Ekonom i en akademisk miljö utmaningar och framgångsfaktorer

Transkript

1 KTH ROYAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY Ekonom i en akademisk miljö utmaningar och framgångsfaktorer SUHF/HfR Norra Latin 26 april 2018 Malin Ryttberg, KTH

2 Kanske har ni någon gång hört att Administrationen bara växer och växer Administrationen tar resurser från utbildning och forskning Administrationen tar för mycket tid av akademikerna, ökad självadministration Administratörerna styr över resursfördelningen och säkerställer först sin egen överlevnad Kärnverksamhet vs stödverksamhet eller

3 Disposition 1. Vilka är administratörerna 1. Omvärldsförändringar 2. Definitioner och statistik 3. Administratörsroller och utveckling 4. Min forskning hittills 2. Utmaningar och framgångsfaktorer hur kan vi förstå dem?

4 Vem är jag? Utredare vid Planerings- och utredningsavdelningen, Universitetsförvaltningen, KTH Doktorand Institutionen för lärande, (HERD), KTH Forskningsintresse: Administratörers roller i den moderna högskolan

5 Omvärldsförändringar...och administratörer Regeringen - högre krav och förväntningar på lärosätenas prestationer och profilering Effektiv resursanvändning Samverkan med omgivande samhället nyttiggörande - impact Högskolan ansvar för betydligt större resurser ansvar Ökad autonomi - ansvar att organisera verksamheten på bästa sätt Handlingsfrihet vs ansvar Högskolan i alltmer konkurrensutsatt omgivning nationellt o. internationellt Konkurrens om studenterna Konkurrens om forskningsmedel Lärosätena agerar i ett alltmer internationaliserat sammanhang IT-vecklingen Mer självadministration Tillgång till mer data ger efterfrågan på mer data Källa: SOU 2015:

6 VILKA ÄR ADMINISTRATÖRERNA OCH VILKA ÄR DERAS ROLLER I DEN MODERNA HÖGSKOLAN?

7 Administration.vad är det?

8 Administration i högskolan vad är det? Administration kan vara: Arbetsuppgifter som utförs av personal anställda som administratörer att stödja kärnverksamhetens genomförande. Lärare och forskare som utöver undervisning och forskning ska ägna sig åt administrativt arbete. Exempel: Administration kopplad till forskning undervisning Ingå i beslutande organ på lärosätet Delta i utvärderingar Uppdrag som prefekt, studierektor, expertuppdrag

9 Administratörer i högskolesektorn officiella definitioner och indelningar SCB: Teknisk personal Bibliotekspersonal Administrativ personal I relation till totalt antal anställda inkl. doktorander UKÄ : Bibliotekspersonal egen grupp Övrig personal: Teknisk och administrativ personal, lokalvårdare och arvodister I relation till totalt antal anställda exkl. doktorander (=studerande)

10 Indexerad förändring av antalet anställda bas 2001 *Adm. ökat 35% *Akad. ökat 67%

11 Administratörer och administration och data vad finns? Administratörernas utbildningsnivå: 8% har doktorsexamen dubblering sedan 1995 (Källa: SCB: PS2 Antal anställda fördelade efter utbildningsnivå, kön och anställningskategori 2016) 52% (2012) har minst 3-årig högskoleutbildning ökat från 31% Akademikernas fördelning av arbetstiden 2011: 41 procent av tiden åt forskning - 22 procent åt undervisning på grund och avancerad nivå 35 procent av tiden åt övriga uppgifter varav administration 10% Källa: UKÄ: Effektivitetsanalys 2014:1 Hur använder lärare, forskare och doktorander sin arbetsid? En studie baserad på årsverksdata

12 Administratörer generell utveckling Antalet administratörer i befattningar med lägre kvalifikationsgrad (kontorister, kanslister, sekreterare) minskar kraftigt Antal controllers, strateger, HR-specialister och kommunikatörer ökar stort liksom floran av sådana yrken. Professionalisering av administrationsyrkena. Avprofessionalisering (amatörisering)

13 Funktioner och titlar! Administratör Utredare Handläggare Controller Kvalitetssamordnare Projektledare -ansvarig -kommunikatör -strateg -koordinator -rådgivare -analytiker -specialist -konsult -samordnare Ekonom Programekonom Projektekonom Sektionsekonom It-ekonom Fakultetsekonom Ekonomi-kursadministratör

14 Administratörer uppdrag av olika karaktär

15 Min forskning mer konkret! Beskriv din roll. Varför har du valt den här rollen? Vad driver dig i jobbet? Vad är roligt med rollen? Utmaningar? Vem har formulerat din roll? Hur är den formulerad? Har din roll förändrats över tid? Kallar du dig för administratör? Vad är en administratör för dig? Beskriv hur du genomför dina arbetsuppgifter. Samarbetar du med akademisk personal? Hur fungerar det samarbetet? Förändringar/ utveckling av administrationen? Vad är en fungerande administration? Utmaningar för administrationen nu och i framtiden? Hur vet du att du gjort ett bra jobb?

