SYSTEMATISK EGENDEKLARATION

Transkript

1 SOCIALT ANSVARSTAGANDE Itello AB Skapad: Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 1 (21)

2 INNEHÅLL 1 OM DETTA DOKUMENT HÄNVISNINGAR DEKLARATIONENS UPPLÄGG DEKLARATIONEN Avgränsning Egendeklarationens avgränsning Ledningens åtagande Organisationens åtagande Verksamhetsstyrning Resurser, ansvar och proceser Kompetens, utbildning och medvetenhet Identifiering och involvering av intressenter Identifiering av intressenter Prioritering av intressenter Tillvägagångssätt för att inhämta intressenters synpunkter Tillvägagångssätt för att inhämta synpunkter från icke organiserade grupper Hantering av intressenters synpunkter Intressentpåverkan i rapportering Identifiering och prioritering av områden och principer i SS-ISO Nulägesanalys Relevans Prioriteringar Integration av socialt ansvarstagande Mål, handlingsplaner och andra aktiviteter Metoder för att mäta och följa upp Utvärdering, redovisning och kommunikation av socialt ansvarstagande för att stärka organisationens trovärdighet Efterlevnad av policydokument och riktlinjer Uppfyllnadsgrad av mål, handlingsplaner och aktiviteter Efterlevnad av lagar och andra krav såsom internationella uppförandenormer Förbättringsarbete Ständigt förbättringsarbete Revideringar av styrande dokument, prioriteringar, mål och plane REVISIONSHISTORIK Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 2 (21)

3 1 OM DETTA DOKUMENT Detta dokument är Itellos svar på de frågor som finns i SIS-SP 2:2015 frågeunderlag avseende socialt ansvarstagande. Detta frågeunderlag baseras i sin tur på den internationella standarden SS-ISO 26000:2010 som är en frivillig vägledning som kan användas av alla typer av organisationer. Kort om grundläggande principer och sakfrågor Grundprinciper för socialt ansvarstagande: Ansvarsskyldighet Transparens Etiskt uppträdande Respekt för intressenterna Respekt för lagen Efterlevnad av internationella uppförandenormer Respekt för mänskliga rättigheter Sakfrågor för socialt ansvarstagande: Verksamhetsstyrning Mänskliga rättigheter Arbetsförhållanden Miljö Goda/ansvarsfulla verksamhetsmetoder Konsumentfrågor Samhällsengagemang och utveckling 2 HÄNVISNINGAR Denna egendeklaration refererar till dokument inom ledningssystemet för Socialt ansvarstagande och även till specifika dokument i andra ledningssystem hos Itello. Referenser görs även till andra ledningssystem i stort. Dokumentet med röd ram är detta dokument. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 3 (21)

4 3 DEKLARATIONENS UPPLÄGG Kapitelnumreringen och kapitelrubriker i denna deklaration är identisk med den som används i Socialt ansvarstagande Systematisk egendeklaration, SIS- SP_2_2015 from kapitel 4. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 4 (21)

5 4 DEKLARATIONEN 4.1 Avgränsning Egendeklarationens avgränsning 1 Vilka delar av organisationen, enheter eller grupp av människor omfattas av egendeklarationen och varför har eventuella avgränsningar gjorts? Hela organisationen omfattas. Den består av vårt kontor (i Stockholm) med ca 175 anställda samt ett tjugotal underkonsulter. 4.2 Ledningens åtagande Organisationens åtagande 2 Hur och var beskriver organisationen sitt övergripande ställningstagande för socialt ansvars-tagande i förhållande till vision/policy, affärsidé/verksamhetsidé, strategier, mål och organisationskultur (etik, värderingar) i syfte att maximera bidraget till hållbar utveckling? Det övergripande ställningstagandet beskrivs i vår policy för socialt ansvarstagande, POL01 Socialt ansvarstagande - Policy När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställt? 4 Hur har de sju principerna för socialt ansvarstagande (ansvarighet, transparens, etiskt uppförande, respekt för intressenternas intressen, respekt för rättsstatens principer, respekt för internationella uppförande-normer, samt respekt för de mänskliga rättigheterna) integrerats i organisationens styrdokument? På högsta nivå, dvs i Företagsledningsgruppen (FLG). Samtliga principer behandlas i företagets policy för socialt ansvarstagande samt finns med i intressentdialogerna. Principerna är inarbetade i tillämpliga interna styrdokument inom de olika ledningssystemen. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 5 (21)

