Instruktionsbok. för eventdatabasen/matrikeln. Version 9.0 ( )

Transkript

1 Instruktionsbok för eventdatabasen/matrikeln Version 9.0 ( )

2 Handbok för Eventdatabasen och matrikeln Hej och vad kul att du använder eventdatabasen! Här finns hjälp att komma igång och använda de grundläggande funktionerna. Det finns en massa smarta funktioner och ju mer du använder verktyget, ju mer kommer du att upptäcka! Om klubben använder Eventdatabasen, så förenklas mycket av styrelsearbetet med närvarostatistik, inbjudan till möte och mycket, mycket mer! Så sätt igång och utforska! Detta dokument uppdateras kontinuerligt, allt eftersom nya frågeställningar dyker upp. Hittar du inte svaret på din fråga här, är du naturligtvis välkommen att kontakta mig på; Weblady 2

3 1. Användarnamn och lösenord En förutsättning för att komma in på sidan och börja använda funktionera är att man har ett användarnamn och lösenord. Har man glömt det går man in på till höger på sidan finns det två fält, under dessa finns en länk där det står Glömt lösenordet? Klicka på den. Du kommer då till en sida där du får fylla i din e-postadress. Det kommer då att skickas ett mail med de uppgifter du behöver till den adress som är registrerad i matrikeln. Skulle den ha ändrats får man snällt be ordförande eller sekreterare i klubben att gå in i matrikeln och ändra e-postadressen. 3

4 2. Att administrera Eventdatabasen Du hittar Eventdatabasen (ED) under länken Aktuellt. I den här vyn ser du första din egen klubbs kommande möten, därefter övriga klubbars möten och sist internationella möten. Här dyker det också upp nya länkar som du använder för att administrera ED. Tips! Övriga klubbars möten, här kan du göra ett urval genom att klicka på visa. Då kan du välja ett enskilt distrikts möten, en enskild klubbs möten, alla distriktsmöten osv. 2.1 Lägga till möte Klicka på länken Lägg till möte. Här fyller du enkelt i enligt mallen. Fälten som följs av en liten 1:a och 2:a är obligatoriska. Fyll i så detaljerad information som möjligt. Några dagar före sista dag för av- eller påanmälan, går det ut ett mail per automatik där all info man fyllt i här står med. De som angetts stå för 3-minuter och reserv för detsamma får särskilt påminnels om detta. Alla har behörighet att lägga upp ett möte. 4

5 2.2 Så här lägger ni till en pdf inbjudan till ditt möte 1. Lägg upp mötet i eventdatabasen 2. Lägg till pdf:en ni vill skicka med i ert egna dokumentbibliotek 3. Tagga sedan dokumentet till det framtida möte där ni vill ha med inbjudan. Dokumentet kommer då att visas i rutan Dokument på det valda mötet. Pdf inbjudan kommer att skickas med när mötesinbjudan går ut samt även om ni bjuder in externa gäster. 5

6 2.3 Bjuda in gäster till klubbmöten När ni lagt upp ett klubbmöte kan ni med fördel bjuda in era ev. gäster till mötet via matrikeln. På så sätt får ni in dem i deltagarlistan och får en historik. Under mötesrutan har ni en rad där det står "Skicka inbjudan till gäster". Om ni trycker här så kan ni fylla i deras och skicka inbjudan. De får då samma information som står i klubbmötes rutan (så tänk på att ni skriver informationen på ett korrekt och informativt sätt). Gästen kan via en länk anmäla sig till mötet och då kommer den som lagt upp mötet att få ett meddelande om detta. Har ni satt ett maxantal på mötet och gästerna blir för många så kommer de gäster som är utöver maxantalet få ett meddelande: Dessutom får den som har bjudit in gäster till detta möte eller är ansvarig för mötet ett mail om att gästen fått ett avslag på sin anmälan så att ni ev. (om så önskas) kan kontakta gästen. 2.4 Besöka annan klubb Om klubben vill lägga ett möte man inte själv arrangerar, som ett ordinarie möte får man gå in i Eventdatabasen och leta upp det aktuella mötet och anmäla sig och sina systrar. 6

7 2.5 Distriktsmöte och Intercity möte När man är arrangerande klubb så lägger man upp mötet i EDB som beskrivet ovan i rubrik 2.1. Man bjuder sedan in andra klubbar (punkt 2.10) och gäster (punkt 2.9). Om ni gör på detta sätt, så kan ni på ett smidigt sätt skicka välkomst meddelande till alla som anmält sig. Mycket praktiskt. Om man istället är en klubb i distriktet som inte arrangerar distrikt-/intercitymöte så ska man alltså vänta på en inbjudan från den arrangerande klubben via EDB. Om detta inte kommer så kan man själv gå in på mötet man vill bli inbjuden på och sedan följa instruktioner på rubrik OBS! Arrangerande klubb registrerar närvaron efter DM/Intercity! Protokollet från DM kan med fördel läggas upp på distriktets dokument bibliotek så ligger de samlade från alla år. Du finner detta genom att 1. Logga in på din klubbs sida. 2. Under klubbnamnet finns en länk till ditt distrikt, klicka på denna 3. Då kommer du till distriktssidan. Klicka på länk nr 2 "Visa dokument relaterade till distrikt X" 7

