Strategi för krisledning

Transkript

1 Datum 1(18) Strategi för krisledning Krisledningsplan för Örnsköldsviks kommun vid allvarliga samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap Antagen av kommunstyrelsen 2017 Antagen av: Kommunstyrelsen , 64 Dokumentägare: Enhetschef samhällsskydd Dokumentnamn: Strategi för krisledning Krisledningsplan vid allvarliga samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap Dokumentansvarig: Beredskapssamordnare Ärendebeteckning: Kst/2016:675 Publiceras: Örnkom, Ornskoldsvik.se Ersätter dokument: Kommunens krisledningsplan (Kst/2012:438) Revideras: Första året i mandatperioden Utvärderas: Inför revidering Relaterade dokument: Styrdokument för krisberedskap ett samlat grepp om verksamhetsområdet (Kst/2015:656 ) Risk- och såbarhetsanalys, Örnsköldsviks kommun, (Kst/2016:137) Reglemente för Krisledningsnämnden (Ks/2012:383) Målgrupp: Kommunorganisationen inklusive bolagen

2 Datum 2(18) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Ordförklaringar och definitioner av centrala begrepp INLEDNING Bakgrund Kommunal krisberedskap Krisledningsplanens omfattning Syfte Krisledningsplanens ikraftträdande Uppdatering och revidering KOMMUNENS KRISLEDNINGSORGANISATION Allvarliga samhällsstörningar kommunfullmäktige Extraordinära händelser krisledningsnämnd Sammankallning av krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Sammankallning av krisledningsgrupp Krisledningsgruppens ansvar Krisledningsgruppens arbetsuppgifter Ekonomi Samverkan och geografiskt områdesansvar Samverkan före en händelse Krishanteringsråd Samverkan under en händelse Psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) Frivillig resursgrupp (FRG) Regional och nationell samverkan KRISLEDNING Ledningslokaler Stabsorientering Överföring av ledningsansvar Uppföljning och utvärdering av inträffad händelse KRISKOMMUNIKATION Informationsgrupp med upplysningscentral Spridning av information Kontakt med media UTBILDNING OCH ÖVNING BILAGOR... 18

3 Datum 3(18) Ordförklaringar och definitioner av centrala begrepp Nedan följer några akronymer och begrepp som förekommer i krisledningsplanen. FRG KAC LEH MSB POSOM RAKEL RCB TiB VMA WIS Frivillig resursgrupp Kommunens Alarmeringscentral Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer Radiokommunikation för effektiv ledning Räddningschef i beredskap Tjänsteman i beredskap Viktigt meddelande för allmänheten Webbaserat informationssystem Allvarlig samhällsstörning Allvarliga samhällsstörningar är ett begrepp som används inom Örnsköldsviks kommun. Det innebär att kommunen definierar en händelse som är så pass omfattande att det kräver att kommunens tillgängliga resurser måste organiseras, ledas, samordnas och användas utifrån befintlig krisledningsplanering men som ändå inte anses så pass allvarlig att kommunens krisledningsnämnd fattar beslut om extraordinär händelse. Extraordinär händelse Av lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap framgår att: 4 Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i samhällsviktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Enligt 2 kap. 2 LEH (2006:544) ska kommunen ha en krisledningsnämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. Höjd beredskap Sveriges kommuner är enligt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap en del av totalförsvaret. I lagens 1 beskrivs totalförsvaret som: verksamhet som behövs för att förbereda Sverige för krig. För att stärka landets försvarsförmåga kan beredskapen höjas. Höjd beredskap är antingen skärpt beredskap eller högsta beredskap. Under högsta beredskap är totalförsvar all samhällsverksamhet som skall bedrivas. Totalförsvar består av både det militära och det civila försvaret. Enligt 3 kap. 2 LEH (2006:544) ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av det civila försvaret som kommunen ska bedriva under höjd beredskap.