16 Professionell?!

17 Professionell vad är det? Professionell kunskap vilar på vetenskaplig grund förvärvad genom högskoleutbildning. Professionell kunskap är en unik kombination av att veta vad och veta hur. Professionell kunskap går inte att hänföra till ett enskilt ämnesområde. Mer av tvärvetenskapligt. Professionaliserat verksamhetsstöd Högre utbildning Komplexare omvärld Mellanrum third space

18 Verksamhetsstöd i akademisk miljö Utmaningar och framgångsfaktorer

19 Kulturen i högskolan För forskningen skall som allmänna principer gälla att 1. forskningsproblem får fritt väljas, 2. forskningsmetoder får fritt utvecklas och 3. forskningsresultat får fritt publiceras.(1 kap. 6 högskolelagen (1992:1434)) OCH Beslut ska fattas av personer med vetenskaplig eller konstnärlig kompetens, 1. om besluten kräver en bedömning av uppläggning, genomförande av eller kvalitet i utbildningen, eller 2. organisation av eller kvalitet i forskningen. Om den bedömning som avses i första stycket ska göras av en grupp av personer, ska majoriteten av personerna i gruppen ha vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Styrelsen får dock besluta att en sådan majoritet inte behövs om det finns särskilda skäl. Lag (2013:119). (2 kap. 6 högskolelagen (1992:1434))

20 Styrsystem och/eller kulturer 1+1+1=3? 1: Kollegialitet Kollegialt sammansatta beslutande organ Verksamhetsbaserat ledarskap Att leda är ett (tillfälligt) uppdrag Kollegial granskning Rationella, vetenskapliga, argumentet styr Källa: Sahlin, Eriksson-Zetterquist Vetenskapssamhället samlat är klokare än enskilda ledare Kollegialt valda representerar expertis och kunskap

21 Styrsystem och/eller kulturer 1+1+1=3? 2. Byråkrati: Regler och roller för arbetet centrala Min privata person helt utanför Tjänstemän organiserade i en fast hierarki av tjänstepositioner Varje position har ett klart definierat kompetensområde Organisationens medlemmar utbytbara Weber: tjänstemannen sköter sin tjänst; sine ira et studio eller Utan hat och passion och därför inte heller med kärlek och entusiasm

22 Styrsystem och/eller kulturer 1+1+1=3? 3: New Public Management: 1. Professionaliserade chefsfunktioner 2. Standarder och mått för utvärdering 3. Fokus på kontroll, kostnadseffektivitet, resultat 4. Decentralisering av organisatoriska enheter 5. Konkurrens = effektiviserande och kvalitetsdrivande 6. Ledarskapsideal från privata företagssektorn förebild

23 Flera roller i samma förpackning 1+1+1=1 Behövs flera styrsystem: Kollegialitet kärnan av kulturen i akademisk verksamhet Management (NPM) Ökad mätbarhet av verksamheten, styrning och ansvar Byråkrati Myndighetsrollen, ordning och reda Olika logiker för olika professioner

24 FRÅN UTMANINGAR TILL. FRAMGÅNGSFAKTORER

25 Administratör blir professionellt verksamhetsstöd Verksamhetsstödet behövs både centralt och lokalt på universitet och högskolor för att tolka uppdraget som myndighet. Verksamhetsstöd lyhördhet och god kunskap om utbildningens och forskningens förutsättningar. Föränderlig omvärld ger behov av kompetent och ändamålsenligt ledningsstöd. Verksamhetsstödet förser ledningen med beslutsunderlag och stödjer genomförandet av besluten. Verksamhetsstödet är specialister lärare vill undervisa och forskare forska, inte administrera. Verksamhetsstödet formaliserar akademikernas tankar och idéer. Verksamhetsstödet bör utformas så att akademikerna är trygga med en rättssäker och analytisk handläggning, med utgångspunkt i verksamhetens behov och perspektiv. Bremer_utvecklad-ledning-av-universitet-och-hogskolor-sou-2015_

26 Verksamhetsstöd i akademisk miljö Framgångsfaktorer och utmaningar

27 Framgångsrikt verksamhetsstöd - nycklar: Experter i olika stödroller Balansera uppdrag styrprinciper + kultur = 2 Kräver ständig dialog! Kollegialitet flera hjärnor tänker bättre! Professionell administration=passion?!

28 Artiklar Those who walk the talk: The role of administrative professionals in transforming universities into strategic actors Professional support staff at higher education institutions in Sweden: roles and success factors for the job