevakning svarar väktaren bland annat för att: Kontrollera in- och utpassering vid entréer till stora kontorshus/anläggningar Ge service av olika slag till allmänheten Ta emot, vägleda och anmäla besökare (receptionstjänst) Sköta bevakning, övervakning av entrén Övervaka lokaler med hjälp av CCTV Rondering på objektet Även andra arbetsuppgifter än rena väktartjänster kan förekomma

9 5 Ordningsvakter En ordningsvakts uppgift är att medverka till att upprätthålla allmän ordning. Exempel på när ordningen får skötas av ordningsvakter är allmänna sammankomster och offentliga tillställningar, där alkoholdrycker serveras till allmänheten med tillstånd enligt alkohollagen, eller vid säkerhetskontroll i domstolar, där ordningsvakten bland annat har befogenhet att kroppsvisitera besökare. Vid behov av exempelvis visitering av kvinnor ska leverantören även kunna erbjuda kvinnlig personal. Används bevakningsfordon i utförandet av uppdrag ska följande finnas i fordonet: första-hjälpen-material/ akutväska, portabel brandsläckare, verktygssats för enklare reparationsarbeten samt godkända och fastskruvade nyckelskåp för förvaring av nycklar och annat känsligt material. Larmutryckning När ett larm utlöses hos myndigheten ska leverantörens utryckningsväktare genomföra en larmutryckning. Utryckningsväktaren kontrollerar på plats vad som orsakat larmet och genomsöker lokalerna. Har larmet orsakats av inbrott/brand och/eller skadegörelse ska eventuella skador såsom vattenläckor, låsskador, glasskador, inbrottsskador samt skador på vägg, tak eller dörrar åtgärdas, i enlighet med den instruktion och åtgärdsplan som överenskommits mellan leverantören och myndigheten. Larmberedskap ska kunna gälla alla dagar och 24 timmar om dygnet. I standardutförandet av tjänsten larmutryckning ingår max 5 mil körsträcka, max 60 minuters inställelsetid samt 30 minuters närvaro på objektet med antingen en (1) eller två (2) väktare. Myndigheten kan dock vid avrop ställa krav på inställelsetid och objektsnärvaro. Definitionen av inställelsetid bestäms av myndigheten vid avrop.

10 6 Larmcentraler Larmcentralerna ska kunna motta larm från automatiska inbrotts- och överfallslarmanläggningar. Andra typer av larm som också ska kunna hanteras av larmcentraler är brandlarm, driftslarm och hisslarm m.fl. enligt myndighetens önskemål. Även upprättande av de instruktioner som krävs för att uppdraget ska kunna genomföras ska ingå i larmcentralens åtagande. Larmmottagningsutrustningen ska kunna presentera myndighetens detaljerade larmbesked för presentation av avtalad åtgärd. Avrapportering av inkomna larm ska ske löpande per dygn. Larm ska kunna mottas och förmedlas dygnet runt årets alla dagar enligt upprättade instruktioner. Svarstider för tiden innan larmmottagningsutrustningen kvitterar larmet får inte överskrida 30 sekunder. Arbetsledare En arbetsledare ska kunna tillsättas för att vara ansvarig för myndighetens uppdrag. En arbetsledare ska ha tillräckligt med arbetstid att förlägga på uppdraget för att kunna tillgodose myndighetens önskemål. Följande ska arbetsledaren kunna utföra om önskemål från myndigheten finns, dock bestämmer myndigheten själv vid avropet vad som ska ingå: Ha ett tydligt mandat från leverantörens ledning att kunna ta egna beslut i driften av uppdraget även om det är kopplat till ekonomiska aspekter. Ha en stor insikt i det dagliga arbetet och ansvara för att bevakningspersonalen har rätt förutsättningar för att kunna utföra uppdraget enligt myndighetens önskemål. Även vara tillgänglig under övrig tid och vara en tydlig kontakt för att göra instruktionsändringar, lämna önskemål, ge feedback m.m. Även ansvara för att nyrekrytering av personal till uppdraget sker i enlighet med myndighetens önskemål.

11 7 Inte arbetsplaneras/schemaläggas operativt i uppdraget, utan istället vara en overhead-resurs för att säkerställa leverans samt kvalitet i uppdraget. Skyddsvakter Vid anläggningar som klassas som särskilt viktiga för samhället, s.k. skyddsobjekt, kan bevakningen utföras av polis, militär eller andra särskilt utsedda personer. Den som bevakar ett skyddsobjekt och inte är polis kallas för skyddsvakt. Länsstyrelsen eller Försvarsmakten beslutar om en byggnad eller ett område ska klassas som skyddsobjekt. Exempel på anläggningar som kan klassas som skyddsobjekt är flygplatser, hamnar, militärt skyddsområde, vatten- eller energiförsörjning. Skyddsvakter för civila skyddsobjekt godkänns av länsstyrelsen. Den som bevakar ett skyddsobjekt har särskilda befogenheter. Skyddsvakten kan: Begära att person som vill komma in identifierar sig Begära att person som vill komma in går med på kroppsvisitation Besluta om kroppsvisitation eller undersökning av fordon Avvisa, avlägsna eller omhänderta en person som bryter mot ett förbud på eller i anslutning till skyddsobjektet eller vägrar att identifiera sig. Dessutom har skyddsvakten, när denne bevakar ett skyddsobjekt, samma rätt som polisen att gripa en person som misstänks för sabotage. Bevakning av enskild person för dennes skydd Bevakning av enskild person för dennes skydd är en särskild kvalificerad form av bevakning som ställer extra stora krav. Särskild auktorisation krävs för att bevakningsföretag ska få åta sig bevakning av enskild person för dennes skydd. Exempel på tjänster som kan ingå är kontroll av det fysiska skyddet, riskmiljön, intrångsmöjligheter och flyktvägar, samt transport av hotade personer. Myndighet som ställt krav på tillhandahållandet av denna tjänst har rätt att begära att leverantören i samband med avropet alternativt i

