ADA metoden. Bakgrund och metod. En metod för bedömning av datasystems användarvänlighet och kognitiva arbetsmiljöproblem

Transkript

1 ADA metoden En metod för bedömning av datasystems användarvänlighet och kognitiva arbetsmiljöproblem Bakgrund och metod -1- Previa-Rikshälsan Miljödata AB CMD, Uppsala universitet

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 2.1 Utvecklingen inom datatekniken - datorn i arbetet 2.2 Bildskärmsarbete och hälsa 3. Problemställningar 3.1 Människa-datorinteraktion i arbetslivet 3.2 Kognitiva arbetsmiljöproblem 3.3 Gränssnittets betydelse 3.4 Bristen på bedömningsmetoder 4. Tidigare metoder - några referenser 5. ADA-metodens målsättning 6. Metodbeskrivning 6.1 Metodramen 6.2 Mall för observationsintervju 6.3 Redovisning av fynd, slutsatser och åtgärdsförslag 7. Tänkt användning av metoden 8. Praktiskt genomförande Appendix: Utformning av användargränssnitt - Några exempel på bra och dålig design. Bildbilaga -2-

3 -3-

4 1. Sammanfattning ADA-projektets mål är att utveckla en metod för att göra bedömningar av datorstöd i arbetslivet. Resultatet ska leda till att olika slags kognitiva arbetsmiljöproblem kan identifieras och möjliga förändringsåtgärder anges. Kognitiva arbetsmiljöproblem uppstår bl a när datorstödet inte har ett sådant innehåll eller är så utformat att det understödjer ett effektivt och "användarvänligt" arbetssätt. Problem av denna art är ofta förekommande i datorstött arbete, och kan vara en källa till ineffektivitet, onödiga belastningar, irritation och stress. Metoden ska vara användbar för datorstöd inom "ärendehanterande" områden i vid mening. Till dessa områden räknar vi de flesta administrativa arbetsuppgifter, sjukvårdssystem, servicesystem, personaladministration, materialhantering m.m. Vad som framförallt inte ingår är ren dataregistrering, ordbehandling, processtyrning etc. Främst tänker vi oss att metoden ska vara ett fungerande redskap inom arbetsmiljöarbete, t ex i företagshälsovården, och där komplettera andra metoder för analys av arbetplatsutformning, arbetsinnehåll och arbetsmiljö. Det huvudsakliga innehållet i metoden är en mall för en "observationsintervju". Denna genomförs på så sätt att observatören dels studerar hur datorstödet används, dels genom ett antal frågor tar reda på hur det är konstruerat och fungerar i verksamheten och hur det upplevs av användarna. Resultatet av "observationsintervjun" sammanfattas och med hjälp av ett "tolkningsunderlag" identifieras upplevda eller potentiella problem. Detta utgör ett underlag för fortsatta diskussioner om vilka problem och vilket förändringsbehov som föreligger. ADA-metoden har utarbetats i samarbete mellan Previa-rikshälsan, Miljödata AB och CMD, Centrum för studium av människan och datorn vid Uppsala universitet. Projektet har finansierats av Arbetsmiljöfonden. Följande personer har direkt medverkat i projektarbetet: Carl Åborg William Strigård Bengt Sandblad Magnus Lif Else Nygren Jan Kuylenstierna Previa-rikshälsan Miljödata AB CMD CMD (Designexempel och demonstrationssystem) CMD (Mycket bakgrundsmaterial) CMD (Litteratursökning) Vi tackar övriga personer inom Previa-rikshälsan och CMD som medverkat vid försöksverksamhet m.m. -4-

5 -5-

6 2. Bakgrund 2.1 Utvecklingen inom datatekniken. Utvecklingen på datateknikens område är mycket snabb och omfattande. Utvecklingen både beträffande kapacitet och pris har inneburit att antalet människor som använder datorer i sitt dagliga arbete växer mycket snabbt. Från 1977 till 1989 femdubblades antalet yrkesverksamma datoranvändare från till 1,5 miljon. I slutet av 80-talet använde var tredje anställd dator i sitt arbete. Tjänstemännen har dominerat datoranvändningen. Inom administrativt, kameralt och kontorstekniskt arbete var % av alla anställda datoranvändare. Andelen datoranvändare var störst bland statligt anställda. Under slutet av 80-talet ökade de statliga investeringarna i datorteknik med 30% per år. Investeringarna i persondatorer inom den statliga sektorn ökade budgetåret 91/92 med 60%. Detta innebär att många människor möter nya och stora krav i sitt arbete. Den tekniska utvecklingen på hårdvarusidan är mycket snabb, men här finns också en levande bevakning och debatt vad gäller hälsofaror, ergonomi och utformning av utrustning. Det finns emellertid ingen riktig motsvarighet till detta när det gäller datorprogrammen, mjukvaran. Många system och program som används idag har allvarliga brister avseende "användarvänlighet", vilket yttrar sig i missnöje och bristande acceptans från användarna, samt låg eller ineffektiv användning av tekniken. Amerikanska undersökningar har visat att ökade investeringar i informationsteknologi inte resulterat i sådana rationaliseringar och produktivitetsökningar som man förväntat sig (Kilde: US Dept. of Commerce, 1990). Det amerikanska analysföretaget Gartner Group har analyserat kostnaderna i asmnand med investeringar i persondatorer. De kom fram till att personalkostnaderna är helt dominerande. Kostnaderna för hårdvaran är mycket obetydlig, medan personalkostnaderna utgör hela 85% av totalkostnaderna för ett PC-system från inköp till kasserande. Slutsatsen är att mycket större ansträngning än hittills måste läggas ner på användaranpassning av system och program, samt på användarstöd, support och utbildning. Datorns ansikte (användargränssnittet) har den senaste tiden varit föremål för stora förändringar. Nya grafiska gränssnitt har lanserats och nya hjälpmedel för kommunikationen människa-dator producerats. Spridningen av datorsystemen till flera användare ställer stora krav på logisk och enkel uppbyggnad. När samma användare skall jobba med flera olika system ställs krav på enhetlighet och standards. Leverantörerna har försökt möta dessa krav. Fönstertekniken med ikoner och ett mycket strukturerat och standardiserat arbetssätt oavsett program, blir allt vanligare. Nya tekniker som mus, pekskärmar och talidentifikation blir också allmänna. Vi kan konstatera en tydlig trend i att stora förändringar pågår vad gäller "datorns ansikte" dvs användargränssnittet. Vi kan också se att det växer fram ett antal nya standards när det gäller dessa gränssnitt. Värdering och bedömningar av dessa gränssnitt utförs inte i någon större omfattning då det -6-

7 finns klara brister i kunskapen om vad som är lämplig och vad som är olämplig utformning av användargränssnitt. 2.2 Bildskärmsarbete och hälsa. Det finns en omfattande forskning om olika effekter av bildskärmsarbete. Vanliga besvär som studerats är framför allt belastningsbesvär (skelett, muskler, leder), ögonbesvär, hudbesvär och i viss mån psykiska besvär. Previa-rikshälsan har tillsammans med Arbetsmiljöinstitutet genomfört en studie av bildskärmsanvändare (Arbete och Hälsa, 1988:27, Arbetsmiljöinstitutet). Typen av bildskärmsarbete klassificerades under 5 rubriker: 1. Datainmatning 2. Informationssökning 3. Interaktivt arbete (dvs både inmatning och sökning) 4. Ord och textbehandling. 5. Programmering, systemering mm. Den grupp som vi i detta sammanhang är mest intresserad av är grupp 3 enligt ovan, Interaktivt arbete. Här följer några av resultaten från just den gruppen i den ovan nämnda studien: Drygt 40 % anger besvär från nacke och axlar under det senaste året. Någon form av ögonbesvär uppges av drygt 60%. Lättare psykiska besvär redovisas av 36%. För samtliga finns en tydlig ökning av besvärsfrekvensen vid mer än 6 timmars bildskärmsarbete per dag. Kraven på uppmärksamhet och koncentration upplevs som alltför höga. Närmare 50% anser att datoriseringen har medfört en allmän ökning av kraven. Arbetsmängden, arbetets svårighetsgrad, kraven på uppmärksamhet och koncentration, ansvar mm har ökat. Bilden av ökade krav i arbetet kan också ställas i relation till att en stor majoritet, 70%, av de svarande i undersökningen är missnöjda med sitt eget inflytande i datafrågor som rör deras eget arbete. Psykologisk och psykofysiologisk forskning har påvisat betydelsen av balans mellan upplevda krav från omgivningen och individens resurser att klara av kraven. Om individen har tillräckliga resurser och tillräcklig kontroll över sin situation kan höga krav ge stimulans och utveckling, men saknas dessa förutsättningar kan kraven leda till fysisk och psykisk ohälsa. Om datoriseringen ökar graden av oförutsägbarhet och minskar graden av kontroll och inflytande innebär detta tydliga risker ur hälsosynpunkt. Undersökningen vi hänvisat till ovan omfattade också analyser av samband mellan svaren på frågor om arbetsförhållanden och frågor om hälsa. Intressant är här bl.a. att det ej var statistiskt signifikanta samband mellan förekomst av reglerbara stolar och bord samt nack- och axelbesvär. Däremot hade variablerna arbetsmängd, förekomst av driftsavbrott, och variation av arbetsinnehåll starkt samband med nack- axelbesvär, ögonbesvär och psykiska besvär. -7-

8 Det är en utbredd uppfattning att den fysiska utformningen av terminalarbetsplatser idag normalt är bra. Trots detta ökar besvären bland bildskärmsanvändare. Detta gäller särskilt belastningsbesvären. Fysisk och psykisk belastning kan ta sig samma uttryck i musklernas reaktioner och kan ge samma typ av besvär. Det finns mycket som tyder på att den psykiska belastningen i bildskärmsarbete är ett växande problem ur hälsosynpunkt. Datorernas programvara har en avgörande betydelse för datoranvändarens psykiska arbetssituation. Olämpligt utformade datorprogram och användargränssnitt skapar psykisk och fysisk spänning, irritation och olust och minskar användarens känsla av kontroll. Idag finns viktiga kunskapsluckor inom området hur olika egenskaper hos datorprogram och användargränssnitt påverkar användaren. Flera olika forksningsprogram har under senare år studerat frågeställningar runt arbetslivets ökande datorsiering. Ett exempel är MDA-programmmet finansierat av Arbetsmiljöfonden och NUTEK. Ett flertal projekt, vilka involverade många forskare från olika discipliner, studerade olika aspekter på problemen med att åstadkomma effektiva datorstöd samtidigt som man försäkrar sig om en god arbetsorganisation och en god arbetsmiljö. Vid CMD, Uppsala universitet, genomfördes ett MDA-projekt kallat "Datorstött mänskligt arbete". I detta projekt studerades ett antal olika frågeställningar, bl a sådana kognitiva arbetsmiljöproblem som kan uppstå då ett datorstöds användargränssnitt inte är anpassat till arbetssituationen eller till de yrkesmänniskor som ska använda sig av datorstödet i sitt dagliga arbete. En hel del av de kunskaper som kom fram inom detta projekt har använts som unerlag för utarbetande av ADA-metoden. -8-

