Kumla kommun. Revisionsplan KPMG AB Antal sidor: 7

Transkript

1 KPMG AB Antal sidor: 7

2 Innehåll 1. Revisorernas uppdrag 1 2. Revisionens mål, åtaganden och arbetssätt Inriktningsmål Generella åtaganden 1 3. Den årliga revisionsprocessen 2 4. Strategisk analys inför Revisionens genomförande Revisionsplanering Fördjupningsprojekt Delårsrapport och årsredovisning Samordnad revision 6 6. Genomförda granskningar revisionsåren

3 1. Revisorernas uppdrag Revisionsuppdraget är definierat i kommunallagens (KL), nionde kapitel. Bl.a. framgår att Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Uppdraget utgörs ytterst av att pröva ansvarstagandet och uttala sig om detta till fullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan. Inriktningen på revisorernas granskning har uttryckts i KL enligt följande; Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I enlighet med vad som framgår av God revisionssed i kommunal verksamhet genomför revisorerna en risk- och väsentlighetsanalys som ligger till grund för vad granskningsarbetet ska inriktas mot. 2. Revisionens mål, åtaganden och arbetssätt 2.1 Inriktningsmål Revisionens inriktningsmål är att verka för att: fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs fullmäktige får en rättvisande redovisning av ekonomi och verksamhet från nämnder och styrelsen nämnder och styrelsen tar ett aktivt ansvar för styrning, uppföljning och kontroll av ekonomi, verksamhet och kvalitet 2.2 Generella åtaganden Revisionen ska kännetecknas av oberoende, saklighet, hög kompetens och integritet. Revisionen ska utgå från en koncernsyn. Revisionen ska granska om redovisningen har utförts enligt god redovisningssed. Revisionen ska granska om verksamheten bedrivs enligt lag samt kommunfullmäktiges mål och direktiv. 1

4 Revisionen ska vara stödjande och förebyggande. 3. Den årliga revisionsprocessen Revisionsprocessen omfattar hela det arbete som revisorerna gör under ett revisionsår från riskanalys och planering av granskningsinsatser till uttalandet i revisionsberättelsen. Revisionsprocessen är avslutad när fullmäktige fattat beslut i ansvarsfrågan. Revisionsprocessen är uppdelad i tre delar planera, granska och pröva. Revisorerna har ansvar för hela revisionsprocessen och beställer de granskningar m.m. som ska genomföras av de sakkunniga. Med resultatet av årets granskning som grund prövar revisorerna om styrelsen och nämnderna har fullgjort sina uppdrag. Under denna process beaktar revisorerna den information som behöver inhämtas från andra revisorer inom kommunens verksamhet lekmannarevisorer/revisorer och yrkesrevisorer i kommunala företag, revisorer i kommunalförbund och finansiella samordningsförbund m.fl. Informationen har betydelse för att revisorerna ska kunna pröva med helhetssyn dvs. hela den kommunala verksamheten. Revisorerna bedömer om anmärkning ska riktas och om ansvarsfrihet ska tillstyrkas eller avstyrkas. Revisorernas uppfattning i ansvarsfrågan förmedlas till fullmäktige i form av ett särskilt uttalande i revisionsberättelsen. Revisorerna prövar ansvaret såväl kollektivt, dvs. för hela styrelsen eller nämnden, som individuellt för enskilda ledamöter. Det kollektiva ansvaret är utgångspunkten. Framställd anmärkning och uttalande om avstyrkt ansvarsfrihet ska vila på fakta relaterat till revisionsuppdraget och grunda sig på resultatet av granskningen. Revisorernas bedömning ska vara väl underbyggd, opartisk och saklig. Det är en styrka om revisorerna är eniga i sin bedömning, men inte ett krav. Varje revisor är fri att göra sin egen bedömning och föra fram sin egen uppfattning. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har definierat risk enligt följande: En risk är en oönskad händelse som vi kan bedöma sannolikheten för att den ska inträffa. En risk är också en handling/brist på handling av styrelse eller nämnd som påverkar kommunen/invånarna/personalen negativt. SKL använder vidare begreppet väsentlighet som värdet av en identifierad risk. Dessa definitioner har varit utgångspunkten för vår analys som ligger till grund för denna revisionsplan. Som underlag för revisorernas bedömning av väsentlighet och risk ligger bl.a. omvärldsanalys och övergripande verksamhetsanalys, dessa är alltså revisionens (revisorerna och de anlitade sakkunniga biträdena från KPMG) bedömning av kommunens situation. Därefter följer revisionsinriktning och revisionens genomförande. Revisorernas långsiktiga inriktning av sitt arbete är att skapa en så god kommunikation med styrelsen och de olika nämnderna i kommunen som möjligt samt att verka för en 2

