Gäller för Driftentreprenad Syd

Transkript

1 Utarbetad av Projektgruppen Gäller för Driftentreprenad Syd Reg.nr 1/12 Fastställd av och datum Reviderat UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Vägledning och upphandlingsföreskrifter 10 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. För upphandlingen gäller Lagen om offentlig upphandling, LOU. Begrepp Redovisning av begrepp och förkortningar, se bilaga 3 till Aff-dokumentet Vägledning och upphandlingsföreskrifter 10 (bifogas ej). Förkortningar B = Beställaren L = Leverantören UL = Underleverantören SL = Sidoleverantören HG = Hyresgästen/Slutanvändaren

2 2/12 UF1 ALLMÄN ORIENTERING Upphandlingen avser teknisk förvaltningsentreprenad för Lasarettet i Ystad, Trelleborgs Lasarett samt RättsPsykiatriskt Centrum. Entreprenaden omfattar ca m² BTA. För övergripande information om entreprenaden se Särskilda föreskrifter SF0 och SF1. UF2 KONTAKTPERSONER, VISNING AV OBJEKT Beställarens ombud under anbudstiden Namn: Adress: Postadress: Telefon: Hemsida: Beställarens handläggare och kontaktperson under anbudstiden Namn: Adress: Postadress: Telefon: E-post: Visning av förvaltningsobjekt Visning av förvaltningsobjekten kommer att genomföras under tiden 2-15 juni. Tid för visning sker genom att anbudsgivaren anmäler sina önskemål via Tendsign. UF3 UF3.1 UF3.11 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN Former för upphandling Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt LOU:s regler om öppet förfarande. Upphandling kommer att slutföras under förutsättning att erforderliga beslut och tillstånd erhålls. B förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud. Prövning av anbuden kommer att göras i enlighet med de kriterier som anges i dessa upphandlingsföreskrifter. Ersättning för anbudsräkning utgår ej. UF3.2 UF3.21 Förfrågningsunderlag Anbudsgivare ska skyndsamt upplysa B om han upptäcker felaktigheter eller motstridigheter i förfrågningsunderlaget. Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

3 3/12 Förfrågningsunderlagets delar särskilda föreskrifter, och upphandlingsföreskrifter erhålls kostnadsfritt efter en enkel registrering på Övriga handlingar som ingår i förfrågningsunderlaget erhålls kostnadsfritt från Användarnamn: skaprojektnummer (ex: ska123456). Lösenord: projektnummer (ex: ). OBS! När ett projektnav skapas för förfrågningsunderlag skapar CAD-Q användare och du får ett mail om uppgifter för användarnamn och lösenord. Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att erhållet förfrågningsunderlag är komplett. Förfrågningsunderlaget tillhandahålls endast i digital form. UF3.22 UF3.23 UF3.24 Förteckning över förfrågningsunderlag Denna handling 06:81 och övriga handlingar förtecknade under punkt SF1.1 i handling 06:2 Särskilda Föreskrifter. Kompletterande förfrågningsunderlag Eventuellt kompletterande handlingar till förfrågningsunderlaget under anbudstiden tillhandahålls elektroniskt via Tendsign, eller informeras om via Tendsign om att de har uppdaterats i projektnavet. Frågor under anbudstiden Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska skriftligen ställas, via Tendsign under anbudstiden. Frågor kan ställas till och med B redovisar frågorna och lämnar lika och skriftliga svar via Tendsign till alla anbudsgivare senast sex (6) dagar före anbudstidens utgång. Endast skriftliga svar är bindande för B. Inga frågor kommer att besvaras under perioden UF3.25 UF3.3 UF3.31 Återsändning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag ska inte återsändas. Anbudsgivning Anbuds form och innehåll Anbud ska vara skrivet på svenska och alla uppgifter enligt handling 06:811 Anbudsformulär och dess bilagor ska lämnas. Anbudet ska vara uppställt enligt handling Prisbilaga som är en bilaga till handling 06:811 Anbudsformulär. Anbud som inte är komplett enligt förfrågningsunderlaget riskerar att inte tas upp till prövning. Samtligapriser ska anges i svenska kronor exkl. moms. Reglering av anbudssumman till följd av kursändring mellan svensk och utländsk valuta medges inte. Tullar, importavgifter och varuskatter skall i förekommande fall vara inräknade i anbudet