9 -9-

10 3. Problemställningar 3.1 Människa-datorinteraktion i arbetslivet. Man talar idag mycket om "det goda arbetet". Man kan naturligtvis lägga in många olika betydelser i detta begrepp. I arbetsmiljölagen sägs det t ex: "Teknik arbetsorganisation och arbetsinnehåll ska utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa. Starkt styrt eller bundet arbete ska undvikas eller begränsas. Det ska eftersträvas att arbetet ger möjlighet till variation, social kontakt och samarbete samt sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter. Arbetsförhållandena bör så långt som möjligt ge möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling liksom till självbestämmande och yrkesmässigt ansvar". Ska informationsteknologin kunna bidraga till "det goda arbetet" fordras både att tekniken anpassas till människans behov och förutsättningar och att den är effektiv, dvs bidrager till att den verksamhet den ingår i blir effektiv. Sådana förändringar som leder till en förbättrad arbetsmiljö, till ett innehållsrikare arbete och till en utvecklingsbarare arbetssituation kommer även att vara "lönsam" i mer traditionell mening. Arbetsmiljö kommer i framtiden att bli allt mer av ett konkurrensmedel. "Användarvänlighet" är t ex idag ett av de största försäljningsargumenten inom databranschen, även om man ofta har svårt att leva upp till vad man lovar. Det är därför viktigt att skapa kunskaper om vad som är "användarvänligt" och hur datasystem bör utformas för att uppfylla sådana krav. En central utgångspunkt är att kognitiva arbetsmiljöproblem har sin grund i att "operatören" (den som utför arbetsmomentet) upplever att han/hon inte kan förstå eller påverka, planera, styra den aktuella processen eller det aktuella dynamiska skeendet. Orsakerna till detta kan vara många. En första kategorisering av faktorer kan vi hämta från vad styr- och reglertekniken säger om vad som fordras för att styra/kontrollera en process. För detta fordras att samtliga följande villkor är uppfyllda: att det finns ett nog tydligt mål för det som ska uppnås, att den som skall styra/påverka har en fungerande modell över (förståelse för...) processen eller skeendet, att det finns tillräckliga möjligheter att påverka processen eller skeendet (styrbarhet), att det finns tillräcklig information om processens eller skeendets aktuella tillstånd (observerbarhet). För många arbetssituationer gäller emellertid ofta att en eller flera av dessa förutsättningarna inte är uppfyllda. Detta leder till en rad problem. Skeendet, t ex handläggningen av ärendet eller betjänandet av kunden, kan inte utföras så som det var tänkt och planerat. Man kan inte kontrollera skeendet. Den som ska -10-

11 utföra arbetet kommer att uppleva olika slags hinder, irritation, hjälplöshet, stress m.m. I olika slags verksamheter, t ex i processtyrning, administrativt arbete eller i sjukvården, kan svårigheterna att påverka de skeenden man är satt att arbeta med vara ett huvudproblem. Detta kan bl a ha sin grund i otydlig eller ofullständig målformulering, i dålig arbetsorganisation eller i bristande information. I många arbetssituationer är målen inte klart formulerade, eller formulerade så att det är omöjligt för den enskilde individen att avgöra vad som ska uppnås. Det är då dels svårt att planera sitt arbete på ett bra sätt, dels svårt att bedöma och utvärdera det egna eller gruppens prestationer i relation till målen. Det är heller inte ovanligt att det finns olika mål i en arbetssituation och att det finns konflikter mellan olika mål. Sådana målkonflikter kan leda till problem av olika art, t ex osäkerhet och stress, då man har svårt att veta vilka av de motstridiga målen man ska följa. En dåligt anpassad arbetsorganisation kan göra att man inte överblickar skeendet eller inte har möjlighet eller befogenhet att utföra arbetet på ett önskat sätt. Man ser inte hela skeendet, t ex en tillverkningsprocess eller ett administrativt ärendes hantering, och vet därför inte processens ursprung, hur långt processen fortskridit eller vad resultatet blir. Problem uppstår också i arbetssituationer där det finns starka inslag av delegering, antingen till medarbetare eller till ett informationssystem. Under sådana betingelser kan det vara svårt att få rapporter om hur långt det delegerade arbetet fortskridit, dvs viktig information om processens eller skeendets tillstånd är inte tillgänglig när den behövs för olika styråtgärder eller för att bedöma om något skulle behöva åtgärdas. Ett informationssystem kan genom sin utformning skapa informationsbrist hos användaren. Även om informationen faktiskt finns i ett system så kan det vara svårt att få fram den, eller ta så lång tid att man hellre avstår från att utnyttja systemet. Vilken information som presenteras och sättet varpå den presenteras måste anpassas både till arbetssituationen som sådan och till den individ som ska ta emot den. Just utformningen av den del av ett datasystem som användaren uppfattar, det s.k. gränssnittet, har visat sig vara mycket viktig. Vi ser idag inom de flesta branscher och organisationer en trend mot ökad decentralisering. Ansvar, beslut och genomförande flyttas från centralt håll ut mot de operativa delarna av organisationen. Av det ovanstående framgår det klart att såväl informationsförsörjningen som påverksansmöjligheterna måste vara fungerande och väl avstämda för att styrningen/ledningen av organisationens olika delar ska fungera. I många verksamheter idag ser vi exempel på dåligt samstämda ansvars- och informationsstrukturer. Man har delegerat ansvar, beslut och åtgärder, men det informationssystem man har klarar inte av att förse de olika nivåerna med beslutsrelevant information. Eller omvänt; man har en bra informationsförsörjning, men organisationen är sådan att de personer som får informationen inte har kompetens att använda den eller saknar möjlighet eller befogenhet att agera utgående från den inforamtion de får. Brister i alla dessa avseenden: målkonflikter eller oklara mål, bristande information om processens eller skeendets tillstånd, otillräckliga påverkans- -11-

12 möjligheter eller bristfälliga modeller har alla samma förödande konsekvenser för den som arbetar i en dynamisk miljö: de minskar möjligheterna till förståelse, kontroll och styrning och innebär att "operatören" ställs inför en omöjlig uppgift som kan leda till uppgivenhet, negativ stress och på sikt inlärd hjälplöshet och ohälsa. 3.2 Kognitiva arbetsmiljöproblem Det ovanstående är således grunden för det vi kallar kognitiva arbetsmiljöproblem. Ordet kognitiv betyder ungefär "tänkande". Kognitionspsykologin behandlar bl a människans inlärning, förståelse, minne, problemlösande och beslutsfattande. Kognitiva arbetsmiljöproblem uppstår när egenskaper i arbetssituationen hindrar människan från att utnyttja sin kognitiva förmåga för att utföra arbetsuppgifterna på ett effektivt sätt. Hindren kan vara av olika art, t ex en "olämplig" arbetsorganisation, ett "felaktigt" systeminnehåll eller ett "dåligt" gränssnitt. De kognitiva arbetsmiljöproblemen innebär att de som arbetar i verksamheten inte kan förstå, skaffa sig information om, överblicka, kontrollera, påverka eller styra det eller de skeenden man arbetar med. Vår hypotes är att kognitiva arbetsmiljöproblem är en viktig och vanlig orsak till olika slags stress i moderna administrativa och högteknologiska system vid sidan av de mer välbelagda källorna till stress som t ex uppdrivet arbetstempo och enahanda arbete. Problemen kan i sin tur leda till psykiska och fysiska reaktioner, belastningsbesvär m.m. Arbetet med kognitiva arbetsmiljöproblem kräver en preliminär förståelse av vilka problemen är och hur de uppstår. Det är viktigt att identifiera, beskriva och analysera de aspekter på systemegenskaper som är viktiga att beakta vid studier av kognitiva arbetsmiljöproblem i en viss arbetssituation. Med systemegenskaper menar vi egenskaper som hänför sig såväl till själva arbetsprocessen och arbetsorganisationen som till innehåll och gränssnitt i det datasystem man arbetar med. För den som arbetar i processen är det inte möjligt, eller i alla fall inte intressant, att särskilja dessa aspekter. Begreppet arbetsmiljö är komplext. Här är det relevant att utgå från det bredare perspektiv som präglar arbetsmiljölagen. Detta innebär att alla de förhållanden som möter människan inom arbetslivet, och som har konsekvenser för arbetsinnehåll, resursutveckling, välbefinnande och hälsa innefattas i definitionen. Det sätt varpå datatekniska hjälpmedel idag alltmer integreras i arbetsmiljön gör det nödvändigt att noggrannt studera vilka konsekvenser -12-