4 1 INLEDNING Datum 4(18) 1.1 Bakgrund Örnsköldsviks kommuns krisberedskapsarbete regleras i lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) som tillkom efter en rad inträffade händelser i slutet av 1990-talet och början av 2000-talet. Kännetecknande för händelserna var att kommuner, och i vissa fall landsting, ställdes inför en svår akut ledningsuppgift vars syfte var att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens eller landstingets invånare. Utifrån LEH ska kommunen under varje mandatperiod fastställa en plan för hantering av extraordinära händelser Kommunal krisberedskap Kommunal krisberedskap bygger på verksamhetsansvaret; att samhällets normala verksamhet förebygger och hanterar olika typer av händelse och kriser och när de är av mer allvarlig karaktär kan de vardagliga resurserna förstärkas. Detta förklaras de principer det svenska krishanteringssystemet är uppbyggt kring: Ansvarsprincipen den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska också ha det under en krissituation. Likhetsprincipen under en kris ska verksamheten, så långt det är möjligt, fungera på liknande sätt som vid normala förhållanden. Närhetsprincipen en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med regionala och statliga insatser. Regeringen har satt ett övergripande syfte för krisberedskapsarbetet och delat in det i ett förebyggande och ett hanterande perspektiv med målsättningen: att minska risken för olyckor och kriser som hotar vår säkerhet, att värna människors liv och hälsa samt grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter genom att upprätthålla samhällsviktig verksamhet och hindra eller begränsa skador på egendom och miljö då olyckor och krissituationer inträffar Krisledningsplanens omfattning Denna krisledningsplan gäller för kommunens centrala ledning vid extraordinära händelser i det geografiska området och omfattar organisatoriskt hela kommunkoncernen genom att kommunfullmäktige, i ägardirektiven till de kommunala bolagen, har fastslagit bolagens skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser. Örnsköldsvik har valt att bredda omfattningen med sin krisledningsplan till att lämpliga delar av planen även kan användas vid allvarliga samhällsstörningar som kräver samordning och ledning från kommunens krisledning samt vid höjd beredskap.

5 Datum 5(18) Krisledningsplanen kan även användas vid inträffade händelser i kommunens närområden, då i samverkan med berörda grannkommuner, eller om en händelse inträffar på annan geografisk plats men berör många av kommunens invånare. Med utgångspunkt i verksamhetsansvaret och de tre principerna om ansvar, likhet, närhet ska inträffade händelser så långt som det är möjligt hanteras av berörd förvaltning/bolag. Detta innebär att förvaltningar och bolag ansvarar för att: upprätta egna krisledningsplaner som är förenliga med den centrala krisledningsplanen, fastställs av respektive nämnd/styrelse och revideras minst en gång per mandatperiod, skapa och upprätthålla en egen organisation för krishantering med förberedda lokaler, kontinuerligt utbilda och öva berörd personal. Denna plan träder därför i kraft först: när förvaltningen/bolaget på egen hand inte kan hantera händelsen, om en händelse behöver ett utökat stöd för ledning, information och samordning, om flera verksamheter berörs, eller behov av samverkan med andra aktörer uppstår. 1.2 Syfte Syftet med krisledningsplanen är att vid allvarliga samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap: Utgöra ett stöd för kommunens centrala krisledningsorganisation att leda, samordna, samverka och säkerställa samband. Förtydliga vilka lokaler med nödvändig teknisk utrustning för ledning och samverkan som disponeras. 1.3 Krisledningsplanens ikraftträdande Krisledningsplan för Örnsköldsviks kommun vid allvarliga samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap ersätter Krisledningsplan för Örnsköldsviks kommun vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samt höjd beredskap och träder i kraft efter antagande av kommunstyrelsen. 1.4 Uppdatering och revidering Kommunens krisledningsplan ska antas som en strategi av kommunstyrelsen under det första året i mandatperioden eller vid större betydande förändringar av dess innehåll. Mindre förändringar av planen, genomgång och revidering av bilagor sker vid behov av beredskapssamordnaren. Större förändringar av planens innehåll ska efter revidering meddelas till kommunens krisledningsgrupp, brand och säkerhets ledningsgrupp samt säkerhetsgruppen beståendes av säkerhetssamordnarna i förvaltningarna och bolagen.