4 4/12 Anbudsgivaren har att tillse att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. Beställaren har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. Anbud ska vara signerat av behörig företrädare för anbudsgivaren via bilaga Anbudsformulär. Om behörigheten ej framgår av Bolagsverkets uppgifter bör fullmakt bifogas som styrker denna. Behörighet ska kunna styrkas på begäran. Bilagor i förfrågningsunderlaget som ska besvaras, ska besvaras i elektronisk form och bifogas anbudet i samma format som de har i förfrågningsunderlaget. Exempel: Handling Prisbilaga ska besvaras i Excel-format och sedan bifogas anbudet i Excel-format. Bilagorna ska vara olåsta. Den upphandlande enheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande enheten kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska bekräftas skriftligt. Reservationer accepteras ej. UF3.311 UF3.312 UF3.32 UF3.33 Huvudanbud Anbudet ska i sin helhet följa förfrågningsunderlaget för att tas upp till prövning. Sidoanbud Sidoanbud kommer ej att tas upp till prövning. Anbudstidens utgång Anbud ska vara B tillhanda senast För sent inkommit anbud kommer att förkastas. Anbuds giltighetstid Anbuds giltighetstid ska vara 180 dagar efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudstidens giltighetstid med automatik till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst 180 dagar utöver angiven giltighetstid. UF3.34 Anbuds lämnande Anbud lämnas elektroniskt via Tendsign. Rekommendation B rekommenderar att anbudsgivare bekantar sig med systemet genom att följa anbudsgivningsprocessen i fram till sista steget då en elektronisk bekräftelse skickas till anbudsgivares e-postadress.

5 5/12 Anbudsgivare kan alltid ta tillbaka eller byta ut dokument fram till anbudstidens utgång. Anbudsgivare får ett e-postmeddelande som bekräftar att man lämnat/återtagit anbud. Vid eventuella problem kan anbudslämnare kontakta supporten på Visma Opic, telefon: eller e-post För öppettider se UF3.4 UF3.5 Anbudsöppning Anbudsöppningen sker digitalt via Tendsign. Anbudsprövning B kan komma att tillämpa regeln om begränsad kontroll enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Detta innebär att handlingar enbart kontrolleras när det gäller den eller de anbudsgivare som myndigheten avser att tilldela kontrakt. B kommer att utnyttja möjligheten att granska alla anbud utifrån LOU 12:3 och har möjlighet att förkasta anbudet om priset kan anses vara onormalt lågt. UF3.51 UF3.511 Prövning av anbudsgivare B:s krav på anbudsgivare framgår av UF3.511 och UF3.512 och vilka handlingar som ska bifogas anbud framgår av handling 06:811 Anbudsformulär. Prövning av krav som ska uppfyllas av anbudsgivare (leverantörskvalificering) Här ställs krav på anbudsgivares finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga och kapacitet för att klara uppdraget/leveransen. För företag med säte utanför Sverige ska det landets motsvarande intyg bifogas. Lagenliga krav Registreringsbevis Till anbudet ska kopia på giltigt registreringsbevis från Bolagsverket bifogas (för utländska anbudsgivare: motsvarande bevis från myndighet i det land företaget har sitt hemvist). Se vidare under punkt A3 i handling 06:811 Anbudsformulär. Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheten Anbudssökande ska uppfylla de i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudssökande får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i hemlandet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande i hemlandet. För att styrka att anbudssökande uppfyller sina skyldigheter vad gäller skatter och avgifter kommer B i samarbete med Skatteverket genomföra bland annat kontroll av skattsedel, momsregistrering, arbetsgivarregistrering, redovisade arbetsgivaravgifter och skatteskulder på skattekonto eller hos kronofogden.