13 utvecklingen får för arbetets innehåll och för dess utförande samt vilken påverkan detta har på individen, på gruppen och på verksamheten som sådan. Det är svårt att skilja mellan "primära" och "sekundära" arbetsmiljöproblem. Ett dåligt arbetsinnehåll, arbetsorganisation, psykosocial eller fysisk miljö kan alla leda till problem av olika art, med olika manifestationer. Man måste därför se arbetsmiljöproblem av olika art som beroende av varandra och bara ett "helhetsperspektiv" kan resultera i en bra total arbetssituation. Kognitiva arbetsmiljöproblem, i den mening vi här definierat sådana, är en viktig del av detta. Detta påstående bygger på erfarenheten att kognitiva arbetsmiljöproblem är klart relaterade till en upplevelse av stress, och att stress i många fall är en viktig orsak till dålig arbetsmiljö och till hälsoproblem är klart belagt. En grov modell av mänsklig informationshantering En grund för all modellering är att ingen modell kan vara en fullständig beskrivning av den företeelse som man försöker modellera. Därför måste varje modell skapas i ljuset av ett visst syfte. Syftet begränsar då modellen på så sätt att bara de för syftet relevanta egenskaperna tas med i den. I MDI-sammanhang (Människa-Dator Interaktion, på engelska HCI, Human- Computer Interaction) är det naturligtvis nödvändigt att formulera modeller av människan som informationsbehandlare. Dessa modeller behöver inte vara speciellt komplicerade för att vara användbara i samband med den systemutveckling som görs idag. Det viktiga är att modellerna innehåller för den aktuella frågeställningen relevanta aspekter. En viktig del i den modell av mänsklig informationsbearbetning, som vi här har använt som en grov förklaringsmodell, är uppdelningen mellan medvetna och automatiserade tankeprocesser. På en högsta och mycket medveten nivå är människan kreativ och har en avancerad och adaptiv problemlösande förmåga. På denna nivå är däremot kapaciteten i andra avseenden starkt begränsad. Vi klarar bara av att behandla en sak i taget. På en lägsta kognitiv nivå där vi utför inlärda och automatiserade uppgifter har vi däremot en så gott som obegränsad parallell kapacitet. Se figur 1. I samband med processkontroll är denna uppdelning ofta en mycket viktig del av modellerna av operatörers informationsbehandling. Inom övriga MDIforskningen är den däremot idag inte så vanligt förekommande. En uppdelning i automatiserade och medvetna tankeprocesser kan emellertid hjälpa oss att förstå en rad svårigheter som användare har med datorsystem i verksamheter av olika art. En av de intressantaste frågorna i detta sammanhang är vilka egenskaper som gör att en uppgift kan automatiseras snabbt eller kanske inte kan automatiseras alls. Den existerande forskningen ger ett visst svar som innebär att dels sådana uppgifter som vi är byggda för att klara bra, t ex mönsterigenkänning, är lätta att automatisera och dels att sådana uppgifter där en uppfattbar egenskap alltid skall åtföljas av en viss handling utan att hänsyn behöver tas till övrig information, också är lätta att automatisera. Uppgifter som kräver en bedömning verkar däremot svåra att automatisera. -13-

14 Medveten Kognitiv nivå Hög nivå - en sak åt gången Automatiserad Låg nivå - hög parallellkapacitet Figur 1. En mycket förenklad bild av människans kognitiva förmåga på olika nivåer. Automatiserade processer En viktig aspekt på de kognitiva arbetsmiljöproblemen utgår från den roll som automatiserade processer spelar i en arbetssituation. Låt oss för att förklara detta ytterligare ta exemplet med en person som kör bil i en livligt trafikerad stad. Denne person planerar färdväg med hänsyn till trafik, vägar osv., studerar kontinuerligt omgivningen, vägbanan, trafiken, trafikljus, andra fordons beteende, manövrerar bilen via rattrörelser, växelspak, gas, broms, koppling, körriktningsvisare m.m., gör en rad bedömningar där mängder av olika faktorer vägs samman och tar en ständig följd av snabba beslut. Tolkar vi detta i data- och informationsströmmar, bearbetning, beslutsprocesser etc. ser vi en ohyggligt komplex mängd av avancerade och parallella processer. Under normala omständigheter gör vi allt detta utan problem eller ansträngning och detta dessutom samtidigt som vi kan ha våra medvetna tankar koncentrerade på något svårt problem, t ex hur vi ska lösa en personalkonflikt på jobbet eller vilken slags sås vi ska göra till söndagssteken då svärföräldrarna kommer på besök. Detta kan fortgå tills något i trafiken, t ex ett barn som springer ut i vägen, eller tills något i bilen, t ex en röd lampa eller ett konstigt ljud, pockar på vår medvetna uppmärksamhet. Då måste den problemlösning vi höll på med läggas åt sidan tills dess att det nya problemet lösts. Därefter kan vi återgå till personalproblemet eller söndagssteken. -14-

15 Vid användning av datoriserade informationssystem är förmodligen automatiserade processer något som i hög grad bidrar till en effektiv användning och till att minimera perceptiva och kognitiva belastningar. Om gränssnittet förhindrar utveckling och användning av sådana processer leder detta till olika slags kognitiva arbetsmiljöproblem. Typer av kognitiva arbetsmiljöproblem vid informationshantering Ett flertal olika kognitiva arbetsmiljöproblem kan uppstå vid användning av ett datoriserat informationssystem i arbetslivet. Vårt syfte här är inte att göra en fullständig taxonomi av sådana problem, utan att identifiera viktiga problemklasser. Uppdelningen ska göra det möjligt för oss att relatera problemklasserna till design- och konstruktionsmetoder. För att uppfylla detta syfte måste vi sedan i en viss arbetssituation kunna kartlägga sådana aspekter på informationsanvändning som är viktiga att beakta i samband med gränssnittsdesign. Uppdelningen bygger på analyser av fältförsök, samt egna och andras experiment med olika slags gränssnitt i yrkesmässiga situationer. Avbrott i tankegången. Interaktionen med datorstödet tillåter inte användaren att koncentrera sig mer eller mindre odelat på den egentliga arbetsuppgiften, utan denne tvingas ofta använda kognitiv kraft på högre nivå för att hantera/styra datorn. Vid manuellt arbete klarar vi ofta av att automatisera de "kringfunktioner" som behövs för arbetsuppgifternas utförande. Vid datorstött arbete tvingas vi ofta göra samma saker med mer kognitiv belastning. Orienteringsproblem. Man hamnar i tveksamhet eller okunskap om var i systemet man befinner sig. Likaså kan det vara svårt att formulera vart man vill komma. Detta kan även formuleras som att man "går vilse i informationsrymden". De flesta användargränssnitt tillåter inte att man hela tiden ser var i systemet man befinner sig, och hur det aktuella läget är relaterat till helheten. En annan viktig aspekt på orienteringsproblematiken är hur snabbt man kommer in i det sammanhang, kontext, som visas på skärmen då man återkommer till arbetssammanhanget efter att ha varit iväg och gjort något annat eller blivit störd på något sätt. Det är viktigt att man snabbt, "med en blick" kan se var i processen man befinner sig. Kognitivt "tunnelseende". Vid bedömningar och beslut har man svårt att kunna ta full hänsyn till information man inte har samtidig tillgång till. Även om man vet att annan viktig information finns tillgänglig på annan plats är det svårt att integrera den i bedömnings- och beslutsunderlaget. Man tenderar med andra ord att lägga betydligt större vikt vid den information man direkt kan se än annan information. Om vi kan se informationen samtidigt, t ex som dokument utspridda på en skrivbordsyta, har vi förmågan att inkludera även mycket stora informationsmängder i ett beslutsunderlag. -15-

16 Belastningar på korttidsminnet. Kognitionspsykologisk minnesforskning har klart visat på korttidsminnets begränsningar. Det kan lagra c:a 5-8 informationsenheter samtidigt, har en kort avklingningstid samt hög störningskänslighet. Vad som menas med en informationsenhet varierar med sammanhanget. Det kan t ex vara en siffra, ett tal, ett ord, en bild eller ett fakta av något slag. Om vi t ex tvingas att läsa delar av ett informationsunderlag på en bildskärmsbild, andra delar på andra bildskärmsbilder och sedan integrera dessa i huvudet kommer vi att belasta korttidsminnet. Klarar vi inte av att hålla nödvändig information i korttidsminnet måste vi hoppa fram och tillbaka mellan bildskärmsbilderna. Detta tar tid och är ansträngande. Om vi dessutom måste göra åtgärder, t ex ge kommandon etc., som fordrar kognitiv ansträngning för att klara bildväxlingar m.m. kommer vi att "släcka" korttidsminnet eller i alla fall att störa det kraftigt. Onödig kognitiv belastning. Vi inhämtar mycket av behövlig information i en viss arbetssituation via avkodning/tolkning av de mönster som informationen bildar, och inte via läsning av det egentliga informationsinnehållet. Vi utnyttjar denna egenskap att mycket snabbt betrakta ett dokument och se vad som är av intresse i den aktuella situationen för att "zooma" in mot den intressanta delmängden. Om inte gränssnittet understödjer sådana sök- och tolkningsmöjligheter måste vi mödosamt läsa all relevant information. Mönsterigenkänning automatiseras lätt och är snabb. Läsning kan inte automatiseras och är dessutom långsam. Spatial "virrighet". Vi tenderar att ofta relatera informationsaspekter till informationens spatiala egenskaper. Vi minns i termer av färg, form, läge, rörelse m.m. "Anvisningarna finns långt bak i den röda pärmen i övre, högra bokhyllan, strax bakom ett blad med röd kant." Vi utnyttjar sådan spatial information för att snabbt söka och identifiera relevant information, utan att behöva klargöra den exakta frågeställningen. Vi "vet vad vi vill se" i en viss arbetssituation utan att kunna eller i alla fall behöva formellt ange det. Om de spatiala relationerna är obefintliga, oklara eller förändras på något sätt spolieras denna möjlighet till spatial kodning av informationsbärare och informationsinnehåll. Inkonsistent informationskodning. Detta innebär att den information som ska förmedlas till en användare kodas på ett sådant sätt att man inte utan onödig kognitiv belastning kan inhämta den. Olika sätt att koda information kan utnyttjas för att förmedla ett budskap. Färg, form, font, läge, funktionstangenter etc. kan ges en informationsmässig innebörd. Problem kan i detta sammanhang vara av olika art. Om inte kodningen är lika över tiden och i olika delar av ett informationssystem får man mycket svårt att automatisera användandet. Om inte kodningen görs på ett genomtänkt sätt kan man ändå få problem, även om det är likformigt genomfört. Det är t ex viktigt att de gränssnittselement som används har kopplingar till de begrepp som används i den aktuella arbetssituationen, t ex "patient", "remiss", "labsvar" etc. inom sjukvården. Informationen kan ges många redundanta attribut, dvs flera olika samtidiga attribut förmedlar samma budskap, så att -16-