6 Datum 6(18) 2 KOMMUNENS KRISLEDNINGSORGANISATION Den politiskt beslutande instansen av kommunens krisledningsorganisation och sammansättningen av krisledningsgruppen beror på den förväntade eller utvecklingen av den redan inträffade händelsen. Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. I dagsläget finns ingen närmare planering för höjd beredskap i kommunen utan arbetet utgår så länge inget annat anges från den planering som finns för allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser och tas därför inte upp i denna bild eller mer i planen. 2.1 Allvarliga samhällsstörningar kommunfullmäktige Vid allvarliga samhällsstörningar gäller nämndernas/styrelsernas ordinarie ansvarsområden, beslutsbefogenheter och delegationer och kommunfullmäktige äger fortfarande den yttersta beslutsrätten enligt ordinarie reglementen för nämnder och styrelser. Beroende på vilket stöd drabbad förvaltning/bolag behöver kan krisledningsgruppen helt eller delvis aktiveras.

7 Datum 7(18) 2.2 Extraordinära händelser krisledningsnämnd Enligt 2 kap. 2 LEH ska kommunen ha en krisledningsnämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. I Örnsköldsviks kommun utgör kommunstyrelsens arbetsutskott krisledningsnämnd. Nämndens verksamhet och ansvar är fastställt av Kommunfullmäktige i Reglemente för krisledningsnämnd, se Bilaga 4. Där framgår bland annat att nämndens ordförande, eller dennes ersättare, leder nämnden och har mandat att besluta om en händelse är extraordinär och om nämnden ska träda i funktion. När nämnden är aktiverad får den fatta beslut om att tillfälligt ta över andra nämnders och styrelsers befogenheter och ansvar. Krisledningsnämndens ordförande kan besluta på nämndens vägar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut måste dock snarast meddelas nämnden. Skulle en situation bli så pass brådskande att det inte går att invänta ordförande eller dess ersättare kan kommundirektören (i sin roll som krisledningschef i krisledningsgruppen) tillsammans med berörda verksamheter besluta om kommunens samlade resurser. Om meningsskiljaktigheter då uppstår är det krisledningschefen som fattar de avgörande beslutet. Beslut som fattas utan krisledningsnämndens inblandning ska i efterhand delges till närmast kommande sammanträde i kommunstyrelsen. Utöver det som framgår i reglementet ansvarar även nämnden för att: Företräda kommunen tillsammans med krisledningsgruppen. Ansvara för inriktning på samordning och prioritering beträffande samhällsverksamhet inom kommunens geografiska område. Ta ställning till övergripande frågor som aktualiseras av t.ex. en grannkommun eller av länsstyrelsen. Besluta om extra ekonomiska resurser. Prioritera och samordna resurser. Besluta om sänkt servicenivå för kommunens verksamhet med anledning av en extraordinär händelse. Besluta när särskilda åtgärder med anledning av en extraordinär händelse ska upphöra. Planera för uthållighet/avlösning för politiker ingående i nämnden. Fatta beslut att begära bistånd från andra kommuner. Fatta beslut att lämna bistånd till andra kommuner. Fatta beslut om begränsat ekonomiskt stöd till enskild individ. Kommunfullmäktige har i ägardirektiven till de kommunala bolagen fastställt dess skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser. Förhållandet mellan krisledningsnämnden och bolagen kan regleras mer specifikt via avtal. Krisledningsnämnden har inte rätt att fatta beslut som på sikt förändrar kommunens verksamhet eller ändrar kommunens policy. Uppstår sådant behov av beslut måste kommunstyrelsen kallas in för beredning i avvaktan på att ärendet överlämnas till kommunfullmäktige.

8 Datum 8(18) Sammankallning av krisledningsnämnd När krisledningsnämndens ordförande beslutar att en händelse klassas som extraordinär och att nämnden ska träda i funktion genomförs utlarmningen av denna av kommunens alarmeringscentral (KAC). Se Bilaga 1 Larmlistor och Bilaga 2 Funktionskort och lokaler. Målsättningen är att krisledningsnämnden, genom krisledningsgruppen, har en förmåga att inom fyra timmar från larmning kunna fatta beslut och samordna ledning från kommunens krisledningsplats. 2.3 Krisledningsgrupp Örnsköldsvik har en centralt tillsatt krisledningsgrupp som är sammansatt för att kunna verka vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser. Krisledningsgruppen består av dessa funktioner: o Krisledningschef o IT/Informationssäkerhetsansvarig o Stabschef o Lägesbildsansvarig o Informationsansvarig o Sekreterare o Räddningschef i beredskap, tillika o Analysansvarig kommunens tjänsteman i o Serviceansvarig beredskap o WIS 1 -ansvarig o Säkerhetschef o Beredskapssamordnare Vilka arbetsuppgifter de olika funktionerna har preciseras närmare i Bilaga 2 Funktionskort och lokaler. Förvaltningschefer/VD för bolag kan vid behov vända sig till kommundirektören med begäran om hjälp av krisledningsgruppen. Kommundirektören är krisledningsgruppens chef och den som har mandat att besluta om gruppen ska sammankallas. Finns inte krisledningschefen eller dennes ersättare tillgänglig är det räddningschef i beredskap (RCB) tillika kommunens tjänsteman i beredskap (TiB) som har beslutsmandat och den funktion förvaltning/bolag ska vända sig till. En del av TiBfunktionen innebär att finnas tillgänglig dygnet runt årets samtliga dagar för att kunna ta emot frågeställningar och begäran om hjälp från förvaltningar och bolag när krisledningschefen inte är det. TiB bedriver även omvärldsbevakning vilket innebär att förvarningar om kommande händelser kan komma till TiB:s kännedom först och ska då rådgöra med krisledningschefen om krisledningsgruppen ska sammankallas. Om initiativet kommer 1 WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris.