12 8 samband med tecknande av leveransavtal uppvisar giltigt utbildningsbevis för föreslagna väktare. Tillhandahållande av mobilt larm Leverantören ska ha tillgång till och tillhandahålla mobila larm för användning som bl.a. tillfälligt inbrottslarm, personlarm och elektroniskt sigill av utrymmen. Dessa larm ska bl.a. kunna användas av utryckande väktare vid inbrott. I övrigt preciseras användningen av myndigheten vid avrop. Säkerhetsutbildningar Exempel på säkerhetsutbildningar är: Allmän säkerhetsutbildning, Hot och våld, Konflikthantering, Risk- och Säkerhetsanalys, Självskydd etc. Vid säkerhetsutbildningar ska leverantören stå för utbildningsledare och eventuellt utbildningsmaterial, medan myndighet ska stå för lokal och lokalhyra. Leverantören får inte inom detta ramavtal erbjuda utbildningar inom Brandsäkerhet och Första hjälpen. Rådgivning inom skydd och bevakning Rådgivning kan erbjudas inom skydd och bevakning, exempelvis: Allmän brottsprevention, Hotbildsanalys, Riskanalys, Riskinventering, Säkerhetsplanering etc. Värdetransporter Värdetransporter av sedlar, mynt eller annan egendom som bevakas, eller transporteras och bevakas, för att främst skapa ett extra skydd mot brottsliga angrepp. De tjänster som kan ingå i ett värdehanteringssystem inom detta område är: Transport av dagskassor och värdegods Tillhandahållande av deponerings- eller värdekassetter och värdeväskor Tillhandahållande av plomberingssystem för värdeväskor, - kassetter och påsar Transitförvaring i värdevalv hos värdetransportören

13 9 Uppräkningsservice för såväl svensk som utländsk valuta i entreprenörens egen eller inhyrd uppräkningscentral Packning inför leverans Insättning av värden i bank/riksbank Retur av kassa och växelmedel Tömning av parkeringsautomater Laddning av sedelautomater/parkeringsautomater Tillhandahållande av stationära och ambulerande serviceboxar samt insättningsmaskiner Tömning av serviceboxar Eskorter vid egna eller vid speciella värdetransporter Samt övriga tjänster enligt myndigheters egna behov/önskemål eller andra liknande åtgärder som har en omedelbar och naturlig koppling till transporten. Automatiska brandlarm Myndigheten har möjlighet att i sin avropsförfrågan ställa krav på att leverantörens larmcentral ska kunna erbjuda mottagning och förmedling av automatiska brandlarm. För mottagning och förmedling av automatiska brandlarm gäller att larmcentralen ska ha möjlighet att utalarmera berörd räddningstjänst, antingen direkt eller via underleverantör, om denna tjänst offereras ÖVRIGT Vilka uppgifter som ingår i de avropade tjänsterna för respektive objekt definieras i myndighetens avropsförfrågan och kontraktet mellan leverantör och myndighet. Leverantören ska tillsammans med myndigheten ta fram en instruktion för genomförande av tjänsterna. Det är myndigheten som definierar vilka typer av larmanläggningar som ska ingå i den tjänst/de tjänster som omfattas av avropet. Ramavtalen omfattar endast tjänster inom bevakningsområdet. För säkerhetsprodukter, exempelvis larmanläggningar och brandskydd, hänvisas till de statliga ramavtalen för Säkerhetsteknik.