17 identifikationen och avkodningen underlättas och görs "självklar" för användaren. Det är också viktigt att man använder sig av kodningsbegrepp som är konsistenta med den information som ska förmedlas. Vi har t ex svårt att identifiera en färg med något som har en skala. Vi har mycket svårt att lära och automatisera att "röd" är större eller mindre än "blå". Färg är för oss mest logiskt associerat med klasstillhörighet. En färgnyans eller en gråskala kan däremot förmedla skalrelaterad information. Problem med tidskoordinering av värden. Ofta är det i arbetssituationen viktigt att kunna associera ett informationsvärde till en viss tidpunkt eller att kunna tidsrelatera olika informationsmängder till varandra. Det kan t ex handla om att veta när ett visst värde har uppmätts eller i vilken tidsordning och med vilka tidsmellanrum en serie mätvärden ska ordnas. Om man inte snabbt och automatiserat kan avläsa detta, utan måste läsa och tänka mycket för att tidsrelatera informationen leder detta till tidsförluster och onödiga kognitiva belastningar. Problem att identifiera en process status. Ofta är det viktigt att snabbt kunna sätta sig in i en process, eller ett ärendes, hanteringsmässiga status. Det kan i en administrativ tillämpning t ex handla om att se vilka ärenden som väntar, vilka som kommit en bit på väg och i så fall hur långt eller vilka som är avslutade. Möjligheterna att kunna planera sitt arbete, att snabbt kunna komma in i rätt arbetssammanhang eller att kunna växla mellan arbetsuppgifter på ett effektivt och enkelt sätt försvåras eller omöjliggörs annars. Man blir styrd av det systemet förmedlar och kan inte hitta och utföra det som egentligen är högst prioriterat. 3.3 Gränssnittets betydelse Ett mål med utformningen av ett informationssystem i en verksamhet måste därför vara att låta en individ använda sina kreativa och problemlösande förmågor till det som är kärnan i en arbetsuppgift. Dagens utveckling av datorstöd leder ofta till att den kognitiva förmågan istället måste användas till att hantera informationssystemet. Vi har sett exempel på datorstöd där själva hanterandet av datorn i vissa situationer kan ta upp till 80% av arbetstiden, där tankegången ideligen arbryts av beslut gällande kommandon till datorn, tolkning av datorpresenterad information m.m. Självfallet blir både effektiviteten låg och belastningarna på användaren hög i en sådan situation. Med ett användargränssnitt menar vi den "yta" som en användare ser och upplever när man använder sig av ett datorstöd. Vanligtvis kommunicerar man idag med datorn via en bildskärm försedd med ett tangentbord och ofta med en "mus", ett pekdon som man kan peka på objekt på bildskärmen med och "klicka" för att välja objekt eller utföra kommandon etc. Med ordet "gränssnitt" menar vi i fortsättningen både det som användaren ser på bildskärmen och det dynamiska samspelet, interaktionen, som sker mellan användare och dator under användningen. Gränssnittet är alltså det som användaren ser och upplever av datorstödet, och därmed det enda som egentligen är av intresse för -17-

18 denne. Vad som finns bakom "ytan", hur systemet rent datatekniskt är konstruerat, vilket programmeringsspråk eller vilken databashanterare som använts etc. är inte intressant för användaren. Gränssnittet definierar för användaren vad som han/hon kan göra med systemet och hur det fungerar som en del av verksamheten i övrigt. Fig. Användargränssnittet, den "yta" mot datorstödet som användaren ser och upplever Självklart har gränssnittets utformning stor betydelse för hur väl fungerande datorstödet blir för användaren. Ett mål för design och konstruktion av användargränssnittet till ett datorstöd måste vara att utforma gränssnittet både så effektivt som möjligt, så att det kan stödja användaren och verksamheten, och så att alla onödiga belastningar förorsakade av gränssnittet kan minimeras. Det finns en rad olika problem associerade med grässnittets utformning. Standarder, regler och riktlinjer av olika slag har formulerats för att hjälpa systemutvecklarna att designa och konstruera bra gränssnitt. Ofta har emellertid dessa regler inte utformats utgående från mer grundläggande kunskaper om sådana kognitiva arbetsmiljöproblem som vi diskuterar här. I appendix 1 ger vi ett antal exempel på utformning av gränssnitt, och diskuterar kort vilka olika slags människa-datorproblem de kan leda till. Syftet är främst att ge ett antal illustrationer till de aspekter som ingår i ADA-metoden. Appendix 1 är även användbar vid utbildning av de som ska kunna använda sig av ADA-metoden. 3.4 Bristen på bedömningsmetoder -18-

19 Frågeställningar kring datasystems innehåll och utformning av användargränssnitt har studerats tidigare. Litteratur och forskning inom området är omfattande, vilket framgår av en genomförd litteraturstudie som redovisas i en separat skrift. Rapporter och böcker som skrivits är emellertid mer riktade till andra forskare eller till systemutvecklare än till de som arbetar med att studera och förbättra arbetsmiljön för bildskärmsanvändare. Ben Schneiderman har gett ut en mycket omfattande bok, "Designing the User Interface", (Addison-Wesley, 1992), som beskriver det arbete som utförts inom området. Detta och andra arbeten visar på de stora bristerna vad det gäller konkreta arbetsredskap för att utföra analyser och bedömningar om datorstödets "användarvänlighet" och för arbete med arbetsmiljöproblem av kognitiv art. Jakob Nielsen gör i sina böcker "Usability Engineering", (Academic Press, 1993), och "Usability Inspection Methods", (John Wiley & Sons, 1994) en genomgång av problem och metoder för datasystems "användbarhet" och för utvärdering. De flesta av de metoder han beskriver är emellertid främst avsedda att användas av systemutvecklare när man i olika skeden av systemutvecklingsprocessen arbetar med systemdesign och utvärdering av slutproduktens "användbarhet". Även i Sverige har en hel del forskning och utveckling skett inom området. En produkt som vänder sig till kretsen utanför forskare och systemkonstruktörer är TCO:s "Programprovaren". Den är konstruerad för att olika slags användare själva ska kunna bilda sig en uppfattning av datorstödets och användargränssnittets utformning. Programprovaren berör ett mycket vitt område från programergonomi och fysisk ergonomi till arbetetsorganisation, och används främst för att värdera och betygsätta olika produkter mot varandra. Programprovaren saknar emellertid möjligheter att mer detaljerat påtala problemområden och vilka effekter som kan uppstå av dessa. Inom ADA-projektet har vi studerat möjligheterna att i en arbetsmiljöundersökning, t ex en sådan som utförs inom företagshälsovården, utveckla en metod, ett bedömningsinstrument, för att analysera ett datorstöd med avseende på dess "användarvänlighet" och för att kartlägga eventuella kognitiva arbetsmiljöproblem. Behovet är idag stort av ett konkret arbetsredskap för att arbeta med kognitiva arbetsmiljöproblem med utgångspunkt från användaren och med utnyttjande av all den kunskap som forskningen har. Den statliga arbetsmarknaden har en mycket hög andel datoranvändare, högre än övriga sektorer. 60% av alla anställda använder datorer i sitt arbete, och andelen ökar hela tiden. Det har därmed varit naturligt att den företagshälsovård som betjänar den statliga sektorn prioriterat arbete med arbetsmiljön vid bildskärmsarbete. Previa-rikshälsan (tidigare Statshälsan) har under c:a 10 års tid ägnat särskilda resurser åt detta område. Bl a har mycket omfattande hälso- och arbetsmiljöundersökningar genomförts för tals anställda med bildskärmsarbete. Speciella frågeformulär har utvecklats för det ändamålet, delvis i samarbete med Arbetsmiljöinstitutet. Checklistor för arbetsmiljökartläggning av datoriserade arbetsplatser har också utvecklats. -19-

20 En betydande kunskap om statliga bildskärmsanvändares hälsa och arbetsförhållande har uppnåtts på det viset. Framförallt finns det idag en stor kunskap om hur den fysiska arbetsmiljön bör se ut. Det finns också en stor kunskap och medvetenhet om att den psykologiska arbetsmiljön, arbetsorganisationen och arbetsuppgifternas innehåll är avgörande för hälsa och välbefinnande. Vi vet att en fysiskt bra utformad arbetsplats inte kan förhindra hälsoproblem om arbetet är olämpligt ur psykologiska aspekter. Vi vet att intensivt bildskärmsarbete kan vara en risksituation ur hälsosynpunkt. För anställda som tillbringar huvuddelen av sin arbetstid vid en bildskärm är självfallet utformningen av datorstödet, datasystemet och dataprogrammen av största vikt ur hälso- och arbetsmiljösynpunkt. Trots det har arbetsmiljöexperter, FHV-personal, ansvariga arbetsgivarföreträdare och fackliga företrädare hittills inte alls varit lika bra på att bedöma datorstödets utformning som på att bedöma den fysiska arbetsplatsutformningen. Det finns en tendens att hålla sig till gamla invanda, väl utprovade och erfarenhetsmässigt effektiva arbetsmetoder, och en viss tveksamhet att ge sig in på nya områden, trots medvetenhet om dessa områdens betydelse. På områden där det finns vedertagna metoder och fastställda riktlinjer kan arbetsmiljöarbetet få en betydande genomslagskraft. Det illustreras t ex av utvecklingen av ny bildskärmsteknik och insatserna för att begränsa ensidigt datorarbete. När det däremot inte finns någon utarbetad metodik tillgänglig för arbetsmiljöexperterna kan synpunkter som framkommer lätt bli jämställda med "löst tyckande". Det finns således ett stort behov av hjälpmedel och utbildning för att initiera och underlätta arbete med datoranvändares psykologiska och kognitiva arbetsmiljö. Hjälpmedel som kan komplettera den etablerade arsenalen av metoder och arbetssätt för kartläggning och analys av hälsa och arbetsmiljö, ur såväl fysisk som psykisk synvinkel. Hjälpmedel som är praktiskt användbara i "fält", ute på arbetsplatserna, till skillnad från forskares och produktutvecklares laboratoriemetoder för test av "usability" och "user-friendliness". Hjälpmedel som kan underlätta dialogen med datoranvändare om behov, reaktioner och synpunkter utifrån deras konkreta arbetssituation. -20-

21 -21-

22 5. Tidigare metoder - några referenser Mycket forskning och utvecklingsarbete har tidigare bedrivits om olika aspekter på människa-datorsamverkan i arbetslivet och om metoder för design och utvärdering av datorstöd och användargränssnitt. Vi ska här inte göra någon mer fullständig genomgång av litteraturen inom området, men ska med några referenser försöka beskriva ADA-metodens relationer till tidigare arbeten och metoder. Arbetsmiljö och hälsa vid bildskärmsarbete Det finns en omfattande kunskap samlad och dokumenterad när det gäller häslo- och arbetsmiljöaspekter på bildskärmsarbete vid administrativ ärendehantering. Omfattande och breda enkätundersökningar om upplevd arbetssituation och upplevda besvär har genomförts av SCB och Previarikshälsan. Redovisningar finns i: "Datorer och Arbetsmiljö", rapport 1991:3, SCB (1991) Aronsson, Åborg och Örelius, "Datoriseringens vinnare och förlorare", Arbete och Hälsa 1988:27, Arbetsmiljöinstitutet Andersson och Åborg, "Bildskärmsformulären. Referensdata insamlade , Statshälsan Mer specifika undersökningar, riktade mot vissa riskfaktorer eller vissa besvär, finns redovisade i ett flertal skrifter i Arbetsmiljöinstitutets skriftserie Arbete och Hälsa. Den senaste rapporten angående hälsobesvär är: Bergqvist, U., "Health problems during work with visual display terminals", Arbete och Hälsa 1993:28. (Den behandlar besvär från ögon, armar, nacke/axlar och hud.) En rapport om organisatoriska och psykologiska faktorers samband med sjukfrånvaro och oro för hälsorisker är: Aronsson och Strömberg, "Sociala och psykologiska riskfaktorer i yrkesgrupper med omfattande datoranvändning", Arbete och Hälsa 1991:39. Datateknik i arbetslivet Det aktuella läget inom den svenska forskningen som behandlar arbetsmiljö och datateknik i arbetslivet ur både datavetenskaplig och beteendevetenskaplig synpunkt finns sammanfattat i: Lennerlöf, L., (red.), "Människor-Datateknik- Arbetsliv", Publica, Stockholm,