6 4.3 Verksamhetsstyrning Resurser, ansvar och proceser 5 Hur säkerställs det att nödvändiga resurser, finansiella och personella, är tillgängliga för att driva arbetet med socialt ansvarstagande? Detta säkras inom ramen för organisationen och processen för hanteringen av socialt ansvarstagande. Det följer ett inplanerat årshjul med aktiviteter och uppföljning samt avrapportering. Ansvaret för frågorna hör till rollen HR-ansvarig. 6 Hur delegeras och kommuniceras ansvar och befogenheter inom organisationen? 7 Vilka processer och rutiner används för att säkerställa att organisationen uppnår avsedda resultat? Kompetens, utbildning och medvetenhet Det säkerställs dels genom Företagsledningen och linjecheferna och dels genom Samverkansforum där medarbetarrepresentanter finns. Hela processen beskrivs i två särskilda anvisningar: ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn resp. ANV02 Socialt ansvarstagande - Medvetenhet. De ordinarie processerna på företaget används. Dessa processer och rutiner beskrivs utförligt i anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn. 8 Hur har behovet av kompetensutveckling inom organisationen identifierats och dokumenterats? Behovet av kompetensutveckling har diskuterats på Samverkansforum. De enskilda ansvarsområdena och principerna diskuterades utifrån vilka frågeställningar som kan tänkas ingå i dem. Detta för att få en bättre förståelse för områdena i sig. 4.4 Identifiering och involvering av intressenter Identifiering av intressenter Vi har identifierat ett behov inom Itello att upplysa och utbilda våra medarbetare i dessa frågor. Kommer att vara en del av introduktionsutbildningen samt en allmän genomgång för hela personalen. Genom att aktivt arbeta med frågorna höjer man förståelsen och kompetensen. 9 På vilken nivå i organisationen har identifiering av intressenter genomförts? Först i arbetsgruppen, sedan i rådet för socialt ansvarstagande (tillika Samverkansforum) och avslutningsvis i Företagsledningen (FLG). 10 Hur har identifieringsprocessen sett ut för att identifiera intressenter? 11 Hur har identifieringsprocessen tagit hänsyn till värdekedjan i samband med identifiering av intressenter? På samma sätt som samtliga intressentanalyser för våra olika ledningssystem gjorts. Processen består av en komplett analys internt och externt och utförs primärt av arbetsgruppen men redovisas för Samverkansforum och FLG för återkoppling. Itello verkar inte i en miljö där långa kund-leverantörunderleverantörskedjor finns. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 6 (21)

7 12 Vilka relevanta intressenter har organisationen identifierat? 11 olika grupper av intressenter har identifierats varav 4 bedömts vara betydande; Medarbetare, Facket, Kunder samt Arbetsgivarorganisationen. Intressantanalys framgår i bilden nedan. Figur 1 - Itellos intressenter de orangea anses vara betydande 13 Vilka faktorer har legat till grund för att intressenterna har identifierats? 14 Vilken hänsyn tas till intressentgrupper som kan ha svårt att göra sig hörda och därför kan kräva särskilt beaktande? 15 Vilka intressentgrupper representerar samhället och miljön? 16 Hur påverkas organisationens större samarbeten och partnerskap av arbetet med socialt ansvarstagande? 17 Hur identifieras nya intressenter i en nyuppkommen situation (t.ex. i en kris) eller i ett nytt projekt? Alla väsentliga intressenter som Itello på ett eller annat sätt interagerar med har identifierats. Itello har inte identifierat några sådana grupper. Medarbetarna har medarbetarsamtalen och kontakten med sin närmaste chef som främsta kanal. Vid behov finns även medlemmarna i samverkansforum (tillika de lokala fackklubbarna) samt HRfunktionen som ventil. Hos kunderna har vi inte identifierat några grupper som har svårt att göra sig hörda vad gäller förväntningar och krav på oss som systemleverantör. Itello interagerar med kundernas medarbetare på alla nivåer. Alla intressenter har ett intresse av samhället och miljön. Det blir en naturlig del av vår interaktion med primärt intressentgruppen kunderna, och att vi gör arbetet och involvera dem uppskattas mycket. Vår kunder ställer höga krav på oss som deras huvudleverantör. Primärt genom den satta processen inom ramen för anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn. Det finns dock alltid möjlighet för varje anställd att identifiera och kommunicera med HR-ansvarige, samverkansforum eller FLG/VD om en nyuppkommen situation påkallar snabbare hantering av intressenters ändrade behov. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 7 (21)