6 6/12 Se vidare under punkt A3 i handling 06:811 Anbudsformulär. Juridisk försäkran Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer enligt 10 kap. 1 LOU Anbudsgivare ska försäkra att anbudsgivare inte är dömd för något brott angivet i punkterna 1-4 nedan och vidare definierade och beskrivna i 10 kap. 1 LOU. 1. Sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt. Se vidare under punkt A4 i handling 06:811 Anbudsformulär. Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer enligt 10 kap. 2 LOU Anbudsgivare ska försäkra att anbudsgivare: inte är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller inte i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. För de fall anbudsgivare inte uppfyller samtliga av ovanstående krav ska anbudsgivare avge en förklaring över vilken/vilka krav som inte uppfylls samt anledningen därtill. B avgör om skäl för att inte utesluta anbudsgivare föreligger. Se vidare under punkt A4 i handling 06:811 Anbudsformulär. Lägsta löner och arbetsvillkor Anbudsgivare ska ange om man har, och i så fall vilket kollektivavtal, och/eller följer aktuellt kollektivavtals krav om lägsta löner och arbetsvillkor.

7 7/12 Se vidare under punkt A4 i handling 06:811 Anbudsformulär. Underleverantörer Anbudsgivare ska försäkra att de underleverantörer som kommer att anlitas vid fullgörandet av ett eventuellt upphandlingskontrakt uppfyller ovan ställda krav. Se vidare under punkt A4 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på finansiell och ekonomisk ställning Kreditvärdighet Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomisk ställning som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Kraven på ekonomisk ställning uppfylls genom att anbudsgivaren har en kreditvärdighet på minst 60 enligt en kreditupplysning hos Creditsafe eller motsvarande rating hos likvärdigt kredit-upplysnings-institut. B kommer att ta särskild hänsyn till nyckeltalen soliditet och kassalikviditet. I de fall då anbudsgivarens kreditvärdighet understiger 60 (hos Creditsafe), soliditet understiger 15 procent och/eller kassalikviditet understiger 1,0 kommer en bedömning av företagets samlade kreditvärdighet att göras. B kontrollerar anbudsgivarens ekonomiska ställning hos Creditsafe. B förbehåller sig rätten att begära in kompletterande information för att kunna bedöma anbudsgivarens ekonomiska ställning. B ha möjlighet att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. Kontrollen kan innebära att den aktuella anbudsgivarens revisorer och/eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs. Har anbudsgivaren sämre kreditvärdighet än den ovan nämnda finns möjlighet för anbudsgivaren att på annat sätt styrka sin ekonomiska ställning, vilket kan ske genom exempelvis garanti från moderbolag, utdrag från bank och/eller utlåtande från revisor. B gör då en bedömning av anbudsgivarens kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. I de fall då en anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, bifogas intyg om detta med anbudet. Intyget ska vara undertecknat av behörig företrädare för moderbolaget. Kraven ska i detta fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget. Anbudsgivaren ska på begäran lämna information om vilka bankgarantier eller motsvarande som kan ställas som säkerhet. För utländska företag gäller riskklassificering från likvärdigt kreditvärderingsinstitut i hemlandet. I de fall sämre eller ingen redovisad riskklassificering framgår av affärs- och kreditupplysningsföretags bedömning ska anbudsgivare ändå anses uppfylla ovan ställda krav om anbudsgivare lämnat en sådan styrkt

8 8/12 förklaring att det anses klarlagt att anbudsgivare innehar motsvarande stabilitet. Se vidare under punkt A5.1 i handling 06:811 Anbudsformulär. Omsättningskrav Anbudsgivares omsättning under de senaste tre verksamhetsåren, eller den kortare tid under vilken verksamheten bedrivits, ska i genomsnitt ha uppgått till minst 15 miljoner SEK per år för den typ av förvaltning som upphandlingen avser. L ska i anbudet styrka att detta krav uppfylls genom att lämna in handlingar som visar på omsättning och kund där uppdragen genomförts. Se vidare under punkt A5.1 i handling 06:811 Anbudsformulär För det fall ekonomisk kapacitet åberopas för att uppfylla ställt omsättningskrav ska solidariskt ansvar gälla mellan parterna för fullgörande av kontraktet. Företag under bildande Anbud kan lämnas av företag eller andra juridiska personer under bildande. Av anbudet skall framgå nuläge, förutsättningar och tidplan för att företaget skall kunna etableras. En ekonomisk plan för företagets verksamhet ska bifogas anbudet. Planen skall vara intygad av företagets revisor och/eller bank. I övrigt ställs samma krav som för övriga Anbudsgivare. För företag under bildande gäller att erfarenhet finns hos person i ledande ställning inom företaget eller annan resurs. Det innebär att anbudsgivaren kan åberopa annat företags erfarenhet (person/resurs). Som bevis skall till anbudet bifogas en kopia på ett avtal/överenskommelse eller dylikt som visar att anbudsgivaren förfogar över personen/resursen. För mindre företag som önskar lämna gemensamt anbud finns möjlighet att åberopa andras företags kapacitet och på så sätt lämna ett gemensamt anbud. Se LOU 11 kap. 12 tillgång till andra företags kapacitet. Som bevis skall till anbudet bifogas en kopia på ett avtal/överenskommelse eller dylikt som visar att anbudsgivaren förfogar över personen/resursen. Se vidare under punkt A5.1 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på teknisk förmåga och kapacitet Krav på kvalitetssäkring Anbudsgivare ska arbeta enligt ett kvalitetsledningssystem som följer SS-EN ISO 9001:2008 eller motsvarande kvalitetsledningssystem. Bevis om uppfyllelse utgörs av ett giltigt certifikat alternativt uppvisande av ett dokumenterat systematiskt kvalitetsarbete, d.v.s. anbudsgivares kvalitetsledningsrutiner. Dessa ska minst omfatta nedanstående:

9 9/12 Kvalitetspolicy för verksamheten. Rutiner för internrevision och egenkontroll. Rutiner för förebyggande åtgärder, avvikelsehantering och ständiga förbättringar. Beskrivning hur man systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet. Namn på kvalitetsansvarig. Se vidare under punkt A5.2 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på miljösäkring Anbudsgivare ska arbeta enligt ett miljöledningssystem som följer SS-EN ISO 14001:2004 eller motsvarande miljöledningssystem. Bevis om uppfyllelse utgörs av ett giltigt certifikat alternativt uppvisande av ett dokumenterat systematiskt miljöarbete, d.v.s. anbudsgivares miljöledningsrutiner. Dessa ska minst omfatta nedanstående: Miljöpolicy för verksamheten. Rutiner för internrevision och egenkontroll. Betydande miljöaspekter samt mål, åtgärder och uppföljning för dessa. Organisation, ansvar och befogenheter. Namn på miljöansvarig. Se vidare under punkt A5.2 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på arbetsmiljösäkring Anbudsgivare ska arbeta enligt ett arbetsmiljöledningssystem som följer AFS 2001:1 inklusive ändringsförfattningar, OHSAS 18001:2010 eller motsvarande arbetsmiljöledningssystem. Bevis om uppfyllelse utgörs av ett giltigt certifikat alternativt uppvisande av ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete, d.v.s. anbudsgivares arbetsmiljöledningsrutiner. Dessa ska minst omfatta nedanstående: Arbetsmiljöpolicy för verksamheten Rutiner för hur arbetsförhållandena hanteras för att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås Namn på arbetsmiljöansvarig Se vidare under punkt A5.2 i handling 06:811 Anbudsformulär. UF3.512 Prövning av andra uppgifter om anbudsgivare (skall-krav).