14 PRISER I Ramavtalet finns det reglerade golvpriser och takpriser för tjänsterna Ronderande bevakning, Stationär bevakning, Ordningsvakt samt Larmutryckning. Det gäller även i de fall extra bevakning beställs. För priser, se bilaga Pris, Vid den förnyade konkurrensutsättningen har leverantörerna möjlighet sätta sina priser inom ramen för golv- och takpriserna så länge inga övriga ska-krav har använts vid avropet. Används övriga ska-krav vid avrop gäller fortfarande golvpriser men inte takpriser. Se punkt för beskrivning av övriga ska-krav. Golvpriser och takpriser justeras årligen av Statens inköpscentral enligt Bevakningsindex. Part har rätt att påkalla prisjustering av kontraktspriser i enlighet med den procentuella prisjustering som Statens inköpscentral gjort på golv- och takpriser. Prisändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter genomförd prisjustering. Nya kontraktspriser ska gälla i minst 12 månader. För övriga tjänster som ingår i ramavtalsområdet finns inga fastställda priser, utan dessa offereras först vid avropet i den förnyade konkurrensutsättningen. Vid svar på avrop ska priser anges i svenska kronor exklusive mervärdeskatt. I övrigt får inga avgifter, eller någon annan hanteringskostnad förekomma. Myndigheten kan välja timdebitering eller ett fast pris per år eller månad för avropade tjänster. Särskilda prisvillkor 1. Ronderande bevakning Leverantören ska endast debitera myndigheten för faktisk (uppmätt och konstaterad) rondtid enligt följande formel: Timpris dividerat med 60 och sedan multiplicerat med faktisk rondtid mätt i minuter. Leverantören ska vid avrop specificera en framkörningsavgift i kronor som utgår i samband med transport av ronderande väktare till objektet.

15 11 2. Stationär bevakning Minimidebitering av stationär bevakning är 3 timmar vilket innebär att uppdrag som är 2 timmar och 59 minuter eller kortare får debiteras som 3 timmar. Vid stationär bevakning av perifera objekt, dvs objekt vilka är förenade med betydande merkostnader i form av restid för leverantören, har myndigheten möjlighet att specificera om reseersättning utgår eller ej samt hur stor denna reseersättning är. 3. Ordningsvakt Priset för ordningsvakt utgår alltid från priserna för ronderande eller stationär bevakning. Om dessa tjänster utförs av ordningsvakt ökar golvpriset och takpriset för respektive tjänst med 60 SEK per timme. 4. Larmutryckning För varje påbörjad timme på objektet utöver de 30 min som ingår, gäller takpriser för schemalagd ronderande bevakning. Leverantören kan alltså inte offerera ett pris som överstiger detta takpris. Som golvpris gäller golvpriset för larmutryckning. 5. Extra bevakning All icke schemalagd bevakning ska räknas som extra bevakning. Med extra bevakning menas att leverantören har möjlighet att få en ersättning för de merkostnader som kan uppstå vid icke schemalagd bevakning. Denna ersättning ska täcka in kostnader för övertidsarbete och förskjuten arbetstid som kan uppstå vid en omläggning av arbetsschema med kort varsel eller kort varaktighet. Med icke schemalagd bevakning menas om en myndighet begär utökad bevakning i något av följande fall: 1) Med 24 timmars varsel eller kortare eller 2) För ett uppdrag kortare än en vecka Om en myndighet begär permanent utökad bevakning, utöver den som specificerades i avropet, så räknas det inte som extra bevakning. Beakta dock att en permanent utökad bevakning inte får vara en väsentlig förändring gentemot vad som specificerades vid avropet.

16 12 Ob-tillägg Under obekväm arbetstid erhåller bevakningspersonal utöver lön, beroende på vilken tidpunkt arbetet utförs, ett av Ob-tilläggen A till D. Leverantörerna har rätt till ersättning för Ob-tillägg enligt gällande kollektivavtal, denna ersättning kan maximalt uppgå till det belopp som regleras i det kollektivavtal för bevaknings- och säkerhetsföretag som gäller vid tidpunkten för tjänstens utförande, multiplicerat med 1,6. Dessa Ob-tillägg ska justeras då en nyare version av kollektivavtalet upprättas. Ob-tillägg utgår enligt följande fem kategorier: A Helgfria vardagar 18:00-06:00 B Lördagar, söndagar och helgdagar utöver storhelger från kl 18 på fredag och kl 18 dag före helgdag till kl 06 dagen efter sön- eller helgdagen, såvida icke högre belopp anges i b1), c) alt. d) B1 Helgnatt Räknad natt mot lördagar, söndagar, måndagar samt vid annan helgdag såvida inte högre belopp anges i c) alt. d) C Storhelg från kl 06 nyårsdag till kl 06 den 2 januari från kl 18 skärtorsdag till kl 06 tredjedag påsk från kl 06 pingstafton till kl 06 tredjedag pingst från kl 06 midsommardagen till kl 06 dagen efter midsommardagen från kl 06 juldagen till kl 06 tredje dag jul D Annan storhelg från kl 06 nyårsafton till kl 06 nyårsdagen från kl 06 midsommarafton till 06 midsommardagen från kl 06 julafton till klockan 06 juldagen 2.2 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga från och med till och med och kan förlängas på initiativ av SIC i upp till 18 månader, det vill säga maximalt till och med

17 Avropsordning FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING För detta ramavtalsområde gäller förnyad konkurrensutsättning. Den sker genom att avropande myndighet skickar en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer inom antingen aktuellt län eller multiregionalt. Se vidare avsnitt Stöddokument för avrop SIC kommer under avtalsperioden att tillhandahålla en avropsblankett som rekommenderas för att underlätta avrop för myndigheter och leverantörer. Avropsblanketten och tillhörande instruktion publiceras på Om en myndighet väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av avropsblanketten, måste myndigheten specifikt ange att leverantören ska lämna avropssvar i avropsblanketten om detta ska vara bindande för leverantören.