8 4.4.3 Prioritering av intressenter 18 Vilka är organisationens prioriterade intressenter och vad ligger till grund för denna prioritering? Fyra intressenter bedömts vara betydande, dvs prioriterade; Medarbetare, Kunder, Facket samt Arbetsgivarorganisationen. Se Figur 1 - Itellos intressenter ovan Tillvägagångssätt för att inhämta intressenters synpunkter 19 Hur och när inhämtas intressenternas förväntningar och krav på organisationen? Vi hade dialog med två av våra största kunder som också har en starkt offentlig profil inom hållbarhet under februari och mars Arbetsgivarorganisationen var vi i kontakt med kring dessa frågor under samma tid. Medarbetarnas förväntningar har inhämtats via samverkansforum under april månad. Vi förväntar oss inte någon förändring nu under Tillvägagångssätt för att inhämta synpunkter från icke organiserade grupper 20 Hur går organisationen till väga för att inhämta synpunkter från intressenter som inte är organiserade eller har extra svårt att artikulera sina intressen? Se svaret på fråga 14 ovan Hantering av intressenters synpunkter 21 Vid vilka givna steg i organisationens verksamhetsstyrning hanteras intressenternas förväntningar och synpunkter? Det finns beskrivet i anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande Översyn. 22 Hur hanterar organisationen balansen mellan samhällets behov av insyn och organisationens behov av integritet? 23 Hur hanterar organisationen synpunkter och förväntningar från intressenter i hela värdekedjan? 24 Hur hanterar organisationen eventuella intressekonflikter mellan olika intressentgrupper? Vi har inte upplevt denna balansgång som problematisk ännu. Transparens är viktigt för Itello då vi verkar i en bransch där flera aktörer står under finansinspektionens granskning. Utöver detta måste vi förhålla oss helt till Dataskyddsförordningen och dess nya krav jämfört med Personuppgiftslagen PUL. Dessa är införda i intressentanalysen, ANA02 Socialt ansvarstagande Intressentanalys. Analysen ligger sedan till grund för vad hur vi ska agera och fokusera avseende socialt ansvarstagande. Än så länge har inga intressekonflikter uppstått, snarare tvärtom är intressenterna i samklang. Intressenternas förväntningar och synpunkter kanaliseras via HR-ansvarig och VD och vidare till samverkansforum. Eventuella konflikter löses i förekommande fall i den konstellationen. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 8 (21)

9 4.4.7 Intressentpåverkan i rapportering 25 På vilket sätt har organisationen utnyttjat intressentdialogen i syfte att stärka kommunikationen/redovisningen av ansvarsarbetet? Intressentdialogen har utgjort en hörnsten i arbetet och ligger som underlag för formulering av mål och aktiviteter. 4.5 Identifiering och prioritering av områden och principer i SS-ISO Nulägesanalys 26 Vilken typ av verksamhet bedriver organisationen? IT. Programvaru-utveckling och tjänsteerbjudande till företag och organisationer verksamma inom liv- och pensionsbranschen. 27 Vilken omfattning, storlek och uppbyggnad har organisationen? 28 I vilka länder/platser/områden är organisationen verksam? 29 Vad har organisationen gjort inom social ansvarstagande? Itello är ca 200 personer (anställda och underkonsulter), med kontor i Stockholm. Verksamheten är uppdelad i mindre resultatenheter: Sälj& Marknadsföring, Produktutveckling, Professional Services, Test & Support, Utbildning samt stödjande enheter i form av Stab, Ekonomi och HR. Sverige primärt, Norden sekundärt (men i blygsam skala än så länge). Itello bedriver ett aktivt miljöarbete och är certifierade inom ISO Vi arbetar aktivt med arbetsmiljö tillsammans med fackklubbarna. Skyddsronder och riskbedömningar har gjorts, arbetsmiljömål uppsatta samt framtagning av handlingsplaner med dess aktiviteter. Vi strävar efter transparens i allt vi gör, vilket även omfattar att tydligt redovisa alla åtagande, mål och aktiviteter inom hållbarhetsområdet. Vi bedriver också ett filantropiarbete med gåvor till olika välgörande ändamål. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 9 (21)