10 10/12 Krav på referensuppdrag för att påvisa anbudsgivarens kompetens och förmåga att leverera enligt krav. Anbudsgivare skall ha utfört minst 2 liknande uppdrag av motsvarande omfattning avseende installationer och komplexitet, med störningskänslig utrutning under pågående verksamhet. Anbudsgivare ska ange två (2) referensuppdrag. Referensuppdragen ska ha pågått i minst ett (1) år och får ej vara äldre än fyra (4) år. Referensuppdragen ska ha omsatt minst 4 miljoner ( ) SEK exkl. moms per år och uppdrag samt avsett tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll. För att anbudsgivaren ska kvalificera sig krävs ett medelbetyg på 3,5 samt att ingen fråga besvarats med betyget 1 enligt frågeformulär i bilaga 2 Referensuppdrag i handling 06:811 Anbudsformulär. I det fall en fråga inte besvarats ger det betyget 0. I det fall B inte får kontakt med referenten eller inte får svar inom utsatt tid sätts betyget till 0. Anbudsgivaren ska ange en referent för varje referensuppdrag som lämnas enligt UF Med referent avses slutbeställare som har kunskap om leveransen och avtalet. Utvärdering av delkriteriet sker enligt hur referenten har upplevt leveransen och utgörs av den poäng som anbudsgivaren får enligt frågeformulär i bilaga 2 Referensuppdrag i handling 06:811 Anbudsformulär. Referenterna kommer att på beställarens initiativ få besvara ett antal frågor om anbudsgivaren och lämna bedömning i skala = utmärkt 4 = bra 3 = acceptabelt 2 = svagt 1 = dåligt Frågor till referenten framgår av bilaga 2 i Anbudsformuläret. Referenterna ska kunna vara tillgängliga per e-post mellan perioden och Det åligger anbudsgivare att säkerställa att referenterna är tillgängliga för svar enligt angiven period ovan. B kommer ej att påminna referent vid uteblivet svar. Se vidare under punkt A5.3 handling 06:811 Anbudsformulär. Krav organisation och kompetens För att styrka att anbud uppfyller ställda krav och kvalitet ska anbudsgivare redovisa: Organisation för uppdraget med eventuell stab/supportfunktion för såväl genomförande som övertagande/överlämnande med procentuell arbetstid per personalkategori (heltid = 100 %). Eventuella underleverantörer med beskrivning av vilka tjänster som planeras utföras av UL. Samtliga roller enligt SF3.3 ska anges.

11 11/12 Se vidare under punkt A5.3 handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på arbetsledare Anbudsgivare ska ange namn och CV för ledningspersonal enligt SF3.3. Se vidare under punkt A5.3 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på minimiorganisation L ska ha personal stationerad på objektet som är dedikerad till att arbeta med i den fasta ersättningen ingående uppgifter (tillsyn, skötsel, underhåll samt administrativa arbetsuppgifter). Den personalen, så kallad minimiorgansiation, ska uppgå till minst 650 % av en årsarbetare. L ska i anbudet redovisa en platsorganisation där minimiorgansiationen framgår. Av redovisad platsorganisation ska det framgå vilken typ av kompetens (ex vis el, vvs, fastighetstekniker etc) som ska ingå minimiorganisationen och dess del av den totala minimiorganisationen. Summan av alla komptenser inom entreprenaden ska minst uppgå till 650% av en årsarbetare. Se även SF3.1. Se vidare under punkt A5.3 i handling 06:811 Anbudsformulär Krav på energioptimeringsarbetet Beskrivning av organisation och energikompetens som kommer att tillämpas i denna entreprenad. För samtliga roller ska en profil redovisas där det framgår vilka krav på kompetens och erfarenhet som ställs på profilen. Beskrivning av hur man avser arbeta med energifrågor i entreprenaden och hur man ska ta fram förslag till energieffektiviserande åtgärder Se vidare under punkt A5.3 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på exempel på kvalitets- och miljöplan Anbudsgivare skall bifoga en objektsspecifik kvalitets- och miljöplan från ett av referensuppdragen, som exempel på hur anbudsgivaren arbetar med kvalitets- och miljöplaner i uppdrag. Planen ska innehålla minst 9 punkter av de punkter som listas i SF Se vidare under punkt A5.3 i handling 06:811 Anbudsformulär. Krav på förståelse av arbetsorderflöde Anbudsgivaren ska ange hur man avser att arbeta i B:s system för arbetsorderhantering se SF2.44. Redovisningen ska minst innehålla; -koppling till andra system inom Ls organisation -översiktlig beskrivning kring hur flödet för arbetsordrar kommer att se ut inom Ls organisation, där roller och ansvar för varje moment framgår. Se vidare under punkt A5.3 i handling 06:11 Anbudsformulär.

12 12/12 UF3.52 Prövning av anbud Det anbud som uppfyller samtliga krav som ställts på kontraktsföremålet och innehåller det lägsta priset enligt uppställda förutsättningar i anbudsformuläret kommer att antas. Pris Samtliga priser anges i prisbilaga, handling och jämförelsepriset beräknas enligt förutsättningar i prisbilagan. UF3.53 Meddelande om beslut efter anbudsprövning Upplysning om tilldelningsbeslut kommer att meddelas anbudsgivare via Tendsign. UF3.6 Tecknande av kontrakt Giltigt avtal kommer att utgöras av ett kontrakt, som upprättas i två exemplar i original och undertecknas av båda parter.