18 14 3. Avropet Bilden nedan illustrerar de olika stegen inför och vid avrop i kronologisk ordning. Processbeskrivningen beskriver avrop vid förnyad konkurrensutsättning. 3.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan FÖRBEREDANDE ARBETE, BEHOVSANALYS Inför ett avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka bevakningstjänster som myndigheten har behov av. Behovsanalysen och den information som eventuellt inhämtats från leverantörerna används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på myndighetens avropsförfrågan AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL Innan Avropsförfrågan skickas, ska myndigheten ha klargjort sina behov och ha specificerat önskade tjänster samt formulerat krav på

19 15 dessa på en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för leverantörerna att lämna avropssvar. Myndigheten kan i avropsförfrågan bland annat specificera sitt behov genom att ställa krav på antal väktare för uppdraget, vilken typ av väktare (exempelvis ordningsvakter, stationär eller ronderande bevakning, skyddsvakter etc.), antal timmar väktarna ska bevaka uppdraget och inställelsetid vid larmutryckning. Observera att avrop innebär rättigheter men även skyldigheter för myndigheten; de tjänster som anges i avropsförfrågan ska vara de tjänster som köps under den period avropet gäller. Samma sak gäller omfattningen av avropsförfrågan, d.v.s. den omfattning som anges i avropet ska uppfyllas såvida inte förändringar i verksamheten medför att behovet av avropade tjänster minskar. Om myndigheten väljer att avropa en tilläggstjänst ska denna tjänst köpas under avtalsperioden. Att ställa krav på en tilläggstjänst får aldrig ske i syfte att styra avropet mot en viss leverantör eller för att utesluta en viss leverantör. Myndigheten har rätt att ställa krav på att leverantören och dennes personal har de auktorisationer, tillstånd och godkännanden som krävs för att kunna tillhandahålla efterfrågade tjänster och att detta verifieras i leverantörens avropssvar. I avropsblanketten framgår vilka uppgifter som myndigheten respektive leverantören ska ange. I de fall en avropsblankett inte används bör minst följande uppgifter anges i en avropsförfrågan: Förslag på uppgifter: Uppgift om vilket ramavtalsområde med diarienummer, som avropet avser. Myndighetens referens- eller diarienummer på avropet. Uppgift om avropet avser ett visst län eller är multiregionalt. Beskrivning av objektet och de tjänster som avropas och vilka volymer som avses. Hur ersättning ska utgå, till exempel som fast pris eller som timpris. Uppgifter om vilka tider uppdraget ska utföras

20 16 De krav som den avropande myndigheten ställer på avropade tjänster. Beskrivning av de tilldelningskriterier som kommer att användas vid tilldelning av kontrakt. Hänvisning till de kontraktsvillkor som angivits i ramavtalet. Hur eventuella kompletterande frågor på innehållet i avropsförfrågan hanteras, till exempel sista datum för frågor och svar. Avropssvarets giltighetstid. Namn, adress- och kontaktuppgifter hos avropande myndighet. Tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnade. Kontraktets giltighetstid (avtalsperiod), eventuella tilläggstjänster och förlängningsklausuler KRAVSTÄLLNING Ange krav och önskemål på avropade tjänster på ett så pass tydligt och detaljerat sätt att de uppfyller myndighetens behov. Utformningen av avropet får inte syfta till att endast en leverantör kan svara på eller uppfylla behovet. Nya tillkommande obligatoriska krav, utöver själva uppdragsbeskrivningen, får heller inte tillföras utöver de som framgår nedan. Alla krav som ställs i avropsförfrågan ska ha direkt koppling till det aktuella kontraktsföremålet. Det är upp till myndigheten att vid varje avropstillfälle avgöra vilka krav som ska ge ett mervärde i avropet. Alla krav ska vara relevanta, proportionerliga och specifika. Övriga ska-krav Myndigheten har vid Avrop från dessa ramavtal möjlighet att specificera sitt behov genom att i avropet ställa övriga ska-krav. Med övriga ska-krav avses krav som inte har ställts i upphandlingen av ramavtalen, men som myndigheten har möjlighet att ställa i det aktuella avropet. Kraven utformas då som ska-krav i avropsförfrågan, vilket innebär att kraven är ovillkorliga och en förutsättning för att en leverantörs avropssvar ska kunna utvärderas. Om myndigheten avser att ställa övriga ska-krav i sitt avrop är det viktigt att myndigheten i avropsförfrågan anger hur leverantören ska verifiera att denne