10 4.5.3 Relevans 30 Vilka policydokument, värderingar, principer och uppförandekoder etc. har organisationen som är kopplade till socialt ansvarstagande? Itello har en policy för socialt ansvarstagande samt ett antal därtill kopplade anvisningar. Utöver denna policy finns en arbetsmiljöpolicy samt en miljöpolicy (båda med tillhörande anvisningar), miljöhandbok och ett stort antal andra stödjande dokument inom de olika områdena för socialt ansvarstagande. Det finns en inköpspolicy som beskriver processen vid inköp och granskning av leverantörer, därtill regelverk kring mot etik, mutor, korruption, anti-terrorism och penningtvätt. Som komplement till personalhandboken som beskriver den övergripande personalpolitiken finns alkoholpolicy, beskrivning av hur vi jobbar med jämställdhet & mångfald som inkluderas i arbetsmiljöpolicyn och riktlinjer för att motverka sexuella och allmänna trakasserier 31 Hur ser organisationens Itello har möjlighet att primärt påverka våra anställda, till viss påverkansfär ut? del våra leverantörer och kunder. 32 Vilka slags beslut och aktiviteter hos intressenter i påverkansfären kan påverka organisationens sociala ansvarstagande? Våra kunder ställer krav på Itello inom olika områden av socialt ansvarstagande som vi har åtagit oss att uppfylla. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 10 (21)

11 33 Vilka huvudområden och delområden under avsnitt 6 i SS- ISO bedöms vara relevanta för organisationen och varför? Itello har gjort en genomgång av samtliga huvud- och delområden och utifrån primärt intressentanalysen identifierat de områden som är särskilt viktiga alternativt bedöms vara angelägna för våra intressenter och Itello. Verksamhetsstyrning Motivering: För att tillmötesgå intressenternas krav på bl.a. ansvarighet och transparens behövs någon form av verksamhetsstyrning som påvisar följsamhet och förbättring inom de olika aspekterna av socialt ansvarstagande. Arbetsförhållanden delområde 1: Sysselsättning och anställningsförhållanden delområde 2: Arbetsvillkor och social trygghet delområde 3: Social dialog delområde 4: Arbetsmiljö delområde 5: Personlig utveckling och utbildning i arbetet Motivering: För kunderna (och Itello) är det självklart att samtliga rättigheter runt att arbetsförhållanden ska respekteras. Vidare är det självklart att vi vill vara en exemplarisk arbetsgivare för att kunna rekrytera och behålla våra medarbetare. Miljö Motivering: För Intressenterna och Itello är det självklart att vi ska bedriva ett aktivt miljöarbete och ha en låg miljöpåverkan. Goda verksamhetsmetoder delområde 1: Antikorruption Motivering: För intressenterna (och Itello) är det självklart att även leverantörerna kraftfullt ska hindra korruption på alla sätt. delområde 3: Konkurrens på lika villkor Motivering: Kunderna (och Itello) har synsättet att all form av konkurrens på lika villkor skall uppmuntras. delområde 4: Främja socialt ansvarstagande i värdekedjan Motivering: Kunderna (och Itello) har synsättet att främja socialt ansvarstagande i hela värdekedjan. Konsumentfrågor Delområde 7: Upplysning och medvetenhet Motivering: Itello vill bidra till en ökad kunskap kring försäkringar och långsiktigt sparande. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 11 (21)

12 34 Vilken metod har använts för bedömningen av relevans för huvudområden och delområden? Vi utgick ifrån intressentanalysen som inkluderade intervjuer med intressenterna. Intressenterna gav uttryck för vissa fokusområden som de tyckte var extra viktiga. Dessa områden mappades mot såväl ansvarsområdena och principerna för att få fram dels en viktning av hur viktigt varje områden och princip är, och dels en status på hur väl Itello presterar inom varje område. Sammanställning av detta fick styra vilka områden företaget behövde fokusera på i arbetet med uppsättning av mål för arbetet med socialt ansvarstagande. Resultat av denna viktning syns i diagrammet nedan. Figur 2 - Viktning av ansvarsområden och principer 35 Hur har intressenterna involverats i syfte att hjälpa organisationen att förstå relevans och betydelse av olika huvud och delområden? De har intervjuats i olika omgångar samt internt varit med och deltagit i arbetsmöten. Detta gjordes våren Prioriteringar 36 Vilka är intressenternas behov och önskemål rörande de relevanta delområdena och hur har dessa påverkat prioriteringen? Intressenterna lyfte fram ett antal olika perspektiv som viktiga för dem, bl.a. koldioxidavtryck, god affärsmoral, investeringsmoral, it-säkerhet, leveranserna, arbetsmiljö, samhällsengagemang, mångfald osv. Deras synpunkter låg till grund för hela arbetet och prioriteringen. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 12 (21)