9 Datum 9(18) från krisledningsgruppen är det viktigt att i kontakten med berörd förvaltningschef/vd tydligt fråga behöver ni hjälp med något? för att inte kommunens krisledningsgrupp ska ta över hanteringen av händelser som kan lösas inom ordinarie verksamhet Sammankallning av krisledningsgrupp Krisledningschefen fastställer tillsammans med stabschefen gruppens sammansättning utifrån händelsen vilket innebär att gruppen efter behov utökas med representanter från berörda förvaltningar och bolag. Vid behov kan externa aktörer bjudas in till krisledningsgruppens möten. När beslut fattats att krisledningsgruppen ska träda i funktion kontaktas KAC för att larma krisledningsgruppen enligt upprättade larmlistor. När krisledningsgruppen samlas för en första träff inför eller efter att en händelse inträffat ska både ordinarie och ersättare kallas in. Larmlistan återfinns i Bilaga 1. Krisledningschef meddelar krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare om att krisledningsgruppen är i funktion. Vilka avsedda lokaler de olika funktionerna har preciseras närmare i Bilaga 2 Funktionskort och lokaler Krisledningsgruppens ansvar Krisledningsgruppen har vid allvarliga samhällsstörningar i ansvar att samordna kommunens operativa verksamhet i samråd med berörda förvaltnings- och bolagschefer. Beslutsrätten ligger dock kvar i ordinarie nämnd/förvaltning och styrelse/bolag. Skulle däremot olika åsikter stå mot varandra så är det ytterst krisledningschefen som fattar de avgörande besluten. Krisledningsgruppen har skyldighet att rapportera fattade beslut till nämnd/styrelse. Krisledningschefen ansvarar för att fortlöpande informera krisledningsnämndens ordförande om pågående arbete och fattade beslut vid hanteringen av händelsen. Vid en extraordinär händelse är det att krisledningsnämnden som fattar de övergripande och principiellt viktiga besluten som anger ramarna för krisledningsgruppens operativa ledningsarbete och inriktningen av insatsen. Krisledningschefen leder arbetet i krisledningsgruppen och får mandat att fatta beslut över förvaltnings- och bolagsgränser utifrån de ramar krisledningsnämnden satt upp. Krisledningsgruppen har dock skyldighet att rapportera fattade beslut till krisledningsnämnden.

10 Datum 10(18) Krisledningsgruppens arbetsuppgifter Krisledningsgruppen ansvarar för följande: Leda Leda och samordna. Organisera och svara för att effektiva förbindelser upprättas såväl inom krisledningsgruppen som till RCB och dennes stab samt till berörda förvaltningar/bolag och externa aktörer. Samverka Samverka med externa intressenter efter krav och behov, d.v.s. rekvirera, konsultera och samordna externa resurser och expertis. Planera för uthållighet och behov av avlösning för tjänstemannaledning och tjänstgörande personal. Planera åtgärder och bedöma utveckling på längre sikt. Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget i kommunen både internt och externt. Prioritera Arbeta med analyser, konsekvenser och framförhållning av händelseutvecklingen. Ge direktiv för inriktningen av det skadeavhjälpande arbetet. Upprätta och föredra samt vid behov lämna förslag till beslutsunderlag för krisledningsnämnden eller vid allvarliga samhällsstörningar till berörda nämnder, styrelser och ledningsgrupper. Informera Informera och samordna arbetet med kommunens krisledningsnämnd. Samordna informationen till allmänhet, media, berörda inom kommunkoncernen och externa aktörer. Hålla Länsstyrelsen Västernorrland underrättad före, under och efter med lägesbilder, information om händelseutvecklingen samt vidtagna och planerade åtgärder Följa upp Följa upp och utvärdera vidtagna åtgärder.