23 Från MDA-programmet, finansierat av Arbetsmiljöfonden och NUTEK, finns dessutom ett stort antal skrifter och forskningsrapporter som beskriver olika aspekter på problematiken. Människa-datorinteraktion och gränssnittsproblem Några grundläggande publikationer inom området människa-datorinteraktion och gränssnittsutformning är: Norman, D. and Draper S. (eds), "User Centered System Design", Lawrence Erlbaum Ass Norman, D. "The Psychology of everyday things". Basic Books, New York Schneiderman, B., "Designing the User Interface", Addison-Wesley, Helander M., "Handbook of Human-Computer Interaction", North Holland, Mer centrerade på rent kognitionspsykologiska aspekter är t ex: Wærn Y., "Cognitive aspects of Computer Supported Tasks". John Wiley & Sons, Allwood C.M., "Människa-datorinteraktion. Ett psykologiskt perspektiv", Studentlitteratur, Den definition av kognitiv belastning och kognitiva arbetsmiljöproblem som vi använt oss av här kommer ifrån: Bengt Sandblad, Mats Lind och Else Nygren. "Kognitiva arbetsmiljöproblem och gränssnittsdesign". CMD-rapport nr 20/91, Uppsala universitet. Det finns en hel del litteratur där enstaka aspekter på kognitiv belastning i samband med datorstött arbete beskrivs, ibland kombinerat med metoder för att mäta sådana belastningar. Vi går emellertid inte in på detaljer om detta här. Metoder för analys och bedömning av datorstöd och användargränssnitt: Det finns en lång tradition att arbeta med metoder för utvärdering av datorstöd och med "guide-lines" för design av system och gränssnitt. Exempel på några mycket detaljerade metoder är: Human factors engineering standards for information processing systems, Lockheed Missiles and Space Co,

24 Guidelines for designing user interfaces software, US Department of Commerce, Idag talar man mycket om metoder för "usability-engineering" och "usabilityanalysis". Jakob Nielsen gör i sina böcker "Usability Engineering", (Academic Press, 1993), och "Usability Inspection Methods", (John Wiley & Sons, 1994) en genomgång av problem och metoder för datasystems "användbarhet" och för utvärdering. Begreppet "usability" har blivit mycket använt idag och det finns anledning att föra en kort diskussion kring detta. Jakob Nielsen, och flera andra författare, gör följande definitioner: Om man utgår från det överordnade problemet att få ett system accepterat som ett effektivt hjälpmedel består detta problem av att klara av: social acceptans, och praktisk acceptans, vilken i sin tur består av: kostnader, kompatibilitet, tillförlitlighet, och "usefulness" (i meningen lämplighet, för att uppnå ett visst mål). "Usefulness" delas i sin tur upp i: "utility" (i meningen nyttighet, att funktionalitet i princip finns), och "usability" (användbarhet för användaren, dvs att man kan utnyttja den funktionalitet som finns) "Usability", eller om vi här använder översättningen användbarhet, delas i sin tur upp i följande delfrågeställningar. Ett datorstöd ska för användaren vara: lätt att lära, effektivt att använda, lätt att komma ihåg, leda till att man gör få fel, samt vara subjektivt tilltalande. Metoderna för att studera datorstöds användbarhet ("usability") utgående från dessa definitioner är av flera olika typer. En översikt ges i Jakob Nielsens "Usability Inspection Methods". Några exempel på metoder är: "Heuristic evaluation", "Usability walkthrough" och "Cognitive walkthrough". Det internationella standardiseringsarbetet med den flerdelade standarden ISO 9241, "Ergonomic requirements for office work with visual display terminals", utgår från en definition av "usability" som innehåller tre delar: "effectiveness", "efficiency" och "satisfaction". "Effectiveness" handlar om huruvida man uppnår de uppsatta målen och i "efficiency" vägs även in hur mycket resurser som krävs. I "satisfaction" ingår "acceptability" and "comfort". -24-

25 -25-

26 Vi kan se att de flesta av de metoder och synsätt på problematiken vi kortfattat beskrivit ovan (mer eller mindre): främst är avsedda att användas av systemutvecklare när man i olika skeden av systemutvecklingsprocessen arbetar med systemdesign och utvärdering av slutproduktens "användbarhet", är koncentrerade på sådana aspekter som är enkla att mäta, bara i mycket liten utsträckning tar upp aspekter som hör till vad vi i skandinavisk tradition vill lägga in i begreppet arbetsmiljö, inte i mer detalj tar upp aspekter som hör till vår definition av kognitiv arbetsmiljö, i stor utsträckning är beskrivande men inte förklarande, dvs de beskriver t ex att ett datorstöd är "svårt att komma ihåg hur det hanteras" men analyserar inte aspekter som kan förklara varför det förhåller sig så. TCO:s "Programprovaren" som redan nämnts ovan är en metod av annan art. Den är konstruerad för att olika slags användare själva ska kunna bilda sig en uppfattning om datorstödets och användargränssnittets utformning. Av naturliga skäl kan en sådan metod inte gå in mer på djupet eller ta upp aspekter som det fordrar mer av expertkunskaper att analysera och bedöma. Ytterligare en sätt att göra användbarhetsbedömning är att använda speciella laboratorier inrättade just för att studera datorstöds och programprodukters "usability" eller användbarhet. I Sverige finns sådana laboratorier bl a hos IBM och Nomos Management AB. Vid sådana laboratorier testas produkter och system av användare och försöken dokumenteras och analyseras utgående från olika frågeställningar vad det gäller användbarhet. Tester av denna art är ofta mycket utförliga och därmed kostnadskrävande. Den metod vi har utvecklat, ADA-metoden, har tagit lärdom av tidigare arbeten. Vårt syfte har emellertid varit av en delvis annan art än vad som gäller för de ovan diskuterade metoderna. ADA-metoden ska fungera vid arbetsmiljöbedömningar av datorstött arbete, och är inte avsedd att vara ett system- eller produktutvecklingsverktyg. Vi försöker inte att strikt mäta olika produktivitets- och effektivitetsparametrar, som t ex antal fel/tidsenhet en användare gör, inte heller om ett datorstöd är kostnadseffektivt. Vi vill kartlägga ett antal sådana faktorer som vi vet är viktiga för att en användare ska kunna arbeta effektivt och med ett minimum av onödiga belastningar. Det vi bedömer kan ses som förklarande faktorer för att förstå sådana effekter som ofta kommer fram vid prestations- och "usability"-undersökningar. De aspekter vi tar upp är därigenom också viktiga för att kunna bedöma om datorstödet kan ge negativa effekter på hälsa och välbefinnande. Om faktorer som ger, eller kan leda till, ineffektivitet och onödiga belastningar är kända, kan detta naturligtvis användas för att initiera och planera förändringsarbete. -26-

27 5. Målsättning Syftet med ADA-projektet är att ta fram en metod med vars hjälp man kan göra analyser och bedömningar om datorstöds "användarvänlighet" och av sådana arbetsmiljöproblem, främst av kognitiv art, som kan uppstå. Metoden ska: Kunna beskriva sådana problem i samband med datoranvändning i arbetslivet som ger eller kan ge problem vad det gäller den "kognitiva arbetsmiljön". Fungera i samband med sådana arbetssituationer som i vid mening kan betecknas som "ärendehantering". I detta innefattar vi de flesta administrativa arbetsuppgifter, sjukvårdssystem, servicesystem, personaladministration, materialhantering m.m. Vad som framförallt inte ingår är ren dataregistrering, ordbehandling, processtyrning etc. Användas av personer inom olika organisationer och verksamheter med lämpliga kunskaper, t ex företagshälsovårdens personal, efter viss kortare utbildning. Till sin huvuddel vara en "observationsintervju". Vi tror inte att man bara genom en intervju kan fånga upp de viktigaste aspekterna, utan till en viss del måste en kunnig person observera och bedöma datorsystemet, dess innehåll, utformning och användning. Det ska dock inte fordras någon längre utbildning för att uppnå behövlig kunskap. En kortare tids utbildning och övning ska vara tillräckligt. Utgöra ett underlag för fortsatt dialog med arbetsgivare och personal om problem och möjliga åtgärder för att förbättra datorstödens effektivitet och minimera problemen. Inte klara av att kartlägga alla problem och brister, men förhoppningsvis fånga upp de viktigaste orsakerna till sådana "kognitiva arbetsmiljöproblem" som annars kan inverka menligt på såväl verksamheten som på individerna. -27-

28 -28-

29 6. Metodbeskrivning 6.1 Metodram ADA-metoden består av ett antal delar (se figur på nästa sida) : Ett bakgrundsmaterial, där bakomliggande teorier, referenser m.m. av vikt för de aspekter som metoden tar upp förklaras och motiveras. Detta material presenteras i form av ett utbildningspaket, avsett att användas vid utbildning av de personer, t ex inom företagshälsovården, som ska använda sig av metoden. En innehållsförteckning där de aspekter som metoden behandlar listas. Dessa aspekter kan ses som rubriker på de problemområden som metoden avser att kunna studera. En mall för en "observationsintervju", där de olika aspekterna listas med kortare förklaringar och där resultatet av "observationsintervjun" kan antecknas. Mallen ska kunna tas med vid analysen och både vara handbok och registreringsunderlag. Mallen beskriver både de frågeställningar man kan förvänta sig få muntliga svar på och de som man måste observera. Eventuellt tillkommer senare en enkät, där vissa kompletterande aspekter kan beskrivas och analyseras. En sammanfattning av det som registrerades under observationsintervju och eventuell enkät. Ett tolkningsunderlag, där exempel på hur resultatet ska bedömas och tolkas ges. Med hjälp av tolkningsunderlaget kan man göra bedömningar av vilka problem det som observerats leder till, eller kan leda till. En redovisning, där bedömningar och åtgärdsförslag presenteras. Detta är underlaget för rapporteringen till uppdragsgivaren. Bedömningarna är det man får fram från observationsintervjuerna enligt tolkningsunderlaget. Åtgärdsförslag kommer bara att kunna redovisas i de fall man direkt kan se en lösning på ett problem. Mer genomgripande lösningsförslag på samtliga upplevda problem ligger inte inom denna metods ramar. -29-