13 37 Vilken inverkan har de relevanta delområdena på organisationens förmåga att uppfylla de lagar, internationella standarder och uppförandenormer som den berörs av? Itello verkar i Sverige och har därför medvetet prioriterat att följa samtliga svenska lagar, förordningar, normer och krav. Tolkningen har också varit att dessa omfattar de internationella standarder och uppförandenormer som gäller för Sverige. Itello är anslutet till Almega. 38 Vilken inverkan har de sju principerna (i avsnitt 4 i SS-ISO 26000) för prioriteringen av relevanta delområden? 39 Vilka resonemang, utifrån risker, möjligheter och konsekvens, har vägts in i prioriteringen av relevanta delområden i syfte att säkerställa ett långsiktigt hållbart engagemang? 40 Hur följs prioriteringen av delområden upp med lämpliga intervall? Principerna har, tillsammans med de utvalda områdena, utgjort grunden för arbetet. Särskilt ansvarighet, transparens och etiskt uppförande har vägt tungt. Möjligheterna med att bedriva ett aktivt arbete inom socialt ansvarstagande är stora; dels förbättrar vi vår organisation internt, och dels förbättrar vi vårt anseende hos kund och blivande medarbetare. T.ex. har vi inom ramen för goda verksamhetsmetoder identifierat att vi behöver beskriva hur vi säkerställer etiken i våra affärsmässiga beslut. Arbetet med att säkerställa detta kommer innebär ett kunskapslyft internt och vi får tillfälle att resonera och kalibrera oss, samt att vi som företag helt enkelt blir lite bättre. Denna ständiga förbättring av företaget är värdefullt i sig men kommer också gynna såväl kunder som medarbetare. Omvänt är risken med att inte bedriva sådant arbete att vi får svårare att navigera svåra frågeställningar samt att bolagets förbättringsarbete går långsammare eller uteblir. En översyn görs halvårsvis, detta beskrivs i ANV01 Socialt ansvarstagande -Översyn. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 13 (21)

14 4.6 Integration av socialt ansvarstagande Mål, handlingsplaner och andra aktiviteter 41 Vilka mål och handlingsplaner har satts utifrån de prioriterade delområdena? Goda verksamhetsmetoder, Verksamhetsstyrning och Konsumentfrågor Mål för dessa ansvarsområden finns i kortfattad form i figur 3 nedan. Arbetsmiljö Miljö Mål för Arbetsmiljö finns i kortfattad form i figur 4 nedan. Mål för Miljö återfinns i ANV02 Miljö - Mätetal och mål. Återfinns även i kortfattad form i figur 5 nedan. Miljö hanteras i ett separat ledningssystem. Itello är certifierade enligt ISO Handlingsplaner I de flesta fall består vardera handlingsplan av några få aktiviteter, då har vi inte skapat en särskild plan, utan en löpande beslut- och aktivitetslistan används för att beskriva och hålla ihop dessa aktiviteter. Beslut- och aktivitetslistan kan därmed ses som en förenklad handlingsplan. Samtliga dokument återfinns på intranätet. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 14 (21)

15 Figur 3 - Uppsatta mål inom Goda Verksamhetsmetoder, Verksamhetsstyrning och Konsumentfrågor Figur 4 - Uppsatta mål inom Arbetsmiljö Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 15 (21)