11 Datum 11(18) 2.4 Ekonomi Kostnader som härrör från en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse ska debiteras egenkoden för att tydliggöra kostnadsfördelningen mellan verksamheter samt för eventuella framtida försäkrings- och skadeståndsanspråk. Den särskilda konteringshänvisningen för egenkod ska även finnas tillgänglig digitalt på kommunens intranät Örnkom (under rubriken ekonomi), samt i pappersform hos kommunledningsförvaltingens ekonomifunktion. Ansvariga attestanter är krisledningschefen och ekonomidirektören. Om både krisledningschef och ansvarig nämnd är i funktion (oavsett typ av händelse) kan krisledningschefen fatta beslut om åtgärder upp till 500 prisbasbelopp som berör kommunala verksamheter. Är behovet ännu större ska dialog föras med ekonomidirektör och ansvariga politiker innan beslut fattas. Om behov finns kan kommunfullmäktige i efterhand avsätta medel för hanteringen av den inträffade händelsen. 2.5 Samverkan och geografiskt områdesansvar Kommunen har enligt LEH ett geografiskt områdesansvar vilket innebär att kommunen inom sitt geografiska område ska verka för att: olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet, de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse samordnas, information till allmänheten under sådana förhållanden ska samordnas. I enligt med ansvarsprincipen arbetar varje aktör med sina egna beslut och verkställighet av dessa. Kommunens roll är därför att utgöra en sammanhållande funktion på lokal nivå som verkar för att samverkan sker före, under och efter en kris Samverkan före en händelse Samordning kan förberedas genom att myndigheter och organisationer har fortlöpande kontakt med varandra genom utbildningar, övningar och konferenser. Personliga nätverk och kunskap om samverkande myndigheters organisation och resurser underlättar kontakter när en händelse inträffar. Samordningen bygger på: Att vi behöver samma grundsyn om vad som kan förväntas drabba kommunen vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse. Hur våra beredskapsåtgärder bör inriktas på ett samordnat sätt och hur samverkan bör ske. Hur samordning av resurser bör ske.

12 Datum 12(18) Krishanteringsråd Kommunen är sammankallande för ett samverkansorgan som ska vara utformat så att myndigheter, organisationer och företag som är verksamma i kommunen kan förbättra förutsättningarna för samordning och samverkan tillsammans med kommunens ledning. Detta uppnås genom att deltagarna: får kunskap om det svenska krishanteringssystemet, får kunskap om varandras risker och sårbarheter, krishanteringsplaner, organisation och resurser bygger upp personkännedom och kontaktvägar för samverkan I Örnsköldsvik är detta samverkansorgan krishanteringsrådet där kommunstyrelsens ordförande är ordförande. Krishanteringsrådet sammankallas minst en gång per år samt när särskilt behov uppstår. En aktuell förteckning över representanterna finns redovisat i Bilaga 1 Larmlistor och andra aktörer kan adjungeras vid behov Samverkan under en händelse Vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser samverkar kommunen med myndigheter, organisationer och företag beroende på typ av händelse. Hantering av en pågående händelse kräver samverkan mellan olika aktörer. Kommunen, andra myndigheter och organisationer, näringslivet och övriga aktörer måste försäkra sig om att man har samma uppfattning om vad som har hänt, hur krisen kan komma att utvecklas samt vilken inriktning som bör tas för de åtgärder och prioriteringar som måste göras. Alla aktörer är beroende av information från varandra för att kunna genomföra sina uppgifter på ett bra sätt. Den information som förmedlas till allmänheten och media måste också vara samstämmig. Kommunen ska därför verka för att berörda aktörer lämnar in lägesrapporter som beskriver den information och förståelse som en eller flera aktörer har vid en viss tidpunkt vid hanteringen av en händelse. Kommunen ska därefter kunna skapa en samlad lägesbild för att kunna nå insikter och förståelse för att hantera konsekvenserna at det inträffade.