30 Teori, referenser m. m. Innehållsförteckning Redovisning Aspekt Förklaringar och "råd" (Anteckningar förs under observationsi ntervjuen) Sammanfattning av "fynd" Bedömningar Problemorienterad sammanfattning av viktigare problem Aspektlista- Mall för "observations intervju" Tolkningsunde rlag Förklaringar och förslag till tolkningar Fig. Översikt sbild över AD A-metodens ol ika delar. Åtgärdsförslag -30-

31 6.2 Mall för observationsintervju ADA-metodens grunddel är vad vi har valt att kalla en observationsintervju. Med det menar vi att den kunskap man vid analysen inhämtar från den studerade arbetsplatsen får man genom en kombination av att intervjua en person som arbetar i verksamheten, en "användare", och att observera denne när han/hon arbetar med det datorstöd som ska analyseras. Många aspekter på kognitiv arbetsmiljö som är viktiga att studera och förstå är inte den person som arbetar i verksamheten själv medveten om, och kan därför inte själv beskriva. Dessutom finns en rad aspekter som bara låter sig förstås genom en kombination mellan aktivt frågande och observation. Observationmsintervjun gör alltså att man kan fånga in både sådana aspekter som den studerade personen kan besvara muntligt och sådana som en van observatör kan se. ADA-metoden är inte avsedd att kunna användas av vem som helst utan särskild utbildning eller träning. Många av de aspekter som ska studeras och analyseras fordrar att man är ordentligt insatt i problematiken med kognitiv arbetsmiljö och gränssnittsutformning. Vi tänker oss att de personer som ska utföra en ADA-analys ska vara erfarna arbetsmiljöexperter som dessutom får ett par dagars utbildning och träning i metoden. Mallen för en observationsintervju består av en innehållsförteckning vari de olika aspekterna listas. Aspekterna förklaras dessutom kortfattat i ett särskilt, separat dokument. Meningen är inte att man slaviskt ska följa aspektlistan under observationsintervjun. Efter några gånger blir man så insatt i vad de olika aspekterna betyder, att man kan anpassa innehåll och ordningsföljd efter den aktuella situationen. Ytterligare detaljerade anvisningar, t ex om vad som kan inhämtas via frågor eller vad som måste observeras behövs därför inte. Följande lista beskriver de olika rubrikerna i mallen för en observationsintervju enliga ADA-metoden: -31-

32 1. Den observerades/utfrågades roll 2. Arbetsuppgifter och arbetsorganisation 3. Datorstödets funktionalitet 4. Datorstöd, struktur och teknik 5. Kompetens och regelverk 6. Åtkomlighet och behörigheter 7 Utbildning, introduktion och förändringar 8 Manualer och hjälpsystem 9. Systemfunktioner: 9.1 Svarstider 9.2 Styrning 9.3 Felkontroller, feltolerans 10. Gränssnittet: 10.1 Huvudtyp 10.2 Skärmdisposition 10.3 Menyer, nivåer 10.4 Orientering 10.5 Samtidig informationsvisning 10.6 Inmatningsfunktioner 10.7 Styrning 10.8 Form, font m.m Färger Ikoner Återkoppling 11. Subjektiva omdömen 12. Övrigt -32-

33 6.3 Redovisning av fynd, slutsatser och åtgärdsförslag Efter genomförande av en observationsintervju vidtar en bearbetning av det insamlade materialet. Följande steg ingår i metoden: En sammanfattning av "fynden" från observationsintervjun, dvs man sammanfattar vad som kom fram under observationsintervjun på ett relativt kortfattat sätt. En sådan sammanfattning brukar bestå av några sidors text. Av sammanfattningen ska det också framgå vad som är observerat och vad som är svar på frågor, samt vad som är intervjuarens respektive den intervjuades påståenden och bedömningar. Utgående från sammanfattningen ska fynden tolkas i termer av upplevda eller möjliga problem av olika art, t ex kognitiva arbetsmiljöproblem. Tolkningsarbetet sker utgående från ett tolkningsunderlag där olika problemtyper beskrivs i relation till aspekterna i mallen för observationsintervjun. Tolkningsunderlaget. Detta består av text under ett antal rubriker vilka är relaterade till sådana problem vilka kan uppstå vid datorstött arbete. Strukturen är med andra ord problemorienterad till skillnad från mallen för observationsintervjun som är system-, funktions- och gränssnittsorienterad. Med problemorienterad menar vi inte att bara sånt som är problem tas upp, utan även positiva fynd och upplevelser ingår här! Under varje problemrubrik redogörs för vilka egenskaper hos system, gränssnitt m.m. som kan leda till problem av denna art. Vid bedömningsarbetet går man igenom vilka fynd man gjort och kan därvid beskriva vilka problem, upplevda eller potentiella, som finns i den studerade arbetssituationen. Problemredovisningen görs i bedömningsdelen av rapporten. Tolkningsunderlaget har en inre struktur och behandlar bl a: - Verksamhetsaspekter - Systemaspekter - Kognitiva belastningar av olika slag - Kontroll och påverkansmöjligheter - Kunskap och kompetens - Upplevelser och besvär Bedömningsrapporten. Här sammanfattas de tolkningar man gjort av fynden enligt tolkningsunderlaget. Bedömningarna ska inte ses som en fullständig beskrivning av de existerande problemen i verksamheten. Syftet är snarare att ge en insikt om och förståelse för de viktigaste problemen samt vilka potentiella problem som kan bli en följd av de rådande förhållandena. Detta ska utgöra underlag för en fortsatt dialog. Åtgärdsförslag. Som nämnts ovan är det inte ett huvudsyfte med metoden att formulera förslag till systemförändringar eller till lösningar på upplevda problem. I den utsträckning som direkta förslag dyker upp under analysarbetet -33-

34 kommer dessa emellertid att redovisas och tas upp i dialogen med de verksamhetsansvariga. Åtgärdsförslag kan dels komma direkt från de intervjuade eller från tolkningen av problem via tolkningsunderlaget. -34-

35 7. Tänkt användning av metoden Företagshälsovården, FHV, har en lång tradition av arbete med hälso- och arbetsmiljökartläggningar. Denna undersökande verksamhet sker med olika syften och olika metoder. Ofta är syftet att hitta samband, helst även orsakssamband, mellan faktorer i arbetsmiljön och besvär eller problem hos anställda. Ibland saknas ett sådant preciserat syfte och undersökningen görs som en allmän, beskrivande kartläggning. Sådana deskriptiva studier kan ge underlag för fortsatta, mer riktade, hypotesprövande undersökningar. Ett övergripande mål för all FHV är att verka förebyggande, att försöka förhindra att besvär eller ohälsa uppstår eller utvecklas p.g.a. faktorer i arbetssituationen. För att lyckas med det måste vi kunna identifiera risker, riskfaktorer eller risksituationer, innan de har lett till symtom hos enskilda personer. Olika typer av kartläggande undersökningar används för att beskriva en aktuell arbetssituation och för att bedöma om det föreligger risker för att den kan leda till besvär eller problem. Hälsa och välbefinnande hos de anställda är FHV:s primära mål. Det är nära sammankopplat med målet hög effektivitet. Att identifiera faktorer som kan leda till bristande effektivitet i den studerade verksamheten är därmed också viktigt i kartläggande arbetsmiljöundersökningar. Identifiering av riskfaktorer förutsätter att den insamlade informationen analyseras och tolkas utifrån tidigare känd kunskap, teorier och modeller. Denna teoretiska referensram används redan innan datainsamlingen börjar, för att styra vad som ska studeras. De undersökningsmetoder som används är i huvudsak enkät, intervju och observation, och ofta förekommer kombinationer av flera metoder. ADA-metoden följer denna väl inarbetade tradition inom arbetsmiljöarbetet, och syftar till att komplettera detta arbetssätt. En allmänt kartläggande, deskriptiv undersökning på en arbetsplats som domineras av bildskärmsarbete kan ge hypoteser om samband mellan datorstödet och fysiska eller psykiska besvär hos de anställda. Då kan ADA-metoden användas i nästa, hypotesprövande steg i undersökningen. ADA-informationen kompletterar då tidigare insamlade data om arbetsorganisation, fysiska och psyko-sociala arbetsmiljöförhållanden och upplevelser och symtom hos personalen. En mer riktad kartläggning av samband mellan arbetsinnehåll och stressreaktioner kan kompletteras med en ADA-bedömning. En annan specifik, riktad studie kan ha som syfte att hitta faktorer som kan ha samband med problem vid användning av ett visst datasystem. ADA-metoden kan också användas förebyggande, innan några specifika problem observerats, genom att ge information om hur ett datasystem fungerar i förhållande till känd kunskap om potentiella risker. Genom att ADA-analysen utförs av arbetsmiljöexperter, i nära samarbete med anställda och ansvariga på arbetsplatsen, kan resultatet tolkas och värderas utifrån en helhetsbild av den aktuella arbetssituationen. -35-