16 Mål Typ Värde När Minskad elförbrukning/anställd Förbättr - 5 %/år Årligen tsv Bas: CO2-kompensationen ska vara högre än de utsläpp som tjänsteresorna förorsakar Alla bärbara datorer ska vara producerade miljövänligt (certifierad producent) Blandsopmängden ska minska, bättre separering blandsopor, papper och wellpapp Samtliga medarbetare ska vara upplysta inom miljöområdet, både som en start (onboarding) och i fortvarighet Uttjänt materiel, men användbar utanför Itello, ska på ett miljöaccepterat och säkrat sätt säljas eller skänkas i sådan god tid att den är användbar för mottagaren. Förbättr > 100 % Årligen Vidmakt 100 % Årligen Förbättr - 50 % Vidmakt 100 % Inom tre månader från anställning eller efter en förändring Förbättr 30 % Årligen Minska svinnet av matvaror. Förbättr - 25 % Figur 5 - Uppsatta mål inom Miljö 42 Hur har målen integrerats med organisationens övriga mål samt verksamhetsplaner och affärsplan? 43 Hur ser ansvarsfördelningen för mål, utifrån relevanta funktioner och nivåer inom organisationen, ut? 44 Vilka resurser, t.ex. finansiella och personella, har avsatts för mål i enlighet med handlingsplaner? Hela arbetet med det sociala ansvarstagandet håller på att integreras som en del i Itellos hela ledningssystem och naturliga arbete med affärsplaner och uppföljning. Dessutom är uppföljningen en del i HR-årshjulet som omfattar samverkansforum mm. Arbetet med socialt ansvarstagande är en integrerad del i Itellos ledningssystem och målen för 2018/2019 kommer att integreras i verksamhetsprocesserna på Itello. Arbetet för socialt ansvarstagande följs upp utifrån HRårshjulet som omfattar samverkansform. På sikt kommer de övergripande målen att brytas ner i det naturliga arbetet med affärsplaner och ett uppföljningsarbete kommer att ske. Ansvarsfördelning inom socialt ansvarstagande följer den ordinarie strukturen för ansvarsfördelning i organisationen. Hanteringen finns beskriven i Anvisning Medvetenhet samt Översyn. Resursmässigt finns ett antal funktioner och kompetenser avsatta för att arbeta med det sociala ansvarstagandet, se vidare anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn. Dessa personer delar detta arbete med andra uppgifter i relation till Itellos olika ledningssystem och närliggande linjearbete. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 16 (21)

17 45 Finns det exempel på andra aktiviteter utöver mål och handlingsplaner som har genomförts? Metoder för att mäta och följa upp Itello har länge haft ett engagemang i miljöfrågor och även bidragit till olika välgörenhetsinitiativ. Itello har donerat pengar till Unicef, VI-skogen, Rädda Barnen och Naturskyddsföreningen. 46 Vilka metoder används för att mäta, indikera, bedöma och följa upp befintliga och föreslagna prioriteringar och satta mål? Uppföljning av mål och mätetal sker i enlighet med instruktionerna i anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn, ANV06 Miljö Översyn resp ANV02 - Arbetsmiljö Allmänt. 47 Hur utvärderas mätmetoderna för de satta målen? 48 Vilka metoder används för att spåra resultat över tid? Primärt görs detta en gång per år i en process som rullar igenom bolaget. En avstämning görs ett halvår efter. Utvärderingen görs genom årlig revidering av mål och mätetal i samband med verksamhetsplaneringen. Det sker inom de ordinarie uppföljningsprocesserna och i enlighet med anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn Utvärdering, redovisning och kommunikation av socialt ansvarstagande för att stärka organisationens trovärdighet 49 Hur redovisar organisationen resultat för socialt ansvarstagande som kan jämföras över tid? Via denna egendeklaration som kontrolleras av oberoende tredje part samt genom att publicera de policies, dokument och uppnådda mål som finns inom området. 50 Vilka indikatorer används som ger kvalitativ och kvantitativ information om organisationens resultat som är jämförbara och visar på förändring över tid? 51 Använder organisationen externa riktlinjer för redovisning av socialt ansvarstagande och i så fall vilka och hur? 52 Vilka verifieringsprocesser eller certifieringssystem används, där fakta och uppgifter kan spåras tillbaka till en pålitlig källa för att kontrollera riktigheten i fakta och uppgifter? 53 Hur utvärderas resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande? Redovisningen av de uppsatta målen och mätetalen. Itello utgår från den svenska SIS Specifikation 2:2015 Socialt ansvarstagande systematisk egendeklaration som baseras på ISO Miljöledningssystem och certifiering enligt ISO 14001, informationssäkerhetsystem enligt ISO 27001, Socialt ansvarstagande som verifieras mot SIS SP 2:2015 Socialt ansvarstagande systematisk egendeklaration som baseras på ISO Uppföljning av mål, handlingsplaner och aktiviteter samt ledningsdiskussioner/workshops. Detta sker halvårsvis i enlighet med anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 17 (21)