21 17 uppfyller ställda krav. Kraven kan verifieras genom exempelvis beskrivningar, CV, intyg eller diplom. Följande övriga ska-krav är möjligt att vid avrop ställa på alla typer av väktartjänster: Krav på att den personal som kommer att utföra tjänsten, innan uppdraget påbörjas har genomgått utbildning inom D-HLR (defibrillering, hjärt- och lungräddning), brandskyddsutbildning, och/eller annan för objektet relevant utbildning, som i avropet specificeras av myndigheten. Detta inkluderar även utbildningar som tillhandahålls av myndigheten. Krav på att den personal som kommer att utföra tjänsten talar och förstår engelska och eventuellt annat språk som specificeras vid avropet. Krav på att den personal som kommer att utföra tjänsten ska ha minst en viss tids arbetserfarenhet (i timmar alternativt år) relaterat till det specifika uppdraget. Myndigheten anger antal timmar/år vid avropet. Krav på att leverantören ska teckna säkerhetskyddsavtal och att dess personal och/eller underleverantörer ska genomgå erforderlig säkerhetskontroll och/eller registerkontroll enligt nivå 1, 2 eller 3 enligt Säkerhetsskyddslagen (1996:627) innan kontrakt tecknas. Krav på bevakningspersonal med kompletterande utrustning (t.ex. batong, handfängsel, vapen eller hund för dennes skydd). Krav på extra utrustning i bevakningsfordon (t.ex. portabel defibrillator, material för enklare skyddstäckning). Gäller ej stationär bevakning. Följande övriga ska-krav är möjligt att vid avrop ställa på tjänsten Larmutryckning: Krav på inställelsetid kortare än 60 min, samt närvaro längre än 30 min på objektet, vid larmutryckning. Längden på inställelsetiden samt objektsnärvaron anges vid Avrop. Definitionen av inställelsetid (exempelvis "Från det att larmet når larmcentral tills det att väktaren är inne i objektet" eller "Från det att larmet når larmcentralen tills det att väktaren är framme vid objektet") bestäms av myndigheten vid avrop.

22 18 Tänk också på att kravet på inställelsetid ska vara rimligt med tanke på var objektet är beläget, trafiksituation etc. Bevakningsföretagen har inte samma rättigheter som t.ex. polisen vad gäller överträdelser av hastighetsbegränsningar. Väktarnas uppgift är inte att gripa gärningsmän utan att säkra objektet mot ytterligare skadegörelse. Följande övriga ska-krav är möjligt att vid avrop ställa på ansvarsförsäkring: Krav på högre beloppsgräns per skada och år i ansvarsförsäkring, än det som står i Allmänna villkor punkt TILLDELNINGSKRITERIER De kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. I avropsblanketten som du hittar på framgår de tilldelningskriterier som beskrivs nedan. Myndigheten kan själv avgöra vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet och hur tilldelningskriterier ska viktas. Om myndigheten endast vill tillämpa pris som tilldelningskriterium finns denna möjlighet. Myndigheten ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende hur utvärdering, viktning av kriterier och poängsättning av avropssvar kommer att ske. Ange vad som krävs för en viss poäng eller bedömning. Undvik skalor med motivering som fem poäng ges om vi bedömer ert svar vara mycket bra. Fundera istället och beskriv vad som är mycket bra för er myndighet. Vid avrop kan följande kriterier för tilldelning av kontrakt användas: Pris Referenser Tidsåtgång för uppdragets utförande Inställelsetid vid larmutryckning Presentation, beskrivning av genomförandet Återrapportering, uppföljning Miljö

23 19 Tilldelningskriteriet Pris För att leverantören ska kunna ge ett korrekt pris krävs att myndigheten är mycket tydlig i sin beskrivning av vad uppdraget innefattar så att samtliga leverantörer offererar sitt pris på samma antaganden och premisser. Det är även viktigt att myndigheten i avropsförfrågan anger hur leverantörerna ska lämna sina priser. För alla väktartjänster inkl. extra bevakning, arbetsledare och rådgivning ska myndigheten om möjligt uppskatta antalet timmar (för larmutryckning antal utryckningar) för de avropade tjänsterna per månad eller under den avropade kontraktsperioden. Estimaten ska vara en rimlig uppskattning baserad på statistik eller tidigare erfarenhet. Är det inte möjligt att lämna en uppskattning kan istället leverantörerna själva, utifrån uppdragsbeskrivningen, räkna ut hur mycket tid de behöver lägga ned på uppdraget. Detta ska då framgå i avropsförfrågan. Leverantörerna ska lämna antingen timpriser och/eller ett totalt pris per månad eller år, baserat på myndighetens beräknade antal timmar för avropade tjänster samt lämnad uppdragsbeskrivning. Lämnas enbart timpriser bör de omräknas till ett totalt pris per månad eller år för att kunna utvärderas. Ob-tillägg bör ingå i lämnade priser och även särredovisas i avropssvaren. Tänk på att alltid begära timpriser vid avropet, även om ett fast pris efterfrågats. Det kan komma att ske vissa förändringar i behovet, t.ex. tillkommande behov av personskydd, extra bevakning, utbildning eller rådgivning. För larmcentraltjänster ska myndigheten ange vilka typer av larmsystem och typ av uppkoppling avropet avser, antal separata larmsystem av aktuell sort, antal larmsektioner (gäller inbrottslarm) samt antal månader som avropet avser. Leverantörerna offererar ett pris per månad eller år och abonnemang. Samma princip gäller för tillhandahållande av mobila larm. För värdetransporter anger myndigheten omfattning per dag eller vecka och för utbildningar omfattning och antal deltagare. Leverantörerna offererar ett fast pris per månad eller år.