5 positiv utveckling av kommunens verksamheter, med ett effektivt resursutnyttjande och en balanserad ekonomi. Utifrån detta är målet för revisorerna att dels skapa en så god grund som möjligt för bedömning av nämnders och styrelsens ansvarsfrihet samt att ge styrelsen, nämnder och verksamheter ett incitament för att arbeta med utvecklingsfrågor. Som grund för att årligen kunna ta ställning till de enskilda nämndernas och styrelsens ansvarsfrihet är revisorernas inriktning att dela upp revisionsarbetet i de två huvudinriktningarna grundläggande granskning och fördjupningsprojekt. Enligt SKL:s skrift Grundläggande granskning kärnan i revisionsprocessen, ingår bedömning av årsredovisning och delårsrapport i den grundläggande granskningen. Revisorerna arbetar kontinuerligt under revisionsåret med kommunikation och uppföljning kring revisionsarbetet samt den administration som arbetet kräver. Revisorerna träffar kommunfullmäktiges presidium minst två gånger per år för att kommunicera kring pågående revisionsarbete. 4. Strategisk analys inför 2017 Nedanstående analyser bygger främst på SKL:s Ekonomirapport 1 om kommunernas och landstingens ekonomi från oktober 2016, som sträcker sig fram till år Många kommuner och landsting brottas med underskott och ett kraftigt kostnadstryck. En aktuell fråga som ges stort utrymme är de utmaningar som den stora invandringen innebär för kommunsektorn. Den senaste befolkningsprognosen från SCB visar förutom på en stor invandring också på ett ökat antal äldre och skolbarn i den svenska befolkningen. Bosättningslagen Många kommuners kanske tuffaste utmaning i år och de närmsta åren blir att uppfylla kraven som kommer från den så kallade bosättningslagen. Enligt denna har kommunerna skyldighet att praktiskt ordna bostäder åt ett visst antal nyanlända varje år. För Kumla kommun handlar det om 85 personer under Då det är bostadsbrist i stora delar av landet, inte minst i Kumla, utgör bosättningsuppdraget en mycket svår utmaning för många kommuner. Målen för god ekonomisk hushållning Om investeringstakten ökar behöver målen för god ekonomisk hushållning ses över i många kommuner. Ett vanligt mål är att resultatet ska uppgå till 2 procent av skatter och generella statsbidrag, vilket SKL har använt som tumregel för sektorn som helhet under många år. Med kraftigt ökade investeringar, allt annat lika, kan detta mål behöva revideras till kanske så mycket som 5 procent i vissa kommuner, för att bibehålla soliditeten. 1 Ekonomirapporten om kommunernas och landstingens ekonomi (oktober 2016). 3

6 Mot bakgrund av SKL:s resonemang ovan kan det finnas anledning att uppmärksamma att har fastställt målet att resultatet ska uppgå till i genomsnitt 1,5 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag per år under en treårsperiod. I Kumla är primärkommunens skuld relativt låg. Emellertid måste samtidigt konstateras att hela kommunkoncernens skuld är relativt hög. Trots detta, det vill säga att kommunkoncernens investeringar och lån i betydande utsträckning sker i de kommunala bolagen, har en målsättning gällande låneskulden som endast avser primärkommunen. Befintlig målsättning beaktar med andra ord inte hela kommunkoncernens perspektiv. 5. Revisionens genomförande 5.1 Revisionsplanering Revisorernas insatser grundas på de bedömningar som gjorts utifrån risk- och väsentlighetsanalysen och revisorernas omvärldsanalys tillsammans med intryck från tidigare granskningar samt annan information som är väsentlig för revisorernas uppdrag. Fortlöpande risk- och väsentlighetsbedömning i enlighet med god revisionssed kommer att ske under revisionsåret och kan leda till omprioriteringar inom revisionsplanen. 5.2 Fördjupningsprojekt Med den kunskap och risk- och väsentlighetsanalys som revisorerna bygger upp genom bl.a. genomförandet av den grundläggande granskningen skapas en god grund för att ta ställning till de fördjupningsprojekt som är nödvändiga att genomföra. I fördjupningsprojekten görs en grundligare genomgång av situationen och statusen inom ett speciellt verksamhetsområde med syftet att ge ytterligare underlag för revisorernas bedömning av ansvarsfrihet. Revisorerna har för 2017 beslutat att fastställa en tvåårig revisionsplan. Utifrån revisorernas analys och bedömningar har man beslutat att i första hand prioritera följande fördjupningsprojekt under de kommande två åren: 4

7 Granskning Grundläggande granskning 2 (fördjupad version inkl. nämndträffar) Granskning gällande interkommunala ersättningar Granskning av lönenämndens interna kontroll Uppföljande granskning av den personalgranskning som genomfördes 2013 Granskning gällande kommunens informationssäkerhet Granskning gällande lokalt brottsförebyggande arbete Granskning av besökssäkerhet och skalskydd av förskolan och grundskolan Granskning gällande placering i HVB-hem och familjehem Grundläggande granskning Då revisorerna kontinuerligt under året följer och analyserar kommunens ekonomi och verksamhet kan omprioriteringar under pågående revisionsår göras. 5.3 Delårsrapport och årsredovisning I granskningen genomförs analyser beträffande bokslutens tillförlitlighet och om redovisningen uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper. Granskningen kan indelas i två granskningsområden; genomgång av räkenskaper och granskning av delårsrapport och årsbokslut. Delårsrapport kommer att granskas översiktligt. Det övergripande syftet är att identifiera de eventuella brister som kan ha inverkan dels på kvaliteten i det slutliga årsbokslutet, dels en översiktlig analys av ekonomisk och verksamhetsmässig effektivitet. I delårsrapport och årsbokslut granskas resultat- och balansräkning samt förvaltningsberättelse etc. I granskningen av årsbokslutet vägs de överväganden och 2 Detta avser den typen av granskning som revisorerna tidigare kallat Övergripande granskning. Från och med revisionsåret 2017 kommer revisorerna, i enlighet med de rekommendationer som framkommer i SKL:s skrift Grundläggande granskning kärnan i revisionsprocessen, årligen att fastställa en separat projektplan för den grundläggande granskningen. Revisorerna i Kumla arbetar i nuläget enligt modellen att vartannat år genomföra en fördjupad version av den grundläggande granskningen, vilket inkluderar en webbenkät ställd till ledamöter och ersättare i styrelse och nämnder med efterföljande träffar med respektive nämnd/styrelse. 5

8 bedömningar in som gjorts vid genomgång av räkenskaper och granskningen av delårsrapporten. Här bedöms även kommunens metoder för framtagande av delårsrapport/årsbokslut och hur bokslutsanvisningar har tillämpats. Enligt lagstiftningen om God Ekonomisk Hushållning i kommuner och landsting ställs ökade krav på revisorernas granskning av delårsrapport och årsbokslut. Enligt denna lagstiftning ska kommuner och landsting fastställa verksamhetsmål och finansiella mål som ska följas upp och utvärderas i årsredovisningens förvaltningsberättelse. Avstämning ska ske i delårsrapporten. Revisionens roll och ansvar är att kontrollera efterlevnaden av denna lagstiftning. 5.4 Samordnad revision Samordnad revision innebär att kommunens revisorer årligen även granskar den verksamhet som bedrivs i kommunens företag. Granskningen sker genom de lekmannarevisorer som fullmäktige utser och utförs enligt kommunallagen, aktiebolagslagen och god revisionssed. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts ändamålsenligt och på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Det innebär att kommunrevisionen via lekmannarevisorerna ska granska företagen på motsvarande sätt som kommunen. Genom den samordnade revisionen erhålls en kommunal koncernrevision. Väsentligt att beakta i den samordnade revisionen är att lekmannarevisorerna har ett självständigt ansvar att utföra revisionen i företagen. Lekmannarevisorerna ska även biträdas vid granskningen av sakkunnigt biträde. Den övergripande inriktningen för revisionsprojekten är att bedöma de kommunala företagens förutsättningar att genomföra verksamheten i enlighet med ägarens beslut och direktiv. Enligt god revisionssed för kommunala företag ska granskningen inriktas på följande områden; Företagens agerande i enlighet med ägardirektiv och bolagsordning Företagens strategi, mål och riktlinjer Verksamhets- och ekonomistyrning samt övrig intern kontroll Efterlevnad av lagstiftningen om offentlighet och upphandling Efterlevnad av kommungemensamma riktlinjer, policys och regler Tillämpning av taxor och avgifter Kvalitetsredovisning 6

9 Kommunrevisorerna tar gemensamt ansvaret för att planera den samordnade revisionen, dvs. den revision som ska utföras i kommunens företag av lekmannarevisorerna och deras biträden. 6. Genomförda granskningar revisionsåren Förutom granskning av årsredovisning och delårsrapport har följande granskningar genomförts under revisionsåren Granskade styrelser/nämnder/motsvarande har markerats med ett kryss i tabellen. Kommunstyrelsen (KS) Samhällsbyggnadsnämnden (SBN) Myndighetsnämnden (MN) Kultur- och fritidsnämnden (KFN) Socialnämnden (SN) Nämnden för livslångt lärande (NLL) Överförmyndaren (ÖFN) Valnämnden (VN) Lönenämnden (LN) Styrelse/Nämnd Granskning KS SBN MN KFN SN NLL ÖFN VN LN 2016 Biståndshandläggning och verkställighet inom hemtjänsten Likvärdig skola Överförmyndarverksamheten Förstudie styrande dokument 2015 Övergripande granskning Förstudie Servicecenter 2014 Behörigheter (IT) Intern kontroll fordon Kommunfastigheter Måltidsverksamheten 2013 Ärendehanteringsprocessen Övergripande granskning Kommunstyrelsens uppsikt Beredskap vid extraordinära händelser 2012 Styrning och uppföljning av arbetsgivarfrågorna IT-funktionens organisation Vision