36 -36-

37 8. Praktiskt genomförande En arbetsmiljöundersökning inom FHV följer normalt en bestämd arbetsmodell, där följande steg ingår: 1. Planering och förankring 2. Utformning, uppläggning 3. Information 4. Datainsamling 5. Databearbetning, tolkning 6. Rapportering 7. Uppföljning En undersökning med ADA-metoden bör i princip följa samma modell. En kontinuerlig dialog med ansvariga och andra berörda på arbetsplatsen är viktig. Vid planering och förankring kommer man bl.a. överens om undersökningens målsättning och syfte, hur resultatet kan komma att användas. Under punkt 3, information, informeras samtliga berörda på arbetsplatsen, t ex på ett allmänt personalmöte. Förutom muntlig information är det bra att lämna en kortfattad skriftlig beskrivning. Datainsamlingen sker med hjälp av en "observationsintervju", alltså genom att en bedömare observerar och intervjuar ett antal användare. Vissa likheter finns med de bedömningar och tester som vissa programutvecklare gör vid design av nya program och användargränssnitt. En hel del forskning och utvärdering har gjorts avseende metoder för sådan "usability testing". En forskare på området Jakob Nielsen, tidigare vid Bellcore, numera vid Sun Computer, USA, har dragit slutsaten att bäst resultat uppnås om man kombinerar test med "riktiga användare" och bedömning av en utomstående "expert". Vår datainsamlingsmetod bygger på denna kombination av användarerfarenhet och expertbedömning. En viktig sak att notera är att ADA-metoden är avsedd för analys av ett existerande datorstöd och dess gränssnitt vilket är i praktiskt bruk. Metoden är mindre lämpad för analyser av utvecklingsprototyper, även om en del aspekter kan vara gemensamma. "Observationsintervjun" görs enligt beskrivningen i tidigare avsnitt. Vi tror att de tilltänkta metodanvändarna snart lär sig hur man bäst använder sig av mallen på ett lämpligt sätt. Vissa aspekter låter sig bäst beskrivas genom observationer och andra genom frågor och diskussioner. Under utbildningsdagarna kommer naturligtvis detta att beröras. Vi tänker därför inte komplettera metodmallen med mer utförliga anvisningar om hur de olika aspekterna ska kartläggas, utan överlåter till användarna att anpassa sig till den aktuella situationen. Före det att rapportsammanställningen görs presenteras resultaten muntligt, dels kort till samtlig personal, dels utförligt till de personer som deltagit i undersökningen. En bra modell är att ha en gruppdiskussion med de personer som intervjuats. Då kan man kontrollera att resultaten är rätt uppfattade och få en viss -37-

38 uppfattning om hur generella eller specifika de funna problemen är. Diskussionen kan också hjälpa till att värdera och prioritera resultaten. Förutom till hela personalgruppen bör muntlig rapportering ske till ansvarig arbetsledning och dataansvarig eller motsvarande. En skriftlig rapport enligt metodens rapportmall tas fram. Detaljeringsnivå på denna är relativt låg, dvs resultaten sammanfattas på ett probleminriktat sätt. De eventuella åtgärdsförslag som presenteras ska inte ses som uttömmande då metoden inte alls har detta syfte. De förslag som presenteras är endast sådana som kommer från den intervjuade personalen eller som man vid tolkningsarbetet och framtagandet av rapporten direkt kan se skulle innebära klara förbättringar i verksamheten. Vid rapporteringen är det viktigt att skilja på resultat av observationer respektive svar från intervjupersoner. Vad som utgör ren beskrivning, användarnas upplevelser respektive intervjuarens tolkningar och bedömningar ska också framgå. Tidsmässigt ska metoden fungera så att en "observationsintervju" ska ta c:a timmar att genomföra. Därefter tar det c:a 2 timmar att sammanfatta resultatet från en intervju. Tolkningsarbetet och rapportskrivningen tar sedan c:a 2-4 timmar. Detta innebär att om en undersökning omfattar 3 personer på en arbetsplats tar metoden c:a två arbetsdagar att genomföra. Då metoden är relativt tidskrävande kan mycket sällan totalundersökningar, undersökningar av samtliga personer i målgruppen, göras. Vi måste alltså göra ett urval. När ambitionen är att kunna dra generella slutsatser, slutsatser giltiga för t.ex. alla i ett visst yrke, görs urval slumpmässigt. Sådana ambitioner har vi inte när vi använder ADA. Urvalet av intervjupersoner bör emellertid göras genomtänkt. Vill vi att de intervjuade ska vara representativa för en viss grupp anställda? Vill vi veta hur datasystemet fungerar för sinsemellan olika grupper av användare? Finns det t ex anledning att tro att det finns viktiga skillnader mellan hur vana respektive ovana användare uppfattar samma datasystem? Antal personer att intervjua bestäms av tillgängliga resurser, men också av behovet av att jämföra olika kategorier av användare. Den tidigare nämnda forskningen om metoder för "usability testing" har också studerat hur många användare som bör ingå i ett test av ett nytt användargränssnitt. Jakob Nielsen, som gjort omfattande studier av detta, har kommit fram till att efter tester med 5-6 användare tillför ytterligare tester mycket lite ny kunskap. Efter att ha försökt beräkna de ekonomiska kostnaderna för olika testinsatser rekommenderar han testning med hjälp av 3-5 personer. Vid en ADA-bedömning försöker vi inte fånga in vad majoriteten av de faktiska, eller tänkta, användarna tycker om olika faktorer. I stället försöker vi samla så mycket olika synpunkter som möjligt. Därmed kan det vara bra att välja intervjupersoner som inte är "representativa" för hela gruppen, utan i stället är olika i för oss viktiga avseenden. T ex den mest entusiastiska "datafreaken" och den mest skeptiska, motvilliga användaren. Rena nybörjare bör emellertid inte väljas, eftersom de har specifika problem och synpunkter som inte är relaterade till ett bestämt datorstöd i yrkesmässigt bruk. Trots att vi önskar få reda på så många olika synpunkter som möjligt kan det naturligtvis vara viktigt att också få en uppfattning om vilka problem som är -38-

39 vanligast, d v s berör flest användare. För det syftet kan det vara bra att presentera en del av de frågor som ingår i ADA i form av enkät, som besvaras av alla i målgruppen. En del av de aspekter som metoden omfattar kan mycket väl formuleras som enkätfrågor och besvaras av större personalgrupper. Vi kommer i det fortsatta projektarbetet att utvärdera möjligheterna att komplettera metoden med sådana enkätundersökningar. -39-

40 Appendix Utformning av användargränssnitt. Några exempel på bra och dålig design. I detta appendix kommer vi att visa några exempel på bra och dålig design av användargränssnitt ur kognitiv arbetsmiljösynpunkt. Dålig design innebär här att gränssnittet kan komma att ge upphov till onödiga kognitiva belastningar, vara krångligt för användaren att lära eller att använda, leda till att arbetet blir onödigt ineffektivt etc. Exemplen är hämtade från det demonstrationssystem som ingår som en del av ADA-projektet, och som främst är avsett att användas vid utbildning av framtida "ADA-användare". Den huvudsakliga delen av en analys med ADA-metoden innebär att vi studerar och bedömer det gränssnitt som användarna kommer i kontakt med. När vi bedömer ett gränssnitt gör vi det bl a med avseende på: Skärmdisposition. Hur utnyttjar man den tillgängliga ytan på bildskärmen? Menyer, nivåer. Hur har informationsmängder strukturerats i olika nivåer och sekvenser? Orientering. Hur skaffar sig användarna en överblick av vilka informationsmängder som finns tillgängliga och hur man når dessa? Samtidig informationsvisning. Ser man i varje arbetsmoment all behövlig information samtidigt eller måste man gå igenom sekvenser av infomationsmängder? Inmatningsfunktioner. Hur sker inmatning av data m.m. till systemet? Styrning. Hur väljer man vad man vill göra och hur kontrollerar man gränssnittet för att hamna "rätt"? Form, font mm. Hur utnyttjas gränssnittets möjligheter till grafisk utformning, teckenutformning m.m.? Färger. Hur utnyttjas färger? Vad är färgkodningens innebörd? Ikoner. Används ikoner på ett bra och konsistent sätt? Återkoppling. Hur får användaren i olika situationer respons på vad man har gjort och vad som blev resultatet? Hur väl är informationspresentationen anpassad till uppgiften? Följande kommenterande exempel försöker att illustrera olika aspekter på utformning av användargränssnitt. För att kunna förstå exemplen fordras förmodligen en viss datorerfarenhet. En del illustrationer finns direkt inlagda i texten. I slutet av detta appendix finns också en färgbilaga. Referenser till färgbilderna sker genom hänvisning till bild A, bild B osv. -40-

41 Fönstersjukan Ett av de vanligare elementen i grafiska användargränssnitt är s k fönster. Fönster har många fördelar. De är lätta att förstå och arbeta med, de ger en naturlig avgränsning kring det program man arbetar i, de kan förstoras och förminskas efter behov o s v. Tyvärr är det vanligt att man vid design använder fönster på olämpligt sätt. Bild A visar hur det kan se ut när man vill titta på diverse ekonomiska redovisningar för en följd av år. Det första fönstret som öppnas upptar ungefär hälften av den tillgängliga ytan. Resten består av ramar, vissa manövreringsfunktioner och bakgrund. När fönster nummer två öppnas placeras det ovanpå det första men är något mindre. Det sista fönstret placeras överst och är minst. När man betraktar bilden ser man att den information som är mest intressant, d v s den senaste, finns i det minsta fönstret. Tyvärr upptar den informationen bara en bråkdel av den totala skärmytan vilket är ett exempel på dålig skärmdisposition. I det här fallet kunde det dessutom ha varit bra att se den övriga informationen samtidigt. När fönstren överlappar varandra på det här sättet är sannolikheten liten att man lyckas se intressant information bakom det första fönstret. Om vi vill komma åt informationen i det bakomliggande fönstret måste vi aktivera detta. Det i sin tur ger avbrott i tankeprocessen och vi kommer att tvingas ägna mer tid till ett beslut. Dessutom tar det tid i anspråk att hantera fönstren. Man bör alltså undvika att dela upp information i fler fönster än nödvändigt utan istället presentera mycket på skärmen samtidigt. Andra saker man kan kommentera är t ex valet av färger som kanske inte är det bästa. Man har valt att visa att ett fönster är aktivt med tre olika färgförändringar. Det känns lite bortkastat att använda så många färger bara för att koda ett byte av aktivt fönster. I figur 1 nedan visas ytterligare ett exempel på fönstersjukan. -41-

42 Fig 1. Exempel på fönstersjukan. Hjälplinjer - betoning av oviktig information - färganvändning Hjälplinjer är något som kan vara bra när man t ex ska läsa en tabell eller titta på ett diagram. Men även hjälplinjer kan göra mer skada än nytta om man använder dem på ett dåligt sätt. I exemplet i Bild B har man samma grundstruktur som i det föregående exemplet med tabelläsning. I fönstret på bilden finns en tabell med grön text på svart botten och röda tjocka hjälplinjer. Att läsa grön text på svart botten är ganska ansträngande eftersom kontrasten mellan grönt och svart är ganska liten, men när man dessutom lägger in röda hjälplinjer blir det helt hopplöst. För det första är hjälplinjerna alldeles för tjocka och stjäl för mycket uppmärksamhet från den egentliga informationen. Dessutom har ögat svårt att fokusera rött och grönt samtidigt eftersom de har mycket olika våglängd. Att dessutom skillnaden i kontrast mellan rött och grönt är liten gör att det känns ännu mer ansträngande för ögat. I figur 2 visas en tabell där man har hjälplinjer i svart. Bakgrunden är vit och texten är svart. Även här är hjälplinjerna alldeles för tjocka vilket gör att -42-