8 2.6 NYHET! Vid Ladies Circle Sveriges årsmöte i Sunne , röstades en ny motion igenom. Den innebär att man kan tillgodoräkna sig närvaro i egna klubben, genom att besöka andra klubbars ordinarie möte om man skulle vara förhindrad att närvara vid ett i egna klubben. Ny formulering i handboken: Närvarostatistik redovisas av klubben i eventdatabasen över varje medlems närvaro vid den egna klubbens möten samt klubbmedlemmarnas närvaro totalt. Besök i annan klubb liksom deltagande i LCI-möte, distrikts -, intercity- och riksmöte skall ej medräknas i statistiken om det ej satts som ordinarie möte av styrelsen. Undantag från detta kan göras för varje enskild medlem max två gånger per termin vid deltagande i annan klubbs ordinarie möte som då skall redovisas. Permitterad medlem räknas ej med i statistiken. Huvudstyrelsens kommentar: Detta är ingen stadga ändring då närvarostatistiken endast ligger som PM för klubbstyrelse. Den stadga som styrs av närvarostatisk är 6 punkt 3 och handlar om att medlem måste bevista minst 50% av klubbensmöten. För att denna funktion ska fungera, måste du vara anmäld till den andra klubbens möte i tid! Då kommer din närvaro automatiskt att synas i närvarostatistiken. När det är dags för klubben att sammanställa närvarostatistiken för året, så läses närvaron av i andra kolumnen (ACC2, se bild nedan), som visar närvaron både i egna klubben och vid andra klubbars möten. 8

9 2.7 Av- eller påanmälan Några dagar före mötet skickas ett meddelande ut till medlemmarna automatiskt. Här får man den information, som fyllts i för aktiviteten i Eventdatabasen. Klicka på länken efter Mer info, logga in på LCs hemsida, du kommer då rakt in på aktivitetssidan, där kan du sedan av- eller påanmäla dig, beroende på vad klubben bestämt. De som har tre minuter och de som står reserv får ytterligare påminnelser per mail. Endast den som har lagt upp ett möte kan avanmäla annan klubbmedlem. Tryck då på det röda krysset framför den medlem som ska avanmälas. OBS! I dagsläget skickas inbjudan även ut till permitterade om man valt att permittera sig efter att ett möte lagts upp i databasen. Om man permitterat sig före ett möte läggs upp i databasen, kommer systemet ihåg det och man får inte längre några inbjudningar. 9

10 2.8 Bjuda in gäst Gå in på det möte du vill bjuda in gästen till. Under tabellen med mötesbeskrivningen finns fem radiobuttons. Välj den första. Under tabellen med mötesinformationen finns det nu en ruta där man kan fylla i en eller fler e-postadresser. Ett mail går ut till den inbjudna, som genom att klicka på länken kan anmäla sig till mötet. 2.9 Bjuda in annan klubb Om man ska bjuda in en annan klubb, t.ex. vid Distriktsmöte eller Intercitymöte: 1. Välj Bjud in annan klubb (Intercity) 2. Klicka nästa 3. Fyll i klubbnummer som ska bjudas in 4. Klicka nästa 5. Det skickas då ett mail till de inbjudna, med en länk som de använder för av- eller påanmälan. 10

11 2.10 Registrera närvaro Närvaro registreras i första hand av klubbsekreteraren, men även klubbordförande och mötesansvarig har behörighet att rapportera och justera närvaro, oavsett vem som rapporterat den tidigare. Klicka på datumet för det möte som du ska rapportera närvaro för. Klicka i vilka som var frånvarande, deltog i annan LC-verksamhet om någon är permitterad och vem som hade 3-minuter. (Övrig info angående permittering, se rubriken Permittera medlem nedan. Skulle man behöva korrigera något i mötesinformationen klicka på Ändra. 11

12 2.11 Lägga upp ett protokoll efter mötet Gå in på er klubbsida och skrolla ner längst ner på sidan. Där finner du ert klubbdokuments bibliotek. Strax under detta finns Ladda upp en fil Tryck på välj fil och lägg till det aktuella protokollet (obs max 16 MB). Tryck sedan på pilen bredvid Tagga till möte. Välj det möte som protokollet gäller. Man kan även välja att notifiera klubben, DO, FDO och RS genom att klicka i rutan Notifiera med epost till höger % närvaro Detta behöver klubbarna inte längre skicka något meddelande till HS representant, för att få registrerat. Den lista som vi får fram på 100 % möten, genereras direkt ifrån eventdatabasens närvarostatistik Permittera medlem Önskar medlem permittera sig från klubben en period, sköter klubbarna numera permitteringen själva. Man permitterar medlem genom att klicka i Permitterad när man rapporterar närvaro efter ett möte. Systemet sparar det fram till att man kryssar i, att personen åter är närvarande och aktiv medlem. Om permitterad medlem gästar klubben på ett möte, kryssar man i närvarande och då blir medlemmen aktiv igen, vilket innebär att man vid nästkommande möte måste kryssa i permitterad igen och så sparar systemet detta på nytt Utlands permittera medlem Samma som ovan: Man permitterar medlem genom att klicka i Permitterad, när man rapporterar närvaro efter ett möte. Systemet sparar det fram till att man kryssar i att personen åter är närvarande och aktiv medlem. Dessutom så måste klubben vid utlandspermittering även kontakta weblady@ladiescircle.se, detta då ytterligare justeringar behöver göras i matrikeln. 12