24 20 Tilldelningskriteriet Referenser Myndigheten kan begära in referenser från leverantörerna och myndigheten har då möjlighet att byta ut en av referenterna till en egen om leverantören tidigare varit leverantör åt myndigheten. Tilldelningskriteriet Tidsåtgång Myndigheten har möjlighet att vid avropet utvärdera leverantörernas angivna totala tidsåtgång för uppdragets utförande vid ronderande bevakning, dvs både framkörningstid och rondtid. Observera dock att leverantören endast ska prissätta en faktisk (uppmätt och konstaterad) rondtid enligt följande formel: Timpris dividerat med 60 och sedan multiplicerat med faktisk rondtid mätt i minuter. Det kan antingen vara myndigheten eller leverantören som mäter upp rondtiden. Detta ska klart framgå i avropsförfrågan. Leverantören ska i avropssvaret kunna motivera angiven tidsåtgång och på myndighetens begäran på plats kunna redogöra för hur beräkningen gått till och visa att angiven tidsåtgång är rimlig i förhållande till uppdragets omfattning. Tilldelningskriteriet Inställelsetid Myndigheten har rätt att ställa ska-krav på en inställelsetid kortare än 60 minuter vid larmutryckning och har därutöver möjlighet att utvärdera leverantörernas i avropssvaren angivna inställelsetider. Var noga med att ange om inställelsetiden avser tiden från det att larmet når larmcentralen tills väktaren är framme vid objektet ELLER inne i objektet! Tänk också på att kravet på inställelsetid ska vara rimligt med tanke på var objektet är beläget, trafiksituation etc. Bevakningsföretagen har inte samma rättigheter som t.ex. polisen vad gäller överträdelser av hastighetsbegränsningar. Väktarnas uppgift är inte att gripa gärningsmän utan att säkra objektet mot ytterligare skadegörelse. Tilldelningskriteriet Presentation Myndigheten har möjlighet att ställa krav på att leverantörerna ska genomföra en muntlig eller skriftlig presentation, där leverantörerna ger en beskrivning av genomförandet av uppdraget. Presentationerna utvärderas därefter utifrån överensstämmelse med myndighetens krav

25 21 och förväntan på uppdraget. Presentationerna kan kompletteras med en intervju eller platsbesök hos leverantören. Tilldelningskriteriet Återrapportering Leverantören ska ha ett väl fungerande rapporteringssystem för avvikelser, åtgärder samt övrig rapportering. All information ska kunna hanteras elektroniskt via PDA eller likvärdigt. Myndigheten ska även ha möjlighet att via rapporteringsverktyget söka information om händelser och åtgärder via urvalssystem, för att ha möjlighet att vara aktiv i bevakningsarbetet och att själv kunna söka information om händelser eller vidtagna åtgärder. Det innebär även en möjlighet för myndigheten att löpande kvalitetssäkra leveransen av tjänsterna. Det ger även väktarna möjlighet att snabbt få relevant information för att kunna utföra uppdraget på ett effektivt sätt. Myndigheten har möjlighet att utvärdera leverantörernas beskrivning av den återrapportering och uppföljning som erbjuds för det avropade uppdraget. Tilldelningskriteriet Miljö Statens inköpscentral eftersträvar att en så stor del som möjligt av bevakningstjänsterna utförs med bilar som motsvarar klassificeringen Miljöbil Befintlig bilpark bör därför i så hög grad som möjligt bestå av miljöbilar. Med miljöbil avses en personbil som uppfyller kraven för befrielse från fordonsskatt enligt 2 kap. 11 a vägtrafikskattelagen (2006:227). Förordning (2011:351). Myndigheten har därutöver möjlighet att utvärdera leverantörernas användning av miljöbilar vid det avropade uppdraget. 3.2 Steg 2 Utskick av avropsförfrågan DOKUMENT I avropet ska myndigheten specificera sitt behov i en objektsbeskrivning som bifogas avropsförfrågan. Objektsbeskrivningen kan innehålla information om exempelvis inställelsetid, hur många timmar väktare ska närvara på objektet, vad väktarna ska göra etc. Objektsbeskrivningen blir en bilaga till, och därigenom en del av kontraktet. Följande dokument bör skickas till leverantörerna:

26 22 Ifylld avropsblankett (hämtas på Objektsbeskrivning eller liknande. Behovs- eller nulägesanalys (eventuellt) Allmänna villkor (eventuellt) Ritningar, kartor (eventuellt) Vid förnyad konkurrensutsättning ska avropsförfrågan vara skriftlig. SIC rekommenderar att myndigheten använder gruppmailfunktionen (sändlistan) på vid avrop. Myndigheten bör även ta för vana att begära en bekräftelse från leverantörerna att de mottagit avropsförfrågan AVVIKELSE FRÅN FASSTÄLLD RANGORDNING Vid kontraktsbrott eller annan hävningsgrund, som är så pass allvarlig att den har föranlett hävning av (ett från ramavtalen avropat) kontrakt, har myndigheten rätt att utesluta den aktuella leverantören vid det avrop som ersätter det hävda kontraktet. Vid nästa avrop ska dock den aktuella leverantören återigen tillfrågas, under förutsättning att eventuell hävningsgrund inte längre föreligger SKÄLIG TIDSFRIST I avropsförfrågan ska framgå när avropssvar senast ska ha inkommit. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig och ska fastställas med hänsyn till uppdragets komplexitet och den tid som behövs för att lämna avropssvar. Tänk på att det, i förekommande fall, ska finnas tid för leverantörerna att besöka objektet (bli visad runt och informerad) innan svar kan lämnas samt att ge extra tid i samband med semestertider och långhelger. Se till att giltighetstiden är tillräcklig för er utvärdering av avropssvaren så att ni inte hamnar i tidsnöd. Se gärna till att även ha en buffert för eventuell överprövning av tilldelningsbeslutet KOMMUNIKATION MED LEVERANTÖR UNDER SVARSTIDEN En leverantör som upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att ställa en skriftlig fråga till myndigheten. Myndighetens svar på dessa frågor, om de betraktas som väsentliga för

27 23 leverantörerna, ska sammanställas och skickas ut till samtliga leverantörer på området. Svar på frågor ska tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta de nya uppgifterna. Detsamma gäller eventuella rättelser i avropsförfrågan. Datum för när frågor senast får inkomma och när de senast kommer att besvaras bör anges EVENTUELLT AVBRYTANDE AV AVROP En avropande myndighet har möjlighet att avbryta en avropsförfrågan förutsatt att det föreligger sakliga skäl och att dessa är förenliga med LOU, till exempel om det har tillkommit omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för avropet eller om förutsättningarna för avropet på annat sätt väsentligen har förändrats. Skälen till ett beslut om avbrytande måste anges och kunna motiveras då beslutet kan bli föremål för en prövning i domstol. Samtliga tillfrågade leverantörer ska meddelas att avropet avbrutits AVROPSSVAR Leverantören ska alltid besvara en avropsförfrågan, även om svaret är att offert inte kommer att lämnas. Leverantörer som vid avropstillfället inte kan erbjuda avropade tjänster ska skriftligen meddela myndigheten detta med kopia till SIC. Anledningen till att avropssvar inte lämnas ska framgå av beskedet. Leverantörerna har inte rätt att lämna mer än ett avropssvar på en avropsförfrågan. Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal, marknadsföra eller sälja tjänster som inte omfattas av ramavtalet. Leverantören äger inte rätt att till underleverantör delegera rätten att ta emot avrop, lämna avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera myndigheten. Innehåller leverantörens avropssvar uppgifter som inte efterfrågats i avropsförfrågan, exempelvis hänvisning till leverantörens egna allmänna villkor eller motsvarande, ska dessa inte accepteras av den avropande myndigheten.

28 24 Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. 3.3 Steg 3 Utvärdering av avropssvar UTVÄRDERINGSMODELL När den angivna tidsfristen löpt ut ska inkomna avropssvar utvärderas på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Se punkt Val av leverantör ska ske utifrån utvärderingsresultatet. Vid avrop av bevakningstjänster ska grunden för tilldelning av kontrakt vara det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret. Kontrakt ska tilldelas den leverantör som har lämnat det för myndigheten bästa avropssvaret på grundval av de i avropsförfrågan angivna kriterierna. Leverantörens offererade priser måste räknas om till en totalsumma som går att utvärdera, t.ex. en månadskostnad för hela uppdraget inkl. eventuella optioner. Val av lämplig utvärderingsmodell görs av myndigheten. Har avropet skett på en av SIC framtagen avropsblankett, rekommenderas att utvärdering av avropssvar sker på motsvarande utvärderingsblankett som finns att hämta på (kommer att färdigställas nov/dec 2014) FÖRTYDLIGANDEN AV AVROPSSVAR Vid oklarheter i leverantörernas avropssvar skickas en skriftlig begäran om förtydligande ut. Leverantörernas förtydliganden ska vara skriftliga. Observera att leverantörerna inte får lägga till nya uppgifter eller göra väsentliga förändringar AVROPSSVAR SAKNAS Om inget avropssvar motsvarar myndighetens krav ska samtliga tillfrågade leverantörer meddelas per e-post om att myndigheten inte har för avsikt att teckna kontrakt med någon av leverantörerna. Samma sak gäller om myndigheten på grund av oförutsedda händelser, exempelvis begränsningar i budget, inte kan genomföra avropet. Detta bör dock anges redan i avropsförfrågan, det vill säga att myndigheten kan komma att avbryta avropet om oförutsedda händelser inträffar.