13 Datum 13(18) Psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) Vid en katastrof, kris, större olycka eller allvarlig händelse finns POSOM-gruppen till för dem som är i behov av stödsamtal eller annan psykosocial hjälp som ett komplement till samhällets ordinarie omhändertagande. Syftet är att lindra och stödja i akuta situationer och att förebygga psykisk ohälsa på lång sikt. Det kan exempelvis innebära att ge stöd till drabbade anhöriga, organisera stödcentrum, samordna resurser och/eller skapa kontakter med andra berörda hjälpinsatser. POSOM-organisationen, som övas och utbildas kontinuerligt, har lokala stödgrupper i Anundsjö, Björna/Långviksmon/Trehörningsjö, Nätra/Sidensjö, Grundsunda och Örnsköldsviks centralort. Grupperna består av personer med olika kompetenser och som helt frivilligt åtagit sig uppdraget. Räddningstjänsten, landstinget, polisen samt kommunens krisledningsorganisation har mandat att begära hjälp från POSOM och frågan ställs till POSOM:s ledningsgrupp som i sin tur kallar in lokala stödgrupper efter behov. POSOM ledningsgrupp larmas ut via KAC och larmlista återfinns i Bilaga 1. Vid en krisartad händelse där POSOM kopplas in, publiceras kontaktuppgifter till aktuell POSOM-grupp på kommunens webbplats Frivillig resursgrupp (FRG) Kommunens krisledningsgrupp har mandat att begära hjälp av en frivillig resursgrupp (FRG) beståendes av resurspersoner från frivilligorganisationerna. FRG utgör en förstärkningsresurs för de kommunala förvaltningarna/bolagen att använda när de egna resurserna inte räcker till och ansvarig för samverkan med FRG-gruppen är kommunens beredskapssamordnare. Vid behov ställs frågan till FRG-ansvarig som är kontaktperson gentemot kommunen och vid tjänstgöring anställs de frivilliga i enlighet med särskilt avtal. FRG kan få till uppgift att: Upprätta en kontaktgrupp för att kunna leda och samordna arbetet inom FRGgruppen. Upprätta resursenheter som kan användas som förstärknings- och uthållighetsresurs för att utföra arbetsuppgifter inom kommunala verksamhetsområdena som t.ex. utspisning, stabsarbete, radiokommunikation, transporter, information och omhändertagande under en utdragen kris/konflikt. Föreningar i FRG finns redovisade i Bilaga 1 Larmlistor.

14 Datum 14(18) Regional och nationell samverkan Om en händelse skulle omfatta mer än Örnsköldsviks kommun är länsstyrelsen Västernorrland den aktör som har det geografiska områdesansvaret. Detta innebär att vid händelser som omfattar mer än en av länets kommuner ska kommunerna delta i samverkan regionalt och förmedla en samlad lägesbild för kommunens geografiska område till länsstyrelsen. Länsstyrelsen sammanställer sedan en regional lägesbild för länet utifrån underlag från berörda kommuner och från nationella och regionala aktörer. Samråd ska ske med länsstyrelsen om krisledningsgruppen bedömer att det finns behov av regionalt, nationellt eller internationellt stöd. Rapportering från kommunens krisledning till länsstyrelsen, men även övriga externa aktörer som inte finns på plats i krisledningsrummet, sker i första hand via WIS i form av lägesrapporter och löpande information om händelseutvecklingen, lägesbeskrivning, den förväntade utvecklingen samt vidtagna och planerade åtgärder. Om WIS inte fungerar ska rapportering ske via Rakel 2, Lync, telefon, mail eller fax. Hur samverkan är tänkt att fungera i länet, mallar för rapportering, policy och vägledning för användandet av WIS, Lync och Rakel samt agenda för regionalt samverkansmöte och förvarningskonferens finns i samlat i Bilaga 6 Regionala riktlinjer och vägledningar. 3 KRISLEDNING 3.1 Ledningslokaler De personer som kallats in vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse samlas först i den lokal som preciseras i Bilaga 2. Ansvarig för iordningställande av ledningslokaler för krisledningens arbete vid en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse är krisledningsgruppens serviceansvarig. 3.2 Stabsorientering Vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse eller när ett viktigt beslut fattas, finns det behov av information. Beroende på omständigheterna kan det även finnas behov för kommunledningen att kalla samman representanter från berörda nämnder och förvaltningar samt samverkande myndigheter och organisationer till en stabsorientering vars syfte är att ge information om läget och direktiv för det fortsatta krisledningsarbetet. 2 Rakel är ett kommunikationssystem som är byggt för att klara krissituationer och störningar och kan användas i tal i form av komradio, att skicka text, prata i grupp och att ringa individsamtal.