43 tabellen visserligen är lätt att hitta i men informationen i bilden hamnar i skymundan. Det är linjerna som betonas. Fig. 2. Användning av för tjocka hjälplinjer. Tabellen i figur 3 har betydligt diskretare hjälplinjer. De är prickade istället för heldragna och fungerar som ett bra stöd när man läser av tabellen. De är tillräckligt diskreta för att framhäva den egentliga informationen. Fig. 3. Användning av streckade hjälplinjer. "Arg fruktsallad" - missbruk av färger Redan vid första anblicken av applikation i bild C förstår man vad som inte är bra. Att använda färger på ett vettigt sätt är viktigt när man designar ett gränssnitt. Här är ett exempel på hur det kan se ut om man använder färger olämpligt. Det kallas ibland för "arg fruktsallad". För det första har man genomgående använt för skrikiga färger. Det gör att det blir ansträngande för ögat. Det stjäl också uppmärksamheten från den egentliga informationen. Man har kodat alldeles för mycket information med färger. Det övre fältet har delats upp i tre delar med färger, man ser en ny färg när man drar ned en rullgardin, man använder tre färger för att tala om vilket fönster som är aktivt o s v. När man använder för många färger för att koda information är risken stor att man som användare glömmer vad de olika färgkoderna betyder och då har man ingen nytta av kodningen. Man har här dessutom valt att lägga den aktuella texten i svart på orange bakgrund vilket gör texten svårläst eftersom kontrastskillnaden är liten. Det bör kanske tilläggas att detta faktiskt är ett verkligt exempel. Alla färger är sådana som av flera designers använts flitigt och i kombination med varandra. -43-

44 Friska fönster Efter alla dåliga exempel visas i bild D en version där man har tänkt på vad som kommenterats tidigare. Det är fortfarande samma grund, d v s en avläsning av tabeller i fönster och med rullgardiner för val av alternativ. Det första man möts av när man tittar på exemplet är den blå bakgrunden. Den är bra som bakgrundsfärg dels för att den är lugn och dels för att den får t ex ett vitt papper som ligger i förgrunden att se vitare ut. Här har man lagt informationen från två tabeller i samma och dessutom placerat de båda fönstren i fasta positioner under varandra. På så sätt utnyttjar man skärmytan mer effektivt. Man har möjlighet att se all tillgänglig information samtidigt utan att behöva förflytta sig mellan fönstren. Det gör att man inte behöver få några onödiga avbrott i tankeprocessen och det blir lättare att fatta beslut. Hjälplinjerna har här gjorts diskreta, som prickade linjer i blått. De fungerar fortfarande som stöd vid läsning i tabellen men lägger sig i bakgrunden. Blå hjälplinjer är för övrigt något som ofta används på vanliga blad för exempelvis diagramritning eftersom de har visat sig fungera bra för detta ändamål. Färger har utnyttjats till kodning på ett ganska minimalt sätt. Det enda som talar om vilket fönster som är aktivt är en färgad ram och det faktum att det aktiva fönstret har rullister. Den blå bakgrundsfärgen gör att man fokuserar allt intresse på texten mot den vita ytan. Även rubrikerna har tonats ned eftersom en van användare inte behöver se rubrikerna för att veta vad som står där. Det räcker med att användaren vet vilken plats värdet står på. Dessutom har man färgat vissa siffror i klart rött och grönt för att markera att värdet är onormalt stort eller litet. Det gör att man med en snabb överblick kan se om något viktigt har hänt och sedan ta ett beslut. Det är ett exempel på hur man kan anpassa informationen till uppgiften. Det visar också på vad vi kallar dynamisk kodning av information, dvs den fysiska formen, i detta fall färgen, styrs av vilket värde data har. Datainmatning Vid rutinmässig inmatning är man framför allt intresserad av att minimera antalet tangentnedtryckningar och eliminera de moment som tar tid i anspråk, t ex att använda musen och att använda onödigt stora delar av tangentbordet. Här ges exempel på hur man kan lösa inmatning av data på ett bra och ett dåligt sätt. Arbetssituationen är sådan att en användare rutinmässigt matar in uppgifter om olika personers frånvaro vid ett företag. Användaren vet var uppgifterna ska matas in och behöver normalt sett inte läsa rubriker. I det första, dåliga, fallet börjar man med att placera markören i det översta fältet med hjälp av musen. Där kan man mata in personnummer. Därefter flyttar man markören med hjälp av musen igen till nästa inmatningsfält för att skriva in namnet. På samma sätt flyttar man markören och skriver in datum, anledning till frånvaro och hur många procent av lönen som ska betalas ut. Därefter trycker man på OK-knappen med musen och uppgifterna matas in. Inmatningsbilden visas i figur

45 Fig. 4. Inmatningsbild. Det blir en ganska omständlig process att hela tiden växla mellan tangentbord och mus. Dessutom tar det ganska mycket tid i anspråk att flytta musen. Att träffa inmatningsfälten med markören är inte speciellt svårt men det kräver ändå en viss precision och koncentration. Vidare måste man använda sig av hela tangentbordet, d v s man måste skriva in både siffror och bokstäver vilket kan vara bra att undvika om det går. Sedan är det också bundet till en viss form. Datum ska t ex skrivas " ", med bindestreck emellan. Det kan också kännas onödigt i längden. I det andra fallet, figur 5, har man förenklat hanteringen betydligt och tagit fasta på att man har med en van användare att göra. När man får upp frånvarobilden skriver man in personnumret för den aktuella personen. När tio siffror är inslagna kommer automatiskt namn, adress, lön och procent av heltid upp i ett något ljusare fält bredvid inmatningsfälten. Därefter hoppar markören direkt till nästa fält där man på samma sätt matar in sex siffror för datum. Sedan hoppar markören vidare igen och man matar in anledning till frånvaro med en enkel tvåsiffrig kod varpå orsaken skrivs ut i klartext i ett ljusare fält bredvid och den procent av lönen som ska betalas ut skrivs in i rutan under. -45-

46 Fig. 5 Inmatning. Denna variant är betydligt effektivare av flera orsaker. För det första behöver man inte skriva in uppgifter i mer än fyra rutor mot motsvarande sex för det dåliga exemplet. För det andra behöver man aldrig växla mellan mus och tangentbord vilket gör inmatningen snabbare. Dessutom kan man skriva in alla uppgifter med siffror. Det gör inmatningen ännu mer effektiv eftersom det på nästan alla datorer finns en tangentdel med bara siffror som kan skötas med enbart högerhanden och som man kan lära sig hantera fort. Man låter här datorn arbeta mer genom att låta den söka reda på adress, namn o s v. Man låter också datorn sköta jobbet att sätta in bindestreck mellan siffrorna för datum. Detta snabbar på och förenklar inmatningen ytterligare. Dessutom visas i det andra fallet uppgifter som t ex totalt antal frånvarodagar, vilket kan vara av intresse att se. Scrollning i fönster Här finns två exempel på styrning vid scrollning (rullning) i fönster där det ena exemplet är att föredra framför det andra. Det första exemplet, som visas i figur 6, är hämtat från ett ordbehandlingsprogram för Macintosh. Man kan här -46-

47 förflytta sig uppåt i texten genom att med musen trycka på pilen som pekar uppåt. Pilen sitter på rullisten till höger. När man gör det flyttas fönstret uppåt i texten. På motsvarande sätt kan man förflytta sig nedåt i texten. För att markera var i texten man befinner sig flyttas även en fyrkant i rullisten. När man har flyttat sig så långt det går uppåt i texten markeras detta med att fyrkanten har nått toppen på rullisten och att ett ljud hörs. På motsvarande sätt markeras det om man hamnar längst ned i texten. Fig 6. Scrollning sker m h a pilknapparna. Nackdelen med den här varianten av scrollning är framför allt att pilknapparna är så små. Det kan vara svårt att träffa dem med musen. Det har visat sig att framförallt människor som rör sig mycket och bara använder datorn då och då har svårare att träffa små knappar. Dessutom ligger knapparna långt ifrån varandra vilket gör att man blir tvungen att flytta musen ganska långt för att kunna scrolla fram och tillbaka. Vad gäller orienteringen så kan man visserligen på ett ungefär bedöma var man är i texten men man kan inte avgöra hur mycket text det är totalt. Den andra varianten av scrollning går till på nästan samma sätt. Här har man dock gjort knapparna betydligt större och dessutom placerat knapparna närmare varandra, figur 7. De är nu lätta att träffa och man behöver heller inte flytta musen över stora områden på skärmen. När man i denna version når början av en text markeras det med att texten rullas förbi tills fönstret blir helt svart och då hörs ett ljud. Nackdelen är att man inte har någon orientering i texten. Man kan inte säga var man är i texten eller hur omfattande texten är. Denna typ av rullist är sällan förekommande i något utvecklingsverktyg. -47-

48 Fig 7. Scrollning sker med de stora pilknapparna. Återkoppling I många vardagliga situationer stöter man på exempel på återkoppling. När man meddelar någon en tid för möte vill man gärna ha en bekräftelse på att tiden passar. När man stänger av plattan på spisen vill man se att lampan släcks. Vi behöver veta detta för att känna att vi har kontroll över situationen. När man arbetar med datorer är det minst lika viktigt att få en reaktion som visar att eventuella kommandon har uppfattats. I det här exemplet visas hur det kan se ut när man får en återkoppling från datorn och ett där man inte får det. Exemplet i figur 8 visar en situation där man har skrivit in text med hjälp av ett ordbehandlingsprogram för Macintosh. När man ska spara texten drar man ned rullgardinen och väljer "spara" på menyn. När man gjort detta får man en återkoppling från datorn som talar om att texten sparas. När man väljer "spara" blinkar det alternativet i rullgardinsmenyn några gånger, en klocka visas och i nedre vänstra hörnet räknas ett antal procent upp från 0 till 100. Sedan visas hur många tecken som sparades. Man har alltså fyra återkopplingsmekanismer som bekräftar att dokumentet verkligen har blivit sparat. -48-