29 25 Om det vid svarstidens slut endast har inkommit ett avropssvar, kan myndigheten välja att anta avropssvaret eller avbryta avropsprocessen. Glöm inte att efter det att tilldelningsbeslut kommunicerats fråga de leverantörer som inte svarat om orsaken till varför, om de inte redan meddelat detta. Det kan visa sig att kraven varit för högt ställda eller på annat sätt gjort avropet ointressant för leverantörerna SEKRETESS VID AVROP Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Efter att öppnande skett omfattas avropssvaren av absolut sekretess vilket innebär att innehållet i dem ska vara hemligt till dess att beslut fattats om tilldelning av kontrakt. En leverantör kan begära att delar i avropssvaret även efter tilldelningsbeslut ska omfattas av kommersiell sekretess. En sådan begäran ska bifogas avropssvaret och vara väl motiverad. Det är myndigheten som bedömer om sekretessbegäran ska godtas, helt eller delvis, när en eventuell begäran om utlämnande av avropssvar inkommer TILLDELNINGSBESLUT Då utvärderingen resulterat i att leverantörer tilldelats kontrakt ska tilldelningsbeslut fattas och skickas ut. För bevakningstjänster fattas tilldelningsbeslut regionalt (per län) alternativt multiregionalt (om avropet omfattar fler än ett län). Observera att tilldelningsbeslut måste skickas ut till samtliga leverantörer som besvarat avropet. SIC rekommenderar dock att tilldelningsbeslut skickas till samtliga leverantörer som tillfrågats. Tilldelningsbeslutet ska innehålla uppgift om vilken leverantör som blev tilldelad kontrakt, en kort motivering till skälen för beslutet samt eventuellt offererade priser från samtliga leverantörer. Det är lämpligt att vid större avrop bifoga en utvärderingsrapport där det kortfattat beskrivs hur utvärderingen gått till FRIVILLIG AVTALSSPÄRR Kontrakt kan tecknas direkt efter att tilldelningsbeslut meddelats men om myndigheten vill undvika eventuell framtida ogiltighetstalan av kontraktet så kan myndigheten välja att tillämpa en så kallad frivillig

30 26 avtalsspärr. Myndigheten måste då invänta de lagstadgade tio dagarna innan kontraktet kan undertecknas med vinnande leverantör. Skickas inte meddelandet om tilldelningsbeslut elektroniskt ska avtalsspärren istället vara lagstadgade 15 dagar. En ansökan om överprövning av ett kontrakts giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom den frivilliga avtalsspärren eller sex månader från det att kontraktet tecknades. Tiden räknas från och med dagen efter det att meddelande om tilldelningsbeslut har skickats. Ange i meddelandet när myndigheten avser att teckna kontrakt. SIC vill uppmärksamma om tillämpningen av den så kallade söndagsregeln som innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. Om myndigheten avser att använda en avtalsspärr måste detta alltid anges i underrättelsen om tilldelning. 3.4 Steg 4 Teckna kontrakt FORMER AV KONTRAKT Oavsett om avropet avser en enstaka beställning (enskilt avrop) eller leveranser under en längre period, ska parterna alltid upprätta ett kontrakt efter avslutat avropsförfarande. Kontraktet reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna för de avropade tjänsterna. Om kontrakt tecknas för successiva leveranser (leveransavtal/ objektsavtal) kan myndigheten vid behov beställa från detta under hela kontraktets giltighetstid utan att göra ett nytt avrop inför varje beställning. Tänk på att i behovsanalysen och avropsförfrågan ange det uppskattade samlade behovet under hela kontraktstiden KONTRAKTETS GILTIGHETSTID Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid men fullgörandet av tjänsterna kan ske även efter att ramavtalet har upphört. I avropsförfrågan ska myndigheten ange giltighetstiden för kontraktet. Kontraktets giltighetstid får överstiga ramavtalets giltighetstid. Fyra år rekommenderas som maximal giltighetstid för ett kontrakt, oavsett när det tecknas.

31 KONTRAKTSVILLKOR Allmänna villkor utgör en del av ramavtalet. Allmänna villkor reglerar avtalsförhållandet mellan leverantören och myndigheten. Det är inte möjligt att ersätta villkoren i Allmänna villkor med andra. Allmänna villkor gäller för samtliga avrop som sker inom ramen för ovan nämnda ramavtal, oavsett om dessa villkor bifogas till avropet eller inte KONTRAKTSUPPFÖLJNING När ni tecknar ett kontrakt med en leverantör, tänk på att följa upp priser, leveranser och övriga villkor som ni kommit överens om och som framgår av kontraktet. Avvikelser och brister kan vara både vites- och hävningsgrundande. Var noga med att bokföra alla avvikelser och brister för att kunna påvisa för leverantören vid ett tvisteförfarande. Om avvikelsen är vitesgrundande bör vite krävas ut med en faktura. Prisavdrag eller liknande uppgörelse synliggör inte problemet för leverantörens ledning SEKRETESSAVTAL I Allmänna villkor finns ett kortare avsnitt angående sekretess. Om myndigheten vill ha en särskild sekretessförbindelse finns det möjlighet att bifoga en sådan till kontraktet. Detta bör anges redan i avropsförfrågan.

32