13 2.15 Statistik Under länken statistik kan man se en sammanfattning av närvaron på de möten man rapporterat. Skulle man behöva justera något möte, klicka på mötesnamnet. Vill man korrigera i detaljbeskrivningen av aktiviteten klicka på länken Ändra. Vill man korrigera i närvarostatistiken klicka på länken Ändra. Detta kan göras av den som lagt upp aktiviteten, samt klubbordförande och klubbsekreterare. 13

14 3. Matrikel information Alla kan ändra sina egna uppgifter. Görs genom att trycka på knappen ändra egna uppgifter längst ned på den egna sidan och efter ändringen trycka på spara längst ned på sidan. Ordförande, vice och sekreterare har behörighet att ändra uppgifter på alla klubbmedlemmar i nätmatrikeln. Ni kan ändra allt förutom namn, födelsedata, klubb tillhörighet och invalsår. Ändringar man själv inte kan göra anmäls till Weblady via mail, weblady@ladiescircle.se Login: skickas automatiskt till ny medlem. Alla medlemmar kan hämta sitt login via nätmatrikeln, då skickas det till anmäld e- postadress. Kontrollera att du har rätt adress registrerad. Glömt lösenord: Klicka på Glömt lösenord? i rutan Logga in. Skriv din e- postadress och klicka på skicka. Detta fungerar om din e-post redan finns i online-matrikeln och dina inloggningsuppgifter skickas då till den e-posten. Ny medlem: Gå in i under; matrikel/anmäl förändringar/ny medlem. Skriv in alla uppgifter och klicka på anmäl. Weblady aktiverar manuellt och det skickas ut ett välkomstbrev till den nya medlemmen. Matriklar har ni fått extra till klubbarna. Klubben får fakturan som är på 350kr, oavsett när på året invalet sker. Transfer: Gå in under: matrikel/anmäl förändringar/ transfer. Fyll i alla uppgifter (detta gör den klubb som medlemmen lämnar) Men först: Medlem som vill ha transfer anmäler till sin Klubbordförande, och sin nuvarande klubbs DO, som tar kontakt med nya distriktets DO (om man även byter distrikt) som kontaktar ny klubb. Finns det fler klubbar på orten avgör DO i samråd med transfererande medlem och klubbordförande i aktuella klubbar, vilken klubb hon ska tillhöra. Transfer kan ej genomföras förrän den mottagande klubben bekräftat att de tar emot transfern till Weblady genom mail: weblady@ladiescircle.se Weblady ändrar därefter i nätmatrikeln. 14

15 Utträde: Gå in under: matrikel/anmäl förändringar/utträde av medlem och anmäl. Medlemskapet upphör direkt och medlemmen raderas ur LCS register för gott. OBS! Denna åtgärd kan ej ångras! Utträde för 10år: Gå in under: matrikel/anmäl förändringar/medlem till PM p.g.a. 10-årsregeln. Medlemskapet tas bort efter verksamhetsårets slut och man flyttas till PM. Eftersom dessa anmälningar inte syns förrän vid verksamårets slut, gör gärna en notering i klubbens mötesprotokoll om vilka anmälningar som gjorts och av vem. Styrelseposter under pågående verksamhetsår: Gå in under: matrikel/anmäl förändringar/ändra styrelse och anmäl den förändring som skett i styrelsen. Administration av klubbens dokument. Ordförande och sekreterare har rätt att administrera (plocka bort) dokument från det egna klubbarkivet av filer. Styrelsen för nästkommande verksamhetsår: Gå in under: matrikel/anmäl förändringar/anmäl ny styrelse Senast 1 maj! Permittering: Anmäl till den egna klubbstyrelsen. Man permitterar medlem genom att klicka i Permitterad när man rapporterar närvaro efter ett möte. Systemet sparar denna information fram till att man kryssar i att personen åter är närvarande och aktiv medlem. Permitterad betalar LCS avgift. Utlandspermitterad: Man utlandspermitterar medlem, genom att klicka i Permitterad när man rapporterar närvaro efter ett möte. Systemet sparar informationen fram till att man kryssar i att personen åter är närvarande och aktiv medlem. Anmäl även via e-post till Weblady, som skriver in det i matrikeln. Utlandspermitterad betalar inte LCS avgift. Avancerad sök: Under matrikel finns avancerad sök, där kan man söka adresslistor, epostlistor och enskilda medlemmar m.m. Använd gärna denna funktion, när du ska e-posta en grupp, för då vet du att du har en korrekt adresslista. Dessa listor får inte användas i kommersiellt syfte. 15