18 54 Hur tas underlag för kommunikation av socialt ansvarstagande fram? Detta är en del i medvetenhetsprocessen och regleras i anvisningen ANV02 Socialt ansvarstagande - Medvetenhet. 55 Hur kommuniceras organisationens arbete för socialt ansvarstagande? 56 Har organisationen valt att utelämna vissa ämnen i sin kommunikation och i så fall varför? 57 Hur kommuniceras organisationens egendeklaration? Efterlevnad av policydokument och riktlinjer I de ordinarie kommunikationskanalerna beskrivna i anvisningen ANV02 Socialt ansvarstagande - Medvetenhet. Nej, full transparens gäller vid genomlysningen och kommunikationen. Internt genom intranätet under Ledningssystem Socialt ansvarstagande. Externt på hemsidan samt hos den externa oberoende granskaren. 58 Hur har policyer/lagar/normer gjorts kända i organisationen? De finns alla tillgängliga på intranätet under Ledningssystem Socialt ansvarstagande. Detta har även kommunicerats genom utbildning samt i de ordinarie kommunikationskanalerna (tex via veckomöten, veckobrev). 59 Vilka arbetsmetoder gäller för interna revisioner och interna granskningar och vilka resultat finns från dessa revisioner och granskningar? 60 Vilka resultat finns från externa intressenters revisioner och granskningar av verksamheten eller organisationens varor/tjänster? 61 Hur hanteras klagomål och reklamationer från konsumenter, kunder, brukare, medlemmar? 62 Hur hanteras klagomål från övriga intressenter? De interna granskningarna specifikt socialt ansvarstagande sker primärt genom den årliga översynsprocessen, se anvisning ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn. Granskningar inom miljöarbetet (ISO 14001) sker inom dess ram. Utöver ovanstående granskningar sker granskningar inom ramen för arbetsmiljö såsom löpande skyddsronder, medarbetarundersökningar och riskbedömningar. Itellos arbete med socialt ansvarstagande har granskats av RI.SE. Itellos arbete med miljö och informationssäkerhet har certifierats av DNV GL. Även Itellos kunder genomför revisioner och granskningar av vår verksamhet. Under 2016 och 2017 har Itello granskats av Swedbank och AMF. Arbetsmiljöverket har gjort platsinspektioner hos Itello oktober 2017 med uppföljning De klagomål vi får rör primärt funktioner i vår leverans av programvara samt tjänster till kunderna. Dessa hanteras enligt beskrivna processer som identifierar och prioriterar fel. Klagomål från intressenterna kring vårt arbete med socialt ansvarstagande kanaliseras till HR-ansvarige för hantering enligt ordinarie processer. De kanaliseras till HR-ansvarige för hantering och ev upptagande till rådet. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 18 (21)

19 4.6.6 Uppfyllnadsgrad av mål, handlingsplaner och aktiviteter 63 Vilka metoder används för utvärdering av mål, uppföljning av handlingsplaner samt aktiviteter och vid vilka intervall genomförs dessa utvärderingar? 64 Vilket utfall har uppnåtts i förhållande till satta mål? De genomförs halvårsvis och sker genom översyn och workshops med olika grupperingar inklusive rådet för socialt ansvarstagande och företagsledningen. Under 2017/2018 har fokus varit på arbetsmiljö och trakasserier. Goda verksamhetsmetoder Arbete har gjorts för att beakta immaterialrätter kring programvara. Rutin för säkerställa etiken i affärsmässiga beslut har inte gjorts. Verksamhetsstyrning Miljö De flesta anställda har deltagit i träning av Itellos värderingar (kallas Marholmen ). Övriga kommer att gå kommande året. Inget ideellt arbete har gjorts. Elförbrukningen har minskat långt över målet som var - 5 %/anställd, närmare -30 %. Övriga mål är besvärliga att stämma av då dels underlaget från Ragnsells är tveksamt kvalitetsmässigt och dels att det inte går att CO2-kompensera längre på trovärdigt sätt. 65 Var målen lämpliga och i så fall varför? 66 Vilken koppling finns mellan organisationens övergripande strategier och mål? 67 Vilka förändringar från bestämda handlingsplaner har fastställts under perioden? 68 Genomfördes bestämda aktiviteter och om inte varför? Målet att endast köpa in datorer som är hållbarhetsmässigt bra producerade är uppfyllt. Arbetsförhållande (arbetsmiljö) Sjukfrånvaro: 3,4 % (mål under 3 %) Självupplevd hälsa: God enligt medarbetarenkät Tillgång till ergonom: ja Ideellt arbete var olämpligt. För kostsamt, bättre att lägga dessa resurser på att tillse att hela bolaget genomsyras av socialt ansvarstagande. Hela arbetet med socialt ansvarstagande är en del i det övergripande ledningssystemet samt i de årliga processerna med affärs- och budgetplanering samt uppföljning. Pga byte både av HR-ansvarig och vd har handlingsplanerna som sattes upp våren 2017 inte särskilt beaktats. Arbetet har fortlöpande gjorts utan dessa planer. Det har funnits och finns planer för utbildningen kring värderingar parallellt med detta arbete med socialt ansvarstagande. Pga byte både av HR-ansvarig och vd har handlingsplanerna som sattes upp våren 2017 inte särskilt beaktats. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 19 (21)