15 Datum 15(18) Exempel på föredragningslista: Närvarokontroll Syfte med stabsorientering Presentation av läget i stort Väderförhållanden Läget för drabbade personer Gällande inriktning för kommunens verksamhet, styrande beslut Redogörelse för kritiska verksamheter och funktioner Informationsläget Personalläget Ekonomi, underhåll, försörjning och kommunikationsvägar Uppföljning av beslut Frågor Sammanfattning och inriktning för det fortsatta arbetet Tid och plats för nästa stabsgenomgång. 3.3 Överföring av ledningsansvar Krisledningsnämnden och/eller krisledningsgruppen kan efter bedömning överlämna krisledningsansvaret till ansvarig nämnd eller styrelse under förutsättning att denna bedöms ha kapacitet att hantera situationen. Krisledningsnämnden har ansvaret att i samråd med krisledningsgruppen besluta om överföring av ledningsansvar. Vid en allvarlig samhällsstörning eller en extraordinär händelse av mycket stor omfattning eller svårighetsgrad kan bedömningen göras att behov finns av regionalt stöd och länsstyrelsen kontaktas för samråd. 3.4 Uppföljning och utvärdering av inträffad händelse Vid allvariga samhällsstörningar eller extraordinära händelser ska alltid uppföljning och utvärdering som omfattar följande genomföras: Kalla till möte för att utvärdera hanteringen av den inträffade händelsen (personal, externa resurser, media m.m.). Samla in upprättade uppföljningar och utvärderingar från berörda verksamheter (förvaltningar, bolag och övriga aktörer). Dokumentera resultatet av utvärderingen. Informera nämnderna om utvärderingens resultat. Skicka en kopia av dokumentationen till länsstyrelsen. Kontrollera den faktiska hanteringen av händelsen gentemot denna plan för att åskådliggöra brister i planeringen (underlag för revidering av planen).

16 Datum 16(18) 4 KRISKOMMUNIKATION Vid allvarliga samhällsstörningar, extraordinära händelser och vid höjd beredskap finns ett stort informationsbehov både internt och externt. Kommunen har, genom sitt geografiska områdesansvar, ansvar för samordning av information. Med en samordnad kriskommunikation stärks trovärdigheten för kommunens agerande vid händelser vilket kan förebygga otydligheter och motverka ryktespridning som eventuellt kan leda till oro och följdeffekter som inte är önskvärda vid en ansträngd situation. Det skapar även en möjlighet för allmänheten att bidra med krishanteringen genom observationer såväl som genom att hjälpa till vid behov, såsom att varna de som inte mottagit information och varningar. För att hantera det ökade informationsbehovet är det väldigt viktigt att i ett tidigt skede ha en fungerande funktion för kriskommunikation inom krisledningsorganisationen som sammanställer, producerar och distribuerar information till allmänhet, massmedia, personal samt samverkande aktörer. I Örnsköldsvik ingår kriskommunikation som en del av kommunikationsavdelningens arbetsuppgifter. Kommunikationschefen ingår i kommunens krisledningsgrupp som informationsansvarig vars specifika arbetsuppgifter beskrivs mer utförligt i Bilaga 2 Funktionskort och lokaler. Till sin hjälp att sprida den information krisledningsgruppen beslutat om finns en informationsgrupp med tillhörande upplysningscentral som vid behov ska vara igång inom fyra timmar. 4.1 Informationsgrupp med upplysningscentral Informationsgruppen har till uppgift att förmedla samordnad och förankrad information både internt och externt. Upplysningscentralens huvudsakliga uppgift är att informera invånare samt ta emot information från invånare. Informationsgrupp med upplysningscentral består av informatörer, webbredaktör, samordnare, telefonister, växel, dagboksantecknare, omvärldsbevakare samt representant(er) från Integrationsenheten. Vilka uppgifter varje funktion har samt hur arbetet ska organiseras framgår av Bilaga 3 Kriskommunikation och var gruppen ska vara placerad framgår i Bilaga 2 Funktionskort och lokaler. Gruppen kallas ut av kommunikationschefen efter samråd i krisledningsgruppen där KAC kan vara behjälplig med att kalla ut gruppen enligt upprättad larmlista som finns redovisad i Bilaga 1 Larmlistor. Kompetens från förvaltning och bolag som drabbats av händelsen kan tillföras upplysningscentralen för att snabbare ge korrekta svar och minska antalet frågor som måste lyftas till krisledningsgruppen. Kommunikationschefen har rätt att efter samråd besluta om personalresurser eller speciell kompetens ska tillföras informationsgruppen. Förstärkning av informationsgruppen med upplysningscentral ska i första hand ske genom tillförande av arbetskraft från kommunala verksamheter som inte berörs av händelsen. Vid allvarliga samhällsstörningar och extraordinära händelser kan personal tillfälligt rekryteras från andra kommuners informationsenheter. Personal som tillfälligt

17 Datum 17(18) förstärker informationsgruppen med upplysningscentral sorterar under kommunikationschefens ansvar. 4.2 Spridning av information Informationsspridning vid kris ska bygga på flexibilitet och anpassas efter krisens art. Detta innebär en hög medvetenhet om målgruppernas behov av information och om vilka möjligheter som finns för att nå ut. Bilaga 3 Kriskommunikation beskriver hur särskilda telefonlinjer för allmänhetens frågor öppnas vid en krisartad händelse och hur målgrupper med särskilda behov såsom funktionshinder eller språkförbristningar ska beaktas. Kommunen har även möjlighet att skicka ett myndighetsmeddelande eller Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) för att nå ut med sin information. Tillvägagångsätt för detta framgår också av Bilaga 3 Kriskommunikation. Om en händelse blir en länsgemensam fråga finns det regionala kriskommunikatörsnätverket beståendes av kommunikationsansvariga och/eller kommunikatörer från länsstyrelsen, länets sju kommuner, landstinget Västernorrland, polisen, MSB, Trafikverket, Medelpads Räddningstjänstförbund, Räddningstjänsten Höga kusten Ådalen och Sveriges radio. Nätverket är ett forum för samverkan kring kriskommunikation och informationssamordning mellan länets aktörer. Strategi för informationssamordning vid stora olyckor och kriser i Västernorrlands län är vägledande för kommunens arbete och återfinns i Bilaga 6 Regionala riktlinjer och vägledningar. 4.3 Kontakt med media Mediakontakter sker med hjälp av personliga kontakter, pressmeddelanden eller presskonferenser med kommunikationschefen som ytterst ansvarig. Om en presskonferens behöver genomföras återfinns rutiner och tips inför och under en presskonferens i Bilaga 3 Kriskommunikation. Tid och plats för presskonferens ska meddelas media i rimlig tid. Information om när nästa presskonferens ska äga rum kan med fördel meddelas under pågående samling. Pressmeddelanden skickas till media och publiceras på kommunens intranät och externa webbplats. 5 UTBILDNING OCH ÖVNING Kommunen ska se till att förtroendevalda och tjänstemän regelbundet får den utbildning och övning som behövs för att kunna lösa sina uppgifter vid en allvarlig samhällsstörning eller extraordinär händelse. I Örnsköldsviks kommun redovisas denna planering i Bilaga 5 Utbildnings- och övningsplan. Övningar och utbildningar som föreslås i planen har sammanställts utifrån de kommunala förvaltningarna och bolagens önskemål samt den regionala övnings- och utbildningsplan som länsstyrelsen i Västernorrlands upprättat.

18 Datum 18(18) 6 BILAGOR Kopplat till krisledningsplanen finns nedanstående bilagor. Bilaga 1 och 2 innehåller känslig information och har därför begränsad behörighet. Den som inte har tillgång till dokumenten är välkommen att höra av sig till avdelningen brand och säkerhet på telefon eller via e-post till kommunskydd@ornskoldsvik.se De bilagor som tillhör krisledningsplanen är följande: 1. Larmlistor 2. Funktionskort och lokaler 3. Kriskommunikation 4. Reglemente för krisledningsnämnden 5. Utbildnings- och övningsplan 6. Regionala riktlinjer och vägledningar