20 4.6.7 Efterlevnad av lagar och andra krav såsom internationella uppförandenormer 69 Hur håller sig organisationen informerad om alla rättsliga skyldigheter? Genom avstämning med företagets jurister samt avstämning med Almega. 70 Hur utvärderar organisationen att den efterlever lagar, krav och internationella uppförandenormer? 71 Vilka ärenden finns från myndigheter eller utslag i domstol som rör lagöverträdelser av organisationen? 4.7 Förbättringsarbete Ständigt förbättringsarbete Genom att årligen genomlysa alla lagar och krav samt stämma av efterlevnaden med våra jurister och Almega. Inga. 72 Vilken metod har använts för att identifiera, styra och följa upp förbättringar? Det genomförs halvårsvis och sker genom översyn och workshops med olika grupperingar inklusive rådet för socialt ansvarstagande och företagsledningen, enligt processen beskriven i anvisningen ANV01 Socialt ansvarstagande - Översyn. 73 Vilka förbättringar har genomförts under perioden? Exempel på detta kan vara utifrån klagomål, målarbete, lagändringar, strategibeslut. 74 Vilka förbättringar har skett mot referensår? För att få mer struktur, bredd och fokus har ansvaret för socialt ansvarstagande breddats att även inkludera stabschefen (som har ansvaret för de flesta ledningssystem). Ytterligare personer i organisation har involverats men har i skrivande stund inte haft möjlighet att djupt komma in i arbetet. Se svaret på fråga 73 ovan Revideringar av styrande dokument, prioriteringar, mål och plane 75 Hur har den gångna periodens arbete med socialt ansvarstagande påverkat organisationens styrande dokument (strategier, policyer etc.)? Under den gångna perioden har inga justeringar behövts göras. 76 Vilka nya prioriteringar har skett inom delområden och principer och i så fall varför? 77 Vilka nya övergripande mål, detaljerade mål, handlingsplaner och aktiviteter inom socialt ansvarstagande har fastställts för den nya perioden? Konsumentfrågor införda. Vi tycker det är viktigt att sprida kunskap om pensioner och långsiktigt sparande till de som är försäkrade. Itellos system är egentligen till för dem. Se svar på fråga 41, mål. Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 20 (21)

21 5 REVISIONSHISTORIK Datum Version Beskrivning Författare Första utkast Per Agélii Alexandra Peretic Granskad, nya mallar Per Agélii & Alexandra Peretic Uppdaterad under förverifiering av RI.SE Alexandra Peretic Kompletteringar Alexandra Peretic Kompletteringar Alexandra Peretic, Per Agélii Fastställd Alexandra Peretic, Per Agélii P Genomgång inför 2018 års besiktning. Emelie Ingmarsson, Fredrik Strömberg P Lagt in rubriker, inledning mm. Allt för att göra det mer överskådligt och lättläst. Fredrik Strömberg P Fortsatt genomgång av 2017 års svar. Emelie Ingmarsson, Fredrik Strömberg P Fortsatt genomgång av 2017 års svar. Emelie Ingmarsson, Fredrik Strömberg P Fortsatt genomgång av 2017 års svar. Emelie Ingmarsson P Genomgång av mål och övriga kvarvarande frågeställningar Fredrik Strömberg, Mats Lillienberg, Anneli Berg, Lena Shaw P Sista städning inför distribution till RISE Fredrik Strömberg P Justeringar i samband med verifieringen. Fredrik Strömberg, Mats Lillienberg P Fortsatt arbete efter revisorns besök. Emelie Ingmarsson, Fredrik Strömberg P Fortsatt arbete efter revisorns besök. Emelie Ingmarsson, Fredrik Strömberg Stadfäst Emelie Ingmarsson, Fredrik Strömberg Filnamn: SED01 Socialt ansvarstagande - Egendeklaration 2018 v1.3 Sida